一、指导思想和基本原则
指导思想：以《干部档案工作条例》、《干部档案工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》及有关文件为依据，紧紧围绕我市的经济建设和组织工作大局，推进干部人事档案工作的制度化、规范化和科学化建设，提高干部人事档案整体质量，为全市领导班子和干部队伍建设提供更加优质高效的服务。
基本原则：（一）根据干部管理权限和范围，实行集中统一、分级负责管理干部人事档案，切实维护档案的完整、准确与安全，积极为组织人事工作服务。（二）市直单位管理干部人事档案不足100卷的要集中到市委组织部、市人事局管理。超过100卷并具备保管条件的要由单位组织或人事部门一家管理；县区以下机关单位的干部人事档案，实行由县区委组织部集中管理或由县区委组织部、劳动人事局、教育局分别集中管理；企事业单位的干部人事档案，具备保管条件的，由组织或人事部门一家集中管理。不具备保管条件或干部人事档案很少的单位，其干部人事档案由上一级单位管理。（三）干部人事档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部人事档案要固定专人、专库管理，业务工作要接受本单位组织部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
二、进一步明确干部人事档案管理的责任
加强对干部人事档案管理工作的监督，必须明确责任，发挥各部门的职能作用，形成各有关部门互相配合、协调一致的工作机制。
各级档案管理部门的主要职责是：选派党性强、作风正、守纪律、保机密，具有较高业务水平的党员干部专门负责干部人事档案的管理工作。严格执行档案材料收集归档和档案管理的各项规章制度，在收集材料时，要坚持通过正常的组织渠道，个人报送或非组织渠道报送的材料一律不予收集归档；在接收新形成的学历、学位材料时，必须经过有关部门的认证；在接收技术职称、入党、任职等重要材料时，要结合档案中历史材料的记载情况，进行认真细致的甄别；在接收更改出生年月、参加工作时间等材料时，要结合干部本人档案，对照政策规定严格审核把关。发现入档材料有伪造嫌疑或是违反政策规定形成的，要及时予以扣留，待查实后移交有关部门作出处理。
档案材料形成部门的主要职责是：按照有关要求准确规范地形成档案材料，建立主动送交材料归档的制度，在材料形成一个月内主动把形成的档案材料送交干部人事档案管理部门归档。形成材料部门领导负责对材料严格把关，不得出现涂改、伪造档案材料的现象。凡涉及到填写“三龄一历”的，由单位组织人事部门与经组织部门审定过的履历表进行认真核对，填写不一致的，要求干部本人重新填写。
档案管理人员的主要职责是：要熟悉干部人事档案管理的相关政策法规和文件要求，热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，严格遵守《中华人民共和国档案法》和有关保密规定，认真执行干部人事档案管理工作的各项规章制度。工作中不得擅自转递干部人事档案或将档案材料归入档案，不得擅自涂改、抽取、伪造或销毁档案材料，不得擅自向外公开、泄露档案内容。
使用档案材料部门的主要职责是：要熟练掌握有关干部政策，了解档案工作业务，认真准确地使用档案记载的信息。在拟提拔干部和办理干部的考录、调动、接收等手续时，必须坚持先调档审核，避免因对档案审核不严、不细造成用人失误。审核档案中发现“三龄一历”等重要信息有涂改、伪造或前后记载不一致、使用不准确的，要按照干部管理权限和有关政策规定，实事求是地予以认定，并将认定结论材料装入本人档案。在问题未核实认定前，不得提交会议研究，不得办理相关手续。
干部本人在填写入档材料时，要本着对本人和组织负责的态度认真仔细、实事求是地填写，不得涂改、伪造档案材料。“三龄一历”严格按照经组织部门审定过的履历表或组织认定结论填写，记不清的向档案管理人员核实后再填，不得按照主观意愿随便填写。干部本人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
三、健全和严格执行干部人事档案管理制度
各级档案管理部门要结合自身实际，抓好档案管理各项制度的完善和落实，切实履行好收集、鉴别、整理、提供利用的职责，严把档案材料入口关，认真执行收集鉴别、查（借）阅、转递、学历学位认证、保管保密等各项制度，确保档案内容完整、准确。
一是严格执行收集鉴别制度。各级干部人事档案管理部门要准确掌握材料形成信息，严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》及时收集干部人事档案材料。档案管理人员要根据干部人事工作有关文件要求，对收集的材料进行认真仔细地鉴别审查，对不属于干部人事档案内容的材料要及时转有关部门，对手续不完备或不规范的材料要及时退回形成材料部门，待补齐手续、规范后收集归档，并将收集的材料按照收集时间、材料来源逐份登记。档案管理部门有权拒绝接收被涂改、圈划或者与干部档案中历史记载不符的入档材料。
