关键词：电子文件；管理；办公自动化
对于目前电子文件的管理，国家也采取了积极的措施，及时颁布了《电子文件归案与电子档案管理办法》，但是也只能算是宏观上的法规，而没有微观的操作可行的细则。加强对电子文件的管理，除了要有宏观的管理制度，本人认为还应该做好以下几个方面：
一是领导重视，宣传学习到位。各级领导要高度重视电子文件管理，只有领悟了它的重要意义，才能充分认识到电子文件管理的时代性、紧迫性和重要性，广泛发动学习电子文件的管理知识，深刻认识其重要性，增强全员的电子档案意识，营造人人关心、齐抓共管的浓厚氛围。
二是建立健全规章制度，随时完善。由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更周全，更易于操作。电子文件归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道，才有利于做好现时代的电子文档管理，才能发挥出电子文档的重大历史借鉴用途。档案部门要积极参与和指导电子公文的收集和归档等各个环节。同时，要按照国家、省、市档案局有关精神和要求，制订可行的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。
三是电子与纸质同时保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，对于重要的电子文件有必要制成纸质加以保存归档，同时硬盘拷贝存档，以确保电子文件的真实性、安全性。电子与纸质文件归档后，“两套制”档案检索目录或备注中应当相互注明，以便查询时参照互补。
四是做好电子文件安全保密工作。随着计算机信息管理网的建立与发展，以及OA办公系统在各行各业的广泛应用，网上传阅、批示、输送归档的电子文件利用率非常高，现在各类电脑病毒的冲击以及“黑客”的猖獗，使电子文件的机密性受到严重威胁。要做好电子文件的安全工作，应做好以下几个方面：
1、电子文件归档时，应严肃归档程序，必须由创件人亲自整理拷贝至档案室，同时报送纸质文件，以确保电子文档的原始真实性。
2、使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间、印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。
3、利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围信息内容的复制拷贝更是要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的查询修改记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力以及自动备份功能，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
4、多重备份，以备应急之需。对于归档保存的电子文件至少要备份一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再制作拷贝。目前，对于长久保存的电子文件，则需要定期进行检查复制，以防止信息丢失。
五是加强收集管理，及时保存。由于电子文件对技术环境的限制、存在存贮介质的质量和使用寿命等问题，归档时间一般以不超过2个月为宜。这就要求档案管理人员加强督促收集管理工作。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理考核工作，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
六是要将先进的科学技术应用到电子文件管理中。电子文件随着信息技术的发展和应用而产生，而信息技术的迅猛发展，电子文件管理工作将会不断出现新问题，必须认真研究新情况，积极主动学习，利用先进的管理方法和技术成果，解决电子文件保真、保密和保存等问题，使电子文件一样得到科学的保管和有效的利用。
七是加强电子档案管理人才的培养和队伍建设。纸质文件管理经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有成熟的管理经验。开展电子文件管理也要以人为本，形成一支高素质的专业队伍，承担此项工作。由于纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，有必要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
1、广泛吸纳高素质的复合型人才。从档案管理人员选拔上，就要高瞻远瞩地看到当前电子文档对管理者的要求，公开选拔或者聘请那些既懂的档案管理，又精通计算机办公软件的应用者到档案管理部门，真正发挥其专业所长应用到档案管理中来。
2、必须坚持对档案管理者进行各项技能培训，而且培训还要常规化。网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的电子文件管理。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。比如：无纸化办公软件的培训、电子文档的流程培训、计算机应用培训等等。
