高速所科技档案立档四十多年来，通过不断的发展，现有纸质科技档案上千个案卷，几万份文件；另存声像档案包括底片、照片、光盘或软盘、录像带及底图。馆藏数量巨大、内容十分丰富，在中国空气动力研究发展中心的各所中名列前茅，具有十分重要的历史价值和利用价值。档案材料具备了门类齐全、库藏丰富、利用率高的特点十分突出。目前入库的科技档案主要有以下九类：包括空气动力研究与试验综合管理、空气动力与飞行力学应用研究、试验技术研究、空气动力试验与计算、试验与计算设备、测试技术与通用设备、民品开发、底图、营房基建档案。目前我所的档案管理主要还是采取的传统手工管理方式，计算机管理档案选用上级配发的《军队装备科技档案管理信息系统》。该系统主要面向档案管理人员，对纸质档案的条目等信息进行管理，由于系统功能繁琐复杂，不能根据自身特点进行档案全文管理等一些特色应用，无法为使用档案的广大科研人员提供详实、方便的服务。目前，我中心各个单位都陆续借助于先进的网络平台，编制各自的管理软件，进行档案信息化管理的探索工作。由于我所档案在自己制定的质量管理体系下收集、归档，存在着一些特色，如：在进行纸质材料归档的同时需进行电子文档的归档；型号/军工外协项目风洞试验归档清单及归档完成后档案管理人员要出具技术文件归档证明等，并在质量管理外审和内审的时候需要提供清单等，配发的档案系统无法满足我所的使用需求，使得电子化档案管理方面出现了空白。目前存在的主要问题有：
（一）收集的电子档案直接存储在计算机的硬盘内，没有其他安全措施，只要能打开电脑，就能任意通过网络传递信息，此项涉及到安全保密的问题。
（二）由于各类电子档案越来越多，而这些电子档案的形成、积累、保存基本处于无序状态。如借阅电子档案，十分不方便。
（三）备份手段过时，现阶段备份数据时，只能阶段性地刻录光盘，若刻录不及时或硬盘临时出现问题，将丢失数据无法恢复。
（四）管理采用手写登帐，逐渐不适应现状要求。
（五）统计上报情况时，只有人工数数，极为不人性，管理效率也低。
二、研制的目的和意义
我所通过开发、使用电子档案管理系统，改进科技档案管理模式，优化归档流程、提高服务效率，显著提高了分析利用馆藏资源的能力，方便了科技人员的资料查阅和技术交流，为丰富电子馆藏资料，为“杀手锏”武器型号研制提供强有力的技术储备支持。所以通过研制电子档案管理系统，设立大容量、有特色、规范化、标准化的数据库，具有十分重要的现实意义：
（一）对电子档案实现计算机网络化管理，使电子档案各环节产生的信息能全面、准确地收集、整理、借阅，防止因部分信息利用不及时、不到位、不正确影响科研试验进度。
（二）用计算机管理手段规范各工作流程，最大限度地降低数据流失的潜在风险。
（三）建立电子档案信息数据库，实现信息检索，为各级科研人员提供强大的查询功能及电子档案的网络服务，为试验数据的二次使用提供良好平台，建立数据统计功能，增强管理工作的预见性、科学性，为持续改进快捷服务，提供依据。
（四）通过系统提示档案管理人员的工作，提高服务的综合效率。
三、高速所电子档案管理系统总体设计
高速所于2005年自主开发了一个（企业知识门户）系统——高速所电子档案管理系统，以下简称“系统”。该系统具有“强劲的系统基础框架、增强的安全性设计、方便安全的权限控制、对Office软件的无缝集成、Webservices的运用、超大文件高速上传”等特色。经过几年的试运行和不断完善，现已成为我所综合性办公平台。因此，在此基础上开发电子档案管理系统，不仅可以实现办公平台的统一，而且可以实现档案材料由产生到归档的“一条龙”管理。
（一）高速所电子档案管理系统体系结构及开发工具的选取该系统基于NET框架平台，设计出松散耦合的三层B/S结构。该系统由一个系统底层运行环境、应用系统、集成接口和二次开发接口组成，可以兼容现有的应用系统，实现数据共享，避免重复性工作和信息冗余。
（二）数据库设计高速所电子档案管理系统基于网络进行构建，不受地点、时间的限制，由于信息量有限，数据库管理不需要很大的管理系统。MicrosoftSQLServer是微软公司在windows系列平台上开发的数据库，使用客户机/服务器结构把工作负荷分解成分别在服务器上和客户机上执行的任务。具有易于安装、界面友好、便于维护管理、运行效率高等特点。根据对系统需求的分析和基于B/S开发模式的要求，并结合我所现有网络资源数据库应用情况，本系统数据库采用MicrosoftSQLServer2008，可以完全满足系统需求。
（三）主要功能系统主要分为两个模块：后台管理模块和前台应用模块。系统后台的应用对象是管理人员，该模块具有以下功能：
1、实现电子文档的信息管理。
2、查询电子文档信息。
3、实现对后台管理员的管理。
4、实现信息的分类汇总及报表输出。前台应用模块的适用对象是档案使用人员（又称前台人员），该模块包括了系统的用户使用功能，前台使用人员可以查阅现有电子档案的各类详细信息，可以根据资料名称、作者等关键词进行相关信息的查询。
（四）开展的主要工作
