目前我国正在进行大规模的电网改造工程，这就导致了电力物资相对来说较多，整理起来较为繁琐，容易出现差错。这就需要一个高度的信息化的系统来代替原始的手工进行整理的方式来进行记录。而电子商务平全的满足了这个要求。其具体的表现在：①整个电力企业的电力物资采购的程序是需要高度的程序化和规范化的。②在进行整体的物资采购过程当中，需要多个部门进行协同工作，还要和外界供应商进行必要联系。以至于每一项业务都需要电力企业当中的其他部门进行相应的协调，否则就无法进行之后的工作。这就要求物资管理的系统必须要具备可以适应多种环境和业务的需求。③在整个电力物资的管理过程当中需要有一个相对来说较为开放的一个平台，电力企业可以通过整个平台对于外界供应商供应的电力物资有一个切实的了解，并根据了解作出一个合理性的分析，同时将自己所需要的电力物资公布，方便供应商进行选择配给。最大的程度上实现整个资源的共享。④在整个管理过程当中，有时还需要进行一定的数据整理和数据分析，以便于对最后做出的决策提供一个合理的依据。电子商务平全满足了电力物资管理信息化的这四个需求，在最大的程度上促进了电力物资管理的发展，有效的节约了所需要承担的管理费用。
在整个电力物资管理系统当中应用电子商务平台是不可逆转的潮流，其具体来说可以分成四个方面做简要的阐述：①电力企业内部进行物资管理的过程对电子商务的运用主要是体现电力企业的信息化建设。简单来说，在整个电力企业当中通过电子商务平台构建成一个完整的系统，这个系统当中兼容并蓄。其主要是以管理系统为主，但是在其中还包括了企业的服务器设置，企业的人力资源管理企业电力物资的整合以及优化等等多方面的内容，通过科学、合理、高效的运作流程，有效的提高了电力企业的发展速度。②不同的电力企业之间的电子商务平台的应用，主要是体现在对于提供的丰富材料的共享方面，不同的电力企业根据自己所知的不同材料，将其放在同一个平台上，就更加有助于电力企业在选择物资上的分析，更大程度上提高了其真实性。不同的电力企业之间形成了一个完美的产业链，更好的促进了企业之间的信息共享化。③面向外部伙伴的电子商务平台的应用，主要是体现在和原材料供应商之间进行的电子商务交流。这主要是体现在，在电子商务交流的过程更加方便、快捷。通过运用电子商务平台，对于每家的产品质量、型号、价位等做出了一个深层次的了解，使电力物资管理的开销达到一个信价比的最高值。④电力企业物资的管理其最终目的是要面向整个客户群体的，虽然长期以来的电力垄断，给广大的电力企业一个十分重要的优势，但是随着市场规律的进一步完善，社会信息化程度的逐步提升，几年来关于电力物资管理当中的信息化程度不够的缺点逐步显现。所以，在当前的形势之下就必须要根据市场规律，对于整个电力物资的管理方式作出一定程度的调整，以便于更好的促进电力企业的整体发展。
目前我国的电力物资的管理系统来看，电子商务平台运用的相对较为成熟。但是，随着科学技术的进一步发展，会有越来越多的升级版的电子商务技术进入广大人民的视野。这就需要在电力物资管理系统的整体构建当中，根据现有的系统的运行经验以及电力物资管理工作的一个实际需要，结合目前国内统一的电子商务方式的电子信息管理系统，提出合理的电力物资管理信息化的发展方向，以便于更好的促进电力企业的发展。具体来讲应该采取以下的措施，就是充分的利用电子商务平台的便利性，围绕电力物资的信息化管理，进行新一步的规划，极可能的采用当代的高新技术，根据未来发展的需要，创造出移动式的电子商务形式下的电力物资管理系统。
（一）电子政务能够大幅削减政府管理成本，提高资源利用率旧有的政府管理模式成本高、效率低，较为粗放，这种管理模式下极易滋生，因为一来政府部门充斥着繁文缛节，二来群众无法实现对政府的直接有效监督，这给的产生提供了土壤。电子政务的出现在一定程度上对起到遏制作用，作为一种集约的管理方式，电子政务对繁文缛节进行了限制，而且使政府信息进一步透明化，方便群众监管，这样一来政府管理成本降低，效率得到提升。电子政务的实施降低政府管理成本主要表现在以下方面：一是电子政务的实施，减少了人员和机构的开支，这是因为电子政务的运行使得中间层次的人员与机构没有了存在的价值，传统的人海战术被电子政务所推崇的技能和知识所取代，人员和机构精简所带来的工资、福利成本大幅削减，随着电子政务的进一步发展，政府的管理成本将进一步降低，而由此带来的效率却逐步提高。二是电子政务的出现，加快了虚拟办公工具的应用，特别是无纸化办公的应用，减少了办公耗材的购置费用，电子通讯技术带来的视频会议的的普及，减少了交通费用，费用减少的同时，相关政策措施通过网络等途径迅速下达执行，相关信息能够及时收集为下一步决策提供依据，办公效率得到大幅提升。三是电子政务能够将一个部门或者一个地区的政府机关连在一起办公，实现信息、知识、管理方式、人力资源的共享，在一定程度上减少了会议设施等有形设施的重复建设，实现了集中而集约。四是电子政务的推行能够将人力资源充分开发。电子政务对操作人的知识和技能要求较高，同样对工作流程有着严格的要求，这就一方面要求政府工作人员必须主动学习提高相关知识和技能，同时要改变拖懒散满、推诿扯皮的工作作风，明确分工，加强合作，主动性、积极性和创造性得到充分调动，潜能得到充分开发，在不引进新的人员的前提下，实现最大化的人力资源优化配置。
