摘 要 人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性、权威性、流动性等的特点。当今社会，人才的流动性增强，部分大学生认为人事档案并不重要，出现了很多“弃档”“断档”现象，这样的行为为自己以后的发展设下了“拦路虎”。
关键词 大学生 档案管理 误区
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备考查的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。随着社会的发展，人才的流动性日益加强，部分大学生认为人事档案并不重要，因而出现了很多“弃档”“断档”现象，殊不知，这样的行为为自己以后的发展设下了“拦路虎”。
一、学籍档案和人事档案的关系
大学毕业生档案是指通过参加全国统一考试并被录取和顺利完成学业的大中专院校学生的档案，包括学籍档案和人事档案两部分。
毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。
二、大学毕业生档案管理的现状
我国的人事管理实行用人单位直接管理职工档案和县级以上人才市场人事档案双轨制。有资格保管人事档案的用人单位有：国家机关 、全民事业单位、国有大中型企业、当地政府人事部门所属的人才服务中心等。
对于升学和找到就业单位的毕业生，档案直接转递到所就读学校和用人单位的相关部门，而毕业生所就业单位不符合保管档案条件或不愿保管员工档案的，以及未就业即在毕业离校办理派遣手续时，尚未落实就业单位，根据毕业生本人意愿，依据《人国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》，将档案及户口转至其入学前户籍所在地人才交流中心要接收其人事档案，公安部门为其办理落户手续。
另外，允许少数学生如支援西部建设的志愿者把档案、户口留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。
三、大学生对档案管理的认知与处理的误区
从目前的情况看，大学生对学籍档案与人事档案二者间的关系认识并不太清楚，尤其是对人事档案的认识和处理方式，还存在着诸多误区。这主要体现在以下两个方面：
一是档案不交人才交流机构托管。国家相关政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。这N认识对大学毕业生的个人发展有着极不利的影响。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其档案记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。学校免费保存的只是学籍档案，不是真正发挥作用的人事档案。
二是档案无用。目前，随着人事制度改革步伐的加快、社会就业方式和就业渠道的日益多元化，人们对档案的重要性的认识在日渐减弱，档案无用论日益泛滥，丢档、弃档现象屡屡发生。很多人认为人事档案没有用处，一些人干脆弃档，将档案丢在学校、人才市场或放在自己手中。
四、档案管理不善的危害及补救
遗失人事档案，或人事档案不能得到有效补和更新，会对个人的生存与发展带来许多麻烦或损失，主要表现在以下两个方面：
一是影响个人利益。在办理社会保险、领取失业金、养老金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额和一系列有关事项。
二是影响个人的职场发展。毕业生的职称、调动、深造、出国等人生大事，都依赖人事档案的支撑。如，大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动，才能在未来领取养老金等，未办这个手续，无法评职称，无法调动。
如果出现“弃档”“断档”，目前可以采取的补救措施有以下几种：
1、“口袋档案”（自己保管的档案）主人要尽快向人才服务机构咨询，若档案袋被私自打开，里面的资料就得经相关部门核实，若档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认。
2、“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交。
3、对于那些不知档案在何方的，则可以向学校、原户籍所在地的人事部门及第一份工作的用人单位咨询。
1系统架构与技术分析
1、1系统架构
系统是基于Web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层B/S(Browser/Server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。