1、电子文件管理制度的规范由于在纸质档案转化为电子文件的操作过程中，无论人员或是设备的稍有失误都会导致档案信息失实，甚至电子文件档案化后，信息内容“出错”概率和机会远高于传统档案，其真实性在维护过程中仍需不断确认及证明。因此，这就要求我们制定严格的电子文件管理制度，使电子文件这一新型档案文件形式真正做到有法可依、有章可循，使之真实性得以确保。
2、数据表结构及命名高速所电子档案管理系统设计的数据表较多，涉及人员信息、资源信息、统计信息等多个方面。典型的表结构如下表。
3、需求分析根据高速所电子档案管理系统研究的目标，并结合我所的应用需求，我们对系统进行了细化。能够实现电子档案的添加、修改以及删除，在确保安全的条件下，尽可能提供全文查询功能；能够对管理员、资源信息等进行权限设置，实现分组管理；信息检索方便快捷，并具有多项系统统计功能；系统安全、可靠，操作方便、界面友好，易于维护和扩充。
为此，我们通过查询有关资料与所从事的档案工作实际进行对标研究与探索，围绕以上提到的三个方面的问题，形成了对特大型企业如何推进档案网络管理，实现电子档案科学合理的收管用一体化的一些观点和看法。现具体论述如下：
一、利用电子档案管理综合信息平台，建立统一的电子档案管理网络，为实现电子档案收管用一体化奠定基础。
当前国有特大型企业档案工作普遍实行分级管理，一般包括总公司、二级公司、三级立档单位甚至四级立档单位，这给总公司与所属各级单位实施集中统一与分级负责管理的电子档案收管用一体化，带来一系列应该解决的问题。为解决这些问题，我们认为前提是要在企业内部局域网的基础上，建立集中统一的OA办公自动化平台，档案综合信息管理平台，并实现两个平台的有效的无缝链接，在总公司与基层所属各级立档单位形成集中统一管理及分级负责的管理网络体系，以及相应的电子档案管理网络体系，同时在总公司设置存储与运行数据的服务器以及相应的数据备份措施与设备。总公司机关区域和所属基层各级立档单位，要按照总公司机关区域模式一起共同进行存量重要档案数字化转换，电子档案的收集归档与管理工作。在电子档案提供利用方面，企业总公司直属机关区域和所属基层立档单位，要形成电子档案网络资源共享环境，从而为电子档案收管用一体化奠定网络体系基础。
二、加速电子文件向电子档案转化，实现电子文件收集与归档一体化。
实现电子文件收集与归档一体化首先要不断地加速电子文件向电子档案转化，在电子文件与档案的转化过程中完成收集与归档一体化，重点要从以下几个方面来实现。
1、依据档案综合信息管理平台的扫描著录功能，加快存量档案数字化转换速度，在保证质量的基础上，实现数字化存储总量目标。为顺利完成电子档案收集与归档一体化目标，要采取两个方面的措施，一是加强外聘数字化公司员工的监督与管理，档案工作人员与外聘公司管理者共同想办法，出措施，来提高档案数字化扫描速度与质量。二是为了进一步提高数字化扫描工作效率，在库房提卷方面作文章，通过新卷与老卷相结合提卷方式，让数字化员工在扫描的难易程度上得到很大改善，使员工工作的积极性得到大幅度的提高。
2、加强电子档案收集，实现增量档案电子化。办公自动化产生的电子文件实施逻辑归档，通过档案综合信息平台与OA办公自动化的无缝链接，采取定期电子文件数据的导出导入形式进行网络化归档。为了提高OA系统导入综合档案信息平台数据利用的有效性，避免大量重复性数据导入给综合档案信息管理平台管理系统与查询系统带来沉重负担，实现电子档案收集归档的高效运行，对总公司机关各部室与基层二三级单位所形成的电子文档数据内容进行分析研究，档案部门与OA系统管理部门要达成以下数据导入协议：一是总公司办公室、其他业务部门及二级单位OA办公平台所有的电子文件分两大部分，一部分为收文，一部分为发文。最终确定总公司级所有的收文（部分临时收文除外）与发文可全部导入综合档案信息平台中。二是总公司其他业务部门及二级单位的发文即总公司部室发文、二级公司发文、二级公司部室发文可全部导入档案综合信息平台中，收文中从公告栏中转送过来的文档不再导入。其中总公司部室外部收文，二级公司内部收文（三级单位送的请示、报告等文件）可单独特殊处理导入（因为业务部门收文当中公告栏的文档是从综合办公室的发文转送过来的，因而为避免重复不再导入）。三是对于基层三级单位而言，比照总公司OA接口导入数据模式进行（三级单位发文，三级单位部室发文全部导入，三级单位从公告转的收文不再导入，三级单位内部收文特殊情况进行特殊处理）。总公司和所属各立档单位通过加速电子文件与电子档案的转化，能够有力地加速电子文件收集与归档的一体化进程。
三、加强电子档案的集中统一管理，实现电子档案科学规范一体化。
1、不断加强归档电子档案的管理，确保档案数据库安全。一是针对电子文件易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失、不能直接识读，以及必须依赖于特定的设备和软件才能被读取等特点，严格按照国家标准要求，在确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失，重要电子文件中的信息能够在多年以后还能被读取利用的基本前提下，做好异质备份超前预防工作。同时还要采取必要的安全措施，防止载体退化、自然灾害和人工错误。二是除异质备份以外，还要做到电子档案存储服务器的异地备份。同时，为了增加电子档案的安全系数，应采用移动硬盘、光盘等移动存储介质对其进行存储，并保存到专用的档案防磁柜中，按照电子档案管理标准进行保存。三是在档案提供利用过程中，通过直接使用电子档案，可以避免纸质档案在利用过程中人为损坏因素。四是实施档案数字化加工过程中，在档案从库房移进移出之时要对原有的档案进行再包装，通过借助档案装具加以防护。五是落实安全保密和“八防”要求。