二是严格执行查（借）阅制度。查阅档案前，应由查阅单位填写《查阅干部人事档案审批表》，由查阅单位主要领导签字，并派两名中共党员，携带身份证或工作证，按照有关规定办理审批手续后到阅档室查阅，不得凭调查材料介绍信查阅干部人事档案。查阅时档案管理人员必须始终在场监督，严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。干部人事档案一般不外借，确有特殊情况需外借的，要履行严格的借阅手续，出具由借档单位主要领导签字的《借阅干部人事档案审批表》，写明详细的借阅理由，报管档单位主管领导审批，借出时由档案管理部门密封，归还时由使用单位密封，档案管理人员对归还档案仔细核对后再入库。本市单位借阅档案，必须在当天归还，外地单位借阅档案，要在规定的期限内归还。
三是严格执行转递制度。干部人事档案应通过机要交通转递或派党员干部专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，没有整理的档案或已整理但存有零散材料的档案不准转递，不得扣留材料或分批转出。接收单位对转入的档案要仔细审查，特别是“三龄一历”，要认真核对，前后记载不一致的，要及时按政策予以认定，对有疑问的档案内容要与原单位及时沟通证实，由原单位出示证明材料，并由原档案管理人员签字。对于档案内容无法证实的，档案暂时不予接收。
四是严格执行学历学位认证制度。市委管理干部参加学历、学位教育的，在参加学习前，要填写《领导干部参加学历、学位教育审批表》，由所在单位组织人事部门审核后，报市委组织部干部培训部门审批。学习期满取得学历、学位证书后，填写《领导干部学历、学位认证表》，国内国民教育学历、学位须经过市教育局认证；境外学历、学位须经过国家教育部留学服务中心认证；党校系统学历须经过市委组织部干部培训部门认证。学历、学位认证后，各单位组织人事部门将学历、学位材料及学历、学位认证表统一报市委组织部档案信息科。科级以下干部参加学历、学位教育的，可参照市委组织部组通字［2003］53号文件执行。
五是严格执行保管保密制度。为确保档案的绝对安全，干部人事档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷不少于20平方米。要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，不得在库房内阅档或办公。无关人员不得进入档案库房，库房内不准存放无关物品。
一、坚持政治修养、职业素养两手抓，两手硬。鸟欲高飞先振翅，人求上进先读书。学习增长才干，知识改变命运，勤奋走向成功，能力成就事业。加强政治思想理论和相关业务学习，保持政治坚定合格，树立正确的世界观、人生观、价值观，是她工作中取得成绩的不竭的动力和源泉。她始终以党员的标准严格要求自己，主要表现在两个方面：一是思想上积极进取，坚持认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持以科学发展观为统领，落实到日常工作的方方面面。自始至终树立和牢记全心全意为人民服务的宗旨，积级参加政治理论学习，坚持党的基本理论、基本路线、基本纲领不动摇，在政治上、思想上、行动上与单位保持一致，坚定政治信念，立志做一名新时期的优秀档案工作者。二是以日常学习培训为重要手段，在工作中发现问题、解决问题，边干边学，不断提高自身的职业素养和专业水平，满足我行战略转型新阶段下的新要求，为做好本职工作打下了坚实的基础。通过学习，她熟悉和掌握了党和国家档案管理的方针政策、法律法规和单位对档案管理的工作精神、工作要求，能较好地结合实际情况加以贯彻执行，具有较强的工作能力，能完成较为复杂、繁琐的档案管理任务，取得良好成绩。
二、恪尽职守，百折不挠，一丝不苟做好本职工作。“在其位，就要尽其责”。这是他常挂在嘴边的一句话。他是这么说，也是这么做的。档案工作是一项枯燥乏味且很多人都不愿从事的工作，而该同志却在这个岗位上一干就是8个年头。身为一名档案工作者，虽然没有台前的鲜花和掌声，有的只是常年累月的埋头苦干和堆积如山的档案资料，8年来，她始终恪守良好的职业道德，在平凡的工作中不断探索着各种提升效率的新思路和新方法，默默地奉献着自己的青春和激情。
