普遍存在着地位不合法的问题由于我国的档案工作特别是新中国的档案工作是从机关档案室的工作开始起步并逐步发展起来的，在当时计划经济体制政事不分政企不分的大环境下，单位内设档案机构的地位是否合法并不直接影响其职能的发挥，单位内设档案机构为我国档案事业的发展作出了不可磨灭的贡献。因此，在档案界，长期以来都是将单位内设档案机构（档案处、科、室、馆）作为档案工作的最基层的一级组织来看待。这一点在档案学理论、法律法规和档案工作的实际工作中都有所反映。1、1在理论上，已将单位内设档案机构作为档案组织体系的一个组成部分。“按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，根据统一领导，分级管理的原则，对国家全部档案和全国档案工作，必须设置全国规模的档案机构进行管理。各机关的档案，由机关内设立的档案室（处、科）集中管理。”[5]1、2在法律法规上，将单位内设档案机构作为依法应存在的机构明确赋予了其应履行的工作职责。如《档案法》第七条，《档案法实施办法》第九条又进一步明确其履行以下职责：“（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（四）监督、指导所属机构的档案工作。”1、3在整体档案工作的实际运行过程中，档案工作行政规章中也将单位内设档案机构作为单位内部必须建立的一个机构来要求并赋予了其相应的工作职能。如《机关档案工作条例》第六条要求“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅（室）领导”。第四条“机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（二）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（三）中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查”。《科学技术档案工作条例》第二十七条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十九条“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导”。因此，在以往的档案行政管理的过程中都将单位内设档案机构（档案处、科、室、馆）视为一个合法存在的机构来实施管理并赋予一定的行政管理职能。但在目前社会主义市场经济体制下，在依法行政、政事已分、政企已分的大环境下，来重新审视和考量单位内设档案机构，就会发现机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构除少数按国务院批准、国家档案局的《全国档案馆设置原则和布局方案》的要求已获得批准或备案的档案机构是合法存在的机构之外，因档案机构属于单位内设机构不在《组织法》、《社团登记管理条例》、《工商登记管理条例》调整的范畴。又因其多属于办公厅（室）领导下的机构，也不在单位《三定方案》的调整之列，没有明确的职能配置和机构及人员编制。所以，单位的档案机构多数都不是合法存在的机构。因此，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构普遍存在着地位不合法的问题。
2单位的内设档案机构不具备行政主体资格，没有行政管理权
在行政法律关系中，行政主体资格是指行政主体依法取得行政职权，能以自己的名义独立进行行政管理活动，并承担由此产生的法律后果的组织，包括行政机关和法律、法规授权的组织。因单位的内设档案机构多属于办公厅（室）领导下的机构，不能以自己的名义独立进行行政管理活动，它不是一个实际合法存在的机构，它要行使管理的职能，则必须依托它的上级机构办公厅（室）或所属机关，并由所属机关承担由此产生的法律后果。同时内设档案机构又不是一级社会组织，不具备法律、法规授权组织的资格，因此，单位的内设档案机构不具备行政主体资格，没有行政管理权。
3单位的内设档案机构因不具备行政相对人的资格，不是档案行政管理的对象
以往在档案系统，无论是业务指导、执法检查或其他形式的档案行政管理活动，往往直接针对的是单位档案机构，这实际上是档案行政管理工作的“错位”，是搞错了管理的对象。在行政管理的过程中，行政相对人是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人，即行政主体的行政行为影响其权益的个人或组织。而单位的内设档案机构不是一个实际合法存在的机构，因此，它不仅不具备行政主体资格，同时也不具备行政相对人的资格，不是档案行政管理的对象。档案行政管理的对象应是该单位而不是其内设的档案机构。单位内设档案机构不是档案行政管理的对象。
4区域化属地管理与条化垂直管理并存的法律依据
关键词：档案；权力清单；权力清单制度；普法；法制宣传教育
普法与法制宣传教育，在档案行政权力清单制度建设过程中，起着重要的作用，各级档案行政管理机构和档案保管机构，均应重视这一工作。并通过加强普法与法制宣传教育，来推动档案行政权力清单制度的建设与完善。
1 普法与法制宣传教育是建立档案行政权力清单制度，制定与实施档案行政权力清单的必要条件
按照职权法定原则，权力清单的制定必须于法有据，法无授权不可为。严格依照法律法规的规定，对现有行政职权进行全面梳理、清理、调整。对没有法定依据的行政职权，应予取消。这样，在档案行政权力清单制定过程中，具体从事设定档案行政权力清单工作的人员，就有一个知法、懂法、用法的问题。
档案行政权力清单制定完成后，不仅需要对外公布，同时还须档案行政管理机构和具有行政管理权的档案事业机构中的全体人员知晓，并遵照执行。这样，所有档案行政管理机构和具有行政管理权的档案事业机构中的全体人员，也有一个知法、懂法、用法的问题。
很难想象，一群不知法、不懂法的人，会知道哪些法律授予了我们权力；会清楚授予了我们什么权力；会明白这些档案行政权力的行使条件、范围、对象、程序；能梳理出合法、合规的档案行政权力清单；会正确行使这些档案行政权力。从这个意义上讲，普法与法制宣传教育是建立档案行政权力清单制度，制定与实施档案行政权力清单的必要条件。从另一个方面看，建立档案行政权力清单制度和制定档案行政权力清单的过程，也是一次难得且重要的普法与法制宣传教育良机。
2 档案行政权力清单的制定过程对普法及法制宣传教育的影响
2、1 档案行政权力清单制定的过程，是一次专业性的普法与法制宣传教育。档案行政权力清单的制定过程，首先是对档案行政权力的梳理。这些权力主要来自以《档案法》为核心的档案专业法律法规、地方档案法规、部门档案规章和各级政府制定颁布的档案规范性文件。从这个角度看，档案行政权力清单的制定过程，自然就是一次档案专业的普法与法制宣传教育活动。
事实上，宣传和普及《档案法》及其相关的档案专业法律法规，一直是档案界普法和法制宣传教育的主要内容。“一五”普法，正值《档案法》颁布实施，国家档案局召开了全国学习、宣传、贯彻《档案法》会议，交流学习和宣传《档案法》的情况。各地纷纷将《档案法》列入普法教育的内容之一。
“二五”普法期间，《档案法》仍然是各地普法教育的主要内容。例如：“1991年4月2日，云南省委发出了批转省委宣传部、省司法厅《关于在全省公民中开展法制宣传教育的第二个五年规划》的通知，在这个规划中，把《中华人民共和国档案法》作为其中的一个主要内容。”[1]
“三五”普法期间，结合《档案法》修订后重新颁布实施，各地档案部门根据国家档案局的规划，制定了本地区“三五”档案法制宣传教育规划，还有将《档案法》列入本行政区域“三五”普法规划。例如，甘肃“省档案局与省委法制宣传教育领导小组办公室、省司法厅联合发文，将《档案法》列入我省‘三五’普法宣传教育的内容”。[2]
“四五”普法期间，国家档案局在《全国档案系统“四五”法制宣传教育规划》中要求使用《档案法实施办法释解》和《档案行政执法手册》作为专业法教材。深入开展档案法制宣传教育和法制实践活动，全面推进档案行政管理部门依法行政。
“五五”普法期间，国家档案局在《全国档案系统“五五”法制宣传教育规划》中要求，深入学习宣传《档案法》和《档案法实施办法》等档案法律法规，进一步提高广大档案工作人员的法律素质和依法行政意识。
“六五”普法期间，国家档案局在《全国档案系统“六五”法制宣传教育规划》中要求，学习宣传以宪法为统帅的中国特色社会主义法律体系，学习宣传与国家档案事业发展密切相关的法律法规，学习贯彻规范政府行政行为的法律法规，深入开展档案法制宣传教育主题活动。