2、在存量档案数字化转换和增量档案电子化过程中，进一步做好馆（室）藏纸质档案和互联电子档案的整理，实现档案管理分类、标识、著录等系统化、规范化管理。库存档案的数字化过程，也是一次档案目录与实体档案核查与对档案原件重新整理的过程，通过这过程，可以排查由于历史原因所造成的档案目录与实体档案原件模糊之处，对档案目录进行必要的修改，使档案目录与实体档案原件链接互见程度大大提高，增强电子档案与纸质档案的查全率与查准率，同时还有利于摸清库存档案底数，为规范准确上报统计报表奠定基础。
3、与OA系统管理部门紧密结合，做好现有服务器和综合档案信息管理平台软件的维护、管理、使用工作，确保电子档案收、储、管、用的安全运转。
四、要实现档案利用的高效性，就要做到完善电子档案的查询利用功能，实现电子档案查询利用一体化。电子档案查询速度与效率直接与电子档案的查询功能开发以及查询利用一体化的成效有直接关系，为此要解决以下两方面问题。
1、不断扩展综合档案信息管理平台软件的建设。面对基层主要立档单位，大力提倡利用档案管理平台软件，宣传档案网络查询系统所带来的方便、快捷，以及有益于档案查询利用者与档案原件本质安全的电子档案功能，促使更多基层立档单位安装使用档案综合信息平台管理软件。
2、健全完善档案信息服务利用平台。各单位、各部门综合档案信息管理平台软件全部实现联网，建立档案信息利用服务平台窗口，在确保档案信息安全保密的前提下，实现档案信息资源共享，并通过集中培训，个别现场培训等形式使档案利用者能够熟练掌握电子档案查询技能。为了解决电子档案方便利用与安全管理有效控制的矛盾，还要专门制定档案网络信息查询利用管理暂行办法，从电子档案借阅权限，电子档案借阅内容，电子档案网上阅读、下载拷贝等利用方式上都给予明确的规定，使电子档案在提供利用过程中，查有所获，管有所节。
参考文献：
[关键词]档案；电子档案；信息化；档案管理
新世纪以来，信息化时代的到来和科学技术的迅速发展，促使了人类社会的转变和改革。当前，人类社会正在从工业社会向着信息化社会转变和迈进，信息技术在当前社会生活中所发挥的作用越来越明显和重大，可以说是推动社会经济发展的基础资源。与此同时，在目前的信息化时展中，信息作为社会经济发展首要资源的同时对于企业经济发展也性后曾一定的影响，同时其中也存在着一定的问题和缺陷，成为业内人士关注和重视的首要环节。档案作为社会发展的主要记录载体，对其实现信息化管理可谓是社会发展的必然趋势，也是未来经济体制得以完善和优化的关键所在。
一、档案管理概述
随着信息化时代的发展和到来，传统的档案管理技术和方式早已无法满足数字化社会发展需要，基于此，档案管理工作越来越受到人们的关注和重视，成为现代化档案管理工作的核心环节和问题。电子档案作为当前档案管理工作的主要方式，其发展给档案管理工作而言是一种转变，也是一种基于和挑战。因此在目前的工作中，我们该如何做好相关档案管理工作越来越受到人们的关注和重视，成为整个社会发展中最受关注和重视的工作环节。
1、 档案信息化概念
档案信息化也就是我们目前常说的电子档案，电子档案是与传统纸质档案相对应的一种档案体系，是基于传统的档案管理为基础形成的一套新型的管理措施和方式，是通过将档案内容存储的计算机磁盘、软件和相关的移动设备之中的一种管理措施和方式，是一种利用互联网技术、电子技术为主的图像、文件、声音等集合体，其在管理的过程中是以虚拟档案为主的管理措施和管理模式，也是现代化档案管理工作中最受人们关注和重视的环节，也是现代化档案管理工作中最受人们关注和重视的方式。
2、 档案特点
在目前的电子档案管理工作中，需要根据档案应有的特点来进行总结和归纳，从而实现一套系统化、综合化的管理措施和管理模式，进而满足档案管理和应用需要。经过多年工作总结和归纳得出，目前的电子档案管理工作中，其主要的特点有：首先、电子档案在应用的过程中是一种非人工直接识别和读取的信息模式；其次其信息存储有着高密集性和高密度性，档案的体积小、保存管理方便；再次，档案信息与各种载体之间是一种可分离的性能，也是多种媒体信息相互促进和综合采用的一种形式。
二、档案管理信息化改进要点
在目前的社会发展中，随着档案事业和社会信息技术的飞速发展，各种新理念、新流程不断的涌现了出来，成为整个社会发展的关键所在。档案作为记录社会生产中各事项的主要载体和记录依据，也是日后相关工作人员信息索取的主要基础，因此在目前的管理工作中对其优化和完善十分关键，也是整个社会发展中最受人们关注和重视的工作环节和工作模式。
1、 转变档案管理方式
