二十一世纪是知识经济日新月异快速发展的时代。经济的快速增长带动了人力市场的巨大变化，人成为推动社会和经济发展的最关键的资源。能否拥有高素质的人力资源并实行有效管理对各类组织的生存、发展与成功至关重要。因此开发人力资源已成为各类组织提高组织核心竞争力的迫切需要。而开发人力资源与人事档案工作的完善密切相关。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，对人力资源开发具有重要的作用。
一、人事档案在人力资源管理中的作用
人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，记述个人活动、学识水平、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考利用的历史记录。完善、有效的人事档案对于组织发现和识别人才，全面考察和正确选拔、使用、培养人才，优化人力资源配置具有重要的意义。
1、可为组织发现和识别人才提供依据
人事档案是人才信息的重要载体，它反映着各种人才的专业、特长、研究方向等情况。各类组织可通过记载清楚、内容完整的人事档案进行人才结构的统计、分析，以发现和识别人才，并结合组织自身情况和发展方向，了解和掌握本组织人才梯队的薄弱环节，从而有针对性地制定相应的人才培养计划，挖掘人才的潜能，使优秀人才脱颖而出。
2、可为组织考察和选拔人才提供依据
由于人事档案具有现实性、真实性、动态性、认可性等诸多特点，能够较全面、准确地反映人才各方面的情况，是各类组织了解本组织人才的数量、文化程度、专业素质等方面数据的重要依据。因此，人事档案是为组织的发展壮大考察、选拔、任用人才提供研究的第一手资料，是组织进行科学分析、合理规划人力资源发展方向，做出准确的人才规划的基石。
3、可实现信息共享，优化人力资源配置
人事档案是各类组织进行人事管理活动形成的原始记录，是个人信息的重要载体，亦是人事管理和人力资源开发的信息来源。各类组织通过人事档案提供的信息建立的人才信息库可以实现人力资源信息共享，有利于组织根据不同人才的能力和各类人才的特点，科学预测人力资源的需求，进而在组织内进行合理选人、用人，最大限度地发挥人才效力，实现人力资源的最优化配置。
二、人事档案在人力资源管理中的运用现状
虽然人事档案在人力资源管理中是不可或缺的重要组成部分，然而就目前人事档案在人力资源开发中的实际运用情况而言却未尽如人意，存在着一些较为严峻的问题，这些问题严重制约了人事档案管理工作的发展，同时也影响了人力资源开发的正常进行。
1、人事档案内容的不完整降低了人力资源的管理效力
人事档案应该全面、历史、完整地反映一个人的全貌，然而目前有相当一部分人事档案的内容不够完整。究其主要原因，一是终身制的用人制度被打破，使人员流动成为可能。而用工单位性质、用工形式、用工时限的多样化，也导致了相当一部分人员的档案无法做到档随人走，因此造成弃档、重新建档的情况屡见不鲜。少数流动人员私截档案的现象也时有发生，使人力资源的管理成为新的管理盲区。二是外省籍高校应届毕业生就业户籍实行各项要素评分制，各项要素累计分值高于标准分值的方可办理户籍，则档案随其人走；而低于标准分值的，则可按相关规定申请办理人才类《居住证》，其档案则随户籍由高校直接保管或留校保管二年后退回生源地。如此，就业单位只能重新建档，而此类人员一旦流动，人才中心(市场)却又拒绝接收其档案，原单位只得被迫继续保管其档案，直至废弃。以上现象都造成了同一人员的人事档案相对不同阶段的信息在不同地区、不同机构间的分散，导致了档案工作的脱节，档案内容的断层，也直接影响了人才信息的完整性，降低了人力资源的管理效力。
2、人事档案内容的失真阻碍了人力资源的正确评估
人事档案具有的真实性特点是组织选贤举能、知人善任的重要依据。近年来，人事档案中的信息内容失真现象屡现，主要表现在两方面：一是“三龄一历”(即年龄、工龄、党龄、学历)填写不规范或随意填写，造成时间填写前后不一致。二是为追逐名利弄虚作假。一段时间以来，少数干部为了个人目的在档案上弄虚作假，有的组织人事部门审核把关不严，致使涂改伪造年龄、学历、身份等问题时有发生，使得年龄、工龄、学历、经历、身份等造假之风愈演愈烈，甚至出现兄姐的填写年龄竟比自己弟妹小的荒唐现象，这在广大群众中造成了不良影响。面对档案中鱼龙混杂、真假难辨的信息，档案管理人员无从辨别，亦无渠道进行有效的鉴定。如此被动的信息接受严重制约了人事档案作为个人信息源的使用价值，使得组织在对人才的考察、选拔、任用时无法凭借人事档案的信息数据对人力资源作出正确的分析和评估。
3、管理模式落后制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理能够及时准确地提供各种信息，为人力资源的开发和合理配置提供快速有效的服务。但现阶段人事档案的管理仍处于传统管理模式，只着眼于看摊守点，检索仍以手工操作为主，这与现代信息社会的发展不相适应。由于软件开发跟不上，计算机在人事档案管理方面的作用未充分发挥出来，使得人事档案信息化管理滞后，无法实现对人才信息的筛选、排序、分类、汇总，亦无法对组织内当前与未来的人力资源规划中涉及的人员配置需求进行科学预测和正确制定，这不仅影响了人事档案的利用效率和信息价值，还影响了人事档案社会价值的发挥。人事档案不能为人力资源开发提供有效的服务，也就意味着人事档案对组织选人、用人失去了其真正意义上的参考价值。
三、以人事制度改革为契机，推进人事档案在人力资源开发中发挥应有作用的策略
随着政治经济体制、人事制度改革的不断深入，人事档案在其形成特点、管理方式和开发利用等诸多方面都发生了深刻变化。为此，我们应当抓住当前人事档案工作中存在的突出问题，以改革为契机，认真总结，不断改进，努力使人事档案管理工作跟上人力资源开发的用人新机制。
1、坚持人档统一管理，维护档案的完整准确
市场经济体制的建立迫使用人制度也随之进行了一系列改革，干部能上能下、全员聘用合同制、劳动合同制、劳务派遣制等新型人事制度改革的不断推进，使得人才流动日益频繁。由此，个人与工作单位之间的关系由原有的超稳定状态逐步向具有一定自由度的方向发展。但同时市场经济在追求效益的前提下，对人才的使用也越来越强调其现实业绩与能力，对记录个人经历与业绩的人事档案的要求也越来越高。这在客观上要求我们人事档案工作者要适应市场经济和改革开放的发展要求，转变观念，将传统的人事档案管理调整到整体性的人才资源开发使用上来。一方面要在人员流动或管理权限变更时必须坚持个人的管理单位与人事档案的管理单位相一致的人档统一管理原则，以保证个人的有关材料能及时收集、整理、归档和利用，确保人事档案材料在数量上和内容上的完整无缺；另一方面，认清维护人事档案的完整、准确是各类组织和每个人的共同责任，要加大宣传力度，加强人事档案管理的对口衔接工作，按照流动人员档案管理法规及时转递档案，做到“档随人走”，同时还应将人事档案管理与人事工作挂钩，建立与人事制度改革相适应的人事档案管理新制度。随着户籍制度改革的不断深入，要积极推进人才引进、“居转户”的办理，解决不能通过打分落户人才的户籍问题，及时办理他们的人事档案的转移工作，以解决所需人才的后顾之忧，使人事档案管理工作在国家政治经济体制改革、机构改革、工资制度改革、人员流动、干部任免、分流转岗等方面发挥最大的作用，以提升人力资源管理效力。
2、严把个人信息审核关，确保档案内容真实、可靠
