一、目前文书档案管理中存在的问题
（一）文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的，但是人员配置确实不是齐全的。目前，许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂，会出现未将档案及时归档，或者是没有按照相应的管理标准等等，这样情况下的档案管理，不利于档案的综合利用，档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实，在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准，也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。其次，很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善，对目前文书档案管理形成了层层阻碍。
（二）文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作，也就是说文书以及档案两者部分组成，两者有区分也有联系，在大多数企业当中，文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了，我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是，在企业中的文书工作一般是兼职人员，对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来，让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书，未能在今后的工作中充分发挥档案的作用，档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。
（三）缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中，每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员，对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱，对于一般性的文件未能做到及时有效的处理，特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作，从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质，缺少工作责任心，未能认真记录或者是整理相关的档案文件，这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说，我们应该及时采取相应的解决措施，加强企业文书档案的收集以及归档工作，从而保证档案管理工作的顺利进行。
二、做好文书档案管理系统实现的措施
（一）不断完善档案管理制度，提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用，所以说，企业领导应该充分重视文书档案管理工作，不断与时俱进，完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行，不断促进文书档案管理工作规范性和制度化，从而不断提高文书管理水平。当然了，要想提高档案管理工作的管理水平，不仅仅需要稳定办公室人员，配备专业文书从业人员。同时，每一名员工要从思想上树立责任意识，认真做好文件资料的收集以及整理，有系统、有标准地进行收纳整理，以便以后的查找和利用。
（二）建立“自动化”管理系统，实现档案管理工作的一体化管理。首先，我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号，都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟，现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时，需要将前期的文书资料进行整合，将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中，同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理，从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并，在这样自动化的管理模式下，能够高效地将两者的工作联系起来，从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。
（三）加强档案管理人员的培训，不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员，不仅仅需要具备专业的档案管理知识，同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外，企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作，不断强化从业人员的专业素质。同时，也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作，让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作，从自身做起，能够更加了解文书档案管理的有效性，同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化，有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程，有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题，档案管理的工作人员应及时反馈给各部门，进行及时地解决，避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员，可以定期给予相应的培训，从而确保档案管理工作的顺利开展，这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现，这样的档案管理工作更加的高效化。当然了，文书档案管理工作的顺利开展，也离不开各部门的支持与配合。
