【关键词】档案 信息 档案管理
一、档案的科学定义
档案是人们在社会实践活动中各种信息的原始记录，它真实的记录了人们在过去的实践活动过程，对于档案的定义，档案内外各界人士进行了不同的剖析：希拉里 詹金逊提出档案是某一行政管理或行政事务实施过程中或使用，作为该事物的组成部分，事后由该事务负责人或合法继承者保管，以备不时查考的文件；现代档案学者认为档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；覃兆刿教授提出档案是对凭证信息的合目的控制。
档案是由现实生活中部分信息材料转化而来，是人们主观活动过程的产物，随着社会进步和人们认识的发展，档案的价值在不断的得到发掘。有条理的文书是行政管理的科学化和合理化，将大量的文书材料作为凭证使得管理活动的正常运行，有大量的文书材料作为参考资料使管理具有连贯性；国家的档案是调动和沟通人类情感的坚实基础。档案也是历史的粮仓，储存了人类文化发展全过程的文化财富，能真实的再现人类文化的历史，在维系人类社会时空统一性与连续性方面发挥特殊作用，为历史研究提供了可取的材料，为人类进一步发展奠定了阶梯。
二、档案管理及其价值
档案管理是指 : 档案馆 ( 室 ) 及其工作人员直接对档案实体和档案信息进行开发、利用并进行管理服务的各项业务工作。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等各项工作。对于形成的档案进行管理大致可分为档案的编纂工作，以及档案的开发利用工作，从而使档案的规制更加有序，对于实现档案的价值大有裨益，也方便档案的查找和利用。档案的编纂工作流程大致为选题、查找、选材、考订、加工、编排、评介、出版。档案编纂工作是档案管理的重要组成部分，是实现档案管理科学化、系统性的重要工作。档案的开发利用是发掘档案潜在价值，并加以充分利用以为社会大众服务，从而使档案走出瓶颈，服务于社会，使其大众化、科学化、经济化，让档案的价值摆脱档案馆的束缚，走上社会主义市场经济的道路，增强其发展前景。档案的开发是现代化档案管理工作的前瞻要求，对于实现档案价值具有重要意义。所以，要时代化、信息化、用现代的眼光将档案资源充分发掘出来，使用现代化档案软件实现其经济价值和社会价值，将档案财富转化成社会财富，这也是对社会资源负责的表现。
三、如何做好档案工作
档案的承载形式早已脱离了纸质垄断的范畴，随着信息社会的急速发展，档案信息呈现爆炸性的增长，对于档案管理工作是一个巨大的挑战。在我们的现实工作中，要将档案工作做好必须要做好以下几个方面：
1、档案意识的加强。现在的各个企事业单位中都缺乏专门的档案管理机构，缺乏专业的档案管理人才，这主要是因为社会和单位对档案管理工作重视程度不高，没有充分认识到档案的宝贵价值，关键是国家队档案的开放利用工作做的不到位，不能够使档案在一定的社会群体中形成共识，档案内容最终是用于交流和沟通的。因此要加强档案管理的宣传工作，档案宣传工作应该明确对象，根据不同的需求决定宣传的方式和内容，档案宣传不能局限于档案行业内部，决不能忽视公众对档案信息的巨大需求，同时档案的宣传必须坚持弘扬主旋律，发挥正确舆论的引导作用，但是要注意把握档案安全的警戒线，保护档案安全性。
2、加强档案机构的设置。要在大范围内建设成一个纵横交织的多层次的，互为补充的档案管理系统，从而具有结构合理、关系协调、管理科学，具有安全保管和充分发挥档案信息能力，为社会各方面提供优质服务的有机整体。随着社会的转型，民主意识和人权意识的高涨，要求档案馆的馆藏的档案不仅仅要设计政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的还应该为他人提供根源感和身份感，地方感和集体记忆，促使档案馆从国家模式向社会模式转变。
3、档案管理人员应该具备较高的素质。首先，档案管理人员需要树立正确的价值观，要以马列主义、思想、邓小平理论和三个代表重要思想为指导。运用辩证唯物主义和历史唯物主义来研究档案管理的基本规律和特点，解决档案管理的实际问题，确保工作的科学和完整。其次良好的职业道德素质也是必不可少的，档案管理工作对于档案的安全性和保密工作要求及其的严格，因此档案人员要有兢兢业业勤勤恳恳的、无私奉献的品质。最关键的是档案管理人员要具备专业的管理知识、要有专业的管理技巧，这些应该是在不断的实践过程中不断的得到完善的。
4、提高企业决策者对档案管理工作重要性的认识。一是加强宣传力度,提高企业决策者对员工档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识,要让企业决策者充分认识到,人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考,人事档案管理并不是可有可无的,它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统,这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。
关键词：低碳化基层食药监档案管理重要意义措施
实现“低碳化”的基层食药监档案管理工作，可以推进基层食药监档案建设，提高档案管理效率。当然，想要实现“低碳化”档案管理就必须充分利用现代化信息技术，转换传统档案管理方式，利用计算机等先进技术设备进一步优化档案管理工作，在提高档案管理效率的基础上实现“低碳化”档案管理。同时，还要加强基层食药监档案管理部门的制度建设，建立完善的食药监档案管理系统，实现食药监档案管理的长效化。
一、基层食药监档案管理实现“低碳化”的重要意义
1、必要性
传统工作条件下，很多档案管理工作是采用传统的手工方式，管理者依靠手工进行信息记录、汇总和查找，这样不仅工作量比较大，而且效率极其低下。在信息技术极其发达的今天，通过计算机进行汇总、统计，不仅节省了大量的人工成本，而且节约了大量时间，把档案信息查询的时间缩短很多，大大提高了工作效率。在基层食药监档案管理工作中，同样需要引进信息化设备，促进药监管理的“低碳化”。
就目前状况来看，很多基层食药监档案管理工作中依然采用手工管理方式，很大程度上不利于档案的查询和利用。随着目前社会的日益增长，对档案的需求量日益明显，基层档案管理人员需要做好档案的分类，整合和统计工作，为各位档案信息需求者快速提供信息，保证档案资源能够得到有效的利用。从这方面来说，就在一定程度上要求了基层食药监档案管理的“低碳化”和“信息化”发展。另一方面，现代化时期，信息技术快速发展，传统档案主要以纸质为主，要找到某一个档案信息需要消耗较多的时间，严重浪费人力、物力和财力，这就在很大程度上限制了档案服务领域，造成资源浪费，实现信息化档案管理迫在眉睫。
