（一）地铁工程档案的收集和归档不够及时。
地铁工程档案管理跟企事业单位一般的档案管理不同，地铁工程档案大多数是在建设施工过程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理过程中存在很多不确定的因素。从一条地铁线路立项到竣工通常需要3-5年的时间，参与地铁工程建设的单位上百家，形成的文件材料内容繁杂、涉及专业多、涉及范围广等，稍有不慎就会出现遗漏。当下，大多数地铁工程参建单位是在工程建设后期才会开始收集、整理文件材料，忽视档案的及时收集工作，造成文件遗失、原件少而复印件多，原始资料严重缺失等，导致档案管理工作存在不足。
（二）地铁工程档案的信息化程度偏低。
信息化网络时代里，网络和计算机不断普及，越来越的文件在电脑上直接产生，并通过网络进行传输，在无纸化办公快速发展的背景下，传统档案管理显得低效、滞后，不能满足信息化环境下的档案管理需求。地铁工程众多参建单位在工期的限制下各自为阵，只在内部使用一些工程建设管理软件，对外仍然使用纸质文件，即便一些单位具备信息化意识，也只是通过扫描把收集到的纸质文件材料转化成电子文件的形式进行保存。
（三）地铁工程档案数据存在安全风险。
在地铁工程档案管理的优化过程中，面临的安全风险主要体现在两方面：一是档案管理系统存在安全问题；二是网络上面临安全问题。地铁工程档案数据安全的保障依靠的主要技术需不断升级，仅通过设置复杂的密码、防火墙等手段并不能全面地、长久地确保数据的安全。同时，网络的不安全性当下已经成为制约地铁工程档案管理改革的最大障碍之一。
二、信息化环境下地铁工程档案管理的改革措施
（一）坚持地铁工程建设跟工程档案管理同步。
地铁工程文件材料没能及时收集和归档是造成档案管理落后的主要原因之一，而有效的解决措施之一就是坚持地铁工程建设跟工程档案管理的同步。例如，地铁工程档案管理人员应以地铁工程施工的进度安排以及使用文件材料的实际情况为依据，及时地、有计划地跟踪管理各个参建单位的文件材料收集、整理工作。档案管理人员要积极到各个参建单位、施工现场等了解文件材料的使用、流转等情况，弄清楚文件材料的去向，明确材料的回收时间，及时解决文件材料使用、流转环节出现的问题。又如，使用完毕的文件材料，档案人员应做好回收工作和管理工作；如果文件材料不能按计划收集，就应加强催收，尽量避免丢失原始的文件材料，确保文件材料完整归档。同时，地铁工程各个阶段形成的文件材料较多，收集质量的监控显得异常重要，档案管理人员应认真核查应归档的文件材料，及时检查材料的准确性、完整性，不符合要求的文件材料应立即返工，保障文件材料的收集质量。
（二）加强地铁工程档案管理的信息化建设。
地铁工程档案管理信息化手段是实现档案优化管理的重要标志。例如，档案管理人员应积极利用计算机独有的存储信息量大、运算速度快、自动化、精确度高、逻辑判断力强等特征，在收集和整理地铁工程文件材料的阶段就可运用计算机编制检索目录，实现对档案的收集、整理；当把文件材料整理成档案后，再通过计算机完成接收、查找、借阅、归还档案的工作，对于满足销毁条件的档案应自动进行判断，并给出提示；在地铁工程档案管理方面，可直接管理档案库房，为档案编研工作提供统计服务等。此外，地铁工程档案管理还可通过推行各种媒体形式档案的措施提高档案管理水平，如磁介质档案、缩微档案、电子文件档案等，以提高地铁工程档案管理水平。
（三）全面构建地铁工程档案管理的安全保障体系。
关键词：数字化；档案质量；安全保密
档案数字化的实质是将不断更新的信息技术运用于档案管理的过程中。不断完善的管理系统支撑着档案数字化的正常运作，与传统的档案管理工作不同，底只档案的管理联系着许多因素，需要各部门之间的相互配合。目前，我国的档案数字化进程已经由最初的起步阶段逐渐过渡为发展阶段，各地的档案管理所正逐步开启信息资源共享。当然，档案数字化的飞速建立也为档案管理过程带来了一定的问题，其中作为数字化档案核心部分的质量及安全保密工作都有待进一步的加强。在档案管理过程中，相关负责人员正通过实践不断地摸索寻求有效措施，帮助完善数字化档案的管理系统，建立良好的氛围，切实解决数字化档案管理过程出现的问题，全面推动档案管理工作的深入发展。
1 加强档案数字化质量控制
步入新世纪以来，国家的信息化制度得到了进一步的完善，相应的带动了数字化档案的蓬勃发展，大力创新的计算机技术帮助工作人员快速准确的进行档案查询及调整工作，在促进档案信息共享的同时极大的改善了档案的管理操作效率，帮助提升数字化档案管理的工作效率。
（一）档案数字化质量控制内容
数字化档案的质量控制主要通过控制措施确立不同部门工作人员的具体工作内容，从而达到数字化档案的质量要求。运用信息化管理设备整理档案数据，建立符合数字化档案管理工作的数字化管理模式。在管理过程中，细致详尽的工作分散路线可以帮助管理人员综合全面的把握住档案管理的主要进程，帮助员工提高行业责任意识。
强化满足当前发展趋势的档案数字化质量控制主要从制定规划、选取行业软件、创新技术路线等方面着手。在实践过程中，全面合理的制定方案，参与部门遵照规划方案中的具体内容进行分工合作，遵循档案数字化的工作原则，依据不同的工作流程确定相应技术路线，对工作参与人员进行科学分配，提升工作效率。
