第一条为了加强对本市重点建设项目档案的管理,确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《广东省档案管理规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目档案验收办法》和《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》等法律、法规、规章，结合我市实际，特制定本办法。
第二条重点建设项目档案是项目建设管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录,是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式全部文件,包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
第二章各部门管理职责
第三条市及各区档案行政管理部门主管本市、区重点建设项目档案工作,必须认真履行监督和指导的职能,把好项目档案关，做好重点建设项目档案登记和报送工作，参加档案专项验收及工程竣工验收工作。
在项目立项阶段，市、区国家综合档案馆应向项目建设单位（业主、项目法人）提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。
第四条项目主管部门要对市重点建设项目档案工作实行监督和指导,做好重点建设项目档案登记，及时报送当地档案行政管理部门，参加档案专项验收工作。
第五条项目建设单位（业主、项目法人）要按照统一领导、统一管理档案的原则，做好重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作；做好电子文件管理；做好重点建设项目档案登记和报送工作；负责组织、协调和指导勘察设计单位、参建单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
第三章档案管理登记制度
第六条重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握重点建设项目档案工作情况，加强监督和指导，档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位要做好重点建设项目档案管理的登记工作。
第七条*市重点建设项目档案管理登记范围是包括国家、省、市发展和改革部门的国家、省、市重点建设项目名单的重点建设项目；市档案行政管理部门每年公布需要登记的重点建设项目名单，并统一部署对全市重点建设项目档案的登记工作；各项目主管部门的档案机构、项目建设单位（业主、项目法人）和项目所在地的区档案行政管理部门应做好对本部门和本地区重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。
凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家、省、市重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责组织填写“重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地的区档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地的区档案行政管理部门负责组织填报。
第八条登记工作的要求
（一）项目主管部门档案机构应与市、区档案行政管理部门互通情况，互相合作，以保证重点建设项目的档案管理登记完整、准确。
（二）项目主管部门档案机构和市、区档案行政管理部门对于新建项目应按本办法第七条及时组织监督建设单位（或项目法人）做好档案管理登记，建立档案工作。
（三）要保证项目档案工作与项目建设同步进行，特别要认真做好项目档案的预验收工作。项目主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求。隶属于地方的项目，市、区档案行政管理部门应按各自管理范围，及时对登记的项目组织预验收。预验收结束后，验收组织单位应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。
（四）项目竣工验收后，应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。市、区档案行政管理部门根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。
第九条为确保重点建设项目档案管理的正常秩序，任何部门和单位不得向重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理费用。
第四章档案资料整理、归档要求
第十条项目建设单位（业主、项目法人）、筹建部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要把项目建设文件材料（包括电子文件）的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理的工作程序，列入工程技术人员的职责范围，并有相应的检查、控制及考核措施。
第十一条项目建设单位（业主、项目法人）要确定重点建设项目档案工作“以一流工程建一流档案”的目标，负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应订立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。
项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本办法的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
档案分类、整理、归档按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-*)执行。
第十二条项目建设单位（业主、项目法人）各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同协议规定的要求，向项目建设单位档案管理机构归档。
根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
