（一）基层法院对办公室的职能作用定位
法院办公室是法院内设的一个综合办事机构，在职能作用方面应该包括：协助院党组、院领导组织、协调、处理政务性工作;做好审判工作顺利开展的后勤服务；在审判工作中做好沟通上下、协调左右的桥梁作用；做好法院与外界的沟通协调工作。基层法院因为事务繁杂、工作人员相对较少、内设机构不齐备，与上级法院不完全对应，所以办公室职能作用除了最基本的起草综合性文件、报告、组织综合性会议、组织办理各类建议、意见和议案等政务性工作，负责编印本院工作简报、信息、文秘、文印、档案、收发、机要、保密、新闻宣传、车辆和信息网络管理等审判工作后勤服务和内外部沟通协调工作外，因司法环境变化而产生的一些新工作任务、新机构，在没有相对应的部门接纳时，就会被移交到办公室完成，造成部门之间职能交叉、模糊不清，从而使办公室任务越来越繁重，工作压力越来越大。而在大部分干警的意识里，只要不是审判、执行具体工作的“杂事”都应该归办公室等行政管理部门完成，办公室就是为法院“打杂”的部门。
办公室工作不像业务庭室那样具有极强的规律性，工作也不能通过定量和预定目标来衡量绩效，一切工作任务均因上级法院、各级党委的要求、与外单位的沟通协调、院党组的各项决策、各审判业务部门的工作需要而形成，具有随机性和可变性，加之办公室联通内外、上传下达、供给保障的工作性质要求其工作必须有极强的时效性，所以办公室工作经常处于一种突发性、快节奏和多头绪状态，但因没有明确的绩效衡量指标，造成办公室工作繁杂却得不到院内业务部门和大部分干警的职业肯定，导致办公室工作人员很难树立职业荣誉感。
基层法院人员配备普遍不足，为使审判、执行工作高速运转，法院尽量将现有的人员向一线审判、执行队伍调配，办公室、政治处等行政管理部门人员配备长期不足，办公室工作人员往往一人兼数职，如一个文秘人员既要做好各类文件的收发、领导交办的各类材料的起草、各类事务的上传下达、各类会议的组织宣传，还要配合其他岗位人员做好公务接待、车辆管理、网络管理及其他日常性事务等多项管理及服务。另外，业务庭室因工作需要增加人手时也向办公室借调，导致办公室工作人员长期处于超负荷状态。
因办公室工作头绪多、可变性较大，所以不像业务庭室那样在各阶段都有明确的绩效参评数据，当然也不会在奖惩方面有参考数据，所以对其他部门的干警来说，办公室只要能保障审判、执行工作正常开展就行，做多做少、做好做差没什么差别，而在办公室内部虽说大部分是“一个萝卜一个坑”，但大多数情况下，工作都推给了能力较强、工作效率较高的人，即使一人兼数职也不会有奖金，不像业务庭那样多办案件就多一点奖金甚至收获荣誉，导致办公室内外都认为办公室人员多干少干都是一个样，久而久之就会使办公室能干事、多干事、实干事的人心里失衡，影响办公室工作质效。
对一项工作的最高评价应该是发自内心的认可和尊重。虽然法院工作的质效最主要体现在审判、执行工作各方面，但办公室作为法院的“大管家”，在各类决策、要求的传达、贯彻执行和各部门工作财力、物力、人力保障方面都起着桥梁枢纽作用，各部门工作效率的高低一定程度上取决于办公室工作节奏的快慢和保障力度的大小，所以办公室在职能作用上有自己办文、组织会议、车辆管理、装备管理等政务独立的一面，也有配合各业务庭审判、执行工作进行后勤保障、政务协调等综合管理服务的一面。所以办公室对法院其他部门来说不仅仅是一个后勤保障部门，也是一个代表党组对各部门工作进行协调、衔接并提出要求的综合管理部门，更是一个代表党组贯彻执行法院各项政策、制度的行政事务部门，其他部门有必要对办公室这一职能作用定位进行全面准确地认识，从思想意识上真正认识到办公室工作的重要性、复杂性和专业性。
