一、办公室
1、局务会议记录、纪要。（永久）2、以局名义印发的文件及审签稿。（永久）
3、上级、同级重要来文及资料。（永久）
4、省委老干部工作领导组会议材料。（永久）
5、指导全省老干部业务工作及老干部部门自身建设等方面的有关资料。（短期）
6、局公函存根。（永久）
7、局、办印章使用及编号发文登记本。（长期）
8、机关创建文明单位工作的计划、总结、申报、验收等材料以及创建过程中形成的有关资料。（短期）
9、以局名义召开的大型会议材料。（长期）
10、办公室牵头召开的有关会议材料。（短期）
11、以局名义与外单位联系、协商工作的重要来往函件。（短期）
12、办公室产生的请示与有关批复。（长期）
13、局机关管理制度。（永久）
14、我局组织沿革、大事记、年鉴及反映我局重要工作的声像、奖旗、荣誉证书、奖牌等。（永久）
15、全省老干部工作年度计划、要点、总结。
（短期）
16、中央有关部委、省委省政府、省委组织部、我局领导批示的重要材料和督办情况以及其他批示材料。（长期）
17、《山西老干部工作信息》、《简报》、《动态报告》及通报、公告、决定等材料。（短期）
18、档案管理、保密工作、机要交换等方面达标验收的文字资料及证书、奖牌、牌匾等。（长期）
二、人事处
1、局系统机构设置、撤并、名称更改、职能划分、人员编制、启用印信的请示报告和批复以及人事方面的其他重要批示等文件材料。（永久）
2、局机关干部职工及局属单位领导干部任免的文件材料。（永久）
3、机关干部职工及局属单位处级以上干部年度考核材料。（短期）
4、有关干部职工培训，专业技术职务、工人专业
技术等级的评定、聘任的请示批复、通知等。（短期）
5、局系统干部职工录用、转正、定级、调资、职务任免、交流（轮岗）、奖惩、停薪留职、辞职、退休、死亡、抚恤等材料。（永久）
6、有关新招公务员、工勤人员政审、录用、转正、定级等问题的请示、批复、通知等材料。（永久）
7、局系统有关人事工作的统计资料、职工名册等资料。（长期）
8、有关干部介绍信、便函存根等资料。（长期）9、局机关及局属单位干部职工调配材料。（永久）
10、我局评选先进单位、劳动模范、先进工作者、优秀共产党员以及享受省、部级以上有关奖励的文件材料。（永久）
11、局机关派驻农村工作队的安排、管理、考核等相关材料。（短期）
三、机关党委
1、局机关党委、纪委会议记录、纪要、决议等。（长期）
2、机关和局系统有关党风、党纪、作风建设、思想政治工作等方面的报告、请示批复、通报、通知及局领导班子民主生活会等材料。（短期）
3、党组织发展党员、党委和支部改选等材料。（长期）
4、机关纪委处理上级转交案件有关材料或受理群众举报等材料。（短期）
5、机关党委、工会、共青团、妇联有关组织建设、宣传、教育、开展活动等方面的请示批复、报告、通知及其他文字资料。（短期）
6、机关党委、工会、共青团、妇委会基本情况统计报表及党、团、工会会员名册。（短期）
7、局机关党委、工会、共青团、妇委会组织介绍信存根及党费、工会会费、团费收支存根。（短期）
8、干部职工调动工作的党、团、工会组织关系介绍信及存根。（短期）
9、局系统文明单位创建工作的文件资料。（短期）
四、宣传调研处
1、全省老干部工作会议和我局重要会议、重大活动所形成的照片、声像等材料。（长期）
2、本处起草的文件、报告及领导讲话稿等重要文字材料。（短期）
3、各级各类报纸、刊物宣传我省老干部工作的有关资料。（短期）
4、《人民日报》、《山西日报》、《山西老干部工作》合订本。（短期）
5、我局编印的《老干部工作政策文件汇（选）编》。
（永久）
6、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。（永久）
五、生活待遇处
1、本处起草的以我局名义与有关单位联合制发的政策性文件、通知等。（永久）
2、有关提高离退休干部生活待遇方面的文件材料。
（永久）
3、关于离休干部易地安置方面的材料。（永久）
4、本处起草的具有保存价值的报告和调研情况等材料。（短期）
5、关于离休干部“三个机制”建立，“两费”落实等专题会议及相关工作的文件材料。（短期）
6、重大节日慰问活动中产生的具有保存价值的材料。（短期）