2、重要意义
提高基层食药监档案管理部门工作效率和工作质量的重要条件。加强基层档案管理“低碳化”发展是促进食药监部门工作效率和工作质量提升的重要条件，合理科学的管理档案是衡量单位管理水平的重要标准，加强基层食药监档案“低碳化”管理对于不断完善食药监部门档案管理制度，提高档案管理部门工作效率和质量具有重要意义。
顺应社会发展的需求。随着经济的快速发展，科技技术日新月异，档案管理部门只有紧跟时展的步伐才能不被淘汰。在基层食药监档案管理中实现“低碳化”是顺应时展的需求，有助于促进档案信息的完整，更好地服务于广大人民群众，同时也可以把高科技信息带入基层，促进公民对信息技术的了解，促进现代化社会的发展。另外，在基层食药监档案管理中实施“低碳化”管理，是提升档案管理文化的一个条件，有助于提升档案管理者的形象，深化档案管理文化。
二、基层食药监档案管理中实现“低碳化”的措施分析
1、要加强基层档案管理人员的培训，树立“低碳”意识
在基层食药监档案管理中实现“低碳化”需要对基层档案管理人员进行”低碳化“知识的培训，不仅要加强现代化信息的学习和运用，而且还要从生活中降低有害物质的使用，做好环保工作。同时，单位领导还要定期对员工进行“低碳化”相关知识的培训，只有从生活中养成良好的环保习惯，才能减少浪费。另外，因为基层档案管理部门工作量大、档案信息相对繁杂其资料也比较分散，不容易整理，所以档案管理人员必须从小事做起，对自己的工作方式进行优化，对“低碳细节”进行深度挖掘，这样才能真正实现档案管理的“低碳化”。
2、充分利用现代化信息技术推进“低碳化”管理
首先，可以建立专题数字化的档案信息库。利用现代信息化工具建立档案数据库，对于实现档案管理“低碳化”具有十分重要的意义，实现这些需要对数字化信息库进行充分的运用，对档案信息进行合理的加工和组织，促进档案管理的便捷，提高档案信息的安全性、完整性、有序性和可读性。另外，网络技术和数据库技术的相互融合在很大程度上方便了基层食药监部门档案管理的开发和利用，这也在一定程度上促进了档案信息“低碳化”实践的发展。所以说，基层食药监档案管理工作要充分运用网络化时代的契机，立足于资源共享的原则，进行合理有序的分工，着重建设基层档案信息库，满足众多人们对档案信息使用的需求。同时，在进行基层食药监档案数字库建立的时候，要处理好特色和大众、深度和广度之间的关系，避免矛盾和冲突，避免资源浪费。
其次，可以建立网上档案阅览室和展厅。随着信息化时代的到来，计算机已经逐渐普及，家庭上网已经成为现实，这不仅方便了人民的生活，而且优化了工作方式，这对于基层食药监档案信息资源的开发来说也是有重大意义的。建立网上档案阅览室和展厅，人们可以随时随地通过网上档案阅览室和展厅进行档案查询，打破了时间和空间的限制，扩大了社会影响，拉近了档案、社会和人们之间的距离。
最后，可以设立网络档案咨询论坛。网络的出现在很多方面方便了人们的生活，其最大的好处之一便是增加了人与人之间的沟通，尤其是各种网上论坛的出新，促进了人与人、部门与部门、人与部门之间的联系。基层档案管理部门建立网络论坛，可以直接通过网络征询意见、信息等，对于用户来说，也可以变传统环境下被利用的状态为主动状态，最大限度地发挥用户的主体性作用，更好地表达自己的立场和要求，从整体上促进基层食药监档案管理的规范化。
3、提高基层食药监档案管理人员的整体素质以适应低碳化管理需求
实行继续教育培训，提高基层食药监档案管理人员的自身素养及专业技能。以适应档案管理低碳化要求。首先加强与档案局的沟通联系，邀请专家学者开展专题讲座，主动向兄弟单位取经，通过寻找差距、拓宽思路、开阔眼界、取长补短汲取各部门档案管理的“低碳化”发展的好经验好做法。其次充分发挥管理人员的主观能动性，营造学习氛围提高自学能力，鼓励基层档案管理人员积极考取档案系列专业技术资格进一步提高自身综合素养。
4、提高创新能力、增强服务意识
要围绕基层食药监档案管理的宗旨，紧贴中心，提高服务水平，促进基层档案管理工作迈上新的台阶。首先要提升部门领导的意识，对实际工作中存在的问题进行及时解决，明确具体档案管理人员的工作，将优质服务放在重要工作目标中，从经费、库房等方面入手，针对各种问题及时找取相对应的解决对策。同时，基层档案管理人员要从内心树立促进社会发展的大局意识，拓宽服务领域，不断增强服务意识，提高创新能力，要改变原来的“死档案”为“活档案”，积极探索符合现代化发展的档案管理方式，不断创新档案管理的新途径和新路子。另外， 基层食药监部门领导要逐步提高对档案管理人员的监管能力，优化监管模式，要从传统的命令模式向参与式、指导式、说服式过度，更加透明化、规范化管理，提高基层档案管理人员的工作积极性，同时也提高社会公众对基层食药监档案管理使用的信心。
三、基层食药监档案管理实现“低碳化”应注意的事项
随着目前社会经济的快速发展，在一定程度上提升了档案管理的效率，但是，在基层档案管理中仍然存在一些容易被忽视的问题，在加强“低碳化”发展的过程中需要高度重视：
首先，保持档案的准确性非常重要，在实际档案管理中往往有很多管理人员为了一时的方便而忽视对档案信息的及时更新，对此要加大力度监管。基层档案管理人员要做好本职工作，对档案信息的变化进行更新，随时发现档案资料的变更，保证档案信息的准确性。不仅要提高工作效率，实现“低碳化”，还要注重工作质量。
其次,实施信息化食药监档案管理虽然可以提高档案管理效率，方便档案信息的使用，但是也要注意网络的不利影响。建立网络档案信息数据库的过程中，要做好信息保护工作，严禁信息丢失和盗窃，网络阅览室和展厅的建立要注重对用户身份证认证的确认，严禁黑客或者网络不良分子的入侵。另外，网络具有共享性、便捷性和快捷性，在提升档案管理人员工作质量的时候，也不能忽视对其进行职业安全及职业道德教育，如工作期间不能利用计算机做个人事项，保证工作的准确性，提高工作效率，坚决杜绝工作时间心不在焉，迷恋与工作无关的事项，不以工作为重。
四、结束语
