（一）馆藏城市建设档案数字化。
在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。
（二）城市建设档案管理现代化。
城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。
（三）档案资源的利用共享化。
当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。
二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障
（一）建立集中的城市建设档案管理模式。
我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。
（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。
城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。
（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。
【关键词】数字化，信息，档案管理，意义
数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着计算机网络技术的普及，新的档案管理方式随着社会的不断发展进步，以新的形式出现。当前，档案管理工作步入了数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。笔者通过研究数字档案管理的前沿技术，结合当前工作实际，对现代档案工作进行数字化档案管理做进一步研究。
一、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。
二、数字化档案管理的重要性
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。
（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。
（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
（三）实现社会信息和档案信息的结合。要建立档案信息系统，实现社会信息与档案信息的结合，在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。提高数字化档案利用率，加强档案数字化管理软件的发展，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。
总之，数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在，以新的形式出现。利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。
参考文献：
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关键词：高职院校 档案管理 数字化发展
作为高职院校“数字化校园”建设的重要组成部分，高职院校档案数字化建设主要是利用多媒体、数字成像、扫描、计算机等现代科技信息技术，对档案资源进行采集、传输、处理以及存储，充分利用网络的优势，链接各方资源，形成一个完整有序的高职院校档案管理数据库，有效提高高职院校档案管理的数字化档案管理效益和效率，实现资源共享和有效及时利用。而如何通过系统的管理形成一个完整的档案信息数据库，这是目前摆在高职院校档案管理者面前的重要难题之一。
一、数字化发展在高职院校档案管理中的重要价值
首先，电子档案具有体积小，使用寿命长，容易复制，传递速度快和便于存储等纸质档案不可比拟的优势。对目前的社会发展来说，电子档案具有更高的实用性。高职院校档案管理的数字化将会实现从纸质档案到数字化档案的跨越，对传统的档案工作产生了前所未有的冲击，具有很强大的影响力。其次，选择数字化也是高职院校档案信息工作发展的结果。高职院校是人才培养的重要基地，也是传承中华文明应用先进科技的主要机构，具有先进的文化理念。随着高职院校的不断改革发展，档案的门类不断增多，内容更加复杂化、多样化，当然数量也会更为繁多。高职院校档案数字化的管理方法恰好适应了高职院校的发展要求。再次，实行高职院校档案管理的信息化也是档案工作人员不断发展自身素质适应时代要求的选择。传统的纸质档案管理方式明显不能满足新型档案管理的需要，档案管理工作的内容也在不断更新，管理人员的知识结构也会进行相应的调整。
高职院校档案数字化建设是校园工程的重要组成部分，也是档案信息化建设的基础，是档案信息资源共享的前提。为了使档案信息的利用更加方便、准确与快捷，更好地服务学校、服务社会，必须发展档案数字化。同时这也是国家信息化战略的发展要求。
二、高职院校档案管理的数字化发展策略
数字化是档案管理的必然趋势，目前正值库存档案向数字化转型的重要时期，库存档案数字化是档案数字化建设的核心内容。下文从数字化工作的科学性、实用性、工作途径和工作手段四个方面对高职院校档案管理数字化路径做了详细分析。
1、实现库存档案数字化
（1）优化数字化管理工作。档案资料数量庞大，其中含有大量鉴定后会做销毁处理的档案和未鉴定的档案。如果盲目地将这些档案悉数数字化，只会大幅度增加档案数字化管理工作的负担和难度，同时白白浪费掉大量的资金、资源。因此，库存档案数字化要采取科学合理的方式进行。要制定科学合理的档案优化方案，做好库存档案的优化工作。根据高职院校档案管理的具体情况以及高职院校档案所属年代、使用频率、保密级别和保管年限等等，对库存档案的优化工作制定出一份科学合理的方案。
