20xx年基本建设项目档案管理办法全文最新版一、总则
1、为加强国家安全生产监督管理总局(以下简称总局)及直属行政机构、事业单位基本建设(以下简称基建)项目档案管理工作，确保基建项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥基建项目档案在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)、《重大建设项目档案验收办法》(档发[20xx]2号)等有关规定，制定本办法。
2、本办法适用于总局管理的全部基建项目档案管理工作。
3、基建项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。
二、基建项目档案的管理
4、基建项目档案实行集中统一管理，基建项目主管部门、总局档案馆负责监督、检查和指导基建项目的档案工作。总局档案馆负责接收和管理由总局直接管理的总局及所属在京事业单位的基建项目形成的基建项目档案;各省级煤矿安全监察机构负责接收辖区内由其负责的所有基建项目档案;煤矿安全监察分局的基建项目档案，应在项目竣工后三个月内，向省级煤矿安全监察局档案机构移交，煤矿安全监察分局保存复制件或复本;总局所属京外事业单位负责接收管理由其负责的所有基建项目档案。
5、基建项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作;项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。
6、项目建设过程中，各单位要落实建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目监理单位明确一位负责人分管档案工作，并建立与基建档案工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员及库房、设备，制定档案管理制度，在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。
三、基建项目文件材料的收集
7、基建项目各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。
8、建设单位各机构负责收集、整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件，并于任务结束后向建设单位移交完整、准确的设计基础材料和设计文件。
9、建设项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目范围内文件材料的收集、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的文件材料，交建设单位汇总、整理;项目监理单位负责收集、整理项目监理文件，基建项目实体完成后向建设单位移交，统一归档。
10、实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位移交完整、准确的项目档案。
四、基建项目文件材料的整理
11、归档的文件材料要字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备;需永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料(如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。
12、录音、录像文件应保证载体的有效性;长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
13、基建项目档案的保管期限分为：永久、长期(15-50年)、短期三种，其实际保管期限不得短于建设项目的实际存在(使用)年限。基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表见附件。
五、基建项目档案验收
14、基建项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。验收主管单位应当通知有关档案管理部门派员参加基建项目竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
15、总局档案馆参加总局投资管理的总局及所属在京事业单位的基建项目档案验收。其他单位的档案管理机构参加本单位负责接收的基建项目档案验收。
16、基建项目档案验收应成立以基建项目主管部门、档案管理部门及专业技术人员共同组成的项目档案验收组，并以召集验收会议的形式进行。项目的建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理(或使用)单位的有关人员列席会议。
17、项目档案验收会议的主要议程包括：
⑴项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况;
⑵监理单位汇报项目档案质量的审核情况;
⑶项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;
⑷项目档案验收组对项目档案质量综合评价;
⑸项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。
18、项目档案验收组检查项目档案时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
19、项目档案验收内容主要包括检查项目档案的基础管理工作，项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全管理。
