【关键词】图书馆 图书档案 数字化建设
1 引言
图书档案在图书馆事业建设中不仅能够科学、有效加强馆藏建设，而且对图书馆长远规划、统筹安排均能起到引领作用。它不但是高职院校图书馆管理图书的一项最基本工作内容，还是高职院校校级档案重要组成部分，另外，更是数字化智能学校建设重点内容之一。怎样架构既合理又科学、既方便又实用的图书馆图书档案数字化网络管理系统，从而促进和提高图书馆服务水准和服务效率，是当今全媒体时代高职院校图书馆健康、持续发展亟待破解的现实问题。
2 高职院校图书馆图书档案建设现状
2、1 高职院校图书馆图书档案的使用率逐年攀升
伴随着本世纪以来我国高校教育制度改革逐步深入，高职院校扩招逐年增加。数以万计的在校生规模，与高职院校图书馆传统管理服务愈加不相适应，尤其是被传统束缚而不重视的数字化图书资源，其被读者利用次数越来越多，据河南工业技术学院图书馆近五年图书档案使用状况统计显示，到图书馆询问、浏览、查阅、下载、打印电子图书档案各类读者，包括在校生、毕业生、教职工、校外学生、社会人员，无论是人数还是频次均大幅攀升，有压倒传统纸质图书借阅之势。
2、2 高职院校图书馆图书档案的使用覆盖面和领域不停扩容
由于历史原因，多年来高职院校图书馆图书档案服务重点是本校的在职学生以及教学、科研人员。在党的十工作报告中明确指出具备条件的大学图书馆要逐步对周边社区和中小学开放，于是近年来高职院校图书馆图书档案管理服务工作迅速延伸，在保证本校读者需求的情况下，尽最大可能向周边辖区居民和中小学逐步开放，满足他们对知识的需求，发挥公共资源的最大效能。如南阳师范学院开通的“超星图书馆”及“汉文化研究馆”，主要是面向南阳市武侯社区居民和南阳市第二十三小学、卧龙实验中学和南阳市八中提供学习服务。
3 目前高职院校图书馆图书档案服务信息化创建面临的困境
3、1 传统的图书馆图书档案服务理念
“重藏、轻用”传统图书馆服务理念烙印很深，还在侵蚀着35岁以上的图书管理者，甚至包括图书馆的领导干部，只认为验收好书、藏好书就万事大吉，图书馆工作就等于干好了，殊不知，在当今的信息社会里，管好书还远远不够的，深入挖掘知识，为读者提供纵深信息服务是当今信息社会发展的必然趋势。
3、2 高职院校对图书馆事业经费投入严重不足
由于经费的不足，目前高职院校图书馆图书档案工作仍停留在数字管理的边缘化，没有进行更深层的技术改造，当前现有图书档案管理软件难以支撑数字化建设要求，这些软件只是辅助纸质图书进行简单的电子管理，不具备图书档案数字化建设的格式化和自动化管理。
3、3 高职院校图书馆图书档案开发应用率低下
在图书馆图书档案管理上，长期受高职院校图书馆 “重藏轻用”偏执思想影响，仅仅注重图书档案建档书卷，忽视图书档案快速流通，致使图书档案成了“尘封黄历”，再加上图书馆管理者不注重馆藏图书档案的综合开发利用，缺少图书档案主动为读者服务的思想意识，则这些图书档案将彻底失去其应有价值。
3、4 高职院校图书馆图书档案管理人员的专业技术水平需跟上时代
据调查发现，现如今图书馆图书档案管理人员专业素质参差不齐，甚至部分人员连最基本的图书档案情报专业知识都没有，这些人员大都是校领导的家属、亲戚或引进人才带来的家属，纯属照顾，显而易见，这些人员满足不了图书馆图书档案数字化建设的需求，再加上高学历的情报信息管理专业的顶尖人才都不愿到高职院校就业，更加剧了高职院校图书馆专业人才的匮乏。
4 高职院校图书馆图书档案数字化建设重点
4、1 科学规划高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标
高职院校图书馆图书档案数字化建设的意义就在于通过提供数字化图书档案信息为全校师生以及社会人员提供学习和实践服务。图书馆应根据广大在校老师、学生及社会公众的需求，对图书档案数字化建设进行投入产出效能进行综合分析，科学规划，有的放矢地进行统筹部署。一、对那些经过鉴定、甄别的还具有重大保存价值的濒危图书档案加紧进行数字化工作；二、对那些需要永久和长期保存的图书档案及时数字化；三、对利用或咨询次数较多的图书档案加快数字化；四、对那些有地域特色或宝贵的图书档案及时数字化，确立高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程。
4、2 加快转变图书馆服务理念
加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，是数字图书馆建成的内在要求。数字图书馆将切实能够实现根据读者的需求实施读者定制服务，以及学科跟踪服务，还有能够深入推动学科馆员建设等。所以说，高职院校图书馆图书档案数字化建设得以顺利实施后，图书档案管理者将能够科学管理图书档案资源，根据读者需求，整合各种类型数字资源，提供全面、可靠的信息服务，进而使图书馆图书档案服务工作将得到质的提升和量的飞跃。
4、3 建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度
高职院校图书馆图书档案数字化建设要持续不断的大量资金注入做保障，在整个数字化建设过程中，无论是因为国家政策、学校规章制度，还是图书馆图书档案数字化建设人员调整或资金预算等诸多因素，均将会出现一定的预期风险，这些预期风险主要有：
（1）系统专业人员或管理人员的突变，从而使软件系统的开发中止。
（2）资金链断裂或年度预算偏低以及超支从而使有关硬件设备购入延迟或搁置。
（3）机密图书档案资源数字化过程泄密。
（4）数字化过程可能发生的知识侵权、产权纠纷等。
为此，必须建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度。制定各种预案以防范各类风险的发生。如建立财务风险防控预案、技术保障风险防控预案、知识产权风险防控预案、网络安全风险防控预案等，把各类风险降到可控范围内，保障高职院校图书馆图书档案数字化建设顺利实施。
参考文献
[1]丁恩多、我国数字档案馆研究综述[J]、科技情报开发与经济，2005（21）、
[2]陈瑞萍、土地档案管理中的信息化建设[J]、科技传播，2012（03）、
