为加强城乡建设档案行政立法工作，国务院、住房城乡建设部高度重视，颁布了《中华人民共和国城乡规划法》（中华人民共和国主席令第74号）、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》（建设部令第78号）、《城建档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）、《科学技术档案工作条例》（国档字474号）、《城市建设档案管理暂行规定》（城办字第585号）等，并将城乡建设档案工作纳入了建设工程预验收制度；原建设部在1992年成立了“城建档案工作办公室”，履行管理城乡建设档案工作的职能；全国一些城市的城建档案馆根据相关行政职能，经编办审批增挂了城建档案管理处的牌子，进一步强化行政管理职能，有些地方的档案部门已经实施参照公务员法管理。比如，广东省内，深圳市城建档案馆、梅州市城建档案馆、茂名市城建档案馆、清远市城建档案馆、韶关市城建档案馆都已被批准参照公务员法管理；在广州市档案系统，基本上已实施公务员管理，“广州市房地产档案馆”也已被批准参照公务员法管理。《关于城建档案馆有关问题的复函》（建办函〔2010〕5号）中也明确指出：“根据国家法律、法规和国务院及有关部门的文件规定，参照各地工作实际，城建档案馆一方面是保管城市重要城建档案的基地，另一方面承担着指导全市城建档案工作的任务，属于科学技术事业单位，并兼有政府职能部门的性质。”
二、城建档案行政行为的种类和依据（以广州馆为例）
为推进事业单位分类改革，广州市城市建设档案馆(以下简称广州馆)结合新形势新要求，积极推进申请行政类事业单位，根据广州市编办《关于广州市规划局所属事业单位分类改革方案的批复》（穗编字〔2013〕211号），广州市城市建设档案馆（挂广州市规划局建设档案管理处牌子）更名为广州市规划局城建档案管理处（广州市城市建设档案馆）。党的十八届三中全会提出：“推行地方各级政府及其工作部门权力清单制度，依法公开权力运行流程。”为了进一步推进行政类事业单位改革，广州馆对照“三定”方案及行政行为的合法要件，梳理城建档案的行政职权，编制权责清单，并通过分析政府、社会和市场的责任边界，进一步坚定城建档案馆行政类事业单位分类的改革方向。依据马怀德《行政法学》，具体行政行为的合法要件包括行为主体合法、行为权限合法、行为内容合法、行为程序合法、行为形式合法。具体行政行为一般分为以下几类：行政命令、行政征收、行政处罚、行政强制、行政指导、行政合同、行政赔偿、行政许可、行政给付、行政奖励、行政确认、行政裁决、行政规划。现结合广州的城建档案工作实际，广州馆梳理出行政规划、行政指导、行政确认、行政处罚4种共5项城建档案的行政职权，具体分析如下：
（一）城建档案行政规划行为行政规划，也称行政计划，是指行政主体在实施公共事业及其他活动之前，首先综合地提示有关行政目标，事前制定出规划蓝图，以作为具体的行政目标，并进一步制定为实现该综合性目标所必须的各项政策性大纲的活动。城建档案行政规划是一种依职权自为的行政行为，行政主体是城建档案馆，行为内容是负责拟订并组织实施全市城乡建设档案事业发展规划。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“负责拟订并组织实施全市城乡建设档案事业发展规划，拟订城乡建设档案工作规范性文件和标准。”法规依据有：1、《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令）第九条：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。2、《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）第三条：城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。3、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府〔2013〕9号）第一章第五条：市、县级市城市建设档案管理机构的职责是：负责制定本市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准。
(二)城建档案行政确认行为行政确认，是指行政主体依法对行政相对人的法律地位、法律关系或有关法律事实进行甄别，给予确定、认定、证明（或否定）并予以宣告的具体行政行为。行政确认的主要形式有确认、认定（认证）、证明、登记、鉴证等。行政确认分为依申请的确认和依职权的确认，具体包括对身份的确认、对能力的确认和对事实的确认。城建档案行政确认行为有两种：第一种是依职权自为的行政行为，行政主体是城建档案馆，行为内容是负责对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收并出具《建设工程档案预验收认可书》。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“受城市的规划、建设行政主管部门委托，负责城建档案工作的日常管理工作，对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，预验收合格后，出具工程档案认可文件”。法规依据有：1、《中华人民共和国城乡规划法》（全国人大常务会）第四十五条：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料。2《、建设工程质量管理条例》（国务院令）第十七条:建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。3、《科学技术档案工作条例》（国务院批准，国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局颁发）第七条：各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。4、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）第八条：列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。