信息技术的快速发展，为基层食药监档案管理部门”低碳化“管理档案提供了方便，档案管理模式也发生了重大的变革，很多地区档案管理工作不再是纯手工操作，而是运用现代化计算机进行数据检索和信息录入，这不但极大地提高了工作效率，也是顺应现代化时展的必然需求。全面实现档案管理工作“低碳化”，首先要提高档案管理人员以及部门领导人员的现代化意识，进而再引进现代化设备，从基本知识入手，进行逐步深入推进，依据实际情况建立相应的信息化档案管理模块。另外，各基层食药监部门要根据本地区的实际情况选择恰当、合理、科学的模式，只有这样才能促进基层地区药监档案管理的“低碳化”和“环保化”发展。
参考文献：
[1]江玲玲、强化药监档案长效管理机制[J]、档案与建设，2008，12
[2]贾桂兰、药监档案的收集与整理[J]、北京档案，2009，5
[3]邢维萍、档案工作为节能低碳服务[J]、上海节能，2012，8
作者简介：
[关键词]民生档案；工作意义；统筹协调
正如国家档案局局长杨冬权在第16届国际档案大会第146次平行会议上演讲的标题：“服务民生：中国档案服务方向的新选择”。“民生档案”这一概念的提出，不仅仅是对档案服务工作的革新，更是对档案工作理念的变革，标志着档案工作领域有了很大拓展，标志着档案事业发展有了新的取向。充分认识民生档案工作的意义，是档案部门加强对民生档案工作的领导和统筹协调，充分发挥典型引导和示范带动作用，进一步探索新形势下适应本地各类民生档案管理的机制和体制，推动民生档案工作向深度和广度拓展的一前提和基础。
一、推进社会档案意识由认知层向认同层转变
社会档案意识薄弱一直是档案工作开展的认知障碍，在档案工作开展之初，我们在谈论社会档案意识时普遍认同把档案意识定义为社会对档案的认识、认可程度，亦即以社会民众是否知道有档案这个东西作为评价社会档案意识的标准。认同层的社会档案意识：伴随着档案管理工作和服务工作的不断完善，档案界对社会重视档案的诉求不断增强，评价社会档案意识的标准上升为社会与档案部门关于档案工作、档案价值的交流互动程度，即社会对档案价值的认同，人们对档案服务的满意程度及及监督状况。民生档案工作的开展可以看做是推动社会档案意识由认知层向认同层转变的动力之一。首先，民生档案工作使档案工作服务对象由少数人转向多数人，由集体转向个人，服务内容由政治、文化转向民生问题，扩大了档案工作的社会适应面；其次，民生档案衍生于政府民生政策，并以此为依托，成为民生政策实施的信息服务窗口；再次，民生档案对档案部门的工作提出更高的要求，客观上增强了档案部门的服务能力，提高社会对档案工作的认同。
二、促使档案价值主体由社会主体向个人主体转变
档案自形成之日起就打上了政治的烙印，在古代是皇帝的家谱、宫府的文书，在现在也是以政务内容为主的文书档案占主导。档案的这种内容结构是导致档案神秘性和脱离社会的主要原因，一方面造成了档案工作自身的固步自封，另一方面导致了社会对档案功能和档案价值的模糊认识。民生档案的提出将在一定程度上改变这种格局，民生档案以普通公民个体为主要服务对象，以解决与普通公民个体息息相关的问题为目标，其实是要实现由国家档案模式向社会档案模式的转变，真正体现档案的社会己忆功能，更多的保存平民记忆，使档案价值的实现有更广泛的主体。国家档案局提出的“两个体系”是对民生档案这个功能的最好注释：“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为人民群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。”
三、通过加强服务理念来促进档案实体管理工作
民生档案的实质是做好服务工作，最大限度的满足人们对民生档案的利用行为。在实际工作中就表现在要求所有工作都围绕服务工作进行，对各个环节工作的评价标准也是是否有利于更好的满足人们对民生档案信息的需要。但民生档案形成者的广泛性、内容的博杂性、形式的多样性，给档案实体管理工作带来了新的挑战，如何将民生档案有效的收集进馆，如何客观的鉴定民生档案，如何有序的整理民生档案，更好的实现民生档案的数字化查询，是档案部门必须解决的问题。民生档案要求的服务理念则可以为这些工作的解决提供纲领性指导，提高整个档案实体管理工作的效率。
四、为档案馆社会功能的拓展提供了良好契机
档案馆是党和国家的科学文化事业机构，全国档案工作“十一五”发展规划提出把各级档案馆建成保管党和国家档案的基地、各项工作利用档案信息的中心、爱国主义教育基地和利用现行文件的中心。“从一个基地、一个中心”到“四位一体”，档案馆社会功能的定义日益拓展，但定义的再好，如果没有实施对象，那么档案馆功能又如何能够实现？民生档案的提出正好迎合了档案馆社会功能拓展的需要，只有进入档案馆人数的提高，服务对象的增加，档案馆功能的拓展才有必要，才是切实可行的。同时，民生档案的开展有益于各级档案馆从档案加工、信息资源开发局限于馆藏的现状下拓展开来，将现代档案馆打造成一个地区性、综合性的档案信息中心。一方面应完善档案资源收集机制，尤其注重民生档案信息的有效集聚，根据群众需要，及时、合理地调整档案馆进馆范围；另一方面对于一时不能进馆的民生档案，也应建立信息网络，有效实现民生档案信息的共建共享。同时，档案馆社会功能的拓展更凸显出了档案馆的文化属性。档案馆只有树立科学的档案文化观，发挥档案馆的文化优势，抢救和保护、开发利用档案馆文化资源，充分发挥档案馆的文化功能，才能把档案馆融入社会公共文化事业体系，成为真正意义的公共文化事业机构。
关键词：档案保密 存在问题 解决途径
我国档案工作，经历了从“封闭型”管理到开放式服务，从人治到法治、重保管到重服务、传统管理到现代化管理的转变。新时期档案工作的地位和作用日渐凸显，但随之而来也面临着一些挑战：如何管理好档案中一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据，如何应对办公自动化和通讯技术的发展对档案保密技术手段提出的新要求等。一方面，这需要我们对档案管理工作予以充分的重视，另一方面需要我们不断提高完善档案管理能力。以下是笔者对档案保密工作的一些粗浅的认识与思考。
1 我国档案保密工作中存在的问题
1、1 保密制度还不健全，管理还不规范 目前在档案管理过程中，还存在如下问题：职责不明确、没有落实到位，未明确好档案保管期限与保密期限两个概念，绝密档案的保管工作不规范；调用档案时监督工作存在漏洞。现阶段，国内通用的《档案法》对机关、团体、企事业单位等社会组织档案的移交以及档案信息的开放管理尚有漏洞，致使约束力度不够，而且国家尚未出台关于公民使用机关档案室档案的规定。制度的缺失使机关单位的档案保管行为缺乏正确的认知和有效的约束，各机关对本单位的档案信息的保管与利用有很大的随意性，严重者会在利益的驱使下将本应保密的档案信息公布于众，使国家的档案事业陷入不利的舆论环境中，甚至有可能助长官僚之风，滋生腐败行径。
