论文关键词：知识管理 企业档案工作 协同 创新
知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。
一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”
1、传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。
知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。
2、传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。
人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：
(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。
(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。
(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。
二、实现企业档案部门与知识管理的协同
1、目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。
2、技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。
3、资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。
三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析
1、利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。
基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。
2、企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。
(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。
关键词：档案；工作；精益管理
2014年全国烟草工作会议明确指出，要以精益管理为抓手，发挥对标的引领和导向作用，进一步提升企业基础管理水平，向一流管理迈进。档案与管理相辅相成密不可分，档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分，档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。烟草行业以提升软实力为目标，随着档案管理各项硬件设施的升级改造，信息技术的大范围应用，盐城烟草的档案管理意识也在不断增强。目前，盐城烟草的档案管理正向规范化、标准化、数字化道路迈进。
一、企业档案概念及档案的价值、意义
同志2003年5月在考察浙江省档案局（馆）时曾经说过：档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的原始记录。盐城烟草档案包括文书档案、采购档案、财务档案、基建档案、案件档案、审计档案、照片档案，实物档案、电子档案、录像光盘等。这些档案是行业改革发展的真实记录，是企业文化建设的宝贵素材，是服务行业发展的重要资料。笔者认为做好档案基础工作，具有以下几点意义：
档案是企业文化发展的源泉。档案是企业文化的归纳和梳理，两者相辅相成。盐城烟草自1983年创立之初，就在不断地积累着档案，三十数载开拓史，丰富的馆藏档案涉及管理水平、人才建设、荣誉记载、珍贵照片等资料。综观企业档案本身，就是一部盐城烟草企业创造史，如《大事记》、宣传纪录片、荣誉室等，离开档案都是无法编写的。所以说，档案具有较大的利用价值，又具有可靠的史料价值，对企业文化的传承及建设都起着极其重要作用，只有管理好档案，企业文化发展才能源远流长。
档案是做好各项工作的保障。档案管理是行业各项工作良好进展的前提条件，能够推动企业经营可持续发展。档案源于文件，是文件的转化，企业在生产与经营中会产生很多文件，而如何运用好这些文件已成为企业各项工作规范性管理的基础与提前，这些文件妥善保管有利于企业今后的发展。因此，必需充分认识到档案管理工作在企业生存与发展中具有的重要性，做好档案管理工作对于促进行业的全面发展、不断提升企业竞争力具有重要意义。
二、目前盐城烟草档案管理途径与举措
从事档案工作最大的感受就是每年从头忙到尾总有干不完的活，立卷工作繁琐、复杂，难以掌握。盐城烟草通过建章立制、梳理流程、大力发展信息化建设，目前档案工作取得了初步成效。