（2）有选择性实施数字化发展。根据制定好的档案优化方案，评估鉴定库存档案的利用频率、实用性和价值，按照高职院校档案的保密等级、内容优先级和年度优先级三个方面确定档案数字化的合理范围。首先对那些急需修补的档案和利用频率高的档案进行数字化，确保库存档案资源的有效利用。针对不适合现有的数字化档案管理方法的档案，例如没有解密或密级较高的、暂时不用的和保存价值较高的档案，可以暂时不进行数字化，待档案管理的数字化科技条件进一步发展成熟之后再做科学安排处理，档案信息数字化是有条件有选择的数字化。
（3）选取多种工作手段。目前使用的数字化手段多种多样，比如拍照、扫描、著录编辑等，可以根据库存档案的不同类别，采用不同的数字化手段。针对著录是要特别注意的问题、扫描后的处理办法和扫描的分辨率等等要制定出合理的规范标准，用以提高档案管理工作的效率。由于纸质的文档扫描以后，其本质是图片，依然不能实现全文检索，虽然能通过屏幕进行阅读打印，但打印的文档存在两大问题，首先，费用高，其次，不能起到凭证的作用，需要原件复印以后加盖档案证明章才能有效。声像、实物档案等文件资料可以采用拍音频视频采集或拍照的手段首先形成电子文件，然后上传至高职院校档案数据库。之后，还要对电子文件的单位及人员名称、活动内容、获奖情况等进行著录编辑。
2、实现电子文件档案化
实现高校档案信息化管理的另一个重点内容就是电子文件的建设。
电子文件档案化的第一个要求就是完善档案管理制度，把电子文件的归档纳入管理制度当中去。完善的档案管理制度对档案管理工作起着事半功倍的作用。对于纸质文件相应的电子文件要做到及时的收集并准确注明移交情况，实现文件的远程利用和全文检索。电子文件要有统一的的格式命名标准，例如工程图纸使用DWG格式、图片统一采用JPEG格式、文档使用PDF格式等等。同时，由于电子文档大多是纸质文档转换孤傲来的，内容也与纸质文档相同，因此归档时还要注意避免重复。
工作内容和工作模式发生了变化，档案管理人员要根据不同的工作内容改进工作方式，学习新的技能和方法，提高档案管理数字化工作的效率，以适应高校档案管理数字化的新要求。
上文对高职院校档案管理的发展现状进行了详细的论述，同样论述了数字化是高职院校发展的必然选择，凸显了档案管理数字化的迫切性和必然性。并通过数字化工作的科学性、实用性、工作途径和工作手段四个方面的内容，着重论述了库存档案数字化的原则、方法和手段。本文以全面深入的分析论述为档案管理数字化提出了一些可行的建议和措施。
参考文献
[1]]鲁蓓、档案管理数字化的实践探索[J]、才智，2012（34）：331
关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径
中图分类号:G275、3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。
2城建档案工作的发展现状及特点
我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。
3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面
数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:
3、1 档案接收的数字化
传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。
3、2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化
传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。
3、3 档案查阅利用的数字化
档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。
3、4 业务工作数字化
主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。
3、5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆
数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。
3、6 基于城建档案信息的综合平台
城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。
4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果
从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。
4、1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)
该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。
4、2 城建档案数字化扫描管理系统
该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。
4、3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统
该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。
4、4 长沙市城建档案声像媒资管理系统
声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。
4、5 长沙市建设信息中心网站
从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。
关键词：档案；数字化
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库； （2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；（3）档案专题信息的采集与建库。
