关键词： 高校档案 保密工作 重要性 保密措施
高校档案是衡量个人业绩的重要标志，因此，做好高校档案的保密工作，是推进高校档案事业持续、健康发展的基本保障，也是促进高校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。做好高校档案的保密工作，不仅具有较强的战略意义，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养，而且有利于给人才营造公平竞争的环境，是高校维护档案安全的基本保障。
一、高校档案保密工作的重要性
高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案馆是收集和管理高校教学、科研财富，传播档案信息，为教学、科研提供原始凭证，维护历史真实面貌的重要基地。近年来，作为高校档案部门，尤其是综合性大学的档案馆每年都收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的科研项目、学术论文和上级文件等，其中有不少涉及国家的政治、经济、重点科研项目及军事等方面的保密内容。因此，做好高校档案的保密工作至关重要。
1、高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。
我国《高等学校档案管理办法》第三条规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”可见，高校档案管理工作至关重要，高校档案保密工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。加强高校档案保密工作，一方面，有利于推动高校的教育体制改革和科学研究事业的发展，从国家角度来看，不少资料涉及国家的政治、经济、军事方面机密；从个人的角度来看，这些资料都涉及知识产权问题，因此，对其必须重点保护。另一方面，高等学校是知识生产、传播和应用的专门机构，有许多重点学科、重大项目的研究与开发，涉及国防军工、科技公关、公共安全等重点项目，这些科学技术含量较高的档案记述和反映了科学技术研究活动的全部过程和具体成果，一旦丢失或失密，将会给整个科学研究造成不可低估的重大损失。保密工作关系到党和国家的安全，关系到经济建设和社会发展的大局。保密工作做得不好，会直接影响到改革开放和社会主义现代化建设的进程。
2、加强高校档案保密义务，有利于给人才提供公平竞争的环境。
高校学生档案是高校针对学生在校期间的表现，客观、真实地记载学生学习活动的原始资料。从学生档案上可以充分了解到学生在校期间思想、政治、学习等方面的点点滴滴，从而判断学生素质优劣的最佳凭证。因此，高校档案是他人了解学生综合素质最直接、最客观的记载。正是基于这样的重要性，高校档案管理工作必须要采取高度的保密措施，确保档案安全。因为高校档案管理和保密工作一旦出现失误，将很可能导致他人篡改学生信息，从而不利于公平竞争。从这种意义上而言，采取严格的保密措施，有利于给人才提供公平的竞争环境。
3、加强高校档案保密工作是维护档案安全的基本保障。
档案安全是高校档案管理工作的重中之重，加强高校档案保密工作则是维护档案安全的基本保障。因为，档案安全与否，在管理工作中加强对档案的保密义务是关键，档案保密工作到位，则是对档案安全的基本保障，反之，就可能存在潜在的隐患，导致档案管理工作出现疏漏，最终影响到档案安全。
基于高校档案管理工作中保密工作的重要性，我认为，高校档案作为国家机密的一部分，具有较强的政治意义，因此，在日常工作中，档案管理人员应高度重视档案保密工作，恪尽职守、尽职尽责，采取一系列切实可行的措施予以严格保密。只有这样，才能保证高校档案的安全和真实性。
二、加强高校档案保密工作的主要措施
档案管理是高校档案部门的一项重要基础性工作，与保密工作有着密切的关系。因此，要在科学管理的基础上，切实做好保密工作，以保证档案实体和档案信息的安全。只有管好档案，才能用好档案。在档案开放过程中，保密工作显得尤为突出。我认为，加强高校档案保密工作，需采取如下措施。
1、加强档案库房的管理。
档案库房的管理，是档案安全保密的重点。档案库房的建设，从档案保密的角度来看，按照国家的有关规定，应单独建设，不宜设在机关办公楼内，或是将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定负责人，制定严格的库房管理制度，无关人员禁止入内。
2、提高档案管理人员的政治和业务素质。
高校档案管理关系到国家和民族的人才战略，高校档案管理工作者对档案的安全负有直接责任，必须具备较高政治、业务和文化素质，还要有较强的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。我国《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”高校档案管理工作人员必须具有较高的政治素质，即以国家和民族高度负责的态度，恪尽职守，严格保密。严格遵守档案法规、保密法规是对管理人员的基本要求。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作。档案管理人员要有高度的政治责任心，工作认真踏实；要树立严格的法律法规观念，以维护档案的完整性与安全性，为高校教学和科研的发展提供准确完整的信息服务为己任。为此，要经常性对档案管理人员进行培训、学习，不断提高其综合素质和管理水平。引导档案工作人员与全体教职员工了解相关法律法规，明确各自权利和义务及相关法律责任，增强他们在开发利用档案中的保密意识，确保档案安全和完整。档案管理人员是档案开发利用的执行者和落实者，对档案的开发利用和保密工作负有直接责任，必须具备较高的政治觉悟和业务能力。一是要把做好档案的开发利用和保密工作上升到政治的高度，通过组织政治学习对他们进行教育，提高他们的政治觉悟。二是要采取派出去、请进来等方法，请专家进行专业讲座，送档案管理人员出去参加进修深造、培训及参观学习，努力提高他们的业务素质，增强他们的保密意识。三是要从档案管理人员自身发展角度出发，替他们着想，在职务升迁、学历提升等方面为他们开绿灯，注重提高他们的思想素质与业务素质，调动他们的工作积极性。
3、完善档案管理人员的监督体系，明确监督职责。