⑴项目档案的基础管理工作包括项目建设单位(法人)建立健全项目档案管理各项制度、工作程序及执行情况;项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督、指导情况;管理项目档案的部门、人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况;项目档案管理工作经费的落实情况及必备的办公设备和信息化管理情况。
⑵项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况;项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-20xx)及《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-20xx)。
⑶项目档案的安全检查包括档案库房的防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施及库房与阅览、办公用房分开情况;档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具是否符合标准;归档文件材料的制成材料是否符合耐久性要求;是否采取有效措施保证档案实体和信息的安全等情况。
33、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。
25、基建项目档案验收合格后，建设单位应在项目正式通过竣工验收后三个月内向本单位档案管理机构移交。
26、建设单位应将移交的基建项目档案按要求排列顺序号并编制两份案卷移交目录，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等;交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。
七、附则
27、技术改造项目可参照本办法执行。
1、档案不能完整、准确地反映固定资产投资项目建设过程的全貌。不论是业主单位，还是项目参建单位，往往偏重建设项目的进度、质量，没有真正树立起档案意识，导致项目建设中形成的文件材料收集不齐全、不准确，到工程竣工验收时无法保证归档文件材料的质量，严重影响了档案的质量，在管理上没有提供有力的组织保证。
2、责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。
3、职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。
4、档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。
二、加强固定资产投资项目档案管理的对策
固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。
1、加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。
2、建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。
3、理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。
4、对固定资产投资项目档案管理人员进行合理配置并加强在职培训，提高档案人员的业务素质。固定资产投资项目档案工作是一项专业性非常强的工作，应注意培养既懂项目业务，又懂档案业务的人员，并保持人员相对稳定。档案部门要定期选派档案人员参加建设项目档案管理培训，不断提高自身业务素质，加强对建设项目兼职档案人员的指导。
Abstract： The engineering archives cover a wide scope， lots of content and long period、 This requests great attention to the management of archives work in the process of project construction： mechanism improvement， early intervention， timely tracking， plete collection， to improve the filing rate， plete rate and accuracy rate， so as to be beneficial for the sustainable development of the production and operation of the enterprise、
关键词： 工程项目档案；“三率”；措施
Key words： engineering archive；"three rates"；measures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。
1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准
工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。
早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。
2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证
归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。
③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证
工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：
①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。
②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。
③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。