使用相关的技术软件是数字化档案管理工作中必不可少的，每一行软件都具有自身的技术特点，软件选取不恰当会影响到后续档案管理工作的顺利进行。因此，不同工作部门应当根据实际需求正确选择工作软件，这也是保障数字化档案质量过程中的重要组成部分。
工作人员是实际工作开展进行的基础，相关参与部门需要加强对档案管理工作人员的招收和培训工作，关于工作软件的使用有关部门可以组织技术人员对员工进行亲身示范，锻炼员工的实际动手能力，确保工作人员能够熟练使用新型的信息技术设备。信息技术的不断更替使得档案数字化标准及相关参数的确定愈发重要。当前出台的数字化档案建设的标准和规定符合我国目前的信息技术发展形势，相关行业可据此为出发点制定符合自身发展特征的相应制度。
（二）档案数字化质量控制措施
档案质量的保障是档案数字化过程的核心工作。信息是一种社会基础性资源，信息质量合格化是建立在选取优良的数字化档案管理方案、合理使用数字化软件、严格制定员工招收标准、谨慎把控参数选取过程等良好措施实施的基础上的。局部过程的细节对整个过程顺利与否起着关键作用，加强对于具体实施过程的监控是保证数字化档案质量的重要举措。
提升数字化档案质量首先应建立与之相适应的数字化管理体系，进而制定具体的管理方案，选择行之有效的软件作为工作的主要技术支持，帮助质量控制工作的顺利操作和实施。在数字化管理模式的运行下，对信息技术处理软件的要求也相应增加，在处理各类繁琐复杂档案信息的同时还要求建立高效的数字化档案系统，软件相关参数的设定必须符合数字化档案质量的要求，满足相关标准，应对数字化档案管理过程中产生的相关技术问题，方便工作人员在管理过程中有据可循，确保数字化档案质量控制。
完善的规章是建立档案资源共享的前提。档案工作过程的顺利进行需要健全的制度作为基础保障，确保每一名工作人员在质量控制阶段分工明确，责任落实。档案数字化工作具有很强的实践性和可操作性，由于传统的档案管理经验无法借鉴，因此要求工作人员在档案管理工作中不断积极摸索，阶段性讲评正是一种高效切实的工作方法，通过对每一工作阶段的优势与不足进行及时的了解与分析，对工作方法的使用和选取进行检验和创新，帮助工作人员全面认识了解自身工作中存在的问题，从而及时改进，提高工作效率。数字化档案的工作性质决定了不能单单依靠阶段性讲评，将奖惩性制度与阶段性讲评相结合可以弥补档案工作过程中缺乏监督力度的这一劣势。另一方面，档案工作的检查和后续部分的验收也是工作进行中需要重点关注的部分。
2 完善档案数字化安全保密控制
档案的文件原始记录性决定了其作为凭证价值的重要属性，因此，档案数字化管理工作的开展需要首先确保档案的安全保密得到良好的解决。每一名档案管理人员肩上都担负着保护档案安全的责任。档案安全保密包括档案实体安全和档案内容保密两方面。两者必须同时把控，不能产生偏颇。
档案安全保密工作首先来源于健全的规章制度，在档案管理工作的进行中难免会遇上秘密文件的处理，在此基础上完善档案安全保密制度，并要求工作人员了解遵守相关制度，明确保密安全的重要性，在工作进程中形成环环相扣的档案保密安全系统，避免出现重要信息泄露的现象。
在管理模式方面，建立符合数字化档案管理的高安全性信息管理系统，在信息技术飞速发展的今天，工作人员通过计算机对档案管理数据进行调用归类的同时需要保证网络环境的安全隔外，预先制定相关措施应对可能产生的网络攻击、系统瘫痪等问题，保障在特殊情况下档案信息的安全保密工作顺利进行。
人是一切工作的主体，加强对档案数字化管理工作人员的管理以及提高员工自身综合素质是档案保密工作落实的重要基础。例如对于直接参与建立档案管理系统的工作人员必须建立完善的身份识别制度，防止与其他工作人员发生混淆。对于其他档案管理工作人员，需要按照各自工作内容进行小组划分，不同小组具有不同的工作性质，并分别对每一组工作人员设定独有的档案资源接触权限，并以单个文件为单位记录工作人员的查阅历史，保证档案资源的安全保密。相关部门在档案数字化工作开展初始过程中便已设立相关安全保密制度，但是在实际执行过程中往往由于员工的粗心大意而造成档案工作效率降低。据此，可在工作进行阶段不定期组织工作内容纠察活动，帮助员工认识到自身的工作问题并及时处理，加强对犯错员工的培训工作，对于数字化档案管理过程中出现的安全保密问题，一经发现马上严肃处理。
3 结语
完善的档案信息管理系统是帮助档案工作人员良好开展数字化管理工作的先决条件。档案管理部门在在档案数字化质量控制过程中占据着主导地位。因此档案管理工作人员在工作中必须严格遵守相关制度。档案安全保密工作来源于健全的规章制度，阶段性讲评和相关奖惩调理的设立实行是帮助完善档案管理制度，保证数字化档案质量和安全保密工作顺利进行的有效措施。我国目前的数字化档案开展工作已经取得了一定的成果，随着科技水平和信息技术的不断飞跃，档案数字化的进展速率也相应加快，基于当前发展形势，数字化档案质量和安全保密工作的高效开展才是我国档案事业健康成长的重要因素。
参考文献
