关键词：智慧城市 数字化档案管理
实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来在全球开展的未来城市的新实践。概括来讲，智慧城市包含无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式。随着国家大数据战略的实施，智慧生活、智慧城市、智慧政府离我们越来越近，也给数字化档案管理新的机遇和挑战。本文仅从几个方面进行论述。
一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。
二是数字化档案成为延伸智慧城市公共服务平台整体框架建设的神经末梢。我们看到智慧城市公共服务平台实现平台与教育、医疗、社保、养老、交通、旅游、食品追溯等信息化系统的互联互通和数据共享，构建整个城市在线公共服务体系，让公众切实感受到智慧城市建设带来的便利和实惠。比如推广健康档案、电子病历、远程医疗等智慧医疗应用，全面深化医疗卫生服务信息化。还有深化社会保险、社会救助、优抚安置等领域的信息资源共享和网上服务整合，建立健全覆盖城乡的社保信息服务体系，拓展社会保障卡发行和应用范围，提升社会保障智慧化水平。这些都需要精准地落实落细在数字化档案上。同时，结合无线城市网、城市物联网建设，优化智能交通系统在交通监测、拥堵疏导、预测预警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行体系。
关键词：电子商务；智能化；发展趋势
中图分类号：G72文献标识码：B文章编号：1672-1578（2015）05-0433-01
1、前言
电子商务档案管理的智能化发展历程是同步于图像信息智能技术的发展历程，它体现在智能化的市场预测、营销策略和客户关系的管理之中。电子版的档案管理不同于传统的纸质版档案管理，它能够通过计算机网络技术以极快的传输速度将资料进行读取和保存，最后形成一份直观的电子档案。电子商务时代所产生的大量信息包括：电子邮件、电子合同、电子签名、产品资料、交易及支付过程等信息，有别于平常的纸质文件信息，而企业在电子商务运营期间会累积越来越多的档案信息，为了能够将巨大的电子档案进行有效收集、归类，保证电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，智能化的电子商务档案管理是不可阻挡的必然趋势。
2、电子商务档案管理的特点
电子商务是利用简单、快捷、低成本的电子方式进行买卖双方不谋面的商贸活动，存在着大量的原始文件、客户真实信息、交易信息等重要文件，以虚拟的形式记录在档案管理中[1]。电子商务档案管理的特点有以下四点：（1）虚拟性。首先，电子商务活动发生的行为是虚拟行为，所产生的活动交易信息和文件记录都具有虚拟性，电子商务的虚拟性特征在与纸质档案上的比较中有明显体现。例如：在电子商务交易过程中，通过网络对存货的查询、产品的展示到确定交易，产生出各个过程的信息记录等都是具有虚拟性特征的档案。（2）复杂性。计算机系统拥有复杂而准确的操作技能，能够将电子商务活动中的数字信息进行解码并记录给人类查询存档，客观上形成了电子商务档案信息的复杂性。（3）集成性。电子商务档案信息不同于纸质版，不仅具有了虚拟性还有集成性的特点，它可以将文字、数字、图片、视频、声音等基本信息集成在一份档案中，然后把这些信息对外或对内完整、真实地呈现出来。（4）危险性。由于电子商务活动是虚拟的，都是通过不同的介质在进行，存储和携带的过程中容易受到黑客的攻击，利用木马等病毒程序对电子商务内部存储信息进行破坏，具有易被破坏危险性等特点。
3、电子商务档案管理智能化发展
电子商务档案管理智能化发展可分为电子商务档案信息存储的智能化发展、电子商务档案信息处理与搜索的智能化发展、电子商务档案信息应用的智能化发展三大类，第一：信息存储的智能化发展需要经过计算机精密的操作系统得以实现，通过计算机系统将电子档案放入某种存储介质中得到有效的存储能力。要实现信息存储的智能化发展，就必须进行对存储系统不断优化，才能达到智能化水平，同时还突出了信息存储智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息检索的智能化发展不仅存在着必要性，也是提高市场竞争的有效途径，智能化的图像信息检索的产生对我国智能化检索水平有着非常重大的意义 。在智能化存储过程中，对于一些加密过或者未加密过的信息，要实现智能化检索才能提高商务化水平。第三：将存储的电子商务档案信息进行合理运用，为企业未来的发展带来相对的良好保障，为未来市场预测、营销策略和客户关系之间的管理提供有效信息。
4、结语
综上所述，有效利用计算机科学系统为电子商务创造出无限智能化水平，结合电子商务的虚拟性、复杂性、集成性、危险性的特点研究出突破每一项技术难题的软件，加快企业信息智能化建设步伐，将电子商务智能化管理走进人们的日常生活中，把电子商务信息时代推向更高的领域。
参考文献：
关键词：档案管理；信息化；人工智能技术；安全；网络
1人工智能技术与档案管理
1、1人工智能技术
在20世纪50年代中期，欧美等发达国家就已经率先提出了人工智能的概念，并且将这一理论概念逐渐的发展成为了现实存在的技术，震惊了学术界。目前，科学家们致力于研究更加精深的人工智能技术，为此开发了多种多样的理论原理，而人工智能也随着经济全球化得到了普及，被运用到了全球的各个角落当中去，为各行各业的生产力发展提供了巨大的动力。当然，人们所提到人工智能技术的时候，首先会提到的就是AI技术，它是人工智能技术的一个缩写，是通过计算机网络的方式将多个系统集合起来，从而形成一个可以模拟人脑的智能机器，人工智能技术包括了机器视觉、指纹识别、人脸识别、虹膜识别、智能搜索和专家系统等。从这个角度来看，人工智能技术实际上是对人的大脑的一次复制和模拟，尤其是对人脑当中的思维意识和思维过程的一次模拟，但人工智能并不能够与人脑完全等同，他只是人脑的一个低端复制，并不能够超过人的智慧，也不能够进行独立的人类思考。
