一、事业单位电子文件的来源和电子档案的形成
随着网络通讯技术的迅猛发展，管理信息系统的开发与应用也进入了实用化的实质性阶段，事业单位开始根据自身的行业特点和发展需要，组建或完善事业单位的网络环境，在对事业单位进行总体规划的基础上，根据事业单位自身实际需求和特点开发实施了面向事业单位管理业务的办公自动化（OA）、资产管理系统、缺陷管理系统等应用系统。这些系统在管理过程中形成的文件，无疑是事业单位电子档案的主要来源。下面就文书档案的电子化过程为例来阐述事业单位电子档案的形成。
办公自动化、无纸化等事物的出现，使事业单位档案的生成方式发生根大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，文书档案中的电子文件主要来源于办公自动化系统（OA）中的公文管理模块。哈尔滨市儿童福利院电子文件的归档采用了网络移交方式。经过实践，电子文件的网络移交途径有两种：
（一）借助网络技术，实现各应用系统与档案管理系统的联接
随着计算机信息管理系统的发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件反映了各部门职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些末输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术，借助电子档案信息管理系统这个平台传输给档案部门。
（二）利用信息化网络管理平台，由信息中心负责归档
为适应办公自动化工作发展的需要，我们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，对各应用系统进行了整合，使以往的各系统由“分散各异”变为“集中统一”，实现了各系统的有机联系。
二、电子档案在事业单位档案中的作用
（一）强化广大档案人员的档案意识
档案意识是人们主观上对档案及档案工作的了解程度和认识水平。目前，部分事业单位人员档案意识淡薄问题仍然普遍存在。不知道档案是何物，档案工作是干什么的，认为档案与自己毫无关系，对档案工作有误解，错误地认为档案工作可有可无。由于档案意识淡薄，就更谈不上积累、保护和利用了。以上这些错误认识直接影响了事业单位档案工作的发展。
（二）充分认识计电子算机管理档案工作的重要性
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为事业单位档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
（三）数字化事业单位档案管理的重要性
1、信息时展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在事业单位档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的事业单位档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成事业单位档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。
2、参与国际竞争与交流的需要。数字化事业单位档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。
3、改善事业单位档案管理工作，提高事业单位档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升事业单位档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（四）加强科技档案管理队伍的建设
社会主义市场经济体制的逐步建立，对事业单位档案管理人员的素质和技能提出了更高的要求，传统的档案管理方法以及事业单位档案人员单一的知识结构，已经不能完全适应新形势的发展。特别是事业单位档案的管理人员，无论是专职还是兼职档案管理人员，他们大多数都缺少档案专业知识，而且稳定性差，是一个松散型的队伍。要真正适应事业单位档案工作的开展，还要做较大的努力。因此，加强事业单位档案队伍的建设尤为重要和迫切。
[关键词]事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化
[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
4 结 论
档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。
参考文献：
