1、引言
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。
2、建筑工程档案的特点
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。具有分散性、复杂性、继承性、时效性、全面性、真实性、随机性、多专业性、综合性等特点。
2、1 复杂性。由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，涉及的建筑材料种类繁多，施工工艺比较复杂等，导致建筑工程文件和档案资料的复杂性。
2、2 时效性。建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性，工程文件和档案生成后，要及时移交到有关部门，否则如果有关部门可能不予认可。尽管随着施工工艺、材料、设备的不断更新，管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随之衰减，但仍可以被借鉴，以避免再次出现类似问题。
2、3 真实性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，是该项工程实体的真实写照。只有建设工程文件和档案资料全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值。
2、4 综合性。建设工程项目常常都是涉及建筑、消防、电力、电信、市政等多个专业、多个工种的综合系统的工程，是多个专业和单位的文件档案资料的集成，因此具有很强综合性。
2、5 实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，通过档案，可以全面了解工程建设情况。
2、6 单一性。每个单项工程档案资料都是唯一的，独立的，不能与其他工程项目混淆使用，这是工程档案最突出、最重要的特点。
3、建筑工程档案管理中存在的问题
3、1 档案材料不完整。工程项目归档率偏低，材料不完整，甚至部分工程项目根本就没有工程档案。
3、2 缺乏复合型档案管理人员。档案管理人员专业水平参差不齐，缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
3、3竣工档案移交不及时，不能够及时将档案资料移交给档案管理部门。
4、建筑工程档案有效管理的措施
4、1 思想上要重视。工程建设中普遍存在对工程档案管理工作不太重视的情况，在工程即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。为此，我们必须加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作，认真进行督导检查，加强业务指导，引起各有关方面的重视，避免大量工作的堆积及档案的缺失。
4、2 建立健全档案管理制度。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，在工程立项开始就应制定相应的档案管理制度、措施，明确工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
4、3 把好竣工验收关。在进行工程竣工验收时，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。工程竣工验收时，严格按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，查遗补漏，使竣工材料做到真实、完备。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不予办理竣工验收备案手续。
4、4 提高档案管理人员的素质。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
4、5 充分利用现代化档案信息管理手段。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。
4、6 及时做好变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的变更、修改、作废等增减变动情况做出相关记录，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性。
4、7 强化开发利用。开发利用是城建档案的价值所在，城建档案的开发利用工作，就是通过各种有效的方式和方法，提供和开发城建档案信息资源，充分发挥城建档案的依据和查考作用，发挥城建档案的技术效用、社会效用、经济效用。
5、结束语
当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间，为工程档案管理工作提出了更高要求。我们应积极学习和借鉴先进建筑工程档案管理经验，充分发扬自身优势，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献
