关键词：办公档案；现代化管理；应用研究
1 办公档案现代化管理的优势
1、1 提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平。
1、2 提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
1、3 现代化办公档案管理更具规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况。
2 办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
3 k公档案管理现代化的内容
在当前进行办公档案管理现代化的建设时，我们首先要知道现代化所蕴含的内容是什么，只有明白我们所要达到的目标，我们才能更好的去实现办公档案管理现代化。总的来说，它包括以下几个内容：1、档案技术与设备的现代化。当前档案工作中的知识含量和技术含量比以前大为增加，现代科学技术在文件档案工作的全过程中得到应用，如文件制作技术、信息存取与传输技术、文件检测与保护技术等。这些现代化的技术都需要现代化的设备来完成。2、档案工作组织和管理的科学化。科学的组织管理与现代科学管理技术的采用具有密切的关系，现代技术要以科学的组织管理为基础，同时也为提高科学管理水平提供了手段。科学的组织管理包括建立合理的文件档案管理组织和工作流程两个方面。3、档案管理业务与技术的标准化。标准化的基本目的是使档案管理和信息资源共享中必要的通用性、互换性得以实现，提高各项业务工作中的质量和效率。档案工作中需制订和执行的标准主要包括有关技术和有关管理业务等方面的标准。4、档案工作人员的专业化。目前，“专业化”的含义不仅是指档案人员要掌握档案专业方面的基本知识，也应具备多元化的知识结构，现代仆、科学仆的管理理点和管理特点等。
4 办公档案现代化管理应用
4、1 充分实现办公档案现代化
选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。
4、2 加强对办公档案现代化管理人才的培养
现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。
4、3 加大对现代化办公档案管理的投入力度
企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。
5 结束语
办公档案管理现代化是一项由多种因素组成的系统工程，它的实现需要多方面的努力与配合。随着新时期市场经济的迅速发展，必将给办公档案工作带来新的机遇，只要我们抓住机遇，找准工作切入点，办公档案工作现代化、科学化的管理水平会有一个新的飞跃。
参考文献
一、我国医院办公室档案管理工作中存在的问题
尽管我国大部分医院领导部门对办公室档案管理工作都给予了高度重视，并采取了一系列措施提高管理水平，但整体结果却显得有些不尽人意。究其原因，主要是因为当前档案管理中仍然存在一些问题尚未解决，这些问题归纳起来，大致包括以下几个方面：
（一）档案管理工作缺乏足够重视
从我国医院办公室档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分医院领导部门对办公室档案管理工作缺乏足够重视，
（二）医院办公室档案管理现代化水平不高
随着我国科学技术飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到医院办公室档案管理中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用。从而导致当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人员素质参差不齐
就我国目前医院办公室档案管理人员的素质现状来看，很多人员的业务技能和管理能力都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇医院的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度，都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼多职，无法将全部精力放在办公室档案管理上，从而导致档案管理水平等低下，档案利用率不高。除此之外，医院发展对办公室档案管理人员素质要求的不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使得员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理的整体质量。
二、医院办公室档案管理工作中问题的对应策略
办公室档案管理工作中存在的问题直接影响了医院整体管理水平的提升，同时对企业可持续发展目标的实现也会在一定程度上造成阻碍。所以，结合医院发展的实际情况，采取针对性的措施将问题解决非常重要。