人事档案材料不是杂乱无章的堆积，也不是任意放进去或随意编选的个人材料。人事档案中的材料必须是经过组织程序，由组织审查认可的个人的真实材料。人事档案的真实性是档案工作严肃性的基本保证，不允许不实和虚假个人信息材料归入人事档案，凡归档的材料必须真实可靠、实事求是、完全符合人员的实际情况。严禁涂改人事档案，严禁在“三龄二历一身份”(即年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份)等方面弄虚作假，必须“档如其人”，应明确涂改伪造人事档案属于违法违纪行为。人事档案管理部门要严审归档材料，杜绝一味追求人事档案的现实效用而热衷于更改个人信息的违规行为的发生；严格实行干部档案任前审核制度，发现档案涂改、材料和信息涉嫌造假的，要立即查核，未核准前一律暂缓考察并停止任职、录用程序；凡已经组织认定的干部出生日期而本人要求更改的，均不予办理。也就是说，人事档案记载的就应当是这个人真实情况的准确反映。个人信息材料的真实性是人事档案最基本的特性，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提，它直接关系到人事档案的使用价值，关系到组织部门对人才的正确评价和使用，关系到贯彻落实党的干部路线和干部的政治前途。可以说，人事档案的真实性是为组织部门了解、选拔、任用干部和挑选使用人才提供可靠依据的重要保证。因此，要在制度上保证归档材料必须是经由组织严格审查认可并与本人见面的、内容准确、手续完备、符合归档要求的材料，由此确保人事档案内容的真实、可靠。
3、转变观念，改变固有模式，实现人事档案信息化管理
二十一世纪是信息化快速发展的时代，社会的需求和人事档案信息自身的特性使人事档案现代化管理成为必然。各级组织的决策部门在根据本组织发展战略要求进行经营规划、人力资源开发等科学决策时，在人事的安排和调整、生产力的组织分配、各类岗位的人员合理配置时，都要求人事档案管理部门必须迅速、准确、有效地提供所需的个人信息和各类数据，而若继续靠人工摘录、统计、分析各种人事档案数据，既费力又费时，且极易造成漏检、误判等。因此必须转变观念，探索信息化管理新模式，借助计算机建立科研成果、干部管理、技能人才等不同类型的数据库，实现人事档案管理模式由实体型向信息型转变，为组织全面、快速地根据各种人才数据库提供的信息来了解、预测组织内的人力资源供给并进行合理配置提供更有力的保障，避免人才积压和“用非所长”的现象发生。综上所述，在市场经济竞争激烈的今天，我们应准确把握人事工作的发展规律，以快速、有效地提供人力资源信息服务为核心，改革人事档案管理制度。通过对制度的设计，体现人本管理和动态管理的原则，合理规范人员配置，使人才在岗位上的作用获得最大限度的发挥，积极推进组织发展战略和人力资源开发战略的稳步实施，使组织和个人在工作目标实施过程中获得双赢。总而言之，通过改革将人事档案进一步管好、用活，使人事档案这一财富在新的历史时期发挥更大的作用，藉此逐步实现对人才的相对全面、科学的衡量与评估，最终实现人事档案管理工作自身生存与发展的良性循环。
参考文献：
[1]任胜云，杨秀平，周梅、高校实施“人才强校”战略与人事档案管理、山东省青年管理干部学院学报，2009(6)(总第142期)
1、1人力资源档案管理制度相对落后
随着人力资源制度的不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化，有没有一套完整的档案收集强制性制度，造成部分引进人才的个人档案不全面，加之，人力资源档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。近年来，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人力资源档案时，发现有一些人才因缺少原始档案材料，无法办理正常流动手续。
1、2人力资源档案管理方式和手段相对落后
人力资源档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人力资源档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人力资源档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和医院政工科在一起。由于医院人力资源管理人员编制不足，人力资源管理工作量大，人力资源档案管理都是其他人力资源管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，还一直采取手工编辑、检索，致使人力资源档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
2医院人力资源档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，新修的住院部大楼投入使用和经济实体增加，人力资源需求不断增加。人力资源制度改革和人员模式改变，给医院带来了人力资源众多、管理多元化的特点，也给人力资源档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人力资源管理（含档案）的整体管理水平。
2、1增强对人力资源档案开发
县级医院人力资源档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人力资源信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2、2加强和完善人力资源档案管理制度
实行人力资源档案的社会化管理制度，制定《医院人力资源档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2、3加强人力资源档案有效利用
人力资源档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此，是组织工作、人力资源工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人力资源档案管理，实行干部人力资源档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
2、3、1建立健全卫生技术人员业务档案
建立卫生技术人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。
卫生技术人员档案包括：
（1）基础材料：个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。
（2）专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。
（3）卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。
（4）其它材料：医德医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料。这些为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
2、3、2实行人力资源，促进人力资源档案的社会化开放式管理
随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人力资源档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。近年来，我院对自行引进的大中专紧缺人才的档案，逐步实行制度，将引进人才的个人档案托管给平昌县人才服务中心，促进了人才流动，促进了人力资源档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
2、3、3建立以人力资源信息管理系统
以人力资源档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人力资源信息系统，完善财务工资系统，人力资源上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人力资源信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人力资源信息系统中收益，如院办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
