[关键词]项目文件；职责； 问题；对策
1、医院基建各主体责任单位对项目档案收集的管理职责
1、1项目档案工作应按照《档案法》的规定，实行统一领导、分级管理的原则，应确保项目档案的齐全、完整、准确、系统。确保形成的项目档案能反映工程建设及实体质量情况，设计单位要按合同约定，收集项目前期勘测中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等及设计基础文件，向建设单位移交。各参建单位的档案管理工作应在建设单位的统一领导下，对各自承包范围内形成的项目档案的完成、归档的准确、系统的完整和有效利用负责。完成各自职责范围内的项目档案的收集、整理与归档工作，将形成的竣工文件收集、整理，经过监理单位审查、建设单位验收后，将所有的文字、图纸、电子、声像等不同载体的档案资料移交建设单位综合档案室归档。
1、2建设单位的职责：建设单位要根据国家有关项目档案管理规定，设立专门的档案管理部门，配置专职的档案管理人员，配置能够满足项目档案管理、档案实体安全保存和利用需要的设施，应采用计算机和档案管理软件来管理。建设单位档案室应建立档案管理体系，加强落实项目档案管理责任制，要对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和培训，并将各部门的档案收集工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。
1、3勘测、设计单位的职责：设计单位要按合同约定，收集项目前期勘测中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等及设计基础文件，向建设单位移交。收集设计活动中形成的项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件，设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件，施工图、竣工图、现场服务形成的设计更改文件等，经过收集、整理后向建设单位移交。
1、4监理单位的职责。按《建设工程监理规划》（GB/T50319-2013）
的规定，设计、施工单位形成的文件质量和案卷资料纳入工程资料监控范围，对参建单位整理和移交竣工档案质量情况负责审查，并签署审查意见，最后一同监理竣工档案移交建设单位。依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）和合同约定，对项目监理过程中形成的文件收集、整理后，向建设单位档案室移交。
1、5承包单位的职责。对本单位移交的竣工档案进行自检、验收，对项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责。按照合同约定的承包范围，收集整理本单位在工程建设活动中形成的档案，进行汇总、整理、编目，经监理单位审查后向建设单位档案室移交。
2、医院基建档案管理存在的主要问题
2、1医院档案资料分散易丢失。这是由于医院工程工艺复杂、设计变更多、周期长、参与部门多等原因造成的。如从论证、立项、决策（会议纪要）、请示批复、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，竣工，再到水暖电、消防、环评验收，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如遇气候变化或领导变迁等情况，时间可能多达4-5年之多。这种实际情况势必就使得医院档案资料更分散易丢失。
2、2医院领导建档意识和职工归档意识淡漠，未把基建档案列入单位议事日程。只讲工程质量，追求当下顺利竣工；只谈医院的病历档案和人事档案重要性；或者分管基建的领导将常用的图纸、维修手册、使用说明甚至于批复文件等据为己有，随分管人员的岗位调换档案被带走或丢失，更有甚者图个人方便不愿归档，以至于根本无法资源共享等等。
2、3施工单位人员素质不高，归档意识不强且管理现状松散。施工人员归档意识差，只收纸质档案，不注意收集电子档案（如照片或视频资料）；只注重各种施工资料的收集，不注重配套工程设备资料的收集，造成归档资料的不全、档案收集、编制质量不高。以至于移交给医院的基建工程项目归档材料中复印件多、签字和盖章不齐全等诸多问题存在，造成档案利用的凭证作用不强等等。在管理上，资料填写不全或破损、设计变更与工程变动未做会议纪要、竣工图与施工图通用不做修改等，造成业内资料不准确。
2、4医院基建档案管理人员业务素质低下，责任性与管理意识不强。档案人员学历偏低，多数未经专业培训，“三纳入”、“四同步”制度落实较差；对归档文件有多少算多少，文件零散；对短缺档案不寻找，不追踪。也正由于其对档案和基建知识的不熟悉，造成一头雾水，面对一堆资料无从下手，管理杂乱无章。
2、5医院与基建部门没有形成合力，缺乏沟通，指导监督不力，造成归档质量不高。
2、6档案管理设备和手段的落后，很多医院既无档案室甚至没有设置档案专职人员，多是院办人员兼职，更谈不上配备专门的档案装具与计算机管理。一些医院不仅没有计算机等现代化管理设备对信息进行检索、集中贮藏处理，就连起码的密集架、铁皮柜、图纸柜、装订机、防潮、防蛀设备也不具备，档案管理人员还是依靠传统的手工操作进行装订，费时费工，效率低下，直接影响档案的长期安全保管和迅速方便使用。
3、医院基建项目档案管理对策
3、1建章立制，依法治档。建立健全医院的档案管理网络，全院档案实行统一管理，统一标准，统一分类，避免过去分散管理造成的人力、财力、物力和空间的浪费，保证档案的完整、安全、开发利用，实现资源共享。把完善各项规章制度作为做好基建档案管理工作的关键，将档案管理工作纳入领导的议事日程，并有分管领导亲自兼管，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。档案部门要会同基建部门制定一套符合医院实际的档案岗位职责、基建档案管理实施细则、基建档案归档整理范围、归档时间等。强化监督职能，在基建工程项目立项时，应将档案工作纳入到工程的各个阶段，纳入档案部门人员和基建部门人员岗位职责中。
3、2加强对医院档案人员专业知识的培训和业务素质的提高。档案工作是一项政治性、服务性、条件性、严密性很强的工作，要求档案人员必须具有严谨求实的工作作风和良好的品质，因此必须加强对档案人员法制宣传教育，提高档案专兼职人员的档案意识，使他们认识到基建档案的潜在价值，变被动为主动，自觉参与档案管理。档案人员要解放思想，更新观念，充分认识档案在医院管理中的地位和作用，利用院报、会议、发文、座谈等形式积极宣传档案法及有关处罚条例，积极参加基建和档案专业知识的培训，培养一支既要政治素质好，责任性强，又要热爱档案工作；既要有档案专业知识，熟练掌握操作技能，又要熟知基建项目档案管理工作范围，能够从容面对档案专业发展面临的新问题；既要有一定外语水平，又要会利用现代化手段管理使用档案，有进取性和创造性，提高归档案卷质量。采取请进来、派出去的方式，对档案人员进行基建档案专业知识培训，进一步开阔视野，增长知识，这样才能保证档案的严肃性和真实性。