（1）完善制度，促进档案管理规范化：档案是一项政策性强而有严肃细致的工作，市局（公司）在2013年印发《文书档案归档范围和保管期限表》、《综合档案室职责》、《立卷归档制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案保管制度》；2014年印发《采购文件材料归档整理规范》，通过印发制度对全系统档案工作做了明确规定和统一管理，即对档案的管理规定、档案的收集范围、档案的分类办法、档案的保管期限、归档整理等设定了管理标准。此举夯实了档案工作基础，科学管理，把档案工作的环节从制度层面加以规范，把档案工作落到实处。
（2）建立流程，促进档案管理标准化：目前，很多国有企业的档案部门都归口于办公室，容易造型档案管理部门与业务部门链接不紧密，而流程化管理强调的对象是业务流程，其核心在于以流程指导工作。因此，市局办公室编制了档案管理流程、档案查阅流程、档案借阅工作流程、采购档案归档工作流程，细化每个节点中相关人员的职责和权限，以全流程的观念取代个别部门或是个别活动的观点，方便领导和档案人员在流程中提高效率，以做到各负其责，各尽其责，实现标准明确，职责清晰。
（3）讲究科学，促进档案管理数字化：2013年江苏烟草专卖局（公司）系统综合档案管理系统正式启用，与办公自动化斜街，主要涉及文件收集、档案整理、档案入库、档案检索、统计报表、档案借阅等功能，实现档案资源的海量存储、快速检索、有效传递及信息共享。目前，全市系统均已采购新系统录入档案数据，档案的利用不再受人工调阅的限制，减少了档案查阅带来的纸质磨损，缩短了查阅档案时间，使得档案利用方便、快捷、高效。
三、推进档案管理精益化的思考和方向
盐城烟草档案工作分类多、涉及面广，将精益化管理的思想纳入档案管理中，对保证档案资料的齐全、完整、发挥档案作用，巩固档案规范化、标准化、数字化管理具有重要意义。
1、增强档案管理意识
精益管理是通过以人为本来调动人的积极性，档案的收集者和管理者都极其重要。档案工作专业性强且复杂而繁琐，保持严谨细致的工作作风是做好这份工作的基本条件。一方面，通过新闻媒体、专栏等渠道，多形式宣传档案法律法规，增强领导干部和各部门兼职档案员的法律意识和规范意识，为档案工作提供组织保障；另一方面，通过邀请档案管理行政部门专家授课，接受业务监督与指导，扩充与更新档案人员知识结构；组织观摩学习，开展档案管理现场交流会等方式，进一步激发档案管理人员积极性和主动性，提高思想觉悟，端正工作态度。
2、提高档案服务水平
精益管理的基石是以顾客为中心，做好档案管理工作，并充分利用档案资源为行业各项工作服务，是维护烟草行业真实面貌的必备条件。档案的目的在于利用，企业档案为企业生产、经营、管理工作提供服务，这点毋容置疑。如何更好做好档案服务工作显得尤为重要，档案工作者要认清自己的工作性质、增强主动服务意识，有针对性的收集有价值的档案信息，充分合理利用档案资源优势，以需求为工作导向，建立以服务为核心的管理模式。
3、优化档案数字化支撑
精益管理认为不能增加的价值和附加劳动是一种浪费，传统的档案管理方式劳动强度大、重复多，数字化工作是社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求。目前是行业档案工作由手工操作向电子档案系统过度关键时期，我们要做好综合档案系统的操作和管理，尽可能运用当代科技管理成果和管理新手段，通过不同的载体和形式进行完备的记录和保存，实现档案数字化，传输网络化、资源共享化、服务对象扩大化，从而极大提高档案信息开发与利用能力，使档案管理工作向更高目标迈进。
4、规范档案质量标准
关键词：档案管理；问题；改进措施
中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-000-02
一、档案及管理管理
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为社会记忆的重要载体和媒介，它既是一种社会记忆的形态，也是社会记忆控制的对象，还是社会记忆控制的手段。
档案反映了人们的各种社会活动，内容丰富，无所不包，主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、人事档案、外交档案等。作为承载知识、信息的档案资料，对人们认识世界、改造世界具有重要意义，可以满足人们查往知来的需要。档案是机关工作的查考依据、生产建设的参考依据、政治斗争的必要手段、科学研究的可靠资料、编史修志的第一手材料、宣传教育的生动素材。
档案管理，是指直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的体系，迅速、准确地为使用人提供有价值的档案，更好地发挥其社会效益及经济效益，为档案的现代化管理打下基础。档案记载着企事业单位发展过程中的优秀成果，对进一步促进本单位科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，能为本单位领导了解工作开展情况，调整工作思路，制定决策提供准确依据；有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位科学发展奠定坚定的基础。
二、档案管理工作的作用