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既利用档案，又保证档案的完整与安全。我国《高等学校档案管理办法》第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”我认为，档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，又是档案保管工作的目的，更是档案保密工作的重要保证。它能及时发现并制止档案利用过程中出现的不利于档案保密的各种不良行为，为档案的利用、档案的完整与安全打下坚实的基础。首先要加强档案调阅管理，对没有上级主管领导批示的档案，任何人都无权调阅。调阅完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查找原因，进行补救。要对查阅者明确阅览须知和有关规定，做好监督工作，以减少和杜绝不良习惯的查阅者对档案资料的损坏。对因渎职造成档案泄密或造成不良后果者，追究相应的责任。其次要加大检查的力度，可采取专项检查、综合检查、突击性检查等多种形式的检查方法，对档案开发利用过程中的每一个步骤、每一个环节进行检查和督促，加大监管的力度，严格查处违法违纪行为，督促档案管理人员和档案利用者做好保密工作，确保保密工作在开发利用过程中落到实处。在档案利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，有条件的高校对档案馆（室）还可以安装摄像监视器。档案管理人员还要做到嘴勤、眼勤、手勤，要在利用者离去之前，仔细检查被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，以防档案的损坏和丢失。
4、确立回避制度。
以往高校档案管理工作中难免遇到工作人员同时管理自己及与自己有亲密关系的人的档案，在此情况下，很难保证工作人员严格遵守保密义务，致使管理人员难以恪尽职守，篡改、泄密事件时有发生。鉴于此，我认为，高校档案管理工作中应确立回避制度，即当档案工作人员遇到自己或与自己有亲密关系人员的档案时，要求其回避，而将这些档案交由与本人无利害关系的其他人员或机构管理。鉴于高校档案管理工作的实际，建议高校设立档案管理委员会，当出现上述情况时，将档案工作人员及与其有亲密关系人员的档案交由学校档案管理委员会管理。
5、建立健全保密工作责任制。
在以往的档案保密工作中，由于没有建立和健全一套切实可行的责任追究制，在高校档案管理工作中出现了许多重大的渎职事件，给相关工作带来了不可估量的损失。而对失职的管理人员，由于没有建立保密工作责任制，往往对其渎职行为视而不见，其直接助长了档案管理人员的渎职行为。我国《高等学校档案管理办法》第四十条规定：“有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。”从上述规定来看，我国《高等学校档案管理办法》对高校档案的直接负责人和其他责任人的违法行为课以较重的责任。档案直接责任人如果违反上述规定，将受到处分甚至依法追究刑事责任。就高校档案管理工作者来说，其对档案的安全负有直接责任，必须具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，进一步加强业务基本功训练，包括熟悉掌握计算机应用技能，严禁涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案。落实责任制，科学管理，确保档案管理万无一失。
综上，高校档案管理工作人员的保密工作至关重要，需采取严格有效的措施予以保障。正确处理好档案保密工作对高校教育事业的发展具有重要的意义，应从做好档案开发利用过程中的监管和提高管理人员素质等方面入手，加强制度建设，完善监督体系，明确监督职责，制定回避制度及建立健全保密工作责任制，正确处理好档案利用与保密之间的关系，从而保证档案工作的顺利开展，为高校发展和社会主义经济建设服务。
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一、健全档案管理的制度和组织架构
系统建立在制度的基础上，档案管理有很强的制度要求。2011年，人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种，《会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”财政部的档案局也制定了会计档案管理办法，对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此，企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。
档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲，具体单位都设有档案管理机构，有的单位综合办公室是档案管理的职能部门，但也有企业技术部门是档案管理的职能部门，主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。同时，有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。
二、完善档案管理部门的工作内容和责任
做好档案管理的系统性工作，要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室，档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方，会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，在年度终了后，一般由财务部保管一年后，再编造清册，归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策，维护档案的完整与安全。
对于档案管理人员来讲，职责和责任很重要，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。
三、完善档案归集的流程
档案管理的流程非常重要，首先要确定哪些是档案?w集的范围，就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料；本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的；本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的；本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目，二级科目可以按时间进行分类。