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(1)档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关，重不重视都无所谓。
(2)档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。
(3)档案管理机构和人员不到位。考虑到人员和经费等因素，许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，管理网络没有建立，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案的质量、安全;还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中，形同虚设。
(4)档案管理制度不健全，虽然一些单位建立了档案资料管理方面的制度，但是档案管理方法和操作流程不规范，制度不健全，无法保证资料整编有效开展。主管单位的档案管理部门没有及时监督、检查和指导，致使档案资料不符合工程验收的标准和要求。
(5)人员素质有待提高。从实际情况看，对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术，还要要懂得档案管理知识。在工程建设中，填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都需要专业技术知识。因此，提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。
高速公路项目档案的管理
(1)建立健全档案管理机构。建设、勘察、设计、施工、监理等明确项目档案的分管领导及各部门职责分工。建立与工程档案编相适应的管理机构，配备专业的档案管理人员，并完善内部管理制度，建立健全工程项目档案管理网络。
(2)制定档案管理制度。从制度上抓好工程资料的形成与管理，有效的管理制度可以使档案管理系统、全面、真实、安全的进行。档案管理制度内容广泛，可以包括以下内容:工作的目标、性质及管理体系;档案的收集、整理和利用机制;档案资料形成与归档部门;档案的收集范围、分类与保管期限。
(3)加强档案人员的管理和培训。采用多种方式，对参建单位档案人员和相关工程技术人员进行分层次档案管理、工程技术等培训，使档案管理人员优化知识结构，拓宽知识面。使工程技术人员掌握档案管理知识，注重现代管理理论和方法等知识的学习，全面提高自身素质。增强服务意识，扎实工作，提高做好档案工作的积极性和责任感。
(4)加强工程档案安全性。工程项目档案数量众多，很多是纸质的材料且多数为唯一的纸质凭证。在传递过程和保管阶段的保证档案的安全是工程档案管理的基本要求。提供设备、场地、经费，组织人员，建立工程档案的安全管理网络，防止档案的丢失、破损，确保档案的安全。要定期、定人进行检查，杜绝安全事故的发生。
(5)建设单位加强监督指导，严格进行竣工验收工作。从工程一开始就严格要求，把工作做到前面，对工程档案工作实行全过程跟踪，了解工程进展情况，主动配合各参建单位。要积极督促配合相关单位对工程档案的严格把关。工程建成通车后，要抓紧档案的整理和编制工作，尽快通过档案专项验收，使项目档案真正完整，为高速公路的管理提供有效的服务。严格执行有关法律法规和技术标准要求，对不符合要求的文件材料，一律不予验收。
结语
关键词:奥运工程档案 前端管理
工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。
一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制
1、组织机构、明确责任、落实到人
强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。
2、完善奥运工程档案新制度
为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。
二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步
1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合
档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。
2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题
奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。
3、动态监管保证档案同步收集
(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段
按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。
(2)有效监督设计变更通知单整改
工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。