归档文件应完整、准确、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。
勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位（业主、项目法人）归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。
外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第十三条项目文件的归档审查工作，施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经项目建设单位（业主、项目法人）确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位（业主、项目法人）档案管理机构。
第五章项目档案的验收
第十四条档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
第十五条项目法人应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
第十六条项目档案验收的组织:
（一）市政府及其计划投资主管部门组织验收的项目，由市档案行政管理部门组织项目档案的验收；
（二）跨市、区项目，由市档案行政管理部门组织项目档案的验收；
（三）区属项目，由区档案行政管理部门组织项目档案的验收；
（四）市档案行政管理部门对项目区主管部门档案机构、区档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目区主管部门、区档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导，必要时可组织预检。
(五)市及各区档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位（业主、项目法人）、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在*市内的国家、省重点项目的档案管理工作。
第十七条项目档案验收组的组成:
（一）市档案行政管理部门组织的档案验收，验收组由市档案行政管理部门、项目市主管部门等单位组成。
（二）项目区主管部门档案机构组织档案验收的项目，验收组由项目区主管部门档案机构及项目所在区档案行政管理部门等单位组成。
（三）凡在城市规划范围内的项目，验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。
（四）验收组人数为不少于5人的单数，验收组组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。
第十八条项目法人应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《国家重大建设项目档案验收申请表》（表略）。验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内应作出答复。
第十九条项目档案验收要求:
（一）项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
（二）项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。
（三）档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。
（四）检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的15%。抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
（五）项目档案验收应根据DA/T28-*《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。
第二十条验收结果分为合格与不合格。验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。
第二十一条档案验收合格的项目，由验收组出具档案验收意见。
第二十二条档案验收不合格的项目，由验收组提出整改意见，要求项目法人于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。验收组提请有关部门对项目法人通报批评，造成档案损失的应依法追究有关人员责任。
第二十三条在对每一重点建设项目档案专项验收时，验收人员要认真履行职责对应当归档的文件材料加以验收。组织重点建设项目档案专项验收时，按《国家重大建设项目档案验收办法》执行。
第六章档案的移交、收集
第二十四条项目参建单位应在项目竣工验收后3个月内，将工程立项至竣工全过程的重点建设项目档案按要求立卷整理后，向有关项目建设单位（业主、项目法人）档案部门移交。
【关键词】固定资产；项目归档；控制策略
从2010-2015年，我所承担的多项国家重大固定资产投资项目进入密集验收阶段，针对项目实施周期过长，工艺设备组成复杂的项目，我们采用了分年度、分阶段、分子项、分系统等多种做法结合的方式控制项目文件及时归档，避免了突击归档带来的一系列人力、物力不足影响质量问题，保障了项目顺利通过国家竣工验收，本文对分段控制归档的一些具体做法和策略进行了阐述和总结。
一、明确收集和归档控制责任制
按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图和竣工验收各阶段文件。根据我院和我所情况，项目各阶段由不同的单位、部门来实施管理，文件产生错综复杂。因此，根据项目管理、实施及文件产生情况，明确档案工作牵头责任单位及文件的收集归档责任是做好项目归档控制的首要任务。首先，所统一构建档案工作体系，明确档案管理组织机构及职责。从领导决策层、管理机构层、任务承担单位几个层面明确了相应的职责，管理部门间明确分工、密切合作。同时，各部门明确设置专、兼职的档案管理员，从事具体的日常收集和归档移交管理，做到了专人负责、统一管理，从计划、收集、归档几个执行层面保障了档案的管理工作的常态化运行。其次，完善制度、明确归档范围。根据国家和院固定资产投资管理相关办法，所办先后组织编制了《流体物理研究所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流体物理研究所重大科学仪器专项文件归档管理实施细则》《流体物理研究所档案综合管理实施细则》等制度，明确了我所固定资产投资项目和科研课题从立项、实施、竣工各阶段产生的资料的收集、整理、归档范围及具体管理。最后，项目档案进行统一管理，项目一旦立项，档案管理部门即指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性。