（一）办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
（二）电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。
（三）提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
（四）文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
二、文书档案信息化管理存在的问题
（一）对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。
（二）电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
三、解决方法
（一）提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
（二）信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
关键词：档案管理;前端控制;文书工作;文秘人员;素质
前言
众所周知，档案由文书转化而来，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。传统的文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代，国家规定文书档案的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。
在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下，人们逐渐意识到文书工作是档案管理工作的基础，在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思想，档案前端控制包含于的文书工作之中。
1、档案管理前端控制与文书工作
控制论体系下，“控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展，获得并使用信息，以这种信息为基础，选出并用于该对象，并对象产生一定的作用。档案管理的前端控制是以改善档案管理质量，提升档案工作效率为目的，对整个文件从生成到进馆永久保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量，在档案管理的“前端”便进行干预和控制，以期对中端及末端管理工作产生积极影响。
1、1档案管理前端控制概述
档案管理前端控制的理论基础是20世纪80年展成熟的文件生命周期理论。文件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程，根据文件价值形态的变化，准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，并揭示出各阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一的文件生命周期理论，为文件的全过程管理奠定了理论基础，为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。
档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案管理现代化的发展，电子文件开始出现，传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制，无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启蒙作用：“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”①
档案管理前端控制思想最初只针对电子文件，即档案人员对电子文件管理的干预时机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理，那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节中，就很难保证电子文件的安全性。在众多对“前端控制”的描述中，学者刘越男的说法最具代表性：“所谓‘前端控制’，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。”②随着档案管理前端控制研究的深入和反思，人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是电子文件时代的全新思维，在电子文件出现之前，档案界就已经开始进行纸质档案管理前端控制的应用与探索，只不过没有明确提出罢了。
1、2纸质档案管理前端控制与文书工作的关系
现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想，档案前端控制原则同样可以用于指导文书工作，可使纸质档案管理和文书工作衔接得当，避免重复劳动，提高效率。