4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证
①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。
②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。
③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。
5 实例分析
太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法，为保证此工程荣获国家优质工程金奖（山西省首项金奖项目）创造了条件。此工程估算总投资165、78亿元，建设工期30、5个月，参加工程建设的中外单位共计88个（设备厂家52个，施工单位36个）。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配，推行档案人员“首问负责制”，承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管，成为工程建设项目成员，参加设备开箱，随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收，不仅使工程项目档案管理前移，而且直接参与整个施工全过程，实行预立卷制度，统一存放于工地档案室，以保证工程完工后，档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理，以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程，保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。
6 结论
总之，档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作，必须有一整套行之有效的档案管理机制，严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程，才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确，充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。
参考文献：
[1]许安泰，刘秀凤、重点工程项目档案的管理[J]、城建档案，2009（12）、
【 abstract 】 the owner in the construction project archives management problems, this paper analyzes the reasons and the owner of the construction project file management and put forward own proposal, for the next owner side of the building project file management to provide the reference、
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：一、引言
港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、照片、电子文档等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。港口工程档案是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据；业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体,应对建设项目档案和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目档案管理情况并不理想,本文通过现状分析，并针对问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。
港口建设项目业主方档案管理现状分析
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分港口建设业主对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能为项目建设增值，只要能应付查档就行了。业主方管理人员比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理,对建设项目软件——档案管理往往认识不足,对建设项目档案的形成、收集、整理、归档等不够重视。轻视档案工作的思想都表明了部分业主对档案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分业主方管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3、档案利用率低，未发挥最大效用。有些港口项目建成投入使用十多年后进行扩建，往往只重视现场勘察工作，而忽视了对已建项目的档案查阅工作。其原因主要有：一是存在档案多头管理现象，技术档案保存在各相关技术人员手中，没有归纳整理；二是档案检阅手段原始，造成查阅档案工作量太大；三是港口使用过程中的维护工程记载不全，导致档案记录的准确性遭到质疑。
4、档案室硬件环境设施不齐全。个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位管档部门甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。硬件设施配备的不足，在很大程度上制约的港口项目档案的规范化管理。三、改进港口建设项目业主方档案管理的对策
