关键词 档案行政管理部门 网络化办公 目标 特点 必要性 策略
一、档案行政管理的目标
档案行政管理工作是国家行政管理体系中一项基本的工作，它主要是对全国以及地方的档案进行整理和监督指导，实现地方和国家档案的整齐化和规范化。就我国目前的体制和制度来看，我国档案行政管理工作主要是以国家的各项建设需要为主要目标的，按照现行的体制，我国档案行政管理的目标主要分为最终目标、职能目标和直接目标三种。
简单地说，最终目标就是根据国家相关制度和法规的规定，以为人民服务为原则和基础，不断地提高相关工作人员的素质，从宏观和微观以及内部和外部实现对国家和地方档案的管理工作。在这个过程中要不断提高相关工作人员的工作质量和工作效率，严格地按照相关的规定对国家和地方的人员、资金以及一些重要物品的档案进行管理。这样一来能够为其他的相关工作奠定良好的基础，保障其他工作的顺利进行。
职能目标是属于最终目标的，即职能目标的相关工作必须依照最终目标的相关规定执行，而且职能目标只是最终目标的一部分，它是服务于最终目标的，是为了让最终目标能够更快更好地实现。职能目标是按照相关政府和地方的规定与战略目标对最终目标进行的划分，属于各个相关部门的目标。所以，各个部门一定要在做好自己职能目标的基础上相互合作，共同促进最终目标的实现和发展。
直接目标就是档案行政管理部门的相关工作人员根据社会的发展和需求拟定的阶段性目标，同样也是为最终目标而服务的，主要是为了定期的完成任务，监督与管理日常的档案，将合法的档案按照相关的规定得到应有的保护，而使不合法的档案受法律的制裁。维护档案管理环境，促进档案工作的顺利进行，为最终目标的实现打下良好的基础。
二、档案行政管理的特点
通过对档案行政管理的特点的研究，就可以发现在现代快节奏、复杂化的市场经济时代，对档案行政管理部门实现网络化办公是十分有必要的。就目前的发展情况来看，行政管理部门的特点主要表现在以下两个方面：
（一）层级存在差异性
相比其他的行政管理工作来说，档案行政管理工作遵循了其他行政管理工作的特点，但也保持了自身的特点。其他行政管理工作可以实现统一的管理，而档案行政管理工作必须依照我国的国情实现分层的管理，及国家政府的档案行政管理部门负责国家的档案事业，做好统一有序的管理和监管工作，而县级以上的档案管理部门负责当地的档案管理工作，二者共同发展和进步。从这个方面来看，为了促进二者的合作与联系，取得共同的发展、进步，进行网络化办公是很有必要的。
（二）具有事务性
档案行政管理部门的工作，在国家行政机关以及地方政府和一切社会组织与团体中属于内部行政管理事务。从这个方面来说，档案行政管理部门的工作具有事务性，也就要求相关的工作人员在进行档案管理时，要进行具体事务管理，从之前的指导工作变为亲力亲为，使工作更加细致，也就增加了公共压力和工作量。所以，施行网络化办公能够在一定程度上提高工作效率。
三、档案行政管理部门网络化办公的必要性
（一）提高了工作效率
在社会制度不断改革和完善的今天，行政体制也得到了完善和发展，而提高行政工作的效率是其的主要目标。那么，网络化办公是实现这一目标的基础和关键，在进行网络化办公后各个部门在进行信息传递时，可以通过网络来进行，不再像之前一样用纸张进行传递和交流，而且上级与下级等各个部门之间的交流和信息传递更加方便快捷，对于不懂不会的问题也可以登录相关的网站进行学习，改善了之前人工讲解的模式。这样一来，在很大程度上提高了档案行政管理部门的工作效率。
（二）强化了监督的力度
实现档案行政管理部门的网络化办公，能够在很大程度上强化监管部门对其的监督工作。相比之前的监管部门通过电话回访或者定期的视察档案行政管理部门的工作方式来说，网络化办公可以时时刻刻、随时随地实现监督管理工作。这样一来，在提高了监督力度的同时，也减少了由于人为因素或者其他客观因素造成的不必要的风险和失误，促进了档案管理工作的高效开展和运作。
（三）降低了行政管理的成本
行政管理部门在进行工作和信息交流时需要传递大量的文件，相比之前的纸张传递来说，能够减少纸张的使用量，同时也减少了油墨费、设备维护费以及邮寄费等相关的费用。从长远的角度来看，这些成本的节省能够为档案行政管理部门提高经济效益。从工作人员的角度来看，实现网络化办公能够从根本上提高工作的效率，所以也就能够减少雇员，这样就能节省很多的工资费、水电费以及其他人为耗损的费用，在降低档案行政管理部门的成本的同时也在一定程度上降低了不正之风的现象，提高了档案行政管理部门的核心竞争力。据相关的资料显示，我国山东济南铁路局档案行政管理部门在实现网络化办公后雇员减少了50%，节省的成本费用达到数百万元。