纸质档案管理的前端控制，即要从纸质文件形成之时甚至形成之前（即文件构思阶段）就对文件形成一直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。④
一般而言，文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要，围绕文件的生成、接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲，文书工作包括从文件形成直至办理完毕，单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共同参与的一系列工作。⑤本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内容可分为五个部分：一是撰写文件，包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、用印等;二是传递文件，包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件，通常包括拟办、批办、承办、催办、注办等;四是处置文件，即整理归档、清退、暂存、销毁等;五是管理文件，是为以上四项工作有效完成实施科学、系统、有效的组织管理过程。
2、前端控制思想介入文书工作的具体体现
档案由文件转化而来，那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件将转化为档案。文书工作和档案工作前后衔接，纸质档案管理前端控制思想介入文书工作之中，其实质是文件“档案化”，也就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性，使文件有可能作为证据和作为档案保存。⑥
2、1控制撰写过程，提高档案自身质量
高质量的文件产生高质量的档案。对文书的撰写过程加以控制，可提高档案自身的质量。前端控制思想介入文件起草撰写过程，可体现在三个方面。一是对文件立意和构思的控制。应注意文件内容必须准确体现上级意图，逻辑清晰、表达得体，保证文件内容的真实可靠。
二是对文件格式的控制。准确选择文种、题目拟定要体现正文内容并简练，字体字号等严格执行《国家行政机关公文格式》要求，保证文件传递信息的准确和规范。三是对文件主体辅助要素的控制。应注意主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些辅助标识的完整与规范，从形式上保证文件规范和真实，防范做伪。
2、2控制传递办理过程，提高档案工作效率
文件流转与办理过程中贯彻档案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、编目等中端、末端管理环节的工作效率。前端控制思想的介入文件流转和办理过程，可体现在以下三点：一是对收发文件的及时登记的严格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齐全，做到文、账相符，件件有着落，这对档案收集的完整性将产生积极作用。二是控制流转办理过程中文件实体安全。三是控制日常管理过程中文件的科学保存。现行文件日常管理应分门别类存放，并提前对分类后的文件按时间顺序大致科学排序。要注意定稿放在正本之后，附件放在相关正文之后，被转发的文件放在转发文件之后。这些前端控制的做法有利于减少整理时重复劳动，提高档案利用时的调卷速度。
2、3控制档案形成材料的选择，做好档案永久防护
保证档案永久保存，应将档案防护的控制提前至文件形成之前，即文档材料的选择。一要注意把控文件载体耐久性。选择优质造纸原料和脱酸纸张，减少因时间推移引起的老化和恶化。二要注意把控文件的书写材料。选择化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、防热、耐有机溶剂的墨粉进行书写打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印与静电复印运作方式不同，注意选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。总之，从文件形成之前就注意控制文件形成材料，能够有效延长档案保存时限，节约后期修复成本。
3、纸质档案前端控制对文秘人员的素质要求
做为社会实践活动，档案管理的对象是文档，档案管理的主体始终是“人”。纸质档案管理前端控制的实施者是一个单位的文秘人员。文秘人员的素质修养是前端控制效果的决定性因素。纸质档案前端控制思想对秘书人员的业务素质提出三点基本要求。
一是文字技能素养。无论是抄写、记录还是公文起草，文秘人员的工作一定要和文字打交道。广博的知识储备和良好的文字功底是对文秘人员的基本要求。立意准确、思路清晰、结构严谨、用词准确的文稿是文秘人员份内的工作和应尽的责任。
二是工作作风素养。具有高度责任感的文秘人员经手的文书工作绝不会潦草行事，保证了文档自身的质量和文档管理方法的科学，是全面执行纸质档案前端控制思想的根本途径。
三是档案意识和档案管理能力。文秘人员档案意识要求文秘人员重视档案管理，时刻谨记保密安全意识，增强档案管理理论知识和操作技能，对现行文件进行初步整理，优化归档立卷工作的前端基础。确保前端控制文件质量，为资政和决策提供真实文书资料，为档案管理各环节创造方便条件。
4、结语
前端控制是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，以有效利用和科学管理为目的，对两个系统内部的结构进行合理化调整，整合文件与档案管理流程，实现了整体效益的最佳化。⑦随着文书档案一体化进程的加快，纸质档案前端控制思想的理论地位会越来越高，其对实践指导的作用将会继续发酵。（作者单位：云南大学公共管理学院）
注解：