5、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令）第六条：在建设单位办理地下管线工程施工许可手续时，城建档案管理机构应当将工程竣工后需移交的工程档案内容和要求告知建设单位。第九条：地下管线工程竣工验收前，建设单位应当提请城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专项预验收。第十条：建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向城建档案管理机构移交下列档案资料：……6、《广东省城乡规划条例》（广东省第十一届人民代表大会常务委员会公告第90号）第四十六条：建设单位或者个人应当在竣工验收后六个月内向城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省人民政府指定的镇人民政府报送有关竣工验收资料。城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省人民政府指定的镇人民政府应当将竣工验收资料交由城乡规划建设档案馆归档。7、《广州市城乡规划条例》（广州市第十四届人民代表大会常务委员公告第56号，2014年11月26日通过）第三十八条：建设单位或者个人应当在建设工程竣工后向原规划许可机关申请办理规划核实手续，原规划许可机关应当对建设工程是否符合规划条件和建设工程规划许可证的内容进行核实，并查验其建设工程档案认可文件和测绘单位的测量报告。符合的，应当予以核发建设工程规划验收合格证。未经规划核实或者经核实不符合的，建设单位不得组织竣工验收，产权登记机关不得办理产权登记手续。8、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府﹝2013﹞9号）第十三条：列入城市建设档案管理机构档案接收范围的工程，建设单位在建设工程规划验收前，应当提请城市建设档案管理机构对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行预验收并由城市建设档案管理机构出具建设工程档案认可文件。第二种是依申请的自为的行政行为，行政主体是城建档案馆，行为内容是负责出具城建档案证明。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“负责全市规划管理业务档案，建设工程档案、地下管线档案等城乡建设档案的统一接收、保管、利用及城乡建设档案信息资源的开发利用”。出具城建档案证明是档案利用的一种形式，是依申请对行政相对人所需的城建档案中的法律事实予以确认，用途包括：房产分割、合并，办理房产证，报建依据，资质评选，司法取证，法律诉讼等。出具证明件盖有“档案业务管理专用章”，与档案原件具有同等法律效力。同时，在城市规划和工程建设项目中，形成大量的声像档案，这些声像档案在规划管理、土地勘探或者土地征收等工作中均可作为法律证据。法规依据有：1、《中华人民共和国档案法》（主席令第71号）第十九条：档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。2《、中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条：各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。3、《中华人民共和国物权法》第十八条：权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。4、《刑事诉讼法》（主席令第55号）第五章证据第四十二条：证明案件真实情况的一切事实，都是证据。证据有下列七种：物证、书证；证人证言；被害人陈述；犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解；鉴定结论；勘验、检查笔录；视听资料。5、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府〔2013〕9号）第四章城建档案的管理和利用第二十四条：我国公民、组织凭身份证或单位介绍信等合法证明，可以利用城建档案。6、《广东省城乡规划条例》（广东省第十一届人民代表大会常务委员会公告第90号）第十条：城市、县和有条件的镇人民政府应当加强城乡规划建设档案馆的建设和管理，为公民、法人和其他组织查阅城乡规划建设档案提供便利。7、《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-201115、3提供利用服务可采取下列方式:3档案证明；15、3、8提供利用档案，应按下列程序办理：查验利用者身份证明和其他相关证明文件。
(三)城建档案行政指导（监督检查）行为行政指导，是行政主体基于国家的法律、政策的规定而作出的，旨在引导行政相对人自愿采取一定的作为或者不作为，以实现行政管理目的的一种非职权行为。城建档案行政指导是一种委托或授权的行政行为，行政主体是受城市的规划、建设行政主管部门委托的城建档案管理机构，行为内容是负责对全市城乡建设档案工作进行指导、监督和检查。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“负责对全市城乡建设档案工作的指导、监督、检查和有关人员的业务培训工作”。法规依据有：1、《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令）第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（四）检查、指导所属机构的档案工作。2、《科学技术档案工作条例》（国务院批准，国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局颁发）第二十六条国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。3、《机关档案工作条例》（中央办公厅、国务院办公厅）第四条……中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。