1、2技术分析
本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用B/S体系结构。
在客户端运行浏览器,提供用户接口,负责产生用户的请求,并接受WEB服务器传递的WEB页面数据;WEB服务器接收请求,将其转换为数据库服务器能识别的SQL语句,传递给数据库服务器,数据库服务器执行后将结果返回给WEB服务器,WEB服务器将结果生成浏览器识别的格式返回到客户端的浏览器上。由于采用互联网的相关技术,B/S结构的系统开放性好,易维护、易扩展。客户端浏览器只跟WEB服务器交换数据,数据安全性比较高。
2系统需求分析
针对于日常的毕业生档案管理流程,该系统需满足以下需求:(1)毕业生可以通过网络很方便地查询自己的毕业档案去向等情况,不受地域和软件的限制。(2)学校毕业生档案管理人员能对毕业生档案的有关信息进行有效管理,包括档案存放、传递、接收等,能够对遗留学生的档案进行有效管理。(3)学校毕业生档案管理人员能够凭自己的权限在网上对该系统内毕业生档案进行添加、删除、修改,检索,打印以及管理者权限等操作。(4)系统稳定,实用,可靠,能够按要求备份数据库。
3系统功能设计
由于本系统是面向特定的对象,所以用户进入系统先应该进行身份验证。根据不同的用户,进入到不同的管理界面,完成相应的功能。
系统的功能模块划分如下:系统主要由用户登录、系统管理、档案管理三大模块构成。其中系统管理和档案管理是本系统的中心模块。系统管理包括:用户管理、权限管理、数据维护管理、日志管理、系统辅助管理等主要功能。档案管理包括:基本信息管理、毕业信息管理、档案转递管理、遗留学生信息管理、打印功能、检索功能等。
普通用户实现的功能包括两部分:毕业信息提交及档案去向查询功能。而系统用户实现的功能则包括以下几点。
(1)系统管理功能:①添加删除用户以及密码的设置与修改;②用户管理:系统支持多级权限管理。系统管理人员可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理;普通用户仅限于档案去向查询;③信息维护:毕业生生源数据库的维护——按年度,每年一个毕业生生源数据库,进行毕业生生源数据库的汇总与修改;打印方式的维护——根据机要档案交接的需要,按毕业生档案机要转递去向的不同,能够分别打印发往外省、市的,本市、区的,本地人才服务中心的等档案机要交接单;④日志管理:系统日常使用记录,包括:用户名、IP地址、使用时间及使用的相关记录;⑤系统备份功能:系统数据按要求进行备份。
(2)毕业生档案管理功能:信息管理功能:提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改,进行相应的数据编辑,以及毕业信息的审核,编辑;检索功能:对于系统用户,能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索;对于普通,能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索,对毕业生档案信息进行查询,检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号;打印功能:将档案转递情况WORD文档表格的形式打印并予以留存。
4数据库设计及系统实现
4、1数据库设计
根据高校毕业生档案管理的工作流程,依托网络,毕业生档案管理系统要处理的信息主要包括:(1)毕业生个人情况信息:学号、姓名、性别、专业名称、民族、身份证号、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等;毕业生就业信息;(2)就业单位、单位所在地址、派遣时间、毕业去向、派遣报到证号、就业状况;(3)档案转递信息:档案处理情况——含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间——毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码——高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号——档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执——由高校学生档案管理部门随档案转出,用人单位或人事部门收到毕业生档案后寄还的档案接收单据,这是毕业生档案归属的凭据;(4)遗留学生档案信息:学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。