①C・诺加雷著，都宗成译、信息技术对档案与档案工作的影响[C]、第十三届国际档案大会文件报告集、北京：中国档案出版社，1997、
②刘越男、从一个新的视角审视“前端控制”思维[J]、档案，2006，（6）：26-29、
③刘越男、从一个新的视角审视“前端控制”思维[J]、档案，2006，（6）：26-29、
④周永军，韩瑛，杭付云、电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J]、科技档案，2009（1）：16-20、
⑤王健、文书学（第二版）[M]，北京：中国人民大学出版社，2011、
⑥祝庆、前端控制理论在档案永久性防护中的运用[J]、工程与建设，2014，28（4）：572-576、
⑦周永军，韩瑛，杭付云、电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J]、科技档案，2009（1）：16-20、
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲、档案学概论（第二版）[M]、北京：中国人民大学出版社，2006、
[2]王健、文书学（第二版）[M]、北京：中国人民大学出版社，2011、
[3]祝庆、前端控制理论在档案永久性防护中的运用[J]、工程与建设，2014，28（4）：572-576、
[4]顾文婷、企业文书档案管理需要前端控制思想[J]、陕西档案，2014，（3）：34-35、
[5]吕元智、关于文件“前端”控制的几个问题[J]、图书情报知识，2002，（6）：37-38、
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[7]周永军，韩瑛，杭付云、电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J]、科技档案，2009，（1）、16-20
关键词：文书档案 信息化 利用
中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0237-02
科学技术的迅猛发展给医院文书档案的信息化管理带来的很大的便捷，对促进医院管理效果的提升发挥了巨大的作用。但由于我国很多医院的文书档案在信息化建设上起步比较晚，仍存在着不少的问题，制约了医院档案资源的开发利用。为此，有关部门必须高度重视文书档案信息化管理与利用工作，促进医院管理水平的持续提升。
1 医院文书档案信息化管理与利用的意义
1、1 提升办公效率
传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作，对工作人员的要求比较高，但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力，使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷，文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便，办公效率得到了有效提升。
1、2 共享档案资源信息
文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离，实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。
1、3 信息传递安全及时
传统医院文书档案的传递受人为、距离、方式等的影响，容易发生丢失现象，给工作带来的严重影响。而信息化管理以网络作为传递平台，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息传递的安全性与及时性。
1、4 信息资源保存稳定
电子文件载体的寿命比传统纸质载体要长的多，在高温、高湿等恶劣环境下，纸质文书档案就会发生损失，而电子文件则不会发生这些情况。电子技术的发展异常迅猛，也给医院文书档案的存储带来的很大的便捷，可选用光碟、闪存、移动硬盘等各种载体，这些载体不仅信息储存方便快捷，且不易受外部环境干扰，信息资源保存非常稳定。
1、5 充分发挥多学科档案资源互补的作用
不同学科之间，由于各自学科的自身特色是不同的，造成在档案管理上存在一些不同。且由于学科上的跨度，信息资源的调度存在不少的难度，档案管理人员很难做到对每个学科的档案信息都了如指掌。而采取信息化手段，档案管理人员通过操作电脑，进行简单的平台操作，就可以迅速调阅出不同学科的信息，发挥了多学科档案资源的互补功效，管理效能大大提升。
2 医院文书档案信息化管理与利用中存在的问题
虽然医院文化档案的信息化管理利用的优势非常明显，但也存在着一些不可忽视的问题。
2、1 与其它学科档案资源信息共享方面重视程度不高
管理者往往只是重视自身学科文书档案的信息化建设，敝帚自珍，不同学科之间的信息资源很难做到及时调阅。这导致在信息资源利用中，无法实现资源的跨学科调阅利用，降低了工作效率，延误了诊治时间。究其原因，还是不同学科的档案资源信息的共享重视程度不够。
2、2 档案管理软件的横向对接相对滞后
由于医院档案的种类和数量不断提高，对其标准要求也日渐提升，传统档案管理软件的开发相对而言就显得比较滞后，不同的档案软件，由于在开发技术环境、使用方式、接口上等的不同，导致其很难做到横向对接，可扩张性和兼容性都不够理想，影响了对档案的管理利用效率。
2、3 文书档案管理与利用宣传力度不够
当前，信息化系统的应用已渗透至医院的方方面面，如文书档案管理系统、单位内部助力办公系统、科教管理系统、医院基建、设备管理系统等，都已得到了广泛的应用。但由于部分管理者的思维还停留在固有观念上，并没有将这些系统有机整合提高档案管理，有效利用，导致其档案资源整合管理利用效率不高，作用难以充分发挥。
3 提升医院文书档案信息化管理与利用效果的途径