2、4提高档案管理人员的素质
新形式下要不断提高档案管理人员的专业技术水平。档案管理人员要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，学会使用科学的管理方法。医院要配备优秀的档案专业人员并不断加强对档案管理人员的培训，关心他们的工作、学习、生活。
2、5改革人力资源档案管理手段
引进计算机管理软件，建立人力资源档案的信息存储和检索系统，实现人力资源档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为县级医院的可持续发展奠定坚实的基础。
人力资源档案管理作为人力资源管理的一部分，加强档案管理对提升县级医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益等方面，都将发挥很大的作用。
至目前为止，据档案行政管理部门不完全统计，全市涉及产权制度改革的单位共有各类档案200余万卷。在市属国有(集体)企业改革中，市政府成立了工业投资发展有限公司(以下简称“工司”)，授权经营管理市属工业系统的国有(集体)资产。据工司的统计，其所属纺织、丝绸、工艺、轻工、医药、化工、建材等6个行业系统及4大企业集团，共有库藏档案124万卷。这些档案作为企业改制资产的一个组成部分，凝聚着苏州近现代工业历史和文化的卷帙浩繁的企业档案，关乎着退休职工诸多权益的个人档案，联系着改制后企业发展腾飞再生的企业档案，何去何从，没有先例，没有管理的经验和模式。庞大的档案数量，不是一个地市级国家档案馆所能承受得了的。
2004年2月，坐落于苏州古城文化园林博览区的苏州市工投档案管理中心正式成立。中心占地23亩，建筑面积2万平方米，工司分三期，投入2000万元进行改造。中心准备对工司下属308户改制企业档案进行集中统一管理，现中心已接收60余万卷企业档案，预计到今年年底全部124万卷档案接收进馆。
工投档案管理中心的诞生，在企业档案管理上是一个创举，对于档案管理中心建立的可行性，档案管理中心的定位，以及产权制度改革大背景下改制企业档案资源的整合，档案资源利用和档案管理中心运作与发展等问题，值得实践者、档案行政管理部门及档案学界思考。
缘起：企业改制
在思考和探讨建立改制企业档案资源管理中心可行性问题时，首先要了解目前国企改革中改制企业和改制企业档案的概况。本文所指改制企业是指原有国有(集体)企业在进行产权制度改革中按照“国有资本退出到位，职工身份置换到位，债权债务清理到位，整体改制到位，基本建立现代企业制度”的四到位一基本的原则进行的，从而使国有资本从一般竞争性领域和中小企业退出。通过改革，原有国有(集体)企业实行破产关闭、公开转让、深化改制三种类型的国企改制。改制企业档案是指国有(集体)企业进行产权制度改革前原来属于国家所有的那些企业档案和在改制过程中形成的全部档案。
改制企业档案是国家档案资源的一个组成部分，也是国有资产重要的有机组成部分，是苏州近现代工业历史发展阶段的真实写照，是苏州工业企业文化的积淀，是维护职工的合法权益、构建和谐社会的依据，是研究探寻地方民族工业企业发展和自主创新的重要素材，是苏州工业发展历程不可再生的历史和文化资源。建立改制企业档案资源管理中心是为了对改制前、改制中及改制后企业档案进行集中统一管理，切实维护国家安全和国家利益，保证改制企业档案资源的完整、齐全、安全，防止国有、集体资产的流失和档案的散失，便于各方面对档案的利用，有利于企业正常的经营和管理。
《档案法》和《档案法实施办法》明确规定“国有企业、事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定”。按照国家档案局等四部委局1998年3月5日颁布的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》有关规定，产权改革前的“国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有”。《暂行办法》第六章明确了档案行政管理部门、政府综合经济部门和国资管理部门对档案处置工作的职责，明确了各行业主管部门和各企业主管部门负有档案处置的组织管理职能。应当说建立改制企业档案资源管理中心是有相关的法律法规依据的。
苏州市档案行政管理部门依据《档案法》和《暂行办法》的有关规定，及时制定了《关于进一步做好全市国有(集体)企事业单位产权制度改革中档案处置工作的意见》，并以市委办、市政府办名义下发，明确有关主管部门对改制企业单位档案进行接收，实行集中统一管理。
苏州市政府对全市国有资产管理部门进行整合，成立了工司，对原有国有资产管理单位纺织、丝绸、工艺、轻工、化建、医药等6个行业系统及4大企业集团进行授权经营管理。那么理所当然对6个行业系统及4大集团的改制企业档案资源进行集中统一管理，这些企业档案也是工司经营管理全部国有资产的一个组成部分，是不可分割的。
在全面推开国企改革初期的2002年9月，市档案行政管理部门及时与刚成立的市政府改制办联系，由于当时改制办忙于应付错综复杂的国企改革问题，对在改制过程中档案的处置问题未引起高度的重视，使得档案处置问题耽搁了一段时间。但随着改革的不断深入，诸如清产核资，土地所有权的确认，职工工龄，债权债务，劳动福利等问题的出现，凸现出企业档案不可或缺的作用时，改制办主动与档案部门联系，坐下来商量对档案处置的有关事宜。同时由于档案行政管理部门的努力，引起了市委、市政府的高度重视，市领导多次批示并指示一定要妥善处置好改革中企业档案的问题，并把档案处置工作与企业改制工作同步进行，企业改制会办书中明确档案处置结果。全市工业系统的档案处置问题，随着工司的成立，摆上了领导议事日程，124万卷的企业档案找到了归宿，其他主管部门也把档案处置工作抓了起来。
根据市委市政府的要求，市属工业企业要求全部退出国有序列，很多工业企业在改制前已处于破产、关闭、停产、严重亏损等状态。以工司为例，下属原有国有、集体企业370家，其中破产、关闭企业252家，虽然资产处置完毕，但企业档案却处于“无政府”状态，企业档案如果没有一个妥善保管的地方，将面临大面积的散失和破坏。工司在市档案局和市国资委的支持下，于2004年2月成立了工投档案管理中心，并在原锦绣丝织厂厂址挂牌。工司及时注入巨额资金，根据档案馆建筑要求进行改造，安装了密集架、防火报警设备等，分三期进行改造，目前已完成一、二期的改造任务，档案硬件设施基本到位。同时工司领导及时配备中心领导班子，选派了10多位在各企业中担任厂级领导的同志充实到中心，并聘用了20多位原各企业的档案人员对企业档案进行整理。目前中心的各项工作正在有序开展，档案管理中心建立和运作所需的人、财、物等各
项条件基本到位。
目的：抢救和整合企业档案资源
产权制度改革下的改制企业档案资源是国家档案资源的一个组成部分。国家档案资源是指过去和现在国家机构、社会组织及个人产生的具有国家和社会保存价值的档案。改制企业档案是产权制度改革大背景下，原有国有(集体)企业在改制之前，国家所拥有的企业档案或改制过程中形成的应由国家拥有的档案资源的总称。由于改制企业档案资源是国家档案资源的一个组成部分，国家档案资源应由国家管理，那么改制企业档案资源也理应由国家管理。国家如何来管理，主要要对改制企业档案资源进行整合。
笔者认为改制企业档案资源整合是指在产权制度改革的背景下，国有企业改制前应届国家拥有的国有企业档案和改制过程中形成的档案并对国家和社会有保存价值的全部档案，通过整理、协调，重新组合，使之从无序到有序的过程。在整合过程中应坚持以下基本原则：一是系统性原则，档案管理中心在整合改制企业档案资源过程中首先要按照行业进行区分，然后每个行业再以每个企业来整理，对每个企业所形成的档案分门别类的整理，在整理过程中要保持每个企业各种门类载体档案的有机联系，保证档案资源整合过程中的系统性和完整性。二是有用性原则，在整合过程中要坚持档案的价值取向，鉴别档案的有用性，对地方工业的发展、弘扬企业文化、研究工业历史，具有潜在科技信息价值，对维护历史真实面貌，传承人类文明等内容有价值的档案要保留下来。三是社会性原则。在整合过程中要注意档案资源社会功能的整合作用，对一些涉及社会稳定、构建和谐社会、构筑企业文化、百姓休闲、爱国主义教育方面的档案要及时整理、组合，满足社会和百姓的需要。四是共享性原则。整合的档案资源不仅是内容上的有用性，而且要注重形式上的“可用性”。随着政务信息的公开，信息化技术的不断发展，通过整合促使一部分改制企业档案资源成为现行公共信息资源的一部分，同时也要充分挖掘改制企业档案中科技信息含量，为企业科技进步共享档案信息资源。