在传统的档案管理工作中，由于档案媒介和档案基础都是以纸质、照片、录音和图像等作为主要载体的，因此在档案管理工作中对于这些档案管理而言至关重要，同时在管理的过程中更是从多个角度去入手分析和总结的过程。同时在档案管理模式中，则是利用手工、人工亲手亲为的方式对档案材料进行管理、整理、收集、鉴定和保管的一种综合性管理措施和工作模式，其在管理工作中存在着工作量大、工作步骤繁琐、工作流程繁杂的特点，因此在目前的档案管理工作中成为人们改善和研究的要点。同时这种管理方式在应用的过程中管理效率低、人员劳动量大、搜索能力低，因此在工作中采用信息技术为主的管理模式对其优化和完善十分关键。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。
2、 建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。
3、 在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
[关键词]学籍 电子档案 管理
2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题
1 对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。
2 管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3 忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
4 信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。
将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。
(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1 明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。
2 完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。
3 充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。
为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
关键词：企业；档案管理；五种关系；管理思路
档案管理工作是企业自建立之初即应纳入其行政管理体系的必备内容。随着企业的不断发展，很多企业都建立了相关管理制度和专业的档案室，相信其在历次外部审计和内部查阅中都发挥了至关重要的作用。本人自⒓庸ぷ饕岳醇瓷孀闫笠档牡蛋腹芾砉ぷ鳎在此凭借一点档案知识和自身在实际工作中的陋识，对公司的档案管理工作浅谈一些想法和思考，供同仁们斧正。
一、企业档案管理中的五种关系分析
（一）议“专业性”与“实用性”的关系
档案管理是一门专业学科，这已是共识。既然是学科，就需要专业人才进行管理。以我们公司为例，每年经营管理中产生的档案数量级并不大，种类也远算不上“繁多”，调阅使用的频次更是稀疏，因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄，往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。
说到实用性，档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说，无需用上所谓专业复杂的分类索引，而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可，即“适度专业、因地制宜”，将专业性与实用性结合起来。
（二）议档案管理“标准”与“素质”的关系
档案管理在于标准，但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件，一是稳定的业务形态，二是提炼归纳。那么在标准出台之前，如何确保秩序呢？我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑，如：人类也是先有人心向善的素质，后有匡扶正义的法律。当然，法律反过来也会促进素质的提升，这是辩证关系。
当然，不可否认，尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略，但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质，让标准和素质彼此结合起来，双向发挥其辩证作用。
（三）议档案“集中”管理与“分级”管理的关系
档案是集中管，还是分级管，公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理，优势在于标准统一、责任明确；但其劣势也很多，比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看，集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业；而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说，档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是总体统一、相互协同，专业区分，彼此勾稽：