档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。
三、建立风险管理机制
1、成立档案检查小组，实行全过程把关
在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。
2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交
为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。
3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全
档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。
四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平
1、强化档案意识
强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。
2、加强档案业务人员专业培训
关键词：安全生产标准化；档案管理；重要意义；主要措施
在安全生产标准化建设中，档案的管理十分重要。在有关行业制定的生产经营企业安全生产标准化规范及达标评级标准中，基本上每一个检查要素中都涉及到安全技术档案管理的内容。生产经营企业（以下简称企业）在安全生产标准化建设过程中，随时都需要查阅安全技术档案，形成的文件资料随时需要归档保存。
1 加强生产经营企业安全生产标准化的档案管理工作的意义
安全生产标准化档案（以下简称档案）的管理工作是生产经营企业安全生产标准化建设的重要基础。档案管理是否规范标准，是安全生产标准化建设重要环节。目前，不少企业的档案管理工作还存在着诸多问题，笔者之前所在的电力企业，建立安全生产标准化的档案库不完备，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无从查询，所以做好生产经营企业安全生产标准化的档案管理工作，有利于开展风险评估和危害辨识；有利于进一步完善隐患排查治理相关制度；有利于提升现场应急处置能力；有利于安全生产标准化建设；可以极大地提高生产经营企业的安全管理水平。
2 目前生产经营企业安全生产标准化档案管理存在的主要问题
1、档案管理的法制意识不足
一方面表现是思想认识不足。部分生产经营企业没有认识到档案管理是《安全生产法》赋予的职责，没有认识到档案管理工作是做好安全生产标准化工作的基础，没有认识到档案管理是消除安全隐患、确保人员及财产不受损失的重要组成部分，对档案形成及利用的重要性没有足够认识。另一方面表现对《档案法》和国家档案局10号令的学习不足。部分生产经营企业认为10号令对档案的要求掌握不够，档案管理人员没有根据安全管理文件材料形成规律和特点制定切合实际的归档范围和保管期限，没有认识到档案管理的规范与否是有法可依的。
2、档案管理意识淡薄
一些生产经营企业没有把档案管理工作提升到是确保做好安全生产管理的基础工作，认为把人和物管好了、只要不出安全事故，档案管理可有可无，表现出从领导到工作人员对档案管理的不重视；一些生产经营企业的领导认为档案管理与经营业绩关系不大、出不了政绩，在人力、财力上不予支持，使档案管理工作边缘化，基层安全生产管理人员和档案管理人员意识就会不到位，一些生产经营企业管理安全生产的资料员和档案管理员各管各的，不协调、不沟通，各扫“门前雪”，如何管理好安全生产类档案没有形成一致的意见，致使档案不完整。
3、档案没有进行集中管理、质量不高
一些生产经营企业没有将安全生产管理形成的文件资料、照片、声像和实物进行收集整理，有的存放在安全管理部门；有的存放在其他管理部门或者基层班组，没有完全归档。有些企业分管档案工作的领导对集中管理要求不严，档案管理人员工作不负责任，即不及时催收、也不及时整理，没有做到应归尽归，档案管理员和安全管理人员在安全生产管理过程中没有按照“谁产生、谁归档、谁负责”的原则注重档案质量，部门在立档时审核把关不严，还有的管理人员认为自己保管档案能够方便工作，不愿上交集中管理，造成档案不能统一管理、质量不高。
4、档案管理制度不健全、责任制落实不到位
一些生产经营企业存在档案管理制度不健全现象，没有按照安全生产相关要求配套完善档案制度。有的企业档案管理制度多年未升版，引用的国家和行业标准还是已经失效的，与新时期档案管理要求不相适应。还有的企业制度建立了，但不进行制度宣贯工作，将制度束之高阁、应对检查，造成相关部门和人员无章可循。有的档案管理人员责任制落实不到位、不思进取、得过且过，文件资料收集不全、整理不及时、保管不善、有借无还，失去了档案的利用价值。
5、档案管理手段落后、力量薄弱，开发利用有待提高
一些生产经营企业的档案在管理上不与时俱进，对档案管理投入不足，档案设备老化及管理人员业务知识掌握不全不精，档案管理缺少科学的管理手段，没有充分利用互联网+进行档案管理，没有将业务系统与档案系统进行对接，没有进行档案开发信息的推送和信息导航，造成档案的利用没有发挥作用。