（四）深化了管理能力
档案行政管理部门实现网络化办公后，能够在提高相关工作人员的效率和质量的同时，降低相关工作人员的工作压力，减轻工作人员的工作量。这样就能够有充足的时间供相关的工作人员去学习更多的专业知识和其他文化知识，从根本上提高自身的职业道德和职业素养，在为档案行政管理部门营造一个廉洁、高效的工作氛围的同时，还能进一步深化档案行政管理部门的管理能力，促进其更好更快的发展和进步。
（五）强化了服务功能
档案行政管理部门工作的最终目标，就是为政府及广大人民提供更优质的服务。而网络化办公能够帮助档案行政管理部门实现这一目标，网络化的办公能够在很大程度上缩短管理部门与公众之间的距离，通过相关的网站能够更及时地解决公众的一些问题和困难，能够随时随地地和公众进行交流，使相关的服务工作更加细致化和亲民化。在为公众提供更优质服务的同时加大公众对管理部门的支持力度，促进了档案行政管理部门社会效益的实现。
（六）促进了其他相关行业的发展
档案行政管理部门实现网络化办公，能够使其他的相关工作者更便于查阅自己所需要的资料，进一步提高工作效率。还能将资源实现二次利用，在实现资源价值的同时还能够促进其他事业的发展进步。例如，科技工作者通过充分利用资源能够更快更好的研究出新的产品和项目，在很大程度上促进了社会的发展和进步。
四、结语
档案行政管理部门的工作与国家其他的高精尖工作有着密切的联系，实现其网络化工作在提高了自身的工作效率和工作质量的同时，还能够促进其他工作的高速开展和运作，对于国家的发展和进步有着十分关键的作用。所以，在当今网络化的时代，档案行政管理部门实现网络化办公是很有必要的。因此，根据自己的战略目标，充分地利用网络化办公给档案行政管理部门带来的方便和快捷，克服其存在的风险，促进档案管理部门和社会的共同发展与进步。
（作者单位为北京城市排水集团有限责任公司中水分公司）
参考文献
1 事业单位档案管理信息化的必要性分析
事业单位的档案管理工作是一项综合性较强的系统工程，具备有极强的专业性特点。但在另一方面，由于行业的快速发展和行业数据的爆炸式发展，档案的数量也呈现出几何倍数的增长，若档案管理还停留在传统的纸质化阶段，不仅会浪费大量的人力物力和财力，同时管理效率和水平也无法得到有效提高。随着档案管理信息化建设在各行业中的深入，其优点也日益被人们发掘。
档案管理信息化是今后档案管理的发展趋势，也是今后简化档案管理工作，提高档案管理效率及水平的必然选择。事业档案管理信息化建设是基于网络环境下的一次档案管理升级，在建设过程中，能对大量的数据进行准确的分类存储，并进行有效的检索调用，极大的提高了档案的完整性与安全性，对调用效率的提升也有很大作用。用户通过互联网或局域网就能登录档案数据库，这部件简化了存储，还简化了档案信息服务的流程，对信息资源的利用率也得以提高。此外，信息化的档案建设不会在使用中打乱档案的存储分类，也不会对后续的档案浏览者造成影响，大大简化了档案管理人员的工作难度。
2 事业单位发展档案管理信息化所面临的问题
2、1 档案管理人员的信息化素养有待提升
事业单位的多数档案管理人员都存在信息化素养偏低的情况，他们往往习惯于纸质化的档案管理手段。对计算机的运用还缺乏一定的了解，此外，在档案的信息化建设过程中，需要对纸质数据进行电子化录入，这也需要一定的计算机运用和信息处理技术。但是在实际的操作中，由于多数档案管理人员并非计算机专业，对计算机和信息处理技术的缺乏，导致了档案管理信息化进程的缓慢。
2、2 档案管理信息化建设的基础设施建设不足
事业单位要推荐档案管理工作的信息化建设，就离不开配套软硬件的支持。但是，目前不同的事业单位的软硬件配置有着很大的差异，通常东部沿海地区的软硬件配置要大大优于中西部地区。这造成了在事业单位的信息化建设中无法进行有效的统一和规范性操作，对档案管理信息化的建设普及造成了不良影响。
2、3 事业档案管理信息化建设缺乏规划和制度化的建设
由于我国事业单位众多，且各地区的档案管理人员素质和信息化建设配套设备差距极大。因此，在整个事业单位中，信息化建设也没有形成一个良好的规划和制度建设，这导致了很多事业单位缺乏创新意识，在档案管理信息化建设方面缺乏动力。同时，由于档案管理信息化的建设需要投入一定的人力物力和财力，需要得到领导的重视，但由于制度化建设的欠缺和信息化建设意思的淡薄，就容易导致事业单位信息化建设停滞不前的问题。
3 事业单位档案管理信息化的建设途径探讨
3、1 提升档案管理人员的信息化素质
