（一）在资源与成本节约方面的优势。
传统的档案需要大量的人力、物力来管理。然而，随着科学技术的发展，归档、分类、信息利用变得更加轻松，立卷归档、检索查找不再困难，工作人员的劳动强度也得到了减轻。传统档案管理需要大量的人力记录、整理和分类，当有更新或变动时，更是劳民伤财。电子档案的管理只需要持有人将电子档案数据通过U盘等载体直接交给档案管理工作者，有效提高了档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。传统的档案储存在档案室中，这就要求严格的防火、防潮、密闭。严格的环境要求增加了储存成本，电子档案不需要具体的档案室，而是使用虚拟的网络空间，这大大地节约了成本。
（二）在安全管理方面的优势。
基于纸质档案本身的特点，传统档案在运输或更新时很容易丢失损毁。电子档案由于其可备份的能力，丢失损毁的几率大大减小，且在长时间存储过程中也不易出现失真和损毁现象。因此，在安全管理方面也更具优势。
（三）对于满足使用者多样化需求的优势。
在时展和科学技术进步的条件下，档案工作的服务对象不再只需要查看文字档案，还需要一些图片、音频、视频的资料，传统档案已经无法满足这些需求。电子档案由于拥有多种多样的信息形式而逐渐被越来越多的人接受。随着社会发展水平和人们生活水平的提高，档案需求逐渐显现出多样性，这就要求我们应加强电子档案的管理，更好地满足档案使用者的多样化需求。
二、做好电子档案管理工作的对策
（一）有效整合电子档案资源。
要制定完善的档案利用审批制度，使用者使用档案时，必须由相关部门进行审批。档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，通过整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
（二）合理保护电子档案安全。
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，切实做好电子档案的安全性保护工作至关重要。必须提高电子档案持有者和管理者的责任心，培养认真负责的工作态度，加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，采取有效的保护手段，在电子档案得到利用的同时也要保护电子档案的安全，既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
（三）规范电子档案利用制度。
建立健全电子档案密级管理制度，根据电子档案内容的密级层次进行有效管理，对于内含密级信息的电子档案一般不宜提供拷贝，通讯传输应使用有效密匙，直接利用浏览过程也应加以监控。确保重要信息完整，电子档案和纸质档案同时提交保存归档。
三、电子档案管理工作中需注意的事项
（一）建立合理的档案使用规则。
根据利用者的情况采取合理的档案使用规则，依据电子档案内容的密级层次，进行有效地管理。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。
（二）强化对保密文件的管理。
关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案
新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。
一、强化档案管理制度的意义
1、1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1、2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1、3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2、1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2、2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2、3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2、4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2、5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3、1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3、2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3、3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3、4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4、1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4、2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
5、1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。
【关键词】办公室；电子档案；安全保密工作
科学技术的进步，促进了信息技术与人们生活的进一步融合，信息技术在人们日常工作中的作用越显突出。在这样的背景环境下，利用数字信息技术进行办公室电子档案管理，成为当下机关事业单位进行人力资源管理工作的必然选择。但是电子档案在进行数据存储过程中，由于网络信息传输的匿名性以及无序性，电子档案可能遭到外部程序入侵，导致电子档案信息丢失，对机关事业单位发展造成了极为不利的影响。针对这一问题，加强办公室电子档案的安全保密工作就显得尤为重要了。本文对办公室电子档案的安全保密工作进行研究，以笔者自身的经验为主，探讨了身为档案管理工作者，在新形势下，如何根据电子档案的新特性，做好电子档案管理的安全保密工作。
一、建立科学的电子档案安全保密管理制度
