1、1 提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平。
1、2 提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
1、3 现代化办公档案管理更具规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况。
2 办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
3 ?k公档案管理现代化的内容
在当前进行办公档案管理现代化的建设时，我们首先要知道现代化所蕴含的内容是什么，只有明白我们所要达到的目标，我们才能更好的去实现办公档案管理现代化。总的来说，它包括以下几个内容：1、档案技术与设备的现代化。当前档案工作中的知识含量和技术含量比以前大为增加，现代科学技术在文件档案工作的全过程中得到应用，如文件制作技术、信息存取与传输技术、文件检测与保护技术等。这些现代化的技术都需要现代化的设备来完成。2、档案工作组织和管理的科学化。科学的组织管理与现代科学管理技术的采用具有密切的关系，现代技术要以科学的组织管理为基础，同时也为提高科学管理水平提供了手段。科学的组织管理包括建立合理的文件档案管理组织和工作流程两个方面。3、档案管理业务与技术的标准化。标准化的基本目的是使档案管理和信息资源共享中必要的通用性、互换性得以实现，提高各项业务工作中的质量和效率。档案工作中需制订和执行的标准主要包括有关技术和有关管理业务等方面的标准。4、档案工作人员的专业化。目前，“专业化”的含义不仅是指档案人员要掌握档案专业方面的基本知识，也应具备多元化的知识结构，现代仆、科学仆的管理理点和管理特点等。
4 办公档案现代化管理应用
4、1 充分实现办公档案现代化
选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。
4、2 加强对办公档案现代化管理人才的培养
现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。
4、3 加大对现代化办公档案管理的投入力度
企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。
一、办公自动化与传统档案工作的主要矛盾
办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现对文档的保管；而传统的档案工作以纸质文件为工作对象。因此，以纸质材料为主的档案载体管理和无纸化办公所产生的电子档案管理之间的矛盾是办公自动化与传统档案工作的主要矛盾。
其他方面的矛盾表现为：
1、档案的原始性与电子信息的可变性
档案的本质属性是原始性。纸质档案是由客观存在的材料，经手写、印刷等手段把文字符号、图形等与客观存在的纸张紧密结合在一起，它的原始性以最直观的形式展现出来，合法性为人们所公认。而电子档案因信息与载体的可分离性，可以通过电子信息技术对信息复制、拷贝、扩大、缩小、改变等，且电子档案被修改或删除后几乎不留任何痕迹。当代世界各国政府和司法部门严格限制电子产品作为证据,就是对电子档案难以反映其原始性和真实性的最好注释。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2、不同部门之间文件的发送与接收
电子文件的发送与接收是通过电子邮件机制完成的，它必须依靠一定的办公自动化系统平台。当前，由于办公自动化还没有完全普及到各部门，纸质化文件和电子文件将会在很长时间内并存。对没有实现办公自动化系统的部门就不能发送文件电子文件，还需要形成纸质化文件。办公自动化部门接收的纸质化文件进入办公自动化系统，还需要通过扫描等不同输入方式转化为电子文档，才可运行于办公自动化平台之上。即使各部门彼此之间均实现了办公自动化，由于彼此所采用的软件不同、接口不同、数据处理模式不同，或网络间彼此不能互联，同样无法实现文件的发送和接收。
3、档案存储纸质化和电子档案格式多样化
以纸质载体档案为存储目标的档案馆，不能满足管理电子档案的需要。同时面对目前已经产生和正在产生的大量格式不一的电子档案，真正从模式、存储模式全部管理起来已非一朝一夕的事情，同时电子档案馆采用何种存储介质、存储环境、如何开发利用以及所需的经费、人才和技术，都将成为档案部门的难点。
二、解决办公自动化与传统档案管理工作存在矛盾的途径
依靠科技、加强立法，解决电子文件的原始性和合法性问题。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时使之按本来面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出纸质文件。电子文件法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这解决电子文件法律效力问题的法律依据。
关键词：高等学校；大档案；管理模式
高校大档案管理，是指将高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，集中统一地由高校档案机构保管的一种管理模式。高校实行大档案管理模式的意义在于，可以确保统一制度、统一规范、统一管理，维护档案的安全与完整，充分发挥档案的价值和作用，有利于档案信息化建设、开展校史研究和教育、理顺和完善高校内部管理环节，加快现代大学制度建设的步伐。
高校“大档案”理念的正式提出，是在《高等学校档案管理办法》27号令（以下简称《办法》）颁布后。2008年8月教育部办公厅主任牟阳春，以“学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展”为题，对《办法》进行了解读。在解读《办法》的特色及现实意义时强调了高校档案资源建设的“大档案”理念。《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。《办法》强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”，突破了传统归档理论的限制。高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这对于高校档案信息资源的全面和完整，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。[1]
1 北京普高院校档案管理模式现状
依据教育部2012年4月的北京普通本科院校名单，笔者对57所北京普通本科高校进行了调研，通过走访考察、电话咨询和网站查询等方式，了解到有8所高校实行了大档案管理模式，并对这8所学校档案管理体制、机构设置、管理方式以及存在的问题进行了研究，基本情况见表1。
表1 北京57所普高院校档案机构基本情况