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信息与技术服务中心档案室主要负责保管行政档案，而学生考试试卷、考试成绩、财务档案则由信息与技术服务中心记录室负责管理，图书馆特藏档案室以及游乐档案室主要负责管理学生论文和手稿，在其游乐档案室中，其馆藏范围是面向全英国，而不局限于谢菲尔德市或者谢菲尔德大学，收藏有大量文件、报纸、期刊、图书、画册、图片、海报等，其中有的还是19世纪留存下来的游乐档案。在谢菲尔德大学的档案管理中，其各个档案管理机构之间不存在任何隶属关系，也很少有业务往来。虽然英国高校中采取分散式档案管理体制，但是分散的档案管理机构并没有直接影响到高校档案资料的收集保存，而且各个档案管理机构管理有序、分工协调，确保各类档案的完整性和齐全性。
二、英国高校档案管理资金来源
和高等教育经费来源一致，英国高校档案管理经费来源渠道较为多元化，主要来自于社会捐赠和政府财政拨款。据统计，英国各个高校在2008年至200年度共收到5、32亿英镑的社会慈善基金，其中剑桥大学和牛津大学受到的社会捐赠数量最多。和剑桥大学、牛津大学等一流名校相比，一般高校受到社会捐赠数量就较为有限，甚至是杯水车薪。英国高校社会捐赠大部分来源于校友捐赠。在政府财政拨款方面，自从其联合政府上台以后，为了进一步削减公共支出，就对高校经费进行大幅削减，直接造成英国各个高校办学经费日益紧张，其档案管理经费同样面临着经费不足的问题。谢菲尔德大学虽然规定每年有7000万英镑的研究经费，但是在档案管理方面没有进行明确规定。在政府财政拨款办学经费不断削减的前提下，各个高校财政投入档案管理经费也在不断缩减，以至于一些高校不得不考虑将学费上涨，呼吁更多校友和社会人士捐赠，使其有更为充足的办学经费。
三、英国高校档案保管制度
在英国，曾经涌现出许多著名文学家、艺术家、科学家等，其珍贵书稿基本上都保存在高校图书馆中。例如在英国剑桥大学图书馆中，就藏有牛顿大量关于万有引力、光学、微积分、运算等方面的珍贵手书书稿，还有哈定、克鲁、鲍德温等人论稿、学位论文、手稿等。在爱丁堡大学的图书馆中，珍藏着达尔文亲手书写的《物种起源》非常重要的一页，这一页曾经一直被夹在了音乐图书馆中的一部书中，直到一位图书管理员发现了它。在格拉斯哥大学图书馆中，收藏着著名物理学家爱因斯坦的许多手稿，曼彻斯特大学图书馆中基本上收集了所有领域学术论文、研究专著，甚至还有从公元前3000年至今的100多万部的档案和学术手稿，伯明翰大学图书馆中收藏了大约300多万份的档案和手稿，诺丁汉大学图书馆收藏了大约100多万份的期刊和各种书籍，在伦敦大学的图书馆中收藏着100多万册、4000多种语言价值连城、珍稀手稿、地图、重要档案等。
四、英国高校档案管理技术
英国高校档案管理技术十分先进，主要体现在以下几个方面：第一，英国高校档案管理在技术上十分注重实用性。特别是在信息化时代，数字档案无疑已经逐渐取代传统纸质档案，传统档案管理原则和思想在指导数字档案建设过程中已经不再适用。英国高校档案管理人员十分重视数字档案建设，更多选择现代技术保存档案，不仅有效保护了原始档案，而且还可以对档案资料进行有效利用，提供网上档案查询，实现高校档案管理的良性循环。第二，英国高校档案管理的开放性。英国人力成本较高，促使其档案管理必须要进行现代化建设，其档案网站建设就证明了。英国高校档案管理网站网页较为简洁，主要内容就是提高档案资料的查询，高校师生都有可以查询的账号，在中央服务器上有自己的安全控件，不仅在校内可以查询，校外同样也可以对档案资料进行查询。第三，英国高校档案资料的共享性。为了有效实现档案资源共享、档案原件保护，加强档案利用，英国许多高校积极实施了高校档案数字化建设。目前，英国的150多所高校，参与到了国家档案资源共享合作计划。在实施这个计划以后，就可以实现档案管理资源的共享和著录标准的统一，为实现档案管理资源共享奠定了基础。例如，在英国的格拉斯哥大学中，其所建立的苏格兰高校档案信息资源整合门户网站，对苏格兰地区的十多所高校档案信息资源进行整合，以数据库和检索工具为支撑，为英国高校的学生研究以及公众档案信息资源的查询提供更为便捷服务，促使高校档案资源共享。而且在一些高校档案管理工作中，博物馆、档案馆、图书馆、大学之间进行交流合作，共享各自档案资源，具有很强的开放性特点。
五、英国高校档案管理的服务性
1、英国高校档案管理的休闲。英国著名档案管理学者库克认为，整个社会都应该把档案馆看成是一个文化机构，甚至被贴上了文化娱乐或消遣的标签也是无可厚非的，而且档案馆与图书馆、博物馆一样，虽然和纯粹的娱乐机构有着更为严肃的地方，但是它都属于根据个人兴趣活动，由社会建立起来的公共机构。在英国的一些高校档案管理机构中，不仅提供一些档案的复制品或原件查询，而且还有档案展览、网上指南等二次档案信息，查阅者可以在阅览区边休息边查看。
2、英国高校档案管理的亲民。英国许多高校的档案馆都有专门为残疾人准备的轮椅等设施，而且可以为查询者免费提供纸笔等。为了始终保持档案馆内的安静卫生整洁，档案馆内禁止任何人大声喧哗和随意走动，甚至还有一些用墙壁隔断的会议室，供档案查阅者进行讨论交流，只是这些会议室数量较少，需要提前预定。