7、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。（永久）
六、省直处
1、本处督促、检查、指导省直老干部工作中形成的具有保存价值的材料。（短期）
2、省直老干部运动会及大型文体活动的资料。
（短期）
3、组织省级老领导参观考察等工作中形成的资料。（短期）
4、组织省直离退休干部党支部书记培训学习的有关资料。（短期）
5、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。（短期）
七、活动指导处
1、检查、督促、指导工作中形成的具有保存价值的材料。（短期）
2、承办的有关会议中形成的具有保存价值的材料。
（短期）
3、全省老干部活动中心（室）、老年大学建设的基本情况、统计资料等。（短期）
4、全省老干部活动中心（室）达标创优、老年大学示范校评比考核的有关资料。（短期）
5、指导全省老干部开展文体活动的文字材料。
（短期）
6、本处形成的重要请示、报告、批示材料等。
（短期）
八、政治待遇处
1、本处起草的以我局名义与有关单位联合制发的政策性、指导性文件材料。（永久）
2、本处起草的关于离退休干部党支部建设、思想政治工作、离退休干部发挥作用等方面的资料。（短期）
3、关于老干部政治待遇落实方面的调研报告、请示、批复等材料。（短期）
4、全省离退休干部党组织建设以及离退休干部发挥作用等方面的统计资料。（短期）
5、全省老干部“双先”表彰会议有关资料。（长期）
6、全省离退休干部党支部书记培训的有关资料。（短期）
九、离退休人员管理处
1、离退休人员管理服务工作中形成的具有保存价值的资料。（短期）
2、组织离退休干部开展政治理论学习和文体活动形成的有关材料。（短期）
3、组织老同志参观考察的有关资料。（短期）
4、离退休干部党支部开展活动和支部生活会的有关资料。（短期）
5、本处形成的重要请示、报告和批示材料等。
（永久）
十、后勤服务中心（信息中心）
1、局基建、综合治理等工作领导组会议记录、纪要等文件材料。（永久）
2、财务工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计和其他材料。（永久）
3、行政后勤工作中形成的有关房地产管理材料；国有资产管理过程中形成的登记表、交接凭证等。
（永久）
4、机关房产及住房分配、出售方案、细则等资料，干部职工承租、购置本单位住房的合同、协议等有关手续。（永久）
5、机动车辆购置手续、车辆保险、事故处理、转让记录等材料。（短期）
6、局域网及全省离休干部信息库的有关资料、离退休干部年度统计报表以及与此相关的文件资料。
（长期）
7、办理行政事务和社会事务过程中形成的有保存价值的材料；重要接待工作的有关资料。（短期）
8、财务工作、交通安全、综合治理等方面达标验收的文字资料及证书、奖牌、牌匾等。
一、贯穿全年的工作
01、进一步加强离退休党支部建设，加强党的建设。从离退
休党员实际情况出发，本着有利于教育、有利于离退休党员参加活动和发挥作用的原则，通过各种灵活多样的方式，不断深化离退休党员的政治理论学习，组织离退休党员深入学习党的十六届六中全会精神，适时组织专题辅导报告，不断提高学习效果。
02、重视和丰富离退休人员思想政治工作内容，进一步增强离退休人员思想政治工作的针对性和感染力。围绕学校党政工作大局，通过集体形式的会议、外出参观考察、校报及离退休工作处内部信息交流刊物、学校网站、部门网页和面对面交流与沟通等各种形式，开展符合离退休人员实际的教育活动，引导他们政治上坚定，思想常新，理想永存。
03、认真落实离休干部政治生活待遇，执行省政府苏发[2006]8号文件精神，坚持并完善老干部阅文、向老干部通报学校事业发展情况、请老干部参加学校重要会议和重大活动、组织老干部就近就地参观及经常性看望走访慰问等工作。
04、加强离退休人员信息管理系统建设，做好离退休人员信息库维库工作，不断提高部门工作效率和工作质量。做好离退休工作处网页信息、工作交流的经常化，确保网页内容健康丰富、离退休工作政务公开和其画面具有观赏性。办好内部信息刊物，使学校离退休工作在学校层面得以充分交流、沟通。
05、做好离退休人员活动室建设。以离退休人员活动室为依托，从有益于离退休人员身心健康的目的出发，继续加强活动室基础建设，提高活动室的管理服务水平，营造尊重老同志、关心爱护老同志的浓厚氛围。