由于涉及到的数据量不大,所以采用了access数据库,设计完成了用户表、档案转递信息表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表。
4、2系统实现
本系统基于平台开发,用2005作为开发环境,界面设计采用了Dreamweave,IIS作为Web服务器,数据存储采用Access,通过编程实现了系统的功能,系统中涉及的关键技术有:数据库连接、条件查询、备份数据库等,由于代码较为冗长,在此不一一赘述。
【关键词】高校毕业生；档案；存在的问题；管理
一、毕业生档案管理工作中存在的问题
（一）大学毕业生对档案重要性认识不足。随着劳动、人事制度改革的深入开展，大学毕业生就业由原来的国家统一分配变为公开招聘考试录用，学生与用人单位之间实行双向选择，用人单位由被动接收转变为主动择优录用。许多大学毕业生选择通过简历包装进行自我推荐，通过个人素质及其外在表现实现就业，档案作用有所弱化。那些未及时落实单位的大学毕业生，四处奔波找到理想工作是首要任务，到毕业生就业主管部门报到后，大学毕业生档案是否到位也不再过问。由于大多数高校毕业生对档案重要性缺乏了解，不够重视，甚至有的毕业几年了，档案还在学校或毕业生就业主管部门处存放。还有部分毕业生毕业后一直自己保管个人档案，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。特别是在非公有制企业就业的大学毕业生，就业后更是对档案持“无所谓”的态度。高校毕业生不能认真正视个人档案问题，既增加了档案管理部门的压力，又使个人权益不能及时得到保障，最终利益受损的还是毕业生自己。
（二）档案多头管理造成局面混乱。1988年，中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担人事档案的管理工作。《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）第一条：“健全流动人员人事档案管理体制。流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。”但是由于历史的、体制的原因，派回原籍的师范类毕业生和非师范类毕业生档案就由教育和人社部门分头管理，而且现在很多部门都在公开或私自管理大学毕业生档案，除人社部门所属的人才服务机构外，失业管理部门、劳动保险机构、一些社会团体也在管理，国企在管，私企在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，大学毕业生不知道档案该转交到哪些部门管理，不少私人企业、社会团体、中介机构也难以按照档案管理规定妥善保管大学毕业生档案，甚至一些中介机构把保管大学毕业生档案当成了牟利的手段，并不惜恶意竞争。
（三）弃档现象越来越显著。随着我国政治经济体制改革深入开展，人才流动和人力资源竞争愈演愈烈，异地就业现象已是非常普遍，致使许多大学毕业生与个人档案天各一方，造成了一大批“弃档族”。特别是那些打破“看档招人”这种传统思维定式和招聘套路的非公有制企业，在招聘员工时更注重能力考察而非个人档案，加之没有保管干部人事档案的权限，到这类单位工作的大学毕业生无奈只好弃档。还有一些没有找到稳定工作或工作不理想的大学毕业生，他们长时间为生计打拼，根本无暇顾及档案，慢慢也成了“弃档族”。至于那些跳槽、异地求职，以及自费出国留学、办理移民手续等的大学毕业生，也因种种原因最终选择了放弃个人档案。这种人档分离的现象，对大学毕业生档案管理工作提出了新的更大挑战。
二、加强毕业生档案管理工作的对策建议
（一）切实增强毕业生的档案意识。学校要切实负起责任，加大宣传教育的力度，从抓思想入手，通过开设毕业生就业指导讲座，使他们认识到档案的重要性，树立正确的档案信息观、价值观。在大学生毕业离校前，要向学生讲清楚人事档案的重要意义，告知他们在离校后应怎样办理报到、改派等就业手续，并积极协助毕业生就业主管部门做好人事档案的转移工作。作为管理大学毕业生人事档案的就业主管部门（人才服务机构），在学生就业报到时要向学生讲清楚个人档案的重要作用，并按照有关程序做好大学毕业生人事档案的转接。用人单位要按照相关规定要求为录用大学生及时办理人事档案转移，解决人档分离问题，同时也便于及时补充档案。毕业生应当慎重对待自己的人事档案，在毕业离校前，搞清楚自己的档案去向。一旦档案丢失，工龄计算、政审考察、转正定级、职称评定、入团入党及考研工作等方面都要受到严重影响。
1 加强学校对毕业生档案管理的重视程度
现阶段，学校毕业生档案管理部门对于档案管理工作时，对于管理工作存在一定的误区。在进行档案管理工作时，只负责保管，而不加强对档案准确性的负责。认为只要不将学生的档案丢失，在上级部门进行检查时，能够及时的进行外调和查档工作就可以了。但是，对于学生来说，档案记录着个人经历，并且对工作后的办理养老保险，考取公务员等，都要进行查阅档案。所以，学校必须加强对毕业生档案管理的重视。
