关键词：档案管理 会计档案 保管期限
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0143-02
会计档案真实记录了一个单位的经济活动和经济事实，反映了一段时期内某单位的政治、经济活动轨迹。2012年1月1日起财政部、国家档案局用了4年的时间，经过大量的实践工作对1998年的《会计档案管理办法》进行修订和完善，于2016年1月1日起出台了新的《会计档案管理办法》并开始实施。新旧管理办法有6个变化点。
1 理念之变
随着现代化技术的纵深发展，会计信息化的不断涌现以及决策者和管理层对有效的会计信息的需求，会计档案管理迫切要求电子会计档案产生，在现代化信息时代的大背景下，新的管理办法由此诞生了，同时出现了会计电子档案，新的管理办法并对电子档案的生成、传输和归档做了明确的要求，允许符合条件的“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子科技档案”。与此同时，新的管理办法体现了绿色环保发展的理念，节约了大量的纸张，降低了档案保管的成本，被称为与时代共进的会计档案管理新政。
2 重新明确了会计档案的定义和归档范围，指出了管理会计档案的重要性
原《管理办法》仅对记账凭证、会计账簿及会计报告等财务核算部分定义为会计档案。而近年来，随着现代化信息业的飞速发展，财会工作人员在工作中产生大量的电子信息资料，20世纪中期财务会计电子系统软件就已经大规模应用于各行各业的财务部门，大量的电子会计资料由此产生，互联网+电子商务、电子发票、网络银行，遍布各地，信息化的广泛深入，电子数据的真实出现，促使电子会计档案的形成。新的《管理办法》将定义进行了补充和修改，进一步阐明了会计档案的定义，指出会计人员在会计核算工作中产生的各种会计资料统称会计档案，这些会计资料是单位进行经济活动的真实记录，是指具有一定保存价值的各种文字、报表等，包括使用计算机等电子设备形成的电子会计档案。第一次将电子会计档案纳入会计档案定义中，实现了真正意义上的会计档案现代化管理。
会计档案的利用也很广泛，通过查阅会计档案，不仅可以对以往的经济活动进行评估，为下一个年度以及未来的财务预算、决算工作提供翔实可靠的数字参考。还可以为上级审计、纪委监察等部门服务。以沈阳理工大学为例，在会计档案的服务利用方面，近一两年来为上级司法部门、审计部门、纪委监察等部门的司法办案、上级工作组检查工作、部门审计、干部审计、干部离任审计、科研审计、科研项目结题审计、学科评估等查阅会计档案账簿、会计记账凭证上万卷，为上级部门的纪检、审计工作提供了真实、准确的一手材料。由此可见，会计档案管理的重要性。
3 新《管理办法》第一次将电子会计档案纳入会计档案归档范畴
随着社会现代化、信息化水平的进一步深化，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，财政部在关于企事业单位财务工作的报告中，要求会计管理由核算型会计向管理型会计进行转型，实现会计管理理论与实践并同发展，以此推动经济的发展，这样以来会计业务内容精细化管理的呼声越来越高，在此环境下，电子会计档案管理的实施势在必行。
新《管理办法》指出电子会计档案的管理是这次修改的重点，并针对电子会计档案保管时间、如何管理、电子档案移交和电子档案销毁等都做了相应的规定。
（1）规定指出由计算机等电子设备形成、传送和储存的电子会计材料都属于会计档案，应该同纸质的会计档案一同列入会计档案归档范围。为保证电子会计档案的真实性、全面性、实用性、安全性，凡是符合相应条件下产生的电子会计材料，都可以以电子档案形式归档保存。确定了电子会计档案的合法地位。
（2）规定指出了会计活动中形成的电子会计资料的保管期限，不列入永久保管范畴。
（3）新的《管理办法》规定，一同归档的电子会计档案，移交时务必将电子会计档案连同元数据一起移交，指出电子会计档案的文件格式一定要符合档案管理的规定；特殊格式的电子会计档案必须与其读取平台一同归档。
（4）规定电子会计档案的保管期满销毁工作，也应该由档案管理机构出头，会同会计管理部门、信息系统管理部门同时监督销毁。
新的《管理办法》阐述了电子会计档案归档的必要性，明确了电子会计档案的归档范围及管理要求。
4 对会计档案销毁工作的修订，明确销毁程序
档案鉴定销毁工作是档案管理工作的重要环节，原《管理办法》对会计档案期满销毁要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，对于销毁前的鉴定工作和相应责任，很大程度上由档案单位负责人担当，这样以来档案丢失的风险极大，档案单位负责人一般也不愿轻易对满期档案进行销毁，因此大量的期满待销毁的会计档案，特别是会计记账凭证占用了很大比例的馆藏空间，造成了存储资源的不足。新的《管理办法》明确了档案的鉴定和销毁，要求各档案管理机构，要定期组织会计管理机构对逾期的会计档案进行鉴定，并形成鉴定意见书。如仍需继续留存的会计档案，要重新划定保管期限；对保管期满，确定没有保存价值的会计档案，应该由档案管理部门组织会计部门、审计部门及纪检监察等部门同时进行销毁。这样一来就可以避免发生因鉴定失误而错失档案的风险。
