关键词：信息化会计档案管理
一、加强企业会计档案管理的重要性
档案管理直接关系到企业自身关键信息的命脉，记录着企业自身各项研究的成果与发展历史，其是促进企业发展的重要工作。财务是企业经营发展的重要基础，本身具有关键性与必要性的特征。会计档案管理属于企业各项档案管理中的关键内容，会计档案当中涉及到的财务信息直接记录着企业自身资金流转、财务报表、财务发展状况以及发展历程等各项内容，而这些内容都属于企业的重要机密，对企业自身的发展具有极为重要的商业价值。企业在进行发展战略制定的时候，必须要综合参考会计档案信息，从档案信息中了解企业自身的财务运行情况，从而有效保证发展战略制定的科学、合理。
二、信息化时代会计档案管理存在的问题
（一）会计档案管理制度存在滞后性
现阶段，由于对会计档案管理工作的重视程度不足，导致各个企业的会计档案管理制度仍然沿用传统的管理制度。在实际的管理工作当中，会计档案中的行业内标准一直没有得到有效的落实。尽管现阶段已经针对会计档案实施初步的分类，然而仍然存在一些缺乏卷宗号、编制目录号的账簿、会计凭证等档案资料，并且这些会计档案仍然没有常用统一的方式进行装订。除此之外，部分企业仍然存在销毁制度不严、节约手续不完善以及会计档案容纳不够的情况。
（二）会计档案没有得到充分的利用
因为传统思维观念的影响，企业通常较为偏重内部的支出与收入情况，忽略了会计档案管理工作。因为重视程度不足，使得会计档案管理工作的好坏缺乏相应的监管，再加上电子会计档案本身缺乏相关的规定，更处在一种无人做、无标准、无人管的情况，最终导致在企业经济管理活动当中，会计档案管理工作也没有发挥其本身应有的效能与作用。
（三）管理人员专业素质参差不齐
现阶段，由于会计档案管理队伍基本都是非专业类人员或者兼职类人员所组成的，导致会计档案管理队伍专业素质参差不齐。而在会计档案管理信息化发展的过程中，因为专业素质参差不齐，许多档案管理人员自身对于档案分类、流程以及归档等内容的掌握程度不足，而部分人员在信息化操作方面则存在不精通、不熟练的情况，严重制约着会计档案管理工作的信息化发展。
（四）电子会计档案外部环境存在安全隐患
传统的会计档案管理主要是有关账簿、凭证以及报表的纸质核算材料。电子会计档案是依靠磁性介质为信息的储存载体，主要形式为硬盘、光盘以及磁盘的方式进行储存。而当前各种木马、病毒的种类也在不断增多，严重威胁着电子会计档案的安全。
三、应对措施
（一）建立健全会计档案管理体系
一套科学、合理的会计档案管理体系是保障会计档案管理工作有序开展的重要基础。这就需要各个企业基于参考自身的实际情况，建立健全会计档案管理体系。细节方面的内容要包含定期规范打印生成的会计日志、凭证、报表以及账簿等信息条款，之后再通过统一的装订来实施归档处理；针对会计账簿的处理必须要填制启用表与科目目录，同时要将账簿名称与部门名称公正的印在封面位置。与此同时，必须要规范填写档案的卷宗目录与文件目录，在打印的过程中则必须要添加相应的页码；针对会计档案的移交工作必须要严格按照相应的制度来实施，并且安排负责人来进行移交，切实保障会计档案的完整、有效。
（二）加大会计档案内部控制力度
企业自身内部审计与内部控制工作的开展直接涉及到会计档案管理工作是否能够有序的开展。所以，要想有效提升会计档案管理工作的质量，就必须要加大会计档案内部控制力度，通过加大监督与评价的力度，加强针对会计档案管理各个环节的监管与审查力度，达成内部控制的再控制的目的。企业应当构建内部审计小组，针对会计档案管理的行为、人员、方法以及流程等实施严格的监管与核查，并且要制定一套严格的问责制度与奖惩体系，保障内部审计工作更为规范、标准。对审计小组而言，必须要针对企业会计档案信息的完整性实施严格的核查，定期针对库存当中的档案实施清点、核对，同时针对档案的属性与编号实施严格的审查，并且要将责任落实到具体的档案管理人员，一旦检查出问题，必须要按照相应的奖惩制度进行处理。
（三）提升会计档案管理队伍的综合素质
一支综合素质过硬、专业素质强的会计档案管理队伍是保障会计档案管理队伍质量的先决条件。企业领导层要高度重视会计档案管理工作，切实加强在职会计档案管理人员的培训教育力度。首先，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，根据会计档案部门与档案管理人员自身的实际情况，组织多形式、多渠道的培训教育方式，进一步完善档案管理人员的知识体系，力争打造一支综合素质过硬、专业结构合理、专业技术强的会计档案队伍。其次，企业应当积极组织相应的专题学术、业务交流会议，积极举办形式丰富的专业网络业务学习活动，通过邀请相关专家举办讲座的模式，积极向档案管理部门领导层与基层员工讲解会计档案管理的先进方法、发展趋势等，切实提升领导层与工作人员的管理水平与工作能力。最后，高度重视档案管理的继续教育，积极引入专业人才，通过制定一套科学合理的激励体系，切实加强档案有关的学历教育，进一步提升会计档案管理队伍的职称水平。