3 提高安全生产标准化档案管理的看法
1、提高认识，强化档案管理的责任感
要充分认识档案管理的重要性，把档案管理作为一项经常性、基础性、安全性的工作常抓不懈，真正列入企业议事日程、工作计划中去，做到定期研究、定期分析、定期检查。企业要以高度的政治责任感重视档案管理，坚决守住档案管理安全这根红线。明确档案管理的主体责任，严格落实档案管理责任制，实行档案管理一把手总负责、一级抓一级、层层抓落实、齐抓共管的责任机制，对各项规章制度和应急预案的落实情况进行督查，确保各项措施落到实处。
2、健全制度 夯实管理基础
用制度保障档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。建立和完善档案的收集、整理、归档；库房、安全、保密、利用；档案管理人员的任命、培训、调离、交接等各项规章制度。
3、提高档案管理人员业务素质
档案管理人员是连接档案与利用者的纽带，档案管理人员的业务素质直接影响到档案管理水平，影响企业形象，甚至影响企业的安全生产。所以，提高档案管理人员的素质，科学管理档案，充分利用档案服务企业安全生产。对管理档案的人员从选拔和培养都需尽心为之：将办事认真、细心、勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性及稳定性；教育和引导，档案管理人员必须熟悉工作流程，确保工作活动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确，及时归档（包括电子版本）；加强档案业务培训；组织观摩学习，实地观摩档案管理先进经验和具体操作技能。
4、提高档案质量，做好规范管理
规范归档材料收集工作，档案管理人员要指导企业各部门人员对本部门形成的文件资料进行分类、整理工作，归档的时间及档案的齐全性、完整性、准确性和系统性要规范标准；规范档案整理工作，要严格按照档案制度进行整理，做到组卷合理、案卷内文件排列有序、案卷提名简明、保管期限准确，案卷封面、卷内文件目录、案卷装订结实美观；规范档案管理工作，档案实行集中统一管理，积极改善档案保管环境和物质条件，全面配置防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等安全保管设备；采用信息化手段管理档案。
5、强化档案监督交接工作
做好档案的交接工作，确保档案工作连续不断有序进行。档案交接必须按照《档案交接管理制度》规定实施监督交接，档案监督交接工作对档案交接起着鉴证和监督作用。因此，无论是档案机构负责人交接，还是具体负责档案保管人T的交接，都必须安排专人负责监督交接。档案监督交接人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。档案管理人员交接，可由档案机构负责人监督交接；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监督交接。
[关键词]数字档案；信息；安全性；管理对策
前言
相对而言，传统的档案馆藏大都是纸质的材料，或者是录音、照片等实体资料，多以实物的形式的存在，然而数字档案信息的资源管理，相对于传统的纸质管理有着许多不可比拟的优点，如数字档案管理中信息检索较为方便，进而能够使档案管理的工作效率得到提高，也在很大程度上节省了工作人员的时间，通过数字化的档案管理来查信息，不受地域与时空的限制，但是要非常注意管理的安全性问题。针对目前数字档案信息的安全性管理存在问题，进行分析探讨，进而采取有效的措施是非常有必要的，只有明确档案信息安全的重要性，建立健全安全管理工作的科学合理模式，进而制定有效的实践对策或方案，才能有效提升工作的水平。
1、数字档案信息安全性管理的重要性
在信息化大发展的今天，档案信息的应用在逐步加深。随着应用的进一步发展，数字档案安全性管理上也出现了一些问题，因此，为了满足用户的要求，首先就要保证档案信息管理的安全性。提高安全性管理的力度，进而预防重要信息的丢失与盗窃，最大程度降低危机的产生，对于档案信息的安全性管理是非常重要的。在具体的工作实践中要创建相应的信息管理系统，制定相关的执行标准，建立管理保障体系，进而能够使管控工作协调进行。与此同时，还要引进相关的信息技术，进一步保障管理体系可靠、合理的运行。另外，对于工作人员要提升其安全工作的能力、科学管理的意识，工作人员通过规范的应用、合理的开发、系统的评估以及严格的监督等工作，来为数字档案信息的有效利用制造优质的环境。同时，还应该能够科学的执行工作、更细化分工以及全面的调节，来优化完善工作的效果，进而能够给数字档案信息的工作有效开展开创出新的局面。
2、数字档案信息安全性管理的对策
2、1加强宏观管理的力度
首先，数字档案信息管理的安全性其内涵较为丰富，不仅包含了专业的知识以及综合的理论还涵盖了前沿的技术，所以要想发挥其综合的使用价值，就必须加强对其管理，进行科学的指导，树立起有价值的理论思想，进而建立健全相关机构设施。另外还需要设立专门的档案信息管理机构。网络体系的安全性与合理规划设计是不容忽视的，因此要格外重视网络体系的安全规划和设计，进一步优化和完善技术，加强宏观调控的力度，开设信息化档案管理安全使用的良好环境。所有安全管理工作的有效执行都必须要有根据，所以要细化并制定合理的安全管理制度，这主要包括了四个方面的问题，即档案信息的安全、人员的安全、实践管理规定体制的安全以及整个系统运行的安全。对于人员的安全管理还要包括岗位的管理安全、评估审核以及相关的管理制度等。