3、3加强医院专兼职档案人员与各参建单位人员的相互学习，做到知识互补。档案专兼职人员要与各参建单位人员多沟通、多交流，多座谈，真正将有利用价值的项目档案资料收归档案室，便于更好的开发利用。提高各参建部门人员的档案意识和法制观念，使大家认识到项目档案的潜在价值，变被动为主动，自觉参与档案管理。
3、4加强医院与各相关部门相关科室的沟通与协调。鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介人、深人基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据医院的实际情况和具体要求，制定基建项目档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及从建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的其体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性、保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3、5运用现代化手段，搞好档案信息开发利用工作。开发基建项目档案信息资源，为医院医疗、教学、科研、后勤管理服务，是基建项目档案管理的根本目的，也是档案管理工作的重点。所以档案室首先要创造条件实现以计算机为核心包括扫描、复印、缩微、声像等先进科技手段在内的现代化目标，编制切合医院基建项目的档案管理软件，编制《医院工程基建项目简介》等，为利用者提供方便、快捷优质的服务是我们管理的真正目的。
基建项目档案是一种特殊的不可再生宝贵的信息资源，所以归档的项目档案必须齐全、完整、准确、系统，签字手续完备，内容真实、可靠，与工程实际相符合，字迹清楚、图样清晰、图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定。要按国家和行业标准要求组织竣工档案资料的专项验收。竣工图应与项目竣工验收时的实际情况相符合，监理单位应对设计单位编制的竣工图进行审查，并在竣工图案卷目录上加盖竣工图审查章，方可归档。项目档案必须坚持档案工作与工程建设“三同步”，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。在工程竣工验收时，要同时验收项目档案归档情况，只有这样才能真正收到有价值的对社会有利用的项目档案，为日后解决更多的实际问题。
4、投入使用后医建档案的利用价值
各医院基建项目参建单位都要以对工作高度负责的责任心和使命感，确保每一项医建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设和社会发展中的巨大作用。档案的收集、整理就是为了提供人们利用，档案利用好了能产生良好的经济效益和社会效益。基建档案是一种特殊的不可再生宝贵的信息资源，项目投资大、数量多、载体多、周期长、环节多，档案不仅仅要看给当下能解决多少实际问题，更应该鉴定其在将来提供的利用价值。我们要加强对文件形成者、档案管理者的业务指导，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。不断提高业务素质和科学知识，是医院基建项目档案管理未来必不可少的动力。作为医院档案管理人员既要熟悉医院管理新知识，又要熟练掌握档案管理专业知识和电子档案的收集与整理的新技术，新方法，只有这样才能更好的为医院深化改革和为社会利用者提供快捷方便的服务。
参考资料：
1、田岳海，浅谈基建档案管理中存在问题及对策，《档案天地》2012年第8期
Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process、 It involves all aspects of the project construction、 Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project、 In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is prehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures、
关键词：供热项目；档案管理；编制
Key words： heating project；archives management；pilation
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）16-0019-03
0 引言
供热项目档案资料是在项目实施过程中与工程进度同步形成的，是从供热项目立项开始直到实施结束、竣工验收为止，各阶段所产生的、与供热系统相关的各种文件、资料、设计图纸、图表、计算资料、试验报告与试验资料、工程照片、记录照片、录像、光盘等。供热项目档案资料作为一种从科技和经济领域衍生出来的重要的科技信息资源，在企业的运营和管理中发挥着至关重要的作用。在日常工作随时注意对档案资料的收集、整理或者检索、应用，促进档案系统日趋完善、规整，同时达到通用的要求，对于供热项目的顺利实施，以及供热设备的维护和管理，都有非常重要的意义。本文结合供热项目档案资料的特点及分类管理原则，针对当前管理工作中存在的问题通过建立信息化操作平台、加强部门人员培训等措施来改善现状，全面提高档案管理水平。
1 供嵯钅康牡蛋柑氐恪⒎掷嗉暗蛋副嘀圃则
1、1 供热项目档案资料的特点
1、1、1 成套性
对于供热管网项目，从项目立项（核准、可研、评估）、项目设计、项目准备、项目管理、项目施工到项目竣工，形成的档案相互联系、不可根据供热区域的延伸和热负荷的需要，可能还会有新建锅炉工程，还会涉及设备维修、改造等，生成相应的档案。因此，供热管两项目从建设到生产运营所形成的档案有较强的独立性、成套性特点。
1、1、2 复杂性和多样性
对于热电联产项目，为了最大限度发挥供热潜力，使供热管网在安全、稳定的状态下充分满足采暖高峰期的热负荷需求，同时有效平衡热网投资。需要建设与供热管网配套的调峰热源厂，在电厂突发故障后，以确保供热管网持续供热维持热力系统正常运行。调峰热源厂主要选用燃煤高温热水锅炉为阶段性调峰锅炉，经换热站进行热力交换后为终端用户送出采暖低温水。热力管网工程主要包括一次管网和二次管网。一次管网指的是蒸汽网、高温水网，二次管网主要指的是居民小区的供暖网，两套管网系统通过设在厂外的热力站实现连接，采暖热水网由热网站引出后直接连接各换热站，利用换热站中的水换热加热。二级热水网直接连接终端用户。热水网和蒸汽网均以预制保温管直埋敷设到位，过路段采用钢套钢管直埋敷设，架空管道采用无推力旋转补偿器对管道热膨胀进行补偿，直埋管道采用外压式波纹补偿器。
因此，对于像热电联产项目一类的专业多、辐射面广、采用不同方式供热的项目，就需要加强热网技术的研究，相应的档案系统也应该建立起来。档案管理人员应该熟悉供热项目档案资料的特点，根据这些特点制定出可靠的管理方案才能提高档案管理效率。