06、继续支持、关心中老年艺术团、离退休人员京剧兴趣活动小组的建设与成长，力求吸收更多的离退休爱好者加入文化沙龙，充分享受文化艺术的愉悦。
07、积极宣传、支持和鼓励离退休人员参加江苏省委老干部局或南京市委老干部局下属的老年大学如金陵老年大学，寓教于乐，寓教于学，丰富充实离退休人员的晚年精神文化生活。
08、探索联合社区、街道，帮助有特殊困难的离退休人员及其离休干部遗属解决生活中存在的实际问题。
09、继续贯彻落实南中医大委字[2006]21号《关于进一步加强离退休工作的意见》的文件，加强与各有关职能部门及二级学院的工作联系，努力为离退休老同志做好服务工作。
10、加强学校离退休工作队伍建设，关心离退休工作同志的成长进步，着力提高队伍的素质建设和业务能力建设，不断适应新形势新任务的要求。
二、阶段时效性工作
01、3月完成离退休工作处2009年工作计划及工作责任分解表，并将工作任务及责任真正分解到部门每位同志，定期检查。
02、组织安排离退休女同志参加离退休工作处纪念3、8国际妇女节游园活动。
03、完成上、下半年组织离退休人员外出长短线参观游览活动的策划、组织及联络等准备工作。6月、11月前按已有的准备分别进行离退休人员4次长短线外出参观游览活动。
04、按照苏发[2006]8号、苏委老干[2006]45号文件的相关精神，逐步规范厅局级退休干部的服务管理工作。
05、进一步加强离退休党支部建设，其重中之重是基层党支部的建设，4月组织离退休4个党支部书记、委员等就党建工作进行专题培训。
06、4月，请参加全国“两会”代表，我校文献所所长王旭东教授向学校离退休人员做“两会”会议精神报告。
07、5月，联络学校关心下一代工作委员会成员，传达教育厅关工委2009年工作计划，介绍在宁高校关工委工作情况，并根据我校实际情况，研究制定我校2009年关工委工作。
08、7月前，完成学校退休人员页面式数据库所需300余张退休人员近期照片工作。
09、“七一”前夕，组织离休干部纪念建党76周年活动，走访建国前参加革命的长期患病在家或住院的老同志。
10、10月重阳节，为70、80、90老人举办祝寿会，届时请校领导及相关部门领导参加。
11、总结本学期工作，并根据学校下半年党政工作补充意见制定部门下半年工作补充计划。
12、下学期完成退休人员近照入库工作，完善退休人员数据库的建设。
114、12月完成部门离休干部、退休人员信息数据库上报及校核工作。
15、12月配合学校完成辞旧迎新的准备工作。
三、专项工作方案
加强离退休人员工作。组织部门同志学习2009年国务院及2009年江苏省人大通过的《条例》，提高做好离退休人员工作对构建和谐校园重要性的认识，为了进一步做好这项工作，工作方案与流程如下：
01、热情接待：对于每一位来访的离退休人员要热心接待，以礼相迎，认真倾听来访者反映的所有情况，尽量让每位来访者把需反映的情况说清说透，并逐一记录。能够立即解答或解决的应及时解答解决，不能及时解答或解决的，应耐心向来访者做好解释说服工作，如有条件，可向来访者提出仅供参考的建议。
02、细致疏导：对来访者反映的情况因受政策或相关规定、条件限制一时难以解决，应向来访者做好政策及规定的解释工作，同时做好耐心细致的思想政治工作，当来访者一时难以接受，不可简单敷衍、急躁，可临时换个话题或在来访者同意的情况下换个时间，绝大多数老同志还是会理解的。
采取因类而异的管理方法
针对离退休流动党员的不同类型，采取适宜的管理方法。对长期居住在外地、居住地有党组织和易地安置的离退休党员，可联系将其党组织关系转到或临时转到当地基层党组织，便于他们参加党组织生活。对于因各种原因不能接转党组织关系的离退休党员，可采取定期通电话、书信联系和思想汇报的方法，经常保持联系。对于一些移居在中心城市的离退休党员，可在人员较集中的地点建立党支部，发挥老党员自我管理、自我教育的作用。对于长期不参加党组织生活、不缴纳党费的党员，要加大教育力度，促使其自觉履行党员义务，遵守党的纪律。通过因类而异的管理方式，确保党组织全面覆盖，使广大离退休流动党员无论生活在哪里，都能及时得到党组织的帮助与指导，及时参加党的组织生活、履行党员义务、享受党员权利。