（二）电子政务能够推动政府管理的现代化进程以信息技术为支撑的电子政务，在降低政府管理成本的同时，也推动着政府管理一步步实现现代化，这种现代化进程主要表现在以下几个方面：一是从管理学角度来看，电子政务的推行，使得政府管理在硬件设施、软件运行上逐步实现了技术化，管理手段愈发现代化。信息化特别是信息高速公路的高速发展，催生出无数的管理系统，这在之前是无法想象的，管理系统的运用，使得政府管理朝着计算机化、模型化、数字化方向发展，这是政府管理硬件现代化的表现。与此同时，随着管理硬件的现代化，管理者的思维越来越注重效率，强调多学科知识的综合运用，管理由单纯的定性分析变为定性分析、定量分析相结合；管理者的管理方法也由传统的单一、陈旧的方法变得更为全面系统，优选法、技术经济分析法等管理方法越来越多地应用到管理过程中。二是电子政务的推行，也逐步影响着管理参与者，使其越来越现代化。在电子政务管理模式中，管理元素日趋增多，管理对象复杂多变，管理的难度在日复一日地加大，这对创新能力的要求越来越高，同时，基于上述复杂多变性，机械式、程式化的工作模式越来越少，需要管理参与者付出更多的时间来提升相应的知识和能力，如此，才能更好地适应电子政务的要求。管理参与者现代化的另一个转变表现为管理参与者的分工由传统的精细分工逐步向多能型发展，这里面有计算机的普遍应用将由人工从事的事务工作完全由机器取代的原因，同样也有为适应电子政务的发展，管理者不断加强自身学习，使其朝着综合型、多功能型发展的原因。电子政务的推进，要求管理参与者要有极强的适应性、自我约束力，同时要求他们加强交流与合作，这同样是管理参与者现代化的表现——由被动型向主动型转变。
（三）电子政务增强了政府管理的透明性，增强了群众参与程度电子政务的推行，使资源共享成为可能，这种资源共享不仅是行政系统内部的各种信息的共享，而且还包括政府系统与外部社会之间的信息资源共享，通过这种共享，群众可以及时了解政府相关政策法规和各种便民信息，政府可以收集各种意见建议。反馈，对相关政策进行修正；同时，电子政务的推行，实现了政府同群众之间的互动，较之于传统的单方性政府管理模式，电子政务更加注重民意，注重政务公开、公众参与，公众可以参与政府相关部门的讨论，可以对行政部门和行政人员进行实时有效的监督。
二、电子政务主导的政府管理创新路径
从上面分析可以看到，电子政务能够推动政府管理创新，这种推动是直接的、必然的，要有效地实现电子政府主导下的政府管理创新，需要我们从以下方面着手：
（一）政府网站建设要注重社会公众的有序参与政府网站是政府同群众联系的窗口和纽带，是电子政务较为核心的设施，而通过调研发现，一些地方的政府网站不尽如人意，很多网站长期处于不更新状态，成了摆设。公开不尽如人意，更不用说与公众之间的互动了。这就要求我们不仅要注重政府网站建设，同时要注重公众的参与，要准确把握公众对于政府相关信息的需求，及时公开相关政务信息，鼓励公众与政府互动，用公开解决社会矛盾。
（二）要真正改变观念，创新管理理念目前，在各地推动电子政务的阻力不是技术、也不是资金，而是政府旧有落后的管理理念，这种单一的、不透明的、不民主的管理理念在一定程度上成为了推动电子政务运行的障碍。我们一方面要大力推行电子政务，另一方面要及时更新观念，政府管理参与者要真正树立起符合时代要求的政府管理理念，面向社会公众，更加主动、更加透明、更加高效，实现社会服务领域和社会管理领域的现代化。
（三）整合电子政务主导下的政府管理模式和制度电子政务的目标是要建成以社会公众和企业实体等服务对象的新型现代政府，而传统政府管理模式所带来的旧有惯性与电子政务的这一目标存在冲突，要解决这一冲突，需要政府在管理创新方面一方面要以电子政务这一新兴符合时代要求的管理模式，另一方面要对相关管理制度重新制定，使其符合电子政务的相关要求，实现电子政务与管理制度的有效整合。
为进一步发挥电子政务综合效能，增强政务协同能力，降低行政成本，提高行政效率和公共服务水平，根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于转发（国家信息化领导小组关于我国电子政
务建设指导意见)的通知》(中办发[]17号)和省府办公厅《转发省编办信息产业厅关于加快电子政务建设推进行政管理创新意见的通知》(粤府办[]116号)精神，结合我市实际，经市人民政府同意，现就加强我市电子政务资源整合工作提出如下意见，请认真贯彻执行。执行中遇到问题，请径与市信息办联系。
一、充分认识加强电子政务资源整合的意义
经过各级政府的有力推动，我市电子政务广泛应用于城市管理、市场监管、社会管理和公共服务等领域，建立了主要政务业务信息系统和政府网络平台、数据中心等公共基础设施，探索出条块结合、业务协同的电子政务建设模式，有效提高了各级政府和部门的政务效率和公共服务水平。但也存在一些亟待解决的突出问题，主要是体制造成的“条块分割”和“信息孤岛”现象仍存在，自成体系、重复建设问题未能得到根本解决，政务信息资源共享机制尚未形成，“愿取不予、多取少予”的本位观念较突出，电子政务的巨大潜能难以有效发挥，制约了电子政务的整体绩效。因此，必须进一步提高认识，高度重视电子政务资源整合工作，将其作为“十一五”期间电子政务建设的重点内容。
(一)加强资源整合，是推动行政管理创新的必然要求。