1、2档案管理
档案管理这项工作属于行政管理工作的范畴，它普遍存在于各行各业和各个层次的公司当中，即便是在规模小的公司，也一定都会具有相应的档案管理工作和专门的负责人员。在传统的档案工作当中，人们主要是通过记忆和书写的方式将一本本档案进行反复的装订和整理，并且撰写目录，相对来说耗时耗力，出现错误的可能性也十分的高。随着科学技术的不断发展，人们更多地将计算机信息技术运用到了档案管理工作当中去，极大地解放了这项工作的生产力，提高了档案管理的工作效率，也使得越来越多的管理人员能够从繁杂的档案整理和文书撰写当中解脱出来。档案管理的内容和项目是复杂的，除了一般的人事档案以外，还包括了文书档案、发展档案、项目档案、财务档案等等内容。
2人工智能技术在档案管理信息化中应用的必要性
2、1降低错误率
将人工智能技术科学地运用到档案管理工作当中去，最显而易见的一个优势就是可以极大程度上降低档案管理的出错率。目前，利用人工智能技术当中的智能检索技术，就可以轻易地降低档案管理和借阅过程当中的错误率，无论是利用语音输入还是图片检索的方式，都使得检索途径逐渐的优化和拓宽，也使得检索的时间成本正在不断的被压缩[2]。另外，有部分工作人员在进行关键词检索的时候，可能对于自己想要的档案和主要的内容还是比较模糊的，这时候利用智能检索技术当中的延伸检索技术，可以对其他相关的档案内容和关键词进行一个拓展和推送，使得用户既能够了解到目前所需的、与关键词相关的档案内容，同时又可以了解到与这些档案相关联或其他用户较多搜索的关联档案内容。即可以不再依赖人力进行档案文字的查阅，通过计算机网络的关键词检索就可以完成档案的查阅，极大地降低了错误率。
2、2提高管理效率
以项目档案为例展开论述的话，当企业展开一个经济活动和项目的时候所需要收集的档案是多方面的，不仅包括了企业的前期投入以及招投标的各个环节，同时也包括了企业的预算以及最后的企业项目负责人员、企业项目决策会议内容等等。如果可以利用人工智能技术，首先在计算机网络当中编制一个成熟的程序，将这些不同的环节和内容首先预留出来，然后再进行完一项工作以后，自动自发地将工作所涉及的档案内容和具体信息上传到计算机中来，最终当整个项目完成以后，就能够形成一份十分详实且准确的项目档案。这种方式可以节约档案管理人员大量的时间，使得他们不用整日被淹没在浩瀚的数据信息当中。档案管理人员往往只需要在后台进行简单的编程操作和扫描工作，就可以将所有的项目信息收录起来，在后期进行简单的排版和目录编制，即可完成一本优秀的项目档案[3]。
2、3减少成本投入
在人工智能可以节约成本这方面，有部分中小企业会表示出较大的质疑情绪，他们认为，人工智能技术相较于传统的聘用管理人员需要付出更多的科技成本，并且后期的养护和维修成本也是一笔高额的支出。人工智能技术是一项长远的投入，当购买一套人工智能技术以后，不仅仅代表着购买了其中的编程和设备，更多的是购买了其中所包含的配套设施和服务，也就是后期的各种更新和维护服务。在传统的档案管理工作当中，企业需要雇佣大量的管理人才，需要付出巨额的人力资源成本，并且还需要缴纳相应的保险支出部分福利。而人工智能技术则更像是一种一次性的投入，仅仅需要在前期支付一笔大额的设备使用和专利使用费用即可。同时，人工智能技术也不需要休假，24h都可以进行工作，工作效率也会一直处于饱和状态。人工智能技术从长远来看，对企业的成本产生了巨大的节约作用。
2、4提高安全性
对于一些大型的企业项目和国家机关事业单位来说，在档案管理的工作当中，最重视的就是安全性问题。在传统的档案管理工作当中，主要是依靠人力来完成管理工作，这样一来就存在着很多的不确定性，一旦档案工作人员自身的思想意志不够坚定，就非常容易出现以权谋私贩卖企业经济信息，以及泄漏政府核心机密的问题。现阶段，如果可以使用人工智能技术来代替传统的人力管理，那么相对来说安全性就得到了保障，人工智能技术可以根据前期编程员所设置的种种权限，一些不具备权限的人员想要查阅这些档案是绝对不可能的，而这些档案也必然会在多重安全密钥的加密之下，更加稳妥的被保管在计算机硬盘当中。但这一切都需要建立在已经能够对档案管理信息化系统的安全性充分保障的基础之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墙，有效地规避黑客风险和病毒风险。
3人工智能技术在档案管理信息化中的应用措施
探讨人工智能技术在档案管理信息化当中的应用措施，更多的是从技术角度进行探究的。本文按照不同的技术层面对措施进行分类探究，重点提出了系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术以及网络平台共享技术3项内容。
3、1系统智能识别技术
人工智能技术最核心也是最基本的技术，就是系统智能识别技术，这一技术也是目前人工智能技术当中发展最为成熟，运用最为广泛的一项技术。目前所探讨的系统，智能识别技术就是经常能够在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能识别技术当中，不仅仅可以通过文字的形式进行检索，同时还可以通过语音的形式进行检索，通过图片的形式智能判断，而这些技术都可以被广泛地运用到档案管理的信息化工作当中来。举例来说，如果想要进行查阅档案工作的时候，就可以利用系统智能识别技术，将已知的档案文号或者档案标题或者是档案当中内容的关键词放置到搜索框当中，只需要轻轻的点击检索按钮，那么即可以搜索出与之相关的各种档案。在语音识别技术方面同样如此，可以通过语音的方式将所口述的内容转化成为文字，在系统当中自动的进行检索，寻找所需要的档案。而图片智能识别技术则更多的被运用在一些历史档案和项目档案当中，例如企业在发展的过程当中所兴办的一些项目可能已经年代久远，记不清当中的关键词和具体信息，但是在官方网站上具有当时项目的相关图片，那么就可以将图片放置到搜索框当中点击搜索。包含此图片或相近图片内容的档案就会一目了然的展示在我们的面前[4]。