面对医院文书档案信息化管理利用中存在的问题，必须采取切实有效的措施，才能不断提升其管理利用效率。
3、1 规范文书档案管理与利用的基本体系
医院采用的档案管理软件必须符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制、借阅管理、统计报表、检索浏览、格式转换、数据输入输出等功能，确保医院文书、职能管理档案的信息资源利用开发、业务流程管理和一体化管理，实现文书、职能管理档案系统网、内部信息网三网间的互联互通，建立科学的档案管理利用基本体系。
3、2 提高各部门对档案集合体的认知意识
医院文书档案管理者必须清醒的认识到，文书档案管理工作不仅仅是管理者的责任，也不是医院哪个部门、哪个科室的责任，所有人员和部门，如党办、护理部、医务处、总务处、药剂科、门诊部、设备科、财务处等都是档案资源来源和管理中的重要一环，哪一环出了问题，档案信息资源发生了疏漏，都可能会对档案资源的整体利用效率产生较大影响。为此，必须提高对档案集合体的认知意识，共同为实现文书档案的现代化管理而贡献力量。
3、3 加强信息传输网络化布局建设的力度
必须依托医院已形成的内部网络平台，建立专门的档案信息网站，提供信息的联机、公共目录的查询、检索服务。还应提供档案信息咨询服务，以定向和定题授权的方式，为员工提供交互式的信息查询服务，便于其能够及时了解到文书档案及职能科室归档信息。利用现代化计算机技术，对档案信息进行深层次提炼、加工与开发，从而扩展医院档案的服务功效和范围，提升医院的文书档案，职能科室管理档案的总体质量水平。
3、4 注重档案资源的挖掘与持续性发展
文书档案资源是医院重要的战略性资源之一，是医院多年来发展成果的最宝贵结晶。在挖掘档案资源内在价值的过程中，应将重点放在医院管理、重大事件、重点项目、科学技术、会计凭证、设备仪器、科室文化、特殊载体等方面的档案资源的归档整理利用上，从而提升其管理利用的潜力。同时，医院各个部门和人员还应注意档案信息的不断更新，采取现代化技术手段改善档案信息的管理质量，时刻保证档案信息的实时性，确保档案资源的可持续发展。
3、5 树立档案资源为医院工作和员工服务的理念
文书档案的信息化管理利用，有利于实现档案的一次性输出记录，扩展了档案检索方法，提高了电子档案查阅的快捷性和方便性。利用计算机对医院各种载体和门类的档案进行储存，既利于医务工作者的阅读查找，同时也节省了传统档案管理方式下的造成了人力物力财力方面的浪费，确保了医院工作效率，也为医院创造出更高的经济效益与社会效益，这也反过来推进了医院文书档案现代化管理的不断发展。
4 结语
加快医院文书档案信息化管理与利用建设步伐，加强与职能科室的横向信息化对接与管理，功能互补，注意档案资源的开发利用，达到与医院各项工作协调一致，可持续性发展的功能，对提升我国医疗卫生事业的现代化建设水平有着非常重要的意义。医院管理者应高度重视这一问题，多措并举、持续用力，不断促进我国医院文书档案信息化建设利用水平迈上一个崭新的台阶。
参考文献
[1]王健、浅谈对加强医疗档案信息化管理的思考[J]、价值中国，2013（4）、
【关键词】办公室档案；收集与管理；电子化
办公室是一个变迁着的概念，随着办公室的功能日益增多、细分日益复杂和精密，具有历史意义和见证意义的档案功能也逐步繁冗，达到了需要进行科学化管理的地步。与此同时，办公室档案具有特殊的意义，一方面具有时效性，办公事宜是实时发生的，档案资料随时产生，因此对于档案的筛选、整理和归档提出了时间上的要求，采取事后整理的方式已经被证明是不科学的，因此需要即时整理；另一方面具有复杂性，办公室档案的内容极其庞杂，如果全部加以保存，整个办公空间会受到极大的影响。但是如果不加以保存，相应的客户档案就会有毁损灭失的风险。办公室文书档案是办公室档案的一种，主要内容是在办公过程中，与上级机关、团体、组织等在行政管理、检查、交流等过程中产生的往来文书，并且这些文书经过筛选和过滤重新归档，进而由活动过程中的表层文书文件转换为办公室文书档案。相较于办公室的其他活动，办公室文书档案具有的特征为正式性、公共性、格式性、保存价值性、借鉴性、通行性等，因此进行归档和管理的必要性、重要性和可行性要比一般的办公室档案高。如前文所述，办公室文书档案既然属于办公室档案的一种，其自然也具备两个过程：归档和管理。信息化的时代已经来临，办公室文书档案的归档和管理方式已经具备创新的条件，本文基于此，意图对办公室文书档案的收集与管理进行路径上的创新。
一、办公室文书档案收集与管理路径的既存问题
（一）观念陈旧，改革手段治标不治本。目前对于办公室文书档案收集与管理的观念陈旧，依然是采取在一个办公日程结束后加以归档的方法；尽管存在一些改革方法，如间隔时间收集管理法、分类收集管理法、专人专项收集管理法，却依然治标不治本，产生相近但是形态各不相同的新情况；这是所有办公室文书档案收集与管理问题产生的根源。
（二）保存成本过高。办公室文书档案随着办公室活动的日益增多而变得日益庞杂，陈旧的收集与管理手段已无法对这种繁杂的规模进行整理；相应的，传统的改革方式只是注重不断扩建、增加储存容量、增加相应的人事力量、进行大规模的文书修复工作但是并不注重保存；对办公室文书保存场所的增加、相应工作人员的增加，均使得成本大量增加。
（三）没有形成有力的规范。目前设立专门办公室文书档案的企业、行政部门较少，工作人员的操作并不具有相应的规范性；与此同时，即便是设立了相应的规范，规范要么存在时间较长，较为陈旧，要么规定过于宽泛，无法具体操作；没有规范化的操作，就容易产生档案毁损灭失以及效率低下等问题。
（四）人员素质低。我国档案学已经诞生许久，但是对口的却是图书馆等工作，而在办公室工作的职员却面临着相关知识缺陈、没有相应的意识、理论水平低下、专业素质缺乏等问题；与此同时，办公室作为工作场所，相关的人士较多，因此在具体工作的过程中会有不同程度的破坏文书档案的举动。
二、办公室文书档案收集与管理路径创新