整合电子政务资源，通过政务信息共享和业务流程对接等手段将政务协作程序化、流程化，实现高效的行政协作，是行政管理创新的必然要求，也是行政管理体制改革的有效途径。各级政府和部门要从全局高度、大局意识出发，树立协作意识，高度重视电子政务资源整合和共享，积极部署、主动衔接，推动行政管理创新。
(二)加强资源整合，是推动服务型政府建设的重要手段。
综合利用电子政务资源，共享关联的社会和市场监管信息，实现政府部门间的业务互动，不仅可有效降低行政成本，而且有助于最大限度减少审批项目，推动服务型政府建设。同时，通过整合电子政务资源，有效利用横向和纵向两方面的政府服务资源，可有效简化办事程序，提高公共服务水平和效率。利用城市管理重心下移的体制创新时机，加快整合数据资源、网络资源和基层服务资源，建立社区一站式电子政务服务模式，有利于改善条块分割、各自为政的状况，提高政府监管能力和便民服务水平，进一步提升管理服务效率、降低社会成本。
(三)加强资源整合，是提升电子政务效能的必然选择。
经过多年努力，我市电子政务具备了良好的基础，已进入整合提高的应用阶段。因此，建立有效的电子政务资源整合机制，全面整合资源，推动条块业务结合、块块业务互动，实现政府各
部门内、部门间最大限度共享政务信息资源和公共信息平台，才能有效节约财政投资，提高电子政务综合效能。
二、电子政务资源整合的指导思想、目标和原则
(一)指导思想。
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，以提升行政协作水平，提高政府工作效率，降低行政成本，增强便民服务能力为宗旨，坚持统一领导、统筹规划、统一标准、共享公共基础信息设施，完善和创新电子政务决策、管理、实施等机制，建设集成、协同的电子政务体系，全面提升政府社会管理和公共服务能力，为加快推动我市经济社会发展模式转型和实现城市发展战略提供支撑。
(二)整合目标。
至2010年，基本形成资源整合、信息共享、流程优化、运作协调、服务便捷、安全可靠的全市电子政务框架，70％以上的部门建成统一架构的业务应用系统和规范一致的基础业务数据库；实现社会保障、治安管理、审批服务、市场监管、食品安全、城市管理、城市规划建设、电子口岸等一批跨部门系统的业务协同和信息共享，基本统一电子政务网络平台、数据共享交换平台、安全认证、智能卡、政府门户网站等重大公共基础设施，建立较为健全的电子政务信息资源共享机制和规范标准，开发利用人口、法人、地理空间等基础信息资源库和专题信息资源库，逐步建成重大基础信息设施统一、信息资源共享、关联业务互动、服务一站式的便民型、协同型、集成化电子政务，有效增强行政协同能力和财政投资效益，提升政府的社会监管能力和服务水平。
(三)基本原则。
1、内部整合与外部整合相结合。各部门不仅要开展部门电子政务架构设计，系统地进行信息资源规划和业务流程梳理，整理规范基础数据和业务数据，整合内部电子政务资源，提出对关联部门的信息共享和业务协同需求，而且要从加强行政协作出发，充分考虑纵向和横向关联部门的信息和业务需求，积极提供共享信息、衔接关联业务流程，实现电子政务内外衔接、互联互通、相互融合，提升电子政务的整体效益。
2、加强监管与便民服务相结合。要从提高监管能力和效率出发，整合社会监管部门的业务流程和信息资源；从提升公共服务水平和便捷性出发，整合优化公共服务流程和信息资源。要加强监管与便民服务的资源整合和信息共享，充分利用监管信息，简化审批、审核等服务手续，更好地推动便民服务，并利用公共服务获取的信息强化监管能力。
3、统筹规划与分类整合相结合。电子政务资源整合要强调统筹规划，加强顶层设计和规范标准的指导性，实施整合要抓住重点，根据管理和服务对象，选择关联性强、信息共享迫切的领域优先开展分类整合，有步骤推动各领域的资源整合和信息共享，尽快取得经验和成效。
4、资源共享与信息安全相结合。信息资源共享是发挥电子政务优势和规模效应的基础，是提高行政协同能力，降低行政成本的根本。要树立安全侏发展、发展促安全的科学安全观，加强对信息资源和应用系统的分类管理，合理部署安全措施，在保障信息安全的前提下，最大限度地推动资源共享，避免以安全保密理由阻碍资源共享。
三、电子政务资源整合的主要内容
电子政务资源整合分为部门内整合、部门间整合、条块整合、支撑体系整合等四个层面，四个层面的整合偏重不同，但又有机结合。各单位要综合考虑各个层面的整合，结合实际，形成全面、优化的整合方案。
(一)加强部门内的电子政务资源整合，建立统一的办公和业务平台。
部门内电子政务资源整合是全市电子政务资源整合的基础，各单位要以提高行政效率和服务水平为核心，按照统一规划、统一平台、统一数据库的要求，开展资源整合，解决部门内的重复建设。一要结合本单位的实际情况，开展电子政务规划，明确本单位的电子政务框架；二要按照数据与业务系统分离的原则，理清基础数据和业务数据，对基础数据实行集中管理，业务数据按照需求实现共享；三要按照便民服务原则，优化业务流程，整合部门与下属的网站及服务系统，统一信息和对外服务平台，开展一站式便民服务；四要统筹应用系统开发，建立统一对外的系统接口，不以单一业务向下推广应用系统或软件。
(二)统筹规划、分类整合，推进部门间应用系统的互联互通。
按照统筹规划、分类整合原则，以业务协作和便民服务为纽带，统筹关联业务系统的规划和建设，推动业务协作和互动，实现管理业务协同和信息共享。部门间电子政务资源整合的重点是要解决部门间的网络互联互通、信息共享和业务协同问题，突破影响互联互通和资源共享的体制。