办公室电子档案的安全保密工作要想顺利进行下去，建立科学的电子档案安全保密管理制度，是首要前提。安全保密管理制度，作为电子档案安全保密工作的制度保障，能够对电子档案的日常应用与管理进行有效规范，保证电子档案在查阅过程中，能够按照相关程序进行，避免由于管理的疏忽，导致电子档案信息泄露。同时，电子档案安全保密管理制度，能够对电子档案的整理进行有效规范，使电子档案的入编、入柜、密码管理等工作井然有序，避免因电子文件本身的复杂性，造成电子档案管理工作的混乱，影响电子档案管理工作的效率性。科学的电子档案安全保密管理制度的建立，要注重从电子档案本身进行管理，具体内容主要表现在以下几个方面：第一，电子档案在进行信息搜集过程中，必须保证电子档案的真实性、完整性，并对档案保存方式进行有效管理，使电子档案的存储能够符合相关标准，方便日后的查阅工作。第二，在进行电子档案存储过程中，要注重对电脑环境的有效检查，避免电脑染上病毒，对一些重要的文件，可做有针对性的保密措施。例如将电子档案按照重要性分为A、B、C三类，A类电子档案为机密文件；B类电子档案为重要文件；C类电子档案为一般文件，这样一来，根据文件的重要性，可以有区别地做好安全保密工作，这在很大程度上加强了电子档案的保密措施。第三，电子档案存储过程中，要对存储方式进行有效选择，并建立与电子档案信息相对应的数据库处理系统，保证电子档案在存储工程中的安全性。
二、注重高效率、专业化的电子档案管理团队建设
随着社会经济的发展，信息技术在人们日常生产生活中的作用越显突出，在这样的背景环境下，利用电子信息技术进行档案管理工作，成为当下机关事业单位发展过程中的必然选择。本文对这一问题的研究，主要以笔者的实际工作为主。信息技术应用于档案管理中，对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击，最为直观的表现就是档案管理者专业化技能水平要求不断提升。传统的档案管理模式要求档案管理者具备档案管理知识即可，但现代化的电子档案管理，要求档案管理者具有相关专业知识的前提下，对计算机技术也有较高的要求。对此，建设一支高效率、专业化的电子档案管理团队，对于提升电子档案安全性来说，具有重要意义。高效率、专业化的电子档案管理团队建设，要牢牢把握以下几点内容：第一，档案管理人员要变革传统观念，注重坚持与时俱进，不断地进行学习，掌握新的档案管理知识，只有这样，才能更好地面对复杂的电子档案管理工作，保证电子档案管理更具安全性。第二，要加强档案管理人员的专业化技能水平培训，注重传授电子档案管理工作方法，使档案管理人员具备一定的计算机知识，能够对影响到电子档案安全性的网络问题进行简单处理。第三，注重提升档案管理人员的责任意识，在电子档案管理工作过程中，能够对相关信息守口如瓶，不对外泄露公司秘密，具备较高的职业道德素质。同时，在机关党委办进行公文处理工作，具有一定的特殊性，不单单要求电子档案管理人员具有较高的专业技能水平，更加注重职业道德教育，确保电子档案管理团队能够德才兼备。
三、办公室电子档案的安全保密工作技术措施
办公室电子档案的安全保密工作，除了涉及管理和人员专业知识方面外，还与计算机网络安全风险有着较大的联系。随着科学技术的进步，计算机网络安全环境问题成为计算机应用过程中一个不可避免的风险问题，恶意程序的破坏、木马病毒的威胁，是造成电子档案信息泄露的又一关键影响因素。因此，在实际工作过程中，针对网络环境安全性问题，机关党委办必须采取有效措施予以解决。本文关于这一方面的研究，认为加强电子档案安全保密工作，要注重从以下几点进行考虑：
（一）设置防火墙。防火墙是计算机系统的主要保护设施，它能够有效地对一些恶意程序进行拦截。办公室电子档案管理过程中，要注重对用户计算机上设置防火墙，避免电脑系统遭受外来程序攻击，窃取电子档案信息。
（二）设置电子档案管理密码。电子档案在进行数据存储过程中，可以设置管理密码，当外来程序入侵计算机系统时，在访问电子档案需要进行身份认证。这样一来，相对于为电子档案的安全保密工作提供了双保险，极大程度地保证了电子档案信息避免被盗取。
（三）信息加密。信息加密是“双密钥码”法的具体应用，它与设置电子档案密码不同，它针对信息本身。在进行电子档案信息查阅时，只有解除信息加密，才能还原信息，有效地避免了信息泄露。综上所述，本文着重分析了办公室电子档案安全保密工作的有效措施。通过本文的分析，我们不难看出，在进行电子档案安全保密工作时，只有从干部本身、电子档案安全保密管理工作、电子档案网络环境三个方面着手，才能够全面、有效地保证电子档案的安全性，避免重要信息泄露。
参考文献
[1]刘佳、电子档案的安全与管理[J]、科技经济市场,2015(08):108、
[2]俞林、档案管理保密工作探讨[J]、扬州职业大学学报,2013(04):66-68、
[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施
近年来，现代化发展脚步的不断加快，先进的科学技术在多个方面都有涉及。立足于现价段的中专学校档案管理，大多数采用的仍是落后的管理手段。电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面，进行多样化的分类，同时拥有十分强大的保存功能。电子档案管理常见的有以下几种类型：电子图像、电子报表、电子等。电子档案管理，因为其自身功能强大、使用方便的优势，已经逐渐融合到人们的日常办公中，有利于人们更好的开展工作。
一、中专学校电子档案管理现状
现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：
（一）工作过量
立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。
（二）信息化水平过低
现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。
（三）变动量过于频繁
中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。
这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。
二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性
第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理
电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
三、结语
综上所述，社会处于不断的前进中，电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要。身为一名中专学校的电子档案管理人员，我们要对工作进行归纳，并不断的改革创新，完善电子档案管理在中专学校的应用，切实提高工作质量，强化工作效率，提高电子档案管理的技术含量，保证信息不被盗取、不泄露，为中专学校档案管理作出有利的贡献。
参考文献：
计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
系统在电子文件管理方面存在的问题