（一）完善医院档案管理制度体系
任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，办公室档案管理也不例外，越是完善的规章制度，对档案管理水平的提升越有利。所以，医院若想要从根本上提高办公室档案管理水平，就需要结合医院发展的实际情况和根本需求，制订科学完善的管理制度体系，并确保各项制度能够在实际工作中得到切实落实，做到责任明确，量化到人，实行绩效考评和工效挂钩的考核机制，以此来对员工日常工作的实际情况进行全面了解和掌握，对工作中存在的不足之处进行不断完善，以此来确保办公室档案管理工作有序、高效的进行，最终达到促进医院良性运作的根本目的。
（二）强化办公室档案管理意识，提高档案管理信息化水平
随着我国科学技术的飞速发展，管理信息化也成为了办公室档案管理的一个必然趋势。为了顺应时代的发展潮流，必须注重档案管理信息化的实现。首先，医院应该从办公室档案管理的内容出发，加大对先进设备和技术的投入力度，将计算机技术和网络技术充分利用起来，实现各项管理工作的自动化、数字化。同时，要强化办公室档案管理意识，从管理者到基层员工，都要从根本上认识到办公室档案管理的重要性，从而在工作中不断对档案管理工作进行完善。
（三）提高管理人员的综合素质
提高档案管理人员的综合素质也是提高办公室档案管理工作的一项重要措施，随着我国医院发展脚步的不断加快，对办公室档案管理人员的综合素质也提出了更好的要求，企业若想要从根本上实现档案管理人员综合素质的提升，一方面要加强档案管理人员的专业素养培训工作，提高工作人员的专业知识和业务水平，另一方面则是要建立健全的奖惩制度，以此来提高档案管理人员的工作效率，促进企业的可持续发展。
档案包括实体档案与电子档案两个组成部分，档案管理实际上就是对档案进行管理与利用，从而对用户的档案查询需求进行更好的满足，为用户工作、生活或学习任务的完成奠定基础。近年来，我国在档案管理技术上取得了很大的进步，但是随着社会的发展和进步，人们对于电子档案的使用增多让档案管理工作变得愈加复杂和繁琐。当前，实现档案管理科学会水平的提高已经成为了研究的重点课题。
一、实现办公室档案管理科学化水平提高的必要性
（一）办公室档案管理工作的现状及相关问题
首先是目前我国更加通用的还是纸质档案，纸质档案存在丢失、浸湿、烧毁、破碎的风险，一旦档案被破坏，相应的信息也会丢失，对于个人来说，会影响到前途，对于企业来说，会造成不可逆的重大经济损失，对于一个国家来说，会严重影响到国家各项工作的开展和进行。其次，对于档案的利用和开发还不够。档案管理过程中存在工作人员用的还是传统的档案管理方法，这样的管理方法只局限于对档案的保存，很多档案变成了死档案，死资源，档案管理应当借着信息化改革的东风，让死档案，死资源变活，为人所用[1]。
（二）提高办公室档案管理科学化水平的重要意义。
档案对个人来说和自己前途命运息息相关；而对于一个国家来说，则是社会文化，经济，政治建设的基础和保障。所以，办公室档案管理工作能否顺利进行具有重要意义。而提高办公室档案管理科学化，也是这个新时代所提出的新要求，是实现社会主义现代化建设的重要措施。
二、实现办公室档案管理科学化水平提高的路径
（一）实现办公室传统档案管理理念的改革
实现办公室传统档案管理理念的改革是提高档案管理科学会水平的首要任务。传统的办公室档案管理理念存在很多落后甚至是错误的观点，它们与现代的需求已经不相符合。在办公室档案管理发展的过程中，要重视档案管理科学水平的提高，树立正确的、先进的、科学的办公室档案管理理念，为档案管理科学化水平的提高奠定理论基础，促进办公室档案科学化管理走上正确的轨道。由于档案工作主要是由人来完成的，人的主观意识，对于从根本上提高办公室档案管理科学化水平起到了决定性的作用。同时对办公室档案室的资金投人和软件、硬件等方面也有更高的要求，例如通过计算机技术、网络技术等先进的信息技术实现档案管理的科学化；通过先进的档案信息管理措施，促进办公室档案管理科学化水平的提高[2]。
（二）实行电子化与纸质化档案管理相结合
目前来讲，办公室档案管理还是以纸质档案为主。但是随着技术的不断进步，电子档案也越来越多为人们所接受。由于电子档案使用频率的增加，对电子档案室与计算机档案管理系统提出了更高的要求，需要实现两者的建立与完善，提升档案查阅、共享的效率。同时，由于网络安全等各种因素，各单位还需要对电子档案的安全问题提高警惕。首先，要对电子信息档案进行保存与备份工作，防止电子信息档案出现残缺或者丢失的情况；其次，通过计算机杀毒软件对电脑进行定期的清理，防止隐形病毒对于电子档案信息的侵入导致文件丢失。
（三）实现档案管理科学化