1、树立正确的港口建设项目档案管理观念。港口建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况,它对工程质量的评定,工程竣工后的收尾工作以及对新建工程的准备等都具有重要的利用价值,从某种意义上讲,管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值,它可以被继承和积累；但建设项目形成的文件资料涉及面广,内容繁杂,经历的时间长,稍有疏忽就可能遗漏,加之施工组织是临时机构往往是工程任务一完成,临时机构解散,而资料也随之消失。因此,树立正确的建设项目资料管理观念,是做好建设项目资料管理的前提。
2、建立档案管理体系，强化组织培训工作。港口项目建设方组建项目管理办公室的同时，应设定专人负责档案管理工作，并应由项目办领导主管档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。同时，加强对档案管理人员进行水运工程档案知识培训，通过学习《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规范性文件，使档案管理人员了解档案的重要性，掌握管档要求，在管理档案过程中能够熟练完成档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作。
通过定期的自检或领导督查，确保建设项目档案的真实性与完整性。
3、建立档案电子检索系统，提高档案利用率。
3、1进行档案文件的科学分类。港口工程文件的总体类型可分为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、招投标、合同、资金管理及其他9大部分，详细分类可见《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》。
3、2建立档案电子检索系统
港口工程档案种类多、数量大，靠旧式的纸质目录检索已不能满足目前高效的办公要求。而建立档案电子检索系统将会大大提高档案管理的效率。针对大型港口项目较多的业主，建议开发专门的检索软件系统，以达到快捷、准确的目的。针对港口项目较少的主方，建议可以简化电子检索系统，用excel表格进行检索，基本可以满足日常的档案管理要求。
3、3及时更新、定期检查，提高档案利用效率
港口工程在数年甚至数十年的使用过程中总会进行一些维护工程，对工程档案进行及时更新是非常必要的。同时，要通过对档案进行定期检查，确保档案真实、准确反映港口工程项目情况，为港口工程维护、改建、扩建提供科学依据。
4、改善档案室硬件环境设施。
港口工程档案保管年限长，且档案资料数量大，种类多，对档案室的环境设施要求比较高。作为业主方，应当增设专项资金，对档案室进行标准化建设。使得这些珍贵的档案资料保存在一个湿度、温度都适宜的环境中。针对一些项目较少的业主方，采取委托专业文印公司打理档案的方式，在实践中也取得了很好的效果。
结束语
要做好港口建设项目档案的管理,相关业主方领导应从思想上予以重视，通过培训提高管理人员素质,完善制度,落实责任,加强沟通,勤于检查督促；这样,建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证,才能为港口建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。
参考文献：
【关键词】电网项目；档案管理；有效方法
电网建设项目档案是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，其具有专业多、范围广、不可再生的特点，是今后运行维护、技改大修、业务检查评优的重要凭证。做好电网建设项目档案工作，不仅能更加直观的发现电网建设和电网发展当中的各项问题，且有利于建设人员总结建设经验，为电网发展提供更为真实准确的信息资源。
1电网建设项目档案工作中的管理问题分析
（1）档案工作管理体系不完善，档案工作管理体系是档案管理工作有效开展的基础。档案管理体系不完善具体表现在管理标准不一致、管理工作效率低下和管理较为混乱等方面。为保障电网建设项目档案工作的标准性和系统性，我国相关部门颁布了《中华人民共和国档案法》，明确了电网建设项目的档案管理标准和基本准则，但在实际的档案管理活动中往往不能严格依据规定执行。例如，设计单位没有将历次的设计变更、施工变更内容在竣工图中体现，使竣工图内容不能真实反映项目竣工实际情况。监理单位对项目产生的文件材料注重技术层面的审核，忽略对归档文件材料的质量监督审核。施工单位现场文件管理凌乱，施工记录不完整，后补材料的现象严重，以上这些不按专业要求管理档案的行为，直接影响了档案管理工作的成效。（2）档案管理人员配备不足，档案管理网络不健全。在电网企业中，档案管理不是主营业务，档案管理人员多由非本专业人员转岗而来，并且身兼数职。综合素质参差不齐，工作变动频繁，难以全身心投入到档案管理工作中，档案队伍的稳定性受到影响。电网建设项目档案管理工作具有工程规模大、参建单位多、形成档案数量庞大、协调工作量大等特点，只有档案管理网络人员通力协同配合才能有效开展。目前很多企业已按要求建立了档案管理人员网络，但大都难以按照档案管理要求开展工作，以兼职的形式配置档案工作人员，显然已不能适应档案管理的新要求。（3）档案管理与项目建设不能同步进行。其中体现在项目经理不按要求及时组织档案部门开展项目档案中间检查，使档案人员无法随工程进度对项目文件进行过程管控，不能及时发现项目文件在整理过程中存在记录不规范、字迹不清晰、结论不准确、记录时间与项目建设时间逻辑不相符等通病问题，导致后补材料较多，延误整改时间。另外就是项目档案验收与项目文件归档审查在电网建设项目验收过程中没有得到同步实施，建设单位简化项目档案验收的步骤流程，使项目竣工文件在移交归档前没有切实得到各归口管理部门的严谨审核，尤其是一些重要数据的缺失，会为今后的生产运行、经营、管理、维护、事故、法律纠纷、责任认定留下隐患，造成不可估量的损失。