对于档案归档时间，不同企业有不同的要求，主要根据档案的时效性来确定归档时间，比如科研技改和课题类的资料可以完成1～2月后归集；文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档；财务类的档案一般在下一年再进行归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档；基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备，一般来讲，归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料，材料必须完整、正确、统一。
财务类的资料比较特殊，做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类，从财务角度来讲，可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，如果发现需要重新装订时，一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
四、细化档案的使用、复制及销毁管理
资料归集后，调取和使用是经常发生的事情，特别是经常要复制一些图纸和复制财务数据和资料，这种情况下，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核后方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。
档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲，对企业有长远利用价值的档案应永久保存，对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种，定期实行标时制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
档案的销毁要有专门的流程，必要时要成立鉴定小组，对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可销毁。
确定销毁的档案，要编制销毁清单，在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行，销毁时应指定专人（一般两人以上）销毁和监督，以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。
其他方面，企业要对档案要经常检查、清理，并做好统计工作，确保档案完整、齐全。档案保管房间要保持整洁、通风，积极做好“八防”工作：防火、防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切断电源，关好门窗，确保档案管理房间的安全。
一、单位概况
我院创办于**年，其前身是***，隶属于***公司。20**年1月，**市委、市政府决定学校归口教育局管理,属局直属单位，有***等科室。
二、档案管理基本情况
设计院一贯重视档案管理工作，尤其是迁入新校以来，由于硬件条件的大为改善，设计院把档案室的建设放在了十分突出的位置上，把创建省三级档案室作为今年的重要目标之一，为此投入大量的人力与物力，完善了各类硬件设施，专门挤出三间办公用房，作档案室之用，建立了由校长负责的档案工作领导小组，由分管副校长胡建东同志负责，指定钮元东同志为档案室负责人，并配备二名兼职教师主办档案管理工作。
设计院档案库房、办公室、阅档室建筑面积共达51平方米，内设金属档案柜、计算机、空调、干湿温度器、吸尘器、灭火器等，能满足档案工作的需要和安全要求。
我们已将建校以来的材料进行全面收集、整理、归档，至今共立卷576卷，其中文书类127卷，教学类167卷，会计类150卷，教师业务、人事档案共132卷。案卷目录全部输入计算机，做到计算机管理和检索。
与此同时，根据档案管理要求，建立了《档案人员工作职责》、《档案立卷归档制度》、《文书处理制度》、《电子文件整理归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等多项规章制度，做到职责明确，目标落实。
二、高度重视，落实责任，确定领导负责制
我局档案管理工作的发展与业务建设，既有市委、市政府及有关业务主管部门的支持，又有局领导多年的关心和重视，更有全局职工的努力。去年7月6日，经局长办公会研究决定，下文成立了档案工作领导小组，局党组书记、局长XXX亲任组长，主管办公室和档案工作的副局长XX任副组长，确定了领导责任制，并明确工作人员，划定阶段性任务、目标，规定对各单位、科室档案工作实行目标管理，实现了档案管理制度化、规范化。同时，局党组和局长办公会把学习贯彻《档案法》，提高机关的档案管理水平，列入了本机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了多次的专题研究，重点认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。
三、严格管理，全面完成档案整理、安全和宣传工作
在继续巩固和完善省一级标准的基础上，我局进一步提高档案管理工作标准，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的实际困难，严格依法治档，加快档案信息化进程。
一是重视档案管理队伍建设。我局档案室原有2名工作人员，去年又特别增派一名科级干部专职负责档案管理，同时我局注意对档案管理人员的教育，要求他们积极参加档案管理部门的培训和档案学会的活动，执政上岗，平时注重开展形势多样的业务学习，打造了一支强干的档案管理队伍，这3名同志文化素质高，业务能力强，工作认真负责，由于工作关系，来我局查找用地档案的单位和群众非常多，他们都能热情接待，按照《档案法》和《土地登记公开查询办法》提供优质服务。去年，3名档案管理人员有一人立三等功，一人被评为优秀工作者，其中XXX同志还被评为全市档案工作先进个人。各二级单位和县局也都有档案管理人员，并定期进行业务培训，有几个县局正在争创省一级档案室。
二是及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各科室、二级单位的各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。去年，我们专门抽调了8位同志对近一时期的档案进行分类整理，完成了年度立卷装盒工作。同时，将人事档案与业务档案分离，由人事科负责，加强人事档案的保密性。经过多年的建设，我局现已形成各门类档案22188卷（件），其中：文书档案1971卷（件）（永久194卷（件），长期1186卷（件），短期591卷（件）），XXX专门档案18671卷（永久17662卷、长期395卷、短期614卷），会计档案室1223卷（永久14卷、定期1209卷）；资料390册；干部职工档案157卷；声象档案90册；实物档案76件；电子档案22件。编制了机关工作大事记、组织机构沿革、基础数据汇编、专题目录索引、全引目录等较为齐全的编研资料，基本实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。