事业单位的档案管理信息化建设，需要一批具有极高信息化素养的专门人才进行推动。为此。事业单位在招聘中强化对计算机专业和信息化素养较高的专门人才的招聘工作，同时，事业单位还可以定期安排档案管理工作人员进行系统化的信息化知识培训。通过引进人才和培养老员工的方式，双管齐下的提高档案管理部门的信息化水平，从而为事业单位的档案管理信息化建设打下良好的人力资源基础。此外，除了信息化素质的提升以外，还要注重档案管理人员的爱岗敬业教育培训，使档案管理工作人员的综合化素质得到提高。
3、2 强化档案管理基础设施的建设工作
基础设施的配备也是档案管理信息化建设的重要前提。因此，各事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，要加大各种软硬件方面的通入，不断更新现有的计算机硬件设备，同时积极开发和引进先进的档案管理软件。这样不仅能避免因硬件问题而造成的档案信息丢失和泄露问题，同时可以通过优秀的软件应用极大的简化档案管理工作，并提升管理效率。此外，在档案管理的过程中，还要积极进行档案资料的备份管理，防止因数据丢失而造成的档案管理问题。
3、3 针对档案管理信息化进行制度化的建设
对档案管理信息化进行制度化建设，有利于保证档案管理工作的信息化建设顺利展开，并为其发展提供有效的制度支持和科学依据。因此，各事业单位应该积极进行制度化的档案管理信息化建设，并根据事业单位的具体情况进行细节方面的调整，便于其执行的可操作性。同时，还需要制定良好的监管体系，对档案的信息化管理工作进行全方位的监管，从而在促进档案管理信息化规范发展的同时，避免因信息泄露出现的各种问题。在制度化的构建过程中，要明确各个职能部门的责任，根据不同的权责划分进行不同的管理，从而督促各职能人员做好其分内工作。
3、4 进行合理的档案管理信息化建设的规划工作
在进行档案管理信息化建设的过程中，要遵循解放思想，实事求是的原则。对整个档案管理信息化建设进行合理规划，并做好各项调研及建设安排。并通过信息化平台的构建工作，使整个档案管理工作逐步转移到信息化的发展轨道上来，在提升管理效率的同时，也为信息的需求者提供更加优质的信息资源服务。事业单位的领导和各阶层员工要充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并在日常的工作中，积极配合档案管理部门的信息化建设工作，为构建高效、安全的?n案管理体统提供强大的后备支持。
3、5 在信息化建设中做好档案保密工作
事业单位的档案具有一定的保密性质，可能涉及到国家利益或者国家安全。因此，在事业单位的档案管理信息化建设过程中，一定要构建起良好的信息保密机制。从而使档案信息管理在存储、调用及传播的过程中，确保档案管理的安全性和保密性。
没有遵守统一规范制度。单位从领导到科员，对档案管理这件事都认为是小事，从来没有说认真按照上级部门要求，认真对档案进行规范化的统一整理，没有相应的配套程序或者规定，大大影响了档案资料的更新和利用效率。档案利用率有限。很多人认为档案管理就是单纯的保管，其实这种想法是大错特错的，而是包括一系列的服务内容的，包括档案信息的开发利用。
现今，单位人事档案信息都没有被好好的利用起来，一般情况下，只在党员发展、职位晋升等情况下才用的着，没有充分起到人事档案的作用。未实现科技管理。现在是一个科技时代，单位没有把信息技术这个科技产物很好的与档案管理完全结合起来，通常只是简简单单发挥了档案材料的目录的录入作用，人事档案管理信息化的作用始终没有能够被开发。
二、对症下药
领导看重。领导一句话，顶过半边天。单位领导对人事档案管理这个事必须充分重视起来，要加强相关方面的意识，要对人事档案的作用有充分的认识。另外，要对人事档案管理这项工作有充分的部署，要设立机构，安排专门人员从事相关管理，做到有计划，有落实，有检验，对档案管理工作者要加强关心和了解，要让他们也得到同等福利待遇和升迁机会。这些必将提高相关人员的工作绩效，使他们有更好的工作心态，从而促进人事档案管理。
拨款到位。对人事档案管理工作，要适当给予项目经费，要把它列入每年的经费预算之中，并且要安排专门的地方，尽量让三室分开，并且配置齐去湿去尘仪器，装好防盗防火设备，做到硬件设施杠杠的。要实现专业化。对相关人员入职时要提高入职门槛和入职标准，必须是招专业人员来进行人事档案管理这项工作，不要由人力资源相关人员兼着做，这样可以提高档案管理的水平，保证档案工作的长效性。其次，要提高档案管理人员的理论素质、业务素质、道德素质。