作者简介
姚雪（1977-），女，河南省南阳市人，现为南阳医学高等专科学校助理馆员。研究方向为图书馆信息技术与数字图书馆。
[文章编号]1005-6041（2016）03-0021-04
在信息化时代背景下，档案载体由传统纸质转变为先数字后纸质的载体产生形式，因此需要科学的技术手段进行管理应用。档案利用过程中，会产生具有附加价值的新档案，产生“二次归档”问题，如何保证数字档案的原始性，如何对档案“二次归档”，如何解决档案保密与档案利用的矛盾，是档案管理领域需要探索的方向。数字档案研究有别于传统纸质档案等偏向保存的研究，重点在于如何确保档案原始性和如何管理利用档案。数字档案无须过多考虑存放问题，而需考虑分级保密和存档价值问题。在新的时代潮流面前，针对高校图书馆档案管理混乱的现状，本文提出高校图书馆数字档案共享模式，试图在高校图书馆特定领域挖掘数字档案管理的新需求，使数字档案的管理和利用能够保障和推动高校图书馆发展。
1 高校图书馆档案管理研究现状
1、1 档案知识管理研究薄弱
档案学研究已由档案记录的保存演进至档案记录的管理[1]，这与计算机、网络、数字存储等高科技技术普及有关。但档案学与图书馆学、情报学在知识管理研究领域上仍存在着差距。在定量方面主要表现为文献整体数量不足，期刊的集中程度不高，没有形成核心作者群，得到资助的基金比较少；在定性方面，档案学知识管理研究的关键词和主题不如图书馆学丰富，没有将知识管理的内涵和外延进行扩展[2]。这种差距与档案工作“重藏轻用”的特点和档案学整体发展落后于图书馆学有关，档案学应加强对知识管理研究的重视。作为图书馆学与档案学的交叉领域的图书馆档案管理，仍然停留在纸质档案回溯数字化、图书档案管理融合一体化阶段。档案管理要适应信息化时展需求，应吸取图书馆学、情报学研究理论和方法，通过知识管理应用技术，实现“信息”向“知识”演变。
1、2 档案管理手段单一
现有的高校图书馆档案管理手段以档案数字化、图书档案管理融合一体化为主，缺少档案演变为“知识”的形式及手段。对档案“信息”的评价、鉴定等行为仅限于档案管理人员个人对制度化管理的理解，而由此造成对档案留存价值评估处于封闭状态下的经验行为、制度行为。而制度和个人经验有时未能及时跟上科技发展的变化。当单个档案的部分缺失，档案管理人员时常以档案不全或该部分未达到留存价值等理由推诿，查阅档案用户很少就档案缺失部分提出严谨的异议。
1、3 高校图书馆档案管理服务理念缺失
我国高校图书馆信息化设施的普及阶段已基本结束，目前正朝着质量提升的阶段前进[3]，然而高校图书馆档案管理服务理念局限于被动式查阅。高校图书馆侧重于党务、人事、设备、基建、财务等方面行文格式公事化的档案归档保存，其目的是有需求时提供查阅。此类服务方式属于档案学最原始的基本的查阅功能。现有高校图书馆档案管理在读者档案、新馆建设档案、人事档案、图书馆历史档案等方面都有涉及，但都没有提出“知识”化的服务概念。在一体化中进程中，图书、档案、情报一体化数字网站必须能够快速地接收、分析、处理新的信息，并将处理后的信息及时地传递给需要它的读者[4]。这类着重网络化的服务形式，忽视了服务的理念――“知识管理”主动式服务，此管理状态形成的原因是档案管理服务理念与信息化环境脱节造成服务理念缺失。
随着网络信息化蓬勃发展，国家图书馆“十二五”规划纲要中提出加快图书馆现代化转型，开创国家图书馆事业发展新局面，强调为图书馆界提供主动服务理念。高校图书馆档案服务理念应着重在主动服务、合作共赢、引领业务、开放资源等方面进行深化。建立档案管理主动服务理念，形成有效的共享机制，能够加强馆内各部门粘连性、加强校内职能部门之间的粘连性、强化馆际之间交流学习的粘连性。通过从档案管理演变成档案的知识管理，使得图书馆档案为图书馆发展提供有力的知识储备及共享平台。
2 高校图书馆档案信息化共享模式策略
档案学应扩大原有的研究领域，借鉴图书馆学、情报学的信息组织研究方式，来满足新技术环境下人们对档案利用方式变革的需求[5]。高校可以利用档案信息化共享模式建立档案共享平台，通过平台实现档案价值评估，确保档案的完整性和档案管理的规范化。构建档案管理平台以馆内共享为主，可推广到校内学科研究服务领域和馆际之间交流服务领域（见图1）。
2、1 高校图书馆档案馆内共享模式
图书馆档案馆内共享基于公平公正公开原则，是结合图书馆绩效管理，推动业务技术共享为核心的共享模式。馆内档案的共享内容包括：馆内各业务部门的年度工作计划，年度总结报告等量化数据，馆内不同业务侧重点的服务质量评价，馆员素质培训实践效果，设备采购选择参数等。通过共享模式加强全馆馆员的参与度，利用共享档案价值评估，进行有效的量化工作服务质量评定，形成完善的服务档案群。通过年度档案的比较分析，使业务侧重调整有据可依，馆员业务培训流程有章可循，创新服务的效果有表可查，馆员轮岗交接材料也能以档案形式保留。
2、2 高校图书馆档案校内共享模式
高校图书馆档案校内共享模式策略是以科学数据服务[6]、学科服务、读者特殊服务为指向的引导型共享模式。利用共享平台让校内师生读者充分了解图书馆的特色服务内容及服务效果，以达到宣传、凝聚关联读者群体的目的。对高校新开专业，院系拆分或合并等行为进行档案存档，根据相关教学需求通过档案共享模式跟进图书资源配置，使得行政角度自上而下的执行转变为自下而上的主动配合。
2、3 高校图书馆档案馆际共享模式
图书馆档案馆际共享模式策略是以打破高校图书馆间“贫富差距”，构建海量分布式档案资源库群、统一的档案知识型管理平台，实现图书馆馆际间合作共赢的泛合作型共享模式。档案馆际共享模式能有效地进行业务部门档案交流、创新服务档案的价值评估和图书馆学术交流。共享策略的目的是节约馆际合作交流成本，提供馆际合作成功案例，使区域的发展不平衡具体方面得以量化表现，采取“跟随战略”使落后的高校图书馆发展有所借鉴。特别是针对高校图书馆的评估要求可以有依据地适度调整，针对高效益低成本创新特色服务能迅速推广，针对高效价值的服务体系由国家层面的统筹规划投入从而缩小地域性差距。
3 高校图书馆档案实现信息化共享的措施要求
3、1 档案信息化共享的硬件设施要求