在办公室电子档案管理工作中，工作人员是整个管理的主体，发挥着非常重要的作用。因此，档案管理工作人员的素质在一定程度上决定着档案管理工作开展的有效性。档案管理工作素质不相同导致档案管理工作的质量也不同。随着办公室档案数量增多与管理要求的增加，档案管理工作变得更加的繁杂，在一定程度上加大了档案管理工作人员的工作压力。而档案管理的科学化又对档案管理工作人员提出了新的要求，甚至于说是一种越来越大的挑战。所以加强对的培训刻不容缓。在对档案管理工作人员进行培训的过程中，一方面要注重档案管理专业理论知识的培训，另一方面要注重档案管理宫中诺人员职业道德与职业素养的培训。档案管理工作人员不仅要对档案自动化管理技术进行掌握，同时也需要有高度的责任感和创新能力，这样，才能为国家和人民更好地提供服务。
（四）实现档案管理科学化需要依法规范档案管理
办公室档案管理是一项复杂系统的工作，需要由专门的管理机构与管理人员负责。在实现办公室档案管理科学会水平提高的过程中，要注重档案管理制度的建立健全。因此，档案管理机构应该依据实际情况制定合理的档案管理制度，为档案管理提供依据，提高档案的收集、归档、存放及查阅等流程的规范性，使办公室档案管理工作真正实现科学化、系统化与规范化的现代化管理水平[3]。
一、机构健全，责任落实
我局领导历来十分重视审计档案管理工作，切实加强对机关档案工作的领导，做到了组织落实，目标落实，任务落实，责任落实。一是机构健全。早在建局之初的1993年，局机关就成立了档案工作领导小组，确定办公室一名工作人员为专职档案人员，各业务科也相应配备了兼职档案人员，具体承担局机关及业务档案的日常管理工作。今年换届后，我局又成立了以主要负贡人任组长、分管办公室副局长、办公室主任任副组长、各科室负责人及专职档案员为成员的机关档案管理工作领导小组，使档案管理工作有了可靠的组织保障。二是责任落实。局党组将机关档案工作纳入全年工作议事日程，把该项任务作为硬指标下达到各科室。今年以来，局党组多次召开全局职工大会、党组会及行政办公会，专题研究解决档案工作中的经费、人员等具体问题。在此过程中，局主要领导对档案工作非常重视，亲自过问，时常督促，严格要求，研究解决档案管理中存在的主要问题，在机关经费紧张的情况下，先后投入档案专项资金8万余元；在审计业务人员严重不足的情况下配备专职档案员1人，确保了该项工作的规范、有序运转。同时，我们还通过目标管理的形式，加强对各县(区)审计局档案工作的指导，在全市审计系统形成了档案管理网络，加强了业务联系及档案工作指导的针对性。
二业务建设，标准严格
我们把学习贯彻国家档案局公布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》及《审计机关审计文件材料立卷，归档作业规程》，加强审计档案基础业务建设作为档案管理的中心环节来抓，促进了我局档案业务建设的发展。一是深入学习贯彻档案法律法规，提高全体审计人员的档案意识。我局先后将档案法律法规列入了“四五”、“五五”普法规划，利用多种行之有效的方式开展档案宣传教育活动，局机关法制建设领导小组还将档案法律法规列入“五五”普法测试内容进行考评。全体审计人员积极参与了市档案局组织的档案法律法规知识竞赛。通过对党和国家档案工作方针政策及法律法规的认真学习，使全局职工的档案意识、档案法制意识普遍增强，领导和审计人员重视档案工作和做好档案工作的自觉性明显提高。二是联系实际，建立健全档案管理制度。针对审计部门实际，我们先后建立健全了《机关文书档案管理制度》、《审计文件材料立卷归档作业规程》和机关文书、业务、会计、科技档案的分类大纲、归档范围、保管期限表。制定了《档案立卷归档制度》、《档案安全保密制度》、《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案工作人员职责》、《档案统计制度》、《审计业务人员档案工作职责》等规章制度，保证了机关档案管理工作有章可循，管理规范。三是加强人员培训和业务指导。我局专职和兼职档案人员都先后参加了省审计厅及市档案局组织的各项审计档案培训班及档案知识学习班。局机关还在每年年终业务整训期间，采取以会代训，对全局兼职档案人员进行档案知识培训，在每年的年度立卷归档工作中，专职档案人员深入到各业务科进行现场指导，帮助解决操作中遇到的难题，经过坚持不懈的业务培训和业务指导，局机关专兼职档案人员的业务素质不断提高，现各科室兼职档案人员都能较好地完成本部门的档案工作任务。今年，我局抓住市档案局领导及其工作人员深入我局检查指导档案工作的机会，结合自身实践，土动找差距，添措施，提出改进方案，通过干中学、学中干，提高了档案人员的业务素质。四是狠抓档案的规范化建设。认真开展了档案年度立卷归档工作，确保了档案资料收集齐全完整，整理规范，统一集中保管。截至目前为止，机关综合档案室保管的档案资料有文书档案、业务档案、会计档案、基建档案、声像档案、重要文件汇集、审计学习资料共7个类别，其中文书档案151卷，(永久19件，长期101件，短31件)；业务档案1069卷；会计档案166卷；基建档案1卷；声像档案5卷；重要文件汇集41卷；学习资料2种146册(套)。做到了分类准确，组卷科学合理，编号准确无误，案卷质量符合标准，排列符合规范要求。
三、设施配套，保管妥善