苏州市通过对改制企业档案资源进行整合，建立档案资源板块。
一是建立地方民族工业历史资源板块：改制企业档案集中反映了一个地区民族工业的演变历史，苏州市属企业在各个历史阶段曾经有着极其辉煌的历史，为苏州的经济建设和发展创造了奇迹。从百年老厂苏纶纺织厂、鸿生火柴厂到苏州四大绸厂；从苏州悠久的工艺美术、苏绣到20个世纪七八十年代苏州的小三件(登月手表、飞鹿自行车、凤凰缝纫机)、四大名旦(孔雀电视机、香雪海电冰箱、长城电扇、春花吸尘器)等等，在全国乃至世界有着不可磨灭的影响。把这些企业的档案资源进行整合，建立档案资源板块，集中保留和记录下来，对研究和展示地方民族工业历史具有十分重要的意义。
二是建立企业文化资源板块：企业档案集中反映和体现了各类企业文化，各个企业都有着一段不平凡的发展历史，每个发展时期都制定了企业发展规划和企业精神，形成了各自的企业文化，特别是苏州的一些老字号，百年老厂，工艺美术等企业都与吴文化有着不可分割的文化内涵和有机联系，如苏州丝绸历史悠久，是中华文化的重要内容。丝绸、印染以及苏州刺绣等各种图案、标本、样色、花样等与吴文化有着不可割断的情结和影响。整合这一档案资源板块对提升地方民族工业水平，弘扬企业文化有着不可替代的作用。
三是建立和谐社会资源板块：档案管理中心到目前为止，已接收企业职工档案、退休人员档案、死亡职工档案和无主人员档案24万卷，在解决职工安置、人员分流、养老保险、工龄计算、退休人员社会化管理等工作中发挥了积极作用。据档案管理中心不完全统计，2006年1～3月份查阅档案2000多人次，调阅案卷5000多卷，其中80％是与个人利益相关的。所以说对职工和退休人员档案的集中统一管理对化解百姓矛盾，解决百姓切身利益，维护党和政府形象，创建和谐社会，创造了良好的社会环境，提供了有效的社会服务，所以说对这一板块档案资源的整合是必要的、及时的。
模式：集约化管理，市场化运作
建立档案管理中心的目的：一是为了将改制过程中企业档案资源保留下来；二是为了充分利用这些档案资源，三是这些档案资源为将来地方经济的发展服务。中心在建立之后，加大了各项管理力度，建章立制，培训人才，加强档案管理中心的规范化管理，加快档案资源信息化管理步伐，形成了管理中心特有的管理和运行模式。
1、走“集约化管理，市场化运作”之路
所谓“集约化管理”，就是采用现代化管理方法和科学技术，加强分工、协作，对档案资源进行精细化管理，提高档案资源利用效率的一种管理方式。所谓“市场化运作”，就是遵循市场经济规律，充分利用市场杠杆的作用，运行、操作档案管理中心的建设和发展。由于档案管理中心机构性质，人员编制，经费来源存在着诸多的不确定因素，在前期资金大量投入以后，产生的经济效益远远不能满足投资者回报的期望值。虽然取得了较好的社会效益，但不能弥补经济效益的缺损，所以在管好、用好这些改制企业档案资源的同时，及时考虑档案管理中心今后的生存和运作方式，是很有必要的。
2、档案管理中心建立后，可逐渐建立若干下属中心
一是保管利用中心。保管利用工作是档案管理的基础性工作，也是档案工作部门必须具备的功能。档案管理中心建立的目的主要在于保管和利用产权制度改革中改制企业档案资源。目前中心的最大财富就在于占有和拥有庞大的档案资源――124万卷企业历史档案，这是中心独特的资源和优势，把档案管理中心建成档案资源保管利用中心是中心运作最基本的和必须建立的方式之一。
二是历史研究中心。苏州民族工业是江苏民族工业的发祥地。随着改革开放，外向型经济和民营企业的不断发展壮大，苏州要形成自己独特的苏商经营理念，这些苏商理念在哪里，就在档案管理中心。如何对历史进行研究总结，从中找出和总结出苏商精神和理念，是一件非常有意义、有价值的事情。同时对第二次修志编史工作来讲，对档案资源的占有提供了有利的条件，建立历史研究中心也是获取社会效益所必需的运作方式。
三是中介咨询服务中心。充分发挥档案管理中心的优势，做大做强。目前中心的库容量在200万卷左右，按工司改制企业档案124万卷的量来计算，还能容纳大量档案。争取在市委市政府支持下，在财政部门协调下，运用市场运作，对除工司以外的改制企事业档案资源进行集中整合，统一纳入档案管理中心，避免多头投资，浪费财力、人力、物力，确保档案资源的集中统一管理。通过中介咨询的形式开展档案整理、档案寄存、档案培训等服务，为中心市场化运作探索一条新路子。
一、当前我国干部档案管理工作中存在的问题
随着人力资源管理工作的贯彻落实，我国相关部门已经开始认识到人事档案管理的重要性，并对档案管理工作进行了适当的改革创新。但是综合分析，在当前我国干部档案管理工作中仍然存在一定的问题限制了干部档案管理效果的提升和干部资源的合理利用，其具体问题表现在以下方面：其一，重视程度不足，基础性投入缺乏。部分领导人员尚未认识到干部档案管理工作的重要性，在档案管理工作方面的投入不足，导致档案管理工作的推进缺乏有效的支撑，极大增加了干部档案管理的难度，不利于干部档案管理成效的获取[1]。其二，档案材料不完善，信息获取存在一定滞后性。由于领导人员的忽视以及缺乏有效的支持，直接造成档案管理人员工作积极性偏低，在搜集和整理档案资料的过程中不重视档案资料的全面性，信息获取不够及时，档案信息流失现象较为严重，也限制了档案管理作用的有效发挥。其三，档案人员综合素质不足，对档案的开发和利用存在限制。档案管理人员的综合素质对档案管理工作的优化产生着至关重要的影响。但是当前我国部分档案管理人员综合素质不足，信息技术能力相对较差，无法结合干部档案管理的实际需求对干部档案做出科学的管理，甚至导致干部档案信息失真，限制了干部档案资源的有效利用。所以针对上述问题，新时期应该积极探索科学合理的干部档案管理措施，为干部档案资源的有效利用提供良好的支持。
二、基于人力资源管理理论优化干部档案管理工作的措施
基于人力资源管理理论的指导，在人力资源管理模式下创新干部档案管理工作，应该注意挖掘档案资源潜力，提升档案资源的有效利用率，以科学的干部档案管理为人力资源管理工作提供相应的支持。
（一）加强领导人员对干部档案管理工作的重视
在组织开展干部档案管理的工作中，领导人员的重视对档案管理工作的优化产生着重要的影响。所以基于人力资源管理理论的指导，应该借助一定的宣传教育让领导人员认识到干部档案在促进人力资源管理工作中的作用，进而自觉加强对干部档案管理工作的重视，加大干部档案管理投入，为各项管理工作的开展提供良好的支持，并对干部档案管理人员实施专门的督促和提醒，有效促进干部档案管理水平的提升和管理作用的发挥。
（二）积极推进干部人事档案管理制度化建设
在人力资源管理模式下组织开展干部人事档案管理工作，应该结合人力资源管理理论的指导对管理工作进行适当的完善，逐步增强管理的科学化和系统化程度，促进管理质量的提升[2]。在具体操作方面，应该注意结合干部档案管理的实际需求建立健全管理制度，保证各项管理制度都在制度的规范和约束下进行，切实提升档案管理规范化程度，为相关工作人员查询、借阅和使用干部档案提供一定的便利。唯有如此，干部档案管理才能够逐步实现制度化发展，整体管理水平也能够得到进一步提升。
（三）对搜集资料的途径进行进一步整合展