4、《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）第三条城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。5、《城市房地产权属档案管理办法》（中华人民共和国住房和城乡建设部令）第四条房地产权属档案管理业务上受同级城市建设档案管理部门的监督和指导。6、《城市建设档案管理暂行规定》（城乡建设环境保护部、国家档案局发）第二十四条城建档案馆的基本任务：……对城市建设单位的城建档案工作进行指导、检查，并参加城市建设工程的竣工验收。7、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府〔2013〕9号）第四条市城市建设档案管理机构受市城乡规划主管部门委托,具体负责本市行政区域内的城建档案日常管理工作，指导各县级市城建档案工作。第五条(二)负责本市行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导，并对列入本市城市建设档案馆接收范围内的档案进行进馆验收。
(四)城建档案行政处罚行为行政处罚，是指行政主体为达到对违法者予以惩戒，促使其以后不再犯，有效实施行政管理，维护公共利益和社会秩序，保护公民、法人或者其他组织的合法权益的目的，依法对行政相对人违反行政法律规范、但尚未构成犯罪的行为（违反行政管理秩序的行为），给予人身的、财产的、名誉的及其他形式的法律制裁的行政行为。城建档案行政处罚是一种委托或授权的行政行为，行政主体是受城市规划、建设行政主管部门委托的城建档案管理机构，行为内容是负责对建设单位在建设工程竣工验收后，逾期未向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的行为进行处罚。法规依据有：1、《中华人民共和国城乡规划法》第六十七条建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料的，由所在地城市、县人民政府城乡规划主管部门责令限期补报；逾期不补报的，处一万元以上五万元以下的罚款。2、《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）第五十九条违法本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处一万元以上十万元以下的罚款。3、《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。4、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令）第十七条建设单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处一万元以上十万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款；因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。第十八条：地下管线专业管理单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处一万元以下的罚款；因地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。5、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府[2013]9号）第二十六条：建设单位未在建设工程竣工验收后三个月内向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的，由城市建设档案管理机构提出意见，市城乡规划主管部门依据《建设工程质量管理条例》第五十九条的规定处罚。
三、新形势下对城建档案依法行政的新探索
依法治国是我国的基本国策和治国方略，依法行政是依法治国基本方略的重要内容；智慧城市建设已成为云计算、物联网、大数据、移动互联网等新一代信息技术的重要应用领域；事业单位分类改革将继续深入推进；新一轮政府行政审批制度改革和政府职能转型已经部署，在此新形势下，进一步加强城建档案依法行政可以说是大势所趋、势在必行。为此，广州馆以行政类事业单位为改革发展总目标全面深化改革，以管理行政化和信息化为两大抓手，从依法治档、科技强档、人才兴档、廉洁守档四方面探索广州城乡建设档案依法行政的新局面。
1、依法治档是新形势下城建档案依法行政的关键。广州馆以管理行政化为抓手，落实《关于广州市规划局所属事业单位分类改革方案的批复》（穗编字〔2013〕211号）,推进事业单位分类改革，从完善制度、明确职责、依法行政三方面，实现单位性质向行政类转变。不断地完善法规体系，并加强标准化建设，从源头上建立依法行政的长效机制。
2、科技强档是新形势下城建档案提升依法行政效能的技术支撑。广州馆以信息化建设为抓手，将城建档案信息化顶层设计实施落地，从创新管理、制订标准、开发系统、建设新库四方面实现理论研究向实践创新的转变。搭建内部、外部的协同创新、互惠共赢的管理机制；创新全市建设工程电子文件在线收集归档管理机制，协同各建设单位和政府部门探索建设工程档案管理网络；搭建全市规划管理业务档案管理网络，协同主管部门各平行机构创新全市规划管理业务电子文件在线收集归档管理机制；加强与相关部门的协同合作和资源整合，提升行政行为的技术含量和城建档案信息数据利用价值；借脑借力，加强核心技术研发，完成全新的管理系统平台建设：（1）以搭建建设工程档案、规划管理业务档案、声像档案行政管理系统平台为目标，开展广州市信息项目“广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统”的研发，并确保系统平台的实用性、前瞻性；（2）以提升规划管理业务档案信息服务于政府决策和社会利用成效为目标，配合文件形成部门，探索规划管理业务电子文件在线收集功能，并与档案管理平台无缝对接。