1、统一市电子政务内外网及其交换平台，实现互联互通。推动各单位局域网的整合及互联互通，解决单一系统组网、多头互联却不能互通的问题。各部门要将本部门外网和内网分别联到市电子政务外网及内网交换平台，利用统一的网络平台构建虚拟专网(VPN)，实现互联互通。现已存在的部门政务专网，要统筹安排，尽快接入到全市统一的电子政务网络。
2、按照统一的标准和规范，形成信息更新、共享的长效机制。加快梳理业务流程，分析信息共享需求，尽快建立市、区政务信息资源公开和共享目录体系，为政府、社会提供信息查询和共享服务；围绕部门内信息的纵向汇聚和传递、部门间在线实时信息的横向交换、部门间业务协同等需求，依托市、区两级政府数据中心，建立跨区域、跨部门的政务信息资源交换体系，为各级政府的业务协同、公共服务和辅助决策等提供信息交换和共享服务。以市政府公文交换系统为依托，逐步实现部门间公文交换的无纸化。
3、选择社会公众关注度高、经济社会效益明显、业务流程相对稳定、信息密集、实时性强的政府服务，作为跨部门信息系统整合的重点。以社会保障、社会治安、食品和药品监管、应急指挥、投资服务、智能交通、电子口岸、社会信用、环境保护、安全监管、财政管理、城市规划建设等重点信息系统项目建设为契机，改进和优化业务流程，促进核心业务与相关业务的协同，形成跨部门畅顺的业务流，并根据业务需求开展信息交换共享工作，保证重大信息系统数据的一致性，形成一体化、相互对接和联动的业务体系和信息系统。各单位要按照重点信息系统建设的要求，整合本单位应用系统，做好相关业务与重点信息系统业务的接口和衔接，形成部门间的业务协同机制，更好地为居民、企事业单位服务。
(三)加大条块整合的力度，提高业务管理和公共服务的能力。
按照条块结合、纵横联合的原则，开展政务信息资源的有序采集、更新和应用，充分利用市区两级网络交换平台和数据中心实现条块的互联互通和信息共享。按照城市网格化管理要求，配合街道和社区服务中心的网点分布，做好社区信息化平台建设与推广应用工作，建立和完善与各部门应用系统业务的接口，实现各部门应用在社区平台的整合，形成布局合理、方便群众的服务网络。
(四)建立和完善电子政务的整体环境，为整合提供全面的支撑体系。
充分利用全市电子政务公共信息基础设施，解决政府电子政务应用的共性需求，不再分散建设基础设施，有效降低电子政务运行管理费用，保障信息安全，满足全天候服务需求。依托政府门户网站整合各部门信息资源，与各部门网站构成信息高度共享、服务相互联动的政府网站群；加强和规范电子政务网络信任体系建设，依托全市统一的电子认证体系，保障信息化应用安全；推广应用统一规划的社保(市民)卡，为政府各部门和公共服务单位面向市民服务提供电子化凭证和信息载体；健全信息安全监测系统，提高对网络攻击、病毒入侵和网络泄密的防范能力；统筹电子政务应急与灾难备份建设，提高电子政务的防灾水平和恢复能力；整合各部门、各行业视频系统，为社会治安、应急指挥和视频会议服务；整合政府呼叫中心资源，建立统一的政府呼叫服务平台；整合政府电子邮件系统，构建统一的政府邮局和市民邮局。
加强电子政务规划、法规和标准规范建设，为资源整合提供指导。根据国家、省有关文件精神，制定自然人、法人、地理空间等基础数据库建设规划和信息安全总体规划；健全政府信息公开、信息资源管理、信息安全、政府网站管理、政务网络管理等方面的法规和制度；在国家电子政务总体框架基础上，制定全市电子政务总体框架；建立我市电子政务标准体系，明确标准制定原则，分步制定标准规范，通过示范工程和重点项目带动相关标准建设。
四、电子政务资源整合的主要措施
(一)加强领导，明确职责。
电子政务资源整合是一项牵涉各方利益、影响面广的系统工程，必须按照国家、省、市的统一部署，加强统一领导，精心部署，稳步实施。全市电子政务资源整合工作由市信息化工作领导小组统一领导、协调和决策，市信息化办公室负责组织编制规划、制定实施工作方案，抓好公共信息基础设施建设和完善工作，做好资源整合的协调指导。各部门主要领导要亲自抓电子政务资源整合工作，组建由主要业务部门、信息部门负责人共同参与的专责小组，负责本部门资源整合的规划和实施工作，协调和配合完成部门间资源整合以及条块整合的相关工作。
(二)需求主导，分步实施。
实现电子政务资源整合必须做到统筹规划、统一框架、统一部署，避免出现各部门、各层级自成体系、各自为战的状态。各部门要在电子政务总体规划和框架的指导下，以履行部门管理服务职能为主导，围绕有效管理和便民服务目标，制定本部门的电子政务规划和框架，明确近几年的建设目标、任务、项目建设优先顺序和资源整合方案，从网络平台、应用支撑平台、安全平台和基础信息的共享做起，分步实施；跨部门重大项目要紧紧围绕市委、市政府的重点工作和业务需求，在总体框架下部署实施。
(三)规范管理，注重实效。
加强电子政务项目建设管理，市信息办、市财政局要牵头抓好电子政务项目建设的立项审核、招投标、监理、验收、绩效评估和运行等关键环节，逐步完善项目管理制度，建立绩效考评机制。所有新建和改造升级的政府信息化项目须经市信息办审核，未经审核的项目，市财政局不予安排建设和运行经费，通过审核环节从源头上确保资源整合和信息共享。各单位要按照市财政投资信息化项目管理的有关要求，以效益为本，开源节流，充分利用现有资源，按照资源整合和信息共享目标开展电子政务应用。对不符合资源整合、信息共享原则的电子政务项目，不予立项；对实施过程不落实资源整合、信息共享要求的项目，不予验收和安排运行保障经费。