建立科学规范的档案管理，是衡量档案管理部门工作业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作的作用主要体现如下：
1、有利于档案管理的规范化和现代化
档案管理工作包括搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用等八个环节，即解决“收”、“管”、“用”三个问题，收得齐全、管得科学、用着方便。通过对档案的收集、价值鉴定、编制、立卷、排列，进行系统化的整合，并通过现代管理方法，建立良好的存放位置目录、索引、指南，能够更好的推进档案管理的规范化和现代化，为使用人提供更好的信息服务。
2、有利于反应档案文件的真实性和完整性
作为企事业单位各类活动的重要体现和记录，档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素。档案管理就是为了更加准确的为使用人提供有价值的档案。
3、有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性
档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的，按照档案实体分类的从属和层次关系，来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号，一方面能够使得编号对象具有唯一性，方便日后查找；另一方面保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，与档案的馆藏需求相适应。
4、有利于保证档案检索的查全率和查准率
随着计算机技术的不断普及，计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利，可以按照体例、载体、功能等进行分类，提供各类目录、卡片、索引等，满足档案使用人的检索要求，保证档案检索的查全率和查准率，起到良好的交流和管理作用。
做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，用以全面、真实反映单位工作状况和工作成果，促进经济社会的全面发展，不断提升单位在经济社会发展中的影响力。
三、档案管理工作存在的问题
随着现代科技的飞速发展，对档案工作的需求也日益提升。与此同时，档案工作存在繁杂、量大、类别众多等难点。分析档案管理工作的现状，加强档案管理基础工作，积极推进档案管理的现代化，是档案管理工作建设的重要任务。
1、档案管理工作不规范
档案的档号是进行档案基础工作的重要步骤，而目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，导致档案管理不规范，如缺少目录号、一卷多册、档号命名不规范、出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，影响相关档案的及时查找。档案标题不规范、标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等，不能准确全面的反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定。还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度。档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。
2、档案管理流程不明确
良好的档案管理离不开明确的档案管理流程支持。常见的档案程序流程如下：档案收集―档案整理―档案鉴定―档号编制―档案的销毁―档案的保管与管理―检索工具的编制―档案的编研工作―档案的提供利用服务―档案的著录与标引。以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可，是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法，使之体系化的过程。然而，目前档案管理工作流程尚有待完善，往往存在仅重视某几个环节，档案管理工作不够深入的情况。
3、档案管理现代化程度不高
目前，企事业单位档案管理还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象和普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。
总体来讲，目前我国档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。
四、提升档案管理工作的措施研究
1、强档案管理工作建设
明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
2、进一步完善档案工作的设施设备
确保档案基础管理工作的档案库房、办公用房、阅览及陈列室专房专用。配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。从设施上保证档案管理工作的顺利开展，为档案管理信息化的实现提供保障。