其次，在文档信息的管理中需要分类来处理，按照存储管理所需要的秘密级别进行分类，即可以分为绝密信息、机密信息、保密信息以及公开信息等级别。对于绝密信息和机密信息需要进一步使用加密的手段来管理，使之处于一种脱机但不联网的工作状态，这样就能有效预防机密的档案信息被窃取，或者是被非法变更来破坏其完整性等。在系统应用环境的管理工作中还要包括出入的限制、机房的应用、设施的有效保养和应用以及防磁干扰等多方面的具体保护措施。在系统进行运营以及服务的过程中，需要严格执行安全操控步骤，根据员工分工的不同，要分别给予不同的操作权限，进而在较大范围内做好维护与安全备份，还要对软件做定期的系统升级工作，另外在技术指标上，要时刻注意防止黑客攻击数字档案管理系统。要提高系统的安全性、防攻击性能，要定期的进行入侵检查、木马杀毒、网络安全系统维护等工作。工作人员要不断的研究、分析、总结经验，并细化分析以往出现过漏洞的案例，进而制定出切实可行的计划，使安全管理和保障的水平有所提高。
2、2建立健全档案信息应用的记录体系
在数字档案信息体系建立之后，在一些情况下，如载体形式的变化、信息的使用次数多等变化，使其形式发生一定变化。如果对于使用过的信息没有加以证明其是否可靠，就不能明确的知道其是否是可信的。所以，建立健全档案信息应用的记录体系，将所有的数字档案信息的使用进行综合记录，并且要对其受管理的状况、使用的过程以及应用的状态等进行详细的使用登记，从而保证使用过的数据是真实可信的，只有这样才能体现其综合的应用价值。
2、3建立制度保障的支持策略
数字档案信息的安全性管理是一个较为复杂且庞大的系统工程。需要建立健全相关的法律、法规或制度，并构造出可靠、完善的数字档案信息的安全保障体系。数字档案信息的安全性管理需要完善计划、策略与实施步骤，而不是单纯的只靠计算机系统来执行所需要的安全保障相关的任务，是需要制度保障共同来完成，因此，需要积极的争取得到国家政策的支持，根据数字档案信息管理的实际情况，参考相关的法律法规，进而制定出最适合档案部门信息管理的规章或制度，用这一办法对用户进行约束，使信息得到系统的管理，进而能够保证档案信息的安全与可靠。
2、4提高体系的科技技术含量
在数字档案信息在进行安全保障建设的过程中，要积极的运用现代的科学技术。要充分实现数字档案信息的管理安全，不仅需要建立完善的保障制度还要重视科学技术的研发，进而保障体系的建立与技术之间合理的互动、相辅相成。工作人员要重视技术的安全使用，还要重视体系的安全，及时的采用入侵及时检测、防病毒以及防火墙等技术手段，保证数字档案信息处于真正的安全保障环境当中。
2、5提高从业人员的职业道德与素质教育
要提升从业人员的职业道德与综合素质，就要加强档案管理人员的安全意识，只有这样才能让他们意识到档案信息安全的重要性，工作人员要严格的按照相关的规章制度来执行工作，增强每一个工作人员对于档案信息的责任心，让他们具有积极认真且负责的工作精神，强化管理技术，进而保证档案信息的安全与真实性。
3、结语
综上所述，数字档案信息的安全管理是非常重要的部分。因此，只有明确档案信息的重要性，建立健全安全管理工作的科学合理模式，制定有效的实践对策或方案，才能有效提升工作的水平，为推进档案信息的数字化管理、安全性管理以及可靠性应用打下坚实的基础，随着信息时展的要求，进而实现可持续的全面发展目标。
参考文献：
[1]金俊兰、探讨数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策[J]、湖北师范学院，2012（6）、
一、安徽响水涧抽水蓄能有限公司档案工作简介
国网新源控股有限公司是国家电网公司直属单位之一，专门负责开发建设和经营管理国家电网公司经营区域内的抽水蓄能电站、新能源电站和再生能源项目，及与上述业务相关的工程咨询、安装施工、检修、技术咨询、技术监督、电力信息化建设与维护，以及电力工程的监理等工作，安徽响水涧抽水蓄能有限公司(以下简称“响水涧公司”)是国家电网公司直属单位国网新源控股有限公司控股公司，专门负责建设、管理、运营安徽响水涧抽水蓄能电站，及与上述业务相关的工程咨询、安装施工、检修、技术咨询、技术监督、电力信息化建设与维护等工作。在上述工作中形成的具有保存价值的各门类和载体的档案资料被统称为响水涧公司档案。从类型上讲，响水涧公司档案资源主要有党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案、产品档案、科技档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉档案和照片档案等，它们是企业各项工作活动的真实记录与原始凭证，是业务工作查考、决策研究、权益保障、编史修志的原始凭证和重要依据，也是公司资产的重要组成部分。近年来，响水涧公司的档案数量呈现出逐年增长的趋势，且随着信息化的推进，电子档案数量也随之增多，围绕着档案的建设与管理，响水涧公司积极开展起一系列管理创新实践。