5 新《管理办法》对会计档案出境的管理要求
原《管理办法》规定不准携带会计档案及其复印件等出境。新的《管理办法》进行了修改，指出会计档案及其相应复印件，如果需要带到境外的，要严格按照国家有关规定执行，放宽了会计档案出境的权限，为世界范围内的经济发展提供了便利条件。
6 新《管理办法》对会计档案保管期限的重新调整
原《管理办法》中会计档案管理的保管期限与法律时效等一直存在着矛盾，原会计档案记账凭证的保管期限为15年，而民法规定最短诉讼时效为1年，最长诉讼时效为20年，刑法规定最短追诉时效为5年，最长追诉时效为20年。很明显，会计凭证的保管期限低于法律规定的最长诉讼时效和最长追诉时效。会计档案管理是为了保证社会主义经济建设和法制建设的，会计档案工作也要遵循法律的规范与要求，因此，新的《管理办法》将保管期限进行了重新调整。
（1）新《管理办法》规定会计档案的保管期限，由永久、定期衫嘧槌伞6ㄆ诠芾碛稍来的3年、5年、10年、15年和25年五种统一调整为10年和30年两种。
（2）新《管理办法》规定当年生成的会计档案， 在会计年度终了后，可以由单位的会计管理部门临时保管一年后再归档。
（3）因工作需要没能按时归档的会计档案，必须经单位的档案管理部门同意，方可在财务部门临时保管，且临时保管期限最长不能超过3年。保管期内应当按照国家档案管理的相关规定执行，强调出纳人员不能同时兼职会计档案管理工作。重新明确了会计档案临时保管期限及临时保管期内的管理要求。
新《会计档案档案管理办法》为会计档案的管理工作指明了方向。
参考文献
［关键词］电子文档；信息管理；数字化；网络化；规范化
［中图分类号］G276 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-3115（2012）08-0088-02
随着电子计算机技术的迅速发展及其在工作、生活中的广泛应用，电子文件开始大量产生。在《全国档案信息化建设实施纲要》中，提出加强电子文件归档管理的计划，要求各机关档案部门加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档。而国家档案局要求认真贯彻执行《电子公文归档管理暂行办法》，要求各档案部门认真学习领会，以加强电子公文归档管理工作为突破口，加快推进全国档案信息化建设，全面提高档案工作整体水平。当前，如何正确认识、规范管理、科学利用电子文件，已经成为文件处理领域和档案管理领域一个急需解决的新的重大课题。
所谓电子文件，是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式储存在磁带、磁盘和光盘等化学磁性材料并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络传递的文件。
一、电子文件的基本特点
（一）储存方式上的特点
传统档案管理以纸和笔作为档案信息记录和传递的主要工具，而电子文档是在电子计算机内部，无论是储存、传输，还是文字、声音或图像，电子文件均以数字编码的形式存在。电子文档与档案数字化依赖计算机信息存储技术、网络通信技术等现代信息技术，其基本途径是把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成数字档案信息，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，直接在办公自动化过程中形成标准规范的电子文件信息。
（二）运行方式上的特点
数字文档的运行方式是存取档案信息的网络化，数字文档存取的是各种数字化档案信息。档案信息传输服务网络化，与传统档案储存利用不同，在档案资源的利用上，档案数字化后，利用网络交流与分发信息，可以不受地域限制，提供远程存取的信息服务。
（三）功能定位的特点
电子文档主要是信息资源的动态搜寻链接，在功能上以存取为中心。首先，它以电子载体形式取代纸质档案，实现数字化转变；其次，从手工作业转变为计算机自动编目、电子检索、自动标引、自动统计等。
二、电子文件的独特作用
（一）改变办公方式，提高办公效率
电子文档与纸质文档比较有其独特的优势，作为高科技产物，随着计算机网络、通讯、多媒体等技术的迅速发展和广泛应用，使得“办公”远远超出了办公桌的范围，利用现代技术可以在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公自动化和信息化。使用电子文件不仅仅在文件存在方式上发生了根本变化，更重要的是从更本上改变了办公的方式，提高了办公效率。
（二）促进文档一体化的实现