3、档案数字化的主要作用
（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。（2）档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。（3）档案数字化能改善档案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案； “时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。（4）档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。（5）档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、档案数字化建设中存在的问题
1、观念问题
档案管理意识薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多地方虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理
档案管理在事业单位管理工作中占有重要地位，有利于单位内部信息资源的方便利用，也能够加强事业单位的日常管理。随着信息化时代的到来和信息技术的广泛应用，数字化档案管理逐步应用到事业单位档案管理的工作环节当中，并为档案管理提供了极大便利，促进了一体化管理的实现。新形势下事业单位要积极探究数字化档案管理的有效策略，提高档案管理水平。
1 事业单位数字化档案管理的价值
1、1 提升工作效率
将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。
1、2 创造更大效益
在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。
1、3 发挥使用价值
新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。
2 事业单位数字化档案管理策略
2、1 创建系统
事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。
2、2 文书处理
文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。
2、3 优化性能
事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RAID 保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。
2、4 完善衔接
新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。
总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。
参考文献
[1] 赵光跃、数字化是档案管理工作的必由之路[J]、科技资讯，2015，（17）：89-90、
关键词：数字化档案；管理体系；建立方法；策略
基于科学技术的快速发展，传统档案管理机制与管理模式都已经难以满足现代化档案管理工作需求。其中，档案管理工作也逐渐从传统档案管理向计算机管理方向发展，并且管理模式也更加科学合理。为此，现代多媒体技术与网络技术被广泛应用在档案管理体系当中，并且有机结合现代信息管理技术与计算机技术，形成了数字化的档案管理体系。为此，下文将重点阐述构建数字化档案管理体系的具体方法与策略。
1 数字化档案管理体系概述
在数字化档案管理体系当中，档案信息综合管理系统与网络信息共享系统是重要的组成部分。其中，前者主要包括数字化处理子系统与档案信息管理、信息服务和数据库管理子系统，而后者则主要包括了信息子系统与Web管理子系统[1]。从整体角度分析，可以说数字化档案管理体系是以现代化信息技术为切入点，将档案信息作为关键内容，充分利用先进且高效的开发模式而构建的具备多用户标准的分布式档案信息资源管理系统。
2 现阶段数字化档案管理体系的建设问题解构
因数字化档案管理体系在我国的发展时间不长，因而始终存在不完善之处，具体表现在以下几个方面：
第一，领导机制严重缺失。近年来，科学技术的发展速度不断加快，而人们也逐渐认知数字化档案管理机制的重要作用。然而数字化管理在我国发展时间并不长，正处于关键的发展时期，因而很多内容都需要不断摸索，导致数字化档案管理体系的系统化领导始终不完善，难以构建完善的数字化档案管理工作机制。
第二，保障机制严重缺失。建立数字化档案管理体系最关键的就是要有充足的管理专业人才，然而在实践过程中，人才总量严重不足且结构存在一定的不合理之处，尤其是创新复合型的人才短缺。另外，在对数字化管理人才能力培养与吸纳方面仍有待完善。以上都是影响数字化档案管理机制作用发挥的主要因素。另外，在软硬件投入方面也存在诸多不足之处[2]。当前，档案馆现代化管理的设备与设施更新速度缓慢，难以满足社会与现代档案发展的步伐。其中，档案管理软件的功能相对单一且水平不一，难以与数字化档案管理体系发展需求相适应。
第三，网络安全性能有待提高。在科学技术快速发展的背景下，病毒的种类也更加多样和复杂，严重威胁了网络安全。在实践中，大部分网络系统都会受到攻击，而损失也十分严重。由此可见，数字化网络安全的问题也是亟待解决的问题之一。
3 建立数字化档案管理体系的有效方法策略
3、1 建立并健全领导管理机制
领导层人员应正确认知自身职责的重要作用，进一步强化对于数字化档案管理体系建设的组织管理工作，以更好地构建具有可行性的档案管理机制。在此过程中，将综合档案的数字化管理作为切入点，形成数字化档案管理网络，以保证系统整体环环相扣，进而增强组织领导机制功效的发挥。