1、2 供热项目档案编制原则
1、2、1 热电联产项目
热电联产项目即以发电为主、供热为辅的供热项目。借助两台机组抽汽管道抽汽，再通过换热站和配套的热力管网输送终端用户，相应的销售档案和技术资料一律参考DIVT241―2012《火电建设项自文件收集及植案整理规范》，按照规范的目录号和分类号进行编制。
1、2、2 过渡热源项目及配套热源项目
在供热项目前，在初期必须先投建配套的蒸汽锅炉，以满足项目在建期间的用汽需要。为了充分发挥供热系统的供热能力，特别是在系统出现事故的条件下保证持续供热，满足热电联产企业在采暖高峰期的热负荷需求，除了蒸汽锅炉，还须建设调峰热源项目。
对于过渡热源和配套的调峰热源项目的档案资料，从项目通过审批，到设计、施工，再到交付后投入运营，每个环节的档案资料都是相对独立的，但从整体来看所有的档案资料基于项目建设过程又构成了一个档案系统。为确保对过渡及配套热源项目档案资料规范化，应该将该部分的文件、资料从整个项目中区分出来，做成独立的档案系统进行妥善管理。
2 供热项目档案管理中存在的问题
2、1 档案管理的意识不强，各项规章制度执行不到位
当前，由于企业及施工各方对档案意识相当薄弱，档案管理人员对形成的原始资料不注意及时存档，未按要求定期检查参建单位工程档案整理情况，致使工程完工后资料短缺。而且，由于供热项目建设档案管理规章制度不健全，实施细则未及时跟上，缺乏完善的约束机制，造成执行不到位，而供热项目建设一般牵扯多方，且各自相互独立，容易出现档案管理工作相互推诿、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良现象。
2、2 档案管理人员配备不足且素质不高
建立一支专业化的人才队伍是提高档案管理效率的基本前提。要做好档案管理工作，档案管理人员首先要具备足够的专业水准。但是在现实条件下，部分供热企业对经济效益的关注程度高于一切，对供热项目建设档案管理不重视，配备的档案人T少，而且从事工程项目资料管理的人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，他们身兼数职、不稳定，又不了解其专业知识、工作程序、行业标准，对档案资料的收集、整理、归档等环节不规范、不标准，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，在工程竣工、移交上带来很多不必要的麻烦。
2、3 档案归档不及时且质量不高
有的供热项目建设长达数年，其中征地、环境保护批复等重要文件办理周期较长，而档案文件的收集整理工作又具有持续性、阶段性和成套性，部分供热企业对重点供热项目建设过程中生成的文件、资料没有在第一时间进行收集整理或者不能定期整理归档，不能在规定的时间内完整移交，远远滞后于工程建设的进度；部分锅炉、管网的竣工图和相关技术资料缺失，现有资料修改质量达不到归档要求，导致最终形成的竣工图与现实状况存在差距；归档中有些数据存在明显的误差，审核人签署时存在部分数据项漏缺的问题，有的工程图纸违背了编制规则，部分标识不统一，造成最终收集的竣工图出现很大的误差，甚至部分数据失真。按照相关规定，项目竣工后必须进行质量验收并办理竣工验收手续。在验收环节重新组织工作人员话费大量时间和精力来突击补充档案资料，而此时由于周期过长，致使档案资料的真实性、完整性、准确性受到影响。
3 供热项目档案管理思路
3、1 基于互联网平台加快建设档案资料信息化管理平台
当前，随着网络科技在档案领域的逐渐普及，项目档案资料的收集效率及档案管理水平大幅度提升。档案工作不再局限于纸质，而是通过一套支持快速录入、修改、打印、检索和整理等操作功能的档案管理平台实现（见图1），这给档案工作带来了巨大的挑战，为了应对挑战，要求档案管理人员必须全面掌握档案管理软件的操作方法，利用信息手段将纸质文件转换成电子文件，大幅度提高档案录入效率，同时组建档案目录系统数据库，对纸质文件和电子文件同步管理，促进信息资源共享，为供热项目建设服务。
3、2 建立健全供热项目档案管理制度
要保证供热项目档案资料完整，就必须建立一套统一的档案管理模式，结合国家政策以及行业中的相关规定，在供热项目实施的现实条件的基础上秉承“规范、合理、实用”的原则建立或完善档案管理制度，按照文件资料的形成、收集、分类汇总、移交的工作顺序重新树立档案工作流程，对各个环节提出规范化的工作要求，以实现对文件资料的集中管理。另外，要根据文件资料的形成过程组建专业化的档案工作组，由负责人集中协调各个组员的工作任务，明确个成员以及各相关部门的职责和义务，使档案管理工作真正成为供热项目建设的目标之一，基于工作目标建立业务考核体系，确保工程档案的规范性和完整性。
3、3 梳理档案管理流程，加强档案管理人员的技能培训
为了实现供热项目建设档案的有序管理，提高企业对档案工作重要性的认识，全面推进档案宣传培训工作，将相关制度、归档文件范围、分类标准、整理流程到各个参建单位，并进行有针对性的讲解、答疑，确保工程档案的完整、准确，提高他们做好供热项目建设档案管理的自觉性和责任感，及时将工程建设过程中形成的资料归档并送交专门档案管理人员，避免档案的丢失，确保工程档案的完整性。
3、4 根据供热项目的建设进度及时搜集并完善相应的档案资料
在供热项目实施过程中，为了在保证相关文件、资料真实可靠的前提下将其及时归档保管，档案管理部门必须在项目实施开始前提前介入，并在项目实施过程中和实施后实时关注文件、资料的生成和收集，使档案工作真正渗透到项目实施的全过程。负责收集和整理文件、资料的档案工作人员，必须主动深入现场展开跟踪调研并提供业务指导，以确保随时掌握第一手资料，特别是要对关系到项目建设质量的关键节点的资料加强跟踪收集工作，发现问题及时解决。
4 结束语
供热项目档案是项目建设中不可或缺的数据信息，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热项目档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热项目项目提供档案方面的保证。在本文中，笔者结合供热工程档案资料的特点、分类管理原则及档案管理工作中存在的问题进行了分析和探讨，从明确各参与方责任、规范化收集整理和实行科学化管理体系、加强档案管理人员的指导等方面提出了加强档案资料的管理措施，从而为整个项目的管理提供了必要的保障。在实际管理工作中，不同的供热项目在档案资料的搜集和整理方面会有不同的要求，档案管理工作人员应该结合具体项目的特点及档案管理要求有针对性的开展档案工作，使档案管理真正成为整个供热项目的有效保障。
参考文献：
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[2]邵丹丹、如何做好企业工程档案管理工作[J]、黑龙江档案， 2013（03）、