由于大部分人对法院办公室工作认知不准确，觉得办公室工作只是一些具体的上传下达、资源调度、内外协调工作，其工作人员不像业务庭工作者需要较高水平的专业知识，只要具有一般水平的行政管理知识即可，这种观点太浮于表面。办公室工作人员因工作岗位不同需要不同的专业技能，从事文秘、宣传工作的人员必须有较强的文学知识和深厚的文字功底，从事财务、装备管理的人员必须有过硬的理财技能，负责公务接待的人员必须有全面的公关礼仪知识，
司机必须有纯熟的驾驶技能、扎实的道路安全知识和良好的驾驶习惯，所有人员都必须有较强岗位技能知识、良好的语言表达能力，当然必须有最基本的法律知识，因为办公室除了要优质高效的服务法院内部各部门，还要及时准确的对当事人及外部各单位进行相关问题解答、疏导和指引，与上级法院进行政务交接、事务沟通交流。所以办公室工作不是随便一个有法律专业知识的人就能胜任，应该做好各类专业人才的分类配备，才能使各岗位工作人员各司其职，发挥职业能动性，使办公室工作保持优质高效的良性循环。办公室工作因其在法院各项工作中的桥梁枢纽作用，要求工作人员要时刻处于待命状态，有事即知即办，因为只有办公室上传下达、办文办会、人财物保障等工作及时准确，才能保障法院其他部门工作及时、有序运行，所以办公室工作人员在处理紧急通知、会议、接待、后勤保障等问题时，必须有较强的应变、协调能力；在办理多头绪、时效性强、程序复杂的各类事务汇报、工作检查、装备保障、基础建设等工作时必须有较强的抗压能力和组织协调能力，要梳理好单位之间、领导之间、各部门之间、同志之间的各类关系，在承受各界指责、非议、抱怨的同时，把矛盾协调解决好，顺利推动工作快速开展。要始终视工作的准确性和及时性为第一要求，要有吃苦耐劳、不计得失的职业奉献精神和较强的保密意识，要有齐心协力、艰苦奋斗的团队精神，才能确保办公室工作健康有序开展。要有能够恰当沟通的语言表达能力和文明的行为举止，因为每一个人对外代表的都是法院的形象。所以不是随便一个有相关专业知识或法律专业知识较强的人就能胜任办公室工作，办公室人员不仅要有扎实专业知识和岗位技能，还必须综合素质过硬，尤其是思想政治觉悟要高。提高办公室人员的准入标准，才能保障办公室工作高标准完成。
一、部门管理职责
1、参与公司重大经营决策，保证公司经营活动的合法、合规，提出法律意见，防范法律风险；
2、参与公司规章制度的起草、审核，确保规章制度的合法性，避免与国家法律法规相冲突；
3、参与公司重大合同的谈判，负责公司签订合同的法律审核和合同执行中的监督管理；
4、协助公司相关部门处理非诉讼法律纠纷；
5、经公司授权公司参加诉讼、仲裁、行政听证等诉讼活动；
6、为公司相关部门解答法律咨询，对相关人员进行法律知识培训及法制宣传教育。
二、人员岗位职责及工作流程
1、法务部部长：
（1）在主管副总的直接领导下，全面负责法务部工作，统一协调安排各岗位的工作任务。
（2）参与公司经营决策，保证决策的合法性，并对相关法律风险提出防范意见。
流程：依据公司领导、相关部门提出的事项进行法律审核，提交《法律意见书》或《法律风险提示》主管副总或总经理。
（3）参与公司规章制度的起草、审核，提出修改意见，并说明法律依据。
流程：依据公司安排或总经办发送的相关制度提出修改意见反馈给交办的领导或总经办。
（4）协助公司相关部门处理非诉讼法律纠纷。
流程：依据相关部门的请求，针对涉及的纠纷事件提出处理意见或出具《法律意见书》反馈给交办领导或总经办。