档案管理人员应该不断学习最先进的管理知识，将它应用于实际工作中去，同时要不断结合单位实际情况，创新工作方式方法，提高业务能力。最后，要有良好的道德素质，做好档案管理工作，要有责任心，对每份人事档案都应仔细仔细再仔细，确保资料齐全真实，管理得当。单位应当制定相应的规章制度，定期检查。对档案的报送、收集、整理、资料是否完备、表达是否准确等方面都要经过细致检查，这些过程都要制定相应的标准，不能人为恣意的发挥主观能动性，一切按程序按制度来。
实现科技化管理。应当及时更新档案管理技术，将档案管理与信息技术有效结合。把相关的存储技术、防护技术等等都用上，提高工作效率和工作质量，延长人事档案的寿命。
三、结语
关键词：婚姻档案；计算机管理
近年来，随着经济发展，档案工作面临着信息量不断增大、档案内容更新加快、档案调用更趋频繁等新情况和新任务，传统手工管理的弊端也就进一步凸显。一是繁、乱、慢的现状跟不上发展的快节奏。由于档案意识、思想观念、资金短缺等因素的影响，大多数婚姻档案管理部门对婚姻档案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作阶段。面对档案的接收、分类、整理、归档、利用等繁重的工作任务，不仅浪费工作时间，陷入“慢”的僵局，也极易导致工作无序化，受窘于“乱”字，从而滞后于发展的要求。二是低效、缺员的矛盾日益突出。机构改革以来，婚姻档案管理部门的工作任务越来越繁重，而操作手段落后与工作人员不足的矛盾也就日益突出。减员是以高效服务为前提的，在目前档案低效管理的状态下，无疑用员需要较大。但事实上，几次机构改革人员精减及其历史原因，档案管理部门人员少、工作量大的矛盾不减反增。因此，在人员少、增加人力困难的实际面前，实行计算机管理切实可行。随着一系列档案工作法律法规的颁布实施，全社会的档案意识不断增强，大多数婚姻档案管理部门均能按照档案管理的规定和要求，对所管理档案进行科学、系统的整理，使婚姻档案基本达到了分类准确、排列有序、编目科学、管理规范，婚姻档案的现代化管理奠定了基础，创造了条件。同时，随着科学技术的蓬勃发展，成熟计算机信息管理技术已普及到各行各业、各个领域。一方面，大部分部门（单位）都配备有微机，有熟练的操作人员，基本能实现文字材料的打印、报送和网上软盘传送。另一方面，许多管理部门就婚姻档案管理电子计算机化，进行了可贵的探索和尝试，也取得了明显的成效，为婚姻档案工作注入了生机与活力。可以说，无论是婚姻档案集中管理的实现，还是计算机技术的普及，都为婚姻档案实行计算机管理创造了必要的条件。因此，可从以下三个方面着手。
一、建立文档一体化管理的业务体制
1、 建立文档一体化管理的组织机构。要从上到下逐级成立一个文档一体化综合管理机构，来保证文档管理部门从横向、纵向上取得联系，共同协商，齐抓共管，为实现文档一体化管理打下扎实的组织基础。
2、 建立统一的业务规范。首先是统一用品，从文书处理用的拟稿纸、文件处理签、各种表格，到文书立卷用的卷皮、卷合及各种装具，一律由省档案局统一规格，统一监制，有效地保证文档用品的规范一致。其次是统一编号。文书处理部门对文件进行分类编号时，应严格执行国务院办公厅和中共中央办公厅文件编号的有关规定，与此同时，也要考虑同档案部门分卷归档的一致性。如果文书处理部门能够严格按照有关规定和各部门职能活动的特点去分类编号，就会与档案部门的分类组卷取得一致。
3、 统一抓岗位培训。推行文档一体化管理，首先在于提高文秘档案工作人员的思想认识和业务素质。要通过岗位培训使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。其次要注重抓好领导者的培训，能否真正全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。领导要把这项工作纳入议事日程，把推行文档一体化管理落实到实处。
二、建立文档一体化计算机管理系统。实行文档一体化管理的目的就是为实现文档一体化计算机打下基础。为此，建议从以下几个方面来考虑。
1、 考虑数据结构的一致性。在新的文档一体化管理业务规范未出台之前，设计数据库时既要参照《国家机关公文格式》。又要遵循《档案著录标引规则》，统一设计公文著录和档案著录数据结构，以保持数据结构的一致性，尽可能地将档案文件的著录项目放在公文登录项中，以免去档案重复输入数据之苦，从而充分发挥计算机的一种输入，多种输出的优势。
2、 考虑功能结构的连贯性。系统功能应当按照文档处理的业务流程和管理人员的操作思路进行设计，操作人员只要选择所需功能完成操作即可有条不紊地完成各项管理业务。