水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全，但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素，往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进，档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题，提出了具体的对策，以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。
2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题
2、1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善
近年来，随着人们档案意识的逐步增强，水电企业，特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求，结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系，明确了项目档案工作分管领导，并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备了专职档案管理人员。但是，在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确，未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系，未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时，未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况，参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控，而忽视项目文件的收集和安全保管等工作，使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面，虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度，但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。
2、2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全
在水电建设项目的实施过程中，大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房，但由于水电项目建设项目周期较长，项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间，施工单位为了控制生产成本，大多没有单独设置档案库房，往往是档案库房与项目部办公室混用，加上项目建设期间人员流动较大，项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多，以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失，使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋，或将档案库房设置在了地势低洼的位置，使得项目文件长期处于潮湿的环境，减损了项目文件的寿命，甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外，随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用，由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多，但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编，时常因仪器设备的故障造成数据丢失，从而造成无法弥补的损失。
2、3档案信息安全治理意识较弱，信息安全管理的复合型人才缺乏
随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展，对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年，有着丰富的档案管理经验，对日常档案业务工作驾轻就熟，但在水电建设项目档案安全管理方面，牢固树立档案“安全为天”，落实档案安全管理责任，创新项目档案安全管理措施，构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强，档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务，又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏，使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统，但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。
3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施
3、1建立健全档案安全管理体系，落实档案安全管理责任
如果把档案安全比作一艘航船的话，那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此，首先应从落实档案安全管理职责入手，在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作；二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方，要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人；三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样，通过建立岗位责任制，层层抓落实，才能将项目档案安全管理工作落到实处。
3、2不断夯实档案安全管理基础，完善档案安全管理制度
有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度，将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节，制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等，从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次，针对电子文件与电子档案的安全管理，确保电子文档的安全和信息的可用性，需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》，将电子文件从产生形成，直到被永久保存或销毁，实施全程控制与管理，这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三，为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件，确保档案信息资源的安全，需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》，并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样，才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。