3、英国档案管理的便捷。在英国的许多高校档案馆内，都设有专门的计算机或者缩微阅读器供查询者使用，而且还可以通过电子邮件、信函、电话等多种方式与高校档案馆取得联系，查询相关档案。高校档案管理人员也会给予详细解答，并且在法律允许的范围内提供联系人联系方式或者邮箱，便于双方的进一步沟通联系。
4、英国档案管理的平等。在英国所有高校中，无论档案利用人员的国籍、年龄、种族、身份、地位如何不同，只要他们能够提供合法证件，在档案查询中填写档案查询理由，都可以直接进入到高校档案馆的公共浏览区域或开放的档案室内进行档案查询利用。
5、英国高校档案管理的合理。在英国的许多高校中，都有规定，在允许范围内进行复印、翻拍档案，对于那些特别珍贵的档案需要由档案馆管理人员亲自复制，而那些非珍贵档案则可以由查询者个人翻拍复印，但是必须是有软镇纸、托板等，严禁使用闪光灯。而且在高校档案馆内复印、翻拍、查询档案，除使用档案馆内的器材设备需要收费以外，其他一律免费。
六、英国高校档案的借阅管理规定
【关键词】数字化；档案；管理
数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。
一、数字化档案管理的内涵
信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。
二、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
三、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。
档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献
[1]姜亮，张宇阳、浅谈数字化档案管理[J]、云南档案、2008（1）
[2]朱宝钧、浅议高校数字化档案管理[J]、开封教育学院学报、2003（6）
引进工程外文技术档案的范围
外文技术档案的主体是外文技术文件材料，是从项目询价、报价、投标、合同签订、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和。具体内容包括询价书、报价书、合同及合同技术附件、各类会议备忘录、来往的传真信函、成套的工艺包、基础设计及图纸、详细设计及图纸、安装试车规定；有关专利商文件、制造厂商文件以及其他有关技术文件及数据表等。其中专利商提供的技术文件中包括工艺手册、安全手册等，制造厂商文件包括机械手册、安装操作维护手册、质量检验报告等，以及设备到货时的船运文件。
引进工程外文技术档案的特点
由于引进工程的特殊性，其外文技术档案体现出以下几个特点：
一、涉外性。一个大的引进工程项目，其主要的项目装置都是全套引进的，其他还包括许多单机引进设备。因此，其工艺技术往往包括几个国家和地区的多种专利技术。其工程的设计及设备的制造又往往涉及到诸多承包商和制造厂商。在一般情况下，合同附件中，对卖方提供的技术文件及图纸所使用的文字都是英文，但制造厂商提供的一些说明书、合格证书、检验报告等文件材料，通常使用制造厂商本国的文字，在茂名三十万吨乙烯工程中，所涉及到的语言文字就有英语、日语、意大利语、德语和韩国语等。
二、自成体系的成套性。由于各个国家、各个公司的生产管理制度不同，引进工程的外文技术文件各有不同的产生程序和特点，但它们都是以一定的工作对象为中心，自然地形成了一套紧密联系、互相制约的科技文件材料，共同反映了一个独立工作项目活动的全貌，具有成套性特点，并用逻辑编号的方式揭示其隶属关系、排列次序和所在位置。如日本日挥公司和日本三井造船公司，他们的技术文件分类代号都是用数字顺序排列的，但我们把两家技术文件的分类代号进行比较，却可以看出，同一个数字，两家公司所代表的类别不同，但它们一经确定，又都自成体系，并不混乱。
三、形成的阶段性。引进工程设计工作的基本程序与国内大致一样，不过一些细节会有差异，且叫法不同。引进工程一般都要经过设计准备阶段、基础设计阶段、详细设计阶段和配合现场施工安装阶段。每个设计阶段的工作任务、工作内容、工作程序和工作环节、应具备的工作条件、以及必须形成的设计文件的内容及其深度，都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计文件是后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件又是前一阶段设计文件的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。国外公司在组卷形式上各有不同的组卷方式。
四、复杂多样性。凡是接触过外文技术文件材料的，都有一个共同的印象，就是感到外文技术文件材料“太乱”，常常感到无从下手，其实这是由它本身的特点所决定的。由于引进工程项目内容广泛，引进方式多样，以及工作的阶段性和涉外性，整个工程所产生的外文技术文件材料面广、量大、分散、复杂。而它们的文件编制关系由于各个国家的生产管理制度不同而不尽相同。单机引进设备项目也很多。这类项目的制造厂商很杂，遍布多个国家和地区，各厂之间没有统一的标准，所提供的技术文件图纸种类不一、装帧不一、规格各异、零乱而不系统。有些是通过邮件寄来，有些是通过来人带来，有些则随设备一起来，有时设备都开箱了，技术文件都还没到位。这些都给我们的工作增加了很大的难度。