[1]张红生事业单位档案管理信息化建设问题的讨论[J]、活力，2011（23）：48
[关键词]电子档案；管理；保密
一、引言
电子文档是科技发展的产物，现代化企业中，办公自动化的实现，使得电子文档的应用更加频繁，也促进了电子文档的发展。档案管理工作中，电子文档的应用，是档案工作进入办公自动化时代的体现，这是档案管理事业的一个新起点，因此，做好新时期的档案管理工作，不管是对社会，还是对企业，个人都具有非常重要的意义。电子档案管理，是应用计算机网络技术，实现对资料的采集，记录以及分享。它在提高了档案管理工作的工作质量，还促进了我国档案事业的进一步发展。文章分析了电子档案管理的优势和缺点，从中得到了提高档案管理工作的方法。希望可以为人们提供一些参考和帮助。
二、电子档案管理的优势
对一个事物产生兴趣的前提，是了解它的优势和特点。电子档案管理，作为新时期社会建设中重要的工作内容。其强大的存储能力以及时效性，是人们广泛关注它的关键。电子档案还能实现资料的统一整理，存储以及调取。对于各种资料信息能够快速的分门别类。对其经行整理，编辑和存储。
1、在归档时间上具有及时性。电子档案可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过备份或传输给档案管理部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
2、归档方式的准确性。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、在管理方式上具有科学性。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可查找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
4、在查询利用方式上具有安全性。由于电子档案的存储介质具备了存储密度大、容纳信息多、记录速度快、传播速度快等特点，使得电子档案有效地节约占用空间；由于计算机技术在档案管理工作中的作用得以充分发挥，档案管理员可以通过简单的操作进行查询和利用，从传统的档案管理工作中解放出来，从而有效地提高工作效率。
三、电子档案的不足
1、电子档案的安全性易受到黑客和病毒的破坏电子档案在存储、传输、查阅等过程中容易被计算机病毒和黑客的攻击，导致电子档案信息的泄露和破坏。所以做好电子档案的安全工作不是一件容易的事情。
2、电子档案对档案管理人员要求比较高随着计算机技术和网络技术的普及，档案管理人员不仅要具有一定的计算机操作水平，还要具有专业的档案管理知识，更要有较强的工作责任心。因此，电子档案对档案管理工作者的业务能力和业务知识提出了更高的要求，要求档案工作者要不断的学习，适应新时期档案管理工作的需要。
3、电子档案的原始性不易判断确认在计算机上文件很容易被复制和修改，档案的真实性容易失真，有时真假难辨。同时，电子档案内容的完整性很难保障，编辑时容易造成丢失。
4、电子档案的可读性问题
随着计算机和信息技术的不断发展，新技术在不断的应用于社会实践中，可能导致电子档案的可读性受到影响。
四、做好电子档案管理的措施
1、建章立制，严格按照档案管理的规章制度，设置不同的权限，利用技术手段保护好档案的真实性、完整性、价值性等。档案管理人员应按照电子档案管理办法和标准来规范电子档案的管理工作，实行文件管理和电子档案管理统一领导和规划。制定统一的、科学的、合理的电子文档归档制度。各部门、各单位按照不同的权限等级级别对电子文档进行收集、归档、查阅、传输和打印，确保文档的真实性、完整性和价值性。
2、加强档案管理人员的学习和培训。每一个档案管理者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应具有熟练的计算机使用和操作水平。加强对档案管理人员政治素质的培养，让他们充分认识档案管理工作的重要性，有力地提高他们的工作责任心。
3、严格控制电子档案的修改、转换，保证电子档案的真实和完整。可以通过将电子文档设置为只读文件或对文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保文档的安全性。
4、加强电子档案的安全管理。一是在办公自动化系统内外设置隔离，通过路由器、防火墙等将内外网隔离。二是对使用权限进行审核，对利用权限进行认定，向系统注册登记。三是通过对电子文档进行备份，以确保文档的安全。
5、要不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施。要注重电子档案管理软件的研究和开发，建立电子档案网页网站，加强电子档案管理的学习、交流和提高。总之，要加大档案管理信息化建设，使档案管理逐步数字化，不仅要注重电子档案管理中的硬件建设，同时也要注重软件建设，从而使档案更好的为社会经济建设服务，促进人类社会更好更快地发展。