3、3创新档案安全管理措施，提高档案安全管理水平
3、3、1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求，业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室，配置满足“八防”要求的设施设备，并配置相应的档案库房管理人员，而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房，并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3、3、2定期加强安全检查，及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中，一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来，做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作，严格落实防汛责任，将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实，督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》，组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练，加强与消防、气象等部门联系，在预警信息上实现资源共享，增强研判能力，形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制，开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作，严格节假日期间的值班值守制度，并配备和更新档案安全保管的设施设备，同步定期做好检修维护，以确保项目档案安全万无一失。3、3、3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中，应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设，由信息部门负责；同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中，借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等，以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施，对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护；采取加载水印和工作流的方式，对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管，并实行异地备份存放，以确保项目档案数据安全。3、3、4加强档案安全知识教育培训，全面提高档案人员安全意识确保档案安全，是对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去，请进来”等方式，加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训，为档案安全工作提供人才支持。
4结语
影响档案安全的因素无处不在，档案安全工作只有进行时，没有完成时，永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线，应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持档案实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。
参考文献
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1 科技计划项目档案的概念及特点
（1）科技计划项目档案一般是指政府部门、社会组织或个人在科技计划项目活动中形成的档案。科技计划项目活动主要包括对科技计划项目的管理活动以及项目实施过程中开展的科研活动。因此，科技计划项目档案不仅包括科技计划项目管理活动中形成的文书档案，也包括科技计划项目在研究过程中形成的技术档案。
（2）科技计划项目档案贯穿了整个科技计划项目的生命周期，真实记录和反映了科技计划项目从申报、立项、研究、结题以及实施跟踪管理的各项工作内容，是重要的科技信息资源，也是对科技计划执行和管理情况进行监测、评估的直接依据。而且，淮安市每年立项的科技计划项目数量就达数百项，项目实施周期也较长（一般为1年及以上）。因此，淮安市的科技计划项目档案具有专业性、成套性、数量庞大及形成周期长等特点。
2 淮安市科技计划项目档案管理现状
2、1 淮安市科技计划项目体系
淮安市科技计划项目主要包括：应用研究与科技攻关、产学研协同创新、知识产权战略推进、软科学研究（发展战略研究）等四个基本专项和科技创新平台与产学研载体建设、科技成果转化、科技金融等三个重点专项。但是，每年，淮安市科技局会根据国家和省科技厅的科技计划项目指南并结合实际情况进行相应的调整。以2015年度为例，淮安市设立的科技计划项目体系如图1所示。
2、2 淮安市科技计划项目档案分类
淮安市科技计划项目的活动过程主要包括：项目申报、项目受理、项目评审、项目立项、项目实施、中期检查、项目结题验收、成果转化、跟踪管理等。因此，淮安市科技计划项目档案主要可以分为两大类，一类是项目管理档案，主要由项目管理部门保存和归档；一类是项目科研档案，主要由项目承担单位保存和实施归档。
2、3 淮安市科技计划项目档案管理现状
由于科技计划项目类别多，数量多，实施周期长（至少为1-2年），涉及到的项目承担单位和主管部门也较多，因此，目前淮安市科技计划项目档案管理现状主要为分散管理。科技计划项目主管部门保存在项目申报、立项、结题验收等过程中形成的档案材料，项目承担单位主要保存项目在申报、立项、科研、结题验收过程中形成的档案材料。目前，淮安市科技局作为市级科技计划项目的主要管理单位之一，主要保存在项目申报、受理、评审、立项、监管、服务及结题验收和后期持续跟踪等过程中形成的档案材料，而不同类别的科技计划项目档案又由各业务处室（根据职能）分别保管和归档。
3 淮安市科技计划项目档案管理中存在的问题
3、1 项目档案管理不规范
