行政助理岗位职责
在快速变化和不断变革的今天,岗位职责使用的情况越来越多,岗位职责是一个具象化的工作描述,可将其归类于不同职位类型范畴。到底应如何制定岗位职责呢?下面是小编精心整理的行政助理岗位职责,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。
1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作
2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理
3、各项规章制度监督与执行
4、参与公司绩效管理、考勤等工作
5、奖惩办法的执行
6、协助行政部经理进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务
7、会务安排:做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
8、负责公司快件及传真的收发及传递
9、参与公司行政、采购事务管理
10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作
11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作
12、对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作
13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等
14、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作
15、负责召集和传达公司的有关会议通知和决定
16、负责建立并保存本公司人员及其他行政档案
17、负责安排节假日、假期、总值班及特殊时期值班,并随时检查值班情况
18、做好固定资产的登记,办公用品的购置,申报水电、教学用房、住宿用房及教具仪器的维修等项工作
19、负责安排、检查、落实本中心重大事项和大型活动及临时性任务
20、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围
21、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符
22、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记,名片印制等工作
23、负责公司电话的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部经理处理
24、负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录
25、负责公司各种证照的登记、年检、变更、保管和公章的保管,协助做好公司人力工作的管理、培训与指导
26、负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作
岗位要求:
第一,需要有一定的文字处理能力,能熟悉基本的办公软件应用,像word、excel、PPT等;第二,要有一定的语言表达能力,能协助组织会议等中小型会议。
第三,要有一定的沟通能力,包括内部和外部。出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等,都需要一定的沟通能力。第四,要有一定的'行政专业知识。
第五,要有一定的文字处理能力,比如会公文写作,虽说不一定全部能写,但起码像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等第六,最好有自己的行政管理理念。
第七,一定的分析性思维,因为经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断,并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。
第八,一定的组织能力,传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中,熟悉如何进行控制。
第九,有一定的礼貌。
第十,一定的耐心+细心,注意每个小细节;
第十一,做事情要有计划和规划,工作内容熟了之后就可以自己作总结,将一些琐碎的东西进行简化升华,方便以后的工作。
第十二,及时跟领导沟通,做到工作透明,不懂就问。