档案共享硬件设施要求数据库分布式管理存储、有集中安全的异地备份。档案虽然提供查阅功能，但并不是所有范畴的档案都可以完成公开。分布管理存储使数字档案具有地域性的存放地点，可以有效地保护档案安全性，有效防范系统维护人员登录档案存储设备服务器，有效地保护档案共享范围。利用异地加密的备份手段，可以规避突发情况下档案存储数据库遭受灾难性打击，加快重建修复进度，确保档案管理系统可靠运行。
3、2 档案信息化共享的技术平台要求
本着节约成本，缩短开发周期出发，利用开源系统如Dspace等为基础平台，对档案管理平台进行配置和二次开发。技术平台重点是优化检索方式，简化档案录入提交的步骤，达到易录优检的效果。通过爬虫技术提取有效的关键词，组合档案录入时设置的主题词进行爬虫检索。以明晰的（档案前期的）需求分析进行相关检索，使检索结果以完整的连续存档显示。当存档部分内容有等级限制时，可通过用户级别进行隐性显示，以方便用户知晓并提出查考申请，经核准后，单独进行档案传递推送。
3、3 档案信息化共享的标准化要求
文档、音频、图片的档案存储相对于目前存储设备容量不构成负担，如何完整记录保存才是关键之所在，因此，档案信息化过程中需要执行标准化规范。真实地实时记录档案，并对档案进行跟踪记录，确保档案的完整性以方便档案的查考。引入“标准化”可以通过平台设计来量化档案录入的元数据量。“标准化”过程是通过实践让“标准”不停修正的过程，并通过平台管理应用强制执行的过程。在档案分类、分级和鉴定等量化过程需要平台以“标准化”的规范，在界面上设定简单可视符合思维逻辑判定的布局。
3、4 档案信息化共享对建档馆员的素质要求
馆员参与档案信息化建档的过程主要是把档案信息知识化的过程。规范培训内容及流程，加强归档工作的日常化、分类的规范化，适度放宽分布式参与程度，使馆员在归档交流中以常态化进行建档管理。特别在档案保密分级制度和对档案完整性的概念理解上，对完整的档案进行合理拆分提交，并对拆分各部分进行分级保护，达到档案内容分级保护的效果。馆员参与档案的建档、管理及评价有利于馆员自身业务服务水平的提高，有利于档案价值的传递推广。建档共享过程也是馆员相互学习促进的过程，达到相互共赢的目的。
3、5 数字档案原始性的存储技术要求
确保数字档案的原始性是档案管理最为核心的保护技术之一。解决的办法是依赖开放性Linux操作系统的用户权限功能，在数字档案在归档后，让系统定时对数字档案进行写权限的提升，禁止用户对数字档案进行修改增删操作。通过分布式存储技术，使存储与系统平台物理存放分离，并限定存储服务器的Root用户只能在存储服务器上登录，杜绝Root权限人员通过网络远程操作对档案进行修改增删。当需要对档案进行修改增删操作时，应视为档案进行“二次归档”的相关活动，应保留记录体现数字档案原始性。
4 通过信息化共享构建高校图书馆档案价值体系
明确档案管理的价值体系是执行高校图书馆档案管理共享理念前提。便利的获取方式，档案真实有效，数据原始且具有连续性，突显档案利用价值，并通过价值观来确定服务观。在图书馆数字化建设阶段，倾向追求读者服务为主的服务价值而忽视自身发展服务价值，目前应考虑图书馆自身发展需要，使馆员素质及图书馆自身能够稳定均衡发展，再进行下轮创新服务的发展。高校图书馆档案价值可从权威、考核及监督三个方面构建价值体系。
4、1 通过网络分布式数据库管理构建权威价值体系
高校图书馆档案分布式数据元收集的完整性体现档案考查核心价值。从归档的严谨角度，收集元数据不可修改只能追加，体现档案原始性的同时，也继承了档案文件的记录性，再现历史真实面貌的原始文献理念。通过丰富原始性数据积累为档案研究利用提供数据挖掘的条件。来源正统的权威性价值档案，让研究分析起点上建立在成功因子之上，使分布式数据档案管理得以进入良性发展。
4、2 通过网络信息化环境构建考核价值体系
高校图书馆业务档案有效记录图书馆服务质量和馆员工作成绩并进行量化管理，并作为绩效考核、高校教学评估图书馆考核的统计数据来源、新服务立项和院系专业改革等跟踪考核。在网络信息化的环境下，构建全面的参与评价考核机制，全面参与有利于考核价值的合理性和客观性，让考核价值体系在依托档案管理下公正地产生合理激励效果，考核价值体系也有利于指导档案归案细节。在档案管理和考核相互作用下，使档案管理制度及规范章程“标准化”，为“标准化”的可复制性创造条件。
4、3 通过网络信息化公开构建监督价值体系
高校图书馆档案共享平台有效监管高校图书馆投资、设备选购、新馆建设等发展项目。利用档案管理建立资金投入效益最大化为目的的监督机制，有利于图书馆集思广益、少犯错误和节能减排规避浪费。以自下而上的修正执行监督，能有效制约权力垄断格局，推进民主参与的进程。在图书馆改革修正的道路上，起到保驾护航的监管。明晰的档案管理的监督价值体系，让图书馆在有序合理、与时俱进的惯性下高速高效地发展。
关键词：高校档案；数字化建设；方向
文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案(电子档案)，它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。
高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现出档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
1 数字档案的概念与特征
数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。
2 档案信息数字化对高校档案工作的影响
2、1 对高校档案利用方式的影响
数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。
2、2 对高校档案业务工作的影响
使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
2、3 对高校档案馆职能的影响
随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。