由此，可以看出，档案普法与档案法制宣传教育的内容，由单一的《档案法》，向《档案法》和《档案法实施办法》《档案法》法律体系，再向以宪法为统帅的中国特色社会主义法律体系、规范政府行政行为的法律法规不断拓展。但《档案法》及其与国家档案事业发展密切相关的法律法规，始终是档案普法及档案法制宣传教育的重要内容。
按说，经过近30年的《档案法》宣传教育，档案工作者应当对《档案法》及其相关法律体系有相当充分的了解和认识。但实际情况并不乐观，就不久前的一项调查显示，虽然“多数参加调查者能正确选择出全国法制宣传日。对自己基本法律知识评价较高与一般的占比相同，总比接近90%”，但“近六成受访者错将‘国际档案日’当作‘《档案法》宣传日’，回答正确者大约只有四成。清楚《档案法》是行政法的人数最多，但占比不到四成”。[3]
因此，档案行政权力清单的制定过程，应当与“普法”规划相结合，再进行一次档案专业的普法与法制宣传教育活动，毕竟大部分档案行政权力是由《档案法》及其与国家档案事业发展密切相关的法律法规所赋予的。
2、2 档案行政权力清单制定的过程，是一次综合性、系统性的普法与法制宣传教育。虽然，《档案法》及其与国家档案事业发展密切相关的法律法规赋予了档案行政权力中的绝大部分，但作为档案行政管理机构和档案行政管理人员，同样要在宪法和行政法的框架下依法行政，受宪法和行政法以及整个社会主义法律体系的规制。从这个角度看，档案行政权力清单制定的过程，不仅是一次档案专业的普法与法制宣传教育活动，还是一次综合性、系统性的普法与法制宣传教育活动。而现有档案行政权力清单中的“共性权力”就来自档案专业法律法规之外的行政法律法规的授权。
在多年的普法与档案法制宣传教育中，我们将重点放在《档案法》及其法律体系上是必要的，但从整体的普法与法制宣传教育的目标来看，显然是不完整、不全面的。早在1985年《中共中央宣传部、司法部关于向全体公民基本普及法律常识的五年规划》（“一五”普法规划）中，就将普法基本内容规定为：我国的宪法、刑法等“十法一条例”的法律常识的学习和普及。
1991年，全国“二五”普法规划的主要内容是“以宪法为核心”“以专业法为重点”的学习教育。其中专业法如：土地管理法、环境保护法、文物保护法、食品卫生法等，各部门、各系统要根据业务工作需要，有重点地学习同工作、生产相关的法律知识。
1996年，全国“三五”普法规划的主要内容是“以宣传社会主义市场经济法律知识”为重点内容。重点了解和掌握宪法、国家赔偿法、行政处罚法等以及与本职工作相关的其他法律、法规，行政执法人员要熟练掌握和运用与本职工作相关的法律、法规，提高自身法律素质，秉公执法，做到有法必依、执法必严、违法必究。
2001年，全国“四五”普法规划的主要内容：宣传与整顿规范市场经济秩序相关的法律法规，宣传与加入世界贸易组织相关的法律知识，宣传与维护社会稳定相关的法律法规，宣传社会发展迫切要求普及的各项法律法规。并要求各级领导干部带头学法用法，依法决策、依法行政、依法管理，努力实现领导方式和管理方式的转变。
2006年，全国“五五”普法规划的主要内容：宣传宪法，宣传经济社会发展的相关法律法规，宣传与群众生产生活密切相关的法律法规，宣传规范市场经济秩序的法律法规，宣传维护社会和谐稳定、促进社会公平正义的相关法律法规。
2011年，全国“六五”普法规划的主要内容：深入学习宣传中国特色社会主义法律体系和国家基本法律。深入开展社会主义法治理念教育。深入学习宣传促进经济发展的法律法规。深入学习宣传保障和改善民生的法律法规。深入学习宣传社会管理的法律法规。
由此，可以看出，全国普法与法制宣传教育的内容，由具体的某一法律、某些法律，向部门法、专业法，再向法律部门、法律体系不断拓展。这一点，在全国档案系统“四五”“五五”“六五”法制宣传教育规划中，也可以清楚地看到。
普法及法制宣传教育的内容越来越综合、越来越系统、越来越宏观。仅仅了解或熟悉一两部或者少数几部法律，只了解或熟悉与本行业、本专业、本领域相关的行业法和部门法，已经不能适应国家经济社会发展的需要，不能适应依法行政与法制社会建设的需要。因此，档案行政权力清单制定的过程，是一次难得的综合性、系统性的普法与法制宣传教育。
3 建立档案行政权力清单制度过程中开展普法与法制宣传教育的思路
3、1 全员参与。在建立档案行政权力清单制度工作中，有一种错误认识，认为制定档案行政权力清单，只是涉及一两位档案行政管理机关领导者，或者是具体承担这项工作部门的事，与己无关。事实上，由于档案行政权力清单涉及档案行政管理和档案实物管理的方方面面，进而涉及各级档案行政管理机关、具有档案行政管理权限的事业单位及其全体工作人员。而从近期的一个档案工作者“普法”及档案法制教育情况调查结果来看，虽然“无论是对基本法律知识‘几乎都不了解’的人；或搞不清，或搞错《档案法》属于哪一类法的人；无论是搞不清全国法制宣传日是哪一天的人，还是记不得《档案法》宣传日日期的人；无论是表示没有接受过普法教育的人，还是‘觉得法律没用’的人；都说明法制和档案法制宣传存在死角和盲区。从这些人的占比数来看，有大有小，似乎不是一个大问题。但如果将这一比例用在全国十几万档案工作者身上，其绝对值就是一个不小的数字”。[4]
这些人一旦在具有档案行政权力的岗位上，运用档案行政权力，就可能产生错误，给档案事业造成损失。因此，在建立档案行政权力清单制度过程中开展普法与法制宣传教育必须坚持全员参与的原则，让所有档案工作者都参与到建立档案行政权力清单制度中。在建立档案行政权力清单制度过程中“继续进行普法教育，加大普法教育的力度与持续性，直到消除法制死角与盲区，进而提高全体档案工作者的法制意识与法制能力”。[5]
3、2 系统学习。系统学习，就是在建立档案行政权力清单制度过程中开展的普法与法制宣传教育中，全面学习中国特色社会主义法律体系和国家基本法律，包括宪法相关法、民法商法、行政法、经济法、社会法、刑法、诉讼与非诉讼程序法等方面的法律。
学习促进经济和社会发展的法律法规，包括国家基本经济制度、社会主义市场经济、财税、金融、投资等方面的法律法规，农村基本经营制度、农村土地管理制度、农村金融制度、城乡经济社会发展一体化制度和农村民主管理制度等方面的法律法规，加强资源节约和管理、环境和生态保护、防灾减灾等方面的法律法规，推进科技进步、加快教育事业发展、加强自主创新能力建设、实施人才强国战略、区域协调发展和城乡规划建设管理相关法律法规。
学习保障和改善民生的法律法规，包括收入分配、社会保障、医疗卫生、社会救助等方面的法律法规，就业促进、劳动合同、劳动争议处理等方面的法律法规，土地征收征用与补偿、土地承包经营权流转、国有企业改制等方面的法律法规，安全生产、食品药品安全、抗灾救灾、公共卫生等方面的法律法规，维护妇女、未成年人、老年人、残疾人权益等方面的法律法规。
学习社会管理的法律法规，包括维护国家安全、社会稳定、促进民族团结相关法律法规，社会治安综合治理、流动人口服务和管理、突发事件应急管理相关法律法规，、投诉、调解等相关法律法规，新闻出版、广播影视、文化文艺、网络电信管理相关法律法规，刑事、民事和行政诉讼法律。
学习反腐倡廉的法律法规，包括公务员法、行政监察法、审计法和廉政准则等相关法律法规和党纪条规。
系统学习有关法律是因为档案工作涉及社会的方方面面，档案行政管理也同样涉及社会的方方面面，而这些涉及社会方方面面的法律中的有关档案方面的规定，既是档案行政权力的范围，也是档案行政权力的边界，还是档案行政管理的职责所在。同时，更是档案行政管理依法行政、合法行政、善于行政的必备法律素养。档案行政管理要真正做好依法行政，完全落实档案行政权力清单职责，按章办事，系统学习与熟知这些有关法律是必不可少的。
3、3 突出重点。面对庞大的法律体系，要求所有档案人员都进行全面深入的学习与熟知是很困难的。这就要求在建立档案行政权力清单制度过程中开展的普法与法制宣传教育中，突出重点，有所侧重。重点应当是：其一，作为公民必须遵循的宪法及其相关法律；其二，作为档案工作者必须遵循的与档案工作相关的《档案法》及其相关法律；其三，作为档案行政管理人员必须遵循并执行有关档案工作的法律与依法行政相关的行政法。还应当根据不同地区、不同层级、不同的档案工作岗位的特点，开展与之相关的普法与法制宣传教育，以增强普法及法制宣传教育的针对性。
3、4 注重实效。注重实效，就是要围绕提高全体档案工作者的法律意识和法律素质，提高档案工作的法治化管理水平，推动自觉学法、守法、用法的工作环境形成的档案普法和档案法制宣传教育目标，坚持档案法制宣传教育与档案法治实践相结合。对于建立档案行政权力清单制度的档案法治实践来说，就是用档案普法和档案法制宣传教育引导档案行政权力清单的制定与实施，加强档案普法和档案法制宣传教育，深入推进依法行政、依法治档与档案事业的依法治理。
参考文献：
[1]刘卫邦、云南把《档案法》纳入普法规划[J]、档案工作，1991（8）：28、