【关键词】电子档案；纸质档案；整合管理；要求；模式
一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性
纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。
二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。
（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。
（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
三、电子档案与纸质档案并存的管理模式
纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。
四、结束语
在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。
参考文献
[1]田永丽、论电子方案与纸质档案的整合管理[J]、才智，2015、19、
关键词：物流管理；电子商务；企业发展
电子商务为物流企业提供了技术条件和市场环境，为物流功能集成和物流企业实现规模化经营创造了有利的条件。分析电子商务支持下的企业物流特点，以及建立宏观和微观双控型的电子商务物流管理模式，就成为企业面对现代市场竞争的必然选择。
一、物流业国内与国际发展现状
1991年5月12日国务院批准建立天津港保税区。天津港保税区瞄准了与国际物流服务贸易接轨的方向，同世界上100多个国家建立了进出口贸易联系，初步形成了三大功能体系，即国际物流的集散、分拨、配送体系，成为我国北方最大的国际物流中心。
世界著名物流企业美国的“联邦快递公司”，对货物配置通过电子信息进行动态跟踪和信息自动处理。美国摩托罗拉实行24小时全天候物流管理，实现年销售收入20亿美元，使公司成功实现现代“物流”管理。
上海apec通关系示范系统工程的建立，全球四大物流快递企业，联邦快递（fedx），中外运敦豪（dhl）、联合包裹（ups）、荷兰天地快运（tnt ）入主联合快递中，加速了向中国物流市场的扩张。
我国于1997年，国家批准建立全国库存商品调剂网络中心，目前拥有83家分支机构，123家会员企业。wWw、133229、COm该中心推出七大电子设备模式，形成电子商务的物流配送系统。这是中国目前最大的库存商品在线交易专网。“全库网”采用的是b2b电子商务模式。虽然物流业有了一定的发展，但是，当前我国物流业发展总体滞后，具体说存在以下问题：
（一）物流观念陈旧，缺乏现代物流理念。对现代物流在提升运输产业水平、推动经济发展和增加经济效益方面作用认识不足。
（二）商业环境相对落后，造成物流布局不合理，专业化服务程度低，自营物流比例过大，专业物流服务得不到充分利用，一家一户小规模经营模式也制约着物流管理的发展。
（三）我国物流信息服务体系和网络体系的落后也制约着物流业的发展，制约着物流产业向专业化、一体化方面的发展。
（四）物流产业目前发展的制度环境有待完善。物流发展要跨越地区和部门的限制，需要统一化、标准化。我国目前还没有一部完备的物流法规，因而制约了我国现代物流产业集约化经营优势的发挥。
（五）物流方面专业人才缺乏，我国高等院校中设置物流专业和课程的很少。物流在职人员的总体水平较低制约了我国物流业的发展。
二、信息化是企业物流发展的基础
通过发展信息产业推动电子商务下物流管理的模式创新，合理高效配制物流资源，推动我国信息流、物流、商流合理组合。通过培养高素质的人才，利用已有的网络优势，建立能同国内和国际物流网相连结的物流配置中心，实现电子商务物流配送专业化管理；物流信息处理现代化管理；建立和强化有关电子商务物流管理的相关法规。物流信息化管理具体应做到：
（一）运用新的信息技术，建设宽带网域，提升完善信息交换平台，联合构建电子商务平台。
（二）建立电子商务物流信息控制中心，实现物流管理的低成本、高效益，提高信息化物流管理水平。
（三）培养一支专门从事电子商务物流信息管理的高素质专业人才队伍。同时要调整现有物流管理人员结构和组织结构，对要求从事专业物流管理人员必须具备相关的专业知识。
（五）要通过现代化信息建立起电子商务物流管理的良好外部环境和条件，实现物流系统，运送方式，装卸、仓储、物流配送一体化，降低物流配送成本和风险，提高物流配送的效益，要同国家宏观调控措施保持一致，要同国际先进物流配置网接轨，做到四化：
1、物流运作系统化
企业物流是一种系统性的经济活动。主要通过物流目标合理化，物流作业规范化，物流功能集成化，物流技术一体化来实现。
2、物流服务网络化
电子商务发展要求企业物流不仅以较低的成本提供高质量的物流服务，而且还要求物流服务向多样化、综合化、网络化发展。
3、物流管理信息化
物流现代管理最重要的是通过信息管理来实现的。应用现代信息技术改变传统企业物流管理，实现物流管理信息化。利用低成本物流信息交换平台，拓展业务和市场，大幅度降低企业生产成本。
4、物流经营全球化