（4）项目文件归档滞后，案卷整理不规范。归档滞后的原因之一是因为前期签订的合同协议中没有对项目文件的归档时间、归档数量、归档质量等档案方面相关要求进行明确。另一个原因是人员的归档意识淡薄造成，一些项目前期文件如可行性研究报告、初步设计说明书、合同（协议）、立项文件等，业务承办人在业务事项办结后没有即时移交归档。案卷整理不规范的主要原因是立卷人不熟悉电网建设项目档案的分类标准与整理质量要求。没有遵从项目文件的有机联系，分类不正确，保管期限设定不准确，案卷题名不能简明扼要的揭示卷内文件的主要内容和特征，卷内文件命名不规范等等，直接影响了档案的后续利用。（5）档案管理系统落后，不能体现档案信息化管理的优势。随着互联网+时代的来临，对档案信息化管理水平要求也越来越高。目前很多企业使用的档案信息管理系统仍采用单机和条目式录入的单一手段，没有将信息智能技术融入到档案管理系统当中去。档案系统与信息化管理无统一标准，系统平台的业务功能过于简单，信息化手段运用不足。档案系统数据库容量不能满足日益增加的电子文件上传需求。这些现状不能改善，档案信息化管理徒有其名，没有发挥出它的真正优势。
2提升电网建设项目档案管理水平的方法
（1）加强档案组织领导，建立健全项目档案管理体系。项目档案管理体系构成要以我国相关的法律法规作为根基，建立健全档案工作制度体系（包括工作规章、管理制度和业务标准规范等）和管理网络。通过明确档案管理规章制度使项目档案管理工作有章可循、有据可依。加强档案组织领导应将项目档案工作纳入到企业的工作计划，纳入到领导的议事日程，纳入到基建项目管理程序，纳入到企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中。只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。只有争取得到领导的重视和支持，才能真正解决项目档案管理中的实际问题，使项目档案管理工作开展更加顺畅。电网企业还应加大对项目档案管理工作的资金投入、设备投入，应构建统一集中的档案信息管理平台，以实现建设项目档案集中化、系统化、电子化管理，以此达到实现项目档案工作管理水平提升目的。（2）保障档案队伍稳定，加强档案人员业务培训。按照档案管理工作的需求，建立档案管理机构，配备适应工作需要的档案人员，建立以档案部门为核心，各职能部门或承办部门、各项目兼职档案人员为基础的档案管理网络，实现档案工作的综合管理。由于档案工作人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，电网企业应加强档案工作人员的业务培训。可以采用专业技术培训、业务交流学习、模仿优秀做法等方式进行培训和教育，不断提高档案工作人员的综合素质，还可以采用绩效激励机制，将档案工作人员的业绩与工资绩效、职称评定、评先评优等挂钩。充分调动档案工作人员的学习热情和工作积极性。（3）项目档案管理与项目建设做到“三同步”。电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。按照“统一领导，分级管理，谁主办、谁形成、谁归档”的原则。项目立项后档案管理人员应编制项目档案管理策划方案，对档案收集、整理、组卷、完成时限等要求向建设单位与参建单位进行档案工作交底。项目文件的形成、收集、整理、组卷必须与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目建设过程中，应进行文件材料跟踪管理；项目竣工验收时，应完成文件材料的归档和验收工作。实现这一目标除了通过合同的法律约束，还必须建立相应的监督机制，应由建设单位与监理单位共同监督各参建单位的执行情况，制定项目档案管理里程碑计划，档案管理部门对建设单位与监理单位的档案管理进行再监督和指导。（4）加强档案过程管理，提高案卷整理质量。电网建设项目档案管理人员要参与指导工程各参建单位进行项目竣工文件的归档审查与项目档案验收。项目档案验收通过后各参建单位按照合同约定期限移交档案。对于滞后移交项目文件的参建单位，可以采用延期项目结算或抵扣风险抵押金等方法来牵制解决。为保证档案管理的规范化，所有涉及项目档案移交的相关单位都应按照统一的要求建档、归档，建设项目案卷整理应分类清楚，组卷合理，排列系统有序。卷内文件应格式规范，字迹清晰，填写完整准确，签章手续完备。同一建设项目的文字材料装订必须遵从统一标准，力求通过细节管控使案卷质量得到有效提升。（5）加强档案信息化建设，实现档案信息资源共享。档案信息化建设是指运用信息技术和网络资源提高档案工作现代化水平，实现档案信息化服务。具体可从几个方面着手：①基础设施建设，需加大资金投入建设档案大数据库存储系统，规划网络环境，购置如计算机、打印机、扫描仪、装订机等档案设备设施。②建立适用统一的信息化标准规范。③培养档案管理信息化人才队伍。④开展档案目录信息与档案全文信息的数字化。⑤加强数字档案馆建设，数字档案馆的特点是存取档案信息网络化，它是一种无形的信息组织与利用环境，它为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。在数字化档案馆环境下，用户利用档案信息资源非常便利，真正实现档案信息资源共享。
3结语
电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是电网企业的国有资产，是项目达标投产和优质工程考核、评选的指标之一。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。在电网建设发展的新形势下，为确保电网建设项目从立项开始直到竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作，加强对档案工作人员的培训力度和信息技术投入力度，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。
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关键词 项目档案验收 企业档案管理 项目实施与管理 积极作用 转型策略