关键词:依法行政、档案服务机制、创新、现行文件、利用
在刚刚结束的第十届全国人民代表大会第二次会议上，总理在《政府工作报告》中谈到加强政府自身建设时指出：“全面推行依法行政。各级政府都要按照法定权限和程序行使权力、履行职责。所有政府工作人员都要学会并善于依法处理经济社会事务。”各地档案行政管理部门与各级国家档案馆，作为管理国家与地方档案事务，保管国家档案的专门机构同样应该按照法定权限和程序行使权力、履行职责。所有档案工作者都要学会并善于依法处理社会档案事务。
创新档案报务机制，更好的为政府决策服务、为机关日常工作服务、为公众服务，是档案部门当前以及今后一个日期时内的工作重点。要把好事办好，使我们的各项服务细致周到，内容与程序不但合情、合理，而且合法，就必须注意处理好依法行政与创新档案报务机制之间的关系。笔者以档案馆提供现行文件利用为例，从依法行政、依法治档的角度做一些分析，供大家参考。
自2000年4月，深圳市档案局试办了全国首家文件档案资料服务中心，向社会开放各种现行文件资料信息后，北京市昌平区、江苏省常熟市、山东省济南市、山东省青岛市、陕西省、武汉市、江西省等档案馆相继开展了现行文件利用工作。2001年10月16日，《中国档案》杂志社和国家档案局档案馆室业务指导司邀请有关方面的专家、学者就档案部门开展现行文件利用服务工作的必要性、可能性，这项工作的理论基础和法律依据以及开展这项工作后档案学理论和档案工作的方式、方法应该做哪些调整等问题进行了座谈。2002年7月25日至26日，国家档案局在北京召开了全国档案工作服务机制创新座谈会后，档案馆提供现行文件服务作为档案部门创新档案工作服务机制的重要举措，在全国档案部门迅速得以推广，在主要档案媒体上每周都有现行文件服务中心开业的报道。对此领导、公众、媒体均给予了积极的评价，并产生了良好的社会效果。但是，从依法行政、依法治档的角度看，在开展这项工作时还需要处理好一些关系，在此提出来与大家共同商讨。
1、服务内容拓展与服务主体资格的关系。
目前，档案部门提供现行文件服务有三种基本模式，一是深圳模式，既成立业务上由市、区政府档案行政管理部门管理的文件中心，依据深圳市人民代表大会通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的授权，履行“接收同级机关、事业单位处理完毕的文件；对接收的文件进行整理、鉴定和保管；向市或者区档案馆移交需长久保存的档案；向国家机关、社会组织及个人提供利用文件”等职责。二是常熟模式，既在档案馆挂牌成立“文件资料服务中心”，“档案馆”与“文件中心”两块牌子一套人马。三是昌平区模式，既在档案馆内设立现行文件阅览室，“文件中心”是“档案馆”的一个内设机构。
从提供现行文件服务的主体上看，除第一种外，后两种均是由档案馆提供现行文件服务。按照目前“局馆合一”的模式，档案馆提供现行文件服务，就是档案局提供现行文件服务。根据“职权法定”的原则，“行政机关的职权，在我国主要是指中央政府及其所属部门和地方各级政府的职权，必须由法律规定。行政机关必须在法律规定的职权范围内活动。非经法律授权，不可能具有并行使某项职权。……行政机关的法定职权，一般有两种形式，一是由行政机关组织法规定，大都以概括之语言，划定各机关的职责范围；二是由单行的实体法，规定某一具体事项由哪一行政机关管辖。”[1]
我国各级档案行政管理部门及各级档案馆的职权是由《中华人民共和国档案法》规定的。
《中华人民共和国档案法》第六条规定，“国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”
由国家档案局制定,经国务院批准实施的《中华人民共和国档案法实施办法》第七条规定，“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定,履行下列职责;(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。”第八条规定，“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定,履行下列职责:(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”
《中华人民共和国档案法》第八条规定，“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”。国家档案局1983年颁布的《档案馆工作通则》第三条规定，“档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下,集中统一地管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用,为社会主义现代化建设服务。档案馆进行下列工作：㈠接收与征集档案。㈡科学地管理档案。㈢开展档案的利用工作。㈣编辑出版档案史料。㈤参与编修史、志的工作。”《中华人民共和国档案法实施办法》第十条则规定，“中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照《档案法》第八条的规定,承担下列工作任务:(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;(二)对所保存的档案严格按照规定整理和保管;(三)采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。”
职权法定，越权无效，是依法行政的主要原则之一。“这与公民的权利不同，从法律的范围说，公民的权利是，凡法律没有禁止的，公民皆可为之。当然，此外还有道德等约束。行政机关的职权是，凡法律没有授予的，行政机关就不得为之。法律禁止的当然更不得为之。否则就是超越职权。”[2]
我们从上述现行有效档案法规对各级档案局(馆)工作任务的界定看，均没有收集与提供利用现行文件这一项。从严格依法行政、依法治档的角度看，档案局(馆)提供现行文件服务，目前还没有法律法规依据，有越权行政(事)之嫌。因此，有必要在不断拓展档案服务内容的同时，处理好服务主体资格合法化的问题。
2、接收现行文件进馆时限与现行档案法规的关系。
有一种观点认为:“档案局搞现行文件利用,这件事情怎么做？尽管从理论上讲，我们档案馆接收档案的年限是10年、20年,但是这一步我们做了,也不违犯。从严格意义上讲,我们这样做是符合法律的。我们法规中有一条,经济文化类的档案必须向社会开放。我们提供的基本上是经济、文化类档案,同老百姓密切相关的,要搞现行档案利用。”[3]
对此有几点需要澄清,(一)档案馆接收档案的年限是档案法规的规定,不是理论上的探讨。把必须遵循的法规条款,视为可以认同,也可以不认同的理论观点是不妥的;(二)《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条中规定的:经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。是指按规定时限接收进馆的档案,据此提前接收档案进馆显然是对该条款的理解出现了偏差;(三)这段话前面讲的是“搞现行文件利用”,后面讲的则是“要搞现行档案利用”,明显混淆了文件与档案的概念。
关于档案馆接收档案的时限,《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条明确规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。”
目前档案局(馆)接收现行文件的时限有两种，一种是与机关档案年度整理(立卷)归档的时间要求相一致。既“接收上年度党委、政府机关(文件形成机关)形成的、应归档保存的各种门类和载体的文件，包括纸质文件、特殊载体如照片磁盘光盘等载体的文件。”[4]另一种是按规定的报送范围“每三个月向市档案馆送交一次”。[5]前一种是事实上的接收档案进馆，与现行有效的档案法规的要求不一致。后一种如果接收的是文件有越权行政(事)之嫌，如果接收的是档案同样与现行有效的档案法规的要求不一致。因为《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定:只有“已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。”而为提供现行文件利用,提前接收档案资料进馆并不包括在内。
如果这项工作今后成为我们的日常工作，就有必要对现行法规的部分条款进行必要的修改，已适应现实工作的需要。
3、新的服务模式与法律依据的关系。