1、2 保密意识淡薄，缺乏保密安全教育 长期以来，国人对档案缺乏概念和理解，直到1987年9月5日我国制定颁布《中华人民共和国档案法》才对档案的定义有了一个比较一致的认识。但是该法只是对档案管理的专门人员有指导性、约束性的意义，而对于档案开放，使用过程中的相关人员没有起到很好的普及作用。在实践中，档案利用者很多情况下不出示（不带）有效证件，有些单位派工作人员查档不带介绍信；有些利用者认为档案记录与事实有出入，要求档案管理员更改档案记录。有些利用者甚至认为档案中记录了和自己有关的事，本人完全有权利查阅而不必经过管理部门同意等等。这些并非个别现象，在这样的环境因素下，要让档案利用者履行档案信息的保密义务难度是相当大的。
1、3 信息、通讯技术发展带来的挑战 档案是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。长期以来纸质档案作为我国档案的主要载体一直占据着重要的位置，工业社会后开始出现声像档案，如照片，影片，录音带，录像带等。随着信息时代的到来，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁盘、光盘上，并依赖计算机和现代通信手段传播的电子档案。电子档案的产生直接影响档案工作的管理、运作方式，对传统档案保密技术提出了挑战。一些档案在保存和传输过程中很容易出现泄密的情况，例如使用红外线、无线电技术、激光等手段通过互联网窃取档案信息。特别是近几年来，国际上图书馆界与档案界在多项领域均有合作，逐渐强化了图、情、档一体化的发展趋势，随着信息技术和网络的发展，图、情、档三者又出现了融合的趋势，国外许多档案机构与图书机构进行了联合或者整合，目前我国还未建立完善的技术保密手段以应对信息、通讯技术发展所带来的挑战。
2 完善档案保密工作对策
2、1 建立和完善档案保密制度
2、1、1 正确处理好档案保密与利用的关系。作为本国公民，每个人都有责任、有义务保守国家机密，尤其是档案管理者，更应该履行好岗位职责。大多数档案管理人员都具有良好的职业操守，都能对档案资料进行保密管理，但受传统思想观念的影响，档案信息的利用率都比较低。由此产生某些弊端：大部分档案信息虽然保管得当，但实际应用率低下，很多档案虽然有利用价值，但因上级规定等诸多因素长期束之高阁，大量档案资源严重浪费；领导思想观念保守，致使档案不能充分利用；大多数档案管理者始终从事保管等事务性的工作，其专业知识和个人才能无用武之地。鉴于此，要求档案管理者在对档案资料进行保密管理的同时，还应该彻底履行工作职能，多角度、全方位地探寻档案信息利用途径，以提高领导决策的科学性。当前，机密档案往往因高度的保密级别而重管轻用。利用是档案保密的主要目标，在保证档案资料完备的情况下，应该推行开放化管理，可以设定固定的时间、地点或开放范围，有计划地利用，重保轻用，档案资料便如“废纸”一般不再具有利用价值，也就失去了作为档案的价值。笔者建议档案应该有节制的利用。应该基于保密性的要求划分利用的地点和时间段，以确保档案的完整性，避免档案资料破损。由此可见，保密与利用对于体现档案价值来说具有非常现实的意义。
文件与档案的矛盾运动中，同一性和差异性同时存在。那么，它们在认识这种矛盾运动中的关系和地位如何呢?
1、“档案自然形成规律”的重要意义
“档案自然形成规律”是针对档案源实体――原始符号记录而言的，由于源实体是事物的本质和基础，是事物最重要的方面，所以，在档案与文件的关系上，它代表同一性。而作为同一性的表现，即档案源实体的形成规律，“档案自然形成规律”
反映的是文件与档案矛盾运动的主要方面，在认识论角度上，对我们在认识文件与档案矛盾运动和档案自身的属性、价值、管理方法等一系列问题上，具有本质性、前提性、基础性意义。
第一，“档案自然形成规律”反映了档案本质属性的来源――社会实践，即档案的源实体是在人类活动中自然形成的。它关系到我们如何认识档案的概念和本质属性等重要理论问题。
首先，档案的形成与人类实践活动的同一性――源实体的属性决定了档案的本质属性。档案的源实体是原始符号记录，它的本质属性就是原始记录性。由于实体是一切属性的基础和本原，实体的属性就是事物的本质属性。就档案的本质属性而言，它本应与档案源实体(原始符号记录)相一致，即：原始记录性―来源于自然形成。由此可见，由于档案的源实体是原始的符号记录，它具有与人类实践活动的同一性，使得档案自然形成于人类实践活动之中，进而这种“自然形成”决定了档案的本质属性――以符号为载体的原始记录性。其次，档案是人类活动的产物，或者说人类的实践活动是产生档案的唯一源泉。对于这一客观事实，我们在已往的档案定义中也多有反映。人类的实践活动对档案的形成也有着以下两方面的影响：一是人类实践活动的客观性决定了档案的客观性；二是人类实践活动的多样性决定着档案种类的多样性、内容的丰富性；三是人类实践活动的相互联系，决定着档案之间的历史联系。
第二，“档案自然形成规律”在管理实践中规定了档案工作的基本原则，规定了“按照档案的自然形成规律从事档案工作，就要坚持按全宗管理档案的原则”。它是我们在档案管理实践中把握管理规律的出发点。
“档案自然形成规律”要求我们在收集、整理档案时，必须以全宗为单位，保持各个机关和机关内各个部门档案的完整和不可分割的联系，不能随意分割和打乱它们之间的联系。这就是我们常说的档案必须按全宗整理和保管，一般情况下，要求同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。另外，全宗的整体组成具有客观性，而不是纯粹人为的，任意的。这是因为，人类活动的相互联系，赋予了档案之间在内容上和形式上的历史联系，这种历史联系导致了全宗和全宗群的建立。而无论是全宗内部的历史联系，还是全宗之间的历史联系，都是客观存在的产物，这种在人类实践活动中所形成的历史联系的客观性自然也就决定了全宗有机整体的客观性。作为历史联系的全宗整体，虽然经过人们的组合，但从其本质上说，全宗还是在人类实践活动中“自然形成”的，体现了档案形成的特点。
第三，它是我们理解“档案工作与人类社会活动的关系”的关键。它告诉我们档案工作是“从实践中来”，并要“到实践中去”。说明了档案的价值来源和价值指向，有利于提高档案工作者的社会意识。