二、恰当控制归档时间节点
正确选择归档时间，对于维护项目档案的完整与安全，确保管理部门和实施单位正常的工作次序具有重要的实际意义。归档时间过早，会影响管理部门和实施单位对文件的使用；后续文件的频繁补充归档，影响项目档案的成套性和系统性，也影响档案部门正常的业务开展。归档时间过晚，文件长期滞留在单位或个人手中，容易散失、损坏，还会对文件形成部门造成负担；突击归档会增加档案部门对文件接收整理的困难，影响项目档案的质量。熟悉项目管理的全过程，掌握从立项审批、项目管理、基建施工、设备采购、竣工验收全流程的各项工作的重点，恰当利用招投标完成、子项验收、年度考评、成果鉴定、项目验收等时间节点组织归档，可保障项目归档工作有序进行，提高项目档案收集的质量和效率。
（一）招投标完成后收集工程准备阶段文件。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）的要求，工程准备阶段文件包括：立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘和设计文件、招投标文件和相关的管理（计划、财务、审批和单位）文件。该阶段文件涉及到的单位、管理部门多，产生的文件跨度时间长，类型复杂，使用频繁，文件的保密性也很强，是项目档案收集中的难点，适时控制收集时间是关键。在项目招投标完成后是收集工程准备阶段文件的较好机会。第一，通常情况下，招投标前已完成各种审批，具备施工条件，建议书、可研、勘察、设计、拆迁各阶段文件已基本成套，较为齐全完整。第二，招投标完成后，招标、评标、投标文件齐全、完整。此时，除中标单位文件外，其他文件较少使用，招标单位可及时整理移交建设单位，如不及时收集归档，极易造成文件缺失。第三，此时即将进入施工阶段，与施工单位签订合同，项目重点移到现场的施工、监理管理，管理部门可对整个项目进行梳理，便于工程准备阶段文件的归档整理。
（二）子项工程竣工验收后收集施工文件、监理文件和竣工图。重大项目的基建施工通常按子项进行施工、验收和交付使用。目前基建施工单位多数采用项目负责制方式组织施工，有项目时组建，项目完成后即解散。通常在验收阶段，相关行政管理部门、行业对城建档案整理规范和归档责任有明确要求（如：建设工程文件归档规范GB/T50328）。对于涉及子项较多的项目，建设单位需抓住项目验收节点收集各子项的施工文件、监理文件和竣工图，按子项收集可提高项目档案管理的效率和质量。此阶段由于施工产生的文件资料较多，案卷内文件的整理工作多在施工单位和监理单位，由当地建设行业或档案主管部门规定，一些具体要求，如审批流程、原件存址、归档范围、卷内文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工单位和监理单位之间有交叉或职责不同之处。此时进行施工阶段文件的归档工作便于各方之间的沟通交流，落实具体文件规范性整理工作，如文件的有效性、施工图的制作、验收会议资料整理、单项审计资料归档、缺失文件的追溯等，保障子项施工文件的齐全完整。
（三）年度考评和成果鉴定阶段收集科技文件。我所承担的国家固定资产建设项目还有一块投资比例较重的部分是主工艺设备的研制，涉及到各项子系统，其研制方式包括自主研制、委托研制、进口、物资采购等多种，涉及面广，程序多，通常由所属科研领域（研究室）按课题来执行。该部分内容按课题、系统、单台套设备进行收集整理，可利用年度考评、成果鉴定时间节点收集归档。2012年开始，我所制定了《流体物理研究所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流体物理研究所重大科学仪器专项文件归档管理实施细则》，对按课题管理的设备研制项目文件归档考核办法做了相关规定，每年的第一季度结束，科研技术处提供上一年度的年度科研课题计划归档清单，所办公室制定归档时间计划进度，各领域（研究室）按照时间进度组织科技文件材料归档。课题负责人要对全套材料进行把关，并按要求初步整理成卷，填报归档文件清单，汇总并经相关负责人审查通过后，移交档案室。原则上要求每年第三季度前完成上一年度的科研课题的归档工作，归档完成情况纳入年度目标考核、成果鉴定及科研人员职称申报。
（四）验收结论下达实时归档。项目验收前，由档案部门对项目档案进行单项验收，保障了项目档案的规范性、齐全性和完整性。此时，可抓紧补充变更、调整、整改、单项验收等文件，管理部门完成环评、职业安全卫生、审计、档案等单项自查情况报告、单项验收申请及相关验收总结。验收会上，还会产生技术总结报告、项目管理总结报告、专题影像片、会议验收结论等文件，此时应加强与管理部门沟通，实时归档，文件成形或处理完毕后即归档，可保障项目档案的完整性，利于后评价管理工作。
三、制定归档计划、业务指导归档进程
根据以上归档时间节点和项目工作计划，档案管理部门及时制定项目的归档及验收计划，对归档单位进行及时的业务指导，通过前、中、后期工作的介入，减少了整改的反复次数，从整体上提升归档文件的完整性，保障项目档案管理工作的有序进行，提高了工作效率。（一）前期：通过完善规章制度、签订合同时明确归档要求、加强档案人员业务能力培训等几个方面介入项目档案管理工作。（二）中期：主要是加强与相关业务部门的沟通，掌握项目进展情况，对承担单位进行收集指导，对科研、基建、设备、软件等进行分类收集指导工作，通过这些方法，及时有效地解决了收集过程中出现的问题，掌握了项目资料收集状况，避免不清楚是否该归档、保存不好等原因造成阶段性缺失文件。（三）后期：主要是通过制定验收计划，参加验收，归档过程中加强重要、关键档案的质量检查、请档案馆帮助预验收检查等方面加强了监督检查工作，督促完成归档，保障了归档文件的规范、齐全和完整。
四、总结