我国“宪法、法律对行政机关制定法律规范用的是“根据”原则。”[6]“对地方权力机关制定法律规范用的是“不抵触”原则。”[7]“宪法对行政机关制定规范和地方人大制定地方性法规用了“根据”和“不抵触”两个不同的词，决不是偶然的。“不抵触”是指地方性法规的规定不得与已对此问题有规定的法律、行政法规的有关规定相抵触，当然，如果法律、行政法规对此没有规定，地方性法规可以根据地方特点作出规定。因为在这种情况下不存在抵触问题。“根据”则不同。“根据”当然也意味着行政机关制定的规范不得与已对此问题有规定的法律（行政法规、地方性法规）相抵触；同时，也表明只有法律（行政法规和地方性法规）对某一问题已有规定的情况下，行政机关的规范才能据此作出规定。否则就是于法无据。对行政机关制定规范要求“根据”，就因为行政机关是权力机关的执行机关，必须根据权力机关的意志才能制定规范。在有些法律的规定比较原则的情况下，行政机关可以制定规范使之进一步具体化。这些具体化的行政法规和规章，当然不得与法律（地方性法规）相抵触。行政机关制定规范中的“不抵触”和地方权力机关制定地方性法规的“不抵触”，都说明法律优于其他法律规范。法律的效力高于其他规范，法律处于最高的效力位阶。”[8]
档案局(馆)为进行提供现行文件利用服务，收集现行文件资料进馆而的意见和通知中，大都表明是根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及各地方实施<中华人民共和国档案法>办法、档案工作有关规定；或者是根据当地党委政府的有关文件精神。但问题出在这些依据性法律法规和文件中并没有规定和要求档案局(馆)收集现行文件资料进馆并提供现行文件利用服务。从要求现行文件进馆的依据上看，存在依据法律失当或无法律依据。因此，应当尽可能避免这种问题的出现。
4、行政隶属关系与职权受权主体的关系。
行政机关行使行政权力、管理公共事务必须由法律授权并依据法律规定。法律是行政机关据以活动和人们对该活动进行评判的标准。而法律，必须是人民通过人民代表大会制定的。“我国是人民当家作主的社会主义国家，行政机关的权力来源于人民。行政机关由人民代表大会产生，对它负责，受它监督，行政机关是权力机关的执行机关。人民代表大会表述意志的最基本的途径和形式是制定法律。行政机关也就是执行法律的机关。”[9]“由于我国法律的覆盖面还远远不够，而现实又迫切需要可供遵循的规范；也由于经验不足，某些领域尚难以立即形成法律，这就需要在法律没有规定的情况下，先由行政机关制定一些规范。但这些规范的制定，必须由法律授权，尤其是涉及公民、法人或其他组织的人身权、财产权时，必须有法律授权。”[10]
目前，档案局(馆)进行提供现行文件利用服务时，一般采用两种方式从相关部门和单位收集文件资料。一是由档案局草拟关于收集本级行政区域所属机关单位现行文件资料的意见或办法，报当地人民政府同意后，由当地人民政府以通知形式发至各相关单位执行。另一种是由档案局草拟关于收集本级行政区域所属机关单位现行文件资料的意见或办法后，直接以当地党委办公室和政府办公室的名义发至各相关单位执行。这两种方式算不算是由当地党委和政府授权估且不论，从授权的主体上讲，档案局(馆)收集现行文件，提供现行文件利用服务的授权应当由权力机关通过制定法律来授权。因此，从这个意义上讲，对档案局(馆)收集现行文件，提供现行文件利用服务的授权上存在着主体不当。
5、结束语
依法行政是依法治国的重要组成部分。党的十五大强调“维护宪法和法律的尊严，坚持法律面前人人平等，任何个人，任何组织都没有超越法律的特权。一切政府机关都必须依法行政,，切实保障公民权利,，实行执法责任制和评议考核制。”[11]
党的十六大根据适应社会主义市场经济发展、社会全面进步和加入世贸组织的新形势，进一步强调“坚持有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。坚持法律面前人人平等。加强对执法活动的监督，推进依法行政，维护司法公正，提高执法水平，确保法律的严格实施。”[12]
因此，我们在依法行政，依法治档的工作实践中，“行为者必须在国家法定的权限内，以法律和有关的行政法规为准绳，做到按程序办事，杜绝任何超越法定权限、滥用法律、违反法律程序事件的出现。”[13]
当然，在我国改革开放与社会进步的过程中，长期存在着社会和市场事实在前，制度安排合法化在后的现象。上述几个问题就是档案工作在改革与发展中出现的新情况、新问题。面对上述问题即不能因为与现行法律法规有冲突，就放弃服务创新与探索。也不能因为是对政府、对人民群众有利，就置法律法规于不顾。正确的作法应该是向深圳市的同志学习，在不断创新与探索档案服务机制的同时，适时的通过立法或修改已有的法律法规，将创新与探索的积极成果合法化。
如：深圳市人民代表大会通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》就对档案局、档案馆、文件中心和档案中介机构的职权给予了明确界定。并明确规定:“市、区政府档案行政管理部门是本行政区域内档案。文件事务综合管理部门，“深圳市档案馆为全市的中心档案馆和档案信息中心，是市政府所属的档案专业机构。”“市、区政府设立的文件中心，是集中保管与提供利用同级机关。事业单位处理完毕的文件的机构”。从而保证了档案局、档案馆、文件中心和档案中介机构分别在法律法规授予的职权范围内，依法行政(事)。
再如：2003年7月25日珠海市人大审议通过了《珠海市档案条例》。这部《条例》明确规定了珠海市文件管理中心的法律地位：“珠海市文件管理中心是隶属于珠海市档案局的直属事业单位，归口珠海市档案局管理。其职责任务是负责市直机关、事业单位处理完毕的文件的接收、整理、鉴定、保管和提供利用服务。”[14]
深圳与珠海两市成立的文件管理中心，使档案局(馆)提供现行文件利用与现行法律法规上的冲突得到了解决，为档案管理体制的深层次改革，为档案资源的科学整合，为更好的服务与社会和公众提供了良好的范例。
参考文献：
1、2、6、7、8、9、10应松年、依法行政论纲、law-/lw/、2000、11、24
3孙刚、关于“十五”期间我国档案工作改革与发展若干问题的思考、浙江档案、2002；12
4艾建华、海淀区文档中心的职能及工作展望、北京档案、2002；10
5郭海缨、党和人民的需要就是档案工作的方向、中国档案报、2001、1、26第一版
11学习中共十五大文件问答编写组、学习中共十五大文件问答、北京、中共中央党校出版社，1997：29
12、全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面、北京、人民出版社，2002：33
关键词：档案管理；规范化；律师；发展
一、档案管理跟不上律师事务所规范化管理的步伐，与现代律师事务所管理不相适应是大多数县域律师事务所的通病，甚而，大、中城市部分律师事务所的档案管理也与律师事务所规范化管理不相适应。档案管理的缺失或不完善，应当引起律师界的高度重视。
档案管理，特别是业务档案管理，是提高律师办案质量、办案技能和综合素质的最基本方法之一，如果不从已办结案件中得到经验、教训和受到启发，很难想象这样的律师能成就一番得到世人公认的业绩。一个律师事务所没有规范、完善的档案管理制度，该律师事务所就不会有深厚的文化积淀，更不会有长盛不衰的发展基础和社会公认的业务成果，更无法在社会上树立知名的律师品牌和令人尊敬的整体律师形象，也无法使年青律师得到全面、系统地学习。因此，加强档案管理，特别是加强业务档案管理，应当作为律师事务所规范化管理的基础工程，应当放在每一个律师事务所的最基础工作的重要位置上。
二、很多律师事务所没有规范的或者无档案管理制度，均因建立规范的档案管理制度需要一定的基础条件。一些律师事务所租房办公，办公室仅能放下桌椅，律师事务所根本不愿出钱或出不起钱租房存放档案和雇聘专职的档案管理人员。大、中城市的部分律师事务所，特别是县域律师事务所，律师的收入不高，大多数律师的收入，都不高于同区域一般公务员的收入，这就造成律师事务所的财力积累很有限，很多律师事务所都无能力设置档案室和配置专职档案管理人员，这就造成这些律师事务所无能力或不能建立完善的档案管理制度。