2 规范档案材料的整理
首先组织人事 需要对毕业生档案材料进行分类的管理工作，使更加便利查找和存取的方式进行保管，同时组织人事 还要制定专门的工作岗位，把责任落实在人上，防止档案出现丢失和损坏的情况。具体保存方式，可以依据档案馆或组织人事档案室的一些方法。同时，在进行对档案文件进行整理时，需要工作人员保证档案的美观大方，在书写时尽量选择碳素墨水。同时，需要对工程不同阶段的档案文件进行按阶段归档，保证档案的合理有序。
3 加强对档案管理的创新工作
3、1 提高创新观念
进行毕业生档案管理的创新管理工作，首先就需要改变相关毕业生档案管理部门固有的管理看法，使其接受新的创新管理理念。通过对高素质人员的培养以及对相关工作人员的定期进行培训学习，使其可了解到最新的学生管理方式，紧跟社会发展的脚步，把所学习到的先进的管理理念运用到毕业生档案管理中，再结合毕业生档案管理的自身特殊性，制定一份先进的管理方案。通过对工程相关工作人员的综合素质的提升，建立一支具有高素质的专业档案管理队伍，不断吸取新知识，保持工程管理方式的先进性。另外，需要明确毕业生档案管理的创新管理具有紧迫性，每一份毕业生档案，就关系到毕业生的前途问题。同时也要树立正确的思想观念，积极的反思以往工作经验，不断通过对毕业生档案管理管理的创新，保持毕业生档案管理水平维持在一个较高的水平。
3、2 重视加强人才开发交流服务中心机构建设
进行创新管理，需要进行建设一个完整有效的人才开发交流服务中心机构，在其中对于相关部门的权利和责任进行明文规定，更加有效的保证了各部门联接工作，使其意见更够统一，减少对管理措施进行创新工作时的阻碍工作。有效的提升工作的管理效率，提高毕业生档案管理的质量水平。另外，对于人才开发交流服务中心机构中工作人员的选择，尽量要选择综合素质较高，实践能力较强并且具有创新意识的员工，使其能够制定出更为完善的管理措施。更为有效的保证了人才开发交流服务中心机构顺利运行，以及建筑毕业生档案管理的创新管理，提高管理水平与高素质人才投身管理实践中的热情。
3、3 建立创新管理机制
管理机制在毕业生档案管理施工中具有较为重要的作用，毕业生档案管理的管理工作人员，应积极的对相关管理机制进行创新管理。积极的引进外界具备现代化优点的管理机制。在管理机构内部，工作人员可提出一部分的激励档案管理人员进行创新管理的鼓励制度，提高工作人员对自身工作的热爱。
4 档案工作人员综合素质不高的问题以及解决措施
4、1 工作人员综合素质不高
进行毕业生档案管理的工作人员中，大多数缺乏专业知识。在开始工作之前没有经过系统的培训，综合素质不高，不了解毕业生的档案管理方式，同时不重视档案收集整理工作质量。极易导致最后造成整理的学生档案出现错误，严重不符学生实际情况等，对学生今后进入社会和工作，造成不良的影响。
4、2 加强人员综合能力的措施
4、2、1首先加强毕业生档案管理中专业人才管理，档案管理专业人员是保证毕业生档案管理工作的重中之重，作为整个档案管理工作的操控核心，要提升档案收集整理的质量，首先就要对档案收集整理的专业人员进行培训工作，保证这些参与档案管理的工作人员都具有极高的专业素质和正确的职业观。使其在进行收集整理或者是在进行检查档案工作时更有利。减少在工作时的失误。所以定期对于毕业生档案管理专业人员进行有效的培训工作已刻不容缓。
4、2、2其次提高毕业生档案管理专业人员的专业素质，建立相应的责任制度。保证毕业生档案管理工作的有效进行，提高相关工作人员的质量意识，对于毕业生档案管理专业人员的综合素质和工作积极性进行调动，使其增强其对工作的责任感和相关科学技术水平。使其具有准确率第一的观念，严格按档案管理标准进行工作，明确其工作职责。同时加强管理阶层对于工作人员的领导监督。
4、2、3保证人员具有较高的专业素养和综合能力。才能做到对毕业生档案管理工作的保证。只有毕业生档案管理工作人员具有进行施工的综合素质，并发挥自身所掌握的知识和技能的有利影响，就可有效推动档案收集整理工作的顺利进行，避免人的因素阻碍工作的进行，进而提高档案收集整理工作的规范性。
5 运用信息化技术手段
现如今社会的任何方面都越来越注重科技的投入，科技对于社会来说就是第一生产力，运用高科技的信息化技术手段，进行毕业生档案收集整理管理。修复在档案收集整理数据上出现的一些混乱性的情况，针对这点，必须在毕业生档案管理档案管理工作中，充分引入适当的信息化技术手段，促使其能够高效地参与到档案管理中来，进而为档案管理效率以及准确性的提升做出大幅度的贡献。
[关键词]高校毕业生；档案管理；对策研究
一、认识高校毕业生的档案管理