她刚接手工作时，档案工作一直处在一种无序、停滞状态，不但没有专职人员，而且人员走马灯式的频繁更换。文书档案管理更是整理不规范，资料不全，文件零散，历史资料堆积如山，根本没有按档案管理要求进行装订和归档。面对这种工作点多、工作量大且任务繁重的状况，当时她思想压力很大，一是从未接触过文书档案工作，这对于她来说简直是一片空白，不知从何下手；二是一切都要从零开始，工作量如此之大超出她的想象；三是领导交办的任务，就一定要无条件完成，但是当时的情况真的很困难。然而开弓没有回头箭，当时她想，既然领导把自己放在这个岗位上，这就是领导对自己的重视与信任，一切就要服从组织安排，并且一定要干好。为此，她专门购买相关书籍，一边认真细致的学习，一边向同行请教，不懂就问，边干边学，没用半年时间就初步了解并掌握了档案资料的收集、整理、归档及组卷的基本技能，并不断思考，总结出一套自己的工作方法，大大提高了工作效率。她时刻不放松，时刻惦记着自己的工作，利用自己休息的时间，克服困难，先后修订了保密制度、库房管理制度、文件整理规则及档案分类大纲等20余项规章制度。经过大量艰苦的基础性工作，逐步形成规范化、制度化、现代化的档案管理模式。然而不为人知的是，在这期间，同志在工作中好几次休克住院，一出院第一个想到却是她的档案工作，为了这份领导的信任，为了这份责任，同志从来没有过半句怨言！
2008年是档案工作任务最艰巨的一年，按照档案达标升级实施要求，我行将在2009年初参加总行档案达标升级评比活动。为此，同志牺牲了所有休息日，加班加点，立刻着手制订了《档案达标升级实施方案》，全力投入到档案工作中。那时的她已怀有身孕，经常是没胃口吃不下饭、全身无力，但是她仍然不顾妊娠反应的强烈不适，把即将作为一位母亲而需要的加倍护理置之度外，继续战斗在工作前线上：汗水遮住了视线，顺手拿纸巾抹掉；手臂太酸，自己给自己揉揉；实在饿的不行，反正也吃不下饭的，那就将就着塞个苹果吧。一直就这么几个月过去了，直到她的肚子变大，行动已经变的非常不方便，丈夫执意要求她回家好好待产，可是她执拗的回绝了：“我热爱我的工作，只要单位还需要我，我将随时待命！”于是，同志继续着大量的档案整理，单位同事看到她如此的敬业，都忍不住暗暗称赞，而单位领导却急了，立即让她回家休养，“我们也不是为你，同时也是为了你肚子里的小生命，亏欠谁也不能亏欠孩子啊？工作的事情也可以缓一缓嘛，不要累坏了身子！”“领导，您可放心吧，我自己的身体我最清楚，这点小事情还是累不倒我的，再说了，我一休息，这事儿不久累到其他同事身上去了吗？不要因为我搞特殊嘛，人家同事怎么想呀？不行不行，您就放心吧！”说着说着，又抱起了一摞档案材料同志就是这样，以工作全局为重，从集体利益出发，一门心思放在档案升级达标上，不顾领导和家人的劝阻，为了尽量减轻同事的压力，在怀孕后期还在继续坚持工作，直到临产前一天还坚持工作到晚上11点，直到第二天早上见红了才在丈夫的强烈要求下停住出门的脚步，没有去单位，为此，她还内疚了好一阵子。事后，她觉得让丈夫很委屈，但是一想到工作，一想到单位的荣誉，她只好再次请丈夫理解，却绝口不提自己有多劳累。功夫不负有心人，经过近一年的日夜奋战，2009年3月，行评为档案升级达标一级单位。当同志得知这个消息的时候，看着怀里安详睡着的孩子，她会心的笑了，这是自己的辛苦换来的荣誉啊！
一、抓好四个到位，夯实档案工作基础
(一)转变思想观念，确保认识到位。结合“小局大所”改革和基层工商所建设，提出了“档案工作是业务工作，也能促进执法力，促进监管效益”的理念，把工商所档案规范化建设作为一项重要工作来抓，并邀请威海市局、××市档案部门讲解《档案法》及相关法规，提高了干部职工对档案工作重要性的认识。
(二)加强组织领导，确保人员到位。成立了由分管局长牵头的档案管理领导小组，各科室、所都配备了_名熟悉业务、政治素质高、责任心强的专职或兼职档案管理人员，切实做到“四有”：分管有领导、管理有制度、存放有装具、管理有人员。同时，结合“岗位大练兵”活动，举办档案业务知识培训_期，促进了档案人员综合素质的提高。
(三)加大投入，确保软件硬件设施到位。为__个基层所建设档案库房___多平方米，配备档案柜__组，更换了统一制式的档案盒、资料卡片等，配备了微机、打印机、数码相机等辅助设施。同时，制定了《××市工商局档案管理工作制度汇编》，对立卷、归档、保管、保密、利用、借阅、统计、鉴定、销毁等__个方面做了详细规定，使档案管理工作立卷有据、归档有方、保管有制。
(四)完善考核奖惩，确保检查落实到位。将档案工作纳入岗位责任制考核，制定了考核奖惩措施，与其他业务工作一起布置、一起检查、一起考核、一起奖惩。将档案管理任务细化分解，落实到工商所每名工作人员，确保职责明确、责任到人。坚持定期检查和随时抽查、综合检查和单项检查相结合，对于工作开展好的单位给予表彰鼓励，并在物质奖励、评先选优等方面予以倾斜；对工作不力的单位，提出批评、限期改正，保证档案管理工作到位。
二、抓好四个环节，确保档案工作科学规范
（一）抓好科学分类环节，不断完善健全档案体系。一是健全档案类别。以《某省省工商系统档案管理工作规范》为依据，划分了经济户口监管档案、个体登记档案、文书档案、科技档案、图片档案等_大类档案，涵盖了工商所工作的方方面面。二是突出档案重点。把“执法监管”作为工商所档案工作重点，把“经济户口动态监管”档案作为主体工程抓好抓实。制定了《关于完善经济户口实行风险信用分类监管的意见》，将原有的经济户口、风险度分级管理、信用度分级管理、红盾帮扶等档案内容进行整合，全部纳入“动态监管档案”，使该类档案成为企业从“出生”、“成长”、“发展”到“日常经营行为”的完整记录。目前，“动态监管档案”已成为工商所档案主要组成部分，占基层全部档案数量的__%以上。