（5）
经公司授权，公司参加诉讼、仲裁、行政听证等诉讼活动。
流程：起诉案件，申请部门应填写诉讼申请，申请中应有请求事项、请求理由及相关证据材料部门领导及业务部门主管领导审批提交给法务部，法务部部长指定承办人准备起诉材料向法院办理立案事宜。
应诉案件，法务部接到起诉状等诉讼文书当事单位，查找相关证据材料，经办人员介绍相关情况法务部部长指定承办人组织证据材料，查找法律依据法务部人员合议案件形成出庭意见。
（6）
负责公司签订的各类合同在履行过程中的监督管理，定期对合同执行情况进行检查。
流程：每季度对业务部门签订合同履行情况进行检查，对发现的问题督促业务部门及时整改，并及时下达《整改通知书》或《法律意见书》。
（7）其他公司领导交办的相关法律事务工作
2、法务主管
（1）协助公司相关部门处理非诉讼法律纠纷。
流程：依据相关部门的请求，针对涉及的纠纷事件出具法律意见反馈给交办领导或总经办
（2）经公司授权公司参加诉讼、仲裁、行政听证等诉讼活动。
流程：起诉案件，申请部门应填写诉讼申请，申请中应有请求事项、请求理由及相关证据材料部门领导及业务部门主管领导审批提交给法务部，法务部部长指定承办人准备起诉材料向法院办理立案事宜。
应诉案件，法务部接到起诉状等诉讼文书当事单位，查找相关证据材料，经办人员介绍相关情况法务部部长指定承办人组织证据材料，查找法律依据法务部人员合议案件形成出庭意见。
（3）负责公司签订合同的法律审核，参与重大合同的谈判。
流程：按公司OA合同审核流程进行法律审核和提出审核意见，对业务部门在发起OA合同审核前报送的合同初稿提出修改意见，完善合同条款。
（4）协助部长对公司签订的各类合同在履行过程中的监督管理，定期对合同执行情况进行检查。
（5）为公司相关部门解答法律咨询，对相关人员进行法律知识培训。
流程：电话咨询电话解答，法务内部做好法律咨询登记。按照培训计划对业务人员进行培训，由人资部负责组织相关人员参加培训学习。
（6）法务部内务管理工作。内部建立登记台账，及时更新内容，跟踪工作的进展。
3、法务专员
（1）协助公司相关部门处理非诉讼法律纠纷。
流程：依据相关部门的请求，针对涉及的纠纷事件出具法律意见反馈给交办领导或总经办。
（2）经公司授权公司参加诉讼、仲裁、行政听证等诉讼活动。
流程：起诉案件，申请部门应填写诉讼申请，申请中应有请求事项、请求理由及相关证据材料部门领导及业务部门主管领导审批提交给法务部，法务部部长指定承办人准备起诉材料向法院办理立案事宜。
应诉案件，法务部接到起诉状等诉讼文书当事单位，查找相关证据材料，经办人员介绍相关情况法务部部长指定承办人组织证据材料，查找法律依据法务部人员合议案件形成出庭意见。
（3）为公司相关部门解答法律咨询，对相关人员进行法律知识培训。
流程：电话咨询电话解答，法务内部做好法律咨询登记。按照培训计划对业务人员进行培训，由人资部负责组织相关人员参加培训学习。
（4）
为有效加强集团公司办公室的消防安全管理工作，贯彻“预防为主，消防结合”的方针，确保集团公司人员和财产的安全，特制定本办法。
一、认真贯彻执行《消防法》和有关消防工作的法律法规，增强法制观念，提高防火意识，建立和完善各种消防安全规章制度，普及消防常识，提高灭火技能，确保公司财产和员工生命的安全。
二、办公室消防安全总的管理工作由集团公司分管副总经理、公司安全领导小组组长负责，办公室消防安全的日常管理工作由集团公司安全管理智能部门经理负责，各楼层、各单位（部门）办公区域及所毗连的公共区域具体消防安全工作由相应各单位（部门）的领导或分管领导负责。