通过以上办法的灵活运用，四年时间，我所完成了13个（总投资20多亿元）固定资产投资项目的档案的归档和验收工作。总之，要提高项目档案管理质量，档案人员必须跟踪项目，从源头开始，明确归档职责，抓住各个有利时机，制定计划，加强业务指导管理，灵活运用各种策略。只有将档案工作控制到文件产生的各个环节，具体到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一项验收中资料的审查，才能从根本上提高项目档案的整体质量，确保项目档案收集的高效、系统和完整，确保顺利通过验收。
【参考文献】
[1]王传飞、张斌主编科技档案管理学(第三版)、中国人民大学出版社,2012、4
[2]姬广鹏、电力企业跨区线路工程项目档案收集工作的实践、中国档案,2013(11):66-67、
关键词：项目档案；项目管理；同步实施；重要性；保证措施
中图分类号：U673、2 文献标识码：A
1 前言
随着企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。一般地，建设单位对建设项目管理比较重视，从项目立项到项目建设的实施，都会制订计划，检查计划的实施情况。但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到相应的重视，最终将影响建设项目的总体验收和建设成果在生产经营等方面的运用。近年来，随着国家、地方等各级部门对项目档案管理相关规定的出台而有了很大的转变。本文从项目档案管理的角度，谈一下做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性。
2 充分认识建设项目档案的重要性
国家对建设项目档案越来越重视，要求也越来越严格。根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限，项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大。如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益。
3 建设项目管理与项目档案管理不可分割
工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。做好建设项目管理是项目建设得以完成的重要环节，一个项目从立项、施工到建成投产，管理贯穿全过程，并相应产生大量的文件、材料。这些文件、材料记载着项目实施的全过程和成果，对将来的利用起着重要的作用，这就意味着项目管理与项目档案是一体的。因此，项目档案管理是建设项目不可缺少的重要部分，是与建设项目管理不可分割的。所以，在项目管理过程中必须坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
4 项目管理人员重视项目档案的必要性
因为建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果，是固定资产投资的重要技术档案，并且档案的主要作用就是利用价值。因此，项目的档案工作不同于项目的其他工作，它是一项特殊的全员参与的工作。它要求的是建设过程的真实反映，需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关，确保归档资料完整、准确、系统。所以，建设项目档案的完整、准确和系统，最关键是具体负责项目工作的人员对工作过程所产生文件材料的审查、收集和归档。因为管理项目的人员清楚项目实施过程所产生的文件材料情况，档案人员只是知道按规范应该会产生什么文件材料。例如1：负责招投标工作的人员，整个招投标过程所产生的文件材料，只有经办的人员收集完整、准确并归档，这部分的文件材料才能完整和准确。例如2：施工单位提交的竣工图，如果是在一张作废的施工图上作竣工图，并且没有提供设计修改依据，图纸目录也是修改前的目录。这样，由于档案人员没有管工程，因此是不知道图纸是作废的。一般来说，档案人员只是对照图纸目录和设计修改依据检查竣工图是否有漏项，而管理工程的人员，应该知道在这项工程中图纸修改的情况，作竣工图就应该使用有效的图纸，否则竣工图是无效的，将来利用这张图纸的时候就跟实际不一致。例如3：某个分项工程，按照招投标文件及合同内容，都说明包括在某项工程里面了。而在实际施工的时候，由于施工单位资质达不到要求，放弃了这部分的工程量，档案人员没有参与工程管理，就会不清楚，这项工程档案里面就会缺了这部分资料。只有工程管理人员清楚，这就需要工程管理人员与档案人员沟通，档案人员在收集、编制档案时才能将这项工程的施工文件完整。因此，项目管理人员充分认识项目档案的重要性，是有效保证档案的完整和准确的一个重要途径。
5 项目档案管理工作必须提前介入
每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，建设程序复杂、环节多，参建单位多，形成的文件材料多而杂。由于分工的原因，项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位，而项目管理部门对档案管理不是很清楚，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理、验收要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积压了很多工作需要处理，搞得很被动，对档案的收集也往往容易漏项。档案人员要逐个部门、逐个参建单位地收集文件、检查归档质量。档案工作的复杂程度高、难度大。并且在建设工期很长的情况下，难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象，给项目档案的收集增加难度。所以，需要建设单位档案部门提前介入项目档案的收集、整理工作，制定相关的工作制度和流程，及时跟踪项目建设进度，从项目开始实施，档案管理就要同步开展工作，对项目管理人员、参建单位的档案工作进行业务指导和档案业务培训，做到“事前关注、事中介入、事后跟踪”，以保证项目档案的齐全完整、应收必收。为做好项目档案管理奠定良好的基础。
6 项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施
（1）各级领导高度重视项目档案工作，建立健全项目档案管理的规章制度。建设项目由于规模大、工期长、形成文件材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是办不到的。因此，做好项目档案工作，必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循。同时明确项目档案工作归口管理部门，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。