五、结束语
在计算机技术极度普及的情况下，各项工作领域早已实现了办公自动化，这是时展的必然结果。电子文档，是办公自动化中一个很重要的因素。也是办公自动化实现的标志。电子文档在档案管理事业中的应用，使得档案管理工作的内容和模式有了新的变革。计算机信息储存代替了传统的纸张储存，这从很多方面为档案管理工作者提供了方便，使其工作效率有了很大幅度的提高。并且，电子文档不容易出错，可以及时备份整理。其存储的空间也非常巨大。因此，有效做好电子档案的管理工作，是新时期赋予档案管理工作者的要求。也是人类进步和经济发展的必要条件。
关键词：事业单位 人事档案 信息化管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0048-01
档案的记录都是关于工作人员的基本信息的，每个工作人员的详细情况都会记录在里面，除了人员的一些基本信息，还包括人员的技术水平、专业水平的记录，对应的岗位安排和岗位设置，以及他们在工作岗位上的工作绩效，所受过的奖励或者惩罚等等，每个人的档案都实实在在被记录在档，是人才信息的重要记录。信息化技术的到来是我们的人事单位档案管理工作有了一个很大的发展变化，这样的信息化管理，不仅极大地缩减了成本，而且提高了管理效率，管理的安全性也得到了极大地提高，同时给我们在查询时带来了极大地方便，我们在对档案进行补充修改，信息传递和保存都得到了极大地改善。
一、信息化管理存在的问题
1、信息化管理没有统一范的管理标准
信息管理，不仅要求信息全面真实，同时还要保证管理的规范统一，实现人事档案在不同的单位之间的信息共享与交流，这样更好地有利于人才的合理分配和人员调动。因此，良好的人事管理工作进行的前提就是要保证我们管理工作的基础是稳定的，那就是要建立规范统一的信息管理，然而在实际的档案管理中，我们的规范性并没有达到相应的标准，每个单位都是自己独立的管理方式，单位与单位之间并没有形成一个统一。
2、人事档案管理利用价值有限
我们在进行人事档案管理工作的时候，虽然储备了大量的人事信息，以备随时开发人才、调配人才，使得能够被最大限度地发挥人才优势，创造其价值，充分调动人员的积极性，但是很多时候，我们的档案都是被记录进去后很少再重新调出来进行研究使用或者更新调动，我们的管理价值没有被充分发掘出来，所有的档案管理表成了一种档案保管，只有在偶尔的人员调动时才找出来翻阅一下用来查找核实一些信息，所以不利于人事档案管理的利用价值的发挥。
3、管理模式落后
我们传统的档案管理模式是相对落后的，大部分处于纯手工整理或者半手工管理，这样就极大地降低了工作效率，而且管理工作的安全性和准确性也没有十足的保证，稍一疏忽，就会造成信息的错误或遗失，若有事关档案的调动等其他外在因素的影响，只要记录错误，对人才的前途就会存在着风险性的影响。综合各种实际情况，落后的管理模式使得我们的管理工作量大，效率低下，安全性低，灵活性低，使用查找档案比较困难。
4、人事档案管理人员业务水平不高
很多档案管理人员并不是专业人员，还有一些管理知识相对比较薄弱的管理人员，并没有接受过专业的管理培训，所以他们在从事档案管理工作时，不仅工作效率低下，而且水平仅仅停滞在电脑的基本操作上，离我们提倡的信息化档案管理的要求还相差甚远，所以这就要求我们有专业的档案管理人员和熟悉电脑知识的高素质工作人员。
二、信息化管理的对策
1、加强信息化管理人员的专业培训
随着信息技术的发展，我们日常的生活、工作都逐步离不开信息技术，在人事档案管理方面的工作，信息量是十分巨大的，这就要求管理人员具有专业的档案管理水平，熟悉信息化管理，所以我们要加大对档案管理人员的信息化专门培训，提高工作人员的工作专业水平，为档案管理工作培育高素质的管理人才看，提升我们的档案管理工作水平。
2、转变管理模式
我们要实现稳定的档案管理工作目标，首先基础就是管理模式的专业化和规范化，我们要根据实际情况作出仔细科学的分析，提出一种科学的管理模式，以前我们纯手工的管理存在着很多弊端，所以我们要利用我们的信息技术对档案管理进行服务，使得我们的档案能够得到调理的整理、归类、统计等。
3、开发出信息化档案管理软件数据库
由于人事档案的信息量较大，所以我们需要一个强大的档案管理软件，能够对人事档案进行准确的分析和科学的整理归类，以便档案的灵活保存，这样不仅提高了档案管理的安全性，同时还提高了我们在使用查找档案时的方便性，极大地减轻了管理工作人员的工作任务，提高了工作的效率，同时还可以实现远程操作，实现档案数据的资源共享，有助于人才的合理分配，所以要开发一个强大的信息化管理软件数据库对我们的人事档案进行管理。