我局在抓机关档案工作中，坚持软件、硬件建设齐头并进，切实加大对档案管理的投入，较好地落实和保证了档案管理的需要。一是档案库房面积不断扩大。1994年我局还在靠租佃房屋办公时，就安排有专门房间作档案库房。1996年我局迁址江北新区29号楼办公后，专门安排有档案库房及办公、阅览室，面积约25平方米。2000年迁至现有办公综合楼后，局机关专门规划安排了综合档案办公室、查(借)阅室、装订室、库房等工作场地，面积约40平方米，可容纳局机关20年内形成的档案材料，保证了机关档案的发展需要。二是档案保管设施不断完善。我局先后投入8万余元改善档案管理设施，购置了铁皮档案柜8组16个，空调机1台，除湿机1台，温湿度计1只，计算机一套，复印机1台，碎纸机1台，灭火器2具，门窗均安装了防护栏及防盗门，配置了深色避光窗帘等。三是管理安全。我们对综合档案室使用科学方法，采取通风换气、降湿降温、定期对库存档案进行清点、整理、核对，发现问题及时整改，做到了无霉变、无褪色、无尘污。无虫蛀鼠咬现象，无失泄密事件，保证了档案管理的安全完整。
四、立足实际，开发利用
我局档案开发利用，效果明显。在搞好档案管理的基础上，加强档案信息资源的开发利用，使档案在为机关及社会服务方面发挥了重要作用。一是审计过程中的凭证作用。基于审计工作的特殊性，一些审计项目往往与该被审单位以前年度经济活动具有延续性及关联性，而以前年度对该单位的审计档案无疑成为提高工作效率、确定审计工作重点最有力的凭据。二是配合其它执纪执法部门的服务作用。由于审计工作具有查帐优势，往往一些执法部门借助审计部门业务档案及时查清事实，正确处理。三是资料汇编的参考作用。我们借助档案，先后撰写了《*市审计局审计志》、《*市审计实践与探索》《*市审计机关行政执法责任制》、《*市审计局机关全宗介绍》、《档案利用典型事例材料》、《基础数据汇编》、《专题文件汇集》、《会议简介》等8种近110万余字。档案管理人员“一口清”、“一摸准”，提高调阅效率。
关键词：医疗保险；档案管理；必要性；现状；措施
医疗保险档案中不仅包含日常工作中的上报、下发的各种文书文件，还包含有各类参保人员的各种个人信息，各个定点医疗机构及定点零售药店的各种信息，所以说医疗保险档案管理是医疗保险经办机构工作的重要组成部分。它可以全面反映参保人员履行缴费义务、享受医疗保险待遇的真实情况。随着医疗保险制度的不断深化，保障范围的越来越广，加强医疗保险档案管理工作，更好服务参保人员，己成为医保经办机构的一项重要任务。
一、加强医疗保险档案管理的必要性及重要意义
（一）加强医疗保险的档案管理，是深化医疗保险改革的需要
随着医疗保险覆盖面的不断扩大，医疗保险经办机构若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的医疗保险档案管理，医疗保险经办机构的工作就会陷入困境，甚至会影响到医疗保险经办机构的日常工作。
（二）加强医疗保险参保人员的档案管理，是医疗保险保险经办机构业务本身的必然要求
一个参保人从办理参保手续到享受医疗保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳医疗保险费、划拨个人帐户、计算利息，每年还要对缴费比例、缴费基数等进行调整。伴随参保人员的合理流动，还要办理保险关系转移、停保、退保手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后参保人员享受医疗保险待遇的重要依据。医疗保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
（三）加强医疗保险档案管理，有利于医保经办机构提高业务质量和办事效率
档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导的科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好医疗保险工作的前提条件。
二、目前医疗保险档案管理的现状
（一）对医疗保险档案重视不够
由于医疗保险档案数量比较大，工作环节繁琐，对医疗保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，有的没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。
（二）缺乏专业医疗保险档案的管理标准和规范
医疗保险档案管理缺乏国家标准，造成医疗保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。
（三）手段落后，管理水平较低，跟不上医疗保险覆盖面扩大的节奏
随着医疗保险业务范围的逐步加大，有的医疗保险经办机构实施了档案的计算机化管理，但由于软件、硬件、人员三者没有实现有机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能。大部分医疗保险经办机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。
（四）医疗保险经办机构档案管理人员业务培训少，业务水平亟待提高