（2）落实项目档案工作“三纳入”、“四同步”措施，坚持“从源头抓起、全过程参与、与工程建设同步”的指导思想，项目档案工作与工程建设进程同步。建设项目申请立项时，即开始项目文件的收集、整理、审查工作；建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制项目档案管理质量。同时，将档案工作列入项目建设实施计划，定期召开项目档案工作会议、项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
（3）建立工程合同制、监理制等约束机制。在签订项目施工、监理、设备采购等合同或协议时，明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项、经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况。工程和设备款项支付时要有档案管理部门签字，不提交齐全完整的工程档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范项目档案的质量。
（4）项目档案工作重点是抓住施工、监理两个主要环节，统一思想，保证项目归档工作正常开展。单项工程施工阶段形成的工程竣工档案是整个项目档案的主体，抓住施工这一主要环节也就抓住了项目档案的关键。由于项目建设参建单位众多，涉及专业广泛，首先要将各参建单位的领导和相关管理人员的思想认识和行为规则，统一规范到建设单位制定的管理思路和执行要求上来。在单项工程开工时，组织召开施工、监理单位档案工作主管领导和档案人员会议，进行档案技术交底，组织学习国家、地方及行业、企业有关建设工程档案管理规定，明确各参建单位档案工作的责任和分工，明确工作任务和工作程序，重点要求：①制订单项工程分部分项工程资料归档范围，使施工单位档案人员清楚收集资料的范围和内容，以便及时收集施工过程中产生的文件材料，确保工程资料归档内容不漏项；②明确图纸变更依据性文件必须编制汇总表，以确保竣工图纸与施工实体一致；③明确单项工程档案验收的程序，发现问题及时整改，确保工程档案的归档质量。
关键词：基建工程；档案验收；内在质量；档案管理机制
中图分类号：g275 文献标识码：a 文章编号：1009-2374（2014）19-0151-02
基建工程项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、施工过程文件、项目竣工文件和项目竣工验收等基本建设工程全过程形成的记录和依据。
1 基建工程档案的验收的原则
（1）档案验收是项目工程档案的最后关口，只有把好验收关，才能最终确保工程项目档案质量。基建工程项目档案的移交、验收与评价是项目建设程序中的重要环节，是项目档案管理与企业档案管理存在的最大区别。基建工程项目档案验收是全面考核项目档案完整、准确、系统、有效情况，检验项目档案管理是否与项目建设同步的重要手段。按国家档案局、国家发展和改革委员会2006年联合的《重大建设项目档案验收办法》的规定，对工程建设竣工资料验收和管理作出了明确的规定和要求。
（2）档案验收的重点在于内在质量，项目档案的内在质量主要是指项目文件材料的形成及其收集的质量，档案核心价值的体现全依赖于项目档案内在质量的优劣。项目档案的内在质量主要反映在归档的文件准确、齐全、系统和成套性；归档文件材料用纸质量和规格符合要求；项目文件的书写材料耐久有效、字迹清晰；竣工图绘制准确，签字手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况；案卷分类、组卷合理，卷内文件材料排列有序，质量符合档案规定的质量要求。
（3）档案验收工作是档案管理的压轴部分。基建工程项目档案验收作为档案管理的最后一步，对档案的真实性、可靠性等方面进行验收，有助于对工程项目中的各种纠纷问题处理提供相应的依据。
2 基建工程档案验收过程中存在的问题以及相应的对策
基建工程档案的验收对于档案内容以及管理质量的提升具有十分重要的意义。在进行基建工程档案验收的过程中，还存在一些问题。对于这些问题要采取相应的措施进行解决，以提升档案验收工作的效率。
（1）在实际的工程建设中，“重建设、轻档案”的思想在项目建设负责人和工程技术管理人员中普遍存在，影响了项目档案资料的齐全完整、真实可靠。工程项目的主管部门与档案管理部门之间沟通、衔接脱节，未能实现同步管理，因此在工程项目竣工验收的过程中，往往会忽视档案部门，导致档案部门的资料收集不够全面。
针对这个问题，首先完善档案管理体制建设，推行全过程档案管理机制。认清项目档案对建设项目的重要作用，加强对建设档案工作的组织领导，建立健全管理体制。档案管理部门应将档案管理工作关口前移，提前介入，工程开工前，档案管理部门提前介入档案管理工作，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案文件收集、整理、归档、移交要求。通过档案交底增强相关人员的档案意识，使其了解文件形成应注意的事项、文件归档范围、质量要求和编制要求，配合档案人员做好收集工作。此外，通过档案交底，档案人员与各参建单位建立良好的工作关系和沟通渠道，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。另外在对参建单位进行档案交底的同时与其签订工程档案移交协议，明确参建单位的档案工作要求，并定期组织承包商召开协调会议，解决档案归档过程中存在的问题，制定档案移交工作计划，有序推进档案归档工作，避免参建单位在工程竣工后移交不齐全、不及时。
（2）基建工程的档案管理部门对于工程建设的参与度不够。在当前的档案验收过程中，一个常见的问题就是档案管理部门在工程建设中的参与度不够，对于整个基建工程项目缺乏相应的了解，没有全局性眼光，导致在档案的验收时，效率不高。
针对这个问题，档案管理部门应在实际的工作中加强
项目工程建设中的参与度，档案部门管理人员以及工作人员要积极地深入到工程建设的现场中，对工程建设过程中的档案人员制度落实情况、已采取的措施、项目现场文件保管条件、项目文件收集进度及方式的落实情况、项目文件材料整理情况等进行检查和有效控制，使工程档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案管理部门的档案质量水平。