跟项目档案相关的制度制订不完善，项目档案的归档范围和管理方式没有明确规定，或者有了规定也未能坚决执行。
3、2 项目档案材料不完整或缺失
少部分项目资料由于未能及时归档，已经查找不到。很多项目档案材料存在缺胳膊少腿的问题，不能体现项目实施的全过程，不利于实施项目监管和促进科研成果转化。
3、3 档案管理方面投入不到位
由于部分领导不够重视或者经费紧张等方面的原因，导致档案工作人员配备不到位，档案工作经费投入不足等，不能保證档案工作的正常开展。
3、4 部分人员保护项目档案的意识不强
觉得项目档案可有可无，在项目活动过程中，不能及时的收集和归档项目材料，项目结题验收之后，更是将项目实施材料归档抛之脑后。
3、5 档案管理方法落后
淮安市科技局作为科技计划项目组织实施和管理单位，在档案管理方面仍然主要以纸质材料归档为主，未能全面实现档案的数字化管理，给科技项目档案的利用带来了一定的局限。
4 关于做好淮安市科技计划项目档案管理工作的几点建议
4、1 加大宣传和培训力度
加大《档案法》、《政府信息公开条例》等相关法律法规的宣传，提高档案管理工作的积极性和主动性。对项目管理和项目实施相关人员要加大档案专业知识的培训力度。
4、2 加大档案管理方面的投入
确保档案人员的配备到位，强化档案人才队伍建设，提升档案管理工作人员的素质，并提供足额的档案管理工作经费。
4、3 在科技计划项目合同中，针对科技计划项目材料的归档，对项目承担单位提出明确要求
市级科技计划项目管理单位及项目主管部门在项目实施过程中，要定期或不定期地对项目档案材料的形成过程进行跟踪、管理。
4、4 制订和完善淮安市科技计划项目档案管理相关制度
明确归档范围、归档方法和保管年限等，并确保制度执行到位。
4、5 加快推进档案数字化
档案数字化有利于提高科技计划项目档案的利用率、有利于档案材料的保护、有利于促进政府信息公开。
一、水利工程档案管理工作中存在的主要问题
工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：
1、重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。
2、档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。
3、档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。
二、问题存在的原因分析
工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：
1、重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。
2、责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。
3、人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。
三、解决问题的合同承包制档案管理模式
采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：
1、对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。
2、对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。
四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点
采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：
1、节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。
2、经济效益。合同承包制管理档案，工程建设管理部门需向专业档案部门支付一定的管理费用。对档案部门而言，它可弥补其事业经费的不足，增加职工收入，经济效益是直接的。对工程建设部门而言，它可降低建设管理单位组建档案管理班子的时间、人力、财力投入，使建设管理单位集中精力从事工程实施工作，提高工程管理质量，经济效益是间接的。因此，合同承包制管理工程档案对档案专业部门和建设管理部门双方都具有经济效益。
（1）建立了项目档案管理机构和管理体制。明确了项目管理层中的档案负责领导，并把档案管理工作纳入到项目部的议事日程，纳入到项目部的计划管理，纳入到各部门工作人员的岗位职责、工作范围。成立了项目部档案室，配置了4名专职项目档案人员，由总承包双方各派资深档案人员组成，同时还根据不同阶段项目档案管理的需要，聘请了2~3名临时档案员。在工程后期档案突击阶段，项目部还从各部门抽调人员协助档案室整理档案，给予了档案工作极大支持。此外，在领导关心下，根据国家相关标准配置了标准档案库房。（2）建立健全了项目档案管理制度。根据工程项目统一领导、分级管理的工作原则，建立健全了项目档案管理制度，完善了档案管理体系，确保了总承包工程过程中档案管理工作的全过程控制。项目部一成立，就在熟知并掌握国家、行业关于建设项目档案工作的有关法规、文件及工作标准的基础上，针对本工程项目文件形成的特点制定出各项档案管理制度，如：领导及各岗位责任制、技术（图纸）资料管理制度、竣工图编制管理规定、工程管理文件编号办法、工程竣工档案整编规定、分包商资料移交管理办法、电子文件归档与电子档案管理办法，声像档案管理制度、档案库房管理及借阅制度等，为规范管理项目档案提供了制度保障。
2项目档案管理的“超前介入”
项目档案贯穿于工程建设的始终，包括从建设项目的立项、审批、招投标、勘测、采购、施工、监理到竣工验收全过程活动中形成的各类档案，它形成的周期长、来源广、内容繁杂。为加强总承包工程项目中对项目文件的控制和管理，避免项目档案材料的流失，确保项目档案的完整、准确、系统，档案管理工作必须“超前介入”到工程总承包项目每阶段工作中，特别是前期准备工作中。项目档案管理的“超前介入”，能够使档案人员掌握主动性，了解整个工程项目建设的情况；掌握项目文件产生、流转的规律；监控项目文件的流向；及早制定有关项目档案管理的标准、制度；及时对参建单位、项目部各部门文件资料的收集、整理进行指导，从而对保证项目档案的完整、准确、系统提供保障。项目档案管理人员刚到马鞍山总承包项目部时，项目还没有最后核准，许多部门的人员都没到达，他们觉得档案工作介入太早，没有多少事可做，认为档案管理工作主要集中在工程后期。在完整经历了整个工程后，才深刻体会到工程初期项目档案管理超前介入的重要性，档案管理的前期介入为今后高质量地向业主移交完整准确的档案提供了有力保障。要做好项目档案管理的“超前介入”，首先，要争取项目领导对项目档案管理工作的重视，将项目档案管理纳入到项目管理中，及早设立项目档案机构，及早配置项目档案人员，及早建立档案库房；及早制定项目档案管理标准并纳入项目管理标准体系。其次，要有业务能力较强的档案专业人员的及时介入。总承包工程项目档案管理工作是一项以项目管理为中心的专业性和服务性的工作，它既有项目管理的技术基础工作的特点，又有自身独立的工作对象、内容及工作方法。由于工程参建单位众多，涉及面较广，档案工作人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时准确地传递各单位（业主，监理，设计，施工，设备厂家等）的技术文件，成为文件流转的枢纽；还要协调各单位的文件管理，及时指导和培训各参建单位的档案工作人员。项目档案负责人在工程前期，要能参与工程项目的开工启动会，了解工程项目的总体安排和规划，以便及时收集工程前期文件并做出相应的档案管理工作计划；要能参与合同、协议的评议和签订，把有关工程档案资料各项具体要求（归档责任，归档时间，归档份数，档案编制质量要求等）纳入协议条款中，借助合同、协议的约束力争取档案管理工作的主动权；要能及时与业主、监理档案主管充分沟通，了解他们的具体要求，以便提前制定档案管理细则，统一归档要求，统一文件编号办法，统一工程用各种表格，避免各参建单位档案管理各行其是。