3、人才兴档是新形势下城建档案依法行政的重要基础。广州馆以管理行政化为抓手，把建设高素质城建档案干部队伍放在首位，从强化学习、提升能力、优化结构三方面实现干部队伍向行政型转变，不断增强依法行政的能力。
一、公路工程档案概述
公路工程档案主要对有利用价值的文字、图表、图纸、声像、计算等不同载体与形式资料进行保存，主要内容有前期文件、勘测测绘文件、设计文件、监理文件、施工技术文件和竣工验收文件等。公路工程档案能够对工程建设全过程进行记录，将工程项目实体与管理过程真实反映出来，是公路工程管理不可或缺的部分，其作用主要有三点：第一，公路工程档案能够指导公路工程决策与建设规划工作，监督工程质量，为业务维权提供科学依据。比如在工程竣工验收中，完整的档案资料是检验工程质量的关键，并为工程事故原因分析、责任认定等提出有效的改进措施。第二，准确、规范、完善的公路工程档案是道路规划、扩建、改进、维修、管理的依据[1]。比如在对工程管线具置查询过程中，档案室可为其提供相关工程竣工图，并提供准确、快捷的服务。第三，公路工程档案管理是单位档案的重要部分，能够促进事业单位快速稳定发展。
二、公路工程档案管理中存在的问题
（一）档案管理意识较为薄弱
1、忽视档案管理工作的重要性，很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等，认为档案工作不会带来直接经济效益，故而重视程度不高。即使个别单位有专门的档案管理机构，但是未能在实际工作中落实，如同虚设，整体上表现为说起来重要，干起来次要，忙起来不要的局面。
2、缺少完善的体制机制，激励保障措施不到位，很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来，导致档案管理人员工作整体效率不高。
3、忽视对档案管理工作的学习与宣传，大多数工程技术人员不能正确认识档案工作，认为档案管理工作有专人负责，与自己不相干，从而导致档案管理脱节于工程项目。
(二)缺少统一收集整理标准
在实际工作中很多项目单位都采用了不同的办法，具体表现在：
1、执行《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，所收集整理的工程档案比较规范，符合档案管理、验收及查阅的要求[2]。
2、执行交通运输部的《公路工程竣工验收办法》，符合竣工验收资料整体要求，但不能满足公路工程文件材料立卷归档管理办法的要求。3、对《文件材料立卷归档管理办法》与《公路工程竣工验收办法》实行交叉执行，档案人员根据自己的理解整理文件材料，这是与公路工程档案管理、查阅要求不符的。
（三）未能严格落实规章制度
1、受到经费、人员等众多因素影响，很多工程建设单位缺乏专门的档案管理部门，也未能安排专职档案人员，并且也没有建设专门的档案管理设施与场地，导致很难保证档案的安全与质量。
2、缺乏健全的制度，档案缺乏规范的操作流程与管理方法。主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责，造成档案资料与工程验收要求不符。比如因为工程技术人员的频繁流动，工程档案资料没有第一时间归档，从而对工程档案真实性造成严重影响。
(四)档案人员素质急需提高
从具体工作中可知，公路工程档案管理对人员要求比较高。在公路工程建设时，经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作，这要求公路工程档案人员不仅要掌握工程专业技术，还要提高档案业务技能。但是，现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏。因此，需要不断提升档案人员的综合素质。
三、加强公路工程档案管理的对策
（一）增强档案管理意识
提高《档案法》及其相关法律规范宣传力度，增强档案管理意识，创设出良好的档案工作环境。要加快普及档案知识，在单位培训内容中纳入档案知识，让更多人员认识到做好公路工程档案管理工作的重要性。单位领导要提高对档案工作的重视程度，在设施、设备、人员、经费上给予支持。档案管理人员要具备良好的服务意识，以高效的服务提高档案管理水平[3]。另外，做好施工、财务、监理、设计等部门的协调沟通工作，通过各部门共同努力配合，营造档案管理工作齐抓共管的局面。
（二）加强体制机制创新
1、规范工作标准。交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求，制定了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定，是公路工程档案管理的统一工作标准。在实际工作中，必须将该办法落到实处，从细节处入手，突出重点，有序实施，让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范。
2、加强检查指导。建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门，应承担其相应责任，做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作。可以建立档案管理台账，及时了解档案管理动态信息，并到工程现场开展指导工作，妥善解决档案管理总存在的问题。另外，要分清重点环节与薄弱环节，细致开展各阶段验收检查工作[4]。档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会，准确掌握工程整体进度，提高档案工程的实效性。
(三)实现档案信息化管理
要积极适应公路工程项目的现代管理模式，将计算机计算充分应用到公路工程档案管理工作中，并加大档案管理软件开发力度，逐步建立起电子档案管理数据库，实现公路工程档案电子化与电子档案信息共享。同时，还要建立健全的公路工程档案信息资源体系，并不断提升公路工程档案管理的效率与水平。
（四）定期组织业务培训
1 当前企业档案管理中存在的问题分析
1、1 档案交接不及时、不严谨，档案交接手续不规范、不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案管理人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，而在一些企业档案管理人员离职或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，或者，出现“只交接一把钥匙”的现象。忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