利用计算机网络可以对电子文件从生成到归档进行一系列操作，统筹安排文件处理与档案工作，大量减少重复作业和滞后作业，使二者在网络系统中实现无缝对接，从而实现文件一次输入和多次、多途径输出，达到文件与档案资源的优化管理和最佳利用效果，使文件工作和档案工作成为一个有机体，实现了真正意义上的文档一体化管理。
（三）集成多元化信息
运用多媒体技术，将图、文、声合成在一个电子文件之中，真实地保存和再现历史演变的原貌。
（四）实现高度的信息共享
在电子文件的生成和处理中，可以借助计算机的高速处理信息能力，通过多种途径实现快速检索，可以实现全文检索和远程检索；借助计算机网络可以使不同地点的人员同步协作，也可以使电子文件的利用者不受时空、孤本和人数的限制，由系统软件来操作，节省人力、物力，实现了多角度、全方位的高度信息共享，这是计算机网络的最大优势，为档案利用者提供了准确、方便、快捷的信息。
三、电子文件的归档
根据《电子公文归档管理暂行办法》规定，电子文件形成单位应指定有关部门或人员负责单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文件的处理程序和相关人员的岗位职责之内。电子文件归档应从三方面抓起：
第一，电子文件在归档前应由文件的形成部门按照规定确定文件的归档范围，执行保管期限的划分，对电子文件归档进行全面、认真地检查。在内容方面，检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠，是否最终稿本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容是否一致；软件与文本是否一致等，确保电子文件的真实性、完整性、有效性及密级性。
第二，在进行电子文件归档工作时，应对电子文件硬件环境和软件环境的有效性及有无病毒感染、归档电子文件载体的物理状态、读出信息的准确性、记录信息格式的规范性与完备性进行检测。
第三，电子文件归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档是指把电子文件按照一定规律集中下载到可脱机保存的载体上以后再向档案部门移交的过程。电子文件在归档前要按本单位的档案分类方案进行系统整理，同时，按照保证真实性、完整性和有效性的要求，补充电子文件特有的著录项目和其他标识，将著录结果制作成电子目录和纸质目录。
四、 制约电子档案实现的因素
第一，档案电子化改革，最难的是转变思想，打破常规和原有的模式，改变档案管理人员怕麻烦、安于现状的想法。在新技术应用与传统思想的碰击中，扬弃传统理念，根据档案数字化的特性，创立新型数字档案管理理论与方法，才会促进档案数字化进程的健康发展。
第二，电子文件归档的基本条件还不完善。办公自动化、网络化、管理程序化还没普及。由于电子文件归档所涉及的问题广泛，受制约因素多。推行电子档案管理，需要将电子文件的形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机地联系在一起，有些档案管理部门无论从物力、财力，还是技术力量还有待提高。
第三，电子档案管理还缺乏标准化、规范化。电子文件归档的前提基础工作是规范化和标准化。有了标准，工作的开展就有了可以共同遵守的依据，电子文件在网络上传输需要遵循规范传输，电子文件信息交换和共享需要遵守共同的交换格式。档案部门软件的开发、利用与管理系统不够规范，不能适应档案信息资源共享的要求。
第四，档案管理人员的素质制约档案电子化进程。目前，档案管理缺乏专门性人才，操作技术手段落后，对网络知识了解不够，不能灵活使用档案管理软件，部门复合型人才引进缺乏，无法适应信息技术和档案事业的发展需要，因此人才的培养是当务之急。
五、档案电子化管理对策
（一）认清档案电子化的发展趋势
随着现代高新技术发展，档案信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大冲击，因此，推行档案电子化进程首先要转变思想，支持并开展档案管理的改革创新工作 。
（二）立足现有条件，努力发展
从我国目前的现状来看，大面积铺开档案数字化建设的技术条件尚不成熟，在传统档案馆向数字档案馆变革过程中，一个主要的技术问题是档案信息资源数字化建设成本较高，在网络技术开发与档案信息网络建设方面，缺少统一的技术标准，无法对各档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法交换与共享。各档案馆要依靠自身努力，艰苦创业，积极探索研究档案电子化建设与管理的思路和办法。
（三）加强人才引进与培养
档案数字化建设，必须有一批档案资源加工与管理、系统开发与维护等方面的专业人才，随着电子文档信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、利用、鉴定、销毁、统计等过程的变化，档案管理者应成为信息资源的管理者。管理技术的发展和管理者角色的转变，对档案管理者素质水平提出极大挑战。实现档案电子化必须有一批具备较高素质的电子档案建设、运行、管理及维护等方面的复合型人才，为电子档案建设提供管理和技术保障。