干部档案管理过程中对干部档案信息的搜集可以从多种渠道完成，但是信息搜集渠道的丰富也在一定程度上增加了信息搜集的难度[3]。所以在加强干部档案管理的过程中，应该结合实际情况对档案资料搜集渠道进行有效整合，再结合人力资源管理工作的实际需求制定有针对性的资料搜集措施，提升干部档案资料搜集的规范化程度，保证干部档案资料的全面性和客观性，有效避免档案资料流失问题的出现。这样借助对档案信息搜集渠道的整合，能够为干部档案管理工作的优化提供良好的支持。
（四）加强对干部档案管理人员的教育和培训
基于干部档案管理人员自身素质对档案管理工作产生的影响，新时期在组织开展档案管理工作的过程中应该对干部档案管理人员实施教育和培训，让其认识到干部档案在辅助人力资源管理工作方面的重要作用，增强其开展档案管理工作的自觉性[4]。同时，对干部档案管理人员实施信息技术教育培训，增强其利用信息技术加强档案管理工作的能力，为干部档案管理工作的优化提供相应的人才保障。
现阶段，随着改革的不断深化，机关事业单位的档案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在着与其它工作发展不协调的状况。作为档案管理工作者，我们要弄清楚工作中存在的问题和不足，并研究和探索相应的应对措施，以便促进单位管理工作更好发展。
一、机关事业单位n案管理的现状
（一）对档案管理工作认识不深
主要表现在三个方面。一是不少机关事业学位的领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有意识到做好档案管理工作对单位发展的作用和影响。甚至一些领导撤销档案管理机构，更不用指望档案能够发挥它应有的凭证和参考的作用了。二是单位的档案工作人员在主观意识上就没有形成一个严谨的对档案进行合理规范管理的思想态度，加之领导不重视，缺乏工作的动力，管理意识和保密意识薄弱，工作懈怠，导致单位内部档案管理混乱，对档案的管理措施实施不到位，造成部分档案的丢失和不完善，在某种程度上，严重影响了单位的发展。三是单位内部各部门的员工对档案工作没有清晰的认识。认为档案工作是档案人员的事情，在工作中缺乏文件归档保存的意识，办理完毕的文件不注重保存，直接导致档案工作人员在收集整理文件时不齐全和不完整，使得收集到的档案资源无法有效地提供利用。
（二）档案专业人才匮乏
社会发展离不开人才，尤其是专业优秀的人才更是不可或缺的。档案管理作为一项专业的、复杂的工作，必须要有专业的人才才能够胜任。档案工作者的业务水平，直接决定了单位档案管理的质量和效率。由于机关事业单位是定编定岗，编制紧张，使得配备兼职档案员成了一个普遍的现象。兼职档案员在单位中身兼数职，事务繁多，有的档案员感觉进了档案室就像被打入了“冷宫”，不会有再大的发展。有的是单位新入职员工，不能马上担当重任，被领导派到档案室去熟悉单位工作环境，也有的单位通过招聘临时整档人员的方式来应对档案管理工作的需要。极少有档案员是专业科班出身，笔者并非强调只有专业科班出身就能做好档案工作，而是说很多档案员在进档案室之前，对于档案的了解和认识是“0”基础，只能靠前一任档案员口头简单介绍。这就导致档案人员流动太过频繁，档案工作交接不及时，不到位，不全面，档案业务知识和业务技能无法得到有效传承。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出。同时，即使有配备专职档案员的单位，也有因档案员工作态度不好而影响了档案工作的实效。
（三）档案经费投入少，软硬件设备落后
机关事业单位的档案管理工作是一项复杂的涉及多个部门的工作。健全的基础设施、充足的资金投入是做好这项工作必不可少的条件。而当前，很多单位暂且不说高大上的现代化管理的软硬件设施投入，就连最基本的档案库房也是为了应对档案行政管理部门的检查临时腾挪出来的。有的单位有档案库房，不仅面积小，还在空地上堆放其它物品，档案库房已然成了杂物库房。档案基础设施不完善，库房建设不规范，档案保管条件差，对温湿度不能有效控制，使得纸质档案材料发生霉变、损毁现象，威胁着档案的安全。
（四）缺乏规范有效的档案管理和利用制度
规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。我们做任何事、任何工作都要遵循一定的道德规范或规章制度，然而目前部分机关事业单位档案管理制度还不健全，甚至漏洞百出，缺乏相应的权力制约机制。也有的单位规章制度不少，看起来也很全面，但是缺乏足够的执行力，再好的规章制度，没有了严格的执行力，也就成了一句空话。
（五）基础环节工作薄弱
纵观档案管理工作，一般我们将其划为8个环节，即档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。这8个环节，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用。对档案管理的基础工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有价值的材料没能进入到档案室保管而造成遗失；档案价值鉴定不到位，使得很多没有保存价值的材料进入了档案室，增加了库房压力，加大了工作人员的工作量，到了保管期限可以销毁的材料，由于种种原因，不销毁，也使得保管矛盾越来越突出，等等。档案管理的基础环节工作薄弱是影响档案管理工作质量的一个重要因素。
（六）信息化水平低
随着科学技术的发展，各级政府开始使用信息化办公系统，大大提高了工作效率，而且无纸化办公也不再是一个梦。虽然目前也有不少机关事业单位的档案管理工作转向了信息化，但是也仅仅是实现利用软件来进行档案的录入、排序和检索，还未能实现资源共享，导致档案资料的利用率低，没有完全发挥出应的功能。
（七）对现有档案资源的开发和利用程度不够。
档案的收集、整理、保管是手段，档案信息资源的开发利用才是最终的目的。鉴于前面笔者所罗列的一些现状，使得档案信息资源的开发缺少必要的条件，如人员素质水平、经费投入等等，那当然是不能够做好的。影响档案信息资源开发还有一个重要的因素，那就是单位内部的档案管理人员对档案没有一个全面的认识，他们只单纯地认为档案管理就是保证档案不被遗失，在需要时能够很容易地找到就可以了，其实不然，档案对单位内部进行决策时有着非常重要的指导作用，能够让领导层对单位过去的发展进行分析总结，然后对未来提出一些有建设性的意见，所以，对档案资源的开发和利用有着十分重大的现实意义。目前，许多事业单位的内部管理人员还没有意识到这一点，对现有档案资源的开发和利用程度不够，严重制约了单位的未来发展。
二、提高机关事业单位档案管理工作的对策
（一）提高对档案管理工作的认识
机关事业单位档案管理工作要想取得较高的水平，就需要单位领导和档案管理人员对这项工作提起足够的重视，改变那种把档案管理工作当做可有可无的辅工作的认识。一是档案工作者自身要通过学习、参加培训等等方式，改变自身对于档案管理工作的偏见，如果连档案管理者自身都不重视档案管理工作，又怎能期望得到领导的认同和支持呢？二是档案工作者要多多向领导宣传档案管理工作的重要性。因为很多时候，并非领导不重视档案管理工作，而是领导不了解情况。档案工作者多向领导汇报有关档案的内容、案例、工作，让领导意识到原来档案管理工作是这样一种专业性的工作，重要性的工作，慢慢地就会提高对档案工作的重视程度。三是领导应明确档案管理在单位整体工作中的重要性，把档案管理工作列入到单位发展规划中，列入到日常工作计划中，并制订相应的考核奖惩制度。
（二）提高档案管理人员专业素质
要想让档案管理做得越来越好，档案管理工作人员的专业素质必须有所提升。要保障档案管理工作人员有较高的专业能力，笔者认为可以从以下两个方面入手：
一是在档案管理工作人员的招聘上，设置相应的任职条件，包括专业的档案管理知识以及强烈的职业认同感和责任心，也就是相应提高任职的门槛。档案管理工作是一项专业性很强的工作，并不是无任何基础条件的人员就能够胜任的。
二是在部T工作开展的过程中，要加强并有针对性地对档案管理工作人员进行培训。包括综合运用计算机的能力，文件分类以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够的能力来完成自己的工作。