3项目档案管理的“全过程控制”
项目档案管理的“全过程控制”，是指对总承包工程的不同时期，不同阶段产生的各种有价值的文件材料在承办、运转、收集、积累及整理归档中始终处于受控范围，确保档案的真实、准确、系统完整。其工作内容包括：前期准备，中间检查，竣工审查验收。3、1前期准备首先要加强总承包档案人员自身的业务学习，提高管理水平。总承包专职档案人员必须熟悉工程设计，施工，管理等方面的基本知识，了解电厂的主要系统，熟练掌握火电企业档案分类表，通晓工程档案形成的阶段性特点，从而高效率地开展档案管理工作。其次要要求各参建单位配备专职档案管理人员，并进行系统的档案培训。在熟练掌握档案管理的国标、行标及总承包项目部制定的档案管理制度下，统一标准和要求。实行帮监结合，制定出奖罚措施。可以先由总承包档案管理人员帮助建立一个示范性文本，使其后续文件材料的分类整理有参照标准，达到规范统一。另外，要根据现场条件，建立符合《档案馆建筑设计规范》要求的库房，并配备相应的设施。如：空调，去湿机，温湿度计，灭火器材等。订制适量的各种规格的档案管理工具和耗材。如：资料柜，档案盒等。3、2中间检查在马鞍山工程项目建设中，同样存在档案意识淡薄的现象，认为档案工作不直接产生经济效益，而且琐碎繁杂，在紧张繁忙的工程施工中，大家对工程质量和进度的重视影响到对文件材料的控制管理不能与生产同步；另外，由于各参建单位档案人员业务素质参差不齐，有的甚至是临时聘用的未通过档案上岗培训的人员，对文件材料的编制要求、分类管理等知之甚少，极易造成文件内容不完整，文件格式不规范，文件编号不统一等现象，为今后档案整理和验收留下大量隐患。因此，中间检查工作占据着极其重要的地位，能及时发现问题，采取纠偏措施。在马鞍山总承包工程中，档案“中间检查”工作的具体措施是：制定对各参建单位档案工作的指导、监督和检查的工作计划。每月定时组织监理专工、技术专工和档案专工对参建单位技术资料的归档整理进行核查。具体来说，根据各标段项目划分表中的各分项工程、分部工程、单位工程的进展情况进行核对，制作出文件材料中间核查表，及时发现问题并提出整改措施，列出检查结论（完整率、准确率、预立卷合格率等）；监理专工和技术专工从案卷内容的齐全完整，真实有效上把关，以确保主要施工技术记录，质量检验记录，出厂证件及检验材料等原始产生的文件材料完整有效。档案专工从案卷质量是否符合档案管理各项标准上把关，以确保文件为原件，签署完备，字迹图表规范等，同时检查是否按要求正确进行预立卷分类编目等。对检查后发现的问题以整改通知单的形式下发，并以整改报验单的形式提出整改措施，以便复查。总之，总承包方档案管理人员只有经常“走出去”检查监督各参建单位的档案管理工作，强化中间检查，才能保障将来“坐下来”较好地审查验收各单位的竣工档案，按时向业主移交，确保高质量通过竣工档案基建达标和档案专项验收。3、3竣工审查验收随着工程的推进，项目经过设计、施工、安装、调试几个阶段，各参建单位分包的各标段的工程都即将竣工或已经竣工，这时对各参建单位的工程档案进行验收成为总承包方档案工作的重点。在马鞍山总承包工程中，当第二台机组也顺利通过了168h满负荷试运行并通过业主验收后，我们依照《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》的规定，联合业主、监理档案负责专工对各参建单位的工程档案进行预验收。首先下发通知，要求各参建单位档案自检，并提交自检报告，再由总承包档案专工对其重点档案进行抽查，及时提出整改意见，并限期完成。最后还要检查整改后的闭合情况，由档案主管签字确认，确保各参建单位档案的顺利归档和移交。对接收的竣工档案及自身形成的工程管理文件进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制档案整理情况说明等。在项目正式通过竣工验收后的三个月内，总承包方应根据《重大建设项目档案验收办法》规定，编写项目档案验收申报材料，填写申请项目档案验收申请表，按程序向当地档案主管部门申报，完成建设项目档案验收；最后，按总包合同向业主及相关单位办理档案移交。移交时应明确档案的内容、案卷数、图纸张数等（含电子版）并进行清点，签字等交接手续。
4项目档案的“网络化管理”
马鞍山电厂扩建工程作为较大的总承包项目，其参建单位多，产生的文件材料数量大，流转时间要求紧迫，必须要求总承包单位和各参建单位的所有文件材料上网运行，以各单位网站为节点，构建自总承包单位到各参加单位纵向沟通、横向链接的信息网络体系，开发具备文件浏览、查询、表格填录、文件编辑、删除、恢复更替等各项功能的动态管理系统，实现区域信息共享。在该项工程中，我们使用了较先进的工程管理软件“POWERON”。若通过该项目管理系统与业主要求使用的档案管理软件的“无缝连接”，就能了解项目建设全过程的文件形成情况，保证项目文件材料收集的完整、准确、系统，保证电子文件的及时归档；同时利用用户权限管理对文件材料进行预归档，开通网络查询系统，就能为项目建设提供便利的档案查询利用，也能为档案工作人员节约了大量人力，物力和时间。最后，还能通过对档案信息资源的整合，提出对今后总承包项目有借鉴的各专题报告、优化设计方案等重要成果。这里最重要也急需解决的一个问题是，如何较好地做好软件系统之间的“无缝连接”,这受到项目建设时限、项目管理软件和档案管理软件开发时间周期及用户应用水平等多种因素限制，当这两个都很优秀的系统软件的“连接”不够完善时，往往会使档案管理工作回到以单机版档案管理软件进行辅助管理的简单方式，失去了在网络环境下对项目档案进行管理的巨大优势。目前，网络版档案管理软件已逐渐取代单机版的档案管理软件，使档案人员可以通过计算机在网络环境下，在线完成档案的收集、整理、编目、移交和提供利用，提高档案管理工作效率。因此，建立一个能将工程管理与档案管理紧密结合起来的统一工程管理信息平台，成为总承包工程项目“网络化管理”的当务之急！
5结语
1项目档案管理的重要性