构建离退休流动党员的管理平台
随着时间的推移，新退休的党员多数能熟练运用各种网络工具，党组织可以利用现代技术手段，实现离退休流动党员管理的网络化。可根据情况设立流动党员的电子档案，实现联网，使离退休流动党员能及时与党组织联系；充分利用短信、QQ群、微信公众号、认证微博等平台，方便党组织即时信息和党员随时汇报思想；加强党员教育网站建设，开设理论学习、党建动态、支部公告、视频展播等模块，使流动党员随时随地了解党建动态和支部建设情况；开设离退休流动党员远程教育课程，让离退休流动党员在学习和互动中及时听到党的声音、看到党的形象，掌握党的要求、了解党的政策。
落实流动党员活动证制度
中组部颁布的《关于试行（流动党员活动证）制度的通知》要求，流动党员活动证适用于短期外出（6个月以内），或长期外出但暂时无法转移组织关系的党员。但现实中，相当一部分离退休流动党员并不清楚流动党员活动证，一部分表示知晓但从没有用过，一部分甚至不知道。流动党员活动证是用来证明党员身份的重要依据，也是加强党员监督管理的有效手段。机关事业单位党组织要把流动党员活动证的发放、接收工作与提高流动党员教育、管理工作紧密结合起来，将这一制度广泛告知离退休流动党员。机关事业单位作为离退休流动党员的流出地党组织，要注意以下几点：一是及时对外出离退休党员进行教育并提出要求，按规定登记并发放流动党员活动证；二是指定专人负责联系离退休流动党员，了解其外出后的思想、工作情况，及时向外出离退休党员通报党组织的重要情况；三是当离退休流动党员返回本地党组织后，要认真查验流动党员活动证上记载的有关内容，详细了解党员外出期间的表现。总之，要以发证和查证为契机，摸清离退休流动党员的相关情况，逐步建立和完善离退休流动党员基本情况信息管理系统，不断夯实离退休流动党员管理工作。
建立离退休流动党员的服务机制
党的十明确指出，要将学习型、服务型、创新型党组织作为今后党组织建设的重点和目标。传统的党员管理工作对广大党员的服务重视不够，这将影响到党组织的凝聚力和向心力。流动党员迫切需要党组织给予更多关心，所以，机关事业单位党组织要从过去单纯的“管理型”向“服务型”转变，紧密结合离退休流动党员的思想和生活实际，把对离退休流动党员的严格要求与关心爱护结合起来，为他们排忧解难。要从健全离退休流动党员的服务体系人手，依托党员服务中心、党员服务点等各种面向社会的工作平台，开展各类社会活动，用以人为本的服务方式，更好地发挥好服务党员、凝聚人心的作用。只有不断创新和改进服务模式，融服务于日常管理之中，才能使广大离退休流动党员时时刻刻感受到党组织的关怀与帮助，增强对党组织的信任感和归属感。
健全离退休流动党员的教育机制
机关事业单位党组织要根据离退休流动党员的特点，组织开展丰富多彩的活动，寓教于乐，借助各种教育活动，拉近党组织与离退休流动党员之间的距离。在活动时间的选择上，应着眼于离退休流动党员分散的特点，尽量机动化。积极探索多种学习方式，建立离退休流动党员“帮邮补”学习教育制度。“帮”，即指定党性观念强、理论水平高的党员与离退休流动党员一对一结对帮学，通过电话、信函等联系手段进行辅导式学习教育；“邮”，即由联络员通过邮发学习资料、重要文件、征求意见问卷以及离退休流动党员回邮体会文章、思想汇报、党性分析材料等方式进行学习教育；“补”，即利用离退休流动党员回单位的机会，通过短期培训和集中补课形式进行学习教育。要注重活动开展的多元化，摒弃过去念报纸、读文件等呆板的方式，切实从离退休流动党员的思想实际和真实需要出发，采用走访、座谈、联欢等多种形式，调动离退休流动党员参与活动的积极性。
完善离退休流动党员的慰问制度
每逢建党节、重阳节、元旦节、春节等重要节日，党组织应通过电话、信函、网络等方式，主动与离退休流动党员取得联系，向他们致以节日的问候。平日里，定期或不定期主动联系离退休流动党员，询问他们是否存在困难，听取他们对支部建设的一些意见建议。此外，还可以邀请有条件的离退休流动党员作为代表参加党组织的茶话会或行业内情况通报会，提升他们的参与感，进而更好地支持党和国家的各项建设。针对有生活困难的离退休流动党员，党组织可安排在职党员实行“一对一”或“x对一”结对帮扶，掌握困难党员的生活动态，帮助解决实际困难，通过细心周到的服务凝聚人心、温暖人心。
优化党务工作的队伍结构