3、重新组合案卷实现案卷规范化
针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。
4、积极对档案管理人员进行培训
提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
5、加快档案工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。
加快档案工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
五、结语
随着社会的不断发展，人们越来越重视档案管理对于社会的积极作用。在现代科技的推动下，计算机技术已经广泛应用于档案管理工作。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，档案管理工作要提高工作效率，不断改革工作方式，认清档案管理工作的重要性，不断规范档案管理工作标准，提高档案管理工作水平，以期更好的为现代档案管理服务，推动社会的进步和发展。
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档案管理系统属于企业信息化的基础工程之一，它是网络环境下档案信息资源的一种整体处理模式。对于上海通用而言，档案管理的主要目标就是以确保档案信息的安全、共享为原则，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息开发利用为目标，在建立科学、统一的档案管理模式、制度和标准的基础上，尽量采用先进、适用的计算机网络技术，充分利用本企业的信息资源，研制档案信息化管理系统，以加强对本企业各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研，加强企业档案的现代化管理水平，为企业的管理、生产、经营、科研等工作提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务，并为档案信息化的持续发展打下基础，使档案信息化与企业信息化、企业各项工作的发展要求相适应。
上海通用档案管理需求
为上海通用着手档案系统开发之前，对本机构的档案管理活动及其现状进行了详细的调查研究，明确了建设档案管理系统的目的是一方面要在提高本企业各类档案科学化、规范化管理水平的同时，最大限度地减少档案管理人员的劳动强度，提高档案工作的效率和质量：另一方面在实现本公司各类档案资源的集中统一管理的基础上，扩大档案跨地域、跨部门的共享范围和利用效率，通过档案的提供利用，为各级领导和管理人员提供决策支持和信息服务，提高公司生产、经营、基建、科研、管理工作的效率和质量。为企业客户提供优质服务。树立企业良好的形象。
为了保证档案信息系统的顺利实施，避免成为信息孤岛，上海通用充分利用公司在各项业务活动中形成的信息资源，将档案管理的触角伸向前端，拓展档案收集的途径，提高档案收集的归档率、完整率、准确率，从而保证企业档案信息资源的完整性。同时，在后端使档案信息资源的利用延伸到本公司的信息化过程中去，扩大档案的利用，提升了档案和档案工作的价值。这种前后并进的档案管理理念将令档案管理系统的功能得到充分的发挥。
经过仔细调研和论证，上海通用的档案系统建设工程将分三期进行，一期工程以本公司各类档案机读目录数据库建设和开发利用为主，部分开展电子档案管理；二期工程以档案内容数据库建设和开发利用为主，实现对各类档案材料形成的流程控制；三期工程以知识类档案信息资源建设和开发利用为主，强化对本公司核心信息库资源的管理和开发利用。
将复杂工作简单化，将简单工作规范化，这是上海通用秉承的档案管理理念，他们坚持从信息的源头上抓起，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，进行档案质量监控。为此，他们确定了三项主要任务：
一是要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。二是对那些重要的、利用频率高、容易受损的档案实行数字化。三是对在企业信息化环境中形成的电子文件进行有效管理，保证归档电子文件真实、完整、长期可读。
档案管理系统的技术实现
针对上海通用的档案管理需求，量子伟业着手开发符合其特点的档案管理系统。在系统技术层面，构建上海通用档案管理系统面临的主要难点是异构档案数据的整合问题。上海通用的系统主要是分成三大类：一个是全球系统(legacySystem)，就是通用在北美地区以及全球通用的系统，这些系统都是通过大型机引进来的；二是像SAP、Siebel、Peoplesoft这样的系统；再有就是属于SGM自己开发的系统，包括DMS、E-Supplv等。目前，上海通用前端的业务系统已经通过EAI(企业应用集成)架构进行了整合，从档案管理的角度看，这种信息平台的着眼点是数据信息的交换和共享，而较少涉及信息的长期保存问题，很少考虑归档之后档案信息的真实性、可读性和可用性问题。档案数据异构的现象不仅会导致业务信息共享困难、部门之间沟通不利、工作效率不高，而且最终会造成文件归档之后，难于形成企业共享性的档案信息资源，无法发挥其应有的凭证查考价值。