（二）抓好对接环节，健全档案齐抓共管机制。一是抓好基层和机关的上下对接。顺应改革后监管重心下移的形势，将原业务科室保管的档案材料下放到工商所，建立科室与工商所档案工作联系制度，加强局所之间的联系沟通，确保企业和个体工商户的经济户口信息能够及时载入工商所档案中。二是抓好工商所内部的横向对接。按“谁办理、谁收集、谁整理”的原则，落实了巡查人员、管片干部和办案人员档案管理工作责任，建立健全了执法巡查档案日整理、月汇总制度，使监管信息能够及时入档，达到监管无遗漏、档案无缺失的目标。三是抓好书式档案与电子档案的同步对接。坚持把日常巡查记录载入书式档案的同时，录入计算机经济户口管理系统，使巡查结果可以以书式和电子档案两种形式表现出来，丰富了经济户口档案内容。
（三）抓好形成环节，确保档案管理科学规范。一是严把材料收集关。把文书档案、业务档案、电子档案、实物档案、人物档案等档案收集责任，落实到工商所具体工作人员。二是严把材料整理关。制定了统一的档案整理标准，要求工商所档案人员对材料仔细鉴别，认真审查材料真实性、完整性和保存价值，确保档案材料齐全、手续完备。三是严把档案存放关。所有的档案都在工商所档案库房摆放。为使档案存放科学规范，推广使用了统一制式的档案盒、目录纸和标签。此外，将含有特殊内容的档案在档案盒侧立面进行特殊标记。如将食品业户和农资业户以“s”和“n”分别标注，将含有“红盾帮扶”内容的档案以红盾图案标注，企业的基本情况从档案盒外观上就可完整、清晰地反映出来。
（四）抓好检索环节，方便档案查阅。在__个工商所分别编制了案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引，并将所有的档案资料汇编，把收集到的档案信息重新组合，编制成全宗指南、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记、人事任免、历年荣誉、基础数字等汇编资料，为今后工作开展提供可靠数据，进一步提高档案汇编的“含金量”。
三、抓好档案利用，提升档案规范化管理效用
积极开展档案利用工作，开展“向档案要效益”活动，使原来不说话的“死档案”变成了促进工作的“活源泉”。
（一）以档案促进执法监管工作。一是发挥档案效用，节约监管成本。在工商所设立“动态监管档案”，作为记录辖区经营业户的固定载体，使执法监管人员在短时间内就能通过记载了解到辖区内业户的基本情况，从而节约监管时间和成本。特别是在“小局大所”改革后工商所监管区域扩大、执法力量相对不足，以及基层执法人员岗位变动比较频繁的情况下，档案工作的重要性日益凸显。二是发挥档案效用，丰富监管方式。在今年的“执法百日会战”中，执法人员除坚持上门检查这种方式之外，还认真研究“动态监管档案”内容，通过档案记载对业户年检、出资、经营范围、日常经营等情况进行详细查阅，从中寻找执法监管突破口，做到在档案中找案源。
一、提高认识加强宣传
干部档案管理在人事管理工作中占据重要地位，各企事业单位一定要加大干部档案管理的宣传力度、提高从主要领导到普通干部的档案意识：
首先，各企事业单位的领导层要充分认识到干部档案管理的重要性，将干部档案管理作为单位的重要事项来抓，为干部档案管理提供制度支持、人才保障和物质保障。
其次，要革新档案管理人员的工作理念、提高他们的责任意识、服务意识和创新意识，提高干部档案管理水平，使干部档案管理与单位的人才储备和人才管理有效结合起来，共同促进企事业单位的长足发展。
最后，提高普通干部对干部档案管理的认识。近些年来，随着人事改革的不断深入，个别干部对于干部档案管理的意识变得越来越淡薄，这给干部档案管理工作带来一定的困难。缺乏广大干部的积极配合，干部档案管理工作难以规范开展。
二、完善制度依法治档
干部档案管理工作是一项长期而复杂的工作，牵涉到人事材料的收集、整理、保存、借阅等各个方面。因此，要想实现干部档案规范化管理，就需要完善相关管理制度，以《档案法》为基准，细化工作条例和管理细则，使干部档案管理工作有法可依、有章可循、按章办事、规范管理。例如，建立档案管理责任制，使档案管理的各个环节都有专人负责，提高档案管理的效率。
三、严格收录妥善保存
（一）信息筛选鉴别真伪
要想实现干部档案规范化管理，首先要严把材料准入关：
首先，鉴别材料真伪。干部档案材料收集完成后，档案管理人员要对材料内容的真伪进行严格审查，确保材料内容的真实性。如发现伪造或涂改的材料信息，需及时向上级部门汇报，维护干部档案管理的权威性和纯洁性。
其次，审查材料价值。档案管理人员在鉴别完干部档案材料真伪之后，也不能对于所有材料都照单全收，而是根据材料的用途和价值对材料进行筛选，对于重复的、无效的材料及时进行清除，将有价值的材料收录进来。