（3）档案管理部门偶尔参与到基建工程的验收工作时不够规范。当前有的基建工程档案管理部门已经意识到参与到基建工程中的重要性，因此加强了工程的参与度，但是在参与的过程中，由于档案管理人员本身缺乏相应的技术知识，因此在参与的过程中，也没有起到良好的效果，没有为档案验收工作带来充分的信息。
针对这个问题，档案管理部门参与到基建工程的验收工作中时，首先，档案管理人员要加强与各方的沟通和协调，保持各种档案管理工作能够顺利开展。其次，在工程项目竣工验收的过程中，相关部门、参建单位都要参与到档案验收工作中来，检查工程各阶段形成的文件是否真实、可靠、齐全、完整。对于档案收集过程中存在的问题要进行及时的沟通和处理。最后，还要不断加强专（兼）职档案人员培训，近年来，在档案管理中，随着档案的类型以及内容逐渐变得复杂，如何做好新人员的培训和业务交接，保证档案工作质量不滑坡，成为摆在档案人员面前的共同挑战。为此，每年应举办面向相关部门、各参建单位档案工作人员的专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度要求，严格按制度要求做好档案工作。提升档案人员队伍的综合业务素质，从人才基础上保障工程档案工作的工作质量与效率。基建工程项目档案管理，不仅需要专业化的档案管理人才，也需要综合性的人才。
3 结语
基建工程项目档案管理对于工程建设而言具有十分重要的意义，是为工程管理提供各种依据的重要步骤。基建工程的档案管理是贯穿于工程的所有过程的，从工程开始一直到工程竣工验收，都要加强档案管理。工程档案的验收是档案管理的最后步骤，也是为工程提供正确信息的关键。在进行档案验收的过程中，对于存在的问题要加强处理，提高验收的效率，保证档案为企业经营、生产服务。
参考文献
[1] 张莉、如何加强基建工程档案管理[j]、中小企业管理与科技（下旬刊），2009，（5）、
[2] 赵本洪、如何搞好基建工程档案验收工作[j]、四川档案，1989，（12）、
[3] 杜建秀、如何加强基建工程档案管理[j]、内蒙古科技与经济，2011，（8）、
关键词：项目档案管理做法
0引言
建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视，各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验，但对于建设项目管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个项目档案管理者的角度，谈一下如何做好项目档案管理工作。
1充分认识建设项目档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。
2如何做好建设项目档案管理工作
2、1各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
2、2加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
2、3定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。
2、4加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。
2、5坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
2、6项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度，及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。
2、7档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
2、8项目档案整理工作前移。每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位项目管理部门或档案部门移交。
2、9强化对重点档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。
2、10整理出一套单位工程与项目档案档号对照表。现实工作中，特别是建设周期长的工程，其实际施工的单位工程名称往往与当初设计时的名称不符，或者实际施工时把一个单位工程分成几个密切联系的单项工程，这样就会造成实际竣工资料与单位工程不符的情况发生。如果整理出这么一套对照表，不仅有利于项目档案验收时的及时调卷，而且对日后项目档案的查找利用有很大的益处，可以作为一种非常不错的检索工具，不失为一种一劳永逸的做法。
关键词：重点工程 档案管理 项目组负责制
0 引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1 建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2 围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3 强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4 注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4、1 在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4、2 在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4、3 在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5 开发利用档案信息，促进档案管理工作
一、重大投资项目档案工作的现状及问题分析
项目档案验收是项目竣工验收的必备和先决条件，档案验收不合格则项目竣工验收就不能通过，做好重大投资项目档案的管理工作非常重要。
(一)现状
重大投资项目档案从形成到收集归档，需要设计、施工、监理、竣工验收等多个单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。虽然各参建单位对项目档案工作都非常重视，但是由于项目档案自身的特点及各项目组的主观因素，项目档案工作仍存在许多问题，具体表现在：
