1、人事档案制度不完善，档案管理不够规范。随着市场经济的发展，流动人员数量不断增加，社会中不断出现“弃档族”、档案“自揣族”等人群，档案造假、擅自建档、擅自扣档等现象都折射出人才市场的人事档案制度亟待完善，档案管理工作不够规范。人事档案管理部门在收集档案材料时没有严格按照管理要求，而将那些手续不完备、档案内容造假的材料混入到个人档案中，影响了档案的真实性和权威性；在档案整理时，档案工作部门没有相关的规章制度予以指导，人事档案分类不合理等都不便于查询利用档案信息；档案转递过程中没有按照规定填写转递通知单、也没有进行及时登记等导致档案无从查询，甚至一些单位并没有按照档案转机要转递等相关规定转递档案；档案的收集和归档不及时，检查核对制度没有贯彻实施等造成档案积压，人事档案内容不能及时更新，影响了档案价值的实现。除此之外，档案的借阅制度还需要完善，同时还需合理处理档案的保密性和公众的知情权之间的关系。
2、人事档案管理工作者数量和质量有待提高。人事档案管理工作虽然是人才市场工作的重要组成部分，但人才市场没有意识到档案工作对社会的重要性，在人力物力方面给予的支持不够。档案工作的专职人员数量少，大多数是兼职行政管理人员，这就导致档案管理工作者的专业素质和信息素质较差。这些都严重影响人事档案信息的开发与利用，且是制约人才市场社会服务能力提升的因素之一。除此之外，公众的人事档案意识淡薄，没有意识到人事档案是自己的重要资料。尤其是弃档族、自揣族的日益增多，甚至，有的公众擅自将档案拆封，使得档案失真，这些从另一个侧面反映这一问题的普遍性。企业对人事档案的利用程度低也是人事档案工作发展滞后的又一因素。
二、新形势下提升人才市场人事档案管理工作的建议
1、树立档案信息服务意识，加大档案工作的宣传力度。首先，人才市场自身服务功能的正确定位。人事档案工作的根本目的是提供档案信息为社会服务，服务性是档案工作最基本的性质。因此，档案部门要强化服务意识、改善服务态度，利用现代信息技术改变管理模式、增加服务方式、优化服务手段，加大对档案信息资源的开发利用，实现人事档案的价值，也使人事档案管理部门最大化地为公众服务。其次，在人才市场档案管理工作中要通过各种途径加大档案管理工作的宣传力度，提高档案管理的重视度。领导的重视固然重要，但是公众的档案意识提升能够给档案工作提供动力。普及人事档案相关知识，有必要将有关政策和规章制度让社会公众知晓，让用人单位和个人了解各级人才市场的人事档案部门就是一个人才信息库，专供人们查阅利用。也让公众意识到人事档案对自身利益的重要性，尤其是维护和利用好个人的人事档案，注意将平时的有关材料及时补充到自己的档案里，以备推荐、受聘、晋升等方面使用。
2、完善人事档案管理相关制度，加强档案管理规范化建设。制度是档案工作的重要保障，没有制度，规范化便无从谈起。各个人才市场在《档案法》的指导下，根据自身档案管理工作情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档、转递、保管保密、检查核对等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。尤其是立法部门，可以在法律法规中明确人才市场人事档案工作的相关职责，增设有关公共服务性等问题的相关条款，提高档案工作水平，使我国流动人员人事档案管理更加法制化，做到有法可依、有法必依。由此按照相关法律规章制度对人事档案进行规范化管理，解决档案管理过程中出现的档案销毁、伪造、涂改、丢失等问题，保证档案工作能够科学化、制度化、规范化，真正发挥人事档案的作用。
3、增加档案工作者数量，提高人事档案管理工作人员的素质。在人才市场人事档案管理工作中视自身情况，增加档案工作专职人员数量，尤其是专业人员的数量，最重要的是不断提高档案管理工作人员的素质。首先，人事档案工作者要具备较好的思想政治素质。人事档案工作是一项政策性、专业性、机密性很强的工作，因此档案工作者要掌握党和国家关于人才和人事方面的政策法规，加强档案工作者坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献的思想素质教育。其次，档案工作人员应该具有较强的专业素质和信息素质。档案工作者要系统学习档案专业理论知识，掌握人事档案管理的基本原理和方法，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，提升自己专业素质。随着信息技术的发展，对档案管理人员进行信息化培训，提高档案管理人员信息专业化技能，使档案工作者掌握现代信息管理技术与方法，做一位新型的档案工作者，让档案信息更好地服务于公众。尤其是在知识经济和信息革命时代，如何最大限度地开发利用人事档案，将社会需要的档案信息呈献给公众，对档案工作者的信息素质提出了更高要求。除此之外，管理人员也要进一步培养严谨的工作态度，要利用创新服务模式、管理方式，提高档案工作效率，为公众提供方便快捷的信息服务。
关键词：艺术档案；研究；现状
艺术档案是专门档案的一种。刘国华的《科技档案管理学》中：“专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，在专门活动中形成的所有档案。包括：会计档案，人事档案，诉讼档案，病历档案，婚姻登记档案等”。珍贵的文化艺术档案，不仅是文化艺术活动的真实见证，也是民族文化的根脉。艺术档案工作是文化事业的一项重要基础性工作。自1983年文化部，国家档案局联合印发《艺术档案工作暂行办法》以来，艺术档案工作已经走过近30年历程。近年来，随着我国文化艺术事业的不断繁荣发展和各地文化艺术档案管理实践的不断深入，文化艺术档案工作得到稳步推进，有序开展。文化艺术档案收集整理进展顺利，为国家留存了极其宝贵而丰富的文化艺术档案遗产。同时，艺术档案作为一门新兴的档案学边缘学科，已初步拥有了自己的研究成果。概况为：在艺术档案工作实践中，用于指导，监督作用的，由文化主管部门和档案管理部门制定的艺术档案有关的文件，法规，教材，行业标准及一线艺术档案工作者撰写的实践经验等理性总结。尽管和别的档案分支学科相比显得数量小，稚嫩，单薄，浅显，处于起步阶段。有必要对其进行梳理汇总，以勾勒出其基本的研究现状供参考。
一、相关文件
艺术档案产生在文化艺术单位，文化行政主管部门根据艺术生产，研究，活动的各自特点制定了用于规范，指导艺术档案工作的针对性意见，通知，政策等文件，是艺术档案研究成果的重要组成部分。
1、用于指导艺术单位艺术档案工作的文件
艺术档案工作开展前期，主要是通过检查，评选先进，经验交流会等形式使全国艺术档案工作能够较快发展。2001年9月，文化部办公厅办机档发〔2001〕33号《文化部办公厅关于进一步加强艺术档案管理工作的通知》,是为进一步加强对艺术档案管理工作，督促，指导，贯彻落实好新修订的《艺术档案管理办法》和《省级文化艺术单位艺术档案检查要求》的文件。
2、用于指导“大型艺术活动”艺术档案收集的文件
国内，国际各类文化艺术节，评奖，调演，汇演和大型展演等活动学术会议，是文化艺术档案的集中展示。近年来，我国大型文化艺术赛事活动名目繁多、以戏剧为例。如：“世界戏剧节”“国家文华大奖”“文华新剧目奖”“中国艺术节大奖”“国家舞台艺术精品工程”、“五个一工程奖”“全国现代戏会演”“中国戏剧节”“中国曲艺节”“中国豫剧节”等。这些活动不仅生成了大量的纸质文件材料，而且形成了丰富的照片，图表，录音，录像，光盘和实物等不同载体的艺术档案。2006年3月文化部办机档函〔2006〕80号《文化部办公厅关于加强大型文化艺术活动档案管理的通知》，强调了大型文化艺术活动中艺术档案收集的重要性，明确规定主办，承办单位的职责。从制度上保障了大型艺术活动档案的收集。
3、用于指导“文艺基础资料保护”的文件