1、1 领导体制。通过调研，8所高校的档案机构领导体制大致分为以下三种：第一种是校长领导下的独立（正、副处级）单位，如清华大学档案馆、北京航空航天大学档案馆；第二种是挂靠党政（校办）下的（正、副处级）单位，如中国农业大学档案馆、北京科技大学档案馆；第三种是档案工作委员会下的执行机构和职能部门（正、副处级）单位，如中国人民大学档案馆。
1、2 管理体制。8所实行了大档案管理模式的高校，其管理体制均按照《办法》规定，校长主管学校档案工作，分管档案工作的校领导协助校长工作。馆内均设有馆长和副馆长1名～2名。工作人员在10名～20名。学校各部门均设有档案管理员负责本部门的档案工作，部门领导为本部门的档案工作负责人。
1、3 机构设置和管理方式。通过对8所实行大档案管理模式学校的调研发现，各高校的机构设置不同，管理方式也不同。主要有三种情况：一种是按专业设置的“条”管理方式，即在馆内设置文书档案室（科）、科技档案室（科）、人事档案室（科）等，各科室从指导—接收—整理—装订—排架入库—统计—鉴定—保管—提供利用，实行“一条龙”服务，另设技术（或信息）室、编研室。另一种是按职能设置的“块”管理方式，即在馆内设置保管利用室（科）、接收指导室（科）、信息化建设室（科）、编研室（科）等，档案工作人员按自身的职责工作。还有一种是在馆内设置综合档案室和人事档案室（或学生档案室）。综合档案室负责十大类的综合档案，室内设各专业岗；人事档案室负责教工干部档案和学生档案。
2 影响高校实行大档案管理的因素
2、1 领导体制和管理体制。高校档案领导体制分三种类型，即独立型、隶属型和综合型。[2]独立型是指档案管理独立运行的体制。通过建立独立运行的综合性档案机构，实行学校档案集中统一管理的模式。调研中，8所实行大档案管理的学校基本属于独立型，这些学校办学历史长、规模大、层次高，实行大档案管理是档案工作发展到一定程度的产物。独立型参与学校管理的程度相对较高。隶属型是将档案与文秘或行政管理融合的运行体制，档案工作大多是隶属于党（校）办公室。由于档案工作的专业化很强，使得在该种体制下，党（校）办领导对档案工作的管理较弱，限制了档案工作的发展。个别高校，档案工作没有建制，仅仅在党（校）办公室下设一个档案岗且兼任多职，无法有效发挥档案的管理与服务职责。调研中有25所高校属于隶属型，其中相当一部分学校无论从办学历史、规模、层次上都不逊于8所实行大档案管理的学校。之所以没有建成独立型，主要原因是没有树立大档案管理观念。隶属型参与学校管理的程度相对较弱。综合型是把档案纳入图书、资料管理，以期实现档案、图书、资料管理一体化的目的。国外高校大多实行该种体制。调研中有2所高校属于综合型。笔者认为，国外高校档案工作是在一套严密性、完整性、标准性极高的办学体系中运行的，各环节畅通，管理性工作量较少，同时信息化、数字化程度高，开放性强，利用者可以自行进行查询已开放档案，档案人员的服务重点是信息资源的开发。档案工作性质与图书馆性质基本相同，合并管理具有相互促进的作用。而我国高校内部运行体系紊乱，各自为政，缺乏沟通，信息化、数字化程度不高，除了建立档案馆的高校，大多数档案室都是学校的内部机构，不对外开放。即使设档案馆的高校开放性也不强，档案工作者兼有管理和服务双重职责，工作内容庞杂，强度大，没有更多的时间对档案信息资源进行开发，造成档案信息资源不能得到充分的利用。将档案与图书、资料合并管理只是一种形式，没有任何相互促进的作用与联系。故我国高校档案工作不适应综合型的体制，综合型往往限制了档案工作的发展。
2、2 机构设置。大档案管理就是学校全部档案的集中统一管理。27号令颁布后，各高校讨论较多的就是学生档案、教工干部档案纳入高校档案馆是否合理的问题。笔者认为，《办法》之所以没有提出高校档案机构是“永久”保存和提供利用学校档案的专门机构，正是由于新加入的学生类档案属于临时性档案，档随人走，不属于学校永久保管的范畴；教工干部档案虽然也具有流动性，但相对稳定，并未列入《办法》的规定范围。据调研，《办法》颁布后，部分高校积极行动起来，在档案馆下设立人事档案室，将教工干部档案与学生档案一并按照《干部档案工作条例》进行管理，实现了真正意义上的大档案管理，而更多的学校则持观望的态度。
3 实现高校大档案管理模式的思路
3、1 树立“大档案”观念。观念是人们在实践当中形成的各种认识的集合体，人们会根据自身形成的观念进行各种活动。观念具有主观性、实践性、历史性、发展性等特点，形成正确的观念有利于做正确的事情。2010年12月14日，国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中明确提出，“十二五”期间要重点做好的第一件主要工作就是树立“大档案”的观念。[3]作为国家档案工作的组成部分，高校档案工作也应将树立大档案观念作为“十二五”期间的重点工作。
3、2 建立适合高校大档案管理模式的领导体制和管理体制。对于符合《办法》设立档案馆条件的学校，应设置独立建制的档案馆，实行大档案管理，并成立档案工作委员会。档案工作委员会是由校领导和职能部门主管档案工作的领导以及档案机构负责人组成，档案机构作为委员会的执行机构和职能机构；各归档部门设立档案管理员负责本部门的档案工作；部门主管档案工作的领导对本部门的档案工作进行监督和检查，学校上下形成一个大的档案工作网络，保证各环节紧密配合，确保学校工作的顺利进行，实现档案信息资源的整合。由于档案馆的服务职能较强，管理职能相对较弱，档案工作委员会正可强化档案馆的管理职能，确保学校档案事业的发展。
对于办学历史短、规模较小、档案数量少的高校，更应从长远考虑，树立大档案观念，建议将档案机构设置为学校的直属机构，在校领导的直接领导下，加快档案工作建设与发展的步伐，为学校的中心工作和长远发展服务。
3、3 确保档案工作纳入学校的总体规划。学校档案是随着学校的发展而建立起来的，档案工作是学校的基础性工作。只有将档案工作纳入学校的总体发展规划中，加强人、财、物等资源的配置，实行大档案管理，才能满足学校长远目标的需要。因此，应制定学校档案工作五年规划，作为学校五年规划的分规划，学校档案工作委员会应对规划的执行情况进行中期检查，以保证学校总目标的实现。
3、4 合理设置机构和采取科学有效的管理方式。好的管理模式应具有极强的适应性，因此，研究高校大档案管理模式，除了研究它的体制、机构设置、职责权限外，还需加强档案部门内部管理方式的研究，以减少由于体制等原因给档案工作带来的影响。
按照专业设置机构的“条”管理方式，适合于档案数量相对较少的高校，优势是由于只负责一类档案，档案人员对该类档案业务熟练，程序清楚。缺点是一旦该岗档案人员离岗，其他人不能立即适应该类管理。按照职能设置机构的“块”管理方式，适合于档案数量较大的学校，其优势是科室内人员对本科室的工作均熟悉，一旦该岗档案人员离岗，不会受到很大的影响。但随着档案数量的增加，应相应改变管理方式以适应发展的需要。至于在档案机构内设人事档案室的管理方式，其优点在于：档案部门属于专业技术岗，人员稳定，业务能力强，并具有良好的保管条件，同时档案部门具有档案编研的职责，有利于人事档案的编研、开发与利用，更能体现以人为本的档案工作思想。缺点是：人事档案纳入高校档案部门管理后，工作量成倍增加，部分学校人员编制没有随之增加，或增加得很少，造成档案机构超负荷运转，苦不堪言。笔者认为，若将人事档案移交档案机构，必须相应增加专业人员。