正因为如此，在规划上海通用档案管理系统伊始，充分运用了“面向对象”的设计原则，将设计的着眼点放在用户对象身上，分析制造业用户的具体需求，形成详细的功能需求报告。并在规划系统建设时，将制造业企业的内部网视为建设重点，在此基础之上进行相关业务流程设计，从而将面向对象的思想引入到系统设计中去。
为了解决异构档案数据的统一管理和共享问题，量子伟业一方面在系统的架构上采用了三层架构模式。即业务应用层、核心工作流层、系统支持层。
之所以要实现一个工作流中间层主要基于对以下一些关键问题的考虑：
一是在协同工作相关的各种类型应用中，均存在着类似的工作流控制机制，这为实现一个工作流驱动层提供了需求驱动。
二是需要提供一种对协同工作流程模式的描述方法，并实现一个接口层，以提供对各种动态变化的流程模式(灵活修改和增添新的流程内容)的适应。
三是基于多层结构的体系设计和部件化设计思想提示了实现一个可供调用的中间工作流驱动层将带来软件结构和执行效率上的改进。
流程设计、组织和访问策略定义以及工作流控制引擎构成了核心工作流层。应用中介基于核心工作流层提供的标准访问接口，通过调用核心层的功能来完成各类复杂的业务。该“中间层”的优势体现在将有关流程的控制实现和具体应用作了分离，降低了前端应用实现的复杂度，大大降低了流程重组对整个系统的影响。同时，基于一个标准实现的接口框架，为与其他标准工作流实现系统的交互提供了可能。
为实现与其他标准工作流系统的交互，核心工作流层以EJB(Enterprise Java Bean)技术进行了类封装，以便在网络中以分布式的对象组件形式供应用中介调用。也就是说，应用中介可以在一个服务器环境下实现，而核心工作流层则可以在互联网上的另一个服务器环境下实现。同时，EJB组件还可以利用运行环境的群集技术，实现负载均衡和热备份，提高了可靠性。
同时，三层架构的建立又能对SGM的用户管理和认证中心进行友好的系统连接，对企业应用整合(EAI)进行合理的规划和系统布局。
另一方面，在档案管理系统中设置了与OA、计划建设、财务等外系统的“接口”，解决异构数据的交换问题。“接口”可以使其他系统使用人员只要经档案管理人员授权后，即可直接把需要归档的资料按照一定格式提交给档案管理系统，系统自动归档，保存到统一的数据库平台上，实现整个企业信息化建设系统的统一和充分的资源共享。转换后的数据可以通过档案系统提供的单一人口或者原有平台进行访问和利用。量子伟业根据国家标准的有关规定使用XML语言对文件及其显示数据进行分别定义，不但维护了档案信息原有的“面貌”，而且通过元数据管理保证了档案信息的真实性、长期可读性，便于未来档案信息的迁移。
结语
关键词：高校；基建档案；管理
中图分类号：G278 文献标识码：A
随着国家全面实施科教兴国战略，高等教育快速发展，办学设施逐渐改善，基建项目不断增多，而基建档案资料也随之增多。这不仅给高校基建档案管理发展提供了机遇和动力，同时，也使传统档案管理模式遇到诸多的问题和瓶颈。如何切实有效地抓好高校基建档案管理，是现在必须认真思考的问题。
1 高校基建档案的主要内容和作用
1、1 高校基建档案的主要内容
高校基建档案就是高校基建项目在建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。根据建设工程项目立项、设计、施工和竣工验收这四个阶段的性质，高校基建档案主要包括：基建项目申批立项文件；选址及征地申请、征地报告、建设用地规划许可证等征地文件材料；招投标资料、合同、地质勘探报告、设计施工图及图纸审批文件，建设工程规划许可证；定位勘测、建设工程施工许可证等；施工过程技术资料、竣工图及工程照片；竣工验收批复、备案文件等。
高校基建档案除了具有一般档案的证据性、情报性[1]等普遍特点外，还具有周期长、专业性、成套性等一些自身的特点。
1、2 高校基建档案的作用
基建档案在高校建设中具有非常重要的作用，如凭证作用、历史记录作用、参考作用、增值作用。[2]高校基建档案是在建设过程中积累起来的文字与图表材料，真实记录高校建筑物位置和各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工改建等方面的情况，各种建筑物施工、竣工、验收和交付使用的时间，以及各工程结构、建筑面积、造价等。因此，完整而又系统的基建档案给后来建设者提供参考，通过查阅过去的资料，能在新建、扩建、再建等项目工程建设过程中，吸取精华，去其糟粕，同时，可以提高工作效率。在实践过程中基建档案产生明显的增值效果。如：在扩建、改建、维修工程项目上，通过查阅相关档案资料，减少建设过程走弯路，节省人力、物力和财力。
2 高校基建档案管理中主要存在的问题
目前，高校基建档案管理仍然停留在收集、归档、查阅和管理等初级阶段，很多高校仍沿用传统的单一管理方式，在高校基建档案管理中主要存在以下问题：