为了保护多姿多彩、辉煌灿烂的优秀的民族民间文化，建国以来，文化系统组织开展了多次规模不等的民族民间文化调查活动，收集，整理了大批第一手资料。特别是始于80年代被誉为“中国文化万里长城”的“十部民族民间文艺集成志书”的编撰。在此过程中，全国十多万文化工作者经过20多年的采风，普查，整理，收集，积累了许多宝贵基础资料，成为中华民族传统文化遗产的重要组成部分，是建设中国特色社会主义先进文化的重要基础。这些珍贵资料大都保存在承担“十大集成”主要撰写任务的文化艺术研究单位图书资料部门。2006年7月13日文化部，文教科函〔2006〕1334号《文化部关于加强文艺基础资料抢救，保护，管理工作的通知》针对民族民间文艺基础资料的重要性，采取有效措施进一步提高文化系统基础资料建设和管理水平，制定完善的规章制度。强调充分利用现代科技手段进行抢救和数字化永久保护。采取摸清文艺基础资料的数量，种类，珍贵程度，保存状况，建立数据库，保护的认定，备案，问责制度等措施。
4、用于宏观指导艺术档案工作的综合性文件
为了对初步形成的文化艺术档案工作骨干队伍进行培训。2008年9月8日由文化部中国艺术档案学会主办，苏州大学社会学院承办了“文化部艺术档案业务培训班”。会后文办发〔2008〕37号《文化部关于进一步加强文化艺术档案工作的意见》是近年来全面、科学、具体，指导艺术档案工作的综合性文件。
二、相关法规
1987年颁布的《档案法》标志着我国档案事业管理步入了依法治档的新阶段。2002年2月1日文化部，国家档案局第21号令《艺术档案管理办法》，是艺术档案专门法律法规。它科学界定了艺术档案主体的权利和义务，规定艺术档案定义，明确管理，机构与人员。从内容上，载体形态上划分归档范围。明确文化艺术单位对艺术档案的权限，收集职能，艺术档案与艺术资料的区分。明确了收集与整理原则，强调名老艺人艺术家和散失艺术档案征集。规定了分类设置，组卷规则，及非纸质载体艺术档案的分类编号，艺术档案的保管期限。明确管理制度，职责范围，撤销合并接收，运用先进技术开发艺术档案信息资源。划定艺术档案归档范围。为健全文化艺术档案领导管理体制，管理机构，加强收集整理和队伍建设等方面提出了具体的任务和要求，为艺术档案的管理和建设，依法监督检查，维护艺术档案的完整提供了有力的制度保障。它的颁布和实施，对保护积累我国优秀文化遗产将产生的积极作用。使艺术档案理论上升到法理层面。
三、相关教材
艺术档案作为一门新兴学科，已经成为当代档案学领域一个充满生机活力和具有美好发展前景的学科。随着文化体制改革，艺术表演团体企业化管理，艺术资料人才奇缺，艺术档案流失严重，在就业压力越来越大的今天，艺术单位公开招聘的艺术资料岗位也成为众多高校毕业生的选择。由此产生了对艺术档案专业人才的需求市场。为了更好地指导、规范全国文化艺术档案管理人才市场，提高和培养艺术档案人员的业务素质。2008、11文化部办公厅编《艺术档案管理读本》由文化艺术出版社出版。它吸收档案管理办法及相关文章作为教材的重要组成部分，关注国外理论前沿借鉴先进理论成果和丰富经验，详细阐述了艺术档案与艺术档案工作，艺术档案收集，艺术档案整理，艺术档案的利用和检索，艺术档案信息化与数字化管理，艺术档案的保护与库房管理等基本理论，基本技能。突出科学性，时代性，简明性，实用性，体现文化艺术档案学科最新研究成果和知识。全方位、多层次地展现文化艺术档案管理的主要内容和基本特征，是艺术档案学第一部全面、科学、系统的理论专著。
四、行业标准
标准化工作是档案管理现代化的基础条件和必要前提。艺术档案整理是指按艺术材料形成的来源、内容、时间、形式等方面的要素，对艺术材料进行系统分类、组合、排列、编目和数字化处理，使之有序化的过程。为实现艺术档案整理的制度化，科学化，规范化。提供行业管理遵循的基本法则。文化部颁布《艺术档案整理规则》（征求意见稿），要求严格按照《艺术档案整理规则》，切实做好各种载体形式的文化艺术档案材料的收集归档工作，确保艺术档案，艺术资料规范整理。
五、研究文章
目前全国有5000余人从事艺术档案工作。笔者以中国知网《中国期刊全文数据库》为数据源进行统计。输入“主题”“艺术档案”检索出629条艺术档案文章，范围在（1980―2011）年度。对某一领域研究论文的主题进行分析，可以揭示该领域研究的基本特点，发展动向和发展规律。在629篇艺术档案论文中，经过分类梳理其研究主题涉及：
表1 文章主题统计：
分析：艺术档案研究主题主要集中在三个大的方面：1、基本概念研究（艺术档案本体的定义，性质等基本概念）2、管理方面研究;：各类型艺术单位，各种载体形态的艺术档案管理方法。3、综合性主题研究：现代科技在艺术档案中应用，文化体制改革，大型艺术活动，非物质文化遗产等艺术相关主题。存在问题：虽然艺术档案研究文章主题广泛，但论证不够深刻，仍处于实践总结的较浅层面，起步阶段。
表2文章数量统计：
分析：艺术档案主题文章只占档案主题文章的0、38%。说明其在档案学术研究中的边缘位置。
表3 文章作者单位统计：
分析：1、发现艺术档案具体涉及和分布集中在上述部门和单位。2、作者来自文化系统内的机关企事业单位，和系统外的新闻媒体，图书馆，档案馆，艺术高校等机构。人员数量不多涵盖面广。说明艺术档案理论研究已经深入到文化艺术一线。并得到重视成为一个新的研究领域。
表4艺术档案发文量统计：（1980―2011）
分析：发表过4篇以上艺术档案文章的期刊有30种。主要分布在档案类核心期刊，戏剧，电影，图书馆类期刊占总发文量的58%。其余的42%文章则分散在全国各地121种报纸期刊中（图书馆学，文艺，艺术，科学，教育，美术，戏曲艺术，科技信息，广播，影视，档案）可谓五花八门。说明艺术档案理论研究是具有普遍性，广泛性，兼容性，渗透性，交叉性的，各个相关学科都能接受。从文章形式看多是工作经验总结，调查报告，会议记录，管理方法等，明显处于初级阶段。从文章的发表分散程度来看，说明艺术档案文章还没有一个相对固定的刊物可供发表。在档案类期刊中《浙江档案》发表艺术档案文章最多，在艺术类期刊中《内蒙古艺术》发表艺术档案文章最多，说明艺术档案的边缘和交叉特点。
结论：目前艺术档案学是一个位于档案学和艺术学的边缘，交叉学科。作为专门档案的一种，艺术档案研究现状是比较完备的。得到各主管部门应有的重视，初具规模并具有美好发展前景。
参考文献：
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[2]刘国华、科技档案管理学[M]、河南人民出版社,2006,8 19-20
[3]张萌、新时期的艺术档案收集工作[J]、兰台世界 2010，
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[4]唐淑香,李利、国内图书馆营销研究论文的定量分析 [J]、河
南图书馆学刊,2011、3、34
科学技术是第一生产力，在改革开放的过程中。我国科技得到快速发展，很多行业在科技的帮助下，进行了质的飞跃，档案管理事业就是最好的例子之一，大大的提高了管理效率。传统的档案管理工作模式已经逐步被新兴的档案管理事业进行替代。但科技在促进整个档案管理事业发展的同时，也带来了一定的负面问题，这些问题如果在一开始得不到重视，在未来的发展中，就可能会出现严重的问题，为了避免问题的发生，就需要档案管理部门在加强重视的同时有效的解决在管理中出现的问题，这样才能保证电子档案管理事业处于一个安全稳定的环境，让整个事业在未来的发展中达到新的高度。
1 电子档案管理的现状
与多年以前相比，档案由纸质变成了电子档案，在电子档案的管理过程中，提高了档案在使用过程中的准确率，也在一定程度上减少了查档的工作强度和工作任务量。这样改变了了相关部门的人员的工作，也为社会人员使用档案提供了更好的便利。电子档案利用网络等高科技飞向了更高的高速。电子档案在管理技术上得到了加强，在数据统计方面进行了更好的优化，在档案查找上变得更加迅速，这对管理人员的工作提供了更得大保障，对工作人员的工作量减轻了很多。但实际在档案管理中出现的问题却十分严重。