最后，完善材料内容。在干部档案材料筛选过程中，往往出现材料缺失或遗漏现象，对于这种问题档案管理人员要及时发现，并进行补充和修正，确保干部材料的完整性。
（二）准确分类科学排序
档案管理人员要对材料进行准确分类和科学排序，使干部档案管理具备条理性和系统性：
首先，准确分类。档案管理人员要根据材料的内容、用途和时间阶段对材料进行准确分类，使所有材料都分门别类、规范保存，方便材料的保管和借阅。例如，高校入学通知书、成绩单、登记表等在校材料要归属到第四类学习材料体系当中，而入党申请书、思想汇报材料、推荐材料等需要归类到第六类党建材料当中。
其次，科学排序。对于干部档案材料进行科学排序和合理编目，能够提高档案材料的查找和利用效率。一般来说，干部档案材料排序有如下几种：按照时间顺序排序、按照材料内容重要程度排序、按照材料收集顺序排序、按照材料更新顺序排序。无论那种排序方式，都需要撰写详细的目录，方便对材料进行查找和调阅。
（三）材料复制技术加工
干部档案材料经过长期保存和多次借阅之后，容易出现页面破损、字迹模糊等现象，此时要求档案管理人员完成以下工作：
首先，材料复制。对于残损的材料要及时抄录，将缺失的内容补充进来，始终保持材料的完整性。
其次，技术加工。在干部材料当中，经常出现纸张规格各异、载体材料不同等现象，这就要求材料管理人员一方面统一纸张规格，通过剪裁、转录、裱糊等形式，使材料规格整齐划一，在方便材料管理的同时，也增加材料的美观性；另一方面，针对材料中出现的金属、塑料、布料等物品，要进行妥善处理，防止损害其它材料文件，延长档案的使用寿命。
（四）审核校对慎重入库
在干部档案材料整理完成后，要对材料内容反复校对核实，确保材料内容无误后，按照目录的顺序将材料装订成卷，并规范书写档案所属人的姓名、档案号等信息，完成归档工作。
（五）按章借阅跟踪管理
首先，按章借阅。随着人事管理制度的改革，在档案借阅方面也出台了一些新的方法和政策。档案管理人员一定要严格执行现行档案借阅制度，严格审查借阅人的身份和用途、规范档案借阅手续和流程，确保干部档案的安全性和保密性。
其次，跟踪管理。档案借阅必须要有期限限制，档案管理人员在期限内也不能放松对档案的跟踪管理，一旦逾期，必须即刻上报主管部门，追查档案下落，确保档案安全、准时归档。
四、完善手段增强技术
为了提高干部档案管理水平、合理利用和开发档案资源，档案管理部门还应该充分利用计算机、扫描仪、打印机等先进的设备和手段，提高档案材料收集、管理和利用的效率，并通过建立电子档案数据库，对档案实现信息化管理。
关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律
我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。
一、高校学生档案材料形成规律
高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：
（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]
（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。
（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。
（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。
二、高校学生档案管理模式分析
《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。
三、高校学生档案管理体制的建构
高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：
（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。
（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。
（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。
（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。
一、加强组织领导，转变思想观念