由于电子商务的发展提高了全球商务信息交换能力，促进了全球经济一体化进程，企业要在全球化物流经营上进行战略定位，建立以供应链为基础的国际化物流新观念，实现物流经营资源的全球化配置。要建立按照国际化惯例进行物流经营的专门机构，实现物流经营的规模化发展。
三、进一步完善电子商务物流管理的相关法规
联合国国际贸易委员会于1996年通过《电子商务示范法》，主要包括“电子合同法规”，“电子商务税收法规”，“电子商务物流管理法规”。我国目前还没有一部完整的电子商务物流管理法规，相关法规的建立是物流产业发展的基础。我们需要建立符合我国国情的中国物流法规，即包括“法律法规”，“行政法规”和“部门法规”的中国电子商务物流管理法规，以推动我国物流产业健康、快速发展，尽快使我国物流业适应中国入世后国民经济发展的需要。
建立和完善电子商务物流管理的相关法规，对物流主体的资格和权益进行规范，制定了物流活动的行为规范，保障了国家对物流运行的干预和监督。目前，中国物流法规基本内容可分为三类：（1）法律，包括《中华人民共和国海商法》、《中华人民共和国铁路法》等。（2）行政法规，包括《公路货物运输合同实施细则》、《水路货物运输合同实施细则》、《铁路货物运输合同实施细则》、《航空货物运输合同实施细则》、《关于进一步发展国内集装箱运输的通知》等。（3）部分规章，包括《关于商品包装的规定》、《国家物资储备局管理办法》、《铁路货物运输规程》、《公路运输管理条例》、《中华人民共和国海上国际集装箱运输管理规定》、《危险货物运输规则》等。
通过实施以上电子商务与物流管理的新模式，必将推动我国经济能够实现跨越式发展。
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关键词：电子档案；纸质档案；共存性；集成化管理；措施；
中图分类号：G275、3
随着我国计算机信息技术与电子技术的不断发展与进步，其涉及到的领域越来越广泛，目前这些先进技术已经广泛应用于档案管理中。电子档案与纸质档案的集成化管理有赖于计算机信息技术，原因在于要实现电子档案与纸质档案的集成化管理，需要建立混合文件管理系统、档案管理系统与业务系统的标准接口、电子档案与纸质档案集成服务平台，而这些都需要先进技术作为支撑，计算机信息与电子技术是推动电子档案与纸质档案集成化管理的关键因素。
一、电子档案与纸质档案的共存性分析
随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。
二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：
1、建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2、建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
3、创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务
所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。
三、总结
综上所述，电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。
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近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。一、电子文件难以归档的原因
与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
二、电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种：
（一）开通电子文件归档专递网线
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门（全宗构成者）以定期、不定期的方式编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：、DBF、、DOC、、TXT、、EXE等文件。（二）成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点
为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。如根据__公司的组织结构，公司计算机与信息管理中心可利用网络技术建立企业行政信息管理系统，共分为行政、人事管理、企业策划三个子系统；而经营管理系统与综合业务（合同管理与产品销售）、部门业务（单、多用户项目）、财务可构成数据交换网。计算机与信息管理中心接收上述各部门相应数据后，进行集中处理，经汇总的数据在允许公布的时间段通过信息管理中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
三、建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度