和以往使用纸质档案时相比较，技术的应用反而造成了工作人员问题的增加。和以往的档案管理人员相比，新的档案管理人员拥有更加得天独厚的管理条件，和更加轻松的管理环境，问题出现原因值得深思以及对管理进行更好的加强。电子档案管理人员的确在工作过程中的得到了更好的便利，但在工作思维和态度上却产生了极大的惰性。态度的不端正造成了对管理工作的不认真，档案管理在出现问题的时候，没有对相关人员进行更加严格的追究更加造成了相关管理人员的懈怠，因此很多档案管理的工作人员现在抱着任性随意的工作态度进行档案管理。观念的陈腐导致了工作进行的不顺利，相关单位投入的大量的资金和科研人员才在档案的系统上进行了创建和优化，为了保持这一成果不会再未来工作中被浪费，所以需要在档案管理中需要加强管理力度，解决在工作中出现的疑难杂症。
2 电子档案管理中的问题
2、1 档案管理部门对档案管理不重视
想要电子档案管理工作更加顺利有效的进行，就需要档案管理部门进行重视，只有这样才能让档案管理工作顺利的开展，在未来的工作中更加顺利有效的进行。但现在很多档案管理部门工作人员的工作态度不容乐观，因此由于疏忽导致的问题时有发生。应对社会的发展，创作出与社会实情相匹配的档案管理模式才能与社会相互促进共同发展。档案管理与实际生活过程中的联系过于抽象，模糊。因此相关部门在实际的工作过程中，重视程度不够，在工作进行过程中由于工作人员的疏忽出现许多不该发生的低级问题。很多时候档案管理人员工作懒惰，不按照规章制度和工作流程进行工作，理应完成的进度没有完成，档案管理的数据收集不全面，档案管理的优劣也不了解，没有及时反馈。因此本该更好发展的电子档案事业在现有的水平上停滞不前。想要让电子档案在现有的水平上得到突破，必须进行相关部门的管理态度进行强力整改。
2、2 电子档案管理相关的规章制度不健全
电子档案管理人员是按照合理的规章制度进行管理工作的，因此需要建立更加完善的规章制度。建立规章制度就需要在电子档案管理工作中进行实践操作，将顺利进行的实践方案纳入整个档案管理工作中去，这需要在档案管理过程中进行付出更多的精力。在有限的精力下只能完成有限的工作。因此对管理制度的完善加强就会影响整个档案管理的工作进行进度。和提高电子档案管理的显著成效相比，完善档案管理规章制度的工作就不会有太多人选择去做。在整个电子档案管理规章制度建立过程中，一开始就建立了简单的规章制度。虽然可以保证电子档案管理工作可以顺利的进行，但依然存在很多细节方面的不完善，在工作中出现各种大小管理问题。档案管理相关工作人员过于追求眼前的工作成效，而忽视了档案管理过程中相关管理制度起到的显著成效。电子档案管理的规章制度工作也被一再延期，没有进行实际完善。对整个档案管理进程造成影响。因此想要档案管理工作更加顺利的进行，应提早完善电子档案管理的相关规章制度。
2、3 电子档案管理的利用率较低
电子档案的最终目的是要实际应用在人民群众中的生活和社会的实际应用中去。因此对电子档案的利用率有着相对严格的要求，电子档案的目前利用率不是太高，这在整个电子档案的发展过程中造成了相对严重的影响。利用率不高也造成了资源的浪费。为了更好的实现电子档案的使用价值，在档案信息的收集和录入过程中需要准确的录入。精准全面的信息才能使电子档案更好使用，在整个电子档案的使用过程中才能提高电子档案使用的效率，提高电子档案的实际利用率。
2、4 电子档案更新的及时性和安全性
目前在电子档案的管理过程中，更新的及时性和安全性难以保证。科技的发展带了了技术水平的提高，但也降低了管理的安全性，信息的泄露情况时有发生。病毒进入管理系统时，造成大量的数据丢失和信息的泄露。一些档案信息具有栏竦谋C苄裕人员信息的泄露造成档案管理相关部门公信力严重降低。为了确保档案使用的全面性和准确性，档案在管理的过程中也需要进行不断的更新和完善。但很多档案由于工作人员的疏忽和安全意识的不足，造成严重的安全隐患。现在市场上竟然出现档案信息售卖事件。在严重影响社会治安的同时也对档案的安全管理造成了不小的隐患。电子档案的更新不及时也对档案的使用造成严重的影响，在查阅使用档案时，经常发现在一些档案的信息还停留在多年前的基础之上。在进行信息弥补查找过程中付出了额外多余的精力，档案的不及时更新也会造成信息的丢失，严重影响日后的使用，在对档案进行具体情况分析时，也影响了结果的准确性。
3 对电子档案管理采取的有效策略
3、1 完善档案管理的规章制度
为了电子档案事业更好的发展，管理工作更加合理有效的进行。首先要进行档案管理相关规章制度的完善工作，按照良好的规章制度进行更好的流程规划。首先需要对电子档案的工作模式进行更好的规划，在人员的管理上也采用更加先进的管理思想，加强监管力度，提高管理人员综合素质，为了让管理人员以更加认真的投入到管理工作中去，就需要建立奖罚分明的考核制度。对档案管理人员在实际档案管理工作中出现的失误，追究责任予以处罚，对档案管理工作效率高的人员进行奖励，工作能力的提升得到认可才能提高档案管理人员在档案管理上的积极性。改变以往档案管理部门集体吃大锅饭的现象，能力强的员工需要承担更繁重的工作任务，能力弱的员工也不受工作环境影响，这样就造成了强者不强，弱者不弱的现象。对整个电子档案管理是十分不利的。物竞天择的工作环境才能激发出管理人员的斗志，让管理工作更加实际有效的进行下去。
3、2 加强对档案管理的重视程度
加强对档案管理的重，才能加大对档案管理的力度，让档案管理在实际过程中发生的问题得到更好的解决，将可能出现的问题防患于未然。档案管理对整个社会的发展起到了十分重要的作用，但档案管理在社会中的实际地位却变得越来越低，逐步接近边缘。现在电子档案虽然也采用了科学技术手段，但依然存在较大的发展空间，在使用需求上依然有很大的不足。为了避免在未来电子档案使用中出现更大的失误，需要提早重视电子档案的发展。社会需要重视，相关部门需要重视，档案管理人员依然需要重视。这样才能对档案管理工作的提高，工作环节得优化，管理资源的投入上有所提高。
3、3 加强对电子档案管理人才培养
提高管理人员的综合素质，可以加强对档案的管理。因此档案管理相关部门需要在人才上进行更好的培养。想要管理好档案需要档案管理人员具有丰富的管理经验，掌握全面的管理理论，熟悉先进的电子档案管理系统的应用。在档案管理的过程中，需要管理人员进行更加细致的工作流程。在电子档案管理中，需要档案管理人员在管理思想上及时进行创新和改变来迎合未来电子档案管理过程中出现的问题。不能沉迷与过去的工作模式中，不能墨守成规，采用保守的工作模式。在电子档案管理的过程中，电子档案在整个时代的潮流下如逆水行舟，不进则退。这就需要更加优秀的档案管理人员划动这艘发展的小船。首先在档案管理人员的招聘上进行高标准严要求的考核。在观察应聘人员的观察上考核其能力和人品，档案管理部门在人员档案上有近水楼台的优势，可以在海量的人员档案中筛选出适合档案管理部门的管理人才。另外在档案管理部门人员培养上加大力度，派遣部门优秀的工作人员前往先进的城市和国家进行学习档案管理技术，将先进的档案管理技术带到目前的档案管理工作中，在应有的档案水平上进行更加有效的提高。对档案管理人员进行思想道德教育，提高档案管理人员的思想品质，这样才能更认真的投入到电子档案管理的工作中去，在进行档案管理的过程中，减少问题的出现，更加认真的对待工作的每一个环节。
3、4 提高档案管理软件的功能
为了让档案管理工作更加顺利的进行，加强电子档案管理系统的提高有着更好的管理效果。想要在电子档案管理的过程中得到更好的发展，就要在电子档案的管理系统上进行更好的优化。这样在档案管理的实际过程中，更高的科技将档案管理提升到更高的高度。加大电子档案系统研发，才能在档案管理上提供更高的技术支持，加大档案管理力度，电子档案系统的开发研究需要投入大笔的资金，但在整个档案的管理过程中和对贡献社会的实际效果是十分巨大的，无论是在后期工作的人力物力节省，还是实际效益创收都是可以进行成本回收的。