3、5 强化管理职能与完善服务职能
3、5、1 强化管理职能。建立健全档案管理制度，保证全校档案工作的正常进行；加强对全校档案管理员的业务培训和收集工作的前端控制，确保档案实体的安全与完整；利用档案开办展览，举办档案法律、业务知识竞赛，与院系、团委等有关部门加强联系，使档案部门成为学生的实习基地和了解学校历史的爱国、爱校教育基地。不断提高全校师生员工的档案意识，使档案工作真正深入到每一名教职工、学生的头脑，真正形成一项全校性、全员性的工作。
3、5、2 完善服务职能。在保管好、用好档案的同时，利用信息技术，加强对档案资源的整合以及二次开发利用，确保档案信息安全和实体安全并有效提供利用；利用方便、快捷的信息技术，将档案的提供利用服务上升到为编研服务，为教学、管理、科研以及校园文化、校史文化建设服务。
﹡本文系“中华女子学院2011年校级课题”（项目编号：KG11-03013）
参考文献：
[1]牟阳春、学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展[N]、中国教育报，2008-9-26（2）、
[2]韩秋黎、学校档案管理理论与实务[M]、上海：上海交通大学出版社，2010、
关键词：办公室；档案文书；管理工作；提升策略
一、办公室档案文书管理工作特点分析
（一）工作重点在于资料的收集与保存
档案是对历史资料数据的真实记载，给使用者借鉴与引用历史资料提供了便利。此外，办公室档案文书管理主要是采用实质或纸质等载体来记载所发生的事、物、过程，以及管理有关书报、文件资料等。其具有安全性与完整性的特点，在实际管理过程中其主要手段是将档案一一分类归入档案室，而其管理的重点在于对资料的收集、保存、管理、编目编册、借阅。
（二）档案文书应用于文书工作，也形成于文书工作
文书管理工作内容主要在于收集、登记、运转、承办、催办文件等，后期工作在于对文件进行整理、立卷以及归档。由此可见，档案形成于文书工作，并以此为基础来收集、统计、整理、鉴定、存储、保管、检索文件。所以可以看出档案的工作质量在很大程度受档案文书质量的影响。
（三）办公室档案文书种类多样
办公室档案文书能够将该单位的工作情况真实、全面的记载下来，包括了会计档案、科技档案、行政档案以及特殊档案等内容，因此其内容多样，具有多样性的特点。不仅如此，还包括了该单位和上级有关单位下发的各类“红头文件”以及与单位有关的电子档案、照片、责任书、协议以及各类合同等。
二、提升办公室档案文书管理工作的策略
（一）建立起规范的办公室档案文书管理制度
对任何一项工作来说规范的制度是确保其有效开展的重要举措，办公室档案文书管理工作同样如此。目前不少企业或单位在办公室档案文书管理中常常将其它们分成两块（档案与文书），并由两个不同部门负责。但从实践来看，这种办公室档案文书管理模式存在一个很大的弊端，那就是档案管理部门在文件前期管理中无法参与进去，这样一来会影响到办公室文书地有效管理及其使用。对此在办公室档案文书管理规范制度建立上，首先我们需要将文件前期管理职责并到档案部门工作中去，这样一来有助于文件管理得以形成从出来、归档以及查阅使用全过程的统一化管理。其次在办公室档案文书管理其他制度建立上，各企业或单位务必要在充分结合自身工作内容实际、档案文书使用情况以及管理要求等分别就收集、整理、归档以及查阅等多个环节制定出针对性的制度。比如在办公室档案文书收集制度建立上，我们除了要限定好收集时间长短外，收集标准以及根据重要性或优先度进行分析都应当在制定中予以充分明确。
（二）重视收集档案文书工作
在办公室档案文书管理工作中一项最为基础，同时也是最重要的工作就是资料的收集。只有对收集档案文书工作予以重视并加以规范，方可以获得良好的管理效果。具体可从如下几方面着手：第一，对档案文书范文进行规范，合理收集、分类与保管档案文书。并且还需确保所收集文化档案具有规范的格式，且字迹清晰，在整理、分类与保管档案文书时必须要严格按照档案文书类目来进行。第二，对收文、行文程序进行规范。应当要统一管理与保管办公室档案文书，所以要统一规范各类文化的文件选用、编号、主题词、正文以及附件，且切实根据相关规定予以落实，为整理与使用档案文书提供便利。第三，目录编号。建立合理的检索，且有效运用计算机信息技术，建立计算机检索体。同时还应大力引进各类管理软件，实现并完善办公室档案文书管理的自动化。
（三）增加办公室档案文书管理工作投入
k公室档案文书管理工作地高效开展离不了诸如专业软件、计算机设备以及存储场地等软硬件设施，因而这就要求各企业或单位应当适当增加此方面的投入。首先要加强领导对于办公室档案文书管理的认识及重视，这样一来才可以使得此方面的投入增加得以保障。其次，各企业或单位要根据自己办公经费情况以及档案文书管理工作高效开展的需要列出基于经济能力范围内所能采购的录入设备、管理软件等软硬件设施，之后进行购买安装调试。这样一来通过基于办公经费承受范围内适当增加办公室档案文书管理工作投入为其高效地开展打下坚实的基础。
（四）对档案文书管理模式进行创新
部分档案文书管理人员传统观念较强，没有和时展相同步，其往往是被动收集档案，在实际工作开展过程中常常都是等待、整理，有些部门不能将资料档案准时送至相关部门，在一定程度上造成资源流失。在新时展背景下，应当要对档案文书管理模式进行积极创新，将以往的被动方式转变为主动，主动对档案资料进行收集，且在领导的引导下增进和其他部门的交流与联系，定期整理与分类档案资料，并对其历史性与连续性进行了解与掌握，防止出现资源失真与收集不完整的情况。不仅如此，档案文书管理工作是一项发展性工作，在事件不断发展过程中其也会出现相应变化。因此，企业领导可合理增加人力与资金的投入，建立起去企业需求相符的管理系统，以切实防止由于人为因素而引起的疏漏，进而保证能够充分发挥出档案资源的价值，为服务中心各项业务的有序开展奠定坚实的基础。
（五）提升办公室档案文书管理人员专业技能以及综合素质
办公室档案文书管理人员作为此项工作实施的主体，他们的专业技能以及综合素质高低会对此项工作开展的效率性以及质量等有着很大的影响，为此各企业或单位应当从以下两个方面做好其专业技能及综合素质地提升。首先，各企业或单位管理者要根据各办公室档案文书管理工作人员所负责的内容以及此项工作的要求分别制定出包括职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法以及技术培训等计划，之后定期组织他们开展教育培训。与此同时，为了确保所制定的教育培训计划能够切实地提升办公室档案文书管理人员专业技能，笔者建议各企业或单位应当建立起与绩效相挂钩的成绩考核机制，如此一来在激发他们学习积极主动性情况下确保其专业技能得以提升。其次，由于办公室档案文书牵涉到企业或单位的机密信息，因而这就要求工作人员必须要有良好的良好道德素质以及保密意识。为此，各企业或单位在教育培训中应当增加诸如《档案法》等方面的法律法规宣传教育，这样一来为提升办公室档案文书管理人员良好道德素质及保密意识奠定基础。
参考文献：