1、2 档案监交工作不认真、不严格。部分企业的领导把档案交接当做事务性的工作，看成是档案管理人员之间的事情，对档案交接准备工作很少过问，使得企业档案监交工作不严格，工作程序不完整。其实，做好档案交接工作，不仅是明确档案管理人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且，也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案管理人员的职责。
2 确保企业档案规范交接的措施和对策
2、1 建章立制，确保档案交接权责明晰、及时开展。企业负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案管理人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案管理人员离职、离岗先办理工作交接手续，然后，再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案管理人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。档案行政管理部门应加强企业档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办妥仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理，促使档案管理人员离岗离职之前认真做好档案移交工作。
2、2 严格监交，确保档案交接精细规范、程序完备。档案监交工作对档案交接起着见证和监督作用，因此，无论是档案机构负责人交接，还是一般档案管理人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案管理人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符、手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
（一）法定性建筑工程施工行政许可以《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国建筑法》、《建筑工程施工许可管理办法》等法律、法规规定的权限、程序为依据，要求申请资料齐全、符合法定形式，审批过程要有法律依据，程序合法。建筑工程施工许可档案是依法行政许可的重要法律凭证，必须按照相关法律、法规的要求并按照法定程序进行制作，不得随意更改。
（二）专业性建筑工程施工许可工作涉及建筑、档案、文秘等多学科的专业知识和技术，要求从事建筑工程施工行政许可的审办人员应具有较高的综合能力和素质，不但要熟悉相关法律知识，而且还要掌握建筑业相关规范及档案专业相关知识。
（三）涉及部门多建筑工程施工许可档案从建立到最终归结，涉及申请人、土地、规划、图纸审查、招投标、质量监督、安全备案、建筑企业、开发企业、现场审核及报批等多个部门，影响因素多，管理难度大。因此，建筑工程施工行政许可档案的质量需从多个环节加以保证。
二、建筑工程施工许可档案的作用
（一）依法管理社会的重要体现。建筑工程施工行政许可档案是建筑工程准予开工的原始凭证，充分体现了建设主管部门履行管理社会的职能。
（二）接受社会监督的重要依据。行政许可档案是许可活动的法律凭证，是行政许可工作接受社会监督，进行行政复议、行政诉讼的重要依据和法律佐证。
（三）考核行政许可工作人员的重要依据。行政许可档案真实地反映了行政许可承办人员的从业素质、执法水平、文书制作水平，体现行政许可工作的质量和水平。一份完整的档案能够充分反映出许可流程的规范，从而杜绝一些行政不作为和行政乱作为的现象发生。
三、存在的一些问题
（一）管理欠规范长期以来，有些单位和行政许可审办人员对行政许可档案的作用认识不足，对申请资料审查不够严格，忽视审批过程的文书制作及所形成的档案的管理，缺少完善的档案管理制度，档案存放条件也不符合要求，管理人员很少开展培训，统计分析手段落后，档案没有得到有效利用。
（二）档案质量不高。1、建筑工程施工许可档案的内容不齐全，该归档的未归档。如申请人提交的申请资料不齐全，有的是在受理、审批、办结过程中缺少受理凭证，不予受理或不予批准的缺少不予受理或不予批准凭证等。2、制作不规范。如申请资料中申请表格项目填写不全，遗漏签名，使用圆珠笔甚至铅笔书写，纸张大小不一；行政许可审批表填写不规范，有涂改，字迹潦草，缺少审批部门负责人签字等。3、整理工作不规范。如档案没有档案盒，缺少封面、档案号、卷内目录、页码等。
四、加强建筑工程施工许可档案管理的几点思考
（一）提高思想认识建筑工程施工许可档案的质量反映了行政许可工作的质量，关系到行政复议、行政诉讼的法律佐证的真实与否。因此，行政许可审办人员要具有高度的责任心、事业心和使命感，提高对档案作用的重视。既要做好申请资料的形式审查，做到资料齐全、完整，符合法定形式，又要确保审批文书适用法律依据正确，符合法定程序。
（二）加强相关专业知识和法律法规知识培训提高审办人员相关专业知识和法律法规知识水平，这是提高档案质量的前提以及必须条件。熟练掌握应用法律法规知识是依法行政的基础，也是审办人员必有的素质。建筑工程施工许可的文书制作要有相应的业务知识和技术手段来保证，没有扎实、全面的业务知识，就很难对实际工作中遇到的问题进行全面客观地判断和分析，也无法制作出高质量的行政许可文书。因此，要坚持集中培训和自学相结合，加强建筑工程施工许可审办人员的专业知识培训，与实际许可事项相结合，打造学习型的队伍，为制作高质量的行政许可档案提供支持。
（三）规范建筑工程施工许可档案内容封面：档案内容的重要反映及装订门面，包括档案号、行政许可事项、建设单位名称、建设单位地址、申请人、申请事由、受理日期、办结日期、承办人、归档日期、保存年限。目录：反映档案内全部文书及所处位置，方便文书检索，防止文书遗漏。申请材料清单：申请行政许可所需材料的清单列表。封底：包括本卷情况说明、立卷人、审核人及立卷时间