4 结束语
在社会的新形式发展下，电子档案的管理仍然可能出现各种问题。但相关部门会逐步加强重视，采取合适的管理措施，使电子档案目前的管理问题的到解决，在未来的发展中，越来越好。促进社会的更好的发展，加强社会的精神文明建设。
参考文献
[1]刘玲玲、 新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]、 信息技术与信息化，2014，04：79-81、
[关键词]档案；机关单位；老困难；策略
[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 0170 ― 02
引言：
机关事业单位开展档案管理工作对其活动进行了实时的记录，有利于工作场景的再现，也能为其以后的发展提供参考，是一笔无可替代的宝贵财富。作为国家档案的主要来源，机关档案存储了大量的第一手材料和珍贵的工作经验，要规范机关单位的管理，提高其工作效率，扩大经济收益，加强机关事业单位的档案管理工作势在必行，是当下亟待解决的重要课题。但是随着机关工作的不断发展和深化，机关单位档案管理工作中一些问题也慢慢暴露出来，这在一定程度上制约了机关单位的协调发展，本文就机关单位档案管理工作中的老困难进行了分析汇总，并提出了相应的解决办法。
一、 新时期机关单位档案工作面临的挑战
在这个信息化的时代，信息技术得到迅速的发展，给机关单位档案工作的开展带来新的挑战，同时对改善机关单位档案工作的方式也带来了机遇，因此机关单位要在这个挑战与机遇并存的信息化世界里，抓住发展机遇，沉着面对挑战，积极创新工作方式方法，为新时期完善机关单位档案工作提供依据。虽然目前我国机关单位档案工作的信息化程度与欧美发达国家相比还比较落后，但是我们要迎难而上，积极规范与完善机关单位档案工作的制度，这样才有可能赶上欧美发达国家。而且从事机关单位档案工作的工作人员在实践中要积极主动，认真负责，善于发现新的工作模式。机关单位也要为档案工作人员提供良好的工作环境，同时积极在机关中宣传档案管理工作的规章制度等，提高机关单位工作人员的意识。另外由于很多机关单位的文件是的，因此在日常的工作中要做好保密工作。
二、机关单位档案工作开展中的老困难
2、1 机关单位工作人员档案意识薄弱
随着社会主义经济的快速发展，我国的经济体制进行了深入的改革，机关单位将直接面临着经济效益、办事效率、生存发展等问题，而机关档案工作是很基础的信息记录工作，不能直接解决工作人员面临的困难，只有在某个特定的时期才能显示出它的作用，因此很多机关单位的工作人员不重视档案工作，缺乏档案管理与工作流程的基本常识。
2、2 机关单位档案工作人员缺乏
目前很多机关事业单位没有设立专门工作人员从事档案管理工作，档案工作人员一般由其他的工作人员兼职。由于机关单位档案管理的工作量很大，兼职档案管理的工作人员不能及时处理档案工作，这样就影响了档案工作的顺利开展。有些机关单位的档案管理工作人员经常更换，在工作交替时，不能按规定清楚地交代以前的工作流程以及近期要处理的档案，甚至造成了重要档案文件的丢失。这些因素都严重影响机关单位处理档案的质量与效率。
2、3收集档案材料难
在机关单位档案工作中，最基础的就是收集基层机关单位档案材料，然后实行统一的档案管理，顺利收集基层机关档案材料能促进机关档案事业的顺利发展与进步。而在实际工作中，很多档案工作人员缺乏收集基层机关档案材料的能力与力度，主要体现在归档工作制度的不健全，不严格按照规章制度执行收集工作。这也给将来的档案资料查找工作带来了很多困难。
2、4机关单位档案工作人员的办公条件简陋
在社会主义市场经济条件下，发展社会主义经济越来越重要，如果基层机关单位要完成每年的年终目标考核，那么就得必须完成相应的经济任务。这样造成机关单位的工作重心严重偏向经济发展，因此对机关档案工作的重视程度严重下降，投入的资金也大幅度降低，造成很多机关单位没有自己独立的档案室，更没有相对应的档案管理设施，因此机关单位的档案管理工作仅仅处于能维持的水平。
2、5 机关单位的档案管理制度不完善
很多机关单位没有适应新时展要求的档案管理系统，一直沿用过去的档案管理的规章制度，而且档案资料的覆盖面也很窄。在实际工作中，有些机关单位虽然有着健全的档案管理制度，但是在进行档案管理时，档案管理工作人员不能严格按照规章制度保存档案，缺乏执行的力度，而且没有执行的监督机构。由于没有明确的责任划分范围，因此有的档案工作人员在工作中三心二意，没有责任意识。因此机关单位要制定适应社会发展需要的档案管理制度以及监督制度。
2、6 机关单位的档案信息化管理程度不高
随着社会科学技术的发展进步，计算机技术得到快速的发展，在计算机技术的辅助下，出现了很多档案信息化管理的方式方法。然而一方面有些机关单位不能跟随时展的步伐，不能及时吸收利用新的科学技术与管理方法，这导致了机关单位的档案管理效率与水平低下。另一方面有些机关单位对很多电子文件进行监管，造成文件的泄密。因此在促进档案工作信息化的同时，也要注重文件资料的信息安全。
三、机关单位档案工作开展中的新对策
3、1 加大机关单位工作人员对档案工作的学习与宣传力度
只有在机关单位的每个工作人员都对档案工作有清晰的认识，才能引起他们的重视，才能获得机关单位领导干部的支持力度。在社会主义市场经济快速发展变化中抓住档案工作发展的机遇，要把基层机关单位的档案工作统一纳入到档案管理系统中来，让每个机关单位都重视档案管理工作的建设。机关单位档案部门以及工作人员要经常向领导干部汇报档案工作，让领导干部了解到档案工作的重要性，在不同的会议中要经常讲解档案工作，这样才能积极宣传档案工作，增强机关单位档案的集中管理和归档保存意识。
3、2 要加强对档案干部的管理
机关单位要积极对档案干部进行教育培训，强化他们的政治思想，使机关单位档案干部能够严格按照规章制度开展各种工作。还要加大对他们的业务培训力度，提高他们的职业道德水平。各机关单位应当加大档案干部教育培训方面的投入力度，制定出具体的严格的教育培训计划，选派优秀的档案管理干部到高等院校进行专业培训与学习。同时，也应当努力引进一些专业素质较高的人才充实到机关单位档案管理队伍中来，提高机关单位档案干部的综合素质。机关单位一方面可以根据档案干部管理档案的工作量以及专业技能水平的高低给予一定的奖励，从而使他们有时间从事档案整理、分类工作。另一方面机关单位领导干部可以从思想上、政治上、生活上、待遇上关心档案干部，多与他们进行沟通，经常听取他们的意见，并且重视他们的建议。总之要提高机关单位档案干部的工作热情、创新意识以及责任感。
3、3 健全与完善机关单位的档案管理制度
机关单位要积极建立与完善一系列的档案资料的管理制度，这样机关单位开展档案管理工作就有章可循，有法可依，有利于档案管理工作进入正规的发展渠道，也促进档案管理工作的可持续发展。随着社会的发展进步，过去的档案管理工作的规章制度可能不再适应现在社会的需要，机关单位要及时改进工作制度，并且在实践中逐渐完善档案管理工作制度。在进行档案管理时，机关单位的工作人员都要严格执行规章制度，保障档案管理制度的执行力度，合理有效地利用、开发档案资源，从根本上使档案管理工作走上正轨。
3、4 加强机关单位的档案管理信息化建设
机关单位的档案管理工作也要跟随信息化的潮流，增强机关档案干部的信息化观念与意识，在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术，提高档案管理工作的效率与质量。机关单位档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新档案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，不再简单地只是保存文字，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省保存档案的资金与空间。同时档案干部也要努力学习新的计算机网络知识，熟练运用新的设备，这样才能更好的促进机关单位档案管理工作的信息化建设。