1、高校毕业生档案的内容
高校毕业生档案是指已经完成就读高校或者国家教育部所规定的学时和学分的学生个人档案。高校毕业生档案一般包括学生成绩单（学籍表）、毕业论文、实结报告、实习鉴定表、社会实践记录、高等学校毕业生登记表、党团材料、体检表、《全国普通高校本专科毕业生就业通知书》、奖励材料和处分材料等内容，主要内容是在高校就读时形成的各种记录文件。它录着毕业学生在校的生活学习以及社会活动等，是见证毕业生成长的历史记录。
2、高校毕业生档案的作用
高校毕业生档案是学生个人历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解一个人过去的学习和工作轨迹。高校毕业生档案的作用主要体现在为用人单位人力资源部门提供了解依据。高校毕业生档案作为劳动分工计算报酬和录取员工的依据，是为用人单位提供原始数据的各种记录信息。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。因此高校毕业生档案的管理工作对个人和社会的发展都具有重要的作用。
3、高校毕业生档案管理的现状
高校毕业生档案对个人的发展有重要的影响，档案管理工作要全面科学的进行，但是目前我国高校毕业生的档案管理存在服务被动化和管理主体多元化的现状。高校毕业生档案存放地的不确定性和本身具有的特殊性，导致毕业生档案存在利用的不安全性和被动性。为了档案存放的安全，需要做好便于利用存取的保护操作和规范的安全管理。高校毕业生档案的利用是查看毕业生的相关信息，因此要制定好毕业生档案规章制度和规范措施。
二、目前高校毕业生档案管理中存在的问题
1、高校毕业生档案管理技术落后
高校毕业生档案管理工作要有安排和计划地做好检查和督促，这就需要科学管理技术的支持。但是目前部分高校毕业生档案工作技术陈旧落后，管理模式仍停留在纸质管理层面，基础设施不够全面，不能很好的利用计算机科学形成电子化管理新模式。
2、高校毕业生档案管理意识有待加强
部分档案管理人员对毕业生档案管理工作不够重视，工作人员缺乏专业的知识，没有对学生进行档案管理知识的教育，也没有经常地对毕业生档案管理工作进行必要的业务监督检查。部分高校往往只重视教学档案的管理工作，而忽视了毕业生档案的管理工作，造成了毕业生档案管理工作中怠慢和懒惰的态度。因此，高校毕业生档案管理意识有待加强，应形成标准化和科学化的管理意识。
3、高校毕业生档案管理制度制定和执行不到位
高校毕业生档案管理缺乏排序和编目的规范性，高校管理机构在毕业生档案管理上缺少必要的制度和政策支持，在档案管理上没有制定相应的规章制度。部分高校即使制定了相关的管理制度，但是却没有落实到位，只是一句空话而已。高校毕业生档案管理制度制定和执行不到位的状况在部分高校普遍存在。
4、高校毕业生档案管理缺乏必要的定期跟踪监测制度
高校毕业生档案管理工作要定期督促和检查才能保证做好这项工作。由于现实社会的复杂多样，高校毕业生的档案造假情况时有出现，为了做好毕业生的档案管理工作就需要有相应的定期跟踪监测制度，提升用人单位对高校毕业生档案的认可度和毕业生的诚信度。
三、高校毕业生档案管理的对策研究
1、做好宣传和教育力度，加强档案管理意识
高校毕业生档案管理建设过程中，做好宣传和教育力度，加强毕业生档案管理意识。高校毕业生档案管理人员的素质直接关系到高校毕业生档案管理工作的质量，要重视工作人员素质的提升。高校毕业生档案管理人员要充分认识到高校毕业生档案管理工作的价值，具备良好的专业技术水平和过硬的业务素质，加强档案管理意识，做好档案管理的工作。
2、加强高校毕业生档案管理的网络化和科学化
随着计算机网络技术的广泛应用，电子档案的管理和归集已经成为未来高校毕业生档案管理的主要方式。高校毕业生档案管理工作应该快速适应科技快速发展的趋势，充分利用计算机资源，实现高校毕业生档案管理工作的现代化和信息化。
3、增强高校毕业生档案管理工作的规范化
加强高校毕业生档案管理的基础设施建设，是档案管理工作取得发展进步的基础条件。加强高校毕业生档案管理的规范化，建立整理、收集和归档制度，完善档案工作内容，加强高校毕业生档案管理工作的队伍建设。建立完备的监督管理制度，明确相关工作和责任，使得高校毕业生档案管理越来越规范。
四、结束语
高校毕业生档案管理工作中虽然存在一些问题和不足之处，但是随着社会各界对高校毕业生档案管理工作的对策研究和探讨，高校毕业生档案管理工作会得到更多的思考和重视。通过探讨和研究高校毕业生档案管理中存在的问题和解决办法，高校毕业生档案管理工作会逐渐建立起科学有效的管理形式。
参考文献：
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一、高校毕业生档案管理工作呈现的特点及产生的问题