一、当前医保档案管理工作中存在的问题
对于医保档案的管理，目前还存在一些弊端问题急需改正，诸如管理人员没有充分意识到医保档案的不可再生性，对管理的重视程度不够，均容易导致医保档案信息不完善、档案构建重复等问题，再加上各级医疗保险经办机构缺乏资金和技术的投入，导致一般档案的管理局限于传统的管理理念和管理方法，大大降低了医保档案管理的有效性，使管理工作的质量不能充分地发挥，也不能够满足社会发展的需求。
随着的科学技术的不断发展和计算机的普及，各大领域都涉及到先进的现代化信息技术，其中医保档案的管理工作也愈发重视新技术和新方法的应用。但是对于医保档案的管理，现下却没有健全以及完善计算机编程系统，新技术新方法还有待研发普及。由于现阶段医保档案的管理、技术、方法比较落后，所以造成实际运营中出现了管理系统不统一、不融合的现象，此种情况加大了医保档案资源利用的难度。另外，医保档案管理技术的薄弱以及不足容易造成档案资料的泄露，给一些不法分子可乘之机，对参保人员的合法利益构成损害。
此外，医保档案管理工作中一个突出问题表现为管理人员不专业、管理团队不完善，很多单位对医疗档案的管理没有专门的管理部门负责，大部分由兼职人员分管医保档案管理工作。由于管理工作人员自身的档案管理方面知识技能水平不够、管理工作经验较少、总体素养不高的情况普遍，使得医保档案管理工作不能高质量地实现和完成。医保档案内容比较复杂，如不能进行系统管理就无法保证档案的管理质量。
二、从人力资源角度完善医疗档案管理的重要性
在新时期内，各级社会医疗保险经办机构做好医保档案管理工作对于保障参保人员的合法权益具有至关重要的作用。从人力资源的角度入手，加强对医保档案的管理工作，有助于进一步完善档案管理机制，满足当前大量医疗档案精细化管理的需求，不断推动医疗保险相关工作的进步，提高经办服务质量，具体优势主要表现在以下几个方面：
其一，人力资源视角下的医保档案管理工作可实现对档案资料的动态化管理，符合医保档案的保存、利用、共享的要求。利用人力资源视角展开医保档案管理工作，有助于管理人员充分意识到医保档案管理工作的重要性，提高责任感，在工作中投入更大的热情和更多的精力，进一步提高医保档案的质量。
其二，从人力资源的角度开展医保档案管理工作，有助于促进管理工作的先进性和前沿性。从人力资源角度入手开展医保档案管理工作，进一步加强对投资和预算的审核管理。随着医疗改革的深入开展，人力资源角度下可以帮助社会医疗保险经办机构优化医保档案管理成本和收益，而收益的提升也将会进一步激发管理人员的工作热情。
其三，从人力资源视角开展人保档案管理工作，有助于进一步完善管理体系，有效地改善传统管理过程中存在的一些不足和弊端。医保档案管理中的人力、物力、财力资源将会得到进一步的统筹和协调。
三、从人力资源角度分析医保档案管理的有效策略
医保档案管理人员需要立足于人力资源的角度，对当前医保档案的管理进行系统的分析，正视其中存在的缺陷和不足，构建科学、系统的医保档案的管理制度。
首先，医保档案管理需要进一步完善管理流程和管理制度。建立原始性、真实性、全面性、可查询性兼具的医保档案工作体系是保证医保档案工作有效推进的客观要求。各级社会医疗保险经办机构需要充分意识到档案管理工作的重要性，建立专?T的医疗档案管理部门，合理安排人员职能，并结合医保档案工作量的多少设置相应的岗位数量。医保档案管理工作主要包括档案的整理、归档、保存，管理人员需要确保档案的完整性和准确性。为此，各级社会医疗保险经办机构可以将详细职责整理成册，并在科室内进行张贴宣传，确保工作职责明确，方便展开精细化管理。
关于医保档案管理，医疗保险经办机构需要引进新型管理人才，并定期对当前管理人员展开医保档案管理培训。医保档案的管理人员不仅要有高度的管理意识、高尚的道德修养、对档案工作的强烈责任心，还要掌握一定的医学、法律知识，严格遵守档案管理的规章制度。医保档案管理工作需要本着真实、完整、安全、满足社会各方面对医保业务档案信息的利用的原则。通过培训和宣传，能够让管理人员进一步明确医保档案管理工作的重要意义，进一步调动工作积极性，（下转第151页）（上接第137页）提高档案管理质量。只有构建一支高水平、高素质的医保档案管理团队，才能更好地开展相应的工作。同时，医疗保险经办机构需要注重对管理人员工作质量的监督，并将医保业务的完成水平纳入年终考核体系当中，进一步调动管理人员的工作热情。
随着科学技术的发展以及计算机的普及，档案部门越来越深刻地认识到树立新理念、应用新技术、采用新方法进行档案管理与利用的重要作用，为提高医保档案管理水平创造了条件。针对当前医保档案管理方法和管理技术落后的问题，医疗保险经办机构在允许的条件下适当地增加对技术方面的财力投入，积极引进现代化管理制度，提高医保档案的管理效率和利用效率。数字化档案管理虽然不能完全代替传统管理，但是却在很大程度上提高了资源的利用效率，医保经办机构要注意对医保档案管理软件系统的开发，结合医保经办机构的医保工作量和参保人员特点，设计完善的信息管理系统。一方面，医保档案信息资源需要逐步实现社会化，另一方面，医保经办机构要积极构建网络化管理体系和全文数据库建设，管理工作人员将使用频率高的重要材料，使用扫描仪设备输入计算机文件中，成立全文数据库还要在信息技术的帮助下建立人事档案信息和个人电子档案系统，结合社会和单位的意见，进行动态化的维护管理工作，尽早实现医保档案资料的跨省市使用，为参保者提供更多的便利。
最后，医保档案的管理工作，需要充分坚持并贯彻以患者为本的原则，不断增加医疗服务理念，为参保人员提供更加优质的医保档案管理服务。因此，除了强化对管理人员的业务能力考核之外，还要注重考核管理人员对医保档案管理工作的理解，注重了解参保人员对经办机构的医保档案管理工作是否满意，对于一些不满意的建议，要积极进行思考并进行反馈。
【关键词】新时期；办公室档案管理；信息化
办公室档案管理工作是对国有企业以及事业单位日常工作的记录跟踪，并对日常各项工作进行规范整理，是国有企业和事业单位一项常规性工作。目前，我国事业单位和国有企业正在进行体制改革，事业单位职工与国企员工比较混杂，所以对档案管理工作提出新的挑战。档案管理工作比较复杂，档案内容不清晰，档案信息化程度低等问题，不利于办公室档案管理工作有效的开展。因此，必须提高办公室档案管理工作的效率。