大多律师事务所的留成部分，仅够律师事务所的必需支出，例如：房租、水电、审计、会员费和培训费支出等，若再增加档案管理费用，减少执业律师的个人提成部分，很多执业律师都不同意，这也是造成档案管理制度缺失的一个重要原因。在县域或中、小城市执业的律师，大多将办案多寡、收入多少放在第一位而不考虑或不愿意考虑业务档案的整理和存放积累。再者，整理档案需要一定的时间和必需的材料，部分法院的部分法官从来不将有关诉讼文书和裁判文书送达给（辩护）律师，这也造成律师整理业务档案存在一定的困难，律师拿不到裁判文书，就无法证明案件已经办结，更无法装订该案的（辩护）卷宗，这一问题的存在，也确实给律师装订业务卷宗、给律师事务所建立档案管理制度带来一定的困难，部分委托人收到裁判文书，知道裁判结果达到其目的后，就不再和被委托的律师联系；对案件的裁判结果不满意，有些委托人收到裁判文书后就不再和被委托的律师进行联系，还有的委托人甚至拒绝再和被委托的律师进行接触，这就使律师得到自己所承办案件的裁判文书很困难，大、中城市的一些律师事务所的执业律师也经常遇到这样的问题。这一现象的存在，也是导致律师无法装订办结案件卷宗，律师事务所无法建立完善的档案管理制度的重要原因。律师事务所主任不重视档案管理制度而对办结案件卷宗不管不问，该所就无法建立完善的档案管理制度，部分合伙人律师或资深律师不赞成建立档案管理制度，该律师事务所就不可能建立完善的档案管理制度。因此，律师事务所建立完善的档案管理制度与该律师事务所内部管理、运行机制密切相关。
律师事务所主任不下大力气狠抓档案管理工作，其他律师，特别是目光短浅的律师也就会乐于这种不管不问的管理模式，因为，律师的工资、福利收入不会因档案管理制度不完善而减少而又能省掉整理业务档案的时间，这确实使一些律师得到了“实惠”，所里又能少支出管理档案方面的费用，很多律师也会以此为借口而向律师事务所主任或管理层“献言献策”，这些问题的存在，都是律师事务所无法建立完善的档案管理制度的重要原因。
一些律师事务所为了应付有关机关的检查而装订一小部分业务卷宗，甚至有的省优律师事务所也只是确定每名执业律师每年应交几本卷宗；这些做法与律师事务所的规范化管理，与建立现代律师事务所档案管理制度均是格格不入的。
完善的档案管理制度，特别是完善的业务档案管理制度是律师事务所规范化管理的重要组成部分，是律师事务所发展、壮大的重要基础，没有完善的档案管理制度，律师事务所的规范化管理和规模化发展是不可想象的。从律师执业的现实情况出发，很多律师事务所的统一收案、统一收费都表现为当事人和律师协商一致后，到律师事务所办理收案登记和交纳有关费用，还有部分律师事务所基本上采用一年交几千元钱，律师事务所的公函等随便用，执业律师在办案过程中，除遇到被投诉外，很少有受到律师事务所监督的情况。如果建立完善的档案管理制度，除了接受委托后，律师应到律师事务所办理收案登记，当事人应到所交纳有关费用外，律师办结的案件卷宗还应交到律师事务所档案室，律师在办理案件过程中，就会努力收集与案件有关的各种书面材料，就会考虑到要建立档案，要交回办结案件卷宗而将应当记录的内容认真记录，还会考虑到害怕所交卷宗不合格被追究责任而会认真填写立卷要求的每项内容。这个过程的本身就是律师事务所对执业律师执业过程的管理和监督，这也是提升年青律师执业水平、业务能力的基本方法，更为年青律师学习办案技能、提高办案水平提供了平台。这样的长期积累，对于提高其办案水平和办案质量都是大有好处的，对于提高全所律师的整体素质也有极大的促进作用；长时间积累与积淀，全所律师的整体风貌会有大的改观，律所文化的积淀也会越来越深厚。
三、建立完善的档案管理制度，律师事务所应有相配套的管理机制与一定的基础条件，律师事务所应当将档案管理与执业律师的工作业绩、工资分配及福利待遇相联系并建立相适应的管理机制和设置相适应的硬件配置，这样做既会提高执业律师档案管理的观念和自我约束力，又能使档案管理工作有一定的起色和建立起全面完善的律师事务所档案管理制度。
建立完善的档案管理制度，应当得到全体律师的重视，特别是应得到律师事务所主任的重视，同时，也应得到全社会的支持，每一名执业律师、每一位律师事务所主任，若要成就一番律师执业业绩或建立一个规范化程度较高的律师事务所，就应当支持和下决心建立完善的律师事务所档案管理制度，只有建立完善的档案管理制度，律师事务所才会有扎实的发展基础，才会逐步提高律师事务所全体执业律师的业务技能和办案水平，才会提高整个律师事务所执业律师的办案质量、整体素质和树立良好的整体形象，年青律师才会有更多的学习机会和提高业务能力的途经。
关键词：档案信息化；安全问题；安全措施
随着我国信息化进程的高速发展，档案管理的信息化进程也加快了脚步，对档案进行信息化管理也成为现代化社会发展对档案工作的新要求。档案信息化是指档案管理要使用信息化技术，以此来提高档案管理的归类、收纳、开发工作的效率，最终实现档案管理的现代化、数字化、网络化，从而实现档案资源的高效利用与网络共享。信息化的主要目标是：用数字化方式来存储资料，用标准化手段管理档案，通过互联网对信息资源进行共享，实现远程查阅档案信息。
但档案信息化的发展也存在一定利弊，在其提高档案使用效率、检索速度等诸多优势的背后，档案信息化也带来了一些潜在的安全隐患。安全隐患存在于档案资料查询过程中的安全性问题，比如电子个人信息被篡改、密码丢失，造成用户的信息泄露与遗失；档案信息化也会受到外界因素的制约，例如服务器的存储空间与安全性，一旦服务器出现问题会导致信息无法提取，影响档案工作的开展。
所以，我们在积极促进档案信息化进程的同时，也需要建设档案资源的安全与保密工作，以此来保障档案信息化的可靠性与保密性，各级档案管理工作人员都应该考虑档案信息化建设过程中的安全性问题。
一、档案信息化建设过程中的安全性问题
1、关于档案管理员的整体素质有待提升
随着科技的进步，使用现代化科技对档案进行管理的方法与传统档案管理法相去甚远，传统档案管理工作中所采用的档案保密技术已经不能运用于现代化的档案管理，管理人员的保密知识已经不能够适应现代化档案技术的安全管理工作。因此这就要求档案管理人员需要具备一定档案安全观念、及时掌握新的信息安全理念、及时更新信息安全管理技术。目前我国的档案管理人员队伍更新换代慢，档案管理人员的信息安全保密意识不高，安全知识更新的速度也赶不上信息化建设的步伐。因此如果未及时增加相应的档案信息安全管理技术人员，档案管理的信息安全性很难得到有效实现和发展，更无法满足档案信息管理的现代化建设。
2、档案信息的防火墙技术更新换代慢
档案信息的防火墙保护是以保护信息不泄露的防守为主技术，但随者破坏信息安全性技术的不断更新换代，防火墙保护技术也需要随之不断进行更新，虽然信息安全保护技术以防守为主，但仍然能满足大部分档案管理工作的安全性需要。目前档案管理面临的主要问题有如何承受黑客对档案系统的非法攻击。黑客通过网络非法进入档案系统以获取所需的档案资料是档案信息化的重要安全威胁，因此我们所使用的档案系统与防火墙要能够经受一定的非法网络攻击强度，对于重要的档案信息要如何加密保存也是值得考量的问题。
3、档案信息化法律法规不够完善
我国法律建设的起步较晚、发展较慢，在部分领域法律建设还存在空缺。档案管理领域也是我国法律法规的盲点之一，我国目前只颁布了《档案法》，其他法律法规亟待完善。《档案法》的立法早于我国档案信息化工作的开展，因此不能对档案信息化建设进行规范化管理，档案信息化建设也缺乏有效的法律保障，导致无法可依的现象出现。一旦档案信息出现泄漏，一方面无法追究信息窃取黑客的法律责任，一方面也无法追究档案管理人员的工作疏忽。因此，档案信息化管理必须要有相应的法律法规给予约束，相关部门需要马上建立健全档案管理法律法规，以加强档案管理人员的档案安全意识与档案窃取者的法律责任。
二、保护档案信息化发展的安全措施
1、建立健全档案法律法规
档案管理安全法律法规的基本要求是要符合我国社会主义现代化经济发展条件下，依照社会主义现代化建设规范档案管理工作，保障档案信息管理的安全性、保密性、有序性等。同时也需要进一步增强档案管理的行政部门执法建设，加强行政部门对于档案的行政执法水平。也需要进一步普及档案信息化建设的安全知识，在社区生活区普及信息化安全知识，宣传我国的档案管理法律法规，增强社会各个阶层、档案管理人员与有关行政部门的安全保密意识。
2、建设档案资源的信息安全技术
档案信息的信息安全技术不包含传统的防守技术，并且已经涉及到密码技术、访问控制技术、标记与鉴别技术、防火墙技术、系统漏洞修复技术等多种现代化安全保密技术。档案资源的信息安全技术在不断进行更新换代，我国需加快档案信息的安全技术研发、应用与推广进程，在不断吸收科研领域最新的安全保护技术的同时，要坚持自主创新，开发具有核心知识产权的信息安全技术与使用设备。建立档案安全技术的科研专项基金，鼓励对信息安全技术的开发与创新，激发广大档案管理技术人员的工作积极性与创造性。
3、建立档案技术人员保障
档案部门要具有现代化的人才理念，坚持有规划、有策略、有层次、有方法、有途径地展开档案管理信息技术人员的职前培训与职后教育。增强档案管理人员的信息安全意识是有效预防与保护档案资源安全的重要方法。通过社区宣传、职位培训、广告传播与法律法规等方法，宣传与提倡对档案资源进行保护。此外，通过以上分析，还需要重视职位培训，加强对在职档案管理人员的安全意识培养与安全技术实操，颁发执业证书与职位教育活动，大力吸收引进档案管理技术开发人员，重视专门人才引进。