五、持续性与多变性。引进装置设计在基础设计后直接进入详细设计阶段。由于基础设计条件比较粗浅，在形成最终版设计文件前，对最初版的设计要进行不断修改和完善，设计文件随之不断深化、补充与更新，造成了技术文件及图纸的版次多。按照合同规定，应该提供的外文技术文件有成千上万份，但这些文件并不是一次交付清，而是随着设计阶段陆续分批交付，每来一批，都既有原始设计文件，又有修改了的文件，并且每批文件都有几种专业。由于修改好的外文技术文件或图纸发送时没有设计变更单，而是重新复印一份发来，这样就出现了同一名称，同一件号，同一图号的文件或图纸多份的现象，修改次数越多，这种现象越严重。这些都形成了外文技术文件交付的持续时间长及替换频率高的特点。
六、图纸文件修改方式与国内不同。我们国内的设计变更，通常是在原设计文件发出之后，如有变更，就采用设计变更修改通知单的方式通知修改。随着工程施工的深入，再有修改，还是按照此法办理。第一次发出的原设计文件既不声明作废，也不作丝毫改动，而是在原设计文件基础上，将一次次的变更通过设计变更单来付诸实施。档案管理则需在保存原设计文件的基础上，将每次的设计变更单都进行存档，基本上是有进无出，积累成卷。而国外的图纸文件修改方式则与国内不同。一份原设计文件发出后，一有设计变更，国外设计人员会在原设计文件或图纸上作修改，将需修改的部位画上云形块，将改动的内容详细标出来，并在旁边画上个三角符号（），内注上修改版次，然后在图纸的角图章内标出修改的版次及修改日期。在图纸的右上角通常还有一个修改栏，这是外文技术文件有的栏目。栏中的项目有每次修改的版次数、修改日期、修改者、检查者等。如果是文字材料，如设计说明、工程规范、操作手册等，则是在原发出的文件中，将要修改的段落或文字改好（有时也框上云形块），旁边画上三角符号（），内注上修改版次数。而文件的修改栏在文件的封面上。最后将新版次的设计文件及图纸发来。这种修改方式的优点是一打开图纸或文件，不用到处乱找，一眼就可以抓到有用的信息。目前国内一些大的设计院也开始使用这种修改方式。
七、大量的电子文件。由于引进工程是引进国外的先进技术，随之而来的技术文件现代化程度也较高，出现了大量的电子文件。如光盘、各种型号的磁盘、磁带、录像带等。尤其在仪表专业方面，现代化程度很高，电子文件必不可少。如茂名三十万吨乙烯工程中所有的DCS系统都有电子文件，有些装置在工艺、配管、平面布置、设备等方面也有电子文件。虽然与纸质文件相比，它的数量还不算多，但它有发展的趋势，应引起我们的注意。
引进工程外文技术档案的管理
针对外文技术档案的特点，我们的管理工作应做到下面几个方面：
一、外文技术档案的管理人员应具有较高的外语水平及保密意识。外文技术档案都是用外国语言文字写成的，如果管理人员不懂外文，就没有办法了解技术档案中的内容及它们之间的内在联系，工作起来就相当被动，无法将工作做好。在保密方面，由于是引进多个国家、多个公司的专利技术，有许多技术文件带有机密性，如合同、工艺包、专利技术等，在买卖双方签定合同时，都会签定保密协定。茂名三十万吨乙烯工程在前期的技术谈判期间，各个公司的技术附件都是对其他公司保密的，不允许随便泄露给其他公司的人。合同要经理批准才能外借。工艺包属于公司的专利技术，更应该为其保密。
二、保持外文技术档案原有的成套性及有机联系。在档案整编时，以装置为单位来进行整理，尽可能保留原有的分类、编号体系。如果把原来形成的成套技术文件分散或打乱，就会牵扯到整体的变化，特别是在补充、替换版次时，无法按原来的分类体系查找到原有的案卷或文件材料。因此我们在整理时要具体情况具体分析，在符合档案整理原则的基础上，尽量使文件保持原貌，以方便查找、利用。
三、充分了解所管档案的复杂多变性。要大致掌握引进装置都应该有些什么外文技术文件，明了各个公司外文技术文件的编制系统，掌握各专业的基础知识及各专业术语。如不同的承包商在表达同一专业术语时使用的英文单词的差异、管道阀门与仪表阀门的划分等等。对单机引进设备档案的整理，要以合同为单位来组卷，同一合同号的文件材料组成一个案卷，卷内材料按照文件产生的顺序来排列，因单机合同“麻雀虽小，五脏俱全”，各个阶段都有各个阶段的技术文件。
关键词：乡镇档案，新特点。
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
一、乡镇档案的一般作用和特点
档案是一种重要的社会信息资源，是人类社会各项实践活动的真实历史产物。它具有客档案是一种重要的社会信息资源，是人类社会各项实践活动的真实历史产物。它具有客观存在的、现实的原始真实凭证功能及其权威性，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考功能。
1、乡镇档案的作用