（一）依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了负责人负责立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以单位计算机与信息管理保管为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
（二）建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。电子文件形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。 哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。
电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。同时还必须加强对电子档案的开发利用活动环节的保密管理。
为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部、总裁办公室做为开展电子文件归档的重点和试点部门。如将历年的各部门单用户报告和定制的多用户（专项）报告分电子文件归档。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、综合业管管理部门、计算机与信息管理部门四者结合的方法。电子文件形成部门熟悉各自管理的业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；综合业务管理部门是全面掌握公司和产品种类、部门业务类型，负责经营管理的部门；计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，又可以作为电子文件的形成单位，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。四个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可共同形成质量较好的电子文档。
（三）将电子文档管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门和职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制
其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入:请记住我站域名管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。
__公司从20__年开始正式将公司公关、会议活动的照片和电子版整理由总裁办和综合业务管理部作为声像档案归档张贴和存档。最近又计划在FTP上随时输入电子照片、文章标题及摘要，通过网络传输到全公司，供全体员工共享。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的索引到FTP上查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。同时，对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理；并进行用户确认，以确保声像档案完整与安全。
五、档案人员知识结构的变革迫在眉睫
创新与安全的矛盾
由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。
档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其他应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其他信息系统整合的可行的解决方案。
标准化、法制化的挑战
在我国，档案管理信息化的标准化程度相对比较低，造成应用范围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点：
一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的珍贵档案。由于多头管理，各有归档方法与规范，甚至有管理体系和政策上的不同，造成了管理标准化的困难。
二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党委、人大、政府、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。
三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，使标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。
四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年历史的档案必须解密或降密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。
标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
电子政务的更高要求