3、建立健全档案竞争考核机制，激发档案管理人员的创新精神和自主学习的能力。要加强电子文件的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要强调政治素质和专业素质，同时也要鼓励竞争，力求高效多能，以适应档案工作不断发展的需要。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须具备自主学习的能力，加强自身知识的更新，引进、消化信息技术成果，使自身拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：、DBF、、DOC、、TXT、、EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分散各异;转向集中统一;，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着注重职能因素;的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含金;量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、两套制;归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取双轨制;，归档内容形成两套制;，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注;项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注;项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
制定规范，为电子文件归档和管理提供依据
2002年10月，在广泛调研的基础上，青岛市档案局制定了《青岛市电子文件归档与管理规范（试行）》（以下简称《规范》），《规范》规定了电子文件形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法，并体现出以下特点：
1、定义了归档电子文件光盘存储的信息组织结构
《规范》规定：“推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。”其中，“说明文件”用纯文本文件编制，该文件包含有关本存储载体的各种信息，包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等；“著录文件”采用XML格式，保存了光盘存储归档电子文件的著录信息。著录文件采用XML格式一方面可以充分利用XML文件的设备无关性，减少归档电子文件著录信息对计算机系统软硬件环境的依赖性，另一方面可以方便办公自动化系统同档案系统进行数据交换，达到文件著录信息的共享，还可以经过简单的脚本编程直接用浏览器进行著录信息的检索和归档电子文件原文的查看，方便进行单位间信息的交流和政务公开出版物的编辑。
在归档电子文件子目录中，以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名为全宗号＋归档年度＋保管期限＋件号，如000012002100001，其中第1―5位为全宗号，第6―9位为归档年度，第10位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第11―15位为件号，用这种方式保存归档电子文件的原文信息，利用操作系统提供的树型结构和文件名的自动排序功能，即使不通过档案软件检索功能，也可以方便地对归档电子文件按“件”分隔开并按照保管期限和件号进行查找，避免了若干归档电子文件统一保存在一个子目录下造成检索和查找的困难。
2、明确了电子文件的著录信息
《规范》在起草过程中，广泛调研了电子文件整个生命周期中从文件生成到文件归档过程中产生的各种信息，总结了归档电子文件的著录信息模板，包括文件信息、档案信息和电子文件信息三大部分。其中，“文件信息”描述了一份文件从生成到归档前的信息，主要包括拟稿人、拟稿时间、部门责任人、部门责任人审核时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间、打字者、打字时间、校对者、校对时间、主送单位、抄送单位、发送时间、缓急程度、密级、收文者、收文单位、收文时间、批阅人、批阅意见、批示人、批示意见、承办部门、办理结果、办结时间等项目。
“档案信息”描述了文件归档后增加的档案方面的著录信息，主要包括归档人、归档单位、归档时间、全宗号、归档年度、保管期限、件号、主题词、分类号、鉴定者、鉴定时间、销毁者、销毁审批者、销毁时间、开放标识、题名、责任者、文件编号、附件、稿本、版本、版本说明等项目。
“电子文件信息”描述了电子文件在计算机环境中的生存信息，主要包括硬件环境、网络环境、操作系统、应用软件、文件类型、文件名、文件长度、存储位置、创建人、创建时间、修改人、修改时间、访问人、访问时间、载体类型、盘号等项目。其中全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、文件编号、责任者、签发时间、文件类型、文件名、载体类型、稿本等属于归档电子文件的必著项目，其他项目属于选著项目，目的是既让尚未实行无纸化办公的单位能够保存归档电子文件的最基本的信息（即归档电子文件的必著项目），又让已经实行无纸化办公的单位能够将其在办公自动化过程中形成的归档电子文件的背景信息完整地保留下来（将归档电子文件的选著项目从办公自动化系统中引用到档案管理系统中）。
编制软件，为电子文件管理提供支持
为使《规范》得到贯彻执行，青岛市档案局成立了机关档案管理软件开发组，研制了《易初档案管理系统》（以下简称《系统》）。《系统》在满足传统档案管理要求的基础上，对文书、科技、照片等门类电子文件整理提供了支持，主要表现为：
1、采用纸质等其他载体文件与归档电子文件合一的方式整理归档电子文件
基于《规范》中对归档电子文件的著录必选项目与纸质等其他载体文件基本相同，同时归档电子文件在现阶段尚不具备法律凭证作用，所以《系统》在整理归档电子文件的时候，没有对归档电子文件制定单独的整理方法，而是采用将归档电子文件直接“附加”到纸质等其他载体档案的目录上的方法来进行管理，并且规定对于没有纸质文件对应的归档电子文件必须重新制作纸质文件，对于没有其他载体文件对应的归档电子文件，则按照所对应门类的档案整理方法直接进行整理即可。如果其一件纸质等其他载体文件有相对应的电子文件归档，通过查看档案目录的方式就可以访问对应的归档电子文件内容，实现归档电子文件与纸质等其他载体文件的统一管理。