（四）应用系统开发
利用现代技术在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公自动化和信息化，要开发一套涵盖档案的数字加工、信息采集、处理、存储、归档、组织、、利用及资源管理全过程的网络应用系统。通过应用系统实现文件会签或阅览，实现真正意义上的文档一体化。
（五）逐步完善档案信息安全管理制度，保障电子档案信息安全
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用、促进了办公自动化的迅速发展、随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流、成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应、并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例、在办公自动化方面起步虽然较晚、但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公、对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3、1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3、2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3、3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3、4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3、5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
[关键词]电子文件；电子档案；归档管理
如今随着信息化建设步伐的飞速发展，电子文件已成为信息记录的主要形式，作为一种新型信息载体，它冲击着传统的档案观念和理论学说，对传统的档案管理模式也产生了深刻的影响。电子文件同传统纸质载体的档案一样，成为重要的信息资源和宝贵财富。因此，电子文件与电子档案如何归档管理，如何适应电子文件、电子档案发展的需要，已成为企业各部门所面临的一项紧迫而艰巨的任务。
应用现代化管理手段，特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。电子文件、电子文件归档以及归档后形成电子档案的管理，都极大地丰富了档案工作的内容。
一、应用办公自动化的文书档案管理存在着以下优点
（一）办公效率的提高。正因为计算机强大的信息处理能力，才使得办公自动化运用简单。早期受到技术水平及办公设备的限制，文件均是手工制作的纸张文件，在使用过程中容易受损且保存时间较短，而且费时费力，有时还出现很多错字、不完整、字迹不工整、用笔不规范等现象，影响了最终的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。在运用了计算机软件处理后，节省资源、易于传输、方便搜索、携带便易、容易加密、不占空间的优点显现出来。文件资料收集、储存、分类、统计、查阅等环节变得有序而方便，在计算机管理信息系统中，文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。
（二）存储能量增大。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。
（三）检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公自动化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，还可方便地复制存储。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在着以下缺点
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期地保存；电子文件保密性受限制；对档案综合管理人员要求高等等。
三、针对实践中存在的问题提出以下措施
（一）建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。档案部门要与办公自动化与信息管理部门通力合作，承担业务指导与监督职能，选择具有通用性文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。体现电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。