档案工作是适应人类实践活动的需要而产生和发展的，档案工作的内容亦是根据社会利用档案的客观要求和科学管理档案的实践需要而形成的。文件的形成，虽然为社会各方面的利用提供了物质基础，但其形成后的自然状态，还存在着一定的局限性，很难满足社会对文件利用的需要。因此，必须按照科学的原则和方法，对文件进行专门的管理，这就形成了档案工作，并构成了档案工作的一系列内容。而我们所从事档案工作的目的就是为了科学管理档案，充分发挥其效用，实现其价值，为社会各方面利用档案创造一个有序的、良好的环境，指导我们的社会实践活动为社会各项事业服务。档案工作回到社会实践中，为社会实践服务是其赖以存在和发展的根本原因。倘若档案工作不能回到实践，脱离了为社会服务这一根本原则，那么档案的社会效益和经济效益也就无从发挥，档案工作本身也就没有存在的价值和意义了。据此，我们可以看出，档案工作来源于实践，又服务于实践。
档案价值，是人类社会活动客观存在的一种社会现象，是档案这一客体对从事社会活动的主体所具有的凭证和参考意义。首先，档案是人类活动的产物，而人类之所以形成和保存档案，就是因为它能够满足人类活动中产生的一定的主体需要，如果档案不能满足人类的一定需要，人类也就不会形成它、保存它。其次，档案形成后，其价值主要在于它能够满足主体(人)的记录与备忘、凭证和信守的需要，对主体(人)具有凭证和参考的意义和作用，进而使得人们利用档案更方便、高效地从事实践活动，以保证各项活动的连续性。档案价值根源于人类活动，同时人们又可以利用档案价值来指导社会活动的开展。这就要求我们档案工作者在形成、管理档案时，要切实提高自身的社会意识，充分尊重档案、档案工作自身固有规律的客观性，在确保档案价值形成的客观性的同时，科学地管理档案、积极主动地提供档案的利用服务，进而实现档案的价值以满足社会各方面的需要。
第四，“自然形成规律”还要求我们辩证地发展地认识事物，把档案的发展与人类社会的发展过程统一起来。事物是矛盾统一体，在谈到事物时说：事物即是矛盾，即是过程。因此，我们需要在矛盾和过程中分析和看待事物，分析和看待档案，不能把档案看成一成不变的东西，要按照“自然形成规律”在事物发展的矛盾运动的过程中发展地辩证地认识事物，不要出现了一些过去没有的变化就大呼小叫的，就高喊“捍卫”一流的傻话。
2、“档案有意识形成论”的重要意义
“档案有意识形成论”是针对档案事物的形成而言的，它也有着重要的理论意义，在档案与文件的关系上，它代表着差异性。
第一，差异是事物存在的根据，事实上，文件与档案是源实体在不同历史阶段的不同的事物性反映，“档案有意识形成理论”是区别两个事物的重要认识论基础。同时，它也为这两种事物的创造者提供了存在的理论依据――即解决了文书工作者、档案工作者何以存在的根据问题。
文件与档案作为两个不同的事物是因为：(1)功能属性不同。现行文件的形成主要是为了发挥其现行效用，是现行工作的依据和记录。而档案则是在过去工作中所形成的历史材料，是一种原始的历史记录，人们保存它是注重于发挥档案深远的历史作用。(2)作用领域不同。文件作为一种为人们工作和生产活动传递和记录信息的知识形态的“专用工具”，它的形成和使用有着明确的职能针对性，主要作
用对象是其形成者及本领域的相关主体。而档案作为一种保存备查的历史记录，其具体的针对性较弱，作用对象呈扩散状，作用范围具有社会性。(3)存在形态不同。对于不同事物来说，形态不同是一个显著标志。如同蛹和蝴蝶一样，档案与文件在形态上亦有所不同：档案被赋予了不同的管理标记、档案存在方式更具整体性(卷、全宗等)和集中化(架、库、馆)特征、档案管理程序明显不同于文件运行程序等。(4)作为两个不同的事物，以文书和档案为对象，分别形成了两项不同的工作
文书工作与档案工作、两个不同的学科文书学和档案学，文件与档案的差异性是它们存在的根据。这两项不同的工作和两个不同的学科的存在，反过来说明了文件和档案作为两个不同事物的合理性。否则，就不会形成两项各自为政的管理工作，也不可能形成不同的学科。
第二，通过了解“档案是人们有意识保存起来的历史记录”，有利于提高人们的档案意识。
档案作为在人类活动中所形成的一种社会事物，它的形成离不开人们的社会工作，离不开人们的思想、意识，也就是说它的形成不能独立于人们的意识之外。人类实践活动形成了原始符号记录，为档案的形成提供了可能性，而要把这种可能性变为现实性，必须要通过人的主观作用。人们在实践活动中形成的原始符号记录在实现其现行效用后，并不是都要作为档案保存起来的，只有那些对日后的人类实践活动具有查考利用价值的原始记录符号才需要作为档案予以保存。而且原始符号记录是不可能自己按照生物界的“自然选择”、“自然淘汰”的客观规律进行的，只有经过人的有意识的鉴定后，并归档保存起来，才能最终转化为档案。明白了这一点，档案工作者应该提高其自身的档案意识，意识到自己的使命和责任，在由文件转化为档案的过程中、在档案管理的过程中，充分发挥其主观能动性，科学归档、有序保管、合理提供利用，更好满足社会各方面对档案的需求。
第三，它有利于我们在档案管理工作中认识和把握具体的工作规律，提高我们研究问题的自觉性。
规律是客观的，不以人的意志为转移的，所谓“有意识”是对客观规律的认识、服从和体现。人的一切活动，包括认识活动和实践活动，都要同客观对象打交道，而客观对象并不是一成不变的存在物，而是按照其自身固有的规律不断发展变化的存在物，因此，人们同客观对象打交道，实际上也是在同客观规律打交道，并受客观规律的制约。但是这种客观规律的制约性和人的主观能动性不是相互对立、相互排斥的，而是相互一致、相互统一的。这是因为客观规律对人的活动并不是一种消极的限制，恰恰相反，它为人的活动提供了一种不可或缺的客观依据。也正是因为客观世界是有规律的，所以，人的有目的、有意识、有预见性的能动活动才有可能。人类活动形成原始符号记录，人类活动的继续又需要利用之前形成的原始符号记录，人们在满足日后社会活动需要的动机驱使下，把各种原始符号记录保存下来，使其转化为档案，这个过程所表现出来的，就是一条不以人们的意志为转移的客观规律。但是，档案作为社会事物，它的形成与管理必须要人有意识地去完成，即：人们充分发挥一切符合档案形成的客观规律的自觉能动性，通过一系列的有意识的管理行为把人类活动中形成的原始符号记录保存下来，形成档案。这种“意识”就是我们通常所说的档案意识。我们在从事档案工作时，必须要正确地反映对象本身的性质，即正确认识档案、档案工作的规律性，只有在正确地认识和遵循客观规律的前提下，才能正确地发挥档案意识的能动作用，进而才能使档案工作、档案事业向着健康、有序的方向发展。这种正确认识不是天上掉下来的，它需要我们有意识地去研究和探索。而“档案有意识形成论”为我们的研究和探索提供了理论依据，因为作为一种人类的“有意识”的活动，建立一种正确的意识是活动的前提。它有利于我们在档案管理的具体实践中提高认识规律的自觉性。