（四）议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系
在电脑系统的数据库设计中，为避免无效冗余，节省存储空间，应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理，在档案管理中，这也是一种高境界的追求。
现实中，在规范的编码规则体系建立之前，如何能够有效的勾稽各类档案呢，就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽，即：就是将同一档案进行复印，将复印件物理连接于勾稽对象上，从而避免了夸板块查询。但是，物理勾稽的缺点也显而易见，它将同一信息在多地重复存储，即浪费空间，也无法有效使查询者“止步”于某层信息，由于所有信息物理的连接在一起，查询者可以不分权限的“一览无余”。为此，编码勾稽必不可少。
编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起，这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域，只有在需要的时候才会通过编码“聚首”，当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。
本人认为，扬长避短，相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即，编码、物理相结合，篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式；篇幅较长的及常规档案用编码方式：
例如：以某市场调研项目为例，档案形成的主要步骤如下：
1、项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程，最后纳入综合部文书档案管理，综合部对其编文书档案编号，同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存；
2、项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案，项目主控部门自行保存；
3、项目过程中的对外合作合同，纳入合同档案保存，由合同主控部门（审计监察部）编合同档案编号，同时注明与其关联的请示文书的档案编号，使其与文书档案形成勾稽；合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存；
4、项目经费支出将形成会计档案，会计档案由财务部编码，但应同时注明对应的合同档案编号，使其与合同档案形成勾稽；
5、项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报，最终由综合部编文书档案编号存档，项目主控部门留存复印件纳入项目档案。
至此，该示例中的各个角色手中应有的档案如表1：
（五）议“电子”档案与“纸质”档案的关系
公司办公区每个人每天都在产生电子档案，尤其随着OA系统的上线及使用的深化，电子档案已占档案的很大比重。但是，电子档案保存分散，易于修改，给管理带来了很大难度，也不可能取代纸质档案，纸质档案仍具有不可替代性。因此，仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存，“纸质为本，电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。
电子档案方面：
1、可以逐渐推进个人办公“云存储”，即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中，便于实现操作日志的追踪追溯，也提升了信息的安全性。
2、如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后，电子流转的单据、凭证、公文应定期打印，形成纸质档案另行存储，即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。
3、如上文所述，y一电子文件名的命名规则，同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式，即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构，员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名，并存入已经确定好的文件夹中即可。
纸质档案方面：