三、结语
综上所述，在档案信息化过程中的安全问题是档案管理工作的所需关注的主要问题主义，档案部门必须成立有关的安全工作机构与组织人员，建设处良好的信息安全保障体系，最终实现档案信息化建设的安全有序发展。因此，本文在分析档案信息化建设安全性问题的同时，提出了对于信息化建设的安全措施，以供后者参考。
参考文献：
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[2]冯瑞清、档案信息化建设中信息环境安全问题探析[J]、黑龙江档案，2012（3）、
[3]孟世恩，王颖，何芳、对我国档案信息化建设实施的理论思考[J]、档案学研究，2004（05）、
[4]王美琴、我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J]、档案学研究，2011（01）、
关键词:依法行政、档案服务机制、创新、现行文件、利用
在刚刚结束的第十届全国人民代表大会第二次会议上，总理在《政府工作报告》中谈到加强政府自身建设时指出：“全面推行依法行政。各级政府都要按照法定权限和程序行使权力、履行职责。所有政府工作人员都要学会并善于依法处理经济社会事务。”各地档案行政管理部门与各级国家档案馆，作为管理国家与地方档案事务，保管国家档案的专门机构同样应该按照法定权限和程序行使权力、履行职责。所有档案工作者都要学会并善于依法处理社会档案事务。
创新档案报务机制，更好的为政府决策服务、为机关日常工作服务、为公众服务，是档案部门当前以及今后一个日期时内的工作重点。要把好事办好，使我们的各项服务细致周到，内容与程序不但合情、合理，而且合法，就必须注意处理好依法行政与创新档案报务机制之间的关系。笔者以档案馆提供现行文件利用为例，从依法行政、依法治档的角度做一些分析，供大家参考。
自2000年4月，深圳市档案局试办了全国首家文件档案资料服务中心，向社会开放各种现行文件资料信息后，北京市昌平区、江苏省常熟市、山东省济南市、山东省青岛市、陕西省、武汉市、江西省等档案馆相继开展了现行文件利用工作。2001年10月16日，《中国档案》杂志社和国家档案局档案馆室业务指导司邀请有关方面的专家、学者就档案部门开展现行文件利用服务工作的必要性、可能性，这项工作的理论基础和法律依据以及开展这项工作后档案学理论和档案工作的方式、方法应该做哪些调整等问题进行了座谈。2002年7月25日至26日，国家档案局在北京召开了全国档案工作服务机制创新座谈会后，档案馆提供现行文件服务作为档案部门创新档案工作服务机制的重要举措，在全国档案部门迅速得以推广，在主要档案媒体上每周都有现行文件服务中心开业的报道。对此领导、公众、媒体均给予了积极的评价，并产生了良好的社会效果。但是，从依法行政、依法治档的角度看，在开展这项工作时还需要处理好一些关系，在此提出来与大家共同商讨。
1、服务内容拓展与服务主体资格的关系。
目前，档案部门提供现行文件服务有三种基本模式，一是深圳模式，既成立业务上由市、区政府档案行政管理部门管理的文件中心，依据深圳市人民代表大会通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的授权，履行“接收同级机关、事业单位处理完毕的文件；对接收的文件进行整理、鉴定和保管；向市或者区档案馆移交需长久保存的档案；向国家机关、社会组织及个人提供利用文件”等职责。二是常熟模式，既在档案馆挂牌成立“文件资料服务中心”，“档案馆”与“文件中心”两块牌子一套人马。三是昌平区模式，既在档案馆内设立现行文件阅览室，“文件中心”是“档案馆”的一个内设机构。
从提供现行文件服务的主体上看，除第一种外，后两种均是由档案馆提供现行文件服务。按照目前“局馆合一”的模式，档案馆提供现行文件服务，就是档案局提供现行文件服务。根据“职权法定”的原则，“行政机关的职权，在我国主要是指中央政府及其所属部门和地方各级政府的职权，必须由法律规定。行政机关必须在法律规定的职权范围内活动。非经法律授权，不可能具有并行使某项职权。……行政机关的法定职权，一般有两种形式，一是由行政机关组织法规定，大都以概括之语言，划定各机关的职责范围；二是由单行的实体法，规定某一具体事项由哪一行政机关管辖。”[1]
我国各级档案行政管理部门及各级档案馆的职权是由《中华人民共和国档案法》规定的。
《中华人民共和国档案法》第六条规定，“国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”
由国家档案局制定,经国务院批准实施的《中华人民共和国档案法实施办法》第七条规定，“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定,履行下列职责;(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。”第八条规定，“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定,履行下列职责:(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”
《中华人民共和国档案法》第八条规定，“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”。国家档案局1983年颁布的《档案馆工作通则》第三条规定，“档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下,集中统一地管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用,为社会主义现代化建设服务。档案馆进行下列工作：㈠接收与征集档案。㈡科学地管理档案。㈢开展档案的利用工作。㈣编辑出版档案史料。㈤参与编修史、志的工作。”《中华人民共和国档案法实施办法》第十条则规定，“中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照《档案法》第八条的规定,承担下列工作任务:(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;(二)对所保存的档案严格按照规定整理和保管;(三)采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。”
职权法定，越权无效，是依法行政的主要原则之一。“这与公民的权利不同，从法律的范围说，公民的权利是，凡法律没有禁止的，公民皆可为之。当然，此外还有道德等约束。行政机关的职权是，凡法律没有授予的，行政机关就不得为之。法律禁止的当然更不得为之。否则就是超越职权。”[2]
我们从上述现行有效档案法规对各级档案局(馆)工作任务的界定看，均没有收集与提供利用现行文件这一项。从严格依法行政、依法治档的角度看，档案局(馆)提供现行文件服务，目前还没有法律法规依据，有越权行政(事)之嫌。因此，有必要在不断拓展档案服务内容的同时，处理好服务主体资格合法化的问题。
2、接收现行文件进馆时限与现行档案法规的关系。
有一种观点认为:“档案局搞现行文件利用,这件事情怎么做？尽管从理论上讲，我们档案馆接收档案的年限是10年、20年,但是这一步我们做了,也不违犯。从严格意义上讲,我们这样做是符合法律的。我们法规中有一条,经济文化类的档案必须向社会开放。我们提供的基本上是经济、文化类档案,同老百姓密切相关的,要搞现行档案利用。”[3]
对此有几点需要澄清,(一)档案馆接收档案的年限是档案法规的规定,不是理论上的探讨。把必须遵循的法规条款,视为可以认同,也可以不认同的理论观点是不妥的;(二)《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条中规定的:经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。是指按规定时限接收进馆的档案,据此提前接收档案进馆显然是对该条款的理解出现了偏差;(三)这段话前面讲的是“搞现行文件利用”,后面讲的则是“要搞现行档案利用”,明显混淆了文件与档案的概念。
关于档案馆接收档案的时限,《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条明确规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。”