3、5 转变机关单位档案干部的观念
在新的形势下，很多过去的档案工作方式已经不适应新时代的发展要求，因此机关单位档案干部要及时转变工作观念与方式。基层机关单位档案是对该单位工作的真实记录，这也是机关单位的重要工作内容。因此机关单位一方面可以通过培训档案干部，让他们接触与学习新的档案管理方式，开阔他们的眼界；另一方面可以让经验丰富的档案干部向其他人介绍他在工作中的经验与方法，这样可以使新技术与传统的方法相结合，使两者相互得到发展。这样可以很好地转变档案干部传统的档案管理观念。
四、总结：
总之，在科学技术日新月异的时代，有些机关单位的档案管理制度已经不适应社会的发展需求，因此要尽力改变这些规章制度，同时及时制定与更新适合时展要求的新的规章制度。在新的时期，机关单位档案管理工作可能会遇到一些新问题与挑战，面对新问题，只要能够及时地找到解决这些问题的方案，那么就能促进机关单位的档案管理工作的发展与进步。而且机关单位要注重这方面的人才培养，机关单位的档案管理部门要培养一批具有高技术、高水准的档案人才队伍，不断学习和创新，及时更新知识，以积极的态度应对新时期档案事业发展。同时机关单位要充分利用新的科学技术，促进档案管理工作向前发展，因为档案管理的信息化符合时展潮流。
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1、1为专业技术人员自身提高提供依据
医院专业技术档案管理工作方便了医院专业技术人员的工作。由于专业技术档案记下了工作人员的点点滴滴，从他们刚走进医院的简历，到成长期获得的一些证书、奖项，再到中期的职称评定、科学研究等都是以档案为依据的。另外，通过专业技术档案的整理，可以让员工发现自身的不足，进行专业技能的提升。
1、2为医院晋升人才提供参考
由于专业技术档案包含了专业技术人员的方方面面，所以医院领导晋升人员的时候，也可以依照专业技术档案进行筛选，因为这是最有效、最直接的手段。这既体现了医院领导的公平、公正原则，也为医院选拔了一批真正优秀的人才。
2医院专业技术档案管理存在的问题
2、1对专业技术档案的重视程度有待加强
不论是医院的领导还是员工对专业技术档案的重视程度有待加强。因为专业技术档案记录着员工在医院的一切，它相当于员工工作中的“身份证”，对于员工的职称评定、薪资待遇、职位晋升有着非常重要的作用，同时也是医院的身份象征。但现在不论是领导还是员工都没有意识到。致使个人专业档案资料经常出现问题，不是丢失就是损坏，影响了个人的考评和晋升，造成了人力和精力的浪费。
2、2专业技术档案资料缺乏真实性
目前，由于我国医疗卫生事业的不断发展，很多医院引进了大批人才，这就需要对这些人员进行技术档案管理。但目前在行业中存在一种非常不好的现象，专业技术档案的管理缺乏真实有效性。很多人员的档案没有经过专门部门的审查，仅仅靠的是印象，档案制定过程中存在虚假现象，专业技术档案的制定有时只是一种形式。如果不对这种不良现象加以制止，会严重影响医院档案管理工作的进行。
2、3管理制度不健全
目前医院管理制度不健全，这是影响医院专业技术档案建设的重要因素。这使得医院的资料整理和收集工作得不到保障，也影响了医院档案建设的真实性，甚至造成了技术档案的丢失。
3加强医院专业技术人员管理的措施
3、1加强档案意识宣传，加快人事档案管理信息化建设
首先，除了要加强档案管理制度的建设外，还要做好宣传工作，加强员工的档案管理意识，增强员工对档案管理重要性的认识。其次,在员工做好宣传工作的同时，还要加强员工对档案整理方面的要求和知识，从而建立良好的学习环境，促进医院档案管理工作的有效进行。最后，要建立统一的包括职工、病人、手术、科研等各项信息的数据库系统，并按照数据库的格式分类整理存放，通过数据库进行分析整理，归纳总结，使得研究人员能够减少工作量，加快成果的转化。
3、2完善医院档案管理制度
要想加快医院信息化管理的建设进程，完善医院的人力资源档案管理是必不可少的一项重要工作。而要想做好档案管理工作,完善的档案管理制度则是基础性工作,这就要求各医院要根据经济社会的发展状况以及医院的实际情况,不断修改完善医院的档案管理制度,利用信息化手段建立现代化的管理系统,并制定符合实际发展需要的规章制度,进行人性化、高效率的管理,保障人才资源的合理开发和利用。
3、3规范专业技术人员业务档案资料管理
每个人的业务资料档案都关系着其个人的发展进步,如果业务资料档案出现问题,其个人的发展进步就会受到很大的影响。因此,业务档案的管理是档案管理工作的重中之重。医院应当建立规范的业务档案资料管理制度,按照流程仔细对档案资料进行核对,同时密切与相关部门的联系交流,确保业务档案资料的及时准确、真实可靠。为了不出现以次充好、欺上瞒下的现象,医院还要教育监督档案管理人员严格按照规章制度进行业务档案更新与管理工作,要确保在档案资料整理归档时符合规定。最后，还要规范档案资料的借阅制度,防止出现以借阅的方式私自修改档案资料,也防止业务档案的流失,确保业务资料档案的安全。档案管理人员对专业技术人员的档案进行管理时，首先要树立严谨的工作态度。同时，要和各部门保持密切的联系，这样才能保证资料的及时更新。另外，在材料的复印件上要印上公章，确保材料的真实性。
4小结
关键词：利用民生档案法制建设
现代社会，作为民众基本生存和生活状态的体现，民生和民主、民权越来越相互倚重，人民群众的切身利益在民生档案中最为明显地反映出来。随着信息的公开化，民生档案开放利用的程度加大，关于民生档案的政策法规也陆续出台，但任何形式和内容的法规都必须跟得上时代的步伐，满足得了社会发展的需要，民生档案的法制建设仍然落后于社会发展的需要，极大地制约了民生档案的利用，阻碍了民生档案价值的发挥，因此从利用角度来谈民生档案的法制建设成为本文的出发点。
一、与民生档案利用相关的法律法规尚不完善
民生档案利用服务水平的提高与软硬件的配备息息相关，如果说硬件设施的配备是前提，那么法律制度这一软件层面的完善就是民生档案得到有效利用的保证。就目前来说，法律法规仍然存在诸多不足，加上网络时代的到来给民生档案的利用带来新契机的同时，更是给民生档案法律法规提出了新的挑战。
1、现有的民生档案法律规章在利用方面存在盲区。
众所周知，我国民生档案归属不一，种类较多，包括了婚姻档案、医保档案、军人安置档案、低保档案等等。目前，《婚姻登记档案管理办法》、《社会保险业务档案管理规定》等作为国务院部门档案规章已经出台，对归档范围和归档要求两项内容陈述得相当详实，具有一定的指导意义，但是在利用方面却存在盲区：
（1）民生档案的利用方式不够明确，未考虑到利用主体平民化的特点。
民生档案受众面较广，利用主体大多是最基层的群众，随着现代化步伐的加快，利用方式也呈现出多样化的特点，各地纷纷采取馆室联动、跨馆出证以及远程服务等措施，促进民生档案的服务工作深入到基层，但在现有的民生档案法律法规中并未将民生档案的利用方式细化，无论传统的还是现代化的都未加以规范，只是着重强调了利用手续，不利于民生档案新型服务方式的合法化。
（2）未注重民生档案利用中公民隐私的保护。
民生档案最为贴近民生，利用率自然最高，据不完全统计，青岛市北区档案馆2007年以来的利用统计中，民生档案的利用占95%以上[1]。利用率之高除了因其受众面较广，更是由于现代社会公民物质性权益意识的提高。同时公民对个人隐私的保护意识也伴随着权利意识的提高而提高，作为档案工作者也更有义务保护公民的隐私。但在已有的民生档案规章制度中对于公民隐私的保护却过于笼统，例如《婚姻登记档案管理办法》第十五条第六点“利用婚姻登记档案的单位、组织和个人，不得公开婚姻登记档案的内容，不得损害婚姻登记当事人的合法权益”，对侵犯公民隐私权的环节并未加以细化，也未对处罚措施进行详细的说明。