在办公自动化快速发展的同时，电子文件管理工作却相对滞后，表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理，不具备电子文件管理功能，导致电子文件管理不能和系统建设同步发展。例如，在开发办公自动化系统时只注重文件运转过程，未考虑到办理完毕后的电子文件归档问题，使其在网络中处于失控状态，没有达到文档一体化管理要求；有的单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理，但由于需求不够完整、规范，想到什么提什么，重文件流转环节，轻归档与管理环节，缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控，致使电子文件管理达不到规范、科学的要求，电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。
办公自动化系统是实现单位内部各级部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。办公自动化系统的设计开发不仅要考虑文件流转，还要考虑文件归档与管理，要做到统筹规划，统一研发。编制电子文件管理功能需求时，只有既注重电子文件的起草、审核、校对、签发等环节，又注重其归档与管理的需求，办公自动化系统才能符合文件处理全过程的要求，才能使电子文件更加完整规范。
从电子文件管理者角度编制功能需求
档案部门在提出功能需求时会面临一些困难。一是对提出电子文件管理需求比较茫然，不知从什么角度人手；二是提出的需求只考虑了电子文件归档后档案管理的需要，而没有综合考虑对电子文件的前端控制；三是提出需求时犹疑不定，经常有较大的改动，而且使用较多的档案专业术语，导致信息管理部门和开发人员不能正确理解档案部门的意图。
笔者认为，档案部门在编制功能需求时应注意把握两点：
第一，功能需求的描述要从档案管理者的角度出发，而非软件设计人员的角度。电子文件管理要在电子文件生命周期内展开，即在电子文件生命周期的设计、形成和使用维护三个阶段都要对电子文件形成控制。因此，编制功能需求要考虑到电子文件的形成、积累、归档、保存、利用和维护各个环节，而不仅仅是对档案管理子系统的描述，要实现对电子文件——电子档案的全过程监控。同时，还要通过功能需求方案，使设计人员能够充分理解档案部门的要求。这是档案部门编制功能需求的根本出发点。
第二，功能需求的描述要以提出规范管理的要求为主，尽可能不把主要精力放在技术开发层面。办公自动化系统建设的技术已经相当成熟，只要用户提出需求，作为市场开发主体——软件公司一般都可以从技术层面上予以实现。因此，档案部门的主要任务是完整全面地提出电子文件管理方面的需求，诸如电子文件管理方法、管理要求等都要考虑周全，尽可能多地体现在功能需求方案之中，使有关部门充分了解档案部门要求，通过技术手段予以实现，至于系统设计方案和实现途径乃至具体节点的描述等，应当由专业公司负责完成。
编制功能需求时应把握的基本原则
1 一体化原则
对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理，从文件的生成阶段就要对其质量进行监控，对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。
2 完整性原则
要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档，电子档案管理与利用以及系统维护的需要，使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。
3 实用性原则
编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理，因此，要充分调研办公自动化系统开况和实际工作需要，使提出的需求易于实现，具体实用。
4 规范性原则
编制功能需求时要严格依据国家相关标准和规范文件，如公文的收、发环节要依据国务院2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》，公文的归档与管理要依据国家质量监督检验检疫总局2002年的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894——2002）、国家档案局2003年的《电子公文归档管理暂行办法》和2001年的《档案管理软件功能要求暂行规定》等，特别在归档电子文件的标准格式上，更是要与《电子文件归档与管理规范》的要求保持一致。
功能需求的基本内容
编制功能需求的最终目的是对办公自动化系统中形成的电子文件归档和电子档案管理实现全过程监督、控制。电子文件收、发文环节直接影响归档电子文件的质量，所以一份完整的功能需求应当包括电子文件的收、发与归档，以及电子档案的管理与利用等各个环节。
1 根据电子文件的特点，有针对性地提出管理要求
元数据和背景信息。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。在功能需求方案中，档案部门应当对必需的元数据和背景信息项提出归档要求，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据；描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。
各方职责和管理权限。要通过明确电子文件生成和流转部门的职责，赋予档案部门具备浏览电子文件形成、运转、、归档全过程的权限，以实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控。
电子文件积累与归档。要围绕电子文件的真实、完整、有效性，对电子文件积累、归档方面提出具体要求，以及确定电子文件的积累、归档工作流程等内容。
电子档案在线利用与数据迁移。在线利用主要是对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节提出功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。
2 对电子文件归档与电子档案管理提出功能要求
首先要包括对功能需求的总体描述，即提出系统中应包含哪些功能模块，这些模块的主要功能是什么，电子文件真实性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。
其次，要针对总体描述中提及的各功能模块，分别提出其具体要求。即对系统应设置的收文管理、发文管理、文件归档、档案管理、档案利用等模块进行清晰、具体的描述。包括其工作流程、必备功能和权限设置等内容。
编制功能需求时应特别注意的工作要求
1 管理权限的设置
明确和规定文书、档案部门及电子文件生成流转部门的职责及权限，可以有效地保证电子文件的质量。