乡镇档案的作用为: ( 1) 维护事实。档案是人们在“政治、文化、科学、社会”等活动方面直接形成的最原始记录，因而它具有在印证历史实事、纠正史籍讹误等方面有着其它资料无法比拟的权威性。( 2) “察往知今”。我们之所以能够了解过去历史，很大程度上归功于祖先所形成并留传下来的各种档案，正因为档案具有“察往知今”储存人类信息的特殊功能，才被人类称之为“人类记忆的保管员”。( 3)化解矛盾。乡镇档案收集和保存是直接与广大群众有关联的资料。因此乡镇档案的完整收集和科学分类，为利用档案解决纠纷，化解矛盾提供了最直接最有力的证据。
2、乡镇档案的特点
乡镇档案是一个全部档案的总和，它是乡镇区域内各组织、团体、个体在其社会实践活动中直接形成的最原始记录，产生于特定区域范围和特定环境之中，有着区别于其它档案的不同特点。主要表现在: ( 1) 来源广泛。乡镇档案来源十分广泛，有机关、学校、社会团体; 有村、合作社、农户; 有集体、私营企业; 有农村产业结构调整; 农村基层政权组织建设，农业基础建设发展规划，农村电气化建设和农田水利基本建设等特定社会实际活动。( 2) 内容多样。乡镇档案由工作活动范围所决定，形成了内容多样。诸如阶级复查等的政治运动档案; 土壤，山林，人口，地名等普查性档案; 土地房产所有证，山林定权发证、土地承包合同、农贸协议等权属档案;还有涉及村民生产、生话具体事项的档案，如乡规民约，结婚证存根，结婚登记表，户口迁移证，村民建房用地审批表等。 ( 3) 管理分散。由于乡镇档案来源广泛和内容的多样性决定了乡镇档案管理分散。客观上讲，由于受资金、技术等诸多因素制约，造成档案分散; 但从主观上讲，由于领导档案工作意识淡薄，加之受条件制约未设有档案行政管理机制，致使材料分散在形成单位和个人手中，形不成档案，并难以集中管理使用。
二、乡镇档案的新特点
一个乡镇的档案一般按一个全宗进行管理，其内设机构形成的文件材料只是这个全宗的组成部分。在对乡镇档案进行管理时，应充分考虑乡镇机关所处的地位和文件材料形成的特点，同时结合乡镇档案最终流向情况，努力夯实档案基础设施建设，正确界定文件材料归档范围，划分保管期限，灵活开展文件整理与归档工作，才能确保乡镇档案管理既体现乡镇特色又确保档案资源全面、优化、合理。
1、乡镇档案的全宗划分
乡镇档案可划分为非全宗档案和全宗档案两大类。所谓“非全宗档案”是指不按全宗而按类别、项目等整理和保管的档案。划分全宗就要制定立档单位、制定立档单位虽有三个条件，但在具体掌握时主要看是否独立行使职权。乡镇下设的办事处和县级业务机关在乡镇的派出机构，虽然可以作为立档单位看待，但这些单位的档案不单独构成全宗而分别归属于乡镇机关和县级主管机关。派出机构形成的年度工作计划、年终工作总结、各种统计报表，一般都抄送乡镇有关领导，这部分文件材料应归入乡镇机关档案全宗。
乡镇作为我国政府最基层的一级政府，设有党委、人大、政府、政协、纪委、武装部、企业办、群团组织等，这些机构所形成的档案，可概括为乡镇机关档案。既把乡镇机关档案作为“联合全宗”来整理和保管。设立联合全宗后，各立档单位形成的档案，在组卷时加以区分，分别立卷，全宗名称宜定综合名称。村公所、办事处、村委会、乡镇集体、个体企业形成的档案应分别立卷、移交乡镇档案室统一保管。不能归入某一全宗，又不能按全宗进行整理的档案，可以作为非全宗的档案对待，按非全宗形式档案的要求，进行整理和保管。这类档案如: 土壤普查、人口普查的普查档案，农村基层组织建设、“社教”档案等等。
2、乡镇档案的收集与分类
( 1) 乡镇档案的收集。乡镇档案资料的收集是一项涉及面广、制约因素多、也不容易确定具体的定额指标。基层档案工作者为使这项工作顺利开展，应首先抓“头”，即:编制乡镇文件材料归档要求，明确划定归档范围。抓“头”，即乡镇文秘人员在每年年初把归档要求发至各村公所、办事处及各派出机构，要求他们按照归档要求的条款收集积累材料，所有类别的材料都要尽可能收集齐全，缺项补项，避免因归档范围不清，而造成文件材料归档不全现象的发生。其次，加强归档材料检查，填发《文书立卷归档通知书》。通知书应写明归档时间、范围及质量要求。
( 2) 乡镇档案的分类。乡镇档案的分类一般应有以下几个方面的内容，一是乡镇档案种类的划分，二是乡镇档案实体的分类。乡镇档案种类划分的标准不同，其表现形式和存在意义也不一样。第一，按来源可分为乡镇机关档案，乡镇企事业档案; 第二，按内容可分为文书档案、会计档案、科技档案、专业档案; 第三，按载体可分为纸质档案、照片档案、录音录像档案; 第四，按文种可分为公文、图表、记录、计划、统计表、户籍、名册、帐簿、契约、协议、合同、证书; 第五，按所有权可分国家、集体、个体档案。现在我们所指的档案，实际上只是乡镇机关档案，乡镇机关档案是乡镇档案的主体，也包括乡镇非全宗形式档案和乡镇企业档案。而乡镇档案又是一个联合全宗，这个全宗的全部档案包括党委、人大、政府、企业办、群团组织及党政下属各个工作部门在工作中形成的所有文件材料。
3、乡镇档案的归宿
乡镇档案的归宿目前有以下三种方式:
( 1) 乡镇建立档案馆。其优势为档案完整，便于利用，一举彻底改变过去把乡镇档案管理和利用游离于乡镇中心工作之外，避免了乡镇信息资料过于分散，难以发挥应有作用的困境。其不足之处是设施较为简陋，在档案制作与保管等方面缺乏经验和专业，不利于档案的长期存放。