4、重视人事档案信息入档及修复工作
人事档案管理工作必须严肃认真对待，包括档案的生成、收集及验证、归档等，所以在实现人事档案信息化管理的过程中，要加大对人事档案信息入档及修复工作的重视，不要出现档案的信息错误或者遗失，如果有需要修复的档案就要及时进行修复，恢复数据，保证认识档案的权威性和真实性。
5、发挥档案信息管理平台，充分运用电脑档案
我们通过电脑对全部的事业单位人员信息进行管理，在安全管理的前提下，我们要认真科学地研究人事档案信息，将不同行业的人才进行归类，建立各类人才相关的信息库，充分利用信息平台实现对人才的分配，合理利用人才，发挥人才优势。
随着我国事业单位改革，对档案的信息化管理要求越来越高，对档案管理人员的综合素质要求也越来越高，所以要充分利用现代信息技术，将档案管理工作进行管理模式上的改革，充分发挥信息化技术的作用，使人才能够得到合理的利用，发挥人才资源优势，提高档案管理工作效率，使得事业单位人事管理工作充分发挥其所有的价值。
参考文献
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602
1引言
伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。
2医疗事业单位电子档案发展现状
（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。
（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。
（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。
（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。
3加强电子档案管理工作的对策
3、1更新传统观念，明确电子档案的重要性
面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。
3、2建立健全电子档案的管理制度和工作职责
电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。
3、3提高电子档案工作人员的专业素质
医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。
3、4加大基础设施建设的资金投入
建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。
【关键词】水利水电；档案发展；管理研究；对策
前言
水利水电工程档案是科技档案的重要组成部分，是记录水利水电事业发展的包括图表、文字、声音、影像等在内的很有利用价值的重要科学技术资料。随着近年来国家电子政务和信息化建设的快速发展，档案事业也已经逐步步入了数字化发展的轨道，水利水电科技档案如何顺应这种新形势的变化需要，向着信息化、科技化的方向发展，成为了促进水利水电事业发展的重要内容。笔者试就水利水电科技档案的发展趋势和科学管理谈些想法。
1 水利水电科技档案的发展趋势
正因为水利水电科技档案是非常有保存价值的水利科技发展历史资料，不仅具有档案资料的共同属性，又具有查阅和记载水利水电事业发展的独特史料价值，它必然要随着档案管理和水利水电事业的发展变化而不断健全完善。因此，随着经济社会信息化建设进程的日趋加速，水利水电科研档案也一定会向信息化、科技化的方向发展，不断为水利水电事业的健康协调发展提供科学、详实的历史记录。
1、1 档案信息化、科技化发展，是加强档案资源管理的客观需要
随着水利水电行业办公自动化程度的改善和电子文书的日益推广普及，日常水利水电工作中出现了很多电子文档形式记录的文件、图表、声像等档案资料，既不占档案存放空间又不耗费人力、物力和财力，又便于修改查阅，因此，相信在不久的将来，纸质介质将逐步过渡为软盘、硬盘、光盘等电磁存储介质，水利水电科技档案也将逐步纳入信息化、科技化管理的轨道。因此，加强档案资源管理，便成为当前和今后一个时期档案信息化、科技化发展的一个重要举措。
一是档案资源来源将实现信息化。传统的科技档案管理，基本是用人工按照类别和形成年份进行手工登记、编录，随着网络信息化的发展，水利水电事业将逐步实现办公自动化，手工书写、绘制的文件、图表将逐渐走下历史舞台，被电脑印制的格式所取代，档案资源的信息来源将发生明显变化，因此，为了有利于科技档案资料的传递、使用和储存，就必须采用信息化、科技化的手段。