（四）保障会计电子档案外部环境安全
现阶段，为有效保障会计档案信息储存的安全性，我国主要采用纸质档案与电子档案并存的模式，如果电子档案发生安全问题，还能够利用纸质档案信息实施补救。此外，因为电子档案本身磁性介质具备一定的特殊性质，在进行信息储存的时候应当选择AB备份的方式来进行备份处理。相应的备份档案必须要标注操作形成数据的时间与操作员的详细信息。计算机必须要定期进行杀毒处理，安装相应的防护软件，储存介质应当选择质量合格的硬盘或者光盘，并且储存环境应当防磁、防虫、防晒、防潮以及防水，从而有效避免发生意外损坏的情况。
四、结语
1.计生档案管理工作人员素质低下。从计生档案管理工作人员的整体素质角度出发，普遍存在学历、知识、技能和素质等方面问题，很多基层的管理工作人员没有丰富的管理经验、过硬的专业技术和良好的管理理念等，较新时期的档案管理有较大差距。在培养专业人才的过程中，重点在于对工作人员的素质和能量两方面培训。由于对工作人员的要求没有较为平衡的监督，导致管理人员的水平还是保持着原有的层面上，思想理念和管理模式跟不上时代的发展角度，不具备创新能力。
2.缺乏资金导致技术匮乏。信息化的管理模式一定是未来发展的必经之路，因此，需要配备先进的硬件设备，在设备投入过程中需要大量的资金作为支撑，而且大多数计生单位的经费主要是由财政支持，在经费当中没有单独的档案建设拨款。如果使用专有的办公经费，只能缓解一时，而不能解决根本问题，对信息化工作起不到根治作用。而且，在档案信息化建设过程中还会存在很多新情况和新问题，具备高专业要求的设备如何使用、操作和维护等都是急需解决的问题，这一系列问题都成为了计生档案信息化管理上非常重要的问题。
二、计生档案工作的管理和解决办法
1.对管理模式的认识要提升到一个新的高度。在传统的档案管理工作中，档案工作者担任的是档案保管员的角色，主要的任务是对档案的整理、保护和查询等。给予传统的档案管理工作，在信息化社会的影响下，档案工作人员一定要对自己的任务和工作有一个崭新的认识，不断提高自身的素质，面对新工作化境保持者原有的工作热情。只有这样，才能有效地管理档案信息，并提供具备专业知识的服务。
2.以宣传的方式提高档案管理意识。计生档案的有效管理有助于计生工作的开展，计生档案管理也是党和国家事业发展当中重要的环节，因此，应该采取多种形式开展具有持续化影响的宣传工作。不断普及《档案法》的内容和规章制度，强化各级计生工作部门领带的思想认识和管理意识，着重强调计生档案管理工作的重要性，在此基础上，不断完善档案工作者的业务能力，把计生档案管理工作列入社会主义建设发展的规划当中，成为政府的重要商议内容，在人力、物力和财力等各个方面给予档案管理工作的支持和保护。
3.将计生档案管理渗透到各个管理阶层。在计划生育工作当中，计生档案管理是一个重要的组成部分。将档案管理工作的重要性融入到每一个工作人员心中，把档案工作落实到实处，开展责任制度，不断加强管理，使整体的管理体系拓展为网络化和系统化。系统网络化可以保证档案管理工作正常开展，做到上下部门融为一体，共同进步。身为人口和计生档案管理的领导人员，是整个工作的核心所在，人口计生局每个办公室都身负这计生工作的责任。计生档案的关键在于对资料的汇总，在行政业务部门和科室之中建立工作小组，把责任落实到每一个工作人员肩上，形成一个纵向分布的责任体系。同时，这些纵向体系之间可以互相影响、共同作用、相互监督和制约工作，这种体系结构共同工作，形成一个责任网络。该种网络不但使计生工作的制度，也是计生档案管理中收集和管理系统。实践证明，一个完整的领导机构、优秀的工作小组和完善的工作网络，是新时代信息化计生档案管理工作中不可缺少的重要组成部分。
关键词：计算机技术；档案管理；问题；策略
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.14.128
随着社会经济的发展，我国开始进入信息化时代，信息化时代为实现现代化的档案管理创造了条件，计算机和档案管理共组中的应用，不仅可以提高工作效率，还能提高信息化的发展，对开展档案管理工作具有非常重要的意义。信息技术在促进档案管理发展时，也对档案管理产生了一定的阻碍问题，这时就要针对信息技术在档案管理中的问题提出相应的解决措施，提高档案管理工作质量。
1档案管理中计算机技术应用的重要性
我国是人口大国，而且人口流动性较大，也增加了档案管理工在的复杂性，传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了档案管理效率。