医疗保险经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些医疗保险机构有较多高学历的工作人员兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。
三、加强医疗保险档案管理，更好服务参保人员的措施
（一）提高认识，加强领导
加大医疗保险档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传医疗保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对医疗保险档案工作的重视程度，积极争取社会对医疗保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决医疗保险档案工作中存在的各种现实问题，为建设和完善医疗保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织医疗保险经办机构工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。
（二）健全制度，规范程序，理顺医疗保险档案工作管理机制
依据《档案法》、《保密法》等法规政策，构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，实现医疗保险档案的集中管理。
（三）做好人员培训，不断提高医疗保险档案管理人员的业务技能
医疗保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，医疗保险经办机构应与档案行政管理部门加强联系，积极组织医保档案员进行培训，开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力培养业务精湛的医疗保险档案管理人员。
参考文献：
【关键词】办公室；档案管理；数字化
当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。
一、办公室档案管理的内涵
办公室档案管理主要指以纸质、图像或其它载体形式来记录本单位员工或本单位所发生的事件，并且把所收集的资料分门别类，做好编排之后，按照不同的编目有效地进行保存。不同类型的文书档案有着不同的书写格式、保存格式以及时效性，所以办公室档案管理人员要定期对本单位的档案进行整理和清除工作，及时更新所要保存的文件档案。
二、办公室档案管理工作中的不足之处
在任何一个单位，档案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技术的影响，传统的管理模式向先进的管理模式过渡时存在着以下不足的方面：
（一）办公室档案管理员的意识薄弱。有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。
（二）办公室档案管理的方法陈旧。当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。
（三）档案管理设施构成落后。档案管理工作中，因其文件的时效性较强，所以对档案管理的物质基础等硬件要求较高，例如对计算机硬件的要求、管理软件的要求以及维护经费的要求等都提出了很高的要求。可是在具体的管理过程中，单位能划拨给档案工作的经费非常有限。在硬件的配置上，有些单位或部门没有配备计算机、网络技术等，以致无纸档案管理的工作无法继续下去，只是给办公室配备几个木柜子存放文件，没有固定的档案管理库房，当柜子被装满之后，只能清退一些文件，就会出现档案丢失、损坏等现象。所以当档案管理的设施跟不上形势的发展之后，如果想实现档案管理的标准化和规范化只能是“纸上谈兵”。
三、办公室档案管理工作不足之处的完善策略
因为存在着上述的不足之处，现代化档案管理工作如果要想摆脱传统的管理模式，有效地利用数字化的管理模式，实现各个部门对档案信息的共享，则必须对其不足之处加以完善。
（一）增强办公室档案管理意识，完善其管理制度。在很多单位或部门中，不管是档案管理工作人员还是领导，普遍存在着忽视管理工作的现象。所以在任何一个单位或部门中，从领导至档案管理人员必须提高档案管理工作的认识，尽可能改进自己的管理方法，增强自身的管理能力，以先进的管理理念结合具体的管理工作，完善档案管理制度，从而增强档案管理的效率，提高档案管理的质量。例如，在日常管理工作中，档案管理工作人员要明确档案管理工作的流程，规范档案管理工作操作程序，运用现代化信息技术对所要管理的档案分门别类，贴上标签，做好管理工作。对于级别较高的文件，要做好加密工作，在计算机系统中设置好管理和使用权限。
（二）以数字化的管理技术改进档案管理的方法。因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。
【参考文献】
[1]陈鹰、加强文书档案管理工作的思考[J]、内江科技，2014（02）：45-46、