二是档案资源利用将实现信息化。及时、有效、科学、合理地使用科技档案，是水利水电事业发展的客观需要，也是提高档案管理效能的主要目标。而传统方式管理科技档案，依据归档的类别检索、查阅相当费时费力，但是如果采用信息化手段达到数据库管理，直接检索关键字或者主题词，就会大大地缩短查询时间，给档案利用者提供优质高效的信息服务，从而提高水利水电科技档案的使用价值。
三是档案资源查询将实现信息化。随着业界人士和社会群众对科技档案信息资料要求的日益提高，随着网络信息化建设的日益发展，传统档案的静态封闭式管理模式已经不适应档案资源公开化和信息流通网络化的需要，为了方便大众查阅水利水电科技档案，实现资源共享，通过计算机网络管理档案资料和实现在线咨询、信息，便成为了客观必然。
1、2 档案信息化、科技化发展，是水利水电事业发展的必然趋势
水利水电科技档案涵盖在了水利水电工程项目立项、可研、设计、施工、竣工的全过程，对促进现代化水利水电建设发展具有重要的史料参考价值。在科技档案形成过程中，由于其间也包含了不同的专业类别资料，体现了水利水电工程项目建设中各个阶段的工作程序和项目内容，各种档案信息资源相辅相成、相得益彰，非常直观地反映了水利水电项目的整个业务流程，因而，加强会计档案信息化、科技化管理，也为科学、合理地利用档案资源，发挥其在现代水利水电事业发展中的积极作用提供了良好的机会。
目前，随着信息资源的全球化发展，水利水电事业的科技化、信息化建设日益提上了重要日程，也为科技档案推进信息化、科技化管理进程创造了良好的外部发展空间。在水利水电行业加快发展步伐的新形势下，各级各地都基本设立了水利专业网站，科技档案如果仍然使用传统意义上的手工管理，不仅影响了利用效率，也为存储、传递、档案资源带来了阻碍。
2 加强水利水电科技档案管理的对策建议
2、1 完善管理手段，确保水利水电科技档案信息化、科技化发展
鉴于水利水电科技档案是包括图表、文字、影像资料在内的各种形式和保存载体的历史记录，在加强信息化、科技化、电子化管理中，必须切合档案资源的特性，利用网络系统、管理平台、数据整合等管理手段，认真细致地做好收集、归档、整编、保存等基础性工作环节
一是充分运用网络系统软件和管理平台，达到水利水电科技档案资源终端内、外网之间的有效连通，实现档案管理网络化和信息利用自动化。确保科技档案管理的电子化和一体化，是档案事业发展的趋势。水利水电科技档案管理机构要创新档案管理模式，做好基础性工作，如，在部门门户网站或者局域网设立电子文档自动上传平台，保证档案资料及时上传并统一归档到服务器窗口，减少档案管理中间工作环节；做好信息数据的超前控制，科学、准确地划分好科技档案类目，合理、规范地设置好纸质档案与电子档案的转换格式，保证在计算机上的操作上，档案管理系统和文件管理系统数据接口能够有效地衔接；克服传统科技档案手工翻阅目录检索数据这种简单的形式，运用现代化的图档管理系统软件或者电子数据库来检索查询档案信息资源，健全完善水利水电科技档案全方位、多功能的检索体系，以适应社会各界的档案资料里有需求。
二是完善文件、图表、照片、声像等档案资料的数字化管理，将文本档案等原始文件转变为文件级档案统一进行规范整合和数据信息组织，通过采用多媒体数据库或者档案数据库的形式，确保业界人士和社会群众查阅、检索、使用水利水电科技档案资源的高效、便捷、多样，变手工提供档案的被动服务为现代化档案管理的主动服务。
三是根据国家《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》的规定，做好水利水电科技档案资源的收集、整理、归类、存储、利用工作，确保档案管理逐步纳入信息化、科技化、电子化发展的轨道。如，有多个称谓的机关、团体、个人的档案，在著录管理时应当避免重复，而应统一使用同一个称谓、同一个单位名，用最精确的词语高度概括案卷题名，同时，要尽量选择适合单位使用的《主题词表》和《分类法》规定的标引主题和标识符号，前后标引应当相同，以保证电子档案信息数据检索需要。
2、2 健全管理制度，确保水利水电科技档案信息化、科技化发展
健全完善的内部管理机制，是做好水利水电科技档案资源管理的重要途径。水利水电科技档案与普通的档案资料在表现形式和作用方面有着本质上的不同，因此，水利水电管理部门在科技档案的信息化、科技化、电子化管理中，应当严格依据《保密法》、《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》等有关规定， 建立健全适合当地水利水电事业发展和档案管理工作实际的电子化登记录入、存储管理、检索查询、信息保密、鉴定销毁等内部管理制度，如，建立科技档案电子数据库管理制度，加强档案密级等级和身份认证双重管理，设置好用户访问权限，防止科技档案在资料存储管理、网络传输和查询利用方面出现隐患，以科学、高效、安全、准确地管理、利用好水利水电科技档案。