四是加大投入，严肃纪律，确保档案安全。档案安全是档案工作的重中之重，我们要求档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，要求时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。为档案时安装了防盗门，并出资购买了一批灭火器、防虫剂、吸尘器、温度计、空调等设备，达到档案库房“八防”标准的要求，并安排专款进行了一次彻底的杀虫，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全。增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。
【关键词】精细化 涉密 档案 管理者
精细化管理是细节观念的理论化、系统化、实践化,是细节观念在管理领域的升华。它使细节观念充分深刻地融入到管理之中,使细节观念充分、深入地在管理实践中发挥作用。时代需要精细化管理,精细化管理也非常适应当今的需要。在涉密企业里都存有大量不同密级的各类涉密档案,并随着企业生产的发展,规模的扩大而不断产生更多不同价值的涉密档案,在当今的信息时代,先进的技术和计算机网络为收集和使用各类档案信息提供了方便,同时也增加了内容敏感的涉密档案管理的难度。使用互联网、电话、手机、传真机、复印机等办公自动化设备,稍有不慎,就会导致泄密,给国家和企业带来隐患或不可弥补的损失。因此,如何加强涉密档案的管理是每个涉密企业的重要工作之一。细节决定成败。我们公司在涉密档案管理中实施精细化管理,科学地维护和利用了涉密信息、档案,为国家和企业创造了潜在的价值。
一、宣传保密教育,树立涉密档案精细化管理理念
对企业全体员工进行普法保密教育,宣贯《保密法》。保密是每个公民应该履行的义务,尤其是对涉密档案管理者。因其特殊的工作岗位和身份,了解企业涉密档案内容较多,企业涉密档案有无失泄,跟档案管理者保密责任有着重大的关系,直接影响到企业保密工作的好坏。因此,要对涉密档案管理者及承载场所和载体进行精细化规范,统一管理,定期培训保密法律法规,学习《档案法》、《国家秘密管理规定》、计算机、网络保密防范技术知识,了解各类涉密档案的保管和利用,各种密级档案及其知悉范围,要懂保密,会保密,善保密,努力提高通过计算机、网络等介质泄密的识别能力和防范处置能力,可以通过保密知识手册、知识竞赛、宣传栏、组织观看泄密案例教育片等形式对档案管理者进行保密教育和保密提醒,增强保密意识,提高敏感性和责任心,在工作中自觉遵守保密原则,时刻牢记“敌人就在你身边,泄密就在一瞬间”。用高度的保密意识和理念,及时发现泄密隐患,堵塞泄密漏洞。用严谨的工作作风把守住企业的每个秘密。
二、精细涉密档案管理制度
对制度的行为要求,执行责任,操作程序,监督措施等方面进行细化完善,以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等,使涉密档案管理工作有制度可依,有章可循,同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错,减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、u盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度,各类涉密档案根据密级的不同,按照国家密级保管要求(秘密级10年,机密级20年,绝密级30年)制定不同的管理措施,办理相对应的登记审批手续,任何个人都无权私自存放、使用涉密档案,涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档,不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因,尽快补救,减少损失。这么多年来,我们公司从无发生涉密档案失泄事件,多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。
三、精细责任
人是有责人感的,只要环境适当,人们不仅会承担责任,而且还会追求责任,愿意在工作中发挥自己的聪明才智和创造性。企业建立保密责任制,从公司领导到档案管理人员,层层签订保密责任书。替代压制性管理,推动管理者自觉完成担负的责任。我们公司采取责任双方共同签订的方式,上一层履行监督管理职责,下一层向上一层负责,形成一张“横向到边,纵向到底,一级向一级负责”的保密责任网络。可以“按图索骥”进行责任监督,责任考核和责任追究,做到“层层签订保密责任书,事事明确保密责任人,谁出问题谁负责”。用制度约束、监督,将安全保密责任转化为岗位操作规范,尽量减少知悉者的弹性空间,将对涉密档案人员的管理纳入考核,建立职责考核记录,一方面对考核记录不好的管理者进行保密提醒,扣发保密津贴,对记录好的给予奖励;另一方面注重分析履行职责不力的原因,引以为戒。奖惩分明的实施提高了管理者履行保密职责的能力,增强保密意识。公司对涉密档案各环节的管理制度化,标准化,责任到人,进行系统管理,做到未雨绸缪,防范未然,最大限度地杜绝泄密事件的发生,使国家秘密得到有效保护。
四、精细日常管理
1档案管理范式的界定范式
问题是现代科学研究与社会实践首先必须解决的重要基础性问题。其重要性在于，范式决定着科学研究与社会实践的方向、路径与成果的取得。尽管如此，对于什么是范式？如何表述范式？至今没有一个统一的结论。作为范式问题研究的核心人物，托马斯•S•库恩在《科学革命的结构》一书中对“范式”给出了不同的表述，如“范式就是一个公认的模型或模式”，是科学共同体“普遍承认的科学成就”，并且是“一定时期内进一步开展活动的基础”，是“科学集团所共有的信念，是指导具体消除疑点的范例”等。基于库恩的思想，从管理实践的角度出发，我们似乎可以把管理范式理解为：管理范式是指导和规范管理思维与实践的一种路径或模式，管理范式提供了管理思维与实践的基本工具，包括管理理念或管理理论、管理机制、管理实践路径与方法等。管理范式是个有机体，其中既有思想、思维层面的东西，也有实践层面的内容。两部分内容有机统一组成了支撑管理实践的精神内核与实践手段。其中，前者体现了管理的价值取向与思考问题的逻辑基础，规定着后者的选择。后者是实现前者的基本载体，是实现前者的现实“工具”。具体到档案管理范式，其所要解决的是档案管理的出发点、社会责任及其实现的有效路径问题。作为社会实践之一的档案管理，其存在的合法性基础———公共性的体现决定了其公共管理范式的基本内涵，即档案管理必须奉行人本理念（以人的生存与发展为本），将满足全社会各类组织与个人的档案需要作为自身工作的基本出发点，从促进社会全面发展和最广大人民生存与发展质量普遍提升对档案信息资源的需要出发，通过实施开放战略，利用各种社会力量推动档案信息资源建设与档案信息资源开发实践的开展。