3、2指纹虹膜识别技术
在前文中已经提到，对于档案管理工作来说，其最重要也是最难克服的一项问题就是安全问题，如果安全问题无法得到保障，那么档案当中的信息就时刻都有可能被暴露在大众的面前，尤其是在涉及到一些经济项目或政府机密文件的时候，安全问题应当是我们首要需要保障的。利用指纹识别技术和虹膜识别技术，就可以很大程度上杜绝安全隐患[5]。举例来说，当查阅一些机密文件的时候，那么首先就可以对查阅人的虹膜和指纹进行识别，在前期档案管理工作的时候，要对这些机密文件进行权限的设置，只有专门的人员才能够查阅这些文件。例如，政府工作当中的一些文书档案和人事档案，涉及到了机关内部的人事调整和编制职数，这些都属于机密的内容，而在进行档案管理的时候，就可以将人事档案管理的工作人员、主管领导和单位的主要领导作为可查阅人员，将他们的指纹和虹膜录入进来。在后期，如果他人想要查阅这些档案的时候，系统就会自动的对这个人的虹膜进行扫描，一旦发现不匹配的问题，就会在系统内产生警告信息，并且直接以短信和电子邮件的形式发送至主管领导及人事档案管理人员的手机当中，可以有效对可能存在的风险产生一个预警机制。当主要领导和档案管理的负责人员看到某些人妄图窥探企业的机密档案的时候，那么就能够做出相应的处罚条例，积极地调整管理制度，这就可以使得档案管理工作逐渐朝着更好的道路发展，实现一个良性循环。
3、3网络平台共享技术
档案的查阅、借阅以及归还是一项十分复杂的工作，在传统的档案管理流程当中，主要是通过纸质文件的形式逐级进行向上审批，尤其是在涉及一些机密和机要文件的时候，更需要进行一个繁杂的审批流程。这时候，如果能够利用人工智能技术当中的网络平台共享技术，将这些审批流程进行简化，通过电子计算机或者说是OA软件的形式，在网上平台就能够完成各项审批工作。与此同时，在企业或单位内部一些可以公开的档案文件，可以利用平台中的共享技术直接展示在企业和单位的局域网络当中，只要是企业内部的人员，都可以通过自己的账户和ID进行直接登录和查阅[6]。举例来说，如果在新人培训的环节当中，需要让新人更多的了解到这个企业的发展历程和其中蕴含的深厚企业文化，那么就可以让这些员工登录计算机系统，在局域网内搜索相应的档案。这些档案当中记载着企业的发展历程是可以被完全公开的，不含有一些机密内容的，这样一来，员工的借阅档案和查阅资料，不需要经过繁杂的审批手续，大大减轻了档案管理人员的工作负担，真正实现了简政放权，做到了工作流程的优化与高效。
3、4智能检索技术
人工智能技术作为一种高科技的技术，其研发的主要目的就在于解放生产力，提高工作效率，将人工智能技术广泛地运用到档案管理工作当中，来也可以达到这一目标，帮助档案管理工作的效率实现大幅度的提升。现阶段，如果可以采取人工智能技术来进行智能检索的话，可以极大地解放生产力，使得传统的档案管理工作人员的工作压力得以释放[7]。举例来说，如果在电子档案排布方面可以按照其重要程度和具体价值进行顺序排放的话，那么就可以在后期的检索中，同样按照这一排序标准得出最终的检索结论。与此同时，采取智能检索的方式，不仅可以对想要获知的信息进行检索和取得，同样也可以利用人工智能技术将某一用户的多次检索关键词及结果统一起来，科学的计算出这一用户的使用需求和未来检索预期，并为其推荐相关的关键词及档案。这不仅依靠单一的档案检索系统，更多的是需要专业技术人员能够在联网和共享平台的基础之上，开发一款多个档案局共享的计算机管理软件系统，使得各个局和部门的档案信息，能够有效的归类和统一[8]。
关键词：高校信息化；档案资源数字化；管理过程智能化；档案服务信息化
2014年9月，国家档案局局长杨冬权就指出：“在今天这样的信息化时代，档案决不仅是‘故纸堆’，而是宝贵的信息。档案部门也决不仅是保管重地，而是档案信息管理与的重要职能部门。档案工作者要有现代的眼光和思维，牢固树立信息化是档案事业发展的必由之路的思想，以档案信息化推动档案管理工作的现代化。”高校档案工作有着自身发展的特点，高校内拥有各类专业背景人才，在信息化技术和创新服务理念方面有着得天独厚的优势，更容易做到与时俱进。
一、高校档案信息化建设的必要性
高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据。随着高校办学规模的扩大，高校馆藏档案案卷数也在逐年增加，同时，随着国家的发展和社会的需求，每年各类人才流动、户籍变更、留学、移民的人数也在逐年攀升[1]34。以同济大学档案馆为例，馆里保存着建校一百多年的档案27万余卷，案卷每年以2万余卷递增，每年前来档案馆办理各类档案证明的达8000余人次，然而档案馆的工作人员不增反减，人均工作量不断增长，势必会在每年的毕业季等一些特殊时段形成业务量堆积的现象。针对这些问题，大力推进高校档案信息化建设工作已经成为亟待解决的问题。
二、高校档案信息化建设的基本思路探索和应用
高校档案信息化建设是提高档案工作水平的重要途径，它的建设是一项庞大的系统工程。根据高校档案的具体情况，归纳总结为三方面，即档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化。