（二）档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
（三）对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在储存电子文件的载体或者装具上应当注明反应其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。
（四）通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
（五）对电子文件档案的标准化、规范化管理要求更高。电子文件档案的归档管理，要求文书档案管理工作贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个过程中，通过网络平台实现的归档工作，每一个操作环节都体现了文件管理和档案管理的具体要求，需要以规范科学的管理为前提。这就必须要明确归档流程和归档环节，统一标准，对各归档部门的归档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分予以考虑，并能在具体操作中体现出来。
关键词:无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究
当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。
一、无纸化办公的特点
办公自动化是office automation的缩写（简称oa系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过oa办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。
oa办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到oa办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。
二、档案管理迎接的新挑战
（一）档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。
同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。
（二）电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。
电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。
对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。
（三）电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。
档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
（四）电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。
由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。
电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。
文档一体化管理是档案工作发展的必然趋势，也是电子信息时代对档案工作的客观要求。多年来，理论界一直把它作为重点问题不断研究，并将其理论不断深化，取得了明显成效。但在实际工作中还存在许多难题。为促进文档一体化建设，我们要针对实际问题进行深入思考和研究。
一、关于文档一体化
当前我国档案界对档案一体化管理有两种观点：第一种观点认为文档一体化是机关内部文件和档案的流程交互过程现模式为：文书部门一档案室。强调前端控制。第二种观点认为文档一体化是文件、档案全程管理。实现模式为：文书部门一档案室一档案馆。淡化文件与档案的阶段划分，强调全程控制与管理。从理论上讲，前端控制思想和后保管模式是实现文档一体化管理的理论基石，我国传统的文档管理更多地关注文件、档案各自的作用和意义，把文档一体化当作档案工作对文书工作的提前介入和参与。这样的理解是比较狭隘的。我们应结合国情，全面和科学地把握机关文书工作、档案室与档案工作的有机联系，更多地关注电子文件管理的起始点、管理的跨越部门和管理的连续性，强调全程控制与管理。
二、文档一体化运行中存在的问题
1、现行体制与文档一体化管理不相适应。表现在文书工作和档案工作分属在不同机关的领导下实行集中统一管理。我国档案工作统一归国家档案局领导，军地各级档案行政管理机关、中央及地方各专业主管机关的档案部门负责对全国、本地区、本系统的档案工作进行监督检查和指导。而文书工作又分别由中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅领导。这种分属的领导体制严重制约了文档管理一体化建设的进程。