一、新时期办公室档案管理工作的意义
办公室档案是企业和事业单位珍贵的历史资源，它具有重要的社会价值和经济价值。办公室档案记录了企业和事业单位日常经营活动中的一切内容，包括了企业、单位职工的个人信息、日常经营活动信息、资金运转情况等。这些信息能够为企业和事业单位经营活动提供一定的参考价值。办公室档案详细记录了企业和单位从创立之初到发展的整个过程，以及公司在发展过程中取得的一些知识成果，如果发生产权纠纷，单位可以从档案中找到相关的信息，维护自身的合法权益。
二、办公室档案管理面临的主要问题
（一）企业、事业单位领导不重视办公室档案管理。事业单位和国企在发展过程中，单位的领导对档案管理工作不太重视，对档案管理没有建立长远的发展规划，所以一些前期的旧档案要么被遗失，要么被销毁，档案资源的完整性比较差。
（二）没有建立健全办公室档案管理制度。当前，我们国家很多事业单位的档案管理并没有形成一套系统的管理方法，也没有充分发挥事业单位档案的作用，很多单位的档案纯粹是为了应付上级的检查。在实际工作中，档案的收集、填写、收藏也没有按照档案管理的要求进行，档案的填写比较随意，因此档案信息有时候存在不少错误。
（三）办公室档案管理信息化程度低、管理人员素质低。由于领导不重视档案管理工作，因此对档案管理部门投入的资金有限，也没有建立档案信息化管理。很多事业单位还是以文档、图文信息的档案为主。办公室档案管理工作是一项专业性很强的工作，由于事业单位不重视档案管理，因此办公室档案管理人员大多是从其他部门抽调过来的，很多人不具备档案管理知识，严重影响了档案管理工作的效率和质量。
三、新时期加强办公室档案高效管理的措施
（一） 完善办公室档案管理机制。事业单位的领导要重视档案管理工作，只有领导重视了，才能上下一心做好档案管理工作，提高档案管理的工作效率。首先，建立档案管理责任机制，明确每个档案管理工作人员的岗位职责，一旦档案出现问题，可以及时找到档案管理相关的责任人。这样就避免出现因为工作人员消极怠工，导致档案信息填写出现问题。其次，建立档案管理工作流程。当前档案管理人员的专业能力不高，为了提高档案管理的效率，必须建立档案管理流程。这样在日常的工作中，档案人员可以按照工作流程进行工作，完成档案收集检索、收藏等工作。最后，要建立档案管理突发事件的应急预案。档案室一旦出现非人力造成的意外事件，导致档案出现了损坏或者遗失，档案管理部门要立即对档案进行修复和再建工作。
（二）提高办公室档案管理人员的专业技能。办公室档案的管理工作是一项技术含量比较高的工作。特别是随着计算机网络技术在档案管理工作中的广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。首先，他们不仅需要具备档案管理的相关知识，还要学会熟练使用计算机、扫描仪等电子设备。这就要求我们的档案管理工作人员必须与时俱进，不断学习新的技术和新的知识，不断提高自身专业素养。其次，单位可以定期组织相关的档案管理培训，通过多种方式增强档案管理工作人员的专业技能，同时也要加强对档案人员的思想教育和责任意识，让他们在工作中增强责任感和保密意识。最后，事业单位要加强对档案管理队伍的建设，面向社会公开招聘专业的档案管理人才。
（三）加强办公室档案管理的信息化建设。计算机网络技术的发展，给办公室档案管理工作带来了新的发展契机。将档案管理工作与计算机技术有效地结合，能够大大提升办公室档案管理的工作水平。利用计算机系统可以将档案进行分类整理，不仅能提高管理人员的工作效率，还能够提高档案的利用率。
四、结语
档案管理工作是一项比较繁琐的工作，它涉及到档案信息的收集、整理、检索、收藏、查阅等多个环节。为了提高办公室档案管理工作的效率，档案管理部门要不断创新管理方式，加大对档案管理的资金投入，促进档案管理工作的发展。
【参考文献】
[1]杨颖、试论新时期如何提高办公室档案管理的有效性[J]、卷宗，2015，5（10）：89-89、
1、把建立健全档案管理体系作为工作重点
建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强,施工人员流动性也强;四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点,必须建立档案管理体系,从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容,建设档案质量管理体系,这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度,如归档,管理,利用等制度,让参建单位有章可循,用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管,档案工作部门主管,专兼职档案人员分管的档案网络,层层抓,层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中,必须做好档案人员的培训,在保证参建单位档案人员固定不变的情况下,定期对档案人员进行业务培训与指导,出现问题及时解决。这样一个网络,一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍,可以有效地推进参建项目的档案工作。
2、将档案管理纳入合同管理
项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。
3、做好工程档案的预立卷工作
预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。做好公路工程档案的预立卷工作,对于工程档案工作来说非常重要。要做好预立卷工作,要做好以下几点。一是正确选择预立卷的地点。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。二是拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。三是设置预立卷盒(袋)这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。四是随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。