一、社区建档现状
邯郸市从2002年开始抓社区建档，经过五年的努力，到2006年底，全市303个社区全部建档。2010年8月，中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进城市社区居民委员会建设工作的意见》，要求规范社区居民委员会档案管理。为贯彻落实这一要求，促进社区档案工作，2010年10月，邯郸市档案局对全市多个社区进行了调研。调研过程中，发现随着形势的发展变化，全市不仅社区数量大幅增加，社区由2006年303个增加到405个，而且社区档案管理问题很多，特别是一些新建社区问题更为突出，普遍存在着“四不”现象，即档案工作不健全，档案人员不明确，档案管理不科学，档案利用不方便。具体问题是：
1、社区人员档案法治意识淡薄。多年来，社区作为城市最基层的社会组织，是档案普法宣传的薄弱环节，很多人根本不知道档案还有法，再加上社区工作人员少，流动性强，疲于应付各种事务性工作，对档案和档案工作缺乏必要的了解，特别是一些领导对档案工作缺乏认识，不重视建档，没有把社区建档摆到社区工作的日程上来，更谈不上把社区档案工作与社区建设同步发展。
2、社区建档缺乏有效机制。相当一部分社区档案工作无制度，或制度不完善，责任不明确，管理不到位，文件材料不仅得不到及时收集，而且处理随意，谁收文谁处理，文件材料整理不规范，无专人负责，无专柜保管，许多文件材料分散在个人手中，严重影响了档案的齐全完整，给利用带来了极大不便，有的还造成了无法弥补的损失。
3、档案基础设施薄弱。由于社区没有档案工作专项经费，档案设施设备或陈旧落后，或数量不够，档案随意堆放。特别是受办公条件限制，社区普遍没有专门档案库房，档案室和办公室在一起，档案安全保管存在隐患。
造成这些问题的主要原因：一是受经济条件制约。社区建档没有专项经费，未列入财政预算，各社区又无经济收入，开展档案工作受到严重影响。二是没有专兼职档案人员。大部分社区档案工作由社区党支部书记或其他人员代管，平时事务繁忙，无暇顾及档案工作。三是档案收集不全，利用率较低。由于社区文件材料收集不齐全，管理也较为分散，查不到所需档案，使档案难以发挥应有的服务作用。四是宣传不够，档案工作缺乏理解和支持。社区工作人员档案意识普遍淡薄，特别是不少领导对档案工作重视不够，认为社区工作千头万绪，建档又不产生经济效益，搞与不搞一个样。
二、试点情况
为确保社区档案工作稳步开展，邯郸市档案局采取先行试点的办法，选择丛台区中华街道办事处作为全市社区档案规范管理试点单位，待取得经验后立即在全市推广。
为做好试点工作，市档案局会同丛台区档案局和中华街道办事处认真研究，制定了实施方案，从组织领导、工作人员、装具用品、管理制度以及收集、整理、保管、利用等各项业务环节提出具体要求。通过试点，初步取得了一些经验。
1、加强领导，建章立制，是规范社区档案管理的保证。中华街道办事处专门成立了党工委书记牵头，党工委副书记主管，党工委组织委员和主管社区工作的副主任具体负责，街道党政办主任和社区党支部书记全程参与的档案管理工作领导机构；各社区也分别成立了由党支部书记牵头，档案员具体承办，形成一级抓一级，层层抓落实的齐抓共管局面。中华街道办事处积极抓好档案硬件建设，投资2万余元，为各个社区统一配备了橱窗式档案柜、档案盒。为确保社区档案管理规范化、标准化、制度化，制定了《中华街道社区档案管理暂行办法》，严格进行考核，做到年初有安排，定期有检查，年末有考核，考核有奖惩。
2、明确人员，提高素质，是规范社区档案管理的关键。为提高档案工作水平，街道对社区档案员严格选用，专门制定出科学合理的选用程序和标准，经过严格的挑选和学习培训，选出政治素质高、原则性强、作风正派，吃苦耐劳，服务意识较强的社区干部担任档案员。同时，为使档案人员具有较强的业务能力，掌握现代化的管理技术和方法，采取“走出去”和“请进来”相结合的方式，在认真参加市、区档案局组织的业务培训的同时，先后通过街道每周四的机关学习、每周二的社区干部例会等方式，邀请区档案局同志和网络公司的人员讲解档案知识和电脑知识。通过对各社区书记和档案员进行系统培训，强化了档案意识，提高了档案管理水平。
3、建章立制，完善措施，是规范社区档案管理的根本。俗话说“没有规矩，不成方圆”，依照《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，指导办事处制定了《档案管理保密制度》、《档案管理人员岗位责任制度》、《立卷归档制度》、《档案借阅制度》等制度，特别是因地制宜，结合实际制定了《中华街道办事处社区档案归档范围及保管期限》，使社区档案管理有了科学规范的统一标准。为确保社区档案规范管理，重点在“三个确保”上下功夫。一是在确保档案资料收集完整性上下功夫。针对社区事务性工作繁杂的特点，要求各社区科学分类，对低保、计划生育、党员管理、残疾人员信息、社区精神文明建设、居民个人信息等专项工作进行分门别类归档，不断做好文件、图书、资料的收集以及照片、荣誉档案的整理归档工作，保证了档案质量和各门类档案的齐全完整。二是在确保资料保管安全上下功夫。对各社区档案室安装了避光窗帘，配备了灭火器、防虫药等；对各社区资料专柜存放，定期对档案资料的数量和保管状况进行全面检查，规范使用管理程序，定期对档案资料及存放处所进行透风、除尘、消毒、防蛀等工作。三是确保档案资料历史延续上下功夫。街道办事处利用档案资料，编写了《中华街道办事处大事记》和《中华街情》，不仅方便了档案利用，而且使档案资料得到了延续。