总之，从实体与事物的角度认识“档案形成规律”对档案学和档案工作都具有极其重要的意义。
三、我对档案定义与本质属性的重新认识
在过去我谈到档案的定义和档案的本质属性时，常常感到它们之间的区别不是十分清晰。现在，当我们清晰地区分了实体和事物的概念时，也就较好地解决了档案定义和档案本质属性的关系问题。
由于实体是一切属性的基础和本原。实体的属性就是事物的本质属性。亚里士多德认为，属性是从属于实体的，实体是属性的基质或主体。笛卡尔认为属性是构成实体本质的东西。就档案的本质属性而言，它与档案实体相一致，就是我们通常所说的原始记录性一来源于自然形成。“原始记录性”这一基本认识没变，但我们搞清楚了它来源于源实体。同时，实体的概念是事物概念的核心和基础。但我们必须清楚这一点：我们是在给档案事物下定义，而不是给档案实体下定义。档案的定义实际上是“档案事物”的定义，它应与“档案事物”相一致
来源于有意识形成，应加入有意识的管理行为的概念。列宁在谈到事物和人的关系时指出：应当把人的全部实践“包括到事物完整的‘定义’中去”。所以，我把自己对档案的定义加以修正，并提出以下两种被选方案：档案是人们有意识保存起来的人类活动的原始性符号记录，或档案是有意识保存起来的文件。前者的属概念是源实体，后者的属概念是续生事物的直接实体。
在已往档案界关于档案定义的讨论中，类似的观点分别被多次提到过，但从事物和实体的角度来认识这一问题，似乎更清晰、更有说服力。
一般而言，完善的水利档案管理制度必须包括以下几个方面：
1、档案室的管理需要和限制
对于档案室应当做到，始终保持档案室的整洁和卫生状况，防止因为火灾，潮湿，尘土，强光照射，高温，虫害和鼠患以及盗窃等形成的对档案原件的损坏。档案室内部应当严格禁止对于其他物件的存放，做到一室一用。同时，管理人员要注意出入时要将档案室的电子设备全部关闭，同时注意关门落锁。
2、档案室的档案保密准则
如果工作人员要进入档案室，必须携带相关的证件和身份资格证明，通过审查后，到指定的钥匙存放地点取出要查阅的档案所在档案室的钥匙；如果是内部文件，必须出示上级批注以及该工作与档案的密切关系证明。
3、档案室的借阅准则
一般情况下，档案室的资料查阅要在管理人员的监督下进行，只能阅读有批准资格的档案部分，不得外借。不准对任何档案进行毁损和复制。如有需要将档案外带或复制，必须经过上级批准。
4、档案的鉴定和销毁
工作人员应当根据相关准则和规章制度，定期对档案进行鉴定，如发现过期档案应该按时进行登记造册，向上级打销毁报告，批准后进行销毁。毁损过程仍然要注意确保保密，不使档案外泄。这样完善的档案管理制度，能够保证社会主义新农村的水务建设时时刻刻有据可查，且所查内容真实可信，工作内容不会泄漏。这对水务档案的管理人员提出了比较高的要求：首先，管理人员应当意识到农村水务档案管理对于村民生活的密切关系和重要作用，强化保密意识和服务意识。更新观念，从而实现水务档案管理的多层次管理和制度的严格遵守。其次，要对管理人员的综合素质和专业技巧进行培训，保证其能够对档案进行定期审查和养护。同时充分提高其对信息的驾驭能力和道德意识，从而防止监守自盗的情况发生。
二、水务档案管理与其它技术部门的密切配合是建设社会主义新农村的保障
水务档案管理是对社会主义新农村的水利建设的准备和改进工作的支持，其和工程管理部门，其他技术人员，甚至是上级部门的配合程度都会极大的影响水利工程的正常运行。因此，应当从以下角度加强水务管理部门和他人的配合工作：
1、水务档案管理部门与工程管理部门的配合
水利工程属于社会主义新农村建设工程的一种，因此水务档案管理部门应当服从于工程管理部门。在工程计划开始施行之后，确定本档案管理部门的的管理范围和归档标准。在工程的图纸完善和审查时积极参与，从档案管理的角度提出对专业资料格式和内容的具体意见，做好保障工作。工程预验收的时候，档案室的管理人员应当参与进去，通过信息审核系统，查看文件材料数据的真实性，工程项目的完善性，资料整理的规范性，从而确保各单位竣工档案的编制合理合格，施工职责划分明确。检出过程中发现的问题，档案管理人员应当立即向工程管理部门汇报，要求按照标准进行整改，以便整体工程的归档能够达到预期要求。
2、水务档案管理部门与技术部门的配合
在一个完善的水利工程中，档案人员主要负责归档的制度制定和审核，而技术人员则是形成该档案的中坚力量。水利工程的特殊性导致其档案的形成过程中需要大量技术人员的参与，档案内容包括了较多的专业名词，对于不熟悉该项目的人来讲往往难以理解，更难审核。因此，档案管理人员要充分学习水利工程的基础知识，在审核过程中通过对技术人员的询问确保理解的正确性和审查的规范性不因专业难度而受到影响。对于技术人员来说，往往对于档案的格式不甚了解，则应该配合档案管理人员的要求，保证水利工程档案的完整和准确。
3、水务档案管理部门与建设单位的配合
档案工作人员的任务之一就是拟定档案的建立标准和管理规范。这一点必须与建设单位的要求相互配合，帮助其一起制定技术文件的编制要求，争取做到不重不漏，相互依仗。保证档案管理符合水务建设单位的后期要求。同时这也可以确保档案的规范制定和后期审核符合建设单位的基本情况。
4、水务档案管理部门与上级部门的配合
在税务档案管理过程中，往往需要进行多方面的协调，这离不开上级部门的支持。只有遇到问题及时向上级部门进行反应，在可控范围内对问题进行解决，防止其最终影响整个工程的完工。同时，一些新出台的规章制度和管理内容都需要上级部门及时反馈给水务档案管理部门对其进行更新和完善。因此，主动争取上级部门的支持对水务档案管理部门极为重要。
三、水务档案管理的创新意识是提高社会主义新农村水利工程建设效率的基础
当今信息技术的进一步发展对于水务档案管理的创新提出了新的要求。如何充分利用信息化技术，建立完善的档案信息库，是当今社会主义新农村建设的重要内容。主要包括以下三个方面：
1、加强信息的硬件基础建设和软件使用
必要的硬件基础设施是现代化档案建设过程中不可或缺的部分，如何保证资金利用的合理性，设备使用的正确性，软件购买的高效性以及后期培训的必要性，是水务档案管理的新的内容。
2、加强水务档案数据库的建设
为了将水务信息进行更好的分析和共享，需要建立数据库。首先要对档案室中的档案进行数字化，通过扫描技术等实现从纸质档案到电子档案的转化。通过数据结构的建立和完善，保证信息的查询和分享愈发便利。