4、做好档案案卷质量的控制工作
为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责一是要组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。二是要经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。三是要负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。四是负责全程的工程档案检查,跟踪了解工程进度以及工程资料的进展情况,以便及时发现问题,及时解决。五是负责本单位资料的移交管理工作。其次是要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。
5、深入贯彻工程档案归档整理办法
公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T-11822-2008)的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。公路工程档案资料的收集,应严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗露。归档严格按照交办发[2010]382号文执行。哪些文件应该存,哪些文件不该存,文件资料的排序,应严格按照办法,按照施工工序的过程进行排。案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范,统一办法。
参考文献
【关键词】城市建设 重大项目 档案归档
【中图分类号】G619、20 【文献标识码】A 【文章编号】1671-1270（2015）02-0001-01
重大建设项目档案是在城市建设规划中形成的对城市群体有益的文字、图像等资料，既是重大建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维护、改建扩建和技术改造的重要依据。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号）明确提出“加强重大建设项目档案管理工作。建立完善并严格执行重大建设项目档案登记管理和档案专项验收制度，确保重大建设项目档案完整、准确、系统、安全和有效利用”;四川省档案局《关于进一步加强重大建设项目档案工作的通知》《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发[2008]45号）也强调了重大建设项目档案归档、管理的重要性。
一、重大建设项目档案归档目前存在的问题及原因
（一）存在的主要问题
重点建设项目因为建设周期长，参加设计、施工的单位多，所以整个项目形成的档案如图纸、文字材料、各种施工记录等，数量较大，内容涉及设计、施工等方方面面几十个专业，这些都给重点建设项目档案的收集、整理、保管等带来了困难。在实际工作中，存在着重大建设项目工程档案归档难的现象。
（二）原因分析
1、有的档案主管部门对项目档案工作不重视，主动监督不够，缺乏对项目档案工作进行有效指导。
2、有的项目主管部门城建档案意识差，未将项目档案工作纳入总体工作部署，未按要求进行项目档案登记。
3、项目建设单位不同程度存在重建设轻档案管理的现象，档案管理与项目建设不同步，在开工前强调时间紧，部分基建程序简化，该办的手续迟迟未办，施工过程中主要注重建设，工程完工也不及时进行竣工验收，导致了应该形成的资料不能按基建程序完整归档，系统性差，质量不高。
4、有些项目参与单位多、形成资料的单位也多，甚或部分资料散失在个人手中，收集资料经常出现“踢皮球”的现象。
5、项目建成后未及时申报项目档案专项验收等。
二、加强重大建设项目档案归档的建议
（一）有法必依，有规必循
认真贯彻《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家发改委的《重大建设项目档案验收办法》以及《四川省重大建设项目档案管理办法》，在档案收集归档等工作中严格遵照执行。档案行政管理部门要严格按照档案法律法规的要求，主动采取措施，加强监督，依法行政，严格执法;项目主管部门和建设单位、档案管理人员要遵照《四川省档案局推进依法治档2015年工作安排的通知》精神，提高对项目档案工作重要性的认识，充分发挥项目档案的作用。
（二）强化宣传，深入人心
利用6・9国际档案日，向社会广泛宣传档案法律法规，向市民散发宣传资料等形式，增强人们的社会城建档案意识。档案管理部门要利用建设单位办事和业务指导的机会鼓励建设单位创优质工程，编制优质工程竣工档案。在日常工作中，始终坚持在提供利用档案的过程中宣传档案工作，利用竣工档案审查，工程竣工验收、优质工程评审，工程质量检查等时机宣传档案工作，促进建设施工单位的档案意识，达到持续稳定发展城建档案事业的目的。
（三）加强监督，分类指导
档案管理部门要及时掌握项目档案工作情况，做好咨询与服务，帮助解决项目文件材料在形成、归档和整理过程中遇到的问题。在验收项目档案过程中，对未经档案验收已竣工的项目进行清理，采取措施做好补验工作。培训、帮助项目档案人员掌握业务技能，提高工作水平。
（四）领导重视，提高素质
项目主管部门在布置检查项目建设工作时，要同步布置检查档案工作，按要求做好项目档案登记工作，组织或参加项目档案验收。项目建设单位要确定分管领导，将档案收集目标落实到管理部门和具体负责人。项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理都要列入项目建设计划和有关部门和人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并制定相应的检查、控制、考核措施。档案管理员除掌握档案专业知识和现代科学知识外，还应掌握城建知识，在项目准备阶段、施工阶段、运行阶段，凡反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种重要载体文件，都应认真查验和及时收集资料，归入项目建设档案。