(一)年会邀请函的含义
年会邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。
邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。
如何写年会邀请函
(二)年会邀请函的基本内容
年会邀请函的基本内容与会议通知一致，包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
(三)年会邀请函的结构与写法
1、标题
由会议名称和邀请函(书)组成，一般可不写主办机关名称和关于举办的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。邀请函三字是完整的文种名称，与公文中的函是两种不同的文种，因此不宜拆开写成关于邀请出席会议的函
2、称呼
邀请函的发送对象有三类情况：
(1)发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称(统称)，以示礼貌和尊重。
(2)年会邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠尊敬的敬语词，后缀先生、女士、同志等。
(3)网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以敬启者统称。
3、正文
正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用特邀请您出席(列席)照应称呼，再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写此致，再换行顶格写敬礼，亦可省略。
4、落款
因年会邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。
5、成文时间
写明具体的年、月、日。
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****年**月**日
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承蒙贵公司一直以来的鼎力支持，我公司的业绩才能蒸蒸日上。为此，特向贵公司同仁致以真诚的感谢！
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竭诚欢迎贵公司积极参与和赞助！特函奉商，期能共襄盛举。谨祝商祺，生意兴隆！
主办单位：有限公司
晚会地点：东莞
晚会时间：xx年xx月xx日下午xx入场，xx开席如蒙惠赐，请于xx年xx月xx日前回复，承蒙赞助，不胜感激！。再次致以衷心的感谢！！！
xx有限公司
xx年xx月xx日
尊敬的全体会员、商会贵友：
时光飞逝，新年将至，南京宁夏商会自20xx年8月成立以来与您风雨同舟，携手共进。为了加强会员间的经验交流，共同促进商会的快速发展，我们定于20xx年1月1日在南京紫东国际创意园召开全体会员年会。届时，特邀请南京宁夏商会全体会员、工商联领导及不断关注商会发展的商会好友等出席。
商会的今天，来自于你们的厚爱与包容、支持和帮助。今天，我们邀您再次携手，共聚一堂，展望美好的明天。在此，我们怀着一颗激动的、心，发出盛情邀请，热忱期待您届时莅临。
年会时间：20xx年1月1日 14:00
年会地址：南京紫东国际创意园(江苏省南京市栖霞区紫东路2号)
南京市宁夏商会服务热线：
025-66xxx5
联系网址：xxx
邀请函：
___________公司：
我公司决定于_______年____月____日在公司活动中心举办XXX年公司年会，该年会由我公司策划主办，主要包括开放式座谈和品尝美食等活动内容。为了加强我们公司的经验交流，互相促进我们公司的'发展，现在诚挚地邀请贵公司来参加我公司的年会。如蒙同意，请将贵公司同意参加年会的人员名字发送到我公司后勤部。
特此函达。
xxx
20xx年x月x日
时值岁末年终之际，休闲国联集团一路走来，承蒙贵公司一直以来的关照和支持。谨此致以我们最真挚的谢意和祝福。也希望我们在新的一年里彼此携手更进一步!本公司将与20xx年xx月xx日 举行年终岁末餐会暨感恩年会，竭诚邀请您来共攘盛举。期待您的参与和支持!
在此，我谨代表休闲国联集团全体员工，衷心地祝愿贵公司：
20xx，万事如意，马到成功!
休闲国联集团董事长 傅信钦暨全体同仁
敬邀
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