1、档案资源数字化。主要指直接归档的数字档案和对馆藏各种载体档案的进行数字化加工工作。（1）数字档案的归档。数字档案也可称为“电子档案”。电子文件是指依托计算机及网络技术等现代化办公条件和设备，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的文件，而具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件就被称为数字档案，它必须依赖电子设备进行阅读和处理。在高校档案形成过程中，会产生很多的数字档案，比如电子公文(俗称OA文件)就属于此类档案。电子公文是指通过学校协同办公系统处理公文后形成的具有规范格式的电子数据，对学校和社会具有相当重要的保存价值。同济大学在进行电子公文归档的实际应用中，创新提出在档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。整个归档过程依旧采用电子数据和纸质档案“双套制”归档模式，即在协同办公系统中将电子公文数据通过接口传输至档案管理系统自动归档，同时还须将已办结的电子公文制成纸质公文，与电子公文一同归档，电子公文与纸质公文互为镜像，实现了文档一体化。(2)馆藏档案数字化加工。长期以来，档案馆所存放的档案大多是纸质档案，档案利用也都是采用手工翻阅纸质档案来进行。而如今信息时代的数字信息管理模式，已开始深刻地影响着档案管理全过程。为了能迅速、方便、准确地提供档案利用，共享可公开的档案信息资源，更好地满足社会各界对档案利用的需求，就必须进行档案的数字化加工工作，将纸质档案转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，真正实现对馆藏档案进行现代化管理。同济大学的馆藏档案数字化加工采用数字化外包的方式进行。项目实施前，档案馆工作人员需要对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解，制订出一系列操作规范和规章制度，选择综合实力雄厚、拥有一定资质的档案数字化加工专业公司作为承包方。项目实施过程中，针对“调卷整理扫描还卷质检著录总检挂接备份”等流程及加工环境，对照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》逐条检查，全面管理。
2、管理过程智能化。主要包括部门立卷网络化、库房环境自动化和档案管理智能化三大方面。（1）部门立卷网络化。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下，具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、著录目录到系统，并定期移交归档的全部工作。立卷工作可分为平时立卷（预立卷）和年终立卷，两者是相辅相成的。预立卷为年终立卷打下了基础，年终立卷又可以检验预立卷，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据。同济大学档案馆使用的管理系统采用浏览器/服务器结构，部门档案员只要有一网的计算机就可以登录到系统中，使用系统的各种功能进行操作，档案馆工作人员可以同步实时监督部门档案员的立卷过程，发现问题及时指出和修改，降低了归档的错误率。
3、库房环境自动化。档案库房是永久保管档案的基地，加强档案库房管理是保护档案的重要途径。随着信息技术的发展，通过智能设备和信息技术进行交互和控制，克服了传统库房管理存在的弊端，减少了人工工作量，提高了管理效率。同济大学档案馆在库房环境自动化建设中，先后在库房中更新安装了红外视频监控系统、门禁———照明联动控制系统、温湿度自动控制系统、空气净化系统、七氟丙烷自动灭火系统，以及变频控制电梯设备等。其中红外视频监控系统通过在库房内安装双头红外摄像头对库房进行24小时全面无死角、不间断图像监控。库房管理人员可以通过回放，调取任意时间段的库房监控录像[2]51。门禁———照明联动控制系统，一改传统的铁锁把门模式，通过门禁管理系统根据不同的时间段和工作需要，针对每一个库房房门对不同的人员进行授权，做到了库房管理权限精细化。每一个进出库房的人必须刷卡才能打开门禁进入库房。通过刷卡，系统自动记录每个工作人员的出入信息，有力保证了库房的安全。温湿度自动控制系统和空气净化系统，在库房营造了一个恒温恒湿的档案保护环境，最大限度延长档案寿命。当库房温度不在14℃—24℃之间，空调就会自动开启；相对湿度如果超出45%—60％，除湿机就会自动开始运作，进行除湿工作。空气净化系统定期自动开启，有效提高全封闭的库房空气清洁度。同济大学档案馆历来就是学校的重点安全保护单位。因受到档案馆库房层高的限制，库房安装采用了造价相对较高的七氟丙烷气体灭火系统。七氟丙烷是无色、无味、不导电、无二次污染的气体，具有清洁、低毒、电绝缘性好等特点，是一种灭火效率高的洁净气体灭火剂。如果库房层高能满足排设管道的高度，可安装具有造价低、性能稳定、安全性高等优点的高压细水雾灭火装置。（3）档案管理智能化。一个功能无比强大的档案管理系统是档案信息化的核心。随着计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理软件日臻成熟完善。各个立卷部门，依托计算机和局域网进行登录系统，对档案案卷进行案卷和文件的著录、修改、删除、检索、统计汇总、打印案卷目录和卷内文件目录，一次录入多次输出，将原来案卷的检索功能交给高效的计算机，提高检索率和利用率。同济大学档案管理系统基于TCP/IP（网络互联协议）协议，系统用户不受地域限制，不需要安装客户端软件就可操作。该系统不仅可以进行全文自动著录与标引、全文管理与全文检索，还可以对图像、录音等多媒体档案，通过网络远程上传至系统，并可以对各类档案信息资料进行灵活统计。档案的存放离不开密集架。同济大学在新置智能电动密集架的时候，要求可通过计算机系统实时检测密集架的各种状态，并进行操作控制，同时要求做到密集架管理控制系统与计算机智能连接，通过网络，在电脑上直接对密集架进行操作，实现档案密集架的智能化管理。