档案管理现代化的发展对档案管理人员的综合素质有了更高的要求，要求档案管理人员能够较好的掌握现代学科技术，通过先进的技术设备来完成档案管理工作，这样既可以节约时间，也可以提高档案管理工作效率，减少传统的档案管理工作中的工作强度，为了适应现代化的档案管理要求，需要进行大规模的信息化管理模式及技术准备。公民的真实凭证是通过档案反映的，所以档案管理不能有一点的疏忽差错，这也为人力资源的管理提供强大的先决条件。计算机技术在档案管理中的应用，就是将这种意识转化为信息化，从而促进生产力的进一步发展。另外，在对相关信息进行整理、收集等方面，计算机就显示了它在档案管理当面的便利性，联网状态下可以轻松实现信息资源共享，提高信息处理的便利性。
2计算机技术在档案管理应用中的问题
2.1电子档案保存
计算机技术在电子档案管理中的应用档案的存储也出现了一定的问题。在存储的过程中，电子档案管理程序可以满足文字处理存储，对着计算机系统的优化更新，文档资料可以存放在不同的数据库和存储盘中，在确保文档安全性的同时也提高了文档读取和长期保存的难度。
2.2缺乏统一的档案管理标准
在日常生活中，做什么都要有一个标准，“无规矩不成方圆”。现在很多的部门档案管理内容不断细化，在管理制度和管理方式方面都是大同小异，如果说管理标准不能实现统一也是必然的。而且，很多单位之间或是部门之间的沟通也是比较缺少的，这样也给实现管理标准的统一增加了难度。另外，由于计算机技术的不断发展，各单位和部门档案管理水平的差异增加了信息技术统一的难度，从而为实现统一的档案管理增加了困难。
2.3档案管理信息化程度不高
很多单位和部门都建立了信息化档案管理模式，利用计算机技术进行现代化档案管理，但很多的档案馆还是热衷于传统的手工管理模式，计算机就成了管理的辅助工具。档案管理工作的工作仍然采用纸质资料，没有建立现代化的数据库下的信息化档案管理，计算机信息化的优势就不能够体现，计算机也成了摆设，并且阻碍了档案管理的现代化和信息化发展，影响了档案管理工作的效率和管理质量。
2.4档案管理安全问题
计算机技术在档案管理中的应用，虽然提高了档案管理的工作效率和工作质量，但同时也增加了档案信息安全问题管理的难度，安全性和可靠性问题成为人们所关注的。现在很多的网络都受到黑客、计算机病毒、保密信息泄露等的威胁，使人们的信息不在安全。随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。网络的不安全性和不稳定性也给档案管理工作产生了很大的影响。
3优化计算机档案管理工作可采取的几点措施
3.1完善档案管理制度
利用计算机技术实现档案管理可以在较大程度上解决档案管理中的漏洞，但是相应的档案管理制度还不够完善。但要在做好计算机当那管理工作仍然要完善相关的管理制度，充分分析计算机档案管理工作不同环节的内容，根据技术漏洞制定相关的解决措施，保证计算机档案管理工作的过程中，都要有章可循，有法可依，这样才能保证计算机档案的高效性和完整性。
3.2实现信息化档案安全管理
计算机技术在虽然为档案管理提供了优势条件，但也带了了档案信息安全问题，档案管理需要根据材料的内容进行保密安全分类。例如一级保密档案应禁止联网，防止档案共享造成信息泄露；耳机保密档案应使用局域网，三级保密档案可以支持联网查询。同时应针对信息化档案管理制定相关的法律法规进行约束，提高对档案管理工作人员的教育宣传工作。
3.3提高档案管理人员素质
档案管理人员利用计算机系统进行档案管理，不仅要具备相应的计算机知识，还应具备信息化安全管理意识并了解科学的管理。现代化的管理水平，管理过程中的计算机信息库体现，以实现改革和档案管理。在实际工作中不断完善的计算机管理系统，并不断学习更方便的文件管理程序的先进的知识。
3.4文档一体化管理
为了防止档案管理中存在文档分离问题，具体工作落实在单位的内部文件整合，避免进行重复的档案管理工作，应该针对现代化档案管理建设，对文件档案的管理内容进行总体规划，彻底改变了文档管理问题已被隔离，并逐步整合文件档案管理工作。与此同时，应结合计算机网络技术研究文档处理软件，利用现代化管理软件实现文档的综合管理，积极面对以文档管理的挑战存档载体的虚拟非传统的形式。
综上所述，结合计算机技术进行档案管理是现代信息化档案管理的需求，针对档案管理过程中总会产生一些新的问题，这时就需要工作者认真对待这些问题，并且及时的解除这些问题，这样才能使计算机技术在档案管理工作中得到良好的应用。
参考文献：
[1]栾传晟.计算机在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2011（25）.