三是促进档案管理工作人员基本职业道德的养成。档案管理工作不仅是一项专业性的工作，还是一项保密性的、政治性的工作。良好的职业道德操守，于公于私都是很必要的。要认识到档案管理工作对一个单位发展的影响，在工作中做到公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析数据，力求把自己的工作越做越好。
（三）加强资金投入，完善基础设施
落实档案管理工作，不仅要有思想上的重视，也要有物质上的保障，即资金支持。要不断完善基础设施建设，保障档案资源存放科学，安全、有序。首先，要设置专门的档案室，使档案资源有地方放置；其次要有必要的档案管理现代化的设施设备，使档案资源安全保管，减少档案丢失、损毁的风险
（四）建立和完善档案管理制度
“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要实现有效的管理，必须首先建章立制。
对于档案管理人员来说，就是要建立合理的档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导负责人，明确档案管理人员的的岗位职责和范围，建立有效的信息沟通渠道，同时建立完善的工作监督制度，以及时有效地堵住档案管理工作漏洞。最后还要建立档案人员合理的激励机制，提高档案管理工作人员的工作积极性和对档案事业的职业认同感。
对于档案信息资源来说，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明确档案保管期限的划分和归档制度。同时要建立起清楚明晰的档案借阅、登记、统计制度，详细记录档案的使用情况，及时查找遗失缺漏。
（五）加强信息化在档案管理中的应用
现代社会，信息化和互联网技术对我们的工作、生活影响越来越大。在这样一个信息大爆炸的时代，档案管理工作要跟上时代的步伐，将先进的计算机技术和互联网技术应到到现代档案管理工作中。一是通过配备信息设备和技术手段，对已有的档案资源进行整理，以提高查全率和查准率，提高工作效率；二是通过对档案信息资源的数字化，实现提高档案资源利用频率，更好应对档案实体的自然损坏和自然灾害；三是通过对档案信息资源管理的网络化，实现网络借阅、异地借阅和信息共享。
（六）加强档案信息资源的开发利用
【关键词】档案信息管理；资源开发；机制；实施
档案资源的管理工作是各个企业档案工作的核心内容，主要包含整理、搜集及保存企业重要的文档资料，以及存储、下载、上传、传送、分类、检索等各个环节，涉及到企业工作的各个方面。其整体工作质量对企业办公室管理服务效率起着重要影响，主要包括对文书档案的数字化、安全化、网络化的全面管理，需要科学、有效的处理方法来支持引导。为了保证档案管理工作的科学、有序、高效、稳固，相关企业及工作人员应当开展现代化档案信息资源开发，制定科学有效的实施策略，促进档案管理的优化。
一、深入把握档案信息利用需求的变化趋势
针对当前档案管理工作逐渐提升重要性的发展现状，企业必须充分了解档案信息利用需求的变化趋势，全面把握该变化趋势进行管理方法与资源开发的完善，才能应对社会信息化飞速发展的时代特征。笔者将从以下三大方面进行档案信息利用需求变化趋势的分析，便于企业进一步提高档案工作效率。
（一）档案信息资源实现信息化管理是必然趋势。档案信息资源在企业办公室工作中愈发重要，只有实现其信息资源的现代化信息管理，才能在保持档案文件历史原貌的基础上增强档案管理的准确率和便捷性。传统的档案信息资源管理方式往往通过人工的排列、整理及装订、存放，必然会出现遗漏文件的现象，一旦档案数量增加，出现错误信息，工作人员就必须拆卷重做进行多次检查，不仅影响档案管理的工作效率，还容易造成工作人员的工作倦怠，发生遗漏文件查找不到，检索效率低下的现象。通过实行档案资源的信息化管理，能够改善档案文件的装订效果，使装订更加整齐美观，而对于遗漏的文件则不需要多次修改查找，将档案的案卷级转变为文件级，提高档案管理工作的工作质量，避免不同工作人员对档案管理标准的衡量尺度不同而造成的使用不便，极大降低了工作人员的劳动强度，避免文档的存积，使工作人员在放松身心的情况下对档案管理工作的投入更多精力，从而提升档案信息资源管理效率。
（二）档案信息用户数量增加，档案类型复杂多变。我国经过经济的迅速发展和政治民主化的进程加快，传统档案信息的管理从后台逐渐公开于前台，使人们在就业、工作等方面对各自档案信息的资源保护愈发重视。因此，人们的档案意识逐渐增强，档案信息用户的群体也逐渐庞大起来。用户群体的扩大避免不了用户类型的增加，不同类型的档案信息用户对应着不同程度的管理方式，档案资源的利用方法需要工作人员从其目的、对象及角度等多方面进行评判，档案信息资源的开发工作面临着巨大的压力。
由于现代化档案信息的管理工作对档案工作人员的要求较高，相关企业则需要聘用更高知识层次的工作人员进行培训，而当下企业的档案部门恰恰缺少现代高技术人才，进而使复杂繁琐的档案工作疏于管理，无法发挥企业现代化设备及工作方法的作用。电子文件没有固定的形式，在修改和整理的过程中无法保存任何痕迹，一旦出现问题难以恢复期原始样貌，保密工作无法顺利进行，从而丧失了文件的原始性，档案工作则更加复杂多变，难以控制。
（三）档案信息利用向多元、自主、专业化方向发展。档案信息用户的增加使档案管理工作的范围逐渐扩大，其内部容易因档案管理类型的丰富而导致不同特性的变化。例如，由于档案信息资源的剧增，信息所包含的重要内容可能出现不够精准、时效的特性，这使得许多档案信息的浓度逐渐下降，甚至出现冗余信息、虚假信息的增多，导致用户需求向精品化、个性化及专业化的形势发展，更多用户注重对档案效用的关注。此外，档案信息用户往往习惯通过网上检索等便捷方法对所需信息进行查询，甚至希望能够更加简便地通过档案的目录及关键词查询来获取自己所需的重要内容，往往认为通过档案部门的特定查询缺乏时间上的便捷，这使得档案信息利用的需求也更加依赖于档案部门提供的服务方式，从而使档案管理出现多样化、自主化、广泛化的趋势，这就要求相关部门需要加强先进技术的学习与投入，从而更加全面地把握档案信息资源发展的走势，使档案管理工作在保证用户便利的基础上逐步实现自我创新与完善。
二、开展档案信息资源深度开发的基础保障与反馈机制
档案信息资源的开发工作主要包含不断充实档案信息服务内容、构建政府内部档案信息共享平台，重视档案信息增值服务以及推进档案信息产品专题开发与加工等，是一项较为复杂的系统性工程。由于其资源开发的保障因素受到开发方法与策略的影响，因此笔者从开展档案信息资源开发的各项系统保障机制来分析其开发利用的状况。
（一）制度保障。从1980年起，中共中央开始决定开放历史档案，从此以后档案信息的开发与利用受到多个部门的管制和发展环境的影响，制度的规定也随着时间的推移逐渐改变。但由于档案信息资源的特性发展方向无法确定，制度改善的角度跟不上档案资源的改变，因此至今为止，有关档案信息资源开发的法律规定仍然不够完善，处于不断修改、不断翻新的过程中。一项完整有效的档案信息资源管理需要基本法律、企业规定、法律实施细则和信息开发规则等多项规章制度的制约，因此，企业应当分配不同类型的工作人员负责不同规章制度的制定，并真正将其贯彻落实到档案管理的实际工作中，才能使法律规则的制定真正变得有效。同时，在监督法律规章的落实情况时，应当注重细节的量化，认真听从来自基层管理者的建议，使各项规章制度在注重原则的同时得到更加合理的补充改善。
（二）组织保障。由于档案信息资源开发的组织保障从整体和局部来看设置情况是有所差异的，档案馆网的设置仍然存在管理问题，各级档案部门都应当围绕党委、政府的中心工作，把服务大局放在档案工作任务的首要地位，加强对重要档案的管理与开发。