2公共管理范式———现代档案管理的基本范式
2、1公共管理范式的档案意蕴在前资本主义社会，档案工作的非独立性或依附性———对政治的依附决定了档案工作的基本功能被定位于“资政”，其范式表现为政治工具性，即档案工作被作为统治阶级进行阶级斗争的工具。档案的种类单一、数量有限。档案对社会是不开放的，服务对象限于统治阶级内部，档案工作呈现明显的简单性。进入资本主义社会，档案工作取得了独立性，档案工作作为一项社会事业出现在社会实践领域。同时，档案利用权作为人的一项基本权利被确立下来，档案工作范式实现了首次转型，即由政治工具转为社会服务性。这一时期，现代基本档案管理制度诞生了，如档案开放制度、信息自由权法案等。随着资本主义各项事业的发展，档案的内容越发丰富，数量激增，社会对档案的需求量也大幅度增加，档案服务的复杂性明显增强。随着信息技术的广泛应用，档案管理的信息化程度明显提升，档案服务的网络化程度不断提高，服务效率与便捷性明显增强。后发的社会主义社会所追求的最广大人民自由全面发展本质决定了我们的档案管理范式必须以公共性为基础，立足于最广大人民的自由全面发展，从经济、政治、文化、社会建设发展的现实需要与未来发展趋势出发，从广大人民追求个性化生活的现实与未来需要出发，进行档案信息资源建设和档案服务体系建设，最大限度地满足社会档案需求。现代档案工作的社会公益性决定了其范式的公共管理性，即基于最广大公众，包括各类社会组织与个人的现实与潜在档案需求进行档案信息资源建设，提供全面、充分的档案信息服务。为了理解公共管理范式的涵义，我们有必要对公共管理的档案意蕴作必要的阐释。“公共管理”一词对档案管理的意蕴体现在：首先，档案管理是一种管理实践。既然是管理活动，就必须遵循管理活动的一般模式，即档案管理必须有自己的理念和与理念相适应的管理机制、原则，必须有规范的工作程序，必须有明确的目标追求，必须有可行的工作评价体系。特别重要的是必须有开放的工作心态来应对社会环境变迁给档案管理带来的影响，并从环境提供的可能性出发调整档案管理对策，推动档案服务水平的提升；其次是现代档案管理的公共性。“公共性”强调的是工作出发点与工作目标的公共责任与公共价值问题。这里的“公共”指的是社会各类组织和最广大人民。作为一项社会公益事业，档案管理承担着为全社会提供公共产品与公共服务的责任，这里的公共产品指的是为社会实践的开展提供档案依据和为公民个人维护自身利益提供档案证明，公共服务指的是为社会实践提供参考、咨询乃至为个人休闲提供素材的档案信息服务。档案公共管理范式最终要解决的问题是档案资源体系建设以及档案信息资源服务的全面性问题。前者要求我们扩大现行的档案资源建设视野，将反映现实社会经济建设、政治与社会管理建设、文化与教育建设、环境建设，尤其是反映社会思想观念变迁、社会结构变化、广大人民自身各方面建设历程及其所取得的成果的档案文献收集到公共档案部门中来，满足社会全面发展对储备档案信息资源的需要；后者则要求我们在完善服务理念的同时，丰富档案信息资源服务渠道与方式，为社会提供多元化、便捷、高效的档案服务。公共管理范式要求我们用公共性诉求指导和规范档案管理实践，使公共性成为档案管理的基本精神和价值追求，实现公共性成为档案管理实践的基本特质与目标追求。为此，应从公共性出发来选择和设计构成档案管理范式核心内容的档案管理理念和档案管理机制。
2、2公共管理范式的理念基础在档案管理理念方面要确立公共责任理念、全面发展理念和公平服务理念。
2、2、1公共责任理念社会责任是档案管理存在的基础，是档案管理发展的内在动力，履行社会责任是实现档案管理合法性的基本前提。现代档案管理的社会责任无论是责任范围还是责任程度都明显有别于传统档案管理。就责任范围而言，传统档案管理承担的主要是政治责任，现代档案管理承担的是全面的社会责任，包括促进社会事业发展的责任和广大人民发展的责任，前者包括经济责任、政治责任、文化责任、社会责任，后者表现为为最广大人民的全面发展提供档案信息保障的责任。就责任履行程度而言，现代档案管理承担着越来越大的责任，表现在所需提供的档案信息门类不断扩展、数量不断增大、系统性越来越强、时效性不断增强、成本相对低廉、便捷性不断提高等。
2、2、2全面发展理念档案管理应立足于社会各项事业的全面发展需要来进行档案信息资源建设和档案信息服务，而非针对传统的政治与行政管理、历史研究与编史修志等服务领域来展开档案信息资源建设与信息服务。在具体工作对象上，应面向最广大人民，而非传统的政府工作人员、研究者的需要展开档案管理工作。为此，要求档案管理将服务范围扩大到整个社会各项建设事业。后者则是社会主义社会的本质诉求———以保障和促进最广大人民全面发展为基本宗旨的国家与社会建设目标要求将满足最广大人民工作和生活对档案的需要作为档案工作的基本出发点与根本目标。
2、2、3公平服务理念公共服务均等化是公共性的本质诉求。作为公共服务的组成部分，档案服务均等化旨在消除档案服务中的歧视现象，即档案管理必须严格执行档案开放制度，对应该开放的档案适时开放，并允许各类社会公众基于自身需要自由地利用。在向公众提供开放档案服务时，必须遵循同样的原则、政策与标准，不搞差异化服务，即使是档案信息的核心利用群体，也不可以享有特别权利。面向公众个人提供档案服务的标准与面向社会组织提供档案服务的标准应是同一的，在具体服务过程中，对各类利用者提出的利用要求或限制必须是等同的。对于暂不不开放的档案，除了国家和社会管理的特殊需要外，对中外各类公众一律拒绝提供利用服务，不可以搞内外有别，尤其是限制国人利用，而对外国人给予特权的做法。
2、3公共管理范式的机制选择公共管理范式要求档案管理选择开放机制、互动机制和公众参与机制。