2、采用附加归档与链接归档相结合的方式管理归档电子文件
《系统》用附加归档与链接归档两种方式管理归档电子文件。“附加归档”是直接将归档电子文件加密后存储到《系统》数据库中管理；“链接归档”不是将归档电子文件存储到《系统》数据库中，而是仅仅存储文件路径位置的管理方式。
“附加归档”将归档电子文件直接加密存储到数据库中可以通过《系统》的权限逻辑来控制对归档电子文件的访问，防止归档电子文件在归档后被非法访问、修改、删除和感染病毒。但是，“附加归档”使《系统》数据库非常庞大，造成用户在进行备份等大数据量操作时速度减慢。
“链接归档”不将归档电子文件原文存储到数据库中，仅仅存储归档电子文件的著录信息，虽然归档电子文件可以脱机存储到光盘等一次写载体中，仍然不能避免归档电子文件的非法访问。不过“链接归档”可以避免数据库的异常庞大，所以《系统》在推荐档案室用户采用“附加归档”的前提下，又提供了“链接归档”的管理方式。在管理一些限制访问的归档电子文件时，采用“附加归档”的方式增加归档电子文件的安全性；在管理录音、录像、照片等安全性要求不高，但占用空间庞大的归档电子文件，采用光盘存储、“链接归档”的方式管理。
3、《系统》实现与其他办公软件的数据共享
根据《规范》对于归档电子文件光盘信息组织结构的要求，归档电子文件的著录信息是基于XML文档格式，所以《系统》对于著录信息的存储也是完全基于XML格式，而不是以某种格式的关系数据库形式存在，这样就为《系统》与其他办公自动化软件的信息交换提供了便利的条件。通过《规范》提供的归档电子文件光盘信息组织结构，其他办公自动化系统可以将需要归档的电子文件连同归档电子文件的背景信息一并写出，通过网络传送给档案管理人员，完成归档电子文件的物理归档过程，既完整地保存了办公自动化过程中形成的著录信息，又减轻了档案工作人员的压力。档案管理人员只需要点击几下鼠标，就可以完成归档电子文件的录入工作。
总结规律，探索出一套归档电子文件与纸质文件同步管理的方法
通过制定《规范》和《系统》的推广使用，青岛市档案局总结出了归档电子文件与纸质文件“四同步”的整理方法，即根据文档一体化管理的具体要求，使用办公自动化系统进行文书处理，文件流转完毕，运用《系统》进行归档，按照标准统一著录有关档案信息，同时在纸质文件上加盖归档章，予以编号（归档纸质文件的电子版本编号应与此编号一致）归档，文件的电子版本通过计算机网络系统进行查询。也就是说，在鉴定归档纸质文件与其电子版本一致性基础上，按统一的方法分类、排列、著录，以电子版本作为提供利用主要方式的过程，即同步归档、同步整理、同步著录、同步利用。
1、同步归档。制发的、收到的以及未经公文处理的纸质文件归档前，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性。如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件。如果符合有关要求，则将电子文件保存到指定计算机硬盘的指定路径中实现逻辑归档。归档的电子文件格式应符合《规范》的要求，否则应进行转换。如无法转换，应将其电子版本和相关支持软件一并保存。
2、同步整理。按照《系统》的要求，归档文件与归档电子文件采用“合二为一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质文件的同时，归档电子文件也就整理完成了。具体做法是：对于发文及其电子版本一般在签发后，由文书将著录信息全部录入到《系统》中；对收文及其电子版本，一般由文书在收文登记时即将著录信息录入到《系统》中；未经收发文处理的归档文件及其电子版本在归档电子文件形成后一个月内收集并将著录信息录入到《系统》中。全宗号、年度通过《系统》自动生成；件号通过确定年度和保管期限后，由《系统》自动计算生成。不同的用户可同时向《系统》中著录需要归档的纸质文件和电子文件，《系统》将根据归档的先后顺序按照年度和保管期限自动生成归档文件的件号，从而确保不同的用户登记的件号在同一年度、同一保管期限中不重复。对于暂不确定保管期限的归档文件，例如尚未批复的本单位请示，可以先将其放入短期保存，保管期限确定后再根据批复的保管期限和件号确定该文件的档号。确定不需要归档的文件和清退、销毁的文件不做归档处理。在《系统》中保留一段时间后清除。
3、同步著录。归档纸质文件依据《系统》自动生成的件号，在纸质文件上加盖归档章并填写相关内容，电子文件保存在《系统》数据库中，待年度档案整理完毕后由计算机打印出归档文件目录。电子文件根据《规范》的要求，由《系统》自动生成归档电子文件的光盘存储信息组织结构，并刻录光盘，移交进馆。
关键词:电子文件 归档工作 现代办公设备
Abstract: The electronic archives refers to the machine-readable documents processed and storaged by puter system or records with other carriers, which are formed in social practice activities, with preservation value、 It is literal document with the carriers of puter disc, disk and pact disc mainly including electronic book, electronic mail, electronic statements, electronic drawings and so on、 Different from the intuitive paper documents, electronic archives can be processed and transferred the puter and other modern office