二、安徽响水涧抽水蓄能有限公司档案管理的创新
1、转变观念，重塑档案管理与创新理念。理念是行动的先导，实施档案管理工作的创新，首要是对管理理念的变革和重塑。响水涧公司没有陷人忽视档案工作的传统案臼，而是结合时展与要求，牢固树立档案建设与管理的重要性，结合以经济发展为中心的理念，适时转变观念，树立新的档案管理意识。具体来说，正确认识档案工作在整个企业工作中的地位，将其视为企业发展的基本出发点，将“经济发展”作为开展档案工作的中心，克服因循守旧的思想和自我封闭的意识，引人竞争与协作的理念，以“全程管理”理念指导档案工作，既关注企业档案的收集、整理与保存，也将管理的视角延伸拓展至对档案工作的检查与评价，将“互相结合、优势互补”作为企业发展的目标。2合理分工，健全档案管理体制。在科学管理理念的指导下，响水涧公司依照国家档案局的要求，以“集中统一”管理的模式管理本单位档案，在明确企业内部档案主管部「1的基础上，合理分工，不断健全和完善企业档案管理体制。具体来说，公司档案管理的核心主管部门是公司办公室，负责全公司档案工作的统筹规划，宏观指导与监督;根据国家有关档案工作法律法规，制定出适用于本单位的档案管理制度，如公司文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度和档案管理系统操作制度等，对档案管理的主要流程加以指导和规范，由各部门遵照执行;强化岗位责仟制度，明确本单位档案工作人员基本职业道德，制定“四参加”和“四同步”制度，将“前端控制”思想贯彻于本单位档案管理工作中，要求档案部「1参加产品鉴定，参加科研课题审定，参加基建项目验收，参加设备开箱验收或引进项目接收，公司下达科技、生产项目i}一划仟务与提出项目文件材料的归档要求同步，建成项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、建档项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目，急结与项目文件材料完成归档同步。此外，还通过LJ立岗位经济责仟制方案，明确文件和档案管理组织和个人的职责、仟务，并将职责、仟务的完成效果与经济利益挂钩，提高企业档案工作人员的工作积极性和责仟心。与此同时，响水涧公司内部的档案工作人员也有明确而合理的分工。领导人员承担文件和档案工作重大事项的研究、决策、计划和审批的宏观指导、文件与档案管理机构及其人员的配置与协调职责;实体档案管理人员分为现行文件管理人员和档案管理人员两大类，前者负责现行文件的运转、整理、移交等工作，后者负责档案的整理、保管、日常借阅等;开发人员承担对文件和档案的研究、报道及咨询服务职责，编写档案编研成果;技术人员则负责文件档案及计算机管理信息系统数据库的管理和维护。3遍历流程，强化微观管理。依据国家档案部门的要求与指导，响水涧公司以“遍历”思想为指导，严格执行和实施档案管理的主要流程，具体涉及普查、收集、整理、保管、鉴定、检索、统计、编研、利用和信息化十个流程。(1)普查环节:公司办公室分别以专「1普查、重点调查和抽样调查的形式，对公司档案工作定期进行调查，并结合调查结果推测整个系统的档案工作状况;(2)收集环节:明确规定了归档文件的主要来源、主要内容，归档方式，不同文件、档案不同的归档时间，归档文件的质量要求，以及具体归档手续;(3)整理环节:依据档案内容，遴选和制定出档案分类方案，如职能分类法、问题分类法、组织结构分类法等，科学划分档案一级类目、二级类目和三级类目;针对光盘、照片等特殊载体档案，制定“保管期限—年度”(光盘档案)、“保管期限—年度—问题”(照片档案)分类方案;(4)保管环节:制定档案的日常管理制度、档案的进出库制度，库房环境维护制度，以及定期检查制度;(5)鉴定环节:将传统的“全面、历史、发展、效益”的原则改为全面与辩证分析原则、技术原则、功能原则、典型原则、高龄原则，科学制定鉴定标准，制}J}档案保管期限表，完善档案销毁制度;(6)检索环节:编制档案检索条目、手工检索条目和机检检索条目，设计档案检索系统，编制工程档案全引目录;(7)统计环节:实施档案统计报表制度，以表册的形式，制定档案统计报表;(8)编研环节:制定编研原则，拟定编研程序，形成一系列编研成品;(9)利用环节:保持原件利用方式的基础上，利用现代信息技术，切实做好档案信息的利用。4创新技术，着手信息化建设。信息技术迅猛发展，为企业档案工作的发展带来很多机遇。响水涧公司积极实施信息化建设，实现着技术创新。一方面，新源响水涧公司运行信息化手段，对传统档案管理进行改造和梳理，并在档案载体、档案收集、档案利用等方面进行大胆创新;另一方面，积极推进计算机档案管理系统建设，运用现代信息技术开展档案信息的数字化、著录、检索、编研和统计，提高了档案工作效率和档案信息开发效益。在此，响水涧公司还利用互联网技术和信息技术积极推动档案网络建设，创建出一个开放式、全天候、交互性的档案服务创新平台，以突破时空的限制，打破档案信息传授的途径，真正实现档案资源的共享。