2、3、1开放机制这里讲的开放是档案管理工作本身的开放，即档案管理思维与实践的开放。开放机制的实践意义在于：通过开放，解决档案管理思维与实践视野的社会化，将档案管理融入社会发展体系之中，从社会发展和人的发展的角度出发审视档案管理，把握社会发展变化的脉搏，不断拓展档案管理思维的视野与着力点，破除档案管理思维与实践定势，拓展档案管理实践空间，完善档案管理实践运行方式与方法，为档案管理合法性的实现找准支点，为档案管理实践的发展提供动力源，为完善档案管理对策提供机制保障。长期以来，封闭性成为制约档案管理取得突破的瓶颈因素。档案管理无论在资源丰富性建设，还是服务方式与手段的现代化建设，特别是档案信息网络传播方面取得的进展十分有限。导致这种情形的根源在于档案部门的自我封闭导致档案部门无法充分利用社会资源来拓展档案工作思路，无法整合社会资源来提升档案管理解决自身发展问题的能力。
1 统一认识，是做好档案管理工作的基础
统一档案工作的认识，形成齐抓共管的合力，是搞好企业档案管理工作的前提和保证。
1、1 搞好档案管理工作，是企业的职责所在
公司成立以来，一直高度重视档案管理工作，认真贯彻执行国家《档案法》和相关规范、办法和标准，不断提高档案工作重要性的认识，增强搞好档案管理工作的自觉性。我们结合公司工程建设的实际，在统一认识上，主要树立了四个强化、四个增强的认识理念和责任意识。一是强化档案功能意识，增强搞好档案工作的自觉性；二是强化档案法律意识，增强搞好档案工作的严肃性；三是强化项目法人职责，增强搞好档案工作的责任感；四是强化工程项目的特殊性，增强搞好档案工作的使命感。认识上的深化和高度统一，构建了健全的档案管理组织机构和从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的档案管理体系；形成了分工负责、群策群力、齐抓共管的工作格局。
1、2 工程项目的特殊条件，是搞好我司档案管理工作的重要缘由
我司承担的工程项目所处的条件和建设成果的确具有特殊的内在要求。一是工程环境特殊。工程處于正建的三峡工程库区，工程建成后运行工况变化很大，要经受三峡工程运行调度不同水位的影响和考验，需要翔实的工程档案资料见证，并利用档案资料及编研成果指导工程维护管理中出现的各类问题；二是工程区位特殊。工程处于涪陵主城区沿江城市变迁口岸，工程建设使沿江城区面貌发生了历史性的巨变，需要档案资料记载；三是工程结构特殊。万里长江第一堤是透水性结构，乌江二桥工程是亚洲第一座大跨径、高低塔、单索面斜拉桥等，工程设计和建设成果，具有借鉴、探索的创新价值，需要完整的档案资料记录工程建设和运行管理变化过程；四是建设管理特殊，两桥工程是涪陵首次采用BT建设模式融资建桥，把经管型法人功能成功用于公益性工程建设的创新模式。上述工程项目的特殊条件，赋予了我们搞好档案工作的特殊使命。要求档案资料的收集、整理、制成、归档必须完整、准确和系统；必须建立健全门类齐全、结构合理、内容翔实的馆藏档案体系；真实的记载和写照工程建设成就，区域变迁历史，使档案信息资源充分发挥开发利用价值。
公司档案管理工作就是基于以上的认识理念和职责缘由，得以统一认识和高度重视。
2 抓住重点，主攻难点，是做好档案工作重要保障
工程建设档案是工程建设成果的重要组成部分。资料收集涉及面广、难度大、管理工作任务艰巨。因此，我们把工程档案管理工作列为档案工作重中之重的难点，加强管理，确保质量。主要实施了三项管理基础工作：
2、1 加强职责管理
实行项目法人责任制，把档案管理工作列入年度计划、五年规划；列入了年度目标管理责任书，纳入了工程建设管理任务，实行主管牵头，分管负责，处室承办的责任体系，年初下达任务，年中检查，年底考评，实行奖惩。形成统筹安排，分工负责，协调配合，齐抓共管的工作机制。
2、2 加强程序管理
实行工程档案与工程建设同步实施，做到阶段工作同交底，同布置，同检查，同验收。狠抓了三项管理程序。
2、2、1抓好事前布置（召开技术交底会）。在工程开工建设前召开设计、监理、施工、质监等单位的技术交底会，把工程档案资料管理的收集、整编、验收、移交的相关要求，一并交底布置，让参建单位明确任务，落实职责。
2、2、2狠抓过程管理。在施工过程中严把六项工作环节。即：工程设计、工程招标、合同管理、工程质评、工程结算、财务收支等六个工作环节，规范档案资料的收集、整编工作。
2、2、3严格验收管理。一是严格档案中间验收。在工程质量验收、阶段验收和交工验收前，由档案专（兼）职人员会同相关处室，按照档案资料收集整理的规范规定和要求，对档案资料的完整性，整编的规范性进行检查验收，合格后才能进行工程验收和工程结算；二是严格移交鉴定、鉴证制度。落实档案移交责任制，完善移交清单，规范移交程序，提高归档质量；三是严格竣工专项验收。在工程竣工验收前，对项目档案进行全面清理、整编，按照《重点工程项目档案验收管理办法》完成各项验收程序，通过档案行政主管部门专项验收后，完成建设主管部门进馆档案验收移交工作。
2、3 加强业务管理
为确保档案工作质量，我司积极开展了档案管理业务培训，提高档案人员从业素质，切实履行档案管理职责。公司设立了档案管理科，配备了专（兼）职档案管理人员15名，每处室1-2名，从事档案资料的收集、整理、归档和开发利用工作；积极参加市、区档案主管部门主办的培训和考察学习活动，适时举办档案培训班，深入施工单位，监理单位贯彻档案法律法规，开展现场指导培训、帮助施工单位做好档案资料的收集、整理、归档管理工作，打牢工程档案验收、移交的各项基础工作，提高专（兼）职档案管理人员的从业素质，适应档案管理工作需要。
3 发挥档案的再生价值，是档案工作最终目标
工程档案的开发利用为工程建设管理和完善基本建设各项程序发挥了明显的效益，在工程运行管理和社会服务功能方面还将发挥巨大的效益。
3、1为防护工程竣工验收提供了大量的政策性和业务性文件资料和试验研究成果。为工程竣工现状设计复核的编制和工程竣工安全复核、防洪校核提供了档案资料，设计单位出具的施工设计复核成果得到市级主管部门的批复，涪陵防护工程得已顺利通过竣工验收。
3、2为防护工程移民专项验收审计提供了大量的库区政策性文件资料、移民资料、征地补偿资料、工程设计审批资料，编写了审计说明，得到了国家审计署和国务院三建委对防护工程移民基础设施费、地方自筹等资金的合理使用予以认可，完成了移民专项审计程序，顺利通过了国家移民专项验收。
3、3为工程稽查、审计提供了完整的工程设计、工程施工、工程招投标、工程概（预）算、工程竣工结算和财务决算资料，完成了各项基本建设的稽查、审计程序，得到了好的评价。
3、4在社会服务功能方面，由于具备较为完整、丰富的馆藏档案资料，将对区域经济发展，库区泥沙淤积、运行调度，防洪标准、移民拆迁等规范性文件的制定提供原型监测、分析成果，发挥档案管理的巨大效益。
4 存在的主要问题