3 制约高校档案数字化建设的因素及对策
3、1 制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变
高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。
另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。
3、2 对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度
首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。
其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出电子文档的分类标准与要求，实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用，并不断健全电子文档管理制度，实现规范化管理，为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。
4 高校数字化档案馆建设
4、1 高校档案馆现存档案的数字化处理
将档案馆的所有档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案馆的馆藏档案向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。
4、2 建立和健全一套完善的数字化档案工作体系
从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，主要从以下几方面着手：
(1)数字化档案的收集
数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集。对于数字化文件，如果简单照搬以往的管理方式，出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集，要求采用文档一体化管理方式，只有这样，才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案管理的根本方式。
数字化档案的收集手段主要是通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达到成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档是一种很便捷的方式。只需各单位人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案馆即可。
(2)数字化档案的保管
由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案框架变成用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。
(3)数字化档案的利用
高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用一系列软件，在文件制作的平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。一般而言，学校档案部门主要用高性能的计算机作为服务器。通过校园网开展电子检索报务；各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。
5 结束语
高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融，与国际接轨的新走向。它是新世纪档案发展的最佳选择。但是，数字化档案建设也是一项宏大的系统工程，它不但要靠高校档案界的努力，也依托于整个国家信息化水平的提高和社会各方面的支持。面临如此机遇与挑战，我们更应以科学态度和创新精神，积极探索、求真务实、逐步推进，以实现高校档案的革命性转变。
参考文献
[1] 胡耀宗，等、谈高校档案信息化管理[J]。档案,2003、
[2] 孙淑杨，等、档案计算机管理教程[M]、北京：中国人民大学出版社,1999、
[关键词]高校;档案馆;校史馆资源;资源整合
在高校的研究中，任何一种资源都有自身的优缺点，在调查高校档案馆网站的整合方式中发现，校史馆和档案馆的双管资源整合模式是最为普遍的一种模式，其次才是档案馆、博物馆以及校史馆的多资源整合模式，本文主要分析高校档案馆与校史馆资源整合模式，为档案馆信息资源共享提供一些参考。
1、高校档案馆与校史馆资源整合的合理性分析
随着高校信息资源的逐渐增加，传统的单管运行存在很大的局限性，档案馆和校史馆资源的整合已经成为必要的发展模式，多种模式整合有很多种，但是档案馆和校史馆资源的整合确实应用比较广泛的模式，主要是因为因为校史馆资源和档案馆资源整合存在合理性。
档案价值分为行政管理价值、财物价值以及法律价值等，还包括了证据价值以及情报价值，文件的证据价值和情报价值可以认为是文件的第二价值，主要通过档案馆实现。高校档案馆不仅具有档案室的功能，同时还充分发挥出了档案馆的作用。在档案馆的建设中，具有服务被动性、功能潜在性等特点。校史馆的建立和开放能够提高档案价值，实现档案的价值，也能扩大档案资源的利用范围。
从资源支撑方面分析，校史馆记录了学校变迁的历史，是学校的精神财富，当前校史馆的建设已经成为学校档案建设的重点部分，来校园管参观的人也是逐渐增加。在校史馆的建立中，需要具有充足的史料支持，档案馆中的档案资源能够为校史馆的假设提供资料，也就是说校史馆的建设需要依托档案馆馆藏。从平台支撑方面分析，校史馆可以作为高校档案馆藏资源的展示平台，把信息资源以更加容易被人接受展示出来，最大程度的发挥出档案史料的价值。
2、高校档案馆与校史馆资源整合的原则
高校档案馆和校史馆资源整合中需要遵循管理规范化、服务信息化以及思想灵活化的原则。高校档案馆和校史馆资源整合是在单管资源的基础上整合发展起来的，因此在整合这两种模式中需要重视规章制度等的调整的问题，在建立双管运营中需要建立规章制度，落实人员编制等，实现双管建设的管理规范化建设。