2、与民生档案利用相关的法律制度较为滞后。
社会是运动的，法律却需保持一定的稳定性，否则将给执法带来一定的困难，因此我们需正确看待法的滞后性，但正确看待不代表对其缺陷不去指正，因为只有不断发现法律的缺陷，及时对法律进行修订，才能最大限度地改善法律的滞后性。
（1）从客体来看，民生档案法规体系覆盖面较窄。
我国档案法规体系是以《中华人民共和国档案法》为核心，以档案法规、规章为补充的相互联系、相互协调的统一体。①第一层次：档案法律。与民生档案相关的国家专门档案法律，以及《中华人民共和国档案法》、刑法、民法等基本法律和其他专门法律中涉及民生档案利用服务相关的规定目前还没有。②第二层次：档案行政法规。笔者登录国家档案局网站进行查阅，目前我国已制定和待制定的档案行政法规共七项，并无涉及民生档案的行政法规。③第三层次：地方性档案法规。各省、自治区、直辖市都有制定地方性档案法规，但其法规内容并无明确涉及民生档案的管理与利用，更无民生档案的专项法规。④第四层次：档案规章。目前有两部针对民生档案的国务院部门档案规章已颁布，分别是《社会保险业务档案管理规定》和《婚姻登记档案管理办法》，涉及其它种类的民生档案部门规章尚处于待制定状态。由四川省省长魏宏于2014年11月17日签署命令进行公布的《四川省国家档案馆管理办法》是四川省第一部明确涉及民生档案利用服务的地方政府档案规章，同时在全国各省、自治区、直辖市此类政府规章中也是开创先河的。
（2）从内容来看，民生档案服务型规定少于管理型规定。
我国关于档案利用的法律规章多于上世纪90年代出台，21世纪以来档案利用政策多于领导讲话和专门档案管理规定中体现，针对利用服务工作的专项政策增加幅度不大[2]。现有的法规内容中对于档案利用的规定是少之又少，《上海市档案条例》仅在第39、41、44条中对利用工作做出字数不多的规定，虽然适用于各类档案，但并无专指，其中第44条的处罚措施也较为笼统，对利用面较广的民生档案而言，违规程度的界定和处罚力度的把握都是不易的。在此大环境之下，民生档案的规章制度也存在同样的问题，甚至有过之而无不及。随着《关于加强民生档案工作的意见》在各级部门的实施，各地也逐步制定相应的规范性文件，如上海市《关于规范婚姻登记档案管理的通知》，天津市汉沽区《实施宅基地换房档案管理暂行办法》等，但这些文件百分之九十的篇幅都是管理型的规定，虽然也提到了利用事宜，却仅仅停留在利用手续方面，显然不够全面，可见现有的民生档案法律法规以及规范性文件中的“管理型”规定十分强势，而“服务型”规定却相对弱势。
二、基于利用角度对民生档案法制建设的设想
将民生档案信息利用到社会各个领域、各个层面，维护公民的根本利益是民生档案发挥作用的最终目的，那么民生档案利用服务的水平就成为关键，而任何一次档案利用服务的飞跃都离不开法制建设的支撑，民生档案自然也不例外，法制建设越明确、具体、与时俱进，就越能推动民生档案利用工作的进步，以及民生档案价值的发挥。
1、提升民生档案立法层面。
我国现有的民生档案法律法规处于档案法律体系的第四个层次及以下，多为档案规章和档案规范性文件，而我国民生档案归属不一，利用工作面临的问题也是纷繁复杂，需要国家从更高的立法层面给予规范和保障。
（1）档案法律所调节的对象都具有普遍性的特征，因此民生档案作为涉及领域最广的一类档案，需要我国档案领域的根本大法———《中华人民共和国档案法》从宏观层面上增加开放与利用的条款。
（2）档案行政法规所调节的对象都具有专指性的特征，所以对于门类众多的民生档案而言，需制定档案行政法规加以规范，对民生档案信息资源建设、开放与利用等环节进行科学合理的规定。
（3）国务院部门规章是档案法律和行政法规具体化的产物，更具操作性，是我国民生档案法制建设的一个重要方面。目前，应会同各专业主管部门，尽快解决《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等各类民生档案管理办法在国务院部门档案规章中待制订的状态[3]。
（4）根据需要，将部分民生档案规范性文件上升为档案法规、规章。规范性文件是指由行政机关的对某一领域范围内法律范畴以外的具有约束力的非立法性文件[4]。如2007年国家档案局印发的《关于加强民生档案工作的意见》是一部从整体上把握民生档案工作的规范性文件，引起各级档案部门对于民生档案的关注，考虑到民生档案工作涉及面广，难度较大，又关乎公民权益、社会稳定、档案和政府的威信，笔者认为有必要将此规范性文件上升到档案法规规章层面，为其他民生档案规章制度的制定提供法律依据。
2、增补档案法律法规中对民生档案“服务型”的规定。
笔者在上文中提到我国档案法律法规中民生档案“服务型”规定正处于弱势，有必要针对民生档案的利用工作增加一些专指性、操作性、执行性较强的条款。目前四川省在此方面已有初步的进展，该省第一部地方政府档案规章———《四川省国家档案馆管理办法》中对民生档案的利用就作了明确的规定，其中第31、34条提到“对公民利用记载有关本人婚姻登记、计划生育、学籍、学历、工龄、职称、获奖荣誉、离退休、房产等证明性未开放档案，国家档案馆应当提供便利”，“国家档案馆之间可以开展婚姻证明、房产权属、社会保险等与民生相关档案的异地查档和跨馆服务，逐步以数字化档案等代替原件提供利用，实现档案信息的远程利用”[5]。另外，也明确提出可以通过信函、电子邮件等途径查询。四川省出台的这一档案政府规章值得全国各省市学习借鉴，但是笔者认为我国档案法律法规中关于民生档案利用的条款在此基础上还应更加完善：
（1）由于民生档案归属不一的特性，使得民生档案的利用工作不仅仅局限于国家档案馆，还与各业务主管部门息息相关，因此国家档案馆应采取措施与各业务主管部门档案室、各专业档案馆多方协作，共同开展民生档案的跨馆服务和远程利用。
（2）民生档案的利用工作涉及多个行业、多个部门，规章制度中应明确各部门的档案工作内容，将民生档案的利用工作纳入各部门基础业务建设中，与国家档案馆共同接受国家档案行政管理部门的监督和指导。
（3）明确民生档案利用工作中的法律责任和不作为行为，并提出处罚措施，引起各部门的重视，将民生档案利用工作落实到位。法律法规既是引领民生档案利用工作的导航，又是追究责任的准绳，服务水平的提高必定有政策法规的变革作为支撑，增加民生档案利用服务的条款，切实做到有法可依，降低了利用工作中的主观因素的影响程度，真正地促进民生档案利用服务的优化。
3、重视民生档案利用中公民隐私的保护。
《山西晚报》中曾刊登这样一则新闻：一名女子敲开太原王先生的家门，让他们全家填写“居民健康档案”，还说是区卫生局要求的，王先生看了一下，表格需填写个人详细资料，担心上当泄露个人信息，就没敢贸然填写。一则新闻体现出我国公民对自我隐私的保护意识正在逐步提高，然而我国对隐私权的研究和在隐私权保护方面的立法明显不足，并且民生档案的服务终点在于公民，涉及公民的众多个人信息，因此对于公民隐私的保护是民生档案法制建设的一个重要方面。
（1）明确开放与保密的责任。上文中提到要追究民生档案利用过程中各部门及人员不作为行为的责任，笔者认为还应追究利用主体泄密的责任。在民生档案中很多公民信息是以表格的形式记载的，也就是说公民如果合法利用个人这一形式的档案信息，档案本身就会涉及他人的隐私，例如各省招生考试办公室签字盖章的高等学校录取新生名册，由于该名册清楚地记载着公民的身份证号码、录取专业、学制、培养方式、培养类别、高考成绩等个人信息，利用率较高，对于公民个人而言利用本人的档案信息是合法的，但是如果泄露档案中他人的隐私或者将他人隐私作为他用就是违法的，那么民生档案的法律法规中就必须明确开放与保密的责任，增加责任追究条款，为正确处理民生档案利用过程中两者之间的矛盾提供法律依据。