首先，从整体上来看，档案信息资源的开发离不开全国性的档案行政管理体系。该体系能够在信息化的时代背景下促使档案管理体系以坚持推进档案信息资源开发为目标，通过调节档案管理与资源开放的关系来设置档案馆网，从而使档案信息资源的影响与效用扩大更加条理、实用。其次，从局部上来看，档案信息管理的组织保障还应包含基层档案工作的顺利开展。只有基础工作部门的档案管理真正落实到基层工作的各项任务中，并加以监督和整改，档案信息管理工作才得以顺利进行。
（三）人员配置。随着档案信息资源管理难度的逐渐增加，普通职工已经无法适应高强度、高难度的档案工作，相关企业需要聘请高素质的技术工作者，才能满足档案信息资源开发工作的需求。现代科学技术的广泛应用迫切需要档案工作者的主动学习，缺乏新型技术水准的管理方法是无法适应复杂多变的档案工作的。有关资料显示，我国高素质的档案人才数量较少，相关企业对工作人员的监督与培训力度不够，导致我国专职档案工作人员的结构不稳定，大多数工作人员的意识仍然停留在档案实体保管的简单工作层面。因此，档案信息资源开发的人员配置应当逐步提高对档案人员的资质要求，通过先进技术手段的运用简化档案管理工作人员的工作，使工作者在充足的时间中对档案信息资源开发投入更高的精力，注重各个档案部门的工作交流，实现优势互补的工作状态。
（四）反馈机制。档案信息工作者通过对信息产品的管理与加工将资源发放于档案用户，从而实现用户需求的跟踪与档案信息资源的互馈；而档案用户则通过信息产品的使用情况将所发现的问题反馈给档案信息工作者，即资源深度开发对用户的反推作用。二者构成一个反馈机制循环结构，能够在收集、组织档案用户需求信息的基础上挖掘用户需求的特征及变化规律，引导档案工作者不断变化和改善工作状况，推动档案信息资源的优化发展。
同时，反馈机制的构成离不开制度的保障与制约，档案信息资源的开发只有将工作人员、信息产品及档案信息用户三者关联起来，促进其工作的协调发展，才能真正通过反馈机制实现档案信息资源的质量控制。
三、深入推进档案信息资源开发工作的实施
针对档案信息资源管理情况较差、规章制度不健全、工作手段先进性低的工作现状，我们应当从不同角度和标准出发，在遵循档案信息资源及时性、客观性、特色性的原则上完善信息开发工作体系，在档案信息实体开发、内容开发及知识开发三大方面进行档案信息资源开发工作的逐步推进。
（一）拓宽信息开发途径，探索档案信息资源的实体开发。尽管传统档案管理工作对档案实体管理的重视程度仍然保持在较高的状态，但仅仅是保管和整理是远远不够的。档案信息资源的管理应当在保证实体保管工作完备的情况下同时加强实体信息的开发，例如通过档案阅览服务、档案信息复制以及档案陈列展览等具体方式进行，从而保证利用者迅速查阅相关档案的基础上扩大信息传播的范围，提高社会档案意识。
通过对档案进行分级处理、对查阅人员的情况进行客观严格的登记审查以及对档案实体进行开发且不泄密的方式，能够逐步拓宽档案管理的工作范围，提高信息利用的效率，从而充分利用信息资源的管理与开发进行相关工作安排和管理，克服任人唯亲、的恶劣事件发生，实现实体档案开发利用的最大化，在保证档案实体有序性和保密性的前提下最大限度地为档案信息用户服务。
（二）加强工作制度落实，完善档案信息资源的内容开发。档案内容开发主要指在档案原文的基础上进行的信息整理加工工作，不得掺杂档案信息资源开发者的个人观念。因此，工作人员在档案编研、档案资讯、档案信息公布及档案编目、著录等方式中进行，从而在满足社会利用需要的前提下克服档案信息的分散性和信息浓度低的弱点，利用公共媒介如电视、网络、报刊等方式与用户进行交流。
档案信息资源的内容开发同时可以通过加强管理制度的建设来保障，只有真正将管理制度落实到内容开发的工作流程中，才能形成档案管理工作的系统。具体可以在不违反制度规范的前提下加强档案资讯工作，例如对档案收藏的分布状况、为特定用户定向查找传递档案信息等情况的分析，促进档案信息传播的速度，真正将接受档案信息咨询申请、分析咨询问题、查询文献资料和收集反馈信息等重要步骤一一落实，从深层次上满足档案信息用户的需求，也不妨碍相关深层内容的进一步开发。
（三）推进信息化建设，推进档案信息资源的知识开发。相关企业应当注重提高档案管理人员的综合素质，加大档案管理人员的培训力度，使其通过自身学习能力和实践能力的提高紧跟信息化时展的步伐。档案信息资源的知识开发主要是根据用户需求进行的开发内容与方式相结合的深层次开发，其要求档案信息工作者在结合相关资料文献的基础上对信息资源所具备的隐性知识进行开发与重组，最终整理出档案信息资源的隐藏知识内容，使档案信息资源的利用具备更高的实效性。
档案信息资源的知识开发是整个开发内容中难度最大、层次最深的一项，也是继档案信息资源的实体开发、内容开发后的最高形式。除了进行开发方法的改善，知识开发还应当对信息资源的内容开发进行延伸，使档案工作者在消极被动的保管档案实体的工作中逐步转变为积极主动的创造人员。在具体工作过程中，开发人员可以通过先进方法的学习改善档案的形式特征，对档案信息资源进行重新整理，从而满足不同用户在不同层面的需求，但要注重不得违背档案原本的核心精神，对档案信息用系统、辩证的方法进行深入研究，组建知识开发工作小组进行资料的汇集，在更大的范围内寻求开发档案信息资源的支持与储备。
综上所述，只有顺应档案开发与管理的整体趋势，将先进的管理方法与实际工作相结合，才能更好地提升档案资源开发与信息管理工作的作用效果。相信在企业及相关工作人员的共同努力下，档案资源的开况一定会进一步得到重视与发展，档案资源的开发与管理将在相关企业的办公室工作中发挥更加实效的能力效用。
【参考文献】
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【摘要】本文分析了高校人力资源管理中人事档案管理的重要作用，阐述了目前高校人事档案管理中存在的问题，提出了优化高校人事档案管理的措施，旨在优化高校人事档案管理活动，促进高校人力资源开发与管理的科学化发展。
【关键词】人事档案管理 高校人力资源管理 作用
一、高校人力资源管理中人事档案管理的作用
作为高校人力资源管理的重要组成部分，人事档案管理为人力资源管理活动的有效开展提供了信息基础。人事档案是个人工作、学习情况及德才表现的集中反映，高校的人事档案由其人力资源管理部门集中收集与保管，以便后期的查阅及使用。人事档案管理在高校人力资源管理中具有重要意义。
（一）反映了学校人事关系的变更
当学校的教职工出现工作的变动时，其人事档案也会发生相应的变化，流动人员的工资待遇等主要依据人事档案来实现变动。因此，人事档案是学校人事关系变更的凭证。在人事档案丢失或者不完整时，流动人员的工作调动会受到相应的影响。
（二）人事档案为高校人力资源管理提供信息依据
人事档案是高校进行人事决策、实现人力资源开发及利用、保证制度使用的重要依据。首先，随着经济及技术的发展，现代社会强调管理工作的重要性，高校人力资源管理工作的有效开展，必须要以其人事档案提供的信息为依据，而人事档案信息主要包括个人的履历材料、政审材料、党团材料、奖励处分材料及考核考察材料等，是对一个人高中开始成长阶段的知识水平及德才表现的详细记录，是反映一个人情况最原始的材料，其具有很强的真实性及可靠性。高校人力资源管理部门在人员录用过程中，会通过人事档案提供的完整的背景材料来进行选择，人事档案是管理者了解员工，初步评价员工的重要依据。
其次，高校人力资源管理部门在制定各项规章制度的过程中，为了保证人事管理制度更加的人性化，满足员工的实际需求，会结合其人事档案，在全面了解员工特点的基础上制定出符合学校发展要求的人事档案管理制度，
最后，在高校人力资源开发与管理过程中，高校管理层如何实现人力资源的优化配置，实现教职工在其最合适的工作岗位上发挥作用，保证教职工的高效工作及不断创新，为此，人力资源管理工作人员需要详细了解教职工的人事档案，在了解个人的基础上实现最佳的岗位配置，优化高校的人力资源管理及开发活动。
二、当前高校人事档案管理中存在的问题及改进策略
（一）存在的问题