一是高校毕业生数量多且连年持续增加。1997年我国高校招生制度改革，各高等学校不断扩大招生规模，高校毕业生数量也随之逐年增加。据统计，2001年全国高校毕业生114万人，2016年高校毕业生高达765万人。高校毕业生总量多且数量的快速增长，使得高等学校的档案管理工作量瞬间加大，以至于不得不临时凑人手、拉队伍，不少高校疲于应付。
二是高校毕业生档案管理相关工作时间上相对集中。由于高校毕业生工作的特殊性，高校毕业生档案管理所涉及到的学校档案整理、转出，地方接收档案、整理入库等工作，从时间上看相对比较集中，高峰期大致从每年的6月中旬到10月下旬。高校毕业生的档案管理工作在时间上相对集中，阶段性工作量突然增加，这一特点也无形增加了高校和地方档案管理部门在档案管理工作方面的压力。
三是高校毕业生档案管理工作信息化水平偏低。其一，高校档案管理部门在整理档案时依然采取文字标注信息的方式进行，费时费力，容易出错。其二，大部分高等学校在毕业生档案转出后，都无法实时查询或跟踪档案去向，给急需用档的高校毕业生带来诸多不便。其三，地方档案管理部门接收高校毕业生档案整理入库时，亦多采用人工整理数据的形式，信息化水平不高，加之档案来源单位众多，工作量大且繁琐，效率不高。其四，虽然目前大多数地方档案管理部门都已支持网页查询毕业生档案去向，但查询方式较为单一，当前已广泛普及的微信公众号、手机APP查询等方式利用度还不高。
二、利用信息化做好高校毕业生档案管理的几点建议
（一）高等学校要提高档案管理信息化水平
高等学校要改善档案管理人员队伍结构，在不断提高现有工作人员信息化水平的同时，也要注重吸纳信息化专业技术人才加入档案管理队伍，加大专项资金投入，提高软硬件配备水平，有针对性的开发档案管理软件，本着有利于简化和规范毕业生档案管理的原则，探索推广使用条形码、二维码等信息化方式标注毕业生档案信息，逐渐改变毕业生档案信息标注方式。高等学校要畅通毕业生档案去向查询渠道，探索普及开通网站、微信公众号、手机APP等多种查询方式，以方便毕业生实时掌握其档案流向。
（二）地方要促进档案信息化建设提高服务水平
随着计算机技术、网络技术以及各类信息化设备越来越多的应用于我们的工作和生活，使得我们获取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活质量大幅度提高。在此大背景下，地方档案管理部门作为政府直接服务高校毕业生就业创业的窗口部门，为服务对象提供档案管理相关服务的质量和效率，直接关系着政府在人民群众中的形象，因此，地方档案管理部门提供相关服务的质量和效率尤为重要，以信息化技术为核心的档案管理智能化系统工程建设应为“必修课程”，从基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等方面入手，构建完善的档案管理信息化系统工程，实现硬件、软件以及人员的全面信息化。
（三）决策部门要大力推动档案管理信息化水平建设工作的开展
【关键词】高校毕业生；档案管理
人事档案是客观记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来，以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。
近年来，随着我国人事体制改革的不断深入，人事档案作为传统人事体制的产物早已风光不再，尤其在高校毕业生中，涌现了大量的“弃档族”和“自揣族”，还有一些高校毕业生档案中存在着内容不完整、信息不准确等情况，这不仅给用人单位在人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多的困难，更直接影响到高校毕业生在就业、考研、公招、公考、出国政审及职称评定、社会保险、退休手续的办理和各项证明的出具等方面。
高校毕业生为何对如此重要的档案轻易处置呢？纠其原因，不外乎以下几点：
1、档案功能弱化。在我国人事体制建立初期，人事档案作为提拔和使用干部的依据，人事档案的功能在那个时期也最为强大。时代变迁，多年的人事制度改革，上至国家下至各单位都建立了新的考核评价体系，对于干部的现实的工作能力的考核标准取代了档案中个人成长的历史记录。只有在办理社保、退休、职称评定时发挥着人事服务功能。功能的弱化致使档案变得可有可无。
2、档案管理落后。高校毕业生的档案无论是在校期间还是毕业后进入社会，都存在管理上的人员不足、手段落后、库房条件差等问题，使得档案从接收、储存、查找到转递的过程中都存在着遗漏、损毁、丢失和信息缺失及可信度差等风险。