（2）完善关于隐私权的档案法律法规。民生档案中个人隐私的泄露主要是由于工作人员不当行为、公民个人或组织有意盗用或无心之失。互联网时代的到来更是让公民的隐私保护问题凸显出来，亟须法律法规施以援手。2009年颁布的《侵权责任法》虽然提及隐私权，但不是一部专门针对隐私权的法律规范，仅仅停留在了宏观层面[6]。当前情况下将隐私权纳入宪法还比较困难，可以在现有的档案法律中增加关于隐私权的条款和出台专门的隐私权档案法律法规。通过法律途径，将民生档案利用过程中范围、侵权行为、责任追究以及隐私权的保护方法、权利救济渠道等内容加以规范，确保民生档案信息安全有效，保证民生档案利用中隐私主体的权利。通过民生档案法制建设，促进民生档案利用工作更加规范地进行，有助于民生效益的发挥和社会需求的满足，不过法律毕竟不是工作指南，多多少少会呈现出原则性的特点，造成可操作性的规范不够明确，那么普法工作就成为民生档案法制建设不可或缺的一部分，在完善民生档案法规体系的同时，也需让公民懂得如何行使自己的合法权利和维护自己的合法权益，共同推动民生档案利用工作的顺利开展。
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人防是国防的重要组成部分，人防档案保密工作是人防一项重要的基础工作。人防档案中涉及国防、军事等领域。工作文件多、层次高，在新形势下，为推进人防现代化建设，做好人防档案保密工作是一项紧迫任务，若在文件尚未解密之前就泄密出去，将造成很大危害。下面就人防部门档案的保密工作提几点看法：
一、人防档案管理保密工作的认识到位
1、注重学习，提高人防档案保密的意识。档案管理是一门高度综合的社会科学、人防档案是国家档案工作的重要组成部分，在人防国防建设中占有十分重要的地位，尤其是人防的保密档案。为适应新时期的需要，各级各人防部门要高度重视档案的保密工作，成立不同层次的档案保密领导小组，组织学习《中华人民共和国保密国家秘密法》及保密的有关条例，结合实际，深刻领会，注意保密档案工作的管理。
2、更新观念。做好人防档案库房的建设。档案的库房管理是档案保密的重点，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
二、人防档案管理保密工作的密级到位
保密档案实行等级管理，其划分等级是根据《中华人民共和国保密国家秘密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用人防档案。
1、根据需要，把握人防档案密级的变化。人防档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总趋势是降密，直至解密。
2、根据原则，区分人防保密档案的期限。人防保密档案要根据有关规定区分保管期限，《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。
三、人防档案管理保密工作的制度到位
人防档案利用规章制度一般有责任制度、归档制度、查(借)阅制度、复制制度等，根据实际情况。对不同层次的利用人员确定不同利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在大力开展档案利用工作的同时。确保不失密、不泄密及文件的完好无损，档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善。
1、建立人防保密档案追究制度。人防部门根据《中华人民共和国保密国家秘密法》和保密规章制度，与人员特别是核心人员签订保密协议，不失为新时期人防部门做好保密工作的一个好办法。以协议的形式明确人员所必须承担的保密义务和泄密的责任追究。保密协议一旦签订，将具有法律效用。这将大大提高对人员行为约束力，为人防部门的保密工作提供强有力的法律保障，确保档案安全。
2、做好保密文件材料归档制度。按照档案管理有关规定，人防保密档案文件材料应进行统一管理归档，除人防部门保密文件外，还有各种《预案》、《演练导播计划》等。人防部门领导要以身作则，并严格要求人员遵守档案管理规定，确保人防保密档案齐全、完整地归档，要建立文件材料和电子文档，并移交完整保证台账，绝不允许任何个人据为己有，要把保密工作做好。
关键词：社保档案法制建设档案法规
ResearchontheConstruction ofChina’ssocialsecurityrecords management legal system
Abstract：Social security archives are the true re？ cords about the work of enrolling units and the per？ sonal interests，also they are the important basis for participants to enjoy social insurance treatment、With the development of social security system，the vol？ ume of social security business and it，s archives are picking up、However，scientific and standardized man？ agement of social security files that needs sound le？ gal system to be based on、 However，the legal sys？ tem of social security records management process is slow，and the regulating area of the social security archives law is inplete，the legal content and sys？ tem are not sound、To improve the legal system of so？ cial security records needs a wide range of research and the cooperation among related departments ，in the same time the social security archives laws and regulations should be kept steady and be abolished，al？ tered，established properly、
Key words：Social security archives；Legal con？ struction；archives laws and regulations
“社保档案”是社会保障档案的简称，社会保障一词在1883年―1891年间由德国政府创立，我国在第七个五年计划中开始使用[1]。《现代汉语词典》对社会保障一词的解释是指国家通过立法，积极动员社会各方面资源，保证无收入、低收入以及遭受各种意外灾害的公民能够维持生存，保障劳动者在年老、失业、患病、工伤、生育时的基本生活不受影响，同时根据经济和社会发展状况，逐步增进公共福利水平，提高国民生活质量；其内容以社会保险制度为中心，同时包括社会救助、社会福利和社会优抚制度三部分。
社保档案即社会保障工作部门实际工作中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件的历史记录，是个人或单位的社保凭证。例如，劳动和社会保障部门的养老、失业和工伤保险档案，卫生部门的医疗保险、农村医疗合作档案，民政部门的伤残抚恤、灾害救济档案等。