[1]姚晓民、谈如何提升办公室档案文书管理工作[J]、企业文化旬刊，2016（3）、
关键词 广西 民办 高校 文书档案
我国“档案”的历史可以追溯到公元前的殷商时期，距今已有三千多年，国之精华，国之荟萃，国之痕迹都体现在了档案里面。自古以来我国就非常重视文书档案的保管，使中华民族数千年的历史得以延绵不断的记载。而民办高校的文书档案是学校发展的原始记录，是学校成长中的种种记载，也要受到重视和集中统一管理。
民办高校大都是自筹资金办学，没有公办学校强大的政府财政补贴做后盾，所以在广西，很多民办高校对档案工作都不重视，出现了责任不明确，档案管理制度不健全，档案基础设施不达标，档案工作人员素质不高等现象，造成了各种珍贵文书档案散落于各科室，甚至掌握在部分教职员工个人手中。2016年，中共南宁市委员会办公厅、南宁市人民政府办公厅于2016年1月25日印发了《南宁市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（南办发（（2016）号）。《实施意见》是南宁市首次以市委、市政府两办文件联合印发的加强档案工作的重要指导性文件是市委、市政府高度重视档案及档案工作的具体体现。政府的硬性条件使得广西民办高校的档案工作得到了高度重视，2016年，广西民办高校的档案事业迈出了艰难的第一步，不久的将来，将会是一派兴兴向荣的景象。
1民办高校文书档案管理的内容
（1）高校文书档案记录著高校发展的各种信息，反映学校主要职能活动和基本历史面貌，主要包括学校的教学管理、科研、社会服务、改革创新、重大会议、重要举措、下发文件等多方面内容，对学校教学、科研、管理、社会发展、历史研究等具有利用价值的文件材料；（2）学校在各项活动中形成的对维护国家、学校和教职工权益具有凭证价值的文件材料；（3）学校需要贯彻执行的上级机关、主管部门下发的指示、规定、办法、批复等；同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；（4）其他对学校工作具有查考价值的文件材料。
2广西民办高校文书档案管理存在的问题
（1）对档案工作不够重视。很多民办高校的主要领导对文书档案的地位、作用及其重要性认识不足，领导干部主要注重教学的管理和学生的管理，对于学校的档案管理工作无暇顾及。对文书档案管理重视、支持不够，档案工作没有列入年度工作计划，未成立档案工作领导小组；同时分管校领导对档案工作日常检查督促少，没有认真解决档案工作中存在的困难和问题；对档案法律法规的学习宣传重视不够。
（2）没有严格依法管理文书档案。广西很多民办都没有按法律要求集中统一保管学校的文书档案，档案仍散存在有关科室或经办人手中；档案安全意识淡薄，全年未开展档案保管安全检查工作；未做到整理、阅览、库房三分开，有的甚至在档案室中堆放杂物；部分民办高校档案管理制度没有健全，有的制度没有上墙。
（3）文件内容多而杂，分类管理难度大。由于归档文书涉及教学管理、科学研究、党建、后勤、财务等多个方面，还包括上级和学校内部印发的各类红头文件、会议纪要、协议等重要文件，资料的形式（如：照片、光盘、硬盘、网盘）越来越多元化，对于各种各样的文件，不能够做到详细分类，仅仅做了一些大致分类，在查找某个文件时，需要把整个相关大类的文件翻一遍，浪费了大量的工作时间。
（4）档案室不符合规范。广西民办高校档案室设施设备普遍比较简陋，如没有配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等档案管理必需的设施设备；温湿度无法达到规定要求，档案的安全保管和保护存在严重隐患。
（5）档案工作机制落实不到位。主要体现在民办高校对档案工作认识不到位，没有按要求建立健全档案领导机构及档案管理网络，监督和指导力度不够，造成学校档案工作滞后；档案人员和档案实体交接时未能履行好交接手续，造成档案积压，管理混乱，直接影响了学校档案工作的开展。
（6）档案队伍稳定性和综合素质不够。广西很多民办高校文书档案工作人员身兼数职、变动频繁，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性；甚至有些学校根本就没有专业的文书档案管理人才，再加上档案传阅制度的不健全，一些重要的文书档案在借阅后不能如期归还，导致文书档案流散在个人的手里，甚至出现丢失现象。
部分民办高校文书档案工作人员培训不足、业务不精，工作主动性不强，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交等情况时有发生；个别档案工作人员责任心不强，存在随意应付了事思想。不督促借阅人填写文书借阅登记表，时间一长，文书档案就容易遗失。就会造成档案室的文书档案资料不齐全。
3提升广西民办高校文书档案管理水平的建议
（1）学校领导要重视文书档案工作。主要领导和分管档案工作的领导要充分认识文书档案工作的重要性，切实重视、支持和关心档案工作，把档案工作纳入学校年度工作计划和目标考核，建立健全学校档案管理制度，完善人员选配、设施设备配备、资金保障，确保档案工作正常开展，完善档案管理网络；同时，民办学校要加大对《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》以及《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）的学习和宣传力度，可以通过学校微平台推送专题、开展主题学习会、印发宣传资料、宣传海报以及播放相关视频等形式，深入开展档案法律法规的学习和宣传，切实增强学校教职工特别是领导干部依法治档、依法管档意识，提高执行档案法律法规的自觉性，提升民办学校档案管理的法制化、制度化、规范化水平。
（2）加大投入，保管条件不断改善。广西民办高校要加大资金投入，成立综合档案室，对学校的文书档案实行统一管理；设立独立的档案库房，实现库房、查阅和整理室“三分开”；库房设施配备齐全，管理规范，档案整理用具符合国家标准要求，保证档案集中统一安全保管，为档案工作创造良好的环境。
（3）加强档案管理网络信息化建设。随着科技化、现代化、自动化、信息化的到来，高校应当做好电子文件的归档与接收、存储与备份工作。如文本文件、图像文件、音视频文件等采用数据库存储目录存储、光盘存储等。可以建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份，保证档案管理的完整性。
借助于校园管理平台搭建一个档案信息管理系统，对各级访问权限进行权限设置，不仅可以实现档案管理网络信息化，还可以提高文件归档和查阅的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文书管理系统，可以更好地解决归类难的问题。
（4）加强档案工作队伍建设。民办高校要加强文书档案工作人员的选配和稳定性，确保专（兼）职档案管理人员必要的工作时间和工作条件；注重培养文书档案管理人员的职业道德修养，因为文书档案有部分文件属于机密文件，必须确保文件的机密性，要守得住纪律。又要确保文书档案管理的准确性、时效性、应用性。