3、2 数字化档案管理体系保障机制的构建
所谓的数字化档案管理体系保障机制，具体指的就是实现数字化档案管理团队的专业水平与综合素质，在增加成本投入的基础上，实现档案管理服务作用的充分发挥。所以，各级领导应给予数字化档案管理工作一定的支持，注重对于数字化档案管理系统的资金投入，以保证专项经费的使用充足，实现数字化档案管理体系的正常运转[3]。与此同时，需要及时更新档案管理工作人员知识结构，确保档案团队不断注入新的活力与力量，进一步推动档案工作的数字化与现代化发展。在培训方面，档案部门应当针对不同的对象与需求，采取因材施教的方式，构建具有针对性的培训体系。在此基础上，应定期开展数字化档案管理讲座，全面培养档案管理工作人员的数字化管理能力，通过数字化档案管理的培训，不断获取更为丰富且先进的业务知识。
3、3 注重网络安全管理的重要作用
在网络安全问题方面，最重要的就是病毒防治、恶意攻击的预防以及信息存储与传输过程中的安全问题等等。其中，在防治病毒方面，需要与档案部门实际状况相结合，将防毒软件安装在工作站、互联网网站以及文件服务器当中，以实现多层防御。在恶意攻击的预防方面，效果最明显的就是设置防火墙以及安全岛。以功能与实现原理角度分析，防火墙技术具有一定的大众化特征，并不会增加档案管理部门的经济负担[4]。而对于安全岛的设置来说，其安全程度更高，然而价格也相对较高。为了实现经济性的发展目标，建议档案管理部门采用防火墙技术。如果经费充足，最好采用安全岛设置作为预防措施。在信息存储与传输过程中，应采取加密体制，效果最理想的就是公钥基础设施。另外，操作系统的安全问题同样值得高度重视，可以通过对操作系统的安全防治来达到预防的目的[5]。而在灾难恢复与数据备份方案，所采取的安全措施并不能够确保档案馆不遭受损失，因而，数字档案管理体系恢复系统与容灾系统应当有机结合静态备份与同步备份的方式，最重要的是要事先制定应急响应的措施。
4 结束语
综上所述，在数字化n案管理体系建立的过程中，需正确认知其中存在的问题，并采取具有针对性的解决方法与策略才能够将该体系的作用充分发挥出来。
参考文献
[1]侯涛、浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J]、才智，2015（10）：369-369、
[2]李江霞、基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J]、中国管理信息化，2015，18（1）：206、
[3]杨富霞、高校数字化档案安全管理体系探索和分析[J]、才智，2013（36）：137-137、
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）03-181-01
随着信息时代的到来，网络与计算机技术飞速发展与更新，数字化成为了档案管理工作未来发展的必然趋势。实现档案管理数字化将促进档案管理效率与水平的有效提高。
一、档案管理数字化的可行性分析
（一）技术条件
档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点，其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此，技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件，这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。
（二）网络基础建设条件
实现档案管理数字化的目标主要包括两个方而，一方而是通过网络对档案资料进行应用，对档案原件进行更好的保护；另一方而通过网络实现档案利用率的提高。网络基础设施是档案管理数字化的前提条件，主要的内容包括局域网建设、网站建设等。网络基础设施的建设情况决定了档案管理数字化是否能够实现，具有非常重要的基础作用。
（三）资金与人才条件
实现档案管理数字化是一项非常庞大的工程，在实现的过程中需要投入大量的资金，档案部门应该对自身的经济实力进行评估，依据自身实际情况实现数字化的发展。同时，档案管理数字化中包含了很多新的知识、技术等，对高素质的专业人才有着更大的需求，人才是档案管理数字化实现的关键。
二、档案管理数字化的实现措施
档案管理数字化是一项庞大的系统工程，在发展的过程中必须制定可行的实施方案。实施方案中包括现状分析、实施目标、实施要素与保障系统四个方而的内容。
（一）档案管理的现状分析
档案部门在实现档案管理数字化之前，应该对档案管理的现状进行调查与分析，从而全而掌握档案部门的现状与问题。
1、管理制度的调查与分析
实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。
2、硬件方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。
3、技术方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对白身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。
4人才方而的调查与分析
档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。
（二）档案管理数字化的实施目标
通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。
（三）档案管理数字化的实施要素
在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。
（四）档案管理数字化建设的保障系统
档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。