三、安全管理职能部门负责组建集团的义务消防队，义务消防队其成员主要由后勤人员和集团各单位（部门）指派人员组成，义务消防队负责做好集团消防安全的防范工作，发生火灾时疏散人员、抢救物资和扑救灭火工作，安全管理职能部门负责每年年底前制定下一年度消防培训计划，安排、落实义务消防队员进行消防知识和技能的培训，每年组织一次消防学习、演练。
四、安全管理人员要经常对办公室涉及到的消防重点部位进行巡视和检查，并督促海越大厦做好消防安全工作，及时发现并消除火灾隐患；安全管理职能部门每半年对各单位（部门）办公室消防责任制执行情况及消防安全设施进行检查，填写《消防安全检查表》，对发现各种火险隐患和不安全因素，及时填写《消防检查整改通知书》限期整改，督促有关部门落实整改情况。
五、安全管理职能部门要通过发通告、贴广告、看视频等方式，普及防火知识，落实岗位责任，开展防火宣传，增强消防意识，宣传和表扬消防工作涌现出来的好人好事和先进典型事例，通报和批评有违章违法行为的单位和个人。
六、集团内人人有责任、有义务制止可能引起火灾或爆炸等一切危险行为，及时督促消除火灾危险隐患，任何单位和个人应服从消防部门及安全管理职能部门工作人员有关消防安全方面的管理。
七、办公区域各出入口、安全楼梯、通道必须保持畅通无阻，不得占用或封堵，不得在出入口、通道上堆放物品。
八、办公室内严禁携带、储存雷管、炸药、导火线等易燃易爆化学危险物品及各类剧毒物品。
九、集团各单位（部门）办公区域内调整或增设用电线路时，应事先提供书面方案，经资产行政部审查批准后才能施工，原则上统一由资产行政部部后勤科派人施工，收取工本费；特殊情况需由外来施工单位施工的，施工单位和个人必须要有上岗证。
十、室内装修必须将标准装修图纸书面报资产行政部部确认同意，有需要时须经消防部门批准后才可以施工，并按规定采取防火措施。
十一、集团各单位（部门）因施工而必须动用电焊等明火，必需向安全管理职能部门办理相关登记手续，经安全管理职能部门经理审批，按消防规定采取有关防护措施以后方可进行。
十二、集团各单位（部门）办公室内严禁超负荷使用电器，各单位及个人均不准擅自使用电炉、电熨斗、电烙铁等电热器具；也不得使用微波炉、电饭煲等加工饭菜。特殊情况下必须使用超负荷电器时，也要采取必要的防护措施，按规定配备灭火机等消防器材。
十三、除公司安排的工作值班、节日值班和防台值班以外，员工不得因夜间加班等原因而借故留宿在办公室内；保安、保洁服务人员不得以任何理由和借口在办公室内留宿；未经集团安全领导小组批准，办公室内不得安排人员住宿。
十四、各单位负责人要做好本责任区域的宣传和检查工作，落实防火制度和预防措施。发生火警，应立即告知安全管理职能部门和海越大厦消控中心，并组织人员迅速离开办公和工作场地。
十五、集团办公区域内发生火灾时，应及时联系海越大厦和110火警，并开展灭火自救。灭火自救时设灭火总指挥和副总指挥，分别由集团公司分管副总经理、公司安全领导小组组长和集团公司安全管理职能部门经理、公司安全领导小组副组长担任。总指挥全面负责大厦灭火的组织和指挥工作，及时布置疏散人员、物资和灭火工作，灾后向集团公司提交火灾分析报告；副总指挥负责协助做好组织指挥工作。总指挥、副总指挥不在现场时，依次由大厦义务消防队长、副队长替补负责指挥灭火行动。
十六、违反国家有关法律法规和本办法有关规定，或者因管理失职、渎职，而发生火警火灾事故的，肇事者、失职者应承担相应的经济法律责任；触犯刑律的，由司法机关追究刑事责任。