近年来，随着人事制度改革的发展，人才流动日趋加速，人员的隶属关系不断变化，干部档案管理工作也出现了一些值得重视的问题。县政府对档案管理工作非常重视，针对档案管理中存在的关系混乱、人档脱离、管理无序的现状，及时召开干部人事档案工作协调会议，根据《干部档案工作条例》和《陕西省人才市场条例》的有关规定，明确了组织、人事、教育、卫生、人才交流中心的档案管理权限，尤其是对流动人才的档案工作做了具体的要求，从20__年全县的所有大中专毕业生和社会各类流动人才的人事档案交由县人才中心管理。人才中心在具体工作中将人事人才档案管理纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，把档案工作列入中心的长远规划、年度计划、年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，选配了一名具有较高素质的工作人员负责档案管理工作，制定了人事档案整理、调转、查阅程序，建立了档案管理工作网络，形成了以领导挂帅、业务协作、专人负责、流水作业的四级档案管理网络。真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。
为了进一步加强流动人才档案工作管理，我们克服各种困难，加大硬件投入，在办公用房十分紧张的情况下，按照档案管理的要求，把档案室和办公地点完全分开，专门租赁了县档案局三间办公用房，设立了流动人才档案室；面对资金匮乏的窘境，挤出专用经费，购置了铁质档案柜36节，配置了计算机等专用设备，配备了灭火器、打孔机、湿度计、干燥剂等档案专用物品，投入资金购买安装了汇杰人事档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强档案管理制度建设，规范档案管理程序，我们按照《档案法》的要求，从管理入手，整章建制，制定了档案管理程序、借阅查阅工作制度、管理人员工作职责。明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使工作人员对档案的接收、积累、收集、整理有据可依，从制度管理上做到了有章可循，以章办事，严格管理，合理使用，没有出现档案损毁和丢失现象，保证了档案管理工作的正常运转。同时，制定了《岗位责任制》和考核、奖惩制度，充分发挥和调动了档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我们根据人才市场的需求和工作实际的需要，在全市率先安装了《汇杰人事档案管理系统》软件。对所有的档案信息经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、归档过程中，全部使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使我局的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。
三、集中归类整理，完善档案内容
为了有效地发挥档案的作用，首先，我们每年都要对当年接收和采集到的档案内容进行一次全面的整理。对移交的档案实行逐人清理，按序编排，造册登记。在整理过程中，我们印制了有“___县人才交流中心档案专用”的统一标识档案袋和档案专用封签，对规格不一的档案袋全部更换，重新编号登记，进入微机管理，这样以来，档案的外表更整洁，内容更充实，便于查阅，便于利用。其次进行分类管理。将大中专学生、非普通高校毕业生、离职退职人员和社会中介机构管理人员的档案采取分类整理，统一归档。按照人事的要求，按时为各类人才办理转正定级、工龄认定、评职调资等手续，____对流动人才培训进修所取得的档案材料进行甄别审核，并将有关材料归入本人档案。三是严格整理程序。严格按照有关要求采购档案用品，虚心向专业人员请教，按章操作，及时归档。截止目前，共接收各类人事档案2983份。其中大中专毕生2790份，非普通高校毕业生169份，离职退职人员3份，社会中介机构管理人员21份。累计收集各类档案材料1137份，无一起档案泄密、丢失、损毁事件发生。
四、加强业务培训，提高工作效率
为了进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们在配备档案管理人员时，选择了一位具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的女同志承担次项工作。为了使从事档案专职人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，就派送她多次参加市县业务部门举办的档案培训班和电脑培训班。为档案室征订了《陕西档案》等业务杂志，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇
编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，为我县的流动人才档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