4、档案服务信息化。目前主要是指在线提供档案信息和远程办理档案证明两部分。（1）在线提供档案信息。信息技术的发展，使互联网逐渐成为人们日常生活的一部分，在高校在数字校园大环境下，上网用户越来越多，在线提供档案信息，不仅可以为广大档案利用者提供便利，同时也能更好地提高了档案利用的效率。同济大学档案馆通过档案系统开放数字化档案资源。需要在线查阅学校档案信息者必须是通过学校统一身份认证平台认证的部门或个人，档案查阅者首先向档案馆提出查询申请，并签订《同济大学档案电子信息查询安全协议》，经审核通过后，系统管理员根据查阅者的工号开设查询账户，根据不同级别、不同权限予以授权。授权后，查阅者即可在线查阅相关档案信息。（2）远程办理档案证明。远程服务又称RAS服务,是指让用户可在局域网以外的地方用自己的电脑去访问位于局域网络中信息资源的技术，它被认为是“以人为本”的服务。基于服务对象的需求这一外因，和提高工作效率这一内因，同济大学档案馆于2013年11月正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例[3]。同济大学“档案服务利用系统”，突破了身份认证和财务收费两大瓶颈难题，通过前后台的网上互动，将电子商务的理念应用到档案的服务利用过程中，为档案利用者提供一站式远程在线服务。用户可根据需要随时在网络环境下进行注册、登录、申请办理相关的档案业务，通过档案馆人员后台审核后，用户可用网银、支付宝等相关渠道支付所需费用，并根据需要选择快递或至档案馆窗口自取已制作完成的档案证明文件。此系统彻底打破时间和空间的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。系统开通至2015年4月，已由最初的13项出证业务增加到21项，汇总数据显示，受理业务人数和数量快速增长，并持续保持在较高水平上。高校档案信息化建设作为一个新鲜事物，在实施中可能还会有一些意想不到的困难和问题出现，伴随着档案信息化建设的深入，以及对档案服务方式创新的不断探索，高校档案工作也一定会随着信息技术的发展而不断改进和提高，更好地为社会服务。
参考文献
[1]尚红伟、高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J]、兰台世界,2013（4）、
[2]辛炜、档案库房安全保护管理[J]、同煤科技，2013（12）、
一、智慧档案馆研究的意义和价值
“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年，我国首批193个智慧城市试点起航，开辟了智慧城市建设的新征程[1]，在此背景下，档案富有的人类智慧的支撑作用凸显，如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆，确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调，这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构，建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。
（一）理论方面，能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展，实现馆际IT基础设施共享，档案资源互联，制度、技术与业务集成，档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互，这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系，以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。
（二）实践方面，从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵，从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构，提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视，智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境，为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架，在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。
二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴
智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下，档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来，国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展，推动了数字档案馆的快速发展，并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。
国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念，但其数字档案馆从建设之初，其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆（ERA）项目主要从技术视角，研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构，以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求；加拿大图书档案馆（LAC）提议则从档案管理与资源整合的视角，研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略，从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统（TDR），以适应国家和城市快速发展的需要；澳大利亚数字文件管理协议（ADRI），从标准规范视角开展区域联合行动，推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成，以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3]，从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究，从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。