2、电子政务系统与档案信息化建设结合不够。目前电子政务运行多数是“一把手工程”。在实际工作中，电子政务设计部门意识不到电子文件的管理应该按照档案管理的要求进行，不主动征求档案部门的意见。档案管理部门信息闭塞，只是忙于自己的档案信息数字化和数字档案系统的建设，主动参与不够。结果是电子文件的有效控制和收集都存在较大的困难。
3、文档一体化建设法规标准缺失。我国在上世纪90年代末建立了一套对电子文件的管理办法和标准，为保护和保存电子文件起到了一定的作用，但目前电子文件形成越来越多，档案管理的压力也越来越大。电子文件的控制技术虽然在不断提高，但实际工作中存在着许多不好解决的问题，关键是与文档管理相配套的政策、法律、规章、标准严重缺失，还没有建立起既有阶段又有层次的法规标准体系。
三、文档一体化建设的对策建议
文档一体化建设是一个系统工程，涉及面广，我们要适应时展要求，完善具有中国特色的文档一体化理论，建立健全与文档管理相适应的法律、法规体系，促进文档管理工作具有高效性、科学性和安全性。
1、调整建立管理机制。我国现行的文档管理机制虽然有不相适应的地方，但我们在完善文档管理体制过程中，还应根据我国国情，在现有体制的基础上调整，最大限度地降低文档一体化管理改革的成本和风险。所谓文档一体化管理机制，是指在电子政务建设体系中，文件和档案工作管理机关应作为其整体建设的一个分支机构，参与其规划，共同组织电子文件系统的设计、形成并指导监督档案室对电子文件进行全程管理和开展服务利于工作的一种综合机制。这样有利于推进文档一体化建设，促使它作为电子政务建设的一部分纳入国家信息建设战略规划中。
一、电子证照档案管理现状
2013年12月，福建省宣布首批省直部门涉企电子证照系统正式开通，它也成为全国第一个整体推进电子证照应用的省份。其中，首批共有25个部门、200种涉企电子证照开通使用，这意味着企业在申请这200种事项时，获得纸质证照的同时，也将领取到相应的电子证照。换句话说，未来企业办理其他证照时，只要通过电子政务平台，就可以实现电子证照档案的在线查验和传递，政府部门也可以通过在线预览，在电子政务平台内实现审批，加盖电子印章，实现无纸化操作。电子证照档案的产生减少了因携带大量资料以及资料复印件带来的不便，降低了因证照丢失给企业带来的商业风险和经济损失。
作为电子证照档案应用的先行者，泉州市政府先后建立了“网上审批管理信息平台”、“行政执法信息平台”、“政府采购信息平台”和“建设工程招标投标信息平台”等具有电子政务和电子监察功能的管理系统。同时，国税、地税、医保、社保、公安局出入境、交警、自来水、电力等面向企业和社会的行政审批服务项目也分别建立了各自的网络管理系统。
目前，电子证照档案生成流程支持两种方式生成的电子证照，一是通过人工二次录入扫描生成的电子证照，通过发证单位对存档的纸质电子证照进行数字化或者是用户应用电子证照时，到有资质的单位进行证照鉴定，生成电子证照；二是通过电子证照采集，在电子证照颁发的过程中完成电子证照档案的生成工作或者是在业务流程中明确所需要的电子证照档案，开设端口，设置采集程序，完成对所需电子证照档案的采集工作。如图1所示。
二、电子证照档案管理中存在的问题
（一）布局分散，纸质证照与电子证照并存，未能集中统一管理
电子证照种类多样，包括具有法律效力的各类批文、证件、执（牌）照、鉴定报告、证明材料等文件。上述文件形成部门之间尚未形成统一的电子证照档案共享平台，部门间各自为政现象还比较普遍，涉及各个部门的电子证照档案的业务系统和高效的电子证照档案资源管理模式与服务平台建设，未能满足多个部门协同办公的要求。同时，由于早期信息化水平相对较低，传统证照信息记录方式仍为纸质档案记录方式，尚未采用信息化记录方式，使得纸质证照和电子证照档案并存。从长期来看，这样会影响到电子政务的推广，进而制约政府和企业信息化的应用和普及。
（二）电子证照档案标准缺乏，需要制定专业标准
电子证照的生成、审批、利用、归档都需要建立一套严格的标准，并且这套标准必须全面可行，既要符合国家规范，又要符合企业的特点和个人的需要。从目前来看，国家层面缺乏关注，尚未有直接针对电子证照管理和应用的标准；地方层面的实践缺乏深度，尽管福建省出台了《推进文件证照电子化应用创新行政审批模式的实施意见（暂行）》，从总体上对其进行了标准的设计，但专业标准制定进程滞后于电子证照推进速度，其后果是对电子证照应用标准、生成标准、内容与格式标准、信息安全标准缺乏统一的规定，进而使得部门间对接不畅。
（三）电子证照档案应用流程亟需改善