（一）建立文书档案电子化。电子化、数据化是新时代的产物，这不仅仅是工具和手段上的创新，并且在方法论上具有创新的意义；办公室文书档案如果进行数字化整理是一个一劳永逸的工作，首先其仅仅需要对原先没有电子化、数字化的文书进行归档和整理，其次办公室文书档案收集工作会减轻，仅仅需要相应的办公职员进行收入数据库工作即可；办公室文书档案的电子化、数字化成本较低，仅仅需要几台服务器即可。
（二）建立及时淘汰制度。办公室文书档案的繁冗是造成现在问题的主要原因，为了减轻负担必须建立淘汰制度；重点在于淘汰的时点，一般而言，一个文书仅仅具有当时项目的效用，因此在相关项目建构结束之后便可以丢弃，但是有些文书却具有长时间的效用和借鉴效用，因此需要建立相应的分类制度，将二者结合起来。
（三）专人专员负责。由于电子化和数据化的建立使得数据存储空间和办公文书发挥效力空间分离，因此就具有专人专员管制的可行性；通过对该专员的培训提升对于档案管理和收集的能力和效率是一举两得的；专人负责制也可以摆脱不同的人对文书档案造成的损害。
【摘要】改革开放以来，越来越多的企业意识到了档案管理工作的重要性，这对文书档案管理工作提出了更高的要求。总的来说，文书档案工作只有坚持创新才能跟上时代的发展节奏。基于此，本文主要对企业文书档案管理的问题与改进方法进行了探讨。
关键词 企业文书档案；档案管理；问题；改进
所谓文书档案，也叫做管理性档案，即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件，这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中，文书档案管理占据着举足轻重的地位，是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说，企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系，只有坚持创新和与时俱进，才能落实好文书档案工作，使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。
一、企业文书档案管理中存在的主要问题
（一）企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中，档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为，这是一份没有什么难度的工作，而且通常会下意识的下调招聘的标准，更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视，难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时，有些部门为了图方便，在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档，由于归档不及时，因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中，经常出现催还未果，过期不换的问题，加之档案部门没有及时采取处理措施，因而导致这该岗位形同虚设。
（二）文书档案与档案工作契合度低，资料不全面。对某些机关单位而言，文书档案管理是一份可有可无的工作，而且存在“重经营、轻档案”的现象，致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上，这不但有碍工作人员能动性的发挥，同时还会影响文书档案的可靠性，导致其无法与档案工作衔接，正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度，加之当前的管理制度存在许多漏洞，因而导致二者处于一种“各自为政”的状态，经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。
（三）企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来，企业档案管理人员的任务就是保存好档案，这种封闭式的管理模式，使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求，加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视，而且管理人员水平普遍偏低，档案部门又是一个可有可无的岗位，也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度，导致档案管理水平普遍偏低。
二、企业文书档案管理的改进方法
（一）从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度，才能形成上行下效的效果，使全单位的工作人员都重视这项工作，也才能获得其他部门的理解、支持和帮助，从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候，一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。
（二）努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说，档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑，二者是相辅相成，缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作；文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以，文书工作人员必须具有一定的档案管理意识，在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则，这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系，还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续，做好档案的统计与保护工作。