4、1重点工程档案资料管理制度不健全，职责没有落实到位。目前，参建单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立重点工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然制订有，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处上，造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设单位领导档案意识不强，对档案工作认识不足引起的，日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓形象工程，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作，某些档案工作人员，因没有工作压力，往往处于一种应付状态。另外，档案行政管理部门忙于各项业务工作，对重点工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对重点工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，重点工程档案专项执法检查工作没抓起来。对一些建设单位在档案资料管理上违章操作也有一定影响。
4、2管理经费投入不足，保管条件较差。在各重点建设项目单位中，只有少数几个单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案六防措施上更是难以落实，特别是防盗、消防措施大部分建设单位，没有独立资料室，往往是和工程人员办公室合二为一进行使用，这样虽然看起来查找利用档案资料很方便，也节省了房间，其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要因为受重点工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑，认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要表现上能应付过去就行了，没有从思想认识上去重视。另有一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。
4、3管理人员专业知识不强，业务水平不高，管理欠规范。目前，重点工程档案资料管理人员只有少数 是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。因而，有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间，甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿，也没按规定办理利用登记手续，往往容易造成工程资料损坏遗失。鉴此，可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱，在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。
5 加强重点工程档案管理的对策
5、1 统一思想，提高认识，加强领导
一是加大对《档案法》及相关档案工作法规的宣传力度，增强各级领导干部的档案意识，促使领导干部和各职能部门都形成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好重点建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。二是主动参与，切实领导。公司综合档案室要加强和区档案局有关职能部门的联系，以国家、市有关重点工程档案管理法规为依据，争取参建单位领导对档案工作的支持，力争把档案局列入区重点工程建设领导小组成员单位，以便今后能及时从档案部门的角度对重点工程档案管理提出意见和建议，把加强对重点工程档案的领导落到实处。
5、2 建章立制，强化管理
一是将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核奖励办法之中，占一定分值。在对工程进度质量、投资控制、施工组织管理进行考核的同时，也对技术资料档案加以考核，使建设单位、施工单位在实际工程建设管理中，增强档案意识，做到密切配合，进一步加强对档案资料的收集、管理工作。
二是健全各项档案管理制度，建立和落实岗位责任制。各建设单位要不断健全和完善档案管理制度，把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时，建立内部管理激励机制，要像抓安全生产一样抓档案工作，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，建设单位对项目档案管理做到年初有计划，年终有总结，严格考核，奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
【关键词】基层档案；制度规范化
档案是依据、是资源、是财富。基层档案是档案工作中的一个重要组成部分，通过基层档案可以真实再现基层工作的历史面貌。重视档案工作，对基层单位规范管理、提高工作效率具有重要的意义。作为市场监管局的工作人员，对市场监管档案管理要达到规范化、标准化、现代化水平，还有许多问题亟待解决。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，为各地特别是基层档案工作提供了依据，有力促进了基层档案管理工作的发展，为切实提高档案工作的质量和水平，现就在新常态下如何加强基层档案管理工作，浅谈几点看法。
一、强化组织领导，提高思想认识
加强领导，强化认识是做好档案工作的重要保证。基层应高度重视档案工作，必须将档案工作列入年度工作计划和发展规划，并应成立以党组副书记任组长，分管领导任副组长，各单位负责人为成员的档案工作领导小组，负责档案管理工作，以加强组织领导。档案工作领导小组要严格落实工作责任制，定期检查考核档案工作，纳入工作目标进行考核，保证各单位抓好档案工作的积极性。同时，档案工作领导小组根据人员变动及时调整、补充，要充满活力、朝气，最大限度地促进档案工作发展。
二、健全体制机制，完善设施配套
要高度重视档案工作的制度化建设和规范化管理。结合近年来基层档案工作实际，认真学习先进经验，建立健全各项规章制度，通过建章立制，全面细致地建立档案归档制度、档案工作制度、档案统计制度、档案管理人员职责、档案管理岗位责任制、档案员岗位责任制、兼职档案员岗位责任制、干部人事档案管理人员职责、图书资料管理制度、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度等制度。同时要不断加大对基层档案工作的资金和人力、物力的投入力度。加大档案基础性投入建设，规范标准化档案，应实现“办公室、阅档室、库房”三室分离规范化布置。档案室应购置铁质档案柜和必要的“九防”设备，密集架、计算机、打印机、复印机、投影仪、放像机、风扇、照相机、录相机、VCD机、电视机等硬件设备，保证档案管理工作的规范化和科学化。