2、1 重视不够，意识不高，档案质量不高。高校主要是教书育人的场所，因而，很多高校比较重视教学档案、人事档案等的归档和管理，而基建档案往往是由工程管理人员兼职管理的。在工程建设过程中，工程管理人员主要精力在工程质量、进度、造价和合同管理，而对具体资料数据没有归档的意识。故而，造成基建档案收集不齐全，归档不符合规范和不及时，部分档案资料流失，致使高校基建档案归档质量不高，管理处于无序状态。
2、2 体制和制度不健全。为加强和规范基建档案管理，各高校都制定管理制度。由于管理要求和政策水平的差异，众多高校制定的基建档案管理制度大相径庭，仅有轮廓而没有细则，以致造成管理人员在管理过程中出现偏差，使基建档案工作跟不上改革和发展的需要，影响了基建档案的完整、准确和系统性。
2、3 高校档案管理部门与基建部门缺乏沟通与合作。即“错位管理”问题。档案人员具备档案专业知识，缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员有较丰富的基建工作经验和专业知识，缺乏基建档案日常积累、保管的经验和必要重视。双方各有所长，却不能互通有无、优势互补，缺乏有效的沟通与交流，导致基建档案的收集、归档工作存在着很多缺陷和漏洞。
3 高校基建档案管理的措施
3、1 加强领导重视，提高管理意识，加强档案业务培训。
国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理”。高校领导应充分认识做好基建档案管理工作的重要性。只有领导有较强的档案建设意识，将基建档案管理工作纳入日常工作管理中，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，才能切实做好基建档案的管理和归档工作。
随着科学技术迅猛发展，社会的进步，对基本建设设计、质量要求愈来愈高，基建档案管理要求随之愈来愈高。因此，加强学习，更新知识结构，认真学习国家档案局、国家计委制定的法律法规，积极参加档案管理业务培训。同时，加强对基建档案专业学科知识的掌握，如：了解基建专业基础知识，熟悉基建工程业务流程、归档范围及学校基本建设现状和长远规划等。
3、2 健全管理体制和管理制度，规范管理原则和程序。
实行高校档案管理部门统一领导基建档案、分级管理的原则，建立档案管理部门与基建档案归档管理职责明确、联系密切的档案工作网络。高校档案和基建部门联合制定《高校基本建设档案管理实施细则》，即从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案归档验收程序及归档时间等方面做出明细的规定，做到有章可循、有法可依。
坚持“三同步”管理，改变传统的事后收集模式，建立提前介入、全程管理机制。“三同步”主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]
3、3 加强基建档案工作的指导，加强部门间的沟通与合作。
学校档案管理部门应主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作，克服“错位管理”问题。学校档案管理部门专职档案分管人员应与基建工程兼职档案管理人员加强沟通与交流，与项目档案员一道实现基建档案的“三同步”，主动了解每一份上交基建档案文件材料的来龙去脉，积极地指导和协助进行基建档案的收集、积累工作，以达到知识互补，确保归档文件材料的质量，促使基建档案管理工作步入良性循环的轨道。
5 结语
高校基建档案是学校建设发展的重要凭证，是学校基本建设的历史记录，是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，做好基建档案建设及管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。
参考文献
[1]王向明、档案管理学原理[M]、上海大学出版社,2009
一、医院人事档案管理信息化建设中存在的主要问题
（一）医院人事档案管理信息化建设重视程度不够。众所周知，医疗工作是医院各项工作中最重要的工作，且能直接为医院带来良好的社会经济效益，行政后勤工作主要是为临床一线服好务，而医院人事档案管理只是行政后勤工作的一小部分，主要用于辅助医院管理，不能直接产生效益。因此，目前许多医院领导都不重视医院人事档案管理工作，基本上没有为人事档案管理投入资金，只要求能够基本保存档案就好。多数医院的人事档案仍为最原始的纸质档案，还停留在手工填写、人工立卷的水平，信息化程度较低。甚至有些医院人事档案保管部门连最基本的信息化设备计算机都没有，更别说建数据库了，根本谈不上人事档案信息化建设。（二）医院人事档案管理人员信息化专业知识不足。长期以来，医院人事档案管理一直处于不受重视情况，医院配备从事人事档案管理人员多数是人事部门或档案科的兼职人员，他们本身就具有除人事档案管理外的其他很多工作，根本不能全身心地投入到人事档案管理工作中去。目前还有很多医院从事人事档案管理工作者不仅缺乏档案专业管理知识，更不了解计算机操作技术、网络技术等信息化专业知识，在操作实践、管理理念等方面专业化水平较低。