（三）落实文书档案的基础工作，对工作进行全方位的沟通、协调和监督。文书档案管理人员应该清楚自己应该做什么，不应该做什么，最关键的就是要养成服务意识，认真落实好档案的收集、鉴定、利用、保管、统计等文书档案管理工作，这样才能最大限度地发挥档案部门的作用和价值。众所周知，文书档案中的重要资料一般都来源于其它的部门。所以，文书档案管理人员应该主动联系其它部门的工作人员，随时了解他们的动向，定期参与各业务部门的培训活动，这样才能了解和学习其他部门的一些基础性知识，以降低文书档案管理工作的难度，除此以外，还要对各部门的档案收集工作进行监督和指导，丰富档案收集渠道，充分发挥档案部门的价值。
关键词：文书档案绩效考评实践探讨
医院将文书档案管理纳入职能科室的绩效考评体系，对23个职能科室从公文管理、归档立卷、档案开发利用等指标进行考核，切实将文书档案规章制度落到实处，进一步提高对文书档案的重视程度，充分挖掘文书档案的有效价值。
一、健全医院文书档案管理制度
是档案管理绩效考核的基础
第一，做好公文管理工作与档案工作的规范衔接，从源头规范管理公文的水平和质量。医院各类公文是文书档案的来源，同时档案是有效文书的归宿，因此要提高文书档案的完整性、准确性，规范性，必须从公文处理的各个具体环节。我院采取的是相关职能部门负责起草文书，医院办公室统一印发。所有以医院名义形成的向上级单位的请示、报告等以及医院内部形成的公文，均由医院办公室统一归档，确保文书档案完整性和连续性。公文的拟制是公文形成的关键环节，针对各职能部门负责人对公文写作的理解存在差异的问题，我院每年度进行公文管理的培训，对公文格式、公文程序、公文文种、公文内容等严格要求，真正使公文成为文书档案管理的基础和前提。
第二，规范文书立卷归档，严格借阅制度。各职能科室按照文书档案立卷要求，每年8月份前将上一年度的档案进行归档，归档的文件材料应收集齐全完整。归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律，以“件”为单位，按照年份和保管期限划分，还要保持文件材料的有机联系，便于保管和使用。同时，文书档案的保密性要求严格执行借阅制度。本单位档案室保管的档案主要提供本单位利用。查阅本科室立卷档案，须由经办人填写《档案借阅申请》，部门负责人签字；查阅非本科室立卷档案，须由经办人填写申请，立卷部门负责人同意方可借阅；外单位查阅本单位档案，须持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。查阅档案应在档案室内完成，如工作需要外借，借期一般不超过一周。档案查阅者必须遵守保密性，负责维护被查阅档案的完整性与安全性。
二、提高医院文书档案管理意识
是档案管理绩效考评的保障
第一，加强领导的管理意识。医院将档案管理工作纳入“十二五”规划中，与医院业务建设同步规划，同步发展，并作为医院发展及争创全国优质医院的重要内容来抓。本单位档案工作由院领导直接分管，办公室主任主管，院领导充分认识到档案作为信息资源在医院建设中发挥的重要作用，使档案工作有了信心和保障。医院为档案管理配备了专用档案库房和必要的安全保管设施，配备了业务技术强，政治思想好，综合素质好，工作有责任心的党员同志负责，实行职能科室一档案室一主管领导三级管理体制。
第二，提高归档科室的责任意识。医院在综合档案管理专职人员的基础上，在每个职能科室设立一名兼职档案管理员，通过加强宣传、组织业务培训等方式，提高职能科室负责人及兼职档案管理员的业务素质。文书档案管理人员的归档意识和业务能力直接影响着档案管理工作的质量。兼职档案管理人员专门负责本科室档案材料的收集工作，医院档案室专员定期到各科给予业务指导，提高实际操作的业务水平，规范文件归档的每个环节。通过医院院报、医院网站、中层干部例会等渠道，宣传档案的重要性，增强全员档案意识和法制观念。
第三，树立档案专职人员的服务意识。档案专职人员的服务意识体现在要关注医院建设发展大局，主动了解医院各项业务工作，搞清服务方向、服务对象和服务重点，用好用活档案，为医院发展献计献策。档案专职人员要做到医院的中心工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务意识的强弱、服务质量的高低，关系着档案工作自身的发展和档案开发的成效。
三、医院文书档案的开发和利用
是档案管理绩效考评的动力
作为三级甲等肿瘤专科医院，医院注重医疗技术发展的同时，随着电子信息化程度的提高，同时机关单位无纸化办公的推进，对文书档案的管理意识日渐淡薄，档案资料存在散失的现象。如何扭转这一局面，医院着重在档案的利用与开发方面动脑筋、挖潜力，通过展示档案工作的价值，进一步加强对档案工作的重视和认可程度。
关键词：秘书人员；职业素养；文档管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
秘书人员在学校的教学和管理工作中起着非常重要的作用。他是领导层的助手和参谋，为校领导的决策调查研究；是教职工的密切联系者，承上启下、协调服务；也是学校文书档案的管理者，用各种文献载体记录学校在各项活动中的历史印记。文档的整理和利用情况直接反映了秘书人员的职业素养，我认为，要做好学校文书档案的管理工作，秘书应具备以下职业素养。
一、职业道德