4、加强利用，搞好服务，是规范社区档案管理的目的。办事处和各社区十分重视档案利用，按照国家、省、市、区的有关规定，积极为各级领导提供决策依据，为机关工作提供指导根据，为重点项目建设、民政、低保、资产以及民生政策落实等工作提供客观真实证据，为社区群众办事提供便利。街道办事处广泛开展“街道社区档案信息调查活动”，充分发挥社区离退休老党员、老干部、邯郸老户居民熟悉街情、区情、市情的特点，对调查到的各类信息进行登记，不仅及时补充了档案，也方便了档案利用。
三、措施建议
根据试点情况和社区建档现状，建议采取以下措施，以推进社区档案规范管理，加快社区档案工作步伐。
1、加大宣传力度，增强档案意识。一是在社区大力宣传《档案法》，通过举办展览、宣传手册、传单等形式让人们了解档案和档案工作，尤其提高领导和档案人员的档案意识。要面向办事处和社区积极宣传档案法律法规，使他们特别是办事处领导充分认识档案在社区建设中的重要作用，营造关心支持档案工作的良好氛围；二是社区档案工作实行统一领导，集中管理，设立综合档案室，成立以社区主要负责人为组长的档案工作领导小组，统一领导社区档案工作，并配备专兼职档案人员；三是根据实际制订切实可行的社区档案管理办法，做到有章可循，有法可依。同时，建立必要的检索工具和统计台账，为档案利用提供方便。
2、加大支持力度，提高人员素质。要争取街道办事处在资金上支持社区开展建档工作，解决社区建档工作所需的经费、档案装具和安全保护设备，确保社区档案管理有序和规范化。加大社区档案人员培训力度，适时举办培训班，培训内容可重点放在提高档案人员业务知识及运用计算机技能上，为开展档案工作提供应有支持。
3、规范业务要求，提升工作手段。档案部门要经常深入到社区及时帮助解决业务问题，做好指导工作，一是制定符合实际的《邯郸市社区档案分类方案、归档范围和保管期限表》。二是积极推行档案管理信息化，建立社区档案计算机管理和利用平台。三是建立社区档案工作考核机制。将档案工作纳入社区年度目标管理考核检查范围，将档案工作开展情况与档案人员的相关待遇挂钩，对档案工作好的，取得显著成绩的要给予表彰和奖励，以有效调动社区档案人员的积极性。
关键词：会计档案 管理办法 变革内容
中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01
为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。
一、新《会计档案管理办法》实施的意义
就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1、各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2、各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3、国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。
所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。
二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容
1、新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。
2、新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。
3、新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。
4、新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。
5、新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。
6、新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。
7、新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。
三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴
1、新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。