3、 考虑管理方式的协调性。新技术的应用需要建立与之相适应的管理方式。为此，一定要抓住从文件到档案的关键环节—文书立卷，实施改革。将过去以问题为主、按组卷的传统方法，改为按职能、专业为主的大要领的新型立卷方法，这样，有利于档案人员在计算机上只要输入归档文件的组卷标识、保管期限标识等，适当修改或调整即成案卷，所有的抄写工作由计算机打印完成。
参考文献
[1] 陈智为 婚姻档案及其用途〔J〕兰台内外2012（1）
人事档案管理是每个单位不可忽视的一项重要策略。随着信息技术的发展和进步，推动人事档案管理的信息化建设成了一种趋势，这样不仅有利于确保档案资料的完整性和安全性，还有利于档案信息的查询和资源共享，对提高整个人事档案管理水平，充分发挥人事档案的重要作用具有现实意义。下面将探讨分析人事档案管理信息化建设的必要性，并提出相应的建设策略，希望能够为实际工作提供指导与参考。
2、人事档案管理信息化建设的必要性
人事档案管理信息化是随着信息技术的发展而出现的趋势，在现代社会，推动人事档案管理信息化建设是十分必要的，具体体现在以下几个方面。
2、1顺应时展的要求。随着信息技术的发展和进步，它在人们日常生活的运用越来越广泛，在人事档案管理的运用也不例外，这样能够更为有效的进行人事档案管理，还能够推动管理工作的开放化、社会化进程，为人事档案管理提供技术支持。因此，加强人事档案管理信息化建设是时代的要求，是整个社会发展的趋势，必须重视该项工作。
2、2保证档案安全的策略。传统纸质档案资料的管理方式尽管能够起到一定的作用，但不利于保证档案资料的安全性，容易受到火灾、水灾、病虫害的影响。并且一旦出现丢失或者烧毁现象，则无法恢复。而运用信息化管理手段，将人事档案信息进行数字化处理，能够确保人事档案信息资料的安全，方便以后的查阅和使用。
2、3提高管理水平的方式。利用信息技术的支持，能够将人事档案信息资料进行数字化处理，有利于对档案资料进行查阅和管理。同时也方便人事档案信息资料的共享，推动人事档案管理方式的不断完善。还可以简化工作流程，方便人事档案信息的查询，减少管理人员的工作量，加快人事档案信息更新速度，节约资源，促进人事档案管理水平的提高、
2、4发挥档案作用的手段。在人事档案管理过程中，通过运用信息化管理方式，对资料的查询、更新、修改都可以在电脑上进行，有利于确保信息资料的完整性，使人事档案更有价值，为单位考查工作人员的综合情况提供相应的依据，从而促进档案更好的发挥作用。
3、人事档案管理信息化建设的策略
正因为加强人事档案管理信息化建设具有上述重要作用，因而今后应该重视该项工作，采取相应的措施，推动信息化建设进程，具体来说，笔者认为可以采取以下策略。
3、1坚持运用信息化建设的思想。在人事档案信息化建设趋势的影响下，档案管理部门必须转变传统的思想观念，坚持运用信息化建设的方针指导人事档案管理工作。注重对信息化管理系统的开发和应用，管理人员应该具有创新思想，注重管理手段和方式的创新，注重对先进技术的应用；坚持从本单位的实际情况出发，在管理实践中逐步提高对信息化技术的应用水平，坚持循序渐进原则，加强技术研究，完善管理内容和管理系统，对存在的问题及时采取措施改进，推动人事档案信息化建设的步伐。
3、2创造良好的信息化建设氛围。完善管理规章制度，健全奖惩激励机制，引进高素质的管理人员，营造良好的工作氛围，调动广大工作人员的积极性和主动性，掌握相应的技术措施。同时注重对管理人员的培训，提升他们的管理技能，推动信息化建设的顺利进行。
3、3实现人事档案的一体化管理。推进信息化建设的过程中，需要重视对整个过程的管理，对人事档案信息进行数字化，进行存储和备份，确保档案信息资料的安全，做好对档案信息的备份与管理，运用科学的管理手段加强电子档案管理水平。同时，要重视利用信息技术加强人事档案整个过程的管理，包括建档、归档、查询、借阅、盘点、处理、转出等程序，实现对档案信息接收、传送、传输、使用的一体化管理方式，提高档案管理工作水平，促进人事档案作用的充分发挥。
3、4重视管理软件的研究与开发。人事档案管理信息化建设必须以信息化平台为依托，将其作为管理的操作平台。因此，管理人员和技术人员需要加强研究工作，重视对管理软件的研究与开发，为信息化管理的顺利推进创造良好的条件。同时注重对管理软件的更新，不断完善管理系统。加强数据库建设工作，做好档案信息资料的存储，为查阅和调取提供方便。另外还要加强数据库的安全水平，建立完善的安全管理制度，采用相应的安全技术，提高档案信息服务水平，不断促进人事档案管理水平的提高。