三、进一步完善的思路和措施
1、提升档案管理人员素质
提升档案管理人员素质是信息时代加强档案安全管理工作的首要因素。档案管理人员素质的高低与档案安全管理工作有着直接影响，档案管理人员只有具有较强的专业知识和管理技术，才能保证档案管理的安全性。因此，档案馆首先要不断提高档案管理人员的素质。一方面要不断加大档案管理人员的培训力度，通过信息技术、网络安全管理、电子档案的接收、保存等方面知识的培训工作，使档案管理人员具备较强的档案管理专业知识，同时提高了档案管理人员对档案管理工作流程的熟悉程度，具备了各类档案的具体管理方法；另一方面档案管理人员要积极改变错误的思想观点，不断提高自身的安全意识。档案管理工作具有服务性特征，档案管理人员除了具备优良的工作作风之外，还要不断增强安全意识和法律意识，有效降低由于操作不规范而造成档案管理信息严重外漏现象的发生，避免造成不必要的损失。
2、加强档案的安全管理
加强档案的安全管理是信息时代加强档案管理工作的重要举措。在当前信息化时代，档案主要以纸质档案和电子档案两种形式保存，只有不断加强这两种档案形式的安全管理，才能保证档案信息的安全性。
2、1加强纸质档案的安全管理
在档案管理的实际工作过程中，工作人员通常需要对于一些具有保存价值的文件材料进行收集与整理形成纸质档案，上交档案馆进行管理，档案管理人员对于上交的纸质档案要不断加强安全管理，切实保证文件材料的安全。一方面档案馆要建立档案调归卷制度和档案、人员出入库制度，有效地规范档案的借阅、归还程序，确保档案管理的安全性。另一方面档案管理人员要定时对档案馆的纸质档案进行核对检查，检查登记账目与实际档案是否有出入，同时对于由于各种原因造成受损的纸质档案，要根据实际情况进行修复或复制等补救措施。另外，档案管理人员根据档案材质的不同进行分类存放，对于特殊的档案要运用符合其特性的器具进行保存，对于珍贵的档案在平时使用时要用复制品，而对于特别珍贵的档案可以放入特藏室进行专门管理。
2、2加强电子档案的安全管理
电子档案是相对于纸质档案而言的，是档案管理工作发展到信息化时代的重要产物，是档案管理人员把档案信息放在计算机磁盘中进行储存，并主要依靠计算机进行阅读、处理和传输信息的一种档案保存形式。随着网络技术的不断发展，档案馆要不断加强电子档案的安全管理。一方面要在电子档案整理和归档过程中实行安全管理，采用科学的归档制度，在归档时要运用统一的保存格式。另一方面在电子档案的保管和利用过程中实行安全管理，努力保证电子档案载体的安全性，定时对其进行检测和维护，详细记录和保存电子档案的软件升级和更新状况，适时转换电子档案格式，并且妥善管理电子文件的利用活动。
另外，档案管理人员要积极采取各种措施，保障电子档案办公自动化管理系统的安全。例如档案管理人员可以在与档案信息管理有关的办公系统中，采用设置权限、登录密码、借阅期限、密级程度等措施，对于查阅文件的内容要设为PDF格式，防止文件内容被随便复制，同时要注意安装并定时更新防毒软件。而对于储存在软盘、磁盘的电子档案也要做好安全防护措施，从而保证电子档案信息的安全。
3、完善档案安全管理制度
完善档案安全管理制度是信息时代加强档案安全管理工作的重要保障。当前许多档案馆并没有专门的档案安全管理制度，许多的管理制度都是借鉴《保密法》、《档案法》等一系列法规。随着信息技术的不断发展，档案馆要紧跟时代的步伐，努力建立一套符合时展需要的档案安全管理制度，对于档案管理的具体职责、要求内容等方面进行明确界定，从而为档案安全管理的顺利进行提供保障。一方面档案馆可以制定文件材料归档制度，对于文件材料的查阅权限、审批手续以及查阅要求等方面做出具体规定，从而有效提高归档质量。另一方面档案馆要积极制定档案管理保密制度和保管制度，对于档案的形成者、管理者以及利用者应该承担的保密责任提出具体要求，同时明确规定保管工作的基本原则、保管条件、保管方法，同时对于档案进出库房和受损档案的处置提出具体要求。另外，档案馆可以制定电子档案管理操作制度以及库房管理制度等各项透明的档案安全管理制度，从而保证档案安全管理工作的顺利实施。
4、构建计算机网络安全系统
保证计算机网络安全是是信息时代加强档案安全管理工作的重要措施。由于电子档案的运行主要依靠计算机网络系统，而当前计算机网络系统中存在物理安全问题、黑客入侵、病毒侵害、缺乏备份系统等多种不安全因素，这就严重危害到档案信息资料的安全性，因此，档案馆要全面保证计算机网络安全，实现电子档案运行环境的安全管理。一方面要积极构建档案信息网络安全的保密系统，使网络系统能够安全连接，网络信息资料能够安全输送，从而保证档案数据信息的安全性；另一方面要建立档案信息资源的恢复备份系统，能为档案信息提供可靠的系统、应用以及数据备份，可以在突发性事件发生时，对档案信息及时进行系统恢复；另外，要在档案馆内安装监控、报警等基础设施，不断加强档案信息的安全技术防范管理。同时，要注意对档案管理网站进行定期检查、维修和更新工作，并且要对计算机系统的防病毒软件进行适时更新和升级，不断提高计算机网络的安全，从而进一步提高运行环境的安全性。