三、加强队伍建设，提高服务水平
近年来，基层档案工作业务水平不高、管理混乱，针对此问题我们应狠抓业务培训，一方面鼓励档案工作人员立足本职岗位，在学中干，在干中学，多钻研多攻关，在实践中求得真知。另一方面积极地“走出去”，选派高素质的档案工作人员参加上级业务部门组织的档案管理培训和实地学习考察外地档案管理的先进经验和做法。定期举办档案工作经验交流会，利用会议认真学习档案工作的相关法律法规、学习先进的工作方法、肯定成绩总结不足。同时，应订阅各类机关报刊杂志，以保证管理人员的水平与时俱进，不与时代脱节。
四、加强日常管理，做好基础工作
基层档案管理工作应实行集中管理，平时立卷，次年初进行归档管理，整理符合国家标准要求。编制各种门类、载体的档案目录和资料目录，编辑重要文件汇编、全宗介绍、档案利用情况说明、本机关大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题概要参考资料。组织相关人员健全档案室内各类登记册、簿、单、表。按要求规范手续，及时登记，主动提供利用服务，积极开展档案宣传工作，利用效果显著。加强日常管理，定期进行安全检查、卫生扫除、温湿度监控、鉴定销毁等规范性工作。
五、推进计算机管理，提升信息化水平
现代科技的飞速发展对档案管理工作提出了新的课题。实现档案工作的现代化、信息化、智能化不仅能够提高档案工作的效率，更能够提高档案的利用效果。近几年，基层档案工作应以信息化、智能化建设作为工作重点，加大投入和培训，增加硬件建设投入力度，应购置适应现代化要求的计算机、打印机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、DVD机、电视机等现代化信息设备。同时加大对工作人员的技术培训，目前，基层档案工作人员应掌握基础的现代化档案管理技术，并能基本实现档案电子化存档管理和检索查询，以适应现在化档案工作的新要求。
在新常态下做好基层档案工作，关键是适应新常态。档案是历史的真实记录，是各项事业发展的基础。不重视档案工作就是不重视历史，就是没有远见，就不会有制订政策和执行政策的连续性。切实加强基层档案工作的发展，是新时期档案事业发展的需要，也是《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《档案法》的要求。
一、注重档案规范化管理
在思想上要提高认识，明确档案管理规范化的流程，根据本单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。并严格遵循各项制度措施，努力提升档案管理工作水平。
（一）明确目标。单位领导要加强联系，密切配合，根据本单位实际，结合档案管理和档案资料使用需要，制定明确的档案管理目标。例如，明确管理人员的工作目标，明确管理制度目标和档案数字化处理所要达到的目标。并在这些目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度得到有效落实。进而有效约束管理人员各项工作，让他们更好履行职责，促进档案管理规范化。
（二）做好规划。根据档案管理目标，以实现档案规范化管理为目标，做好规划工作。举办各种形式的宣传交流活动，增强档案管理意识，增加资金投入，注重信息技术应用。并制定档案管理的长期和远期规划，对完成较好的单位和个人采取奖励措施，对没有达到管理目标的采取惩罚措施。
二、健全档案规范化管理措施
以推动档案管理制度化和流程化为目标，制定健全完善的管理措施，严格规范档案管理各项活动，避免工作上出现疏忽，让档案管理活动有序进行。
（一）完善制度。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。
（二）明确责任。建立并落实责任制，明确档案管理人员职责，让他们在职责范围内开展工作。并且管理人员要增强责任意识，遵循《档案法》和档案管理规章制度，做好职责内的每一项工作，有效提升档案管理水平。
（三）奖惩激励。建立奖惩激励制度，让管理人员有效遵循管理制度，增强他们的责任感，提高他们的管理水平。例如，对档案管理到位、水平高的单位和和个人实施奖励，对没有遵循制度措施、管理工作不到位的采取惩罚措施。
三、注重提高管理人员素质
?C合采取有效措施，促进档案管理人员素质提高，健全管理培训措施，让他们有效遵循管理流程和制度措施，为档案管理水平提升贡献自己的力量。
（一）引进人才。充分发挥优秀人才的作用，相关单位要结合档案管理需要，以实现档案规范化管理为目标，引进专业知识扎实、管理技能强的工作人员。进而充实档案管理队伍，为有效开展档案管理的各项活动奠定基础，储备优秀的人才资源。
（二）加强培训。以提升档案管理人员素质为目标，构建完善的管理培训措施，明确管理培训目标，更好约束和规范管理人员。加强培训工作，采用讲座、专题学习、课堂授课、参观学习等形式，让档案管理人员深化对理论知识的学习，努力提高管理工作水平，不断积累经验，适合档案管理需要。另外还要加强学习，提高法律意识、责任意识、道德水平，增强对管理工作的适应性，促进档案管理规范化。
四、加强档案管理监督巡视
相关领导要提高思想重视程度，严格落实各项制度，加强巡视和检查监督，及时发现并改进存在的不足，有效规范档案管理各项工作。
（一）健全制度。以提升档案管理规范化水平，有效约束和规范档案管理工作为目标，健全监督巡视制度。合理配备工作人员，明确工作人员职责，让他们有效规范管理活动。根据规章制度和管理规范流程，严格执行和落实巡视监督制度，定期和不定期对档案管理工作开展巡视。要让管理人员明确职责，加强管理，严格遵循相关制度措施。对可能出现的问题，应该及时采取完善措施，从而弥补可能存在的不足，让管理流程更加规范化，管理措施更为有效地执行和落实。同时还要建立有效的巡视监督汇报制度，让负责人汇报自己的工作，做好整改工作，防止档案管理过程出现疏忽，推动档案管理工作水平有效提升。
（二）巡视检查。通过巡视检查能够掌握档案管理基本内容，更为全面地了解现状，进而改进存在的缺陷。巡视过程要严格遵循规范要求进行，确保档案管理严格按照管理流程进行，进而努力提升管理水平。要查看卷宗处理、档案编号是否准确，确保档案资料齐全，对存在的不足及时改进。查看档案数字化处理是否到位，保证数据库资料完整，目录和资料齐全，方便档案资料查询。同时还要注重档案资料巡视和检查，重视数据库更新和升级，提高数据库综合性能，进而有效提升档案管理水平。