2、3 培育专业人才，确保水利水电科技档案信息化、科技化发展
教育培养档案管理人员，适应当前科技档案管理的新形势，提高档案信息资源管理和利用绩效，便成为了水利水电部门的一项重要任务。一是培养专业技术知识。要研究制定有针对性、操作性的学习培训计划，全方位、多层次、分批次地对现有科技档案管理人员进行网络信息、现代水利管理、计算机操作、外语等相关知识技能的业务培训，并积极创造条件，鼓励、支持参加在职学习和继续教育，更新知识结构，提高专业水平，利于档案管理信息化、科技化、电子化的发展。二是培养职业道德素养。科技档案管理是一项单调、枯燥的业务工作，要引导教育管理人员牢固树立爱岗敬业、无私奉献、一丝不苟、求真务实的思想观念，热爱本职工作，服从服务于水利水电科技档案事业的信息化、科技化、电子化发展。三是培养管理创新意识。适应档案管理发展趋势，要切实摒弃传统的思维方式和管理手段，不断推进科技档案管理理念、思路、方法、措施创新，有效地促进水利水电事业的健康协调发展。
3 结语
随着网络现代化和档案事业数字化建设进程的深入推进，水利水电科技档案信息化、科技化、电子化的发展也一定是大势所趋。因此，如何适应科技档案的发展趋势，加快构建新形势新任务下的科技档案管理体系，确保档案信息资源科学、高效、快捷利用，更好地服务水利水电事业的发展，已经成为了当前和今后一个时期的重要课题。
参考文献：
街道办事处的档案管理工作要求工作人员不但要精通档案管理工作，而且要掌握现代信息技术，需要具有综合型素质的人才。但现在档案管理部门的工作人员只具备档案管理专业知识，熟悉计算机的普通操作工作。对于能够熟练掌握信息系统研发、维护电子档案程序、提供档案咨询服务和实用信息导航的复合型人才，街道办事处当前还不具备这种条件。由于信息化建设专业人才的缺乏，严重阻碍了档案管理信息化建设的脚步。
二、街道办事处档案管理信息化建设建议
（一）各级领导切实负责，抓好政策落实工作成立档案信息化建设领导小组，街道办事处的主要领导要担任小组的组长，大力推进街道办事处的档案信息化建设，实现目标责任制。领导小组要具有创新意识，大胆改革，组织街道各个部门共同做好档案建设工作。对于做好的决策，要切实抓好落实工作，不断解决各级部门之间的矛盾，集中力量处理街道办事处档案信息化建设中出现的各种困难，保证各个部门顺利完成档案建设任务。
（二）大力宣传档案信息化建设，改变传统认识组织街道宣传部门做好档案信息化建设的宣传工作，帮助档案管理人员转变传统观念，自觉学习新型档案管理技术，增强创新教育内容，督促全体档案工作人员共同做好街道办事处的档案信息化建设工作，鼓励档案管理人员大胆创新，保证档案信息化建设的稳定推行。
（三）建立健全档案数据库，确保档案内容的真实性第一，严格依据法律规定的电子文件格式进行档案整理工作，比如我国对于电子文件的条文规定，在进行档案整理工作时要尽可能地应用通行的较少几种格式，利用减少电子文件的种类，来使电子文件的格式达到统一，用以保证电子文件的真实性。第二，利用对计算机系统中关于电子文件的要素进行规范和控制，来确保电子文件的实用性和真实性，主要有背景数据的记录工作和信息流转环节的控制工作。第三，存储电子文件的介质要选择优质材料，保证介质的使用寿命，对电子文件做好备份工作，保证电子文件的应用和实时传递。第四，利用分离数字信息的语义来保存电子文件，从而使得电子文件不再依附特定的通用信息才能存在，这种保存方式使得电子文件在数据格式不同或者软硬件环境不同的情况下也能够安全打开，顺利应用，比如把XML作为标识规范的办法等。
（四）档案信息化建设要有统一的标准和规范进行档案信息化建设的必要条件就是档案建设必须要有统一的标准和规范。档案工作人员在进行档案管理时要有统一的标准，要依据统一的标准进行档案的收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作。为了规范电子档案的建设工作，国家制订了一系列相关标准，除了当前和纸质档案共同使用的标准外，还制订了关于电子档案管理的专用标准和规范，为档案管理信息化建设保驾护航。
（五）吸引复合型专业档案管理人才，加强人才培训工作街道办事处在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。对档案管理内部人员要加强培训，提高他们的专业素质。街道办事处要依据档案信息化建设的需要，走出去寻找人才，果断引进具有信息技术特长，熟悉档案管理的人才，并要做好这部分人员的安抚工作，从而保证街道办事处的档案信息化建设具有充足的人才储备。
三、结语