五、存在问题和今后打算1、档案管理机制依然混乱。一是关系混乱，管理的主体不清。实行事业单位聘用制的人员档案和事业单位新增人员的档案目前在贫困地区仍然不能摆脱政府管理的窠臼，新的人事制度要求这些人员的档案交由县级以上政府所属人才交流服务机构管理，但实际工作中仅凭人才管理机构无法扭转这种现象。二是人档分离，管理的环节疏松。新的就业形式为各类人才施展才能提供了丰富的舞台，但也给档案管理带来了很多的弊端。人事就业部门和人才交流中心缺乏就业信息的沟通，档案调转滞后，造成了少数“死”档现象。三是私截档案，管理的盲区增生。有相当一部分学生缺乏档案管理的认识，认为就业无望，不报到，不办理人事，就擅自将个人档案私自保管。希望上级业务部门加强人事制度改革宣传力度，理顺档案管理体制，营造和谐文明工作环境。
**月**日早*点**分，我们用完早餐,乘大巴来到丰收车站进行参观学习，他们的热情让我们感动,他们办公室负责档案工作的主任热情地接待了我们，我们参观了车站的档案资料室，并向我们详细的介绍如何进行分类建档\健全档案资料，面对着井井有条的档案资料,电脑化操作的一目了然,我们心悦诚服,本人就参观的心得向各位领导汇报如下:
1、领导重视组织有力,全员热心齐抓共管
他们从领导到基层，从来没有小看档案资料的重要性,特别是领导很重视基础资料的健全性，每次学习和会议都要求全员参与，全程记录,把档案工作当作大事来抓。
2、专项责任落实到班组，再由班组具体分配到个人：
如：内控的资料交由财务部门负责；安全生产、消防管理、质量监督等资料则交由后勤保障部门负责；与稳定工作的资料由工会负责；劳资方面的资料则由人事部门负责；总之一句话：业务对口，谁的资料谁负责健全。
3、重视对基础资料的归档管理：
每一次工作会议或小组会议都有统一的记录本，分门别类的分发到个人进行详尽记录。记录本有专人负责发放与收集，保证基础资料的完整，便于随时掌握全体员工的学习动态和学习思想。
4、按考核大纲编写制度，准备资料：
对检查工作组进行考核的内容，针对性地进行资料的完善与汇编，检查什么就准备什么。
看到她们满柜满桌划分整齐的资料盒，及明亮洁净的资料室，不由的感到身上担子的沉重，感到我们公司与她们之间的差距：
1、原始资料的空缺与不完整。
公司由于才划拨到公共事业处没多久，原始资料的欠缺与不完整，是我们和**不可比的。
2、专项工作落实不到位。
领导交办的工作到班组，在由班组分配到个人，但总因这事那事而耽误了任务的完成，致使工作上的延误与不及时。
3、基础资料的保管不善及无专人负责。
公司下设8部一室，共九个班组。由于各个班组的独立性，无专人统一负责各班组的资料整理汇总，再加上保管不善而导致资料的丢失和空缺，从主观上和人为上就造成基础资料的不健全。
4、设施设备的不齐全。
有些办公室因无资料柜不方便资料的保存，再加上保管不善，而导致一些资料的丢失，造成残缺不完整。
从以上几个方面来看，我们在档案基础资料的建设与管理上和**是存在着一定的距离。抱着“边考察边学习，学习中找差距”的态度，发扬我们公司“走出去，请进来”的精神指导方针，把**优秀的资料管理经验融入到公司的档案基础资料建设上来。
到了10点20分左右，处检查工作组来到了**。我们有幸旁听了检查工作组对**的检查工作内容和检查过程。检查组按照下发的考核标准要求**先汇报，再检查，再讲评。首先是**园长就行政建设上的成绩向工作组进行了简练的汇报，再由**党支部书记在思想建设上进行补充总结，汇报完后就开始按检查的内容进行专人审核评比，除了一个项目上扣掉了0、5分外其他均获满分。看着评比的结果，我们感到身上的责任和压力。与此同时，检查工作组的领导注意到我们来此的学习目的，对我们提出了几点建议和要求：
1、**是有特色的，专业性强，管理模式上不一定适合张家界培训中心，但经验可取。
2、张家界培训中心的工作环境与油田不一，是一个对外的四星级旅游酒店，要结合自身特点，按照四星级的标准，建设一个适合自身发展的管理模式。
3、管理上要从动态和静态两个方面入手。动态上要根据自身发展，地方要求着手建立；静态上则要严格按照局里、处里下发的各项文件内容开展工作。
4、档案资料准备上要有4个必备的记录本。党务、工会（红皮本）、综治、维稳（蓝皮本）。其他资料则按考核内容分门别类的建档入盒，有几项考核内容就准备几个资料盒。
5、档案资料的归档汇总要分部室、分班组去开展工作，按各负责人所辖事务具体整理资料。
6、在管理上要进行合同管理，杜绝纠纷。
7、要成立两个小组：领导小组；计划生育小组。
对于检查组领导对我们提出的建议和要求，结合**在档案资料管理上的优秀经验，及我们在**的学习心得，我们大胆地对下一步工作开展提出几点建议：
1、各负其责，制度建设落实到人。
2、建立机制，专项制度归档，专人负责。
3、平时要求各部室对基础资料的健全管理，专人负责对各部室资料的收集与整理。
4、统一归档备案，便于工作开展，资料查询。
5、个人学习资料务必要求详尽，专人负责管理，进行发放、收集、审核。
关键词：人事档案管理 问题 对策