近年来，随着企业项目投资的数量和规模不断增加，企业将项目档案管理工作和项目管理工作进行了结合，并取得了一定的成效，因此企业的管理人员和项目的建设人员要提高对项目档案管理工作的重视程度，将项目档案的管理工作与项目验收工作一视同仁。项目档案管理工作影响着项目后期的竣工、验收、维护工作的进行效果，项目档案管理保管工作要比项目存在的时间长，因此，项目档案管理工作在整个项目工程中发挥的作用也日益明显，体现的信息量较多，是项目建设中较为重要的一项工作。
2项目档案管理与项目管理同步实施的意义
建设项目本身就是一项复杂且庞大的工程，涉及到的专业知识领域较多，一项合格的建设项目可以使用很长时间，但如果在项目运行过程中，相关的项目档案出现了破损和遗失，会对项目的管理工作带来极大的不利，为项目管理工作增加麻烦。建设项目不仅包含项目工程的施工，还包含项目工程的管理、使用后的维护、问题工程的维修、项目的扩建等，因此项目管理工作涉及到很多方面。每一项建设项目在建设前都要进行立项，在建设的过程中需要对其中的施工顺序、施工技术、施工方式进行记录，形成项目的数据和信息，这些信息和数据都被记录在档案中，因此项目档案中记载着项目工程施工的真实信息和数据。由此可见，实现档案管理与项目管理同步实施，让管理人员在项目工程使用出现问题时，能及时查找出当时的建设信息，并根据这些信息和数据来解决其中的问题[1]。
上述的分析证明了项目管理工作和项目档案管理工作之间是相互影和相互协调的关系，不是孤立分离的，因此加强两者之间的联系，做好项目档案管理工作，是保证项目管理工作高效率进行的基础。
3实现档案管理与项目管理同步实施的方式
3、1建设项目领导人员要重视档案管理工作
领导要在建设项目中发挥带头作用，提高对项目档案管理工作的重视程度。建设项目的负责人一向对项目管理工作比较重视，在明确了项目管理工作和项目档案管理工作之间的相互关系之后，提高对项目档案管理工作的重视程度，才能实现项目管理和项目档案管理的同步实施。项目的领导人员还要建立专门的项目档案管理体系，此举是为了适应项目档案涉及面广、内容丰富、信息全面的特点，再加上建设项目涉及到的部门较多，单凭借档案管理部门的力量不能做好复杂的档案管理工作，因此实现项目档案管理的标准化和信息化，需要建立完善的档案管理体系。另外，要做好项目档案管理工作，需要保证档案管理工作进行时有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以约束，同时要明确的将项目档案管理工作分配给项目管理部门，这样能够更好的实现建设项目档案管理与项目管理的同步实施[2]。
3、2完善项目管理的制度
传统的项目管理体系中的管理制度一般都是针对项目施工人员制定的，很少有专门针对项目档案管理人员制定的，这也是项目档案管理工作得不到重视的一项原因，项目档案验收的工作经常由项目管理人员代替，为此项目管理者应当将项目档案管理的规定写入到项目管理的规定中，为项目档案管理工作提供制度支持。在项目档案管理和项目管理规定中要对相关工作人员的岗位职责与权利义务进行明确规定，工作人员明确各自的工作内容和职责范围，各司其职，即使出现问题，也能第一时间找到相关责任的负责人，解决问题。项目管理制度要对项目档案的收集、项目档案信息的传达、项目档案的归档等工作作出明确的规定。
另外，项目档案管理部门应当加强项目管理制度的信息化建设，在项目档案管理和项目管理中应用现代化信息技术，提高项目档案管理工作的信息化程度。即使出现档案管理人员调动，新的档案管理人员也能在项目建设的内部系统上找到详细的建设信息和动态发展，避免出现因档案人员调动导致的档案遗失或不全面的现象。与此同时，在项目管理部门召开会议时，项目档案的管理人员也要参加，确保项目档案管理人员了解项目的进度，随时收集资料，达到建设项目档案管理与项目管理的同步实施。
3、3要抓住档案管理工作和项目管理工作中的重点
档案管理工作和项目管理工作中的重点在项目工程的施工和监管上，因此管理部门要统一管理思想，围绕两项重点环节展开档案归档和管理工作。项目档案中主要记录的是项目工程的施工环节，做好对施工环节的档案管理工作也就做好了主要的项目档案管理工作，也就做好了主要的项目管理工作。项目管理中涉及到的部门较多，因此建设项目领导者或管理者要在项目立项前召开会议，参加会议的部门包括项目施工部门、项目监管部门、项目验收部门、项目管理部门，对项目工程中可能出现的问题进行集体探讨，并制定相应的解决方式，明确各部门的职责，为项目管理和项目档案管理工作的进行打下坚实的基础[3]。
抓住档案管理工作和项目管理工作重点的具体方式如下：第一，制定各项档案和资料归类的范围，这样施工部门和监管部门的档案收集人员能够知道哪些档案是需要进行收集和上报的，档案管理部门能够对施工工程和监管工程中的重要文件进行收集，并将其及时的转换成网络上的数据和信息，以方便查找。第二，管理部门对施工过程的图纸变化要及时的记录，并编制汇总表，这样能够保障档案记录与工程施工同步。第三，要明确档案归档的程序，进而提高档案管理和项目管理的质量。
4总结
综上所述，建设项目档案管理工作是一项较为繁琐的工作，并且与项目管理工作息息相关，因此在建设项目档案管理与项目管理的同步实施的过程中，两个部门的工作人员要结合项目的实际需求，运用合理的建设方式，提高两项工作的结合程度和效率，进而实现档案管理工作与项目管理工作的同步实施。
参考文献
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[3]吴炳亮，董劲柏、浅谈重大建设项目档案管理与项目建设同步进行[J]、黑龙江档案，2014，01：54、
浙江省宁波市镇海区信用联社于2005年年初开始对已实施的审计项目，包括审计调查项目和上级管理部门的审计项目进行“健康档案”管理。其管理模式是，先由主审根据审计情况及审计“健康档案”管理要求进行登记；然后由另外一名熟练计算机操作的审计人员负责审计“健康档案”登记的复核；再由审计组对被审计单位的单个项目的审计情况进行分析和评价，提出管理建议；年终以被审计单位为单位，对全部的审计项目，按审计“健康档案”明细表进行汇总登记，并由审计部门对被审计单位一个会计年度的全部审计项目的审计情况进行综合分析与评价，提出综合性的管理建议。以一个会计年度为准，日常以电子文档形式进行登记，年终打印成册(2册)，一册送联社高管层，便于在重大事项的决策中提供参考依据：另一册作为审计部门档案保存。新管理办法实行两年来，共对36个内部审计项目，8个审计调查项目、4个上级管理部门审计检查项目建立了审计“健康档案”。
审计“健康档案”的试行效果
该联社试行审计“健康档案”两年来，获得了较好的效果。首先从管理决策角度来讲，通过对审计“健康档案”明细表及年度汇总表的分析与评价，可以为联社理事会提供有效的决策依据，有利于审计部门发挥“谋士”作用。其次从人力资源管理角度来讲，通过对“审计健康”明细表与汇总表的分析，可以清楚地反映出被审计单位在信贷，财务等方面的管理水平，有利于为高管层合理使用人才提供参考依据。再次从审计角度来讲，通过审计“健康档案”明细表及汇总表的建立，可以清楚地反映被审计单位在某一管理方面的薄弱点与综合管理的水平，审计的频率及审计的盲点，有利于为内审部门制订审计工作计划、确定审计重点提供有效的依据：同时有利于规范内部审计工作，提高内部审计工作质量。
试行中需要完善之处