完善档案工作组织架构，成立档案工作领导小组，加强学校档案工作的业务监督和指导；并积极组织专兼职档案工作人员参加档案业务知识培训，丰富文书档案管理人员的专业知识。到区内外同类高校参观学习，借鉴先进科学规范的管理方法，座谈研讨适合符合现代化档案管理要求的档案管理模式，同时可邀请专业人员来校开展档案工作管理培训，提高学校档案工作队伍的业务素质和工作能力，确保档案工作有序开展。
（5）切实开展整改提升工作。广西民办高校要认真履行文书档案管理的各项职责，针对年检中存在的问题，要认真组织档案管理人员进行全面自查，查缺补漏，整改提升，尤其是学校领导要高度重视，制定整改方案，强化工作措施。
（6）建立完善的档案收集与管理制度。为了保证档案的整体质量，根据档案的保存价值与意义进行分类，明确文书档案收集的范围、时间及保管期限，严格按照公文的行文标准，进行装订、收集存档。
>> 试述档案行政权力清单的分类 论档案行政权力清单的编制 试述档案行政权力清单与档案行政责任清单 论档案行政权力清单的行政法属性 试述依法行政与档案行政权力清单的关系 论建立和推行档案行政权力清单制度 行政权力清单的“河北实验” 湖北省省级行政权力清理的作用与局限分析 试论档案行政权力清单对档案行政不作为行为的制约 基于档案行政权力清单制度建设的普法与法制宣传教育 如何制约行政权力 行政权力如何受限 教育部：建立教育行政权力清单和责任清单制度 推行行政权力清单和责任清单制度研究 今年第一批削减37项省级行政权力事项 莒南县积极开展推行行政权力清单制度工作 莘县部署推行行政权力清单制度工作 以创新理念推进行政权力清单制度落实 聊城市扎实推行行政权力清单制度 山东省部署推行行政权力清单制度工作采访实录 常见问题解答 当前所在位置：l）。其中省档案局涉及行政许可3项、行政处罚4项、行政强制4项、行政确认2项、行政奖励2项、其他行政权力7项共6种22项。
按法律法规规章依据来说，共涉及10部：《档案法》、《档案法实施办法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》、《科学技术档案工作条例》、《重大建设项目档案验收办法》、《浙江省档案登记备份管理办法》、《行政处罚法》、《条例》、《行政复议法》。
1、2 山东省。山东省省级部门保留的4236项权力全部被公布在山东省人民政府网上（）。其中省档案局涉及行政规划1项、其他行政权力11项共2种12项。未列出法律法规规章依据。
1、4 广东省。《广东省行政审批事项通用目录》是我国首张涵盖省、市、县三级全部行政审批事项一单式“纵向权力清单”。在省政府网站（）。其中省档案局涉及行政许可3项、非行政许可审批2项、行政处罚1项、行政检查2项、行政指导10项、其他68项，共6种86项。
按法律法规规章依据来说，共涉及43部：《档案法》、《档案法实施办法》、《政府信息公开条例》、《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉》、《社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法》、《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《机关档案工作条例》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《关于建立中小学档案教育社会实践基地开展档案教育的通知》、《重大建设项目档案验收办法》、《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《全国中小学档案教育社会实践基地建设管理暂行办法》、《国家档案局数字档案馆建设指南》、《国家档案局数字档案室建设指南》、《国家档案局办公室关于印发全国数字档案馆（室）建设推进会文件的通知》、《广东省档案条例》、《印发广东省档案局（馆）机构编制方案的通知》、《关于拍摄、收集中央领导同志在粤活动和省委、省政府重要声像资料的复函》、《广东省市县档案馆建设补助专项资金管理办法》、《广东省档案馆收集档案范围实施细则》、《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》、《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》、《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》、《广东省档案中介机构备案登记管理办法》、《广东省名人档案管理办法》、《广东省市（地）、县级国家档案馆目标管理考核标准》、《关于全省国家综合档案馆实行年度评估的意见》、《关于继续推进全省国家综合档案馆年度评估工作的通知》、《关于在我省开展创建示范档案馆的意见》、《省档案局、省民政厅、省农业厅关于转发〈社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法〉的通知》、《广东省省直单位档案工作年度评估办法》、《广东省省直档案工作示范单位创建办法》、《广东省企业档案工作规范测评办法》、《广东省高等学校档案工作水平评定办法》、《关于全省建设项目档案工作巡查情况的报告》、《广东省机关档案综合管理达标升级办法》、《广东省市、县级国家档案馆建筑设计方案审核办法》、广东省档案局《关于转发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》。
1、5 湖南省。湖南省省级部门保留的3700项权力全部被公布在湖南省人民政府网上（）。省档案局（省地方志办、省档案馆）涉及行政许可2项、非行政许可1项、行政处罚5项、行政服务24项，共4种32项。
按法律法规规章依据来说，涉及档案方面的共22部：《档案法》、《档案法实施办法》、《贵州省档案条例》、省政府《关于省直机关继续实施的行政许可事项的决定》、省政府办公厅《关于调整省直机关继续实施的非行政许可审批项目目录的通知》、《贵州省档案局（贵州省地方志编纂委员会办公室、省档案馆）主要职责内设机构和人员编制方案》、《贵州省档案专业中、高级职务任职资格申报评审条件（试行）》、《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》、《贵州省国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《贵州省重点建设项目档案管理登记实施意见》、《重大建设项目档案验收办法》、《贵州省〈重大建设项目档案验收办法〉实施细则》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》、《贵州省企事业单位档案管理评估办法》、《电子文件管理暂行办法》、《贵州省各级国家综合档案馆档案收集办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》、《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆开放档案办法》。