1、重大投资项目建设周期长，涉及面广，时间跨度较大与承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期短则一两年，长则可达十多年，项目档案工作一直处于运动和补充状态，再加上承建单位较多，使得项目文件很难做到及时归档，极易造成档案丢失。
2、项目建设人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。项目人员都知道红头文件很重要，但是对项目建设过程中形成的一些过程文件、随机文件则不太重视，对这部分文件的处理比较随意，常常用后即弃。
3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便，或因产权归属问题，找种种借口，拒绝移交归档。
4、档案完整性、系统性不足，档案验收不合格，影响项目竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点，以及项目建设人员对档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难，档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证，档案验收难通过等问题。
(二)问题分析
项目档案收集难、归档问题多，原因有多个方面，根本原因还在于档案人员无法对项目建设的全过程进行有效跟踪，难以对过程性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策略，建立科学、合理的全过程档案管控模型，通过对项目建设流程进行跟踪，从而对文件产生流程进行管控。
二、项目档案管控应对策略
(一)健全项目档案管理机制，理顺档案管理与项目管理的关系
在项目建设过程中，项目建设人员往往不认可档案工作也是自身本职工作，档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因，就是档案管理与项目管理的关系没有理顺，项目建设人员没有认识到档案管理本身就是整个项目管理的一部分，档案管理应当与项目建设同步进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的，其产生的档案材料都是服务于该项目本身的，因而不可能将档案工作单独分割开来，档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体，属于包含于与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度，建立项目档案工作领导责任制，指定专人管理项目档案，将项目档案工作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材料始终处于管控之中。
(二)档案部门要转变思路，提前动手主动介入，变事后收集为事前知晓和事中管控
档案工作在传统上属于工作流程的最末端，在工作层面上处于后台位置，档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件，就必须转变工作思路，提前介入到工作流程的前端。首先，在制度层面，建立项目档案备案制度，项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪，关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。其次，档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训，一方面培养他们的档案意识，另一方面使其掌握必要的档案管理技能。此外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指导，做到事中管控。
(三)认真研究项目档案的产生和流转规律，建立有序可控的文件控制体系
全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程，准确把握项目文件的产生和流转规律，做到文件运转与材料归档无缝衔接，文件在某阶段运转完毕即进入归档程序，即使归档不全，文件也可处于可追踪状态，从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图，对应地设计一个文件产生、流转和控制图，在项目建设的不同阶段跟踪相关的文件材料，做到项目建设与档案工作同步，避免文件流失。
(四)建立项目档案验收制度，赋予档案部门否决权力，加大档案工作约束力度
按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中，许多单位并未真正落实该项制度，档案部门是服务部门，对建设单位既无约束权力也无有效约束手段，除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求必须组织档案验收外，一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不配合，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项目主管部门的协同配合，借外力推动项目档案工作的发展，档案行政主管部门要转变思路，与各业务主管部门多协调沟通，在立法和制度层面上明确档案部门的权力，档案收集工作才会真正得到保证。
三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究
(一)控制思路
总体思路是前端控制，过程跟踪，全程管控。
传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。我们要打破这个模式，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，项目建设完成档案收集工作即完毕，整个建设过程文件都处于跟踪和监控当中，真正做到档案工作与项目建设同步进行。
(二)控制方法
1、前端控制：制度控制
前端控制的关键在于制度控制，即在项目起动时从顶层框架上设计出一种符合项目建设的档案管理制度，在制度上理顺关系、明确职责、规范做法，把档案工作的基本要求与工程管理的相关要求有机结合，从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。