目前档案局(馆)接收现行文件的时限有两种，一种是与机关档案年度整理(立卷)归档的时间要求相一致。既“接收上年度党委、政府机关(文件形成机关)形成的、应归档保存的各种门类和载体的文件，包括纸质文件、特殊载体如照片磁盘光盘等载体的文件。”[4]另一种是按规定的报送范围“每三个月向市档案馆送交一次”。[5]前一种是事实上的接收档案进馆，与现行有效的档案法规的要求不一致。后一种如果接收的是文件有越权行政(事)之嫌，如果接收的是档案同样与现行有效的档案法规的要求不一致。因为《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定:只有“已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。”而为提供现行文件利用,提前接收档案资料进馆并不包括在内。
如果这项工作今后成为我们的日常工作，就有必要对现行法规的部分条款进行必要的修改，已适应现实工作的需要。
3、新的服务模式与法律依据的关系。
我国“宪法、法律对行政机关制定法律规范用的是“根据”原则。”[6]“对地方权力机关制定法律规范用的是“不抵触”原则。”[7]“宪法对行政机关制定规范和地方人大制定地方性法规用了“根据”和“不抵触”两个不同的词，决不是偶然的。“不抵触”是指地方性法规的规定不得与已对此问题有规定的法律、行政法规的有关规定相抵触，当然，如果法律、行政法规对此没有规定，地方性法规可以根据地方特点作出规定。因为在这种情况下不存在抵触问题。“根据”则不同。“根据”当然也意味着行政机关制定的规范不得与已对此问题有规定的法律（行政法规、地方性法规）相抵触；同时，也表明只有法律（行政法规和地方性法规）对某一问题已有规定的情况下，行政机关的规范才能据此作出规定。否则就是于法无据。对行政机关制定规范要求“根据”，就因为行政机关是权力机关的执行机关，必须根据权力机关的意志才能制定规范。在有些法律的规定比较原则的情况下，行政机关可以制定规范使之进一步具体化。这些具体化的行政法规和规章，当然不得与法律（地方性法规）相抵触。行政机关制定规范中的“不抵触”和地方权力机关制定地方性法规的“不抵触”，都说明法律优于其他法律规范。法律的效力高于其他规范，法律处于最高的效力位阶。”[8]
档案局(馆)为进行提供现行文件利用服务，收集现行文件资料进馆而的意见和通知中，大都表明是根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及各地方实施<中华人民共和国档案法>办法、档案工作有关规定；或者是根据当地党委政府的有关文件精神。但问题出在这些依据性法律法规和文件中并没有规定和要求档案局(馆)收集现行文件资料进馆并提供现行文件利用服务。从要求现行文件进馆的依据上看，存在依据法律失当或无法律依据。因此，应当尽可能避免这种问题的出现。
4、行政隶属关系与职权受权主体的关系。
行政机关行使行政权力、管理公共事务必须由法律授权并依据法律规定。法律是行政机关据以活动和人们对该活动进行评判的标准。而法律，必须是人民通过人民代表大会制定的。“我国是人民当家作主的社会主义国家，行政机关的权力来源于人民。行政机关由人民代表大会产生，对它负责，受它监督，行政机关是权力机关的执行机关。人民代表大会表述意志的最基本的途径和形式是制定法律。行政机关也就是执行法律的机关。”[9]“由于我国法律的覆盖面还远远不够，而现实又迫切需要可供遵循的规范；也由于经验不足，某些领域尚难以立即形成法律，这就需要在法律没有规定的情况下，先由行政机关制定一些规范。但这些规范的制定，必须由法律授权，尤其是涉及公民、法人或其他组织的人身权、财产权时，必须有法律授权。”[10]
目前，档案局(馆)进行提供现行文件利用服务时，一般采用两种方式从相关部门和单位收集文件资料。一是由档案局草拟关于收集本级行政区域所属机关单位现行文件资料的意见或办法，报当地人民政府同意后，由当地人民政府以通知形式发至各相关单位执行。另一种是由档案局草拟关于收集本级行政区域所属机关单位现行文件资料的意见或办法后，直接以当地党委办公室和政府办公室的名义发至各相关单位执行。这两种方式算不算是由当地党委和政府授权估且不论，从授权的主体上讲，档案局(馆)收集现行文件，提供现行文件利用服务的授权应当由权力机关通过制定法律来授权。因此，从这个意义上讲，对档案局(馆)收集现行文件，提供现行文件利用服务的授权上存在着主体不当。
5、结束语
依法行政是依法治国的重要组成部分。党的十五大强调“维护宪法和法律的尊严，坚持法律面前人人平等，任何个人，任何组织都没有超越法律的特权。一切政府机关都必须依法行政,，切实保障公民权利,，实行执法责任制和评议考核制。”[11]
党的十六大根据适应社会主义市场经济发展、社会全面进步和加入世贸组织的新形势，进一步强调“坚持有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。坚持法律面前人人平等。加强对执法活动的监督，推进依法行政，维护司法公正，提高执法水平，确保法律的严格实施。”[12]
因此，我们在依法行政，依法治档的工作实践中，“行为者必须在国家法定的权限内，以法律和有关的行政法规为准绳，做到按程序办事，杜绝任何超越法定权限、滥用法律、违反法律程序事件的出现。”[13]
当然，在我国改革开放与社会进步的过程中，长期存在着社会和市场事实在前，制度安排合法化在后的现象。上述几个问题就是档案工作在改革与发展中出现的新情况、新问题。面对上述问题即不能因为与现行法律法规有冲突，就放弃服务创新与探索。也不能因为是对政府、对人民群众有利，就置法律法规于不顾。正确的作法应该是向深圳市的同志学习，在不断创新与探索档案服务机制的同时，适时的通过立法或修改已有的法律法规，将创新与探索的积极成果合法化。
如：深圳市人民代表大会通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》就对档案局、档案馆、文件中心和档案中介机构的职权给予了明确界定。并明确规定:“市、区政府档案行政管理部门是本行政区域内档案。文件事务综合管理部门，“深圳市档案馆为全市的中心档案馆和档案信息中心，是市政府所属的档案专业机构。”“市、区政府设立的文件中心，是集中保管与提供利用同级机关。事业单位处理完毕的文件的机构”。从而保证了档案局、档案馆、文件中心和档案中介机构分别在法律法规授予的职权范围内，依法行政(事)。
再如：2003年7月25日珠海市人大审议通过了《珠海市档案条例》。这部《条例》明确规定了珠海市文件管理中心的法律地位：“珠海市文件管理中心是隶属于珠海市档案局的直属事业单位，归口珠海市档案局管理。其职责任务是负责市直机关、事业单位处理完毕的文件的接收、整理、鉴定、保管和提供利用服务。”[14]
深圳与珠海两市成立的文件管理中心，使档案局(馆)提供现行文件利用与现行法律法规上的冲突得到了解决，为档案管理体制的深层次改革，为档案资源的科学整合，为更好的服务与社会和公众提供了良好的范例。
参考文献：
1、2、6、7、8、9、10应松年、依法行政论纲、2000、11、24
3孙刚、关于“十五”期间我国档案工作改革与发展若干问题的思考、浙江档案、2002；12
4艾建华、海淀区文档中心的职能及工作展望、北京档案、2002；10
5郭海缨、党和人民的需要就是档案工作的方向、中国档案报、2001、1、26第一版
11学习中共十五大文件问答编写组、学习中共十五大文件问答、北京、中共中央党校出版社，1997：29
12、全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面、北京、人民出版社，2002：33
随着我国改革开放事业的不断深入，社会经济生活变得更加多样化、复杂化，档案管理中涉及的法律问题也引起部分学者的关注。张世林在《档案利用活动中的法律问题研究》中，对档案利用活动中的法律关系、法律责任、档案所有权、档案著作权、公民隐私权、信息知情权等问题进行了较为深入的探讨。其对于厘清档案利用活动中所涉及的诸多法律问题有着十分重要的意义。
在高校档案管理的研究中，连念的《学位论文档案开发利用中若干法律问题探讨》较早地注意到学位论文档案所涉及的一些法律问题。该文就学位论文档案的所有权、著作权等诸多法律问题进行了分析、探讨，提出“要完善各方面的法律法规”，来“协调社会利用、学校权益和学位论文权益保护这3方面的矛盾”，以便更好地利用学位论文档案。此后，研究者较多地从宏观角度对高校档案管理中存在的困境进行分析、探索，希望从“提高法治意识”“健全法规体系”“加强执法力度”等方面入手来促成高校档案法制化建设进程。至于从档案管理实践层面以及具体法律层面来探讨高校档案法制化建设的研究则明显不足。因此，本文拟就当前高校档案管理实践中遇到的几个法律实践层面的问题提出探讨，以就教于方家。