（1）人事档案中存在虚假信息。由于个人或者是相关人员在填写人事档案信息过程中填写了虚假的信息，造成人事档案中不实信息存在。人事档案的管理人员在人事信息的收集过程中也会造成信息偏差的出现，部分人事管理相关工作人员为了个人利益，主观上的错误也会造成虚假人事信息的存在。决策者依据错误的信息所做的决定，不利于人力资源的合理配置。由于错误信息下教职工成长环境的公平性丧失，其工作的主动性及积极性会降低，由于教师不良情绪的存在，影响了课堂教学的效率，不利于高校教学质量的提升。
（2）人事档案管理的简单雷同化发展。人事档案信息在内容及形式上大同小异，人事档案管理工作是一项机械化的枯燥工作，人事档案管理模式的雷同使得高校在人力资源开发与管理过程中对人事档案资料的利用率下降，人事档案信息失去了相应的参考价值。现代人事档案管理应注重人文特色，鉴于人事档案管理较强的保密性，高校应进行检索工具的研发，方便管理者查阅有特色的重点档案。
（3）人事档案管理中个人材料分散。由于高校人事档案管理工作不够细致，造成部分人员材料分散，破坏了人事档案的有机整体，人力资源的效力下降。在人事n案资料的收集环节，部分个人的材料散落，有的丢失，有的在个人手中，有的在使用过程中遗落其他部门，高校人事档案子资料整体不齐全，降低了高效人力资源管理的效率。
（二）改进措施
（1）注重人事档案信息的收集。高校人事档案资料的收集是人事档案管理的基础，人事档案的价值很大程度上取决于档案中信息资源的质量及内容，人事档案信息收集工作的改进，有利于高效人力资源管理与开发工作的开展。通过全面的收集人事档案信息，高校的人事档案资源才会实现其价值。
（2）实现人事档案管理的信息化。现代信息技术的不断发展，推动了人事档案管理的信息化发展，而现代人力资源管理也具有信息化的明显特征。在传统的人事档案管理模式下，人事档案管理主要依靠纸质档案及档案室进行管理，常会出现人为操作失误，档案管理工作效率低，重复率高。高校在人事档案实践活动中，应利用现代信息技术进行档案资料的保存及检索，实现人事档案资料的数据化处理。通过建设现代化的人事档案信息管理系统，高校人力资源管理人员可通过相关数据的分析，对学校的人力资源结构及需求进行分析，为学校的人力资源管理与开发提供数据支持。
（3）实现人事档案管理工作的制度化发展。为保证人事档案信息的完整性，高校应建立完善的人事档案管理制度化体系，由于档案管理人员档案资料管理的意识淡薄，在人事档案资料的收集过程中存在认为失误，不利于个人档案信息的收集，应通过建立完善的认识档案管理制度，规范档案管理人员的工作，实现高校档案管理工作的高效开展。
（4）提高人事档案管理工作的水平。在传统的人事档案管理工作中，人力归档、手工操作的方式下人事档案管理的水平不高，加上人事档案材料的多而复杂化，造成高校人事档案管理工作出现错误的概率极高，随着信息技术的发展，自动化、智能化是未来人事档案管理工作的必然发展趋势，高校人力资源开发与管理工作也必须实现信息化、智能化的发展趋势，高校人事档案管理工作水平的提升，是高校人力资源开发与管理水平不断提升的基础与前提。
三、总结
作为高校人力资源开发与管理的重要组成部分，人事档案管理是实现人力资源开发与管理的基础，人事档案资料的合理利用，是高校人力资源管理人员优化人力资源配置的基础，应不断引入现代先进的信息技术，实现人事档案管理的自动化、智能化发展。通过合理的人力资源开发与管理实现高校人力资源的最优配置。
参考文献：
一、人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去。掌握现在，从而预测其发展潜力。及时发现人才。避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。
2 促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人。因人以治事。把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位。充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
二、人事档案管理的现状与问题
1 人事档案管理制度相对落后。随著人事制度改革向纵深挺进，机构调整、内部科室重组、人员竞聘上岗、单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制没有得到及时补充和修正，工作缺乏力度。阻碍了人才的流动。一是收集档案工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。这些都影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
2 人事档案管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放，由于档案管理人员的岗位不稳定性。大部分人员没有经过专业的档案组织培训，对档案的重要性、档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。档案收集意识淡薄。
3 采取垄断经营，服务质量差强人意。一些人才流动部门，由于有接收大中专毕业生和办理落户等特殊权限。垄断了部分的市场，这不仅不利于人才与职介之间的公平竞争，影响国内人才市场与国际人才市场的接轨，也相应涌现了门难进、脸难看的旧体制下的工作态度，还容易变成滋生腐败的温床。
三、新时期人事档案管理工作的对策
1 提高对人事档案管理目的和意义的认识。提高认识，加强领导，单位领导要把人事档案管理工作放在干部队伍建设的高度来对待。要建设档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检索、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作要进行定性定量考核，分级分类指导，等级升级动态管理，进一步推进人事档案管理工作系统化、规范化和科学化建设。
2 健全人事档案管理制度，提高制度化建设水平。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管工作的实际和社会现实的需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫，尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档的管理制度进一步严格要求。
3 加强干部人事档案管理。有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映著一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政各部门结构调配方面都将发挥重要作用。只有加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效地利用人才资源。
4 改进和完善档案功能。一是在保证人事档案的权威性、准确性和真实性的基础上，对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容，侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料。以便使所有的功能更加适合用人单位对人才的需求。三是补充其他有关求职者和用人单位都需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。
5 加强人事档案管理现代化和信息化建设的进程。人事档案是人才信息资源库，因此要合理利用各种资源。使其最限度地发挥作用。必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机。通过相应的技术处理。将文字、图片、声像等资料转变成数据资料。实现人事档案纸质与数据格式并存。以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。