高校档案馆和校史馆资源整合后，信息量会极大地增加形成一个非常庞大的信息库，这就意味着用户想要在这些信息资源中获取自己想要的资源比较困难，因此在整合模式中需要为用户提供一些详细的规范的文献资源到跨行，保证整合后的信息资源能够得到很好的应用。另外双馆模式整合后，需要建立于用户沟通的渠道，定期调查用户的意见和建议，并进行调整和完善信息库。为了保证信息库得到更多的灌注，需要充分利用多媒体手段，提高展览的趣味性。在构建网络服务平台中提高馆藏资源数据库比例，简化信息资源服务方式。
在高校校史馆资源和档案馆资源的建设中需要注意灵活性，目前虽然有不少的高校开展了校史馆和档案馆资源的整合模式，但是这种整合模式并没有形成比较成熟的理论，还需要在整合中不断探索，不能拘泥于原有的运营方式，需要在在实际的整合过程中找到适合自己的整合道路。
3、高校档案馆与校史馆资源的整合
高校档案馆的建设需要采用多种形式，在双馆的整合中将珍贵的资源展出，增强高校在社会中的感知度，推动档案资源的进一步开发利用。高校档案馆与校史馆资源的整合能够扩大校史馆的影响力，弥补传统文字存在的不足，丰富校史馆的展览内容，增强高校的凝聚力。
目前高校基本已经形成了档案馆、校史馆等，在整合高校档案馆与校史馆资源中需要加强理论研究，加快档案馆藏资源的数字化，并完善档案馆信息资源共享的保障机制。在高校档案馆与校史馆资源整合的建设中需要提升理论研究，进一步完善档案信息资源共享理论，更好的指导双馆整合工作的时间。在双馆整合需要吸收和借鉴一些国外资源整合的成功经验。
在高校档案馆与校史馆资源的整合中丰富可共享的资源信息，加快现有资源的开放程度，及时公布档案资源的开放目录，在整合中需要完善档案的法律法规等，指导资源公布的具体细则，保证资源信息能够得到更大的使用，也能加强信息资源的运行监督。在档案信息的建设中需要加强资源的数字化建设，只有丰富的数字化资源才能保证双馆有效整合，保证信息资源得到最大的使用。资源的数字化就是扫描纸质档案，并经过图像团建的处理，进而录入档案资源的信息。在数字化的过程中需要加快档案资源的数字化，设置专职人员，保证数字化工作的正常工作。
在双馆资源的整合中，需要注意合理性，档案信息资源的整合需要实现资源的共享，以馆为例，根据档案馆和校史馆所具有的条件和资源，建立各自的档案网站，逐步实现资源的检索和利用。在双馆资源整合的过程中，需要实现区域性信息资源的整体化建设，通过技术手段，实现信息资源服务的网络化建设。
在双馆整合中需要建立相应的保障机制，明确组织管理的责任机构，科学的组织和管理档案信息资源共享，保证信息资源的共享。在保障制度的建设中需要建立统一的协调结构，成立专门的资源信息共享和协调，制定具体的建设计划和步骤，研究资源建设共享的各类标准，共同实现资源共享的合作建设。在建设中明确档案馆和校史馆的优势，配合整体性的共享建设，为用户提供更加方便性的服务。
二十一世纪是信息社会，任何一个领域都离不开信息。信息产业的发展已经是世界可以发展的最前沿。近几年大数据，物联网等信息产业的不断兴起，使信息产业的发展进入了一个新的时代。图书馆和档案馆的发展更离不开信息产业支持，将信息产业引入到图书馆和档案馆的建设中，是最近几年的一个新的课题，本文探讨了数字化建设在高校馆藏图书档案的原则分析，期望此文可以使信息技术能够引入高校馆藏图书馆的建设当中，为我国的图书馆和档案馆的发展提供一些新的发展思路。
1图书馆建设数字化的基本原则
当今知识经济飞速发展的时代，便捷、高效是人们对于信息的要求，当然图书馆和档案馆的信息查询更是要便捷，高效，方便读者查询。在大数据时代，将图书馆的资料电子化是信息化社会的发展趋势，电子化的资源人们可以快速的利用。但是在数字化的过程中对于数据我们要坚持以下原则：
1、1效益的原则
将所有的图书和档案运用信息化的技术保存起来就是要将这些资料扫描后保存在电脑当中，利用电脑的系统将这些资料归档后方便查阅，这样会使信息从收藏、整理、存储、查阅等各个方面都更加的便捷。但是在数字化系统的建设当中，效益是放在第一位的，利用最少的资金建设最为完善、合理资料库，将有限的资金合理运用，确保可以在有限的资金支持下建成一个合理的数字图书馆，让老师和同学都能够使用。
1、2 一致性原则
我国有众多的高效，将这些高校的图书馆资源数字化是一项庞大的工程，它涉及到所有学科、所有门类，要将这些资源众多，形式多样，内容庞杂的数据整合在一起是一项非常复杂的工程，这些资源涉及到了所有学科、所有门类的技术人员及与其相关的管理人员，若要实现所有这些数据的数字化，则所有的这些人员必须统一起来，联合起来，根据相关的标准，所有人联合起来进行数字化建设。从上层的国家图书馆、国家档案馆、到乡镇的村上的图书室、档案室，彻底将这些所有的资源全部共享起来，并且所有的共享资源要与高校图书馆的数据保持一致。因此图书馆的数字化建设当中必须建立起统一的领导机构进行协调，领导机构制定出合理的规划和具体的建设步骤，由该领导机构进行规范化建设。
1、3 安全性原则
数字化图书馆的建设是一项复杂的，持久的，基础性建设工程，而且是最近几年新兴的一项系统工程，它并没有以前的建设经验可以应该，在建设时只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能将数字图书馆建设好。但是在建设时，由于建设人员的不小心，就很有可能造成大量的数据丢失、甚至泄密，这将对于?底只?图书馆的建设造成毁灭性的打击，损失是没有办法估算的。因此在建设数字化图书馆时，安全性是第一位的。在建设的过程当中，（1）要考虑资料的保密，确保任何资料不能外泄。（2）需要考虑数字化图书档案的安全，这就包括了计算机软硬件系统的安全，其中计算机硬件系统的安全包括计算机存储设备，服务器，网络系统终端，移动终端等安全，软件系统安全则包括服务软件，数据库系统的安全，在整个档案数字化管理后，要注意所有档案的安全。
2高校图书馆图书档案数字化建设思路