人事档案是记载一个人政治面貌、学习工作经历、工作情况等信息的重要载体，是组织部门和用人单位选人用人的重要参考。科学管理人事档案，是发现人才、识别人才、培养人才、使用和管理人才的重要手段。随着经济社会的快速发展和人才流动的日益频繁，人事档案管理中的矛盾和问题越来越突出。本文拟对当前人事档案管理工作中存在的问题和加强人事档案管理工作的对策进行初步探讨。
一、当前人事档案管理工作存在的问题
1、社会对人事档案管理工作普遍不够重视
人事档案管理工作是一项平凡琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出工作成绩，所以很难引起社会的重视。一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。有些档案管理人员“半路出家”，缺乏应有的专业知识。许多用人单位尤不愿在人事档案管理方面投入人员和财力。许多毕业生意识不到档案的重要用途，工作后流动性强，档案又不能随身自带，只好把档案长期留在学校或人才交流中心置之不理，导致大量“死档”。
由于对档案管理工作普遍重视不够，导致人事档案管理工作常常处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能。
2、档案管理内容不能与时俱进
目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。
3、档案材料不够规范
一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。二是档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。
4、档案材料失实现象严重
有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，近年来发现的王红英、黄梅芳、王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型地反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度。这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。
5、档案管理的信息化程度不高
大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录了工作人员“三龄一历”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。
二、加强人事档案管理工作的对策
1、加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作
领导干部要重视档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。
同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”、“死档”等现象。
2、完善丰富档案内容，提升档案利用价值
在档案内容上，要与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等，提升人事档案的社会服务功能。
3、统一档案材料要求，促进档案材料规范化
一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等的材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。
4、加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力
一是加强宣传教育，严禁为了个人利益涂改、伪造档案材料；二是对于收集来的材料，尤其是学籍、职称、业绩等材料要仔细查验，发现问题立即清退；三是对造假严重者要严厉打击，依法对其进行曝光或处罚。
5、提高信息化程度，逐步实现档案材料的资源共享
一要建立档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等共建、共享的人事档案信息平台；二要各级档案管理部门要加大资金、人员投入力度，开发或购买相应的计算机管理软件；三要对档案管理人员进行信息化培训，使其尽快掌握信息化管理本领。
参考文献
[1]莫若琦，杨力、事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J]、经济与社会发展，2007（5）
[2]傅华、聚焦人事档案[J]、中国档案，2003（4）
[3]陈潭、人事档案功能的新趋向[N]、北京日报，2009-08-17
[4]张天红、对新时期人事档案管理工作的几点思考[J]、才智，2009（27）