道德是人们调整自身行为及相互关系的思想意识和行为准则。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵守的，是社会道德在秘书职业活动中的具体表现。秘书人员与领导决策层接触最为频繁，得到信息的时间早，信息量也多，加之学校环境特殊，教职工文化程度和水平一般较高，遇事见解较多，学生群体基数大，若秘书人员不能把“德”放在首位，随意透露领导的意图，将会给学校带来不堪设想的后果。秘书人员在从事职业活动中，必须注重职业道德素质的培养，遵守职业道德规范，注重诚实、守信、求是的工作态度，努力成为一名具有高尚的职业道德素质的合格的秘书。
二、专业素质
1、文字水平与能力
古人称秘书为“常管文书并协助领导处理日常工作的人员”，可见擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。起草文稿是秘书文字工作的重要环节，文稿的起草，通常是由秘书在领导的口授或提示下完成，即由领导口述文稿主要内容，经秘书加工整理；或者是由领导示意提纲，秘书搜集资料，草拟文稿再讨论修改。秘书在拟稿的过程中，要根据文稿主要内容，提出相应的见解或解决方案，这样形成的文稿才能反映基层群众的面貌，从而全面、真实的反映领导的意图和决策，真正发挥好助手和参谋作用。在编写文稿的过程中，对于文字的运用和把握直接反映出秘书人员的文字水平和能力，因此，秘书不但要具备扎实的文字功底，同时还要有广、博、精、专的文化结构。秘书人员只有不断强化基础知识和专业技能的学习，拓宽知识结构，才能适应时展的需要。
2、做好领导的助手与参谋
秘书在学校的日常工作中，要真正发挥好助手和参谋的作用，首先要摆正自己的角色位置，领导与秘书虽说工作目标一致，但职责却是不同的。作为领导的助手、参谋，秘书要为领导编撰文稿，在一些场合为领导讲话，但秘书的工作性质始终是辅、参与性、支持性的，绝不是命令性、指挥性、决策性的，这就要求秘书必须善于领悟领导的工作特点，思想上主动服从领导，行动上与领导步调一致。
其次要熟悉学校教学管理、学生管理流程中的各环节，掌握其中的规律。学校文书档案的管理工作是为决策层提供辅助和服务的工作，它不仅可以协助学校领导和各业务部门做好信息的收集、传递和管理工作，为学校领导和各业务部门提供准确的信息和查询功能；还可以传达学校管理的方针、政策、制度，同时各部门的情况和问题也是通过文书工作的流程向上级报告、请示，按照如此的上下达情，左右疏通，学校的教学和学生管理工作才得以正常进行，保障了学校全面工作的顺利推进。
再次要深刻体会领导的意图，善于用直接或间接的方式，把领导的真正想法弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作主张、越俎代庖。在此基础上，通过敏锐的观察力透析事情的本质和关键，经过深思熟虑，形成有参考价值的意见。在这里要指出的是，协助领导参政尤其要把握好“度”，参政过度，将原本是在幕后工作的秘书放到台前的方法是不可取的；再是不能给领导“馊主意”,帮倒忙, 造成工作上的被动。
3、文书档案管理中的保密
秘书是最贴近领导身边的人，不仅熟悉领导的工作习惯、工作作风，更能掌握领导的最新指示和信息。因此，秘书必须保持很强的保密意识和责任感，稍有疏忽就会带来严重的后果。这就要求秘书人员在任何时间、任何场合，要严格遵守规章制度和保密守则，自觉形成保密习惯，不该问的不问，不该说的不说，不该听的不听，做到“有些事情只做不说”。
三、创新素质
创新素质是指人在先天遗传素质基础上后天通过环境影响和教育所获得的稳定的在创新活动中必备的基本心理品质与特征。创新素质包括创新品质、创新思维和创新能力。
秘书人员面向人群的层面广，承担工作量大，要求标准高，并且不能出差错。所以秘书人员要在具体工作中求新、务实，在工作方法上有所创新，在思维方式上有所突破。在做任何事情时，秘书人员要学会做有心人，将点滴事务记录下来，提炼出自己的态度和看法，储备起来。在对待事情上，要有自己的思想，防止人云亦云，结合工作经验对客观事物进行主观分析，提炼确当的观点，积极稳妥的处理事件。在看待具体问题方面，秘书人员必须客观、实际的深入事实调查研究，坚持站在理性、创新的角度分析和解决问题。能从联系的角度看待问题，从多层面对待问题，不断寻求创新的工作方法，明察秋毫，举一反三，这样秘书的工作效能就会大大提高了。
四、心理素质
秘书工作是一个清高而辛苦的工作，劳心劳力又伤神，随时面对急事、要事、难事；有些事情处理起来时间紧、任务重、要求高，处理不到位还可能会受到领导的责备；别人下班后可以任意支配自己的业余时间，秘书人员可能正在熬夜加班写稿子；他人在节假日陪家人共享天伦之乐时，自己还在单位值班，坚守岗位。工作中秘书是无名英雄，不计个人的名利得失，不畏工作的艰难险阻，兢兢业业、任劳任怨。秘书工作性质决定了秘书人员要具备一颗平常心，宠辱不惊，泰然处之，工作做的好，领导赞赏乃分内之事，理所应当；工作有失误，虽被领导责备，但要及时总结、调整偏差，调节好自己的心态，不要因为领导的责备而灰心丧气，怀疑自己的能力，对工作失去信心。
五、提高秘书人员职业素养，促进文书档案的科学管理
文书档案的科学管理取决于专职人员的知识、素质和能力，提高秘书人员的素质是档案管理科学化的关键。首先要加强业务学习，树立质量管理意识。严格执行质量管理制度，学习档案有关法律法规和管理制度，学习文书档案的识别、鉴定、分类、归档的知识，不断提高业务能力。其次要顺应科学技术尤其是信息技术的发展对文书档案工作提出的新要求，充分发挥积极性和主动性接受新知识，强化学习新业务，坚持终身教育的理念，将信息技术和现代管理等知识相结合，努力将自己打造成为技术型和管理型的综合人才。最后是要强化服务意识。归根到底，档案是为学校教科研、广大师生员工服务的，秘书人员只有正确认识到这一点才能将档案管理作为一种事业对待，热爱本职工作，以精湛的业务能力、极大的服务热情投入到档案工作中。
综上所述，学校的秘书人员一定要以积极热情的工作态度，诚实守信、实事求是的工作作风，刻苦钻研业务，开拓创新，力争为学校的发展、学校领导和师生员工提供更加专业、高效的服务。
参考文献：