当今社会是信息时代，在传统的档案管理中，档案保存，借还已经无法满足当前社会对于档案的管理要求，图书馆、档案馆的数字化建设是当今社会信息化建设的必然发展形态，利用数字化的管理档案即实现了档案的管理的效率的提升，也实现了管理的责任更加明确，因此，档案馆和图书馆作为一个服务单位，为使这些单位能够更加发挥出自身的服务作用，建设数字化的档案馆和图书馆就非常有必要，在建设时我们要从多个角度进行考虑。
（1）建立健全相关的高校图书馆档案馆的风险控制制度。在建设时首先需要大量的资金作为保障，在数字化图书馆的建设过程中，国家政策、资金的调整、人员的调整等各类因素当中都会出现相应的风险，这些风险主要包括： 计算机软硬件开发人员的变化可能造成软件项目突然中止。 上级拨付的资金不到位，或者由于资金问题造成了设备保障不到位，在一些专业设备的购置上造成了一定延迟。 图书馆内部一些机密级资料泄露，这就造成了不可估量的损失。 在将资料进行数字化建设的过程当中，因为一些特殊原因造成的知识产权的纠纷等问题。基于以上原因，我们必须建立相应的风险控制制度，确保资源的安全。
（2）加快转变图书馆服务读者的理念上的转变，增强工作人员的责任意识，确保图书馆资源的利用率发挥到最大。在数字化图书馆和档案馆建成以后，学校内任何一名师生，都可以通过任何一个无限终端轻松的访问到图书馆的数字化资源，迅速、方便将是数字化图书馆今后的一个最为重要的特征。因此转变图书馆的服务理念，在数字馆建成以后，管理人员应根据读者需求，切实满足读者的需求，根据需求定制服务，这样数字图书馆的服务功能才能彻底的发挥。
（3）合理的对于图书馆的档案的数字化建设进行规划，全面推动学校数字化图书馆和档案馆的建设，数字化馆的建设可以彻底发挥出对于学校师生的服务功能，且真正的让学校的师生体验到数字馆的好处。图书馆还必须要根据图书馆的数字化建设需求对图书馆的未来的发展合理的部署。 对于濒危的，具有很强收藏价值的图书进行数字化转移工作 对于永久性档案及处于长期保存的秘密档案进行数字化。 使用频率较高的档案和书籍加紧进行数字化。 对于一些有特色的资料要加快数字化。
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。
1、2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。
许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1、3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1、3、1通讯技术和计算机网络迅速发展
90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（CER?鄄net）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET，800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1、3、2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
1、3、3经费紧张状况得到初步缓解
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2、1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。
其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2、2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2、2、1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2、2、2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2、2、3数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2、2、4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
2、2、5人员整体素质低弱
在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
3高校档案管理现代化的初步构想
3、1采用客户机/服务器(Client／Server)体系结构模式
客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C／S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。
C／S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C／S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
3、2建立基于Web的服务体系
在学校综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前，计算机技术的发展，使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单，只需选用适当的Web服务器软件，有些操作系统，如WindowsNT，已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。
3、3档案信息的管理离不开数据库系统
数据库管理系统的选择要建立在Internet／Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C／S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase，FoxBASE，FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
