一、沟通准备：
就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑，按时做出2种以上合适的方案供选择。
二、会议策划：
根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。
三、实地考察：
根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。
四、合作确认：
双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、权利和义务。
五、协议执行：
协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。
六、会议结算：
会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。