1、信息安全问题。身处信息化时代的我们在享受信息带来便利的同时，信息安全性的问题越来越受到关注。正如学者指出的那样“信息技术的无孔不入，使人们对自身隐私的安全又有一种岌岌可危之感；档案利用活动中对隐私的保护不断受到权利的干扰、技术的冲击等因素的影响，在二者之间找到平衡的支点，只有法律的制衡”。对于高校档案管理工作而言，浩瀚的学籍档案资料牵涉到成千上万条的个人信息，一旦管理不慎就会造成不可想象的后果。然而，既要保障这些信息的安全，又要不妨碍正常查档工作的开展，这着实需要相关法律法规的明确支持。
在查询学籍档案的过程中，首当其冲的是查档者身份识别问题。根据《档案法》第十九条“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”及《管理办法》第二十八条“凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案”两项规定，查档者只要持有合法证明即获得查档主体资格，就可以进行相关档案的查询工作。这对于有档案公开目录的国家、地方综合档案馆而言，这一规定的操作执行并不太难。因其提供查询利用的档案在公布之前均已经过必要的审查，对于可能侵犯国家、集体、个人权益的档案已做过相应的处理，档案管理者只要依法依归审查身份即可，不必考虑过多后果。然而，在高校学籍档案的查询过程中问题就不是这么简单了。
当前，部分企事业单位在招聘人员之前会委托一些职业背景调查机构对候选人进行调查，被调查人在高校学习期间的信息自然是其中的一部分。但就高校档案部门现有的技术手段而言，对这类机构出示的证明进行合法性审查则比较困难，而相关法律法规又没有针对这一现象做出相应的明确规定。此外，2010年7月1日施行的《中华人民共和国侵权责任法》（以下简称《侵权责任法》）第二条明确指出所保护的“民事权益”包括“隐私权”。按照通说观点，未经公民许可，而公开其个人信息，即侵犯其隐私权，应当承担侵权责任。因此，若遇到不法机构伪造证明后取得查询者主体资格，再利用被调查人的相关信息从事不法活动，这不仅会给当事人造成不可估量的损失，而且也可能使高校档案部门承担相应的法律后果。由此，笔者认为应当对这一问题在法制层面上进行相应的补充，如增加被调查人授权等内容以便与《侵权责任法》相衔接。
2、出具档案证明问题。尽管当前档案法律法规基本明确了高校档案工作中“收、管、用”各个环节的职责范围，但在某些具体细节上并未见有相应配套性的细则出台。以出具档案证明类文书为例。《管理办法》第三十二条规定“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。该规定在带来“赋予了高校档案机构在高校档案证明中唯一的合法地位”及“有效增强了高校档案工作的权威性，避免了现实管理中不必要的多头管理以及‘证’出多门的现象发生”等积极意义的同时，也给高校档案机构带来“剪不清，理还乱”的矛盾。
作为一项常规工作，各高校档案部门肩负着学籍、档案转移、家庭关系等多门类档案证明的出具。“凡是已成为历史的相关证明就应当由档案馆出具”――成为高校办学活动中利益相关人（包括师生员工及其亲属等）的具体认识。从某种角度而言，这一认识无可厚非，但在具体实践中，其却是值得商榷的。
现实中，部分利用者所需的材料原先就不存在或者原形成单位未予归档，而他们在主观上却认为此类材料肯定存在且就在档案部门。若档案机构未能达到利用者的预期需求，他们就会认为是档案部门推诿、不作为，甚至认为档案部门未能遵守相关档案法规的要求。由此造成许多不必要的矛盾。在具体工作中，档案工作人员只能耐心地做好解释工作，而无任何法律法规予以支持。更具吊诡意义的是，原本旨在加强高校档案机构权威性的法规，竟然还会使其保护的一方不经意间背负起“违法”的罪名。这恐怕绝不是立法者的初衷。
因此，笔者认为作为具体适用于高校档案工作的《管理办法》应充分考虑到这一实际情况，在今后修法的过程中能够对出具档案证明类文件的职责范围进行明确，如增加档案部门仅能根据已移交档案中的记载开具相应的证明文件等条款。同时还最好引入义务性规范指引，如若馆藏档案中没有相应记录，应当告知查询利用者向原档案形成单位咨询等内容，以达到权利与义务的平衡。
3、伪造、编造档案问题。《档案法》第二十四条对具有“涂改、伪造档案的”行为进行处罚的规定。1）其一般处罚标准为“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。2）对利用档案馆的档案中，犯该项的则“由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失”3）企业事业组织或者个人犯该项的则“由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案”。《管理办法》第四十条规定“高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。”
相比之下，《档案法》对违法主体进行相应的区分，其处罚就较有针对性，而具体适用于高校档案管理的《管理办法》则明显存在指向不明确的困境。但若直接按照《档案法》的规定对变造、伪造高校档案的违法主体进行处罚时，就会发现，真正享有处罚权的主体是“县级以上人民政府档案行政管理部门”。事实上，在实践中也鲜见“县级以上人民政府档案行政管理部门”对变造、伪造高校档案进行处罚的事例。究其原因，笔者认为在现行档案法律制度下，违法者变造、伪造高校档案（如学历证明、成绩单等）所侵犯高校权益的成本要远远低于高校启动一场处罚违法者的成本。
由此，部分利用者抓住这一机会，通过一定的技术手段伪造、变造档案在外“招摇撞骗”，高校档案部门既不能没收，又不能处罚，只能被动地等待其他部门发现来再来证伪。这不仅反映了利用者伪造、变造高校档案的违反成本低，而且也反映出高校档案管理部门的弱势地位。当然，若具体适用于高校档案工作的部门规章能够赋予高校一定的处置权利，笔者认为这一问题就会迎刃而解。
“十二五”期间是全面建设小康社会的关键时期，是深化改革开放、加快转变经济发展方式的攻坚时期。作为市场经济的主体，企业的内部控制能力、经营管理水平、防范风险能力、可持续发展能力，都直接关系经济和社会发展总体水平和人民群众的根本利益。
企业档案是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、商誉等无形资产的依据和证明。企业档案在企业创新、企业管理和规避风险中有着不可替代的作用；在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纠纷中所具有重要的凭证、依据和参考作用越来越明显。转变经济发展方式，发展知识经济，离不开企业档案信息资源的积累与开发。
由于一些企业、特别是中小企业、民营企业忽视企业档案工作，有的尚未建立企业档案，有的企业档案管理不健全不完善，随意处置档案，致使企业在持续发展中因缺少证据而受损。一些地方企业商业秘密失密、泄密现象呈高发、频发态势。如浙江省台州发生过泄密事件的企业占该市企业总数的67％，上虞杭州湾工业园区内六成企业曾被窃密。因用工记录不全或者劳动关系档案未建立，给地方政府工作带来被动的事例，绝非个别现象。如深圳湖南籍农民工群体职业病无法鉴定案、河南开胸验肺事件、三聚氰胺毒奶粉事件暴露的安全监管可追溯环节记录缺失的问题，教训十分深刻。更恶劣的是，有的企业任意篡改企业财务记录、或造假数据、不正当竞争，或上报虚假数据，扰乱市场经济秩序。目前相当多的企业经济纠纷、管理缺位、责任不明、账目不清，以及国有资产流失等问题，都与企业档案管理不善有关。
为确保在加快提高经济增长方式进程中，进一步规范企业管理，保护企业及其员工正当权益，维护企业知识产权与财产权，保护国有财产安全，提高企业参与国际竞争能力，同时为国家有关部门依法对企业的审计、监督提供基础条件，应该在国家基本经济制度和经济组织活动行为规范中对企业建立健全档案工作作出总体性规定，在单行法规中就专门领域档案予以具体规范。目前，发达国家涉及企业法律法规中，一般都有要求企业建立档案管理的规定，而我国已颁布的涉及企业的法律中，都没有对档案工作明确规定。只有近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，提出档案管理要求。建议：全国人大法工委、国务院法制办、国家工业和信息化部、国资委等中央有关部门，在制定、修改有关企业法律法规中，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案、设立严格保存期限、建立企业档案工作制度、保持档案原真性和完整性等企业档案管理内容。