部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档，比如参照上述文件夹结构，实际配置各类大小文件盒，产生电子文档后，除在电脑中存入对应文件夹外，还应将最终版打印出来放入对应盒中，各类无电子版的纸质文档（如检查记录、收到的纸质文档等）也同样及时对号入座，存入既定文件盒中，这样确保纸质文档大于电子文档（最终版），实现纸质、电子同步存档，也为“四标”体系审核打好基础。
二、加强企业档案管理的新思路
上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系，总结起来要义如表2：
（一）在档案团队建设上
1、以实用为目标，结合档案知识，总部设立专职文档管理员，负责文档签批流转和整体档案的组织管理；各事业部、业务板块设立专（兼）职文档管理人员，负责本板块的档案管理，并配合总部档案工作。
2、加强团队档案素质培养，强化培训，强调档案工作人人有责，人人参与的理念，尤其强调部门负责人要切实履行职责，档案工作重在平时。
（二）在档案管控机制上
1、综合部牵头建立档案相关标准，尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准，建立监管机制，对事业部和板块进行检查。
2、明确档案集中与分级管理相结合的原则，即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理；专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。
3、明确档案编码勾稽原则，即常规档案编码勾稽为主，物理勾稽为辅；项目档案物理勾稽为主。具体来说，会计凭证上要注明对应合同（订单）号，合同上要注明对应请示报告（或会议纪要）编号；如为一个项目，项目经理需保存除会计凭证外的上述所有资料的副本。
4、电子档案与纸质档案在最终版方面尽量同步保存，电子档案与纸质档案文件夹逻辑结构同步。
参考文献：
[1]刘维伟、围绕服务公司发展的思路，创新档案管理工作[J]、决策与信息旬刊，2016（6）：257、
[2]王巍、关于企业档案管理工作发展思路的思考[J]、办公自动化，2016（11）：49-53、
[3]宋燕、浅谈企业档案管理的方法与作用[J]、知识经济，2015（16）：114-115、
论文摘要：本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。
随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。
一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的事理。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理
（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
（2）账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、学校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。
三、完善电子文件归档制度
1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2、“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质
与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。
1、规范排放和使用。
2、保持良好的温度、湿度环境。
【关键词】电子档案；统计台账；档案馆
电子档案统计台账主要包括档案馆中文书类电子档案统计台账、科技类电子档案统计台账、数码照片统计台账、数字录音录像统计台账、会计类电子档案统计台账等几种类型。深入探究档案馆电子档案统计台账的构建对提升档案馆电子档案管理水平具有非常重要的作用。
一、建立电子档案统计台账应注意的问题
（一）坚持“准确、及时、连续、系统”的原则。在档案馆的日常管理工作中，各种档案资料在入库上架或者销毁、移出之时应该及时进行统计台账登记。其中，在登记的过程中主要按照档案资料的年度进行分别登记，避免将多个年度的档案资料进行合并登记。
（二）注意计量单位的使用。在档案馆的电子档案管理过程中，其容量大小的统计单位是“GB”，而数字化录音录像的电子档案的时间在统计中以“小时”为准，这与档案馆的总库藏量最为适宜。因此，在档案馆的电子档案统计台账的登记过程中，应该充分注意各个计量单位的换算，并严格根据自身单位的实际情况选择相应的计量单位，这样不但方便档案资料的统计，而且还能够更加准确地反映电子档案的库藏变化情况，有效提升电子档案的统计效率和准确性。
（三）统计方法要科学规范。在当前档案馆的电子档案管理过程中，主要采用的是光盘进行保存，但由于每张光盘内的电子文件储存较多，统一进行每个文件计算则非常麻烦，而且无法保证其准确性。因此，针对这种问题，便需要档案馆的工作人员直接从光盘的属性或者文件夹的属性中去查看电子档案资料的数量和容量大小。但是，在使用这种方法进行统计的过程中，应该尽量剔除光盘中自身所具有的，或者刻录制作过程中的管理性文件数量的大小，以确保档案资料的统计规范性。