目前，电子证照档案应用流程包括：证照生成、证照颁发、证照申报、证照应用、证照链分析。由于各应用流程之间的界限不清晰，较为经常出现的问题是：第一，各行政单位在受理、审批相应的事项时，由于没有形成专业的证照信息库，使得证照信息重复使用率低；第二，公众、企业进行相同项目申报时存在重复提交证照的情况，影响行政服务能力的提高；第三，申报材料中的证照信息无法及时校验，使得证照的真假无法识别。
三、电子证照档案管理对策
（一）推进电子证照档案业务系统的应用平台建设
一是加强电子证照档案基础性工作建设，统一编码规范，根据证照的内容，分析共性、优化差异，形成满足不同单位对证照内容的共同需求。对已经办理业务系统进行调研，结合各类证照的颁发流程与制证过程，采用数据采集、证照扫描、审批系统提取等方式实现对证照信息的全覆盖，使历史数据自动入库。进而通过建立证照数据采集平台，形成证照信息大全。二是采用企业和个人门户的方式建立电子证照档案公共服务系统，该系统具有查阅和审批申报功能，涉及证照发放、用户管理、个人消息定制、个人消息提醒等模式，以实现专业化和个性化的服务，为政策导向提供服务。三是加强电子证照网上审批平台建设，将办事节点过程中的纸质证照替换成电子证照，不仅解决了纸质重复提交问题，还能更好地打造电子证照档案全流程应用平台。其中，网上审批流程的节点包括：证照受理、证照验证、证照办理、证照管理、原件召回、证照纠错、证照添加等。
（二）制定标准，加强规范引导
国家层面进行引导的同时，也要鼓励地方的试点和实践探索。建议电子证照档案主管部门在进行顶层设计时，出台涉及电子证照档案生成、数据填报、数据处理、数据封装、数据管理、证照集中库建设、公共服务平台建设标准等标准和规范。同时，地方层面的探索可以从如下方面展开：制定电子证照档案数据著录标准、电子证照档案数据库建设标准、政府部门数据和技术共享标准、电子证照档案应用服务标准、电子证照档案签章系统、电子证照档案数字化扫描标准，以保证电子证照档案管理符合标准。此外，开展证照档案业务调研，充分了解证照档案的形成规律，以便制定电子证照档案相关标准和规范时能够有的放矢。
[关键词]旅游景区；办公室；电子档案；管理模式
一、引言
当前，旅游景区接待的游客数量呈现上涨的趋势，这一方面给旅游景区的发展带来了机遇，另一方面，也给旅游景区的管理带来了挑战。对于旅游景区办公室的档案管理来说，就必须适应旅游景区快速发展的形势，要提高档案管理的水平和质量，就必须促使档案管理转向信息化的电子档案管理模式，这样才能更好地服务于旅游景区的发展、单位职工以及广大游客。
二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析
（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展
旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。
在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。
（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析
一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。
另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。
三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式
首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。
其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。
最后，加强电子档案管理安全保障建设。要提高电子档案管理人员的技术能力，加强对档案管理人员的培训与考核工作。要加强对旅游景区办公室电子档案的安全保障，通过硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障三个方面得以实现电子档案的安全。
四、结论
通过对旅游景区办公室电子档案管理模式进行探讨，得出旅游景区要加强办公室的电子档案管理，发挥电子档案对旅游景区管理服务的重要作用。旅游景区要加快办公室电子档案管理发展，完善管理制度，促进电子档案管理更加规范化和有序化。要不断提高电子档案的技术与应用能力，加强对办公室电子档案的岗位考核，加强监督管理，促进旅游景区办公室电子档案管理模式的完善与成熟，从而提升旅游景区的管理水平，更好地服务于社会广大游客。
参考文献：
[1]隋丽婷、办公室档案管理工作研究[J]、成才之路、 2014，（06）
[2]冯丽博、谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用[J]、统计与管理、 2014，（08）
[3]张荭、电子档案管理面临的困境及对策[J]、科技致富向导、2014，（06）