从事医院人事档案管理人员受人事档案信息化管理相关知识的认知缺陷所限，思想观念明显滞后于档案信息化工作的需要，影响了人事档案信息化时展的步伐，一定程度上影响医院人事档案管理信息化建设的进展。（三）医院人事档案信息化建设制度不健全。在档案信息化建设过程中，虽然国家制定出台了全国档案系统信息化建设纲要等法律法规，为我国档案管理工作信息化建设提供了遵循，但在具体的实践过程中并没有真正落实到位。目前，一部分医院人事档案管理工作中根本没有配备信息化所需的最基本的计算机设备，没有实现信息化，更谈不上信息化建设制度的建立；大多数医院只是配备了计算机等基本设备，没有建立人事档案信息库，没有建立人事档案信息化建设相关的管理制度，也没有医院人事档案管理信息化建设的长远发展规划，更没有具体实施的细则，信息化建设制度很不健全，致使医院人事档案信息化建设工作流于形式。
二、新形势下如何做好医院人事档案信息化管理工作
（一）提升医院领导和人事档案管理人员对档案信息化建设的重视程度，将人事档案信息化建设列入重要日程。医院人事档案是医院人才资源信息储备库，是医院管理的重要组成部分，医院领导和人事档案管理部门必须要适应新形势对医院人事档案管理信息化的要求，彻底转变对传统人事档案管理的思想观念，提升对人事档案信息化建设的重视程度，将人事档案信息化建设列入医院的重要日程中，成立医院人事档案信息化建设组织机构，并加大对信息化建设的资金支持和投入力度。要对医院人事档案管理模式进行改革创新，建立信息化档案管理体系，建立与医院人事档案管理相关的各类数据库，包括职工基本信息数据库、专业技术人员考核信息库、卫生专业技术人员医德医风考评数据库、工资数据库等等，以实现医院人事档案管理信息化，全面提升档案管理水平。（二）加强医院人事档案信息化管理的队伍建设，为人事档案信息化建设工作的开展提供强有力的人才保障。医院要加强对人事档案队伍的建设，首先要选派政治素质高、业务能力强、责任心强的档案专业人员从事人事档案管理工作，同时重点引进配备计算机专业的人员充实到医院人事档案管理工作中，并通过多种途径加强对从事档案管理人员有关档案管理专业知识业务培训和信息化专业知识培训，使他们成为既懂档案专业知识又懂计算机信息化管理知识，并具有较强的综合网络技术和管理能力的复合型人才。（三）建立健全医院人事档案管理信息化制度建设，为医院人事档案信息化建设工作保驾护航。医院要加强人事档案信息化建设，建立健全人事档案信息化管理工作制度，包括人事档案立卷归档工作流程和制度、建立人事档案信息工作流程和核查工作制度、医务人员的医德医风相关内容信息化管理、患者档案治疗与评价管理和人事档案信息安全管理制度等内容。医院要成立人事档案管理信息化组织机构，明确人事档案信息化管理相关人员的责任，并定期组织相关人员学习档案信息化相关知识，研讨人事档案信息化管理相关标准，促进医院人事档案信息化建设工作有序、规范开展。医院要依据《档案法》等制度制定科学的人事档案信息化管理办法和统一规范的档案管理标准，结合医院的实际情况，建立一套科学、合理、针对性和操作性强的人事档案信息化管理体系，形成完整规范的人事档案管理标准和考核管理办法，用健全的制度为人事档案信息化建设工作保驾护航。
关键词：基础设施建设 前期档案 管理
工程基础设施建设前期管理已经得到了足够的重视，各单位工程基础设施建设管理部门也积累了不少工程基础设施建设前期管理的先进经验，但对于工程基础设施建设前期管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。
工程基础设施建设前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证国有资产的完整。
一、基础设施建设档案管理存在的问题
1、面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基础设施建设档案管理工作中同时产生了问题和困难。基础设施建设工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基础设施建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
2、档案管理意识不强，领导和档案人员对基础设施建设档案重要性的思想认识不够，基础设施建设档案工作的学习宣传力度不强，基础设施建设工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基础设施建设工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基础设施建设档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基础设施建设档案管理的观念和认识是做好基础设施建设档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基础设施建设档案管理新要求方面存在一定的问题。