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，项目档案验收水平也在发生着非常大的变化，当然不能落后，不能影响企业的管理建设水平，不能保障企业的权益受到损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现项目档案验收管理的逐步优化，促进档案管理向一体化发展，同时实现项目实施与管理更进一步发展。不能把项目档案验收管理与企业档案管理、项目实施与管理进行分类来管理，这样的话，不利于管理水平的合理化处理，也不利于项目档案验收过程中，人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费信息资源共享时间。为此，我们需要构建完善的项目档案验收管理机构，对档案进行合理归档、安全存放。
二、项目档案验收在企业档案管理的过程中起着非常重要的作用
（一）建立健全企业档案管理建设，完善管理制度
在项目档案验收的过程中，使得企业档案管理建设在不断地趋于完善，只有不断地强化建设，才能符合验收的标准，从而促使其过关。这也就在客观上逐渐地建立健全档案管理建设，完善档案管理制度法规，约束其向规范化、合理化、一体化、安全化发展。自然就会自觉地制定一整套严格的档案管理制度，让人们有法可依，时时刻刻约束着档案管理工作从业人员以及具体的操作人员，这样才能做到有理有据。毕竟企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对项目档案验收的力度，促进档案建设不断地优化，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。
（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高
开展项目档案验收工作，使得企业档案管理人员与验收人员之间的接触频繁，在他们的验收过程中就会提出一系列关于档案业务需要提升的问题，换句话说，也就在潜移默化中影响着企业档案管理人员业务水平的提高，为他们上了免费的课堂，使之逐步地完善档案管理知识，增加档案管理安全防范意识，并且在彼此交流与合作的过程中，更加拓宽知识面，如何防潮防霉、防盗、档案的安全存储、分类归档、备份等方面更加熟悉，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高。从而为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。
（三）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高
项目档案验收的开展，需要对企业档案管理的问题进行检查与验收，为了达到预期的安全效果，就要求企业档案管理人员对档案进行保存的时候，综合考虑保密安全、防潮防霉、备份处理、防盗系统、高科技信息储存等各方面的因素，把企业的档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于统一管理条件的优化，进而保障企业的权益不受损害。
三、项目档案验收在项目实施与管理的过程中起着非常重要的作用
（一）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化项目实施与管理
项目档案验收的开展，使得各单位为了实现档案验收工作的目标，加快自身项目实施与管理的步伐，严格按照国家规定的程序进行。对项目的实施和管理需要进行招标与监管，不能以各种理由而推脱，不去招标，如此长期发展下去，能够在很大程度上优化项目实施与管理。否则，一些项目的实施与管理没有经过严格的招标与监管，而是任意妄为，违法操作工程项目，那么就属于违法行为，可能造成一些无法弥补的损失，那样的话，就得不偿失了。
（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高
项目档案验收的开展，使得各单位的相关部门加强改革与管理的理念，并且在平时，不断地催促相关人员进行档案工作的培训与学习，了解档案管理的知识，使得部门管理严谨而且规范，有一种无形的力量在鞭笞着他们不断前行，从而在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高。
四、鉴于项目档案验收的重要性，我们需要不断地改革与创新
项目档案验收在企业档案管理和项目实施与管理的过程中，起着非常重要的作用，鉴于其重要意义，需要我们不断地改革与优化项目档案验收工作，具体可以阐述为以下几点：
（一）针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，需要对其进行及时地反馈与改革
针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，验收参与人员需要进行仔细地记录以及汇总，并且把需要改革的地方做出标记，然后将统计出来的资料分析，进行及时地反馈与改革、创新。在反馈与改革的过程中，逐步地优化验收工作的效果，改进验收途径，促使档案验收工作的逐步完善。
（二）逐步地优化项目档案验收程序，让各验收人员分工合作，共同促进验收工作的顺利进行
我们在进行下面档案验收工作的时候，需要逐步地优化项目档案验收程序，并且让各验收人员分工合作，各尽其责，那个人员负责那个验收工作，具体的记录、汇总等则另外安排人，这样分工明确的档案验收工作，将大大地提高验收效果，提高准确程度，从而共同促进验收工作的顺利进行。
五、结语
综上所述，我们了解到：项目档案验收在发展的过程中，不断地促使企业档案管理工作的发展与预防措施的不断改进；也使得项目实施与管理更加趋于规范化、完善化。因此，我们需要对项目档案验收进行管理，不断地优化档案验收方法，注重验收实效，并且对于档案验收的成果需要进行及时地汇总、反馈以及改革与创新，在推陈出新的过程中，逐步地完善验收工作，加强验收真实性，以此对企业档案管理进行客观地保护，为企业的发展提供完整的、准确的材料资源。并且快速地促进项目实施与管理的规范化、完善化、稳定化，使其为各单位的发展而不断努力。