( 2) 县级档案馆接收乡镇档案。其优势是:一是乡镇档案移交县档案馆管理，丰富了县档案馆的馆藏内容，增加了县档案馆的实力，促进了资源共享。二是有利于档案的保管，有专业人员管理，避免档案散失、损毁，使档案更加安全。三是避免档案材料重、漏，又能使要接收的档案齐全完整，方便各级组织、各部门的使用。
( 3) 按区域建立联合档案室。乡镇档案采用寄存方式委托联合档案馆管理，这种优势将原来若干“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。这种联合档案馆大多归属于牵头单位领导，它的库房、经费和编制由牵头单位和参联单位共同解决。
三、结语
乡镇档案真实地记录着乡镇的发展历程，是乡镇各方面建设的历史见证，在乡镇发展与建设中起着越来越重要的作用。随着社会的不断进步与发展，人们对档案的需求也越来越大，因此如何加强对乡镇档案管理与利用的研究与实践，找出一条适合我国乡镇档案发展之路就显得尤为迫切与重要。
参考文献：
［1］黄淑冶、乡镇档案管理工作现状及期对策［J］、 云南档案， 2007，( 9)
广义的电算化会计档案，是指存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者，即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明，下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比，电算化会汁档案一般具有如下几个特点：
1、电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
2、电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。
3、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。
4、电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。
5、电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时具有方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。
二、电算化会计档案管理应注意的问题
鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：
1、要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。
2、针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题：
①在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；
②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：
③对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；
④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；
⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。
3、针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行管理时应注意如下问题：
（1）对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有：
①用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。
②操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索。
③数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。
（2）对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。
4、针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点，在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号，保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。
近年来，房地产业发展迅猛，而房地产企业档案管理工作发展相对滞后。为了适应知识经济和新时期房地产业的发展需要，企业必须站在企业发展的战略高度，用长远的眼光，采用科学、有效的管理手段，依法、规范管理企业档案，增强档案的实用性和有效性，达到电子档案和纸质档案同步建立，按照权限安全利用档案的目的，实现档案管理现代化、规范化、科学化的目标。