3、培养新型档案管理人才
现代化的档案管理和创新意识需要高素质高能力的档案管理人才。通过对其的业务知识培训和基本信息技术的使用培训，才能充分应对水务档案管理过程中出现的信息化要求。
四、结论
[关键词]家庭档案；建档；双向意义
doi：10、3969/j、issn、1673-0194、2016、14、120
[中图分类号]G279、2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-02
家庭档案是社会信息资源的重要组成部分，家庭档案不仅记载家庭成员的日常生活情况和社会实践活动、保存家庭成员的生活文化历史，而且形象地反映出社会不同地区的历史面貌、时代特征和人文生活习性，是社会档案不可或缺的一个环节。家庭档案可以真实地记录社会各个时期不同阶层的生活文化发展的重要历程，从不同侧面折射出各个时期的社会、经济、政治、文化发展状况，是社会历史与各项事业发展的有力见证。因此，家庭建档于家庭、于社会来说，都有不可忽视的重要意义。
1 建立家庭档案的双向意义
档案是历史的缩影与体现，家庭档案也不例外，它既承载着一个家庭的历史，同时也引领人们更全面地了解社会发展和研究人类历史的变迁。
1、1 家庭档案对生活工作的重要性
家庭档案是客观真实地反映家庭内部生活的历史记录，对家庭本身来说，家庭档案具有较高保存价值和实用意义。家庭是社会的细胞，家庭档案管理的科学化、规范化、有效化将有效提高人们的生活质量和工作效率。另一方面，有些具有代表性的家庭档案是一种社会文化的微型代表，随着人们物质生活的充裕，人们精神文化层次的追求也在逐渐提高，日常生活中自然会衍生出许多文化副产品，而家庭档案可以让这种文化得到很好的传承和发展。除此之外，家庭档案还是处理家庭矛盾和解决家庭纠纷的重要实证依据，因为家庭档案是家庭成员各种生活活动的原始记录，在解决家庭纠纷时，它有其他事物无法比拟的证明作用，并且使家庭矛盾和纠纷得到了相对公正的处理。
1、2 建立家庭档案将成为人类社会发展的需要
家庭档案是家庭、社会发展和进步的有力凭证，有部分典型的家庭档案记载着关于民族文化的重要信息，是民族文化的传承途径，所以，要善于发掘家庭档案中典型的社会文化价值，发挥家庭档案本身承载的社会效益。家庭档案有利于增强人民的法制意识，促进社会团结和进步，提高人们的生活质量，可以塑造良好的社会风气。民间不同的家庭档案内容从不同的视角折射出了社会经济、文化发展的历程，因此，家庭档案是家庭发展史诚实可靠的研究资料。再者，家庭档案对于加强社会精神文明建设和促进社会和谐功不可没。家庭档案可以在很大程度上填补并丰富人民的精神文化空缺，促进社会精神文明建设的发展。家庭档案能够反映每个家庭的实际生活状况，既能承载一个家庭的历史，也能代表社会生活的层次变化，它是家庭以及社会的宝贵财富，是家庭向着文明迈进的标志。建立家庭档案是为了更好地服务于社会，它不仅延伸了档案文化，而且创新了档案事业，为家庭档案的建立增添了实质性的需求。
2 家庭档案的管理现状
目前我国的家庭档案建立还处于初级阶段，受不同经济文化发展的影响，部分地区对于建立家庭档案的意识还比较薄弱，相应的家庭档案管理方法还没有跟上，导致我国家庭档案的管理模式未能形成统一的标准、家庭档案的形式也多种多样。同时，我国各省市为强调家庭档案的重要性，也制定了相关规章制度，但缺少对家庭档案管理工作具体的细化标准，在指导性和可行性上还有所欠缺。建立家庭档案的优势及必要性目前已逐渐显现，大部分人也能逐渐加入家庭建档的行列中，但有价值的家庭档案的建立还面临着艰难的窘境。平民百姓鲜有关心家庭建档工作的进展，主要源于他们未能及时转变思想观念，在他们的潜意识中，档案是权利的象征，跟他们并无直接关系，所以疏于关心。再者，家庭档案内容相对私密，常涉及家庭隐私，同时又具有广泛性、多样性的特点，所以档案部门要对家庭档案施行统一规范管理还需要面对极大的挑战，还需为家庭档案管理中出现的各种问题寻求解决办法。
3 加强具有双向意义的家庭档案建设
家庭档案来源于生活、服务于生活，家庭档案的对象是以家庭成员为基础的，没有限制，也没有神秘色彩，人人都可参与其中。推广并加强家庭档案建设，对于构建社会历史、社会文化及提高平民百姓的档案意识都有非常重要的意义。加强家庭档案的宣传工作，各级档案部门可以先选择部分家庭为试点，通过公开宣传及表彰典型家庭建档示范户，以点带面，从而让更多的人了解家庭档案、关注家庭档案，让示范户充分发挥带动作用，通过言传身教，认识到建立家庭档案所带来的好处，逐渐引导平民百姓主动建立家庭档案。同时，举办家庭建档展览和社会宣传活动，让群众从中感受生活的变化，体会到家庭建档的作用。另外，档案部门还可以通过电视、广播等媒介大力宣传与家庭档案相关的知识及建立家庭档案的意义，以取得人们的支持和理解。
家庭档案归属于其所有者，除社会的硬性规定外，家庭档案所记录的内容、管理方式、如何利用等都受档案所有人的自由意识支配。为加强家庭档案建设，国家各档案管理部门对家庭建档工作要给予适当的鼓励、倡导以及指导，鼓励平民百姓积极建立家庭档案，鼓励其关注自己的人生历程及家庭发展历程，鼓励其用建立家庭档案的方式记录自己的生活历程。
给积极参加家庭建档的家庭给予方法上的指导，让他们的家庭档案建立的更科学、更规范、更完整。家庭档案具有真实性和客观性，是家庭特定历史发展阶段的证明及史料，将这些材料进行合理保管及分类，促使家庭成员进步和发展，可以保证生活秩序的正常，可以促进家庭管理科学化、家庭消费理性化。因此，家庭档案是促进家庭管理科学化的有效工具。家庭档案是对家庭生活真实客观的反映，记载了良好的家风，含有丰富深刻的人生哲理，某些方面必然可以反映出中国人民的优良传统，在对家庭成员进行思想文化教育时，家庭档案无疑是最好的生活教材，一定能为培养造就有文化、有道德、有理想的社会新兴人才做出不小的贡献。
4 结 语
家庭档案对于构建平民百姓历史、文化及提高档案事业的社会关注度和认同度都有积极作用，由此可见，家庭档案的建立无论从家庭小家的角度，还是社会大家的角度审视，其在构建和谐社会和促进社会文化进步方面都有积极意义，只是，如何提高家庭档案的监管方法及监管力度，如何加强对家庭档案有价值的合理利用，是一个亟待解决的问题。
主要参考文献
[1]冯惠玲、家庭建档的双向意义[J]、档案学研究，2007（5）、
[2]李同音、家庭档案管理研究[D]、保定：河北大学，2013、
关键词：监理 档案