3、5建立专业人事档案管理队伍。注重对高素质管理人员的引进工作，加强管理队伍建设，人事档案管理人员不仅需要掌握管理程序和规章制度，还应该熟练的掌握管理技术的应用，能够胜任信息化建设的节能要求。同时，单位要注重对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业技术水平和业务素质，通过访问、进修、学习等方式学习先进的管理理念和管理技术，推动信息化建设进程。同时，管理人员还需要严格遵循相关法律法规的规定，树立良好的职业道德，避免出现弄虚作假的现象发生，推动人事档案信息化建设的顺利进行，提高人事档案管理水平。
计算机对档案信息的管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性强等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门实现科学化、正规化、标准化管理的重要条件。但是由于档案人员专业水平不等，计算机的应用技术水平也参差不齐。为此，加快提高专兼职档案人员综合素质，成为一项重要的任务摆在档案工作面前。
从20世纪90年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先是计算机技术被广泛引入到日常的档案管理工作中。其中最为突出的表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中，把文书档案、技术档案卷内目录、案卷目录等录入计算机，以提高档案检索的质量和速度。其次，利用计算机光盘、磁盘、扫描等技术将档案信息进行大容量的存储和高效的检索。第三，利用计算机技术实现文档管理与办公自动化的无缝衔接，并达到档案资源共享的文档一体化水平。第四，档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在，通过计算机网络技术对档案信息资源进行互通、合理共享。
二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试
近年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命和维护历史真实面貌外，其重要任务就是开发档案信息并提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化、档案管理工作模式的信息化、档案工作目的的信息化、档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。它进一步发挥在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化管理能力和档案信息化建设起着引导和推动作用。
三、计算机技术在档案管理中的应用有利于增强各级领导的计算机意识和现代化意识
21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的发展中求生存、谋发展，档案工作面临着高科技的挑战。为此，要求档案工作者及档案部门的领导不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且还要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。然而，现实档案管理中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强，现行的管理手段有的仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、素质、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望，致使档案队伍中计算机专业人才紧缺，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案现代化管理水平也很难有实质性的提高。这些状况表明，在信息化时代，强化档案工作人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，是加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变的关键，是非常迫切的要求。这必将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，从而不断加快档案现代化的建设。
四、顺应现代信息化发展和全面提高档案工作者的素质
【关键词】
医院感染;档案;规范管理