2 房地产企业档案管理工作的特点
2、1档案管理工作具有专业性特点
权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作，这个工作是非常繁琐，涉及的范围是很广，同时也是有政府政策干涉，有很强的政策性。这个档案的各种材料也是很广泛，文件里面的名词和专业的术语也很多，可以说专业性很强，很多都是用表格式和一些规范的格式来表达出来的。
2、2具有动态性特点
动态性是整个房地产档案最显著的特点。很多房地产的权力和房地产环境情况特点一般都不是一成不变的，它是随着时间和环境的变化，比如房子的买卖，房子的交换和房屋的损坏倒塌，等等活跃的房地产权属发生的任何变化，都是影响整个房地产的所有权归属。财产在不断的变化，也在不断的转移，房地产档案管理动态性是要加强现代化管理。
2、3、市场价值性
房地产属于有价值的不动资产。因此，房地产的价值性拥有很强的市场追求。这也是房地产档案与其他的档案不同一个特点。价值量大，才能推动市场的需求，也就是在这样大的市场需求条件下才促使档案管理现代化。
2、4 综合性、全面性特点
房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。
2、5 法律法规性特点
任何的档案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。房地产档案拥有法律效力才能保证房产拥有者的权利。
3 房地产企业档案管理工作的发展趋势展望
3、1 信息化管理的发展趋势
现代社会都是电子信息化的社会，随着科技的发展，对电子信息的应用也是越来越广泛。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展，要把电子管理工程建设起来，把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。同时，也要建立一套非常严格，紧密的系统来规范档案信息系统。档案管理之中的各种操作程序也是要实行电子信息化。
3、2 简便化、效率化的发展趋势
未来房地产档案管理将会朝着越来越简便化发展。发地产的档案管理一般是一个很繁琐的工作，管理人员每天都要面对大量房地产档案的管理，未来这一工作将变得更加简单。房地产的档案管理也会在政府人员的要求和政策的实施等方面都会减少手续，都会降低要求。房地产的档案办理程序也将减少，这样大大加速了房地产企业办事效率。也同时，推动了房地产企业快速发展，促进整个行业经济快速发展。
3、3 房地产企业档案管理的透明化
随着网络信息的快速发展，房地产档案管理也变得更加透明。现代社会的经济发展，人们在追求经济利益的基础之上，无形之中增加了人们对经济财富追求的手段，这样给社会带来很大的弊端。未来房地产档案管理一律通过网上交易，网络管理，让人们在不同地点，不同时间都可以看到房地产信息的交易，房地产的档案管理。这样也增加房地产行业的档案透明度。未来房地产企业的发展也是将朝着健康科学的方向发展。
4 为适应房地产企业档案管理发展趋势的工作措施
4、1 加强现代化档案管理人才
房地产的现代化发展是需要人才支撑的，培养现代化管理人才是提高产业的能力的一个重要手段。房地产在过去几十年的发展，经历了传统的发展模式，由传统的手写记录慢慢地在向着现代化管理转变。现代化管理需要现代化管理人才，人才需要教育培训。所以，房地产企业在培育现代化档案管理人才的策略是必需的。
4、2 加快房地产档案管理的数字化，信息化
传统的房地产企业档案管理都是用一些纸质文件和手写程序。传统的模式已经无法满足今天房地产行业的发展了。传统的手写纸质文件都将慢慢退出历史的舞台。因为这样的办事方式效率很慢，程序很复杂，同时也是非常不环保的。每天可能都要消费大量的纸，给环境带来很大的压力。所以政府也是不支持，环保人士也是不支持。推行现代化管理就必需要实行数字化和信息化管理。信息化的管理也是现代社会发展的要求，现代化档案管理也是需要信息技术的推动。
4、3 质量管理体系持续优化升级
质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。
4、4 合作管理提高竞争力
现代化的管理也是需要合作才能实行的。房地产企业档案管理的过程，需要寻求多个企业的合作，行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中，可以互相学习，吸收各自的发展经验和优势，提高自身的竞争力。房地产的档案管理在合作和交流之中不断地进步。
4、5规范企业档案管理有效责任机制
随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。要建立和健全继续教育的管理制度和继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。
关键词：医学；档案管理工作；特点；发展趋势
一、医学科研档案管理工作的特点
（一）专题突出、周期长、专业性强