参考文献
1周曙东、电子商务概论[M]、南京：东南大学出版社，2002
1李超，周定文，黄骁俭、网络财务[M]、北京：中国财政经济出版社，2002
关键词：档案馆数字化信息化高校
一、档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
1、观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
四、相关策略建议
1、加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
2、重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3、安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4、重视档案信息化人才队伍的建设
关键词 建设 数字化 档案馆
档案信息化建设是档案事业适应社会发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务的必要手段。随着“政府上网工程”和“全国档案信息化建设”的全面实施，档案信息化建设已成为各级党政机关、社会团体电子政务建设的组成部分。组建单位内部局域网，建立档案信息网站，实现档案信息资源的网络化，使馆藏以数字化形式充分融入现代化世界，最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求。
国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》提出：“到‘十五’末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网”；“有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要档案全宗逐步实现文件级目录检索”，并在十四个省级档案馆“开展数字化工作试点，实现馆藏重要全宗纸质档案及照片、录像档案的数字化”。在这一精神指导下，各地都在加快档案信息化建设的进程。我校也根据自己的实际情况制定了《昆明理工大学档案馆信息化建设发展规划与实施纲要》，根据这一《规划与纲要》中所提出的推进档案信息化的目标――“本着适用可靠、适当超前、统一标准、分步实施、安全保密的原则，以数字化档案馆建设为前导、以分布式工作站建设为基础，通过文档一体化、归档双轨制（实体与电子两种形式）、信息安全、信息共享等形式加快档案信息化基础设施建设”，特构建加快昆明理工大学 “数字化档案馆”的建设目标、方案与管理措施。
一、建立数字化档案馆的建设目标
加快开发档案信息资源，建设以数字信息化、网络化和信息共享的数字档案馆。
（1）加快基础信息数据库建设，充实内容，使档案信息资源满足学校，乃至整个社会的需要；
（2）开发和引进先进的档案管理模式，并结合学校的发展和学校档案管理的需要，不断探索、不断完善；
（3）建立学校档案信息共享的安全保密机制。
二、建设数字化档案馆应体现以下特征
（一）馆藏档案信息全文数字化
馆藏档案数字化应该是目录检索数字化与档案全文数字化之和，全文数字化对用户才具有直接利用价值，无全文档案数字资源库，数字档案馆的建设将毫无意义。
（二）档案管理自动化
办公自动化是档案馆工作现代化的重要标志和核心内容。可通过建立健全馆内计算机局域网实现馆内档案管理自动化，管理网络化，提高档案馆的办公效率、工作质量和实现馆内信息资源共享。
（三）档案信息海量化
使用光盘系统，对馆藏珍贵档案资料和录像、录音、照片档案进行全文存储和检索。由于计算机光盘存储的密度高、容量大、信息输入简单，便于计算机联机处理，可以实现多途径查询、检索，能迅速获得所需结果，因此对于一部分利用频繁的档案，使用光盘技术全文存储和检索，将大大提高查档接待的服务质量，提高服务水平。
（四）档案信息传递网络化
由于数字档案馆保存的信息是数字式信息，在传递的过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以很方便地进行远程传递，不受时空限制，提高了信息利用率。
（五）档案信息社会化（社会共享）
由于信息源的连接和自身数据库的扩大，每一个数字档案馆都成为一个开放信息中心，能够提供分散于不同地区的信息资源。数字档案馆所保存的档案信息可以不再局限于本地，而是可以超越地域局限，实现真正的信息共享。未来的数字档案馆不需要像今天的档案馆一样，按地域设立数量繁多的档案馆机构，而是按照档案信息的内容属性或较大的区域概念，建立与今天相比并不太多的数字档案馆即可满足人们的需要；此外，任意一个数字档案馆通过与其它数字档案馆的连接，成为整个数字档案馆网络的一个组成部分，在任何地方都可以利用整个数字档案馆网络的信息资源。
三、建设数字档案馆所需要的技术手段
（一）基础技术（公共技术）
1、计算机应用技术；2、网络应用技术；3、数据库技术；4、多媒体技术；5、海量存储技术；6、（6）自动化控制技术。
（二）专用技术
1、数据安全技术；2、网络安全技术；3、网络构建技术及标准化参数。
在专用技术上，要求针对数字档案形成过程的每一个环节，建立一套科学、合理、严
谨的管理制度、管理标准、规范文件。在防护技术上：配置防病毒卡和查杀系统，且不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等措施。
（三）纸质、照片、底片、图纸等档案资料的数字化技术
利用图像技术输入设备――高速扫描仪、数码相机、数码摄像机等，以数字图像形式，将档案信息存储到数据存储服务器中。
（四）录音（音频）档案数字化技术
它是将录音档案的声音信号用“0”、“1”来表示的过程，主要的设备有播放设备、存储设备、装有声卡的计算机，此外，还需有相应的软件。
（五）录像档案的数字化技术