Standardized Management of Clinical, Medical Technology Departments, the Need for Hospital Infection Files
CHEN Xiuhua,FAN Xiuzhi、 Fourth Hospital of lnner Mongolia Baotou Baotou 014030 Preventiog and Health Care
【Abstract】 Objective To standard hospital infection control data and enhance manage capacity of doctors and nurses、Methods 3 document boxes which had stated catalog were send of relative department、Results relative datum were conserved according to request only one department not、Conclusion To avoid information fixing,in order to control hospital infection for offering foundation,spare time and accquire good effects、
【Key words】
Inquiry into; Management of nosoial infection
1 规范管理
医院临床、医技科室由于受到职能科室及上级部门不断检查督导，各职能科室(如护理部、医务科、预防保健科、党办等)下发资料和考核细则内容较多，临床、医技科室管理起来较乱，检查时很不方便，有时把所有管理的资料放在一起，不知是哪个职能科室来管理，为了使医院感染管理工作制度化、规范化、人性化，预防保健科从2006年开始按照《内蒙古等级医院评审标准》及上级卫生行政相关部门要求，结合我院实际情况，给各临床、医技科室下发3个档案盒，每盒按规定的目录归档，同时规定统一的记录本和工作手册及相关制度，并要求有专职人员管理， 这些制度、工作手册我们也不断的修改，实行几年来，收到了良好的效果。
1、1 档案盒内容
第一盒：（1）医院感染管理工作依据和文件(上级下发)
(2)医院感染管理指南(制度、措施、流程 委员会、监控小组成员等)
(3)医院感染管理考核细则
(4)预防保健科和上级检查记录
(5)职业暴露登记表
(6)医护人员防护指导手册
第二盒：(1)医院感染管理监控小组自查会议记录，医院感染管理信息报导
(2)医院感染病例登记及分析评价记录本
(3)医院感染培训计划和培训记录
第三盒：(1)微生物、空气培养结果
(2)医疗废物回收登记
(3)常规消毒记录(包括使用中消毒液浓度监测)
(4)紫外线消毒记录及紫外线强度检测记录
(5)终末消毒记录
对于重点科室除了共性记录外，还有科室独特记录本，透析室(钾、钠、氯监测、机器消毒记录)，ICU(有呼吸机清洗消毒记录、耐药菌分析记录)，口腔科(有手机等高压消毒灭菌使用数量登记本)，手术室(有手术残肢交接记录本)，妇产科(有胎盘交接记录本)，新生儿室(有暖箱消毒记录本)，放射科(导管室有一次性导管使用记录)
1、2 我们为了管理更规范合理化，不断的持续改进，09年又修定了医院感染管理工作手册，每科下发一本，内容包括：
(1)科室医院感染管理小组成员名单
(2)科室医院感染管理小组工作职责
(3)科室医务人员医院感染管理职责
(4)科室医院感染管理年度计划
(5)科室控制医院感染管理制度
(6)每月科室医院感染监控小组自查记录(包括存在问题、整改措施)
(7)每季度监控小组会议记录
(8)每季度科室学习记录
(9)上级检查反馈记录
(10)医院感染病例登记表
(11)消毒灭菌环境卫生学监测记录表
(12)抗生素使用率登记表
(13)职业暴露登记表
(14)科室医院感染年度工作总结及分析评价
这样我们又将档案盒由3个减到2个，为了和其他职能科室档案资料有所区别也为了检查、督导方便，我们资料封面颜色统一为黄色。
2 效果
2、1 成立科室监控小组 要求监控小组成员履行各自的职责，强化了科主任、护士长医院感染管理的责任感，理清了医务人员的管理思路。
2、2 强化医务人员医院感染知识 由于培训有计划、有考核，使各科室能按规定进行学习相关知识，医护人员医院感染知晓率调查成绩逐年上升，使他们充分认识到了医院感染防控的重要性。