在智慧城市背景下，档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度，对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6]；在建设实践方面，上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能，为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求，主要体现在：
（一）在组织层面，缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务，缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统，难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用，而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。
（二）在理论层面，现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求，而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑，才能高起点、高水平地引领档案事业方向，指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。
（三）在实践层面，缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程，而局限于指南性的功能要求和宏观描述，难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。
随着智慧城市快速发展，档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理，包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说，智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化，这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。
三、智慧档案馆研究的基础体系架构
与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较，智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面，智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，再造档案工作流程、整合档案资源，使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用；另一方面，依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。
图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构，它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。
这种“双层四系统”的基础模型构建，适应了智慧城市生态特征发展背景下，档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。
四、智慧档案馆研究的主要任务
智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统，它是档案馆发展的高级形态，它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，全面整合档案资源、再造档案工作流程，使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此，智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合，实现档案馆内部全面信息化，这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持，这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务：
（一）智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求，分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系，研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展，并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。
（二）智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素，是档案资源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。
（三）智慧档案馆的实施方法论。实施方法是理论和业务得以落地的方法保障，其研究需要从智慧人、智慧系统、智慧工作和智慧服务等多个层面研究和分析智慧档案馆对智慧城市生态系统的基础要求和资源依赖；从管理制度建设、档案资源聚合、业务流程优化、馆员能力提升、系统集成架构和IT服务管理等方面研究智慧档案馆的实现原理和实施方法，结合智慧城市的生态环境和档案资源管理的要求，提出一套能够用于指导智慧档案馆建设与实施的整体解决方案，并在一个在建的数字档案馆工程中进行验证和改进。
关键词：智能化；资源共享；开发利用；安全管理
智能化、信息化是城建档案管理的发展方向。2015年5月山东省威海市按照“市域一体、统一架构、资源共享”的原则，建设并投入运营了智慧城建档案管理平台，实现了以建筑物为核心，提供从地上设施到地下管线，从项目开工到项目竣工，从电子文本到测绘数据等复合型信息查询和利用服务。作为平台建设与管理的基层参与者，笔者结合工作实际，就推进城建档案智能化建设中发现的一些问题，提出几点看法。
一、山东省威海市城建档案智能化建设的基本情况
2014年10月，作为国家“智慧城市”试点工作的重要组成部分，山东省威海市依托市云计算中心，采用4G移动APP、二维码、物联网等先进技术，投资350多万元建设了“智慧城建档案管理平台”项目，并于2015年5月投入试运营。该平台先后搭建“智慧地下管线信息共享平台”、“智慧城建档案数据中心”等模块，对各类城市建设数据进行互动型、智能型、动态型采集、处理和存储，实现共建共享，为领导决策、项目论证、规划设计、工程施工、道路挖掘、建筑拆迁、抢险救灾、城市管理、民生服务等提供方便、快捷、高效的查询、检索和利用。特别是在地下管线管理上，平台采集了全市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等6大类、共计13994公里管线数据，基本摸清了全市地下管线“家底”，有效避免了盲目施工造成对地下线路的破坏，为安全施工提供了可靠依据。
二、当前档案智能化建设中面临的主要问题
（一）普查工作协调难度大。
城建数据信息采集是档案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多个管线单位和政府部门，国家层面缺乏相对细致的法规制度，没有一个联合机制，这使得档案资料特别是地下管线资料的收集难以顺利实施。一直以来，全国各地档案普遍缺乏完整连贯性，市政管线档案入库率低，有重建设、轻档案的现象。如，某地自来水管改道，施工队在改道工程结束后，并没有在覆土前通知相关单位来进行测量，或者未把更新信息告诉测量单位，普查就难以有一个客观的反映。这种局面急需建立统一的部门联动工作机制，大力推进管线数据利用和更新。
（二）数字化投入成本高。
档案资源实现信息化、网络化，需要具有一定的基础设施设备和经济实力。包括配置高容量的计算机、服务器、扫描仪、数码摄像机、复印机、打印机等档案数字化处理设备，构建档案信息处理的硬件环境。当前，各地普遍存在经费投入少、设备更新慢等问题。许多基层档案馆专用计算机容量低、配置差，多以单机版档案信息系统管理为主，网络化建设仍然处于比较原始的阶段，还是对档案手工管理工作的简单重复和低水平建设。
（三）政策规定及标准体系少。
档案智能化建设是对传统档案工作的一场变革,是一项全新技术，必须以相应的法律法规和标准作保障。如网络环境下电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理、档案系统应用软件等都要有严格的制度规定和标准可循，形成有效的档案存档和利用的完善机制。虽然一些地方规章或规范性文件正在积极尝试，但目前行之有效的制度少之又少，在业务操作上缺乏科学规范的执行标准，且在档案资源开发中可能面临不可预知的法律风险。
（四）档案资源开发利用程度不高。
作为重要的公共信息资源“集散地”，城建档案信息资源应得到最大程度的开发利用，更好地为城市建设和经济发展服务。在推进智能化建设过程中，部分基层档案馆虽然也采用了机读、电子检索等信息化手段，但管理观念却没有相应提升，工作重心还停留在档案接收、立卷、存储、查阅几个环节，重收集归档，轻开发利用，在满足群众需求上手段和方法不多，没能充分让“死”的档案变成“活”的信息。
（五）网络安全可靠性不足。
城建档案智能化建设使档案管理应用跃升到一个新的层次，极大地方便了群众查阅和使用。但很多档案信息涉及国家的安全和利益、涉及经济技术秘密、涉及社会秩序和个人隐私等方面的内容。因此，档案部门如何在强调档案保密、重视档案保密的前提下，加大档案开放利用力度，处理好网站档案开放利用和档案保密之间的矛盾，是一个需要认真解决的难题。
三、关于加强城建档案智能化建设的建议
（一）建立档案资源收集联合工作机制。
没有一个各部门、各单位之间的联合机制，智能化城建档案管理平台的信息普查、收集难以顺利实施。基于当前各地城建档案管理机构相对独立、级别不高的现状，建议由各级政府建设管理部门牵头，把各建筑物、管线等权属单位联系在一起，通过日常化运作联席会议，共同推动综合规划编制、施工管理、竣工测绘等涉及城建档案管理的工作，以进一步提高档案资源采集的准确性和效率。
（二）加强档案信息化基础设施建设。
各级政府要建立稳定的资金投入机制，并在市场化运营方面进行有益的探索，确保在计算机软硬件配备、网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用）、信息化工作流程等方面持续投入。特别是加快应用物联网、云计算、大数据等最新的信息技术，整合提升现有工程项目管理应用系统的应用深度和广度，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，真正让社会利用者有据可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系统的信息资源利用服务。
（三）加快完善档案智能化管理制度。