专题突出，卫生健康部门医学研究以专题的形式呈现出来，每一个专题过程完整，有利于档案的有序整理。周期长，医学科研需要投入大量的时间和精力，涉及的科研知识内容比较多和范围较广，有时需要长达几十年的时间，这就导致卫生健康部门医学科研档案管理工作较长的周期性过程。专业性强，医院医学科研管理工作最为突出的特点是需要分门别类地进行档案的管理，进行相应的编码，有序地进行档案的分类和整理。
（二）医学科研档案管理工作量不断地增加
随着人们生活水平的提高，新的疾病日益侵蚀着人们的身体，使人们猝不及防。因此，需要加大医学科研研究，既导致医学科研档案数量不断地增加，又会导致医学科研档案管理工作者工作量增加，势必影响其工作效率。
（三）载体形式多样
医学研究不仅周期长，而且过程复杂，形式多样。不同的研究项目有不同的载体形式。医学科研档案管理工作载体形式多样，记录研究结果的材料和形式也有所不同，它既包括光盘、磁盘等硬件，也包括文字、奖状、报纸等实物。它既包括电子，也包括纸质。虽然电子化医学档案已经成为历史发展的趋势，但由于医学档案的特殊性,纸质档案还是居多。未来人们会普遍使用电子档案。比如说，缩微医学档案等新形式不断地出现，其实用性逐渐地加强。未来人们会越来越多地将其运用在医学界。载体形式多样化，有利于档案的保存，为未来医学科研的深入发展做铺垫。
二、医学科研档案管理工作的发展趋势
（一）医学科研档案管理体系更加健全
现代信息技术在迅速地发展，医学科研档案管理工作越来越信息化。在工作中逐渐地引进先进的科学技术，这是历史发展的必然趋势和不可阻挡地历史潮流，有利于医学科研档案管理工作地顺利开展，实现医学科研档案科学化管理，促进医学科研档案体系更加健全。
（二）医学科研档案管理日益现代化
随着现代技术的发展，可以通过数字化档案等方式，建立起兼具档案信息开发和运用等功能的完整系统，逐步地实现档案的管理现代化。医学科研档案管理可以利用现代技术，超越时空的局限，获取档案信息，实现档案的有效管理和运用。医学档案管理者会越来越借助现代化手段，充分发挥网络档案信息的最大作用,让人们快速地获取一部分自己需要的科研档案信息，让人们了解一部分医学前沿的动态问题。
（三）医学科研档案管理流程日益优化
随着医学科研实践的深入发展和专家研究科研领域逐渐地扩大，医学科研档案管理流程日益创新，并逐渐地系统化与合理化。1、新项目建立档案追踪袋。通过档案追踪，将档案信息加以整理，并将归档的要求提前告知相关的工作人员，做好相关的记录，并定期检查。这是医学科研档案管理流程的初始阶段。2、归档。采取归档责任制，对于每一个课题，派专门的人员收集科研信息，并定期与档案管理人员沟通。3、建档。对真实的科研资料可以进行验收之后，档案管理部门可以建档，在建档之前，对科研成果进行检查，要求科研专家和档案管理人员共同检查档案的管理是否完整。
（四）管理手段日益提升
科技在进步，医学科研管理手段日益创新。现代技术被越来越多地运用到档案管理工作中来，使用电子信息化手段受到医院档案管理者的重视。医学科研档案管理手段日益创新，显示出日益突出的地位。1、电子档案效率更高。人们如果想了解自己的档案信息，只需要相关的人员在网上进行相关的检索，就能迅速地找到你想要的档案信息。科研档案一旦录入，科研人员随时随地就能获取需要的档案信息，简单方便、高效。2、充分地利用档案。档案管理人员可以通过档案网络平台进行搜寻，操作简单。通过电子档案，可以减少传统的纸质档案寻找文件繁琐的弊端，可以超越时间和地点的限制，充分地利用科研档案。例如在华中师范大学读研的时候，需要本科的成绩单，本科是在外地读的，这时候去华中师范大学信息门户的一站式服务中申请档案成绩打印，十分方便快捷。医学科研管理手段日益创新，未来可以让机器人实现管理。
（五）管理理念日益更新
传统档案管理思想是档案管理人员在进行档案管理工作中有一种等的思想，态度消极，比较懒散，比较被动。原因是工作累，时间长，工作人员没有那么多的耐心。档案管理者只有等领导来视察的时候，才会比较主动，才会对年度档案进行有序整理，并加以分类，这样做比较仓促，没有细致地考虑如何更好地利用科研档案，许多档案积满灰尘，淹没在历史的尘埃里。现代科学研究日益受到重视，很多人打破传统的档案管理思想，在管理理念上进行创新。例如，管理者的积极性增强。科研档案管理人员积极性日益增强，积极、主动地投入档案管理中，具有超前管理和全程管理思想。从课题项目立项开始，全程跟踪科研项目的进度等一系列工作，管理工作人员只需要付出较少的时间，实现最佳的管理，这样对于档案管理者来说，难度较低，提高了他们的积极性。
（六）医学科研档案管理更加公开化
医疗科研档案的管理工作十分地保密，一般的人是很少能够接触到这类档案。随着经济、政治、文化等各方面的发展，人们对医学科研档案的要求更高，将不仅仅只是对治疗信息的查阅,更希望医疗科研档案管理的公开化和透明化，了解到更多的信息，不用亲自到医院去查档案。医疗科研档案管理的目的是利用信息化手段和多种检索工具，提高管理水平和开发利用档案信息的能力。要实现医疗科研档案管理的公开化，需要将档案管理工作与现实情况结合,真正走到人群中去,确保网上信息的真实可信。因此,未来的医学档案借阅会出现生活中的各方面,如通过医学档案网站进行查阅了解,在各公共借阅点查看等等。