社保档案管理法制建设是科学、规范管理社保档案的制度保证。目前我国已经制定颁布了管理各类社保档案的法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章和规范性文件，它们作为社保部门、企事业单位及公民处理相关档案事务时必须遵守的行为准则，对社保档案管理工作起着重要的指导作用，同时也保证了社保档案作为权益凭证的可靠性。
一、我国社保档案管理法制建设的现状
（一）法律
档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。
（二）行政法规
档案行政法规是由国家最高行政机关――国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定，制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至今还没有针对社保档案管理的行政法规。
（三）部门规章
档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的，如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3]；2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案，一人一档，长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》，具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。 （四）地方性法规和地方政府规章
地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如，《北京市实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定（试行）》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，《北京市实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要制定的。
（五）规范性文件
档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设[8]。此外，地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》，成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。
二、我国社保档案管理法制建设的不足
我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》，其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部，需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。
（一）社保档案法规规范领域不全面
我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有利于整个社保事业的统筹发展。
（二）社保档案法规体系有待健全
目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前，在依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低，发现之后也只是限期整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。
（三）社保档案法规内容有待完善
1、缺乏对社保档案提供利用的规定
档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款，“社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定，也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公众查阅利用。
2、不能体现社保档案的个性特点
社保活动是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时，没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定（试行）》中采用的“年度―业务环节”和“年度―险种―业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度―组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的情况下，能高效地管理好大量的社保档案。 3、不适应社保档案数字化的趋势
随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”，数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如，《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”[15]。今后一段时间内，在我国纸质档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性，为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中，拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》，但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。
三、完善我国社保档案管理法制建设的建议
（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量
社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。
首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。
其次，广泛征求公众的意见。公众的调点是对社保档案的查阅和利用。比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。
最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。
（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性
档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法制建设将更加系统完善。
（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合
档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规，及时修改其中不完善的地方，同时尽快制定高层次的档案法规，跟上社保事业的发展步伐，促进社保档案管理工作，为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。
四、小结
当然，完善社保档案管理法制建设不是一蹴而就的，需要在长期的实践中不断改进，既要注重健全整个社保档案法规体系，也要完善档案法规的内容，争取做到宏观档案法规体系的全、微观档案法规条款的细，有效规范社保档案管理工作，从而提高社保管理服务水平，保障和改善民生，促进社会的和谐发展。
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