录像档案是一种视频信息，其数字化包含两方面的内容：（1）模拟视频是一种视频信号，通过专门的视频采集设备使之数字化，并加工成数字视频档案；（2）通过数码摄相机拍摄下的录像，本身就是数字视频，输入计算机后不会有视频质量减弱的问题，直接通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。
（六）实现档案资源共享（社会化）的相关技术
以数字档案馆为标准的档案信息化，其最主要的目的和功能就是要达到档案信息资源的社会利用（社会共享），因而只有为社会用户随时提供便捷、灵活、有效的档案信息服务，才能达到此目的。
要使档案信息资源社会共享，只有在网络运行环境中才能实现。而在网络环境中，以数字化为中心，同时要注重社会用户的身份确认和档案数据授权使用两方面的重要工作。
在整个数字档案馆的建设中，要始终把档案信息管理、档案信息的社会共享、档案信息资源的安全防护作为三条重要经线贯彻其中，缺一不可。
四、建设数字档案馆所需建立的管理软件系统
（一）网络版的档案管理软件
构建系统网络环境，建立馆内局域网，并与校园网连接，充分保证校内各利用者能快速查询馆藏档案信息的要求，以及保证档案馆归档数据信息的有效传递。
（二）数字档案信息采集软件
涉及如下项目或内容：电子目录数据、档案全文、照片档案、声像档案、多媒体信息等。这是不断丰富和完善馆藏的最广阔的渠道和来源，只有不断扩宽档案馆档案信息的渠道和来源，不断完善和优化馆藏，让数字档案运转起来，才能不断创造价值，最终档案部门的社会地位和社会形象才能得以不断巩固与提升。
（三）数字档案信息存储管理软件
主要包括主数据存储管理软件；档案全文数据库管理软件；元数据处理、服务、存储软件；数字信息和系统脱机存储备份管理软件等。科学合理地存储、管好、用好馆藏，切实保障档案的完整与安全。
（四）档案数字信息、在线利用管理软件
存储的目的在于应用，把丰富的馆藏资源，特别是最新采集入库的档案信息，经过整理挂接在档案目录库中进行和利用，使人们能够及时准确地获得各自所需要的信息，从而快速高效地实现信息的再利用，发挥档案的最大价值。
五、建设数字档案馆的硬件设备要求
除设立以上的管理软件系统外，还需构建一套完整的硬件设备，如1台服务器、1台千兆交换器、若干桌面交换机、1台高速扫描仪、1台光盘镜像服务器、若干台计算机等硬件设施。
六、数字化档案馆建设方案运行图
数字化档案馆的运行方案设计图如下：（见下图）
七、数字档案馆馆舍建设的要求
数字档案馆是一个多功能、开放型、综合型、面向社会的档案信息中心，因而馆舍的建筑需具备多功能化、智能化的要求。
（一）功能化
建筑上需大空间、大容量；结构上需同柱网、同层高、同荷载；设计上需模块化、标准化；设施上需自然通风与局部空调相结合，人工照明与自然采光相结合。建筑功能上要满足：实体保管、阅览接待、开发利用、展览教育、技术处理、办公会议学术研讨等；对外设立开放区、半开放区、非开放区，在平面布局中功能区分要明显。
（二）智能化
数字档案馆应设立：楼宇自检、办公自动化、通用自动化系统；同时还应包括：电力监控、智能照明、保安巡视、火灾自动报警与消防联动控制系统；公共紧急广播系统；综合布线系统；卫星有限电视系统；闭路电视监控系统；程控交换机系统；防盗报警出入的监控系统；计算机网络系统等。
通过应用软件实现上述系统集成和信号系统集成，使数字档案馆馆舍的灯光、照明、配电、音响与广播、电梯、智能防火系统等装置系统实现联动控制，与通信、办公、保安系统联网，实现数字档案馆建筑物管理的综合自动化。
在综合布线系统时，根据信息点的密度要求铺设能连接内部网、办公网、互联网、保密网的网络光纤，为了保密可在上述网络中使用6类屏蔽线进行物理隔离。
为向公众提供便捷的信息服务，应设立信息引导系统、触摸引导屏、语言揭示系统、大屏幕显示系统等。
八、建设数字档案馆对档案人员的素质要求和具备现代科技设备的能力
数字档案馆是伴随着信息技术、现代科学技术和数字化的快速发展而诞生的，作为档案从业人员，不再是过去意义上的档案保管人员，而应是新时期的“档案信息导航员”、“知识创新与创造者”的新角色，同时要具备驾驭现代科技设备的能力。只有这样才能更新观念，学会新的思维方法，使用新的管理模式和手段，结合专业知识，优选工作方案，提高工作效率和质量。
（1）“档案信息导航员”―要求数字档案馆的工作人员必须是既懂档案专业，又懂现代信息技术；既懂经济、又懂政治、历史、国际法规且熟练掌握外语的复合型、一专多能的人才。
由于历史原因，我校传统档案工作人员的学历不够高、知识结构不合理，缺乏专门训练，数字档案馆的建设，要求对现有从业人员进行在职教育和培训，更新知识结构、能力结构，要求具备档案信息分类、计算机基础知识和操作、档案信息组织、收集等技能。
（2）“知识创新与创造者”―要求档案专业人员，必须具有创新意识和研究能力，能充分对档案馆藏的各类档案信息资源进行深加工，对现有的档案信息资源进行第二、第三次开发，创造新的知识信息，合理利用档案信息。
（3） 档案工作人员要具有掌握现代化办公设备的能力，能熟练使用计算机、传真机、复印机等设备，掌握计算机技术、复印技术、录音录像技术、缩微技术、摄像技术、光盘刻录技术等现代化手段，特别是能运用计算机完成档案的全文存贮、自动标引、图形处理、字迹恢复、档案真伪的鉴别、自动借阅等，从而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流。
（4）档案工作人员要不断提高驾驭现代科技设备的能力。除懂得其它相关知识外，还要熟悉掌握计算机网络知识，熟练操作各种数字化工作中的设备仪器。目前，档案工作各个业务环节普遍采用现代化的机器设备，但是这些机器设备的利用率还有待于进一步提高，要充分发挥它们的功能，变单机操作为联机操作，运用网络系统，实现档案信息的资源共享。
档案信息化建设是学校信息化建设中的一部份，应纳入学校信息化建设的总体规划之中，各部门之间互相协调、人才资源共享。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，涉及面广，难度大，面对挑战我们要进一步解放思想，更新观念，与时俱进，不断开拓创新，在实践中探索，在探索中前进。档案信息化是我们的目标，也是我们的出路。
参考文献：