涉及地方志方面的共2部：《地方志工作条例》、《贵州省地方志工作规定》。
2 9个省份省级档案行政权力清单的特征及成因分析
2、1 9个省份省级档案行政权力清单的特征
2、1、1 同级权数不同。上述已经公布权力清单的9个省份省级档案行政管理机构，虽然层级相同，但列出的权力数却十分悬殊。广东省最多，共有86项;福建省最少，只有5项。数量相差17倍多。9个省份省级档案行政权力数量统计，见表1。
2、1、2 权力类型不同。除了权力数量有差异外，权力类型也不相同。上述已经公布权力清单的9个省份省级档案行政管理机构，虽然同样担负管理档案事务的职能，但列出的权力类型和类型数量并不一样。
从类型上看：9个省份省级档案行政管理机构共涉及行政许可、非行政许可、行政处罚、行政监督、行政确认、行政奖励、行政强制、行政检查、行政指导、行政服务、行政征收、行政规划、其他行政权力13种。具体分省情况如下：
广东：行政许可、非行政许可审批、行政处罚、行政检查、行政指导、其他
贵州：行政许可、非行政许可、行政处罚、行政服务
浙江：行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认、行政奖励、其他行政权力
河北：行政许可、非行政许可审批、行政处罚、行政强制、行政确认、行政奖励、行政监督、其他
山东：行政征收、行政处罚、行政监督、行政确认、其他行政权力
江苏：行政许可、行政处罚、行政奖励、其他
安徽：行政规划、其他行政权力
湖南：行政许可、行政确认、行政奖励、行政处罚、行政监督、其他行政权力
福建：行政处罚、行政监督检查、其他
从数量上看，最多的是河北省，有8种;最少的是安徽省，只有2种，平均5种，最大种类差为6种。9个省份省级档案行政权力类型数量统计，见表2。
2、1、3 权力依据不同。在权力依据上，从依据的层级上看，有些只列出了法律、法规、部门规章与地方法规（如福建、江苏、湖南、山东、浙江）;有些则将法律、法规、部门规章、地方法规与规范性文件一并列出（如贵州、河北、广东）;有些则没有列出（如安徽）。
从权力依据的数量上看，9个省份省级档案行政权力依据的法律、法规和规章少则几部，多则几十部，差距非常之大。具体情况见表3。
2、1、4 详略程度不同。在权力清单的详略程度上也存在不同。有些详细列出了权力类型、项目名称、权力名称、实施主体、实施依据、权力层次、承办机构（如河北、山东）;有些详细列出了权力类型、项目名称、权力名称、实施主体、实施依据、权力层次（如福建、贵州、湖南、浙江）;有的只列出了行使层级、权力类别、项目名称、实施依据（如江苏）;有的仅列出了项目名称和权力类型（如安徽）;还有的根据权力类型的不同，列出详略不同的内容（如广东）。有的附有详细的流程图，有些则没有。
2、1、5 行使层级不同。在权力的行使层级上，有些将权力分为省级保留，市、县（市、区）属地管理，共性权力，审核转报等四级（如山东、浙江、湖南）;有的划分成省级行使，属地行使二级（如江苏、福建、贵州）;有的则没有划分层级（如安徽、广东、河北）。
2、1、6 承办机构不同。在权力的具体承办机构上，有的（如河北）几乎涉及档案局的所有内设机构，有的（如山东）只涉及一两个内设机构。
此外，还有主体隶属不同、主体职权不同、公布渠道不同等特点。限于篇幅，这里不详述。
2、2 9个省份省级档案行政权力清单特征的成因分析
2、2、1 标准不一所致。“权力清单的规范不够具体是指权力清单的分类标准、格式规范、运行流程等由各地行政机关自主设计和确定，还未形成全国统一的标准。”[3]各省的权力划分标准不一，有些分为十种，有些分为九种，还有些分为七种，并且在权力名称上也不尽相同。这就导致9个省档案行政权力分类上出现差异。
2、2、2 依据差异所致。“权力依据，有的包括法律法规规章;有的则扩充到法律法规规章及省政府三定方案文件。”[4]正是这种权力依据的差异，导致依据层级与依据数量上的差异，进而影响到权力数量上的多寡悬殊。
2、2、3 对行政权力与行政行为的关系缺乏认识所致。“行政权力与行政行为相伴相随，行政行为是行政权力的载体，‘无形的’行政权力只有通过‘有形的’行政行为来体现。”[5]然而，我们一些人由于对行政权力与行政行为的关系少有了解，对档案行政管理过程中的许多行政行为熟视无睹、不以为意，完全没有意识到这些行为就是权力。
2、2、4 多时不用所致。与上述“对行政权力与行政行为的关系缺乏认识所致”不同的还有另一种情况，就是有些权力“长期不用”（比如档案鉴定、接收档案、提前或延期开放档案，等等），使我们一些人忘记了，甚至根本就没有意识到，还有这样一些权力，一些当作之为。
2、2、5 思维惯性所致。行政权力清单开始于行政审批制度的改革，但行政权力不仅仅局限于行政审批权。但我们一些人受思维惯性影响，只将行政审批和行政执法权视为行政权力，完全忽略了行政权力所包括的其他权力。
2、2、6 “清水衙门”观念所致。在档案界，我们一直认为档案部门是“清水衙门”，无职无权，从而导致在建立权力清单时，仍然认为我们没有多少权力。有媒体报道称，武汉市在制作“权力清单”时，某局为了避免监督，自称“清水衙门”，一项权力也没有。纪委分管领导得知后，直接找到该局局长，当面质问：如属实，是否可依法撤销这一部门？局长这才认真对待。后来，这个“清水衙门”清理出了十几项权力。[6]这一案例对我们颇有启发，值得思考。
2、2、7 机构混编所致。地方档案行政管理机构“局馆合一”、“局馆分立”、“档案局（史志办、档案馆）混编”（如贵州），造成职能上有所不同，自然也会影响到行政权力多少。
2、2、8 研究与实践脱节所致。权力清单制度已经出现多年，成为近几年理论与实践“双热”的内容，但档案界对此的研究非常冷清。截至2015年8月29日，只有《中国档案报》2015年发表了2篇相关报道（《广东9项档案行政审批事项列入“纵向权力清单”》、《烟台：公布30项档案行政权力清单》），相关理论研究和实践总结文章极其稀少，理论和业务研究与实践脱节严重。
3 建立档案行政权力清单的路径与方向
3、1 确立统一划分档案行政权力的分类标准。对档案行政权力应该进行类型化的科学管理，使用统一的分类标准划分档案行政权力的类型，避免不同地方的档案行政管理机构中同一性质的权力类型出现不一致的混淆状态。要根据统一的标准将性质相同的档案行政权力归为一类，并以法律法规的形式固定为类型化的档案行政权力，在法律法规上设置各种类型档案行政权力运行的要件，要求档案行政权力运行时必须符合这些法律法规要件，以此保障档案依法行政的实现。
3、2 构筑档案行政权力清单制度的程序保障体系。在档案行政权力清单中权力行使的具体程序上，应通过档案行政权力清单信息的公开和分类索引，将档案行政权力行使的程序、所需的手续及时限等预先详细公布，明确档案行政权力清单信息查询的具体程序，任何部门不得再任意设立程序、任何额外的手续和索取额外费用，更不得逾越时限行使档案行政权力，以程序法定化的方式从实质上保障档案行政相对人的权利。