2、3 规范了医护人员工作行为 使医护人员在工作中有法可循，有据可依，尤其是医生能对感染的病例及时上报，早分析，采取积极的控制措施。医护人员手卫生依从性、标准预防、消毒隔离逐步落实在实际的工作中。
关键词：项目 档案 管理
河南煤化集团新疆公司自2008年进疆以来，发展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化项目、20万吨/年焦炉煤气制甲醇项目、40亿立方米/年煤制天然气项目及2×1000MW煤电一体化等十余个大项目的建设工程中，逐渐领悟到，加强项目档案管理，对于促进项目的健康发展的是非常必要的。
1、加强项目档案管理的意义
项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时项目档案也是项目建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强项目档案管理，确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。
2、项目档案管理的现状
计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给项目档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是项目档案管理仍存在着不少问题，急需进行改进。
2、1 项目文件管理的职责混乱
各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。
2、2 项目档案管理人员流动性大
特别是项目建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。
2、3 项目文档资料收集不齐
建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、重要的会议纪要等；建设项目设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设项目施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设项目监理文件不全，如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。
2、4 存档文件不规范
文件格式不规范，文件材料没留装订线；签认手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾（竣工图与设计变更不符）；部分重要文件存在代签等现象。
2、5 文件材料整理编目不规范
文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。
2、6 建设项目文件整理归档不及时
平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。
3、如何加强项目档案管理
随着河南煤化新疆公司项目发展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使项目档案更好的服务于项目发展显得尤为重要。
3、1 健全档案管理制度，提高档案管理意识
要从思想上认识到项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点。
3、2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质
项目档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属项目工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。
3、3 及时收集档案资料，合理分类归档
在项目建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关建设单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。
3、4 档案工作现代化
计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。
档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
参考文献：
[1]李巧存、浅论如何提高图书管理人员素质[J]、科技创新，2013，02、