中图分类号：U415文献标识码： A
一、做好档案资料管理工作的意义
随着我国社会主义市场经济的发展和社会的进步，档案资料管理是一个国家、企业、单位以及个人健康发展的需要，也是进行档案资料管理工作的重要部分，是提高每一个单位、企业工作效率和工作质量的必要条件，能有效地维护历史和个人的真实面貌。科学化、规范化和现代化的档案管理工作，能正确的衡量一个单位总体的发展水平，是研究本单位总体业绩的手段，为单位的科学发展提供了第一手真实的资料， 是进行市场调研、科学分析、制定企业或者单位朝着发展方向前进的最好教材。如果档案资料管理工作取得较好的成绩，就会让领导能够正确的了解到企业或者单位的整体发展状况和经营状况，适当的、及时的、准确的制定必要的经营策略。另一方面也能让社会有效地了解到企业或者单位的经营成果，为单位或者企业与社会各界进行合作提供奠定了坚强的基础。在我国社会主义市场经济发展的背景下，做好档案资料管理工作是时代的需求，我们要不断地更新档案资料管理观念，探索出来的管理手段和方法，正确的反映我国企业或者单位整体经营状况和发展水平。档案质量管理与经营管理相结合，在很大的程度上决定着企业的未来发展方向和商业版图。对于占领市场、提高管理水平、实现盈利等目的都有很有意义的影响作用。因此，加强档案资料管理工作能促进经济的发展、社会的进步、提高竞争能力都具有重要的意义。
二、档案资料管理的存在的问题
随着经济的发展，社会的进步和信息网络技术的应用。档案资料管理的重要性已经慢慢地被淡化，很多人对档案的重要性缺少正确的认识，认为档案管理对自己没有多大的意义，可有可无。有些档案资料管理人员由于自身的素质就不高， 在档案资料管理的过程中缺乏责任心和良好的职业道德，办事态度比较差，没有乐于奉献的精神和档案管理的基础，因此，就不能把档案资料管理工作落到实处，不能实现档案管理的真正意义所在。有的档案资料管理部门自身的档案资料管理就存在着缺失，对档案资料管理的宣传力度不够，不利于有关领导的重视，导致了整个档案资料管理部门意识弱化。这些因素都制约着档案管理的有效进行，使档案管理处在危险的边缘。
在我国档案的保管过程中，档案残缺不全现象是比较常见的，在进行使用以后，档案管理人员不能更好的将其保存下来，原件、附件等到处乱放，有的单位还伪造假的档案，导致档案没有真实性，影响了档案资料的质量，给以后档案的使用留下了隐患。
三、做好档案资料管理工作的对策
加强档案资料管理的途径
档案资料管理工作比较繁琐，劳动量比较大，只有正确的做好档案资料管理才能达到良好的效果。第一，要收集档案资料。档案是在工作中或者生产活动中形成的文件，由于各个单位或者企业机构比较分散，查找相关的文件资料就必须进行集中。所以，就需要将分散的文件进行归纳和统一，按照时间、顺序等方法收集起来，统一进行管理。在收集的过程中! 档案管理人员要根据档案的重要性、时间前后、成文日期、重要性等方面进行整理和归纳，确保档案资料的完整性、准确性和原始性。第二，要利用科学的方法对档案进行分类。收集起来的档案由于内容复杂，数量比较多，杂乱无章。为了方便查找和整体进行归纳，我们就要把这些档案进行分门别类，按照主次进行分类存档，以便在需要的时候能够及时的找出这些档案。
做好档案的资料安全性工作
档案资料的保密性是非常重要的，它关系着国家、单位以及个人的重要信息，所涉及的相关秘密事项，往往关乎着国家、单位以及个人的利益，这就要求每一位档案资料管理人员要做好档案的保密工作， 不违规、不翻阅或者抄袭有关档案。档案管理人员应该参加档案管理培训和保密工作培训，让每一个人真正的认识到档案资料管理的重要性和档案保密工作的重要性，让他们严格按照我国《档案管理保密制度》《档案法》《档案保密法》要求自己，增强自我的法律意识，认真的做好每一份档案管理工作。做到不泄露、不损毁、不借阅抄袭，严格按照我国的档案管理制度办事。
做好档案资料的管理与借阅
对于一个国家、一个单位、一个人来说，档案的保密工作和档案的完整是非常重要的，鉴于档案的这种特殊性要求，在档案资料借阅的时候，应该按照档案借阅的有关规定进行借阅，借阅的过程要按照一定的程序，先填写借阅单，再经过有关领导的签字或者同意后，最终办理好档案资料的借阅手续。在档案资料归还的时候，我仔细的查阅档案的页数, 看看档案是否和原先的档案一致，然后按照原来的顺序放回原位，方便以后再次借阅。
档案资料的存放要在一个适合的温度环境里，保证及时的通风, 干燥和档案室内部的环境干净, 整洁。档案资料管理人员有定期或者不定期的对档案室进行打扫，发现灰尘, 虫子, 垃圾等及时处理和补救。
实现档案资料管理与信息科技相结合
随着计算机网络的有效发展，对现代档案资料管理提供了一定的管理手段。档案资料管理作为很强的一门专业性工作，要求档案资料管理人员不仅要有服务的意识，而且还应该具备现代档案资料管理的技能。档案资料管理聚集着大量的知识，承载着“秘密”的信息，成为一种丰富的信息资源。在进行档案资料管理的过程中，由于整体的过程比较繁杂，重复劳动比较多，劳动强度比较大，如果利用计算机网络进行档案资料管理工作，可以达到良好的效果。利用高科技进行档案资料管理，降低了人为因素在档案中的影响，充分的发挥了计算机网络技术的优势，减少了人为的手工操作，提高了档案资料管理工作的效率。在管理的过程中，利用计算机网络管理，能有效的保证档案的安全性，将有关的档案信息录入到了计算机中，能及时, 准确的找到相关的档案文件，同时还能准确, 正确的识别档案身份，实现了档案资料管理与信息网络的相融合，为档案资料管理提供必要的依据。
领导的支持和重视是做好档案资料管理的关键
每一项任务, 每一个工作都需要得到别人的支持和重视。对于档案资料管理来说，领导的重视和支持也是不可缺少的，只有得到了档案资料管理部门有关领导的支持和重视，才能有效地保证这项工作的顺利进行，所以说档案资料管理人员就要爱岗敬业，认真的做好这项工作，及时的请示汇报，增强领导的档案资料重视意识，让他们也积极的投入到档案管理中来。
总而言之，档案资料管理工作看起来简单，在实际的管理过程中就变得非常的难。因为它具有保密性, 专业性和政策性， 是一项非常严肃的工作，这就要求我们档案资料管理人员要有强烈的责任感，扎实的档案资料管理知识理论基础，跟上时代的步伐，应用新的管理手段和技能进行档案资料管理工作。因此，每一位档案资料管理人员只有吸收广博的知识，开拓视野，优化自己的知识结构，提高自身的整体素质，才能做好新时期优秀的档案工作人员，为社会主义建设做出自己应有的力量。
参考文献