（四）电子档案统计台账要电子化。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该充分利用EXCEL电子表格的强大筛选功能，逐步实现统计台账的电子化，以便在一张表格中得到自身所需要的多个数据。同时，还可以充分利用公式进行计算，从而全面提升档案馆电子档案统计台账的工作效率和准确性。
二、档案馆电子档案统计台账的建立策略
（一）设立与馆藏门类及分类、管理规则相匹配的统计体系。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该合理地将不同类别的档案资料纳入到统计体系中，其主要包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、人事档案等。只有这样才能够更好地满足不同的统计需求，更加全面真实地反映档案馆的馆藏情况。同时，在建立电子档案统计台账体系时，应该根据不同类型进行逐层下探，构建不同类型的档案资料分账。总之，为了保障档案馆电子档案统计数据的真实性，避免出F不缺项、不漏项、不交叉、不重复的现象，需要在电子档案统计过程中将深度逐步下探到二级类目，甚至还可以延伸到三级类目，从而有效提升档案馆电子档案的统计精细度。
（二）设立横纵结合的档案统计项目。档案馆通过建立电子档案统计台账，不仅能够在一定程度上反映档案日常管理工作状况，而且还能够反映单位的发展情况。其中，电子档案统计在广义上是具有推广价值的，即从档案资料统计工作人员的实际情况出发，坚持横纵结合，充分突出多样性的原则。同时，在档案馆电子档案统计体系的构建过程中，虽然纵向内容是主体，但是横向的内容仍不可缺少。这是档案馆电子档案管理部门对电子档案管理工作的重视程度和建设力度准确把握的重要指标。
（三）建立与管理层次相适应的层级体系。在我国档案馆电子档案的管理过程中，根据统一领导、分级管理的档案事业管理体制，应该始终坚持以立档单位为基本单位进行管理，充分尊重各种档案资料的来源；立档单位基层档案馆在管理中应该始终以整理单位的卷、件档案资料进行管理，全面准确地维护档案馆内部各种资料的内在联系；坚持构建与本单位相适应的统计层次，确保“全宗账”能够在一定程度上反映本单位的基本情况。其中，案卷账需要准确反映不同种类档案案卷的总数、长度和比例等各项基本情况。因此，便需要根据实际情况构建多级账来进行处理，以总账下有分类账、分类账下有分户账、分户账下有明细账，确保各个层次相互对应，保障电子档案统计台账建立的规范化。
（四）建立和维护精确的统计表间关系。电子档案统计台账并不是一张或者几张报表，而是一整套涉及全面的档案资料数据表，所以无法避免在年表内、跨年报表之间出现承接、汇总和总分的关系。通常情况下，具有特殊载体总量的电子档案资料会体现在档案馆的库藏总账中，而永久性档案资料藏量一般在各种分类账中体现出总值相等的数量平衡关系，而增量的归档表又与总表、分户、分类表之间存在加减平衡的关系。这种关系呈现出动态的现象，但并不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础上的一种需要统筹考虑的关系。
三、结语
总而言之，在档案馆的各类档案资料的统计过程中，应该始终保持清晰明确的统计思路，采用先进的统计技术和手段，全面分析档案馆的档案管理工作，再制定科学合理的统计方案，以便能够更好地满足各个单位对档案资料的应用需求，从而全面提升档案资料的利用效率。
【参考文献】
[1]程巧、浅论立档单位档案统计台帐的设计及实施[J]、档案时空，2014（12）：18-20、
论文摘要：本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。
随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。
一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的事理。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理
（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
（2）账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、学校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。
三、完善电子文件归档制度
1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2、“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质
与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。
1、规范排放和使用。
2、保持良好的温度、湿度环境。