3、3 建立档案行政权力清单制度的责任约束机制。档案行政权力清单中的权力运行的刚性约束在于责任制度的建立。我们在公开档案行政权力清单的同时，要有针对性地通过立法确立责任清单，规定档案行政职权的不履行、不适当履行、不全面履行的责任情形、承担责任的主体以及追究责任的程序等。通过建立档案行政问责机制和责任倒查机制，实现对档案行政权力的责任约束。
3、4 确保档案行政权力清单制度监督机制的有效落实。要对档案行政权力清单制度进行有效监督，就要建立档案行政权力清单中权力运行的动态监督机制，除了内部监督之外还应注重外部监督的作用，在外部监督中除了党的监督、人大监督、司法监督外，还应注重公民监督的作用。
* 本文为2013年度国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段成果。
参考文献：
[1]刘良军、准确把握“权力清单”的内涵与外延[J]、领导科学论坛，2014（12）：5～6、
[2]陈向芳，邓薇、行政权力清单制度评析及完善――以制度价值为研究视角[J]、广东行政学院学报，2015（3）：9～15、
[3]陈伟，杨超、 权力清单制度建设中的主要问题及消解路径[J]、南方论刊，2015（7）：35～37、
[4][5]罗亚苍、权力清单制度的理论与实践――张力、本质、局限及其克服[J]、中国行政管理，2015（6）：29～33，45、
《通知》首先转达了王刚同志的重要批示。今年7月13日，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对《国家档案局关于＜电子公文归档管理暂行办法＞的请示》作了重要批示。王刚同志在批示中指出："电子公文的归档与管理、档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。在当前信息技术手段层出不穷和机读数据大量出现的形势下，制定这一办法，对电子公文的归档管理进行相应规范很有必要，这对于促进全国的办公自动化和档案信息化工作具有指导意义。请国家档案局认真组织该办法的实施，在国家电子政务建设的总体框架下，认真研究新情况，加强分类指导。特别要针对电子公文的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。"王刚同志的重要批示对我们做好电子公文归档管理工作具有重要指导意义。《通知》要求全国各级档案部门要认真学习领会批示精神，认真贯彻执行《电子公文归档管理暂行办法》的各项规定，督促检查电子公文形成机关切实做好电子公文归档管理工作。
一、要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与贯彻《全国档案信息化建设实施纲要》结合起来。为适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，2002年国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》，对"十五"期间的档案信息化建设进行了总体规划。在《全国档案信息化建设实施纲要》中，明确提出要在档案信息资源建设中加强电子公文归档管理工作，各级档案部门要把实施《电子公文归档管理暂行办法》，作为落实《全国档案信息化建设实施纲要》的一项重要内容，以加强电子公文归档管理工作为突破口，加快推进全国档案信息化建设。
二、要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与全面提高档案工作水平结合起来。包括电子公文归档管理工作在内的档案信息化建设，需要以档案工作的标准化、档案基础业务建设、档案法制建设等为基础，而档案信息化建设又为档案事业的全面发展提供了必不可少的条件。各级档案部门要以实施《电子公文归档管理暂行办法》为契机，注重档案工作各项业务的相互结合和促进，正确认识和把握关系档案事业发展全局的一系列问题，以加强电子公文归档管理工作带动档案信息化建设，以档案信息化带动档案管理现代化建设，进而带动档案工作整体水平的提高。
四川省食品药品监督管理局
四川省档案局关于印发《四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)》的通知
川食药监发〔2017 〕35 号
各市(州)食品药品监督管理局、档案局：
为进一步规范全省食品药品安全监管业务档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国药品管理法》等相关规定，结合食品药品安全监管业务档案管理实际，省食品药品监督管理局、省档案局制定了《四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)》，现印发你们，请认真遵照执行。
四川省食品药品监督管理局 四川省档案局
2017年3月23日
四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为进一步规范全省食品药品安全监管业务档案管理工作，维护食品药品安全监管业务档案真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥食品药品安全监管业务档案对食品药品安全工作的规范、引导、督促作用，根据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国药品管理法》《中华人民共和国档案法》等有关法律法规的规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的食品药品安全监管业务档案，是指四川省各级食品药品监督机构在履行食品药品安全监管职能(包括行政许可、注册审批、质量检测、日常监督检查、违法行为查处等)过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。
第三条 食品药品安全监管业务档案是记录食品药品安全工作的重要载体，贯穿食品药品研发生产、经营和监管工作全过程，是国家档案资源的重要组成部分。
第四条 本办法适用于四川省、市(州)、县(区、市)各级食品药品监督管理机构对食品药品安全监管业务档案的管理。
第二章 管理体制、机构及其职责
第五条 食品药品安全监管业务档案工作实行统一领导、分级管理原则，为维护食品药品安全监管业务档案的完整、准确、系统、安全和有效利用提供保障。
第六条 各级食品药品监督管理机构负责本行政区域内食品药品安全监管业务档案的统一管理，接受上级食品药品监督管理部门、同级档案行政管理部门的业务监督和指导。
第七条 各级食品药品监督管理部门应当加强对食品药品安全监管业务档案的规范化管理工作，将其纳入本单位领导议事日程，落实分管领导，定期研究和及时解决档案工作中的实际问题，在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证，确保档案管理工作需要。