3、传统的基础设施建设档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基础设施建设档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基础设施建设档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基础设施建设档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基础设施建设档案管理措施不完善，对当前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。
4、基础设施建设档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基础设施建设档案管理部门，基础设施建设档案管理不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基础设施建设档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，基础设施建设档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。
二、充分认识工程基础设施建设前期档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在工程基础设施建设前期竣工验收中的重要性。此外，项目档案对工程基础设施建设前期日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响工程基础设施建设前期发挥最大效益。
三、如何做好工程基础设施建设前期档案管理工作
1、各级领导要高度重视工程基础设施建设前期档案工作。工程建设是百年大计，工程基础设施建设前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
2、加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。成立工程基础设施建设前期档案工作领导小组，建立工程基础设施建设前期档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
3、定期召开工程基础设施建设档案工作会议。项目建设单位对工程基础设施建设档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。
1 纳入企业管理，形成合力，加强核心档案资源建设
随着集团公司现代企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风险管理的重要组成部分，把档案工作纳入企业管理制度和业务流程是必要趋势。
河南油田的做法是，把加强核心档案资源建设纳入企业管理制度和业务流程。主要体现在：把档案管理制度的制定纳入生产经营的每个环节、每个流程，只要有人为因素存在的地方，都必须有相应的档案管理制度，突出流程管理、突出核心业务和主营业务，以流程决定配套管理。通过界定各部门、各单位的业务范围和职责，树立企业员工人人都要管档案、利用档案、保护档案的意识。
在重点建设项目管理中，实现档案管理与项目管理四同步，档案专业验收是项目管理流程的最后一个环节；在科研鉴定、评审中，把完成档案归档作为鉴定、评审的首要条件；在设备管理中，明确规定设备开箱验收，必须有档案人员参加和随机资料归档交接；在OA办公自动化文书处理中，必须办理归档流程；在油气勘探开发项目管理中，也明确了档案资料的归档，比如，在物探工程项目管理、探井钻井工程项目管理、录井、测井、试油等工程管理中，在项目竣工验收中，都对提交原始资料提出了要求，制定了原始资料评分标准；在境外项目管理中，明确提出了档案资料管理。
另一方面，档案工作纳入企业考核体系。要让这套管理制度落实、可行，考核是关键。因此，把建设档案管理制度体系与建设档案工作考评体系有机结合起来很有必要。为此，按照中石化档案工作的总体评价排序，建立评价通报制度，对各单位档案工作实行量化考评，并把档案工作的考评结果纳入企业的年终效绩考核体系，有力推动档案工作的发展。
2 纳入企业信息化建设，整合各类档案信息资源
要把档案信息化建设纳入企业信息化建设中，一同规划、一同发展，在建设各专业系统时，要征求档案部门的意见，把归档接口考虑进去。目前，河南油田基本完成中石化档案信息化建设的试点工作，档案管理系统已在河南油田局机关档案馆及26个二级单位档案室实施完毕并运行。通过依托档案信息化管理系统，建立与其他各专业信息系统在线归档接口，OA接口、ERP接口、浪潮财务接口已部署完成并正常运行。实现了部分专业系统形成的电子文件实时在线归档。
3 通过档案信息化建设，促进档案标准化管理
通过档案业务流程分析与优化，使企业档案关键业务和关键流程与信息系统相融合；按照标准先行、保障安全的原则，制定档案管理制度与数字化档案馆技术规范标准；利于加快档案信息化基础工作和监督检查细节上设置条款，有效地履行档案监督、检查、指导职能。