2、法律控制：合同控制
法律控制主要是采取合同明文规定的方式，明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档案收集义务、归档的具体要求、档案工作的进度及档案工作不合格的惩罚性措施等，通过法律条文为档案工作提供刚性保障，规避拒不归档的各种借口，从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整性，从而最大限度地防止档案的流失。
3、人员控制：责任控制
人员控制主要是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工作的义务。从项目建设开始，建立对口的档案机构，组建各参建单位组成的档案管理网络，明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当从全局角度督促做好档案工作；指定的项目档案管理人员负责具体档案业务，要想方设法协调各方人员进行档案移交，从根本上保证档案的完整；设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整理的项目文件；参与设备开箱的文件管理人员应当清点检查随机文件，并及时向档案人员进行移交。
4、过程控制：环节控制
过程控制是确保项目档案齐全完整的关键，指定的项目档案管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度，从项目立项到项目竣工每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行，确保过程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项目运作流程的项目人员，项目档案管理员能够参加各种会议，动态掌握项目文件的流向，能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应的文件归档范围，协调各方人员按照归档范围及时归档文件，对于流失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环节的控制，达到对过程文件的控制，最终达到对整个项目建设的全程控制。
(三)控制模型
项目档案的管控主要从项目建设流程、项目文件产生流程和文件的管控方式三个层面来进行建模，通过梳理和优化文件管控和归档流程，建立一个流畅、有序、可追溯的文件管控模型。
参考文献：
1、丁洪、张小玲：《略谈重点建设项目档案的系统控制》，《档案与建设》，2005(10)。
第一条根据国家和省《财政扶贫资金管理办法》、《财政扶贫资金报帐制管理办法》及对财政扶贫资金项目实施情况，特制定本办法。
第二章项目验收依据
第二条国家有关新阶段扶贫开发的方针、政策和规章制度。
第三条省扶贫开发领导小组和省扶贫办、省财政厅制定的有关财政扶贫资金项目管理的有关规章制度和批复的项目实施计划，以及在项目建设期内调整计划的文件等。
第四条省、市、县各级扶贫办、财政局及相关部门联系批复的各类项目的初步计划或实施方案文件等。
第三章项目验收内容
第五条财政扶贫资金项目验收是在全面考核项目执行情况的同时，把工程建设情况、资金管理使用、工程建成后管护、项目档案资料以及执行扶贫开发政策情况等作为验收的主要内容。
1、项目工程管理。按照批复的初步设计或实施方案，验收主要测重于：(1)核查项目完成情况；(2)核查项目工程量；(3)检查工程质量；(4)工程完工后的完好率和管护措施；(5)重点项目标识牌是否完好、醒目；(6)检查工程效益。
2、项目资金管理。主要检查：(1)资金到位情况；上级资金到位时间与拨出到项目实施单位时间；(2)执行“三专”管理情况，有无违纪违规；(3)执行报帐制情况：报帐是否规范、是否按进度拨付资金并按规定报帐，并逐笔审核报帐单据；(4)检查自筹资金(投工投劳)落实情况(查凭证、台帐)，是否与计划相一致。
3、档案资料管理。包括：(1)申请验收报告和自验报告；(2)项目建议书、可研报告、初步设计，实施方案申报文件；(3)项目计划批复文件和资金拨付文件；(4)初步设计和实施方案批复文件；(5)资金到位、使用、管理情况报告、财务决算报告；(6)培训资料及花名册、物资发放清册及有关表册；(7)年度项目图片、音像资料；(8)项目库建设情况等。
第四章项目验收方法
第六条验收组织。验收由市、县(区)分级负责。扶贫办、财政局共同主持，聘请有关行业主管部门及其工程技术人员组成验收组，分别负责市、县(区)两级验收工作。
第七条验收目标
1、县级验收为全面验收。对省、市批复的所有项目，按照规定的时限，批复的建设地点、内容以及本办法第五条要求进行验收，写出总体验收报告和申请市级验收报告。
2、市级验收是在县(区)级自验的基础上，实行总体抽查验收。即对资金管理和档案资料采取全面验收，对项目建设实行抽查验收。抽查验收量占项目总数的30％以上。重点是1O万元以上以及目标管理项目。
第八条验收方式。验收主要采取听、查、看、访、议的方式，把以往检查存在的问题与整改落实情况结合起来，重点现场检查项目，查阅项目和资金档案资料，访问当地干部群众等。
第九条明确职责。验收组成员要有高度的责任心，明确分工及职责，公平、公正履行验收职能。各项验收数据要真实，并按规定填写。
第十条验收考评办法及标准。验收考评采用百分制标准，按验收主要内容即项目工程管理、资金管理、档案资料管理三大部分实行量化打分，评分标准由市扶贫办、财政局制定。
第十一条等级评定。市级对各县(市)验收实行等级评定，并将验收结果作为年度目标管理考评、资金分配的重要依据。等级评定分为优秀、良好、合格、不合格四等，总评分在90分(含90分)以上为优秀，80--90分(不含90)分之间为良好，70--80分(不含80分)为合格，70分以下(不含70分)为不合格。
第十二条总体评价，交换意见。市级验收结束，验收组要及时与被验收的县(市)交换意见。实事求是地肯定成绩并指出存在问题，提出限期整改意见。
第五章项目验收评价
第十三条验收资料。市级验收组验收结束后，提交以下材料：全市年度财政扶贫资金到位和管理使用财务决算报告；市级年度财政扶贫资金项目验收报告；市、区(县)年度财政扶贫资金审计报告；验收统计表格及相关资料和验收组成员签名等有关验收材料。