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（一）人员问题
工程项目的档案管理工作人员素质不高，专业的档案人员紧缺。建筑公司工程项目的文档保管人员调动频繁，有些职员刚熟悉工程文档工作就被调走了，或是辞去文档收集的工作。工程项目施工单位没有专职档案保管人员，各种资料由不同部门的人保管，在工程后期，有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，但是这些人很难短时间内处理这些事情，延迟了工程文件、档案整理时间。
（二）管理问题
工程项目的档案部门长期以来属于企业的边缘部门，企业不愿意花高薪聘请专业的档案管理工作人员，工程项目档案管理工作发展进度迟缓。建设单位对工程项目档案的管理理念淡薄，认为工程档案无法为工程建设产生经济效益。对工程项目档案的管理仅局限在“被保管好、不丢失”层面，没有充分认识到工程档案是工程建筑公司的重要信息资源、知识资源，能够为公司创造经济效益的价值。
（三）技术问题
工程项目档案是建设公司最宝贵的资源之一，但是当前很多工程项目建设单位仍然以手工操作为主，只是简单运用office软件进行文档输入，工作效率低下，对相关数据的查找、分析困难重重，远不能满足信息时代的要求，工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。工程项目档案管理不仅需要使用传统的信息技术，也要逐步建立具备提供多层次、全方位的数据参考的统一平台。
二、做好工程项目档案管理的方法
（一）理顺工程档案各参与方的关系
工程项目档案管理工作涉及多个单位和部门，做好这一工作必须理顺工程档案参与方之间的关系。建设单位要为工程项目的可行性研究准备必要可靠的数据和资料，对招投标文件、施工图设计、工程监理单位委托、工程验收文件等准备齐全，严格执行，积极协调和设计单位、监理单位与施工单位的关系以保证工程文件、档。另外勘察、设计、施工、工程监理单位都必须在其资质等级许可的范围内承揽工程、开展工作。
（二）规范工程文件、档案填写的基本要求
工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。
（三）建立工程项目档案管理文化
建立工程项目组织文化可以从以下方面努力：培育良好的工作氛围，提高组织向心力，明确岗位分工和职责，建立激励约束机制，提高职员工作热情，促使员工提升自我工作能力。充分重视挖掘工程档案的价值，实时更新文档，根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，采取有力措施完善现有制度的不足。完善档案管理的网络系统，并加强维护，保证交流通畅。
（四）加强档案管理人员的综合素质培养
网络信息时代，客观要求档案管理人员要与时俱进，不断创新档案管理理念。创新项目档案管理理念，首先，要树立档案工作的不可替代和不可或缺的思想，改变过去档案工作无足轻重、难有作为的观念。要积极宣传档案管理工作的重要性，争取全社会的重视。其次，要在管理手段上不断创新，逐步完成由传统的手工管理模式向现代化管理模式的转变。要充分利用计算机网络系统，加强档案的数字化、信息化建设，开展网上项目档案利用服务，提高项目档案管理和服务水平。第三，要在服务方式上创新，坚持以“利用”为核心的项目档案指导方针，运用新的思维方法和手段，以积极乐观的工作热情，立足现有条件，不断开拓进取，积极主动地为中小企业网络平台建设提供优质的档案信息资源利用服务，并取得中小企业认同。第四，做好项目档案管理的基础工作。要保证项目实施过程中形成的原始资料的收集、归纳、整理、编研的真实性、系统性和完整性，保证项目档案利用服务工作与项目建设同步进行。
二、创新项目档案管理体系，逐步建立健全统一集中管理、分级建档、逐级负责的档案管理体系
在中小企业服务平台网络建设过程中，项目档案管理要改变以往档案管理部门“单兵作战”的格局，力争服务中心领导、各项目实施业务部门以及中小企业的大力支持和密切配合，形成集中管理、分级建档、逐级负责的档案管理体系。档案管理部门要及时与各项目实施业务部门及中小企业沟通，配合做好项目档案的收集、整理、归档和移交工作。项目档案管理部门将移交的档案资料及时验收、编目、立卷、归档，完成项目档案的信息录入工作，形成以档案研究部门为核心，各项目实施业务部门及中小企业共同参与的机制，为提供高效的项目档案利用服务工作打好基础。
三、创新项目档案的信息化管理模式，建立标准化的项目档案管理系统
创新项目档案信息化管理模式，必须建立科学的项目档案计算机信息存储和检索系统，制定网络环境下系统化、规范化和标准化的项目档案和提供利用服务的管理系统。为使项目档案信息资源更好地服务于中小企业公共服务平台网络建设，必须完善项目档案管理部门的软硬件基础设施建设。首先，应用档案管理系统，及时录入项目档案信息资源，满足信息化的项目档案资源管理的数据存储、检索查询和按需扩展需求。其次，要充分利用中小企业公共服务平台，对项目建设中形成的各种载体文件资料和电子信息及时收集、整理、合理分类归档，编制具有特性检索功能的主题目录或专题目录，直观地揭示项目档案的主题内容，达到项目档案信息资源的社会共享。
四、发挥档案管理人员的创新开拓作用，加强档案队伍建设
随着计算机和信息网络技术在档案管理工作中的应用和发展，对档案管理人员的业务知识和管理、操作能力等方面都提出了更高的要求。首先，项目档案管理人员要有创新意识和创新能力。在思想观念上，善于用创新的思维，研究新情况，解决新问题。在工作方法上，适应服务中小企业的发展需要，增强服务意识和工作的主动性、前瞻性。其次，档案管理人员要拓宽视野、丰富知识，练就过硬的业务技能。第三，要创新教育培训方式，合理设计培训内容和方法，全面提升档案管理人员专业素质。
五、创新项目档案的利用服务功能，保证中小企业公共服务平台网络建设的顺利进行和高速运营