各级政府及建设行政主管部门要加大工作调研力度，加快出台相关规划、法律、规章和规定等，在档案信息数据库建设、声像档案一体化管理、馆际间异地数据备份、灾难恢复机制等方面，建立起完备的工作规范和责任机制，为推进城建档案智能化建设提供可靠的立法依据和指导标准，推动城建档案智能化建设向制度化、规范化、法治化方向发展。
（四）加大档案资源开发利用力度。
城建档案工作的出发点和落脚点就是为当地经济社会发展服务。各级档案管理机构要以推进档案智能化建设为契机，切实把服务工作的重点转向对信息资源的开发利用上来，丰富档案信息资源加工手段，将城建档案管理部门从文献资料的收藏、提供者，转变为信息产品的生产、开发和提供者。要想方设法使档案利用更方便、更快捷，提高社会各界利用城建档案的积极性，从而让档案工作的社会效益实现最大化。
（五）加强数字化档案的安全管理。
[关键词]电子商务；档案管理；特点；智能需求
毫无疑问，随着电子商务的发展，智能化的电子商务将逐渐走入人们的日常生活。电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息，创造和累计商务知识和见解，改善商务决策水平，采取有效的商务行动，完善各种商务流程，提升各方面商务绩效，增强综合竞争力的智慧和能力。而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩。电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。随着电子商务时代的来临，众多的电子商务活动将产生包括电子邮件、电子签名、电子合同、支付帐单、交易记录、产品资料等大量的有别于纸质文件的数字文件。同时企业在信息化管理、生产和科技活动中也会形成越来越多的存储在硬盘、光盘、网络硬盘、移动硬盘等存储介质上的电子文件。面对如此众多的商务档案既需要对其进行收集、归档，使之条理化、系统化、科学化，同时又要确保电子商务档案的完整性、有效性、真实性与安全性。因此，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。
一、电子商务档案的特点
电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的数字化特征：1、具有虚拟性。与其他档案存在形式相比，电子商务档案具有明显的虚拟性特征。首先，电子商务行为本身发生在虚拟的网络传输空间。其次，电子商务活动各环节产生的交易信息和记录具有虚拟性。例如，根据电子商务的交易内容，它首先涵盖了通过网络实现的原材料的查询、采购、产品的展示、定购到发货、储运等一系列以实物商品为内容的贸易活动。其次，电子商务还包括网上商品信息的提供。其三，包括各种计算机软件，娱乐节目的联机定购，联机数据库的查询，网上信息咨询服务等等。其四，提供支付手段的电子银行和其他金融服务毫无疑问这些商务活动所产生的档案文本都具有显着的虚拟性特征。2、具有复杂性。电子商务档案通过数字信息存储在存储介质上，人们用肉眼无法直接识别，更无法直接进行手工操作管理，只有借助于计算机系统才能进行解码，才能转化成人眼可以识别的记录。同时，随着计算机技术的发展，存储在各种介质上的电子商务档案信息的信息格式、规范、传输协议、链接方式、存储形式不尽相同，这就客观上造成了电子商务档案信息的复杂性。3、具有集成性。相对于纸质档案信息的单一性来讲电子商务档案信息无疑具有集成性的特征。现存的电子商务档案信息不但是文字或数字信息，而且可以很方便地将图像信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实地记录商务活动的各个环节。由此可见，对电子商务档案的管理应针对其特点，在档案的归档、保存、利用方面尽量提高其智能化程度，以符合时代的智能化需求。
关键词：智慧档案；档案管理系统；档案知识库
智慧城市的出现给档案管理带来挑战的同时也带来了契机，如果档案利用可以融入移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。智慧档案管理系统是建设智慧档案馆的重点。
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2、1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2、2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2、3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3、1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3、2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3、3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3、4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
3、5 档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，最新词条可以通过日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户第一时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以最大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。
3、6 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。
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