权限设置的必要性。档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数量、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者，才能确保电子文件的质量。但实际上，在一些已经开发了办公自动化系统的单位，面临日益庞大的电子文件数量，绝大多数的档案部门只能被动接受，不能介入到对电子文件质量和数量的监控工作中，有关部门归档什么电子文件，档案部门就接收什么电子文件，这些文件是否为最终版本，是否被非法修改过，档案部门并不清楚。这种被动的局面既不利于保证归档电子文件的真实、完整和安全，也不利于电子档案在日后得到有效的识别和利用。因此，为保证电子文件的质量，档案部门应当对电子文件形成的全过程实行监督和指导。
权限设置的具体规定。系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限，并对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置。
在收文管理中，应当明确签收、登记、审核、催办、拟办、批办、承办等工作环节的责任人，并强调业务部门要将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累，集中保管，统一处理。
在发文管理中，应当规定草拟文件、审核、签发、复核、登记等工作环节的责任人，并强调文秘部门对登记后的电子文件定稿及发文稿纸应及时退还文件形成部门兼职档案员，由该部门兼职档案员将其随时存入本部门办结库积累，集中保管，统一处理。
在文件归档管理中，应当规定电子文件从鉴定到归档的工作流程及各工作环节的责任人。
这些规定可以明确各方责任、权限，便于操作和执行。
2 电子文件的积累
真实、完整、有效和安全是对电子文件管理的基本要求。责任部门在电子文件形成阶段就要认真做好积累工作，通过严密的管理措施，来保证电子文件的真实、完整、有效并安全归档。
注意收集元数据和背景信息。系统应具备将电子文件元数据和背景信息与电子文件相关联的功能，以便其能够被输出；凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应当通过系统自动获取或从其他表单中引用的方式予以保存。
收、发文环节中的积累和预归档库的设置。在收、发文环节中，应当重点强调如何做好电子文件积累工作以及其与电子文件归档流程相衔接。
1、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、1 提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1、2 通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1、3 直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
2、1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力。
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量。
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2、3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
3、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
3、1 建立档案利用制度，整合各类档案资源。
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
3、2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失。
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、3 建立“双套制”模式，确保重要信息完整。
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
3、4 加强工作人员管理，提高档案保护意识。
【关键词】电子；档案；管理
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展和广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，同时档案载体的更新换代迫切要求档案信息化，而档案信息化的一个重要途径就是建立电子档案。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。因此，为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，就必须加强和做好电子档案的管理工作。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案与传统纸质档案的区别，指出了做好电子档案管理的若干措施，分析了加强其管理的重要意义。
1 电子档案的自身特点
作为现代化档案的新形势，电子档案在原始性、真实性、完整性、安全性上都不同于传统的纸质档案形式。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰，内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
2 做好电子档案管理的主要措施
由于电子档案自身的这些特点和其提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致其管理利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开。 作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
1）建立档案利用制度，整合各类档案资源
2）规范档案利用方式，避免不可挽回损失
3）建立“双套制”模式，确保重要信息完整
4）加强工作人员管理，提高档案保护意识
3 加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，已不是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。
3、1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，大大提高了档案管理的工作效率。
3、2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。
3、3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求