第八条 各级食品药品监督管理机构应设立综合档案室，作为本单位档案管理工作的职能机构;建立健全档案工作制度和标准;配备必要的设施设备;配备相对稳定的专兼职档案管理人员，具体负责档案工作的监督指导，负责食品药品安全监管业务档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第九条 各级档案行政管理部门应依法履行对食品药品安全监管业务档案工作的监督指导职能，确保应归档的文件材料收集齐全、整理规范、保管安全、利用便捷。
第三章 档案归档与整理
第十条 各级食品药品监管部门应按照谁监管、谁建档 的原则，将在履行食品药品安全监管职能过程中形成的，具有保存价值的各种门类、载体的文件材料，进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、准确、系统。
各业务经办部门和人员均应按照规定，将有关业务档案收集齐全、规范整理后移交本单位综合档案室集中统一管理，任何单位、部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十一条 食品药品监管部门形成的食品药品安全监管业务档案包括：
(1)行政许可文件材料;
(2)审评检查文件材料;
(3)监督检查文件材料;
(4)违法行为查处文件材料;
(5)其他材料。具体归档范围见《四川省食品药品安全监管文件材料归档范围与档案保管期限表》(附件1)。
第十二条 归档的食品药品安全监管文件材料应为原件，并做到格式规范、字迹工整、图文清晰、材料齐全、手续完备。载体材料和书写材料应当符合耐久性要求和有关技术标准。
第十三条 食品药品监管部门形成的食品药品安全监管业务档案归入专业档案，档案分类应按照业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则进行分类整理。
食品药品安全监管业务档案应按卷整理，执行《文书档案案卷格式》(GB/T 97052008 )标准，采用软卷皮装订并装盒或硬卷皮装订的方式。业务档案软卷皮封面(附录1)、卷内文件目录(附录2)、卷盒脊背(附录3)、硬卷皮封面(附录4)、硬卷皮脊背(附录5)、备考表(附录6)应使用统一式样，采用计算机打印或使用钢笔(碳素、蓝黑墨水)、签字笔或毛笔书写，字迹应工整、清晰。
使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列顺序排列：软卷皮封面卷内文件目录文件材料备考表封底，按案卷号依序排列装入档案盒保存。
使用硬卷皮组卷，其案卷各部分的排列顺序为：案卷封面 卷内文件目录文件材料备考表封底。
食品药品安全监管业务档案中涉及非专业性、成套性材料可纳入文书档案进行管理。
第十四条 食品药品安全监管业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为30 年、10年。各种食品药品安全监管业务档案的具体保管期限按照《四川省食品药品安全监管文件材料归档范围与档案保管期限表》执行。整理完成的案卷质量应符合《文书档案案卷格式》的相关要求。
食品药品安全监管业务档案的保管期限，自形成之日的次年1 月1 日开始计算。
第十五条 食品药品安全监管工作中形成的电子文件是食品药品安全监管业务档案的重要组成部分。各级食品药品监管部门应切实加强对食品药品安全监管电子文件的管理，并按要求做好收集归档工作。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002 )等相关要求。
第十六条 各级食品药品监管部门应加强档案管理现代化建设，把数字档案室建设纳入本单位信息化建设统一规划，同步实施。
第四章 档案保管与利用
第十七条 食品药品安全监管业务档案应当由各单位综合档案室集中统一管理。各业务处(科、股)室应当在每年6 月底前将上一年度形成的业务档案按要求规范整理后，移交综合档案室统一保管。移交时交接双方应当按照移交清册对档案进行清点、核对，并对需要说明的事项编写归档说明。移交清册一式两份，双方责任人签字后各保留一份。
第十八条 各级食品药品监管部门应配备档案专用库房、档案查阅室和档案工作人员办公室。档案库房应符合档案管理基本要求，具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等功能，配备空调机、除湿机等符合档案保管保护要求的设施设备。
第十九条 各级食品药品监管部门应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点，并作好相应记录。
第二十条 各级食品药品监管部门应对食品药品安全监管业务档案的利用权限做出明确规定，建立档案借出、查阅登记簿，健全借阅登记、审批手续，做好利用效果反馈情况记录。
第二十一条 查阅食品药品安全监管业务档案时须填写利用审批表，办理查阅手续。
食品药品安全监管业务档案原件一般不得借出档案室，办案、审计等特殊情况须经严格审批同意、办理登记手续后方可借出，并须在3 个工作日内归还。确需延期借阅的，须办理续借手续。
第二十二条 档案利用者对所借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得遗失、污损，严禁涂改、抽换、圈划、批注、污染和损毁档案，严禁转借或将档案擅自带出单位。法律法规规定不宜公开的食品药品安全监管档案的查阅利用，应按照有关规定办理。
第五章 档案移交、鉴定与销毁
第二十三条 纳入同级国家综合档案馆收集范围的食品药品安全监管业务档案应按有关规定定期进行移交。
第二十四条 对已超过保管期限的档案，各级食品药品监督管理部门应当定期进行鉴定。
鉴定工作应当由分管档案工作的领导、档案管理人员及有关业务部门人员组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，提出鉴定意见，对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期已满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，按照相关规定和程序办理。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。
销毁档案时，应当派两人以上监督销毁档案。监销人、销毁经办人应在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第二十五条 食品药品安全监管业务档案管理人员调离工作岗位时，应清点档案，并办理交接手续。
第六章 考核与奖惩
第二十六条 各级食品药品监督管理部门应按相关规定，对在业务档案管理工作中成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。
第二十七条 对于违反档案法律法规及有关规定，发生损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造食品药品安全监管业务档案等行为的，由相关主管部门依据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定对相关责任人进行处理。
第七章 附则