3、转移手续繁琐。随着我国经济的发展，各地行政管理条块分割严重。各地区在档案转移和管理上要求不统一。严格的地区在办理手续上需要十个以上的程序，不严格的地区甚至存在现用现管的现象。对档案转移的要求不同，导致转移要求的口径不一致，具体到当事人，一次交接很大可能是办不了。很大一部分人不愿意花太多时间在一个不重要的环节。档案转移手续的繁琐限制了一部分档案的跨地区交接转移。
4、多年积累后的档案管理费用高。各地人才交流中心收费标准不一定，以我区人才交流中心为例，学生转正定级后，每份档案每人每年240元，其它档案托管理期间的证明和情况介绍的开具需要另外付费，如果积累多年，也数目可观。有相当一部分人因档案存于人才交流中心，心存侥幸，有需要时再提档交管理费，不需要的话就不用交，省下一笔钱，反正有人管理不用理会。致使未按规定时间缴纳寄存费而变成“死档”。
5、档案管理意识不强。毕业生对于档案的认识不深，认识不到档案的功能、重要性和流转要求。有些毕业生认为，一证（毕业证）在手，走遍神州，档案根本没有用处，还有的毕业生认为把档案交到单位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的学历、职称等相关材料还可以直接放进去，对档案的严肃性缺乏基本的了解。
那么，档案真的已经可有可无了吗？
目前，档案虽然在干部提拔或使用过程中不再发挥决定性作用，但档案在当今中国人事体制中仍发挥着不可替代的作用，主要表现在以下几方面：1、在办理社会保险过程中，档案不可或缺。档案中对个人从业经历的相关资料以及解除劳动关系的材料将是领取失业保险金的必要手续。档案中的招工材料和从业资料是计算和领取养老保险金的最为重要的依据。2、在正规单位的招聘和任用中，档案的流转手续和材料的完备程度或将成为成功与否的关键一环。3、档案材料的完备与否，决定着转正定级、职称评定、工龄计算等一系列与个人利益相关的因素。4、档案材料是干部身份认定的唯一依据。在现有退休制度下，档案的遗失可能会导致缩短工作时间。
针对高校毕业生档案管理中存在的诸多问题，有以下几个方向可以努力：
一、高校在就业指导环节需加强对档案重要性的讲解，提高毕业生对档案管理的重视。
在教育部要求下，各高校都开设了就业指导课，但更多的是灌输一些就业形势、面试技巧、就业协定等相关内容，对档案管理方面的重视和讲解不够。在校期间，应该让学生了解档案对个人发展和保障的重要性，以及档案材料的组成、作用、档案转递的流程和查询办法等内容，使学生对档案提起足够的重视，并在社会生活中对档案给予关注。
二、档案管理部门应加大规范档案管理的力度。
由于对档案的重视度普遍降低，许多档案出现填写不规范，任意修改或添加等情况，致使档案的真实性和实用性大打折扣。各级档案管理部门应该加大档案管理的投入，在接收、管理和转递过程中制定严格的管理条例，建立人事档案的管理档案，责任明晰，规范档案管理。
三、提高档案管理人员素质和业务水平。
档案管理是一项专业性强的工作，要求档案管理人员具有良好的职业道德及高度的责任感。加强档案管理，就需对档案管理人员进行继续教育与培训，提高其道德品质和政治素养，提高业务水平，根据不同时期、不同岗位、不同层次的档案管理人员制定个性化的素质提升计划，以提高档案管理的整体工作质量。
四、加快建设档案的信息化、网络化。
随着科技的进步和我国人事制度改革的深入，纸质档案和人工查阅已经远远的落后于社会的发展，档案管理的信息化、网络化成为必然的趋势。档案管理的信息化、网络化，可以提高档案信息的重复利用率，降低档案管理成本，便于信息的更新和档案转递手续的繁琐，同时便于纸质档案的保存。
高校毕业生的档案管理问题已经逐步的引起高校、毕业生及用人单位的广泛关注，为避免档案问题成为制约高校毕业生发展和未来保障的绊脚石，增强档案管理意识、加强档案管理水平和档案管理信息化已经刻不容缓。
【参考文献】
[1]迟耀林、浅谈人事档案管理的作用[J]、世纪桥，2011（11）：151-152、
[2]庞国明、人事档案呼唤改革[J]、中国人才，2002（6）：4-6、
关键词：毕业生，人事档案，机制创新，信息资源
毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。
一、毕业生档案管理工作存在的问题
毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。
（一）毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，先审阅档案后决定是否录用;的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。
（二）档案管理手段相对落后
目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
（三）档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案保管员;，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。
（四）缺少专业的档案管理人员
长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要;；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是看门保管;式管理。
（五）档案利用率不高
据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15、4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。
二、做好毕业生人事档案管理工作的对策
目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。
（一）加强领导，完善制度，保证档案质量
1、明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立毕业生人事档案工作领导小组;，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。
2、健全制度。论文参考网。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。
3、评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。
（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用
1、端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。
2、提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入
1、稳定档案员队伍。打铁还须自身硬;，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。
2、加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。
3、强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。
4、落实必要经费。论文参考网。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。
(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制
1、分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的弃档;、死档;进行清理归并。
2、信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
3、内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
4、整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库
1、建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。
2、梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。
（六）规范，提供服务，解除后顾之忧
1、成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
2、完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。论文参考网。
3、加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好个人;的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的集体;，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。
总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
参考文献
1、刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28
2、董毓贵《浅谈医院人事档案制度存在的问题及其对策》《淮海医药》2000 年 8 月第 23 卷 第 4 期