当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不是过去办公自动化（OA）、政府信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。政府机构利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。
一方面，电子政务是构建在国际互联网平台上，能够直接为社会和公众提供服务、履行政府职能的公共行政管理工具，改变了以往建立在政府专用网络上的OA系统只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。同时，电子政务本身还成为政府政务优化、业务重组、管理创新和机构改革的技术保障和驱动力。
另一方面，基于互联网、功效等同于手迹和印鉴的电子签名得到广泛应用，使电子政务具有了在互联网上的“虚拟社会”中最基本的电子信任体系，使网上进行的社会活动有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。
推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。
在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。
从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国“9・11”事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案资料管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。
电子政务建设中的档案管理系统必须考虑到它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建电子档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是解决电子证书在电子档案管理中的应用问题。在互联网条件下，电子档案的应用和管理，需要依靠电子证书来确保电子档案的完整性和不可抵赖性。二是建立政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统，这是完全不同于以往数据安全概念的新事物，绝非什么“双机热备份”之类的数据安全技术可以胜任，它要求的是全方位的创新，首先是档案管理的创新，例如它不可能由各档案管理部门分头各自建设。电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的惟一的物质回报，是极其宝贵的信息资源。三是标准化、规范化推进，这是难中之难，但没有它就不可能有电子档案，其中的核心问题是如何解决电子数据易用性和数据库复杂性之间的矛盾。四是法律保障，只有在立法条件下，才有可能真正推动电子档案的研究、发展和实施。我们应该以全新的理念、缜密的措施、科学的方法，从建设之初，从档案管理的全局出发，自上而下地，有领导、有步骤地就构建电子档案系统开展脚踏实地的工作。
新形势下的基本策略
必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策略。实践经验表明以下策略十分重要。
1、 积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用电子证书就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。
2、 与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府的文档数据备份，可以毫不夸大地说，至今还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统既不可能，也不合理。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决，值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。
信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备管理和解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。
3、 遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，本单位的管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也有成效，但不具有通用性，使这些珍贵档案在最终归于国家后，无法供他人使用，最终证明这种管理是落后的，必须淘汰的。
采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制订需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。
4、 注重信息安全。政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。