equipment, and its utilization shared、 Different in the storage and management of electronic archievs from traditional paper files, the advent of the information age has brought a huge challenge for the management、 This paper discusses the electronic document in its definition, characteristics, archiving requirements and the role, and points out that electronic documents is the need of the development of the times, which has an important role、
Key words: electronic document; archive work; modern office equipment
中图分类号：F416、63文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
1 前言
随着现代科学技术的飞速发展，特别是全球化、信息化和网络化的发展，计算机及信息技术被广泛地应用到人类生产和生活的各个部分，与此同时也就产生了大量的电子档案。电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案工作中的重要组成部分。电子文件是指能被计算机识别、处理，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档。在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，将本单位的电子档案收集管理好、开发利用好、长期保存好，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，健全完善归档制度。
2 电子文件特点
传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，电子档案与传统纸质档案具有以下几个特点：首先是电子文件不再是直观的纸质文件，它是以二进制代码形式记录，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；再有电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。根据电子文件的上述特点，在对其进行归档之前，要进行认真的鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。
与此同时，基于电子档案的自身特点，它也具有一些特殊的特点：首先是电子文件整理减轻了档案管理人员的劳作强度，从原来的手工建档、查找与检索变为信息网络操作与整理。其次电子档案有利于文档的保密工作，从原来的整卷提供利用查阅到现在电子文件相应的页、份、件提供，从而更有利于文件的保密。再有一点就是大大提高了档案管理的工作效率与质量。
3 归档要求
归档电子文件应包括作为档案保存的电子文件、其相关软件、相应的软硬件环境说明和其他相关数据等。对于电子文件的归档条件，严把归档检测关。首先，必须确定归档范围是保证电子档案质量的关键，档案管理工作者在对电子文件进行归档时，需将经过整理的电子文件确定属性后，即完成文书处理程序后再归档保存；其次，要有完整、齐全的电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。
鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有逻辑归档和物理归档两种：逻辑归档是指在计算机网络上联机实现的电子文件信息的归档。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。物理归档是指把计算机及其网络中符合归档要求的电子文件集中存储，并拷贝至可脱机保存的载体上。
4 结论
总之，加强电子文档的规范化归档管理是加快办公室信息系统化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践经验，建立健全电子文件及电子资料的管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员素质，加强各个五一节的沟通与管理，更好地措施保护电子档案的信息安全，确保电子档案的真实性、完整性和可读性，使得电子档案的参考、凭证价值得以实现，形成适合于自身工作特点的电子文档管理规范和标准，使电子档案能适应社会主义市场经济发展的要求。
关键词： 高等学校 电子文件 档案管理
高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校师生创造性劳动的结晶。随着信息化的发展，高校的办公自动化水平不断提高，内部产生了大量的电子档案，电子档案是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的数据资料，由此产生的电子档案已在高校档案中占有极大的比重。高校档案关系到学校发展的历史，是历史的积淀，更是见证事关学校发展重大事件的依据材料，关系到高校可持续发展的一个不可忽视的重要问题。而归档是档案管理的一个重要环节，工作中保证电子文件的齐全完整，充分发挥电子档案的作用，是许多高校的不足之处，本文就如何做好高校电子档案归档管理工作谈几点建议。
一、电子档案的特点
（一）电子档案具有快捷性和可塑性。
与纸质档案相比，电子档案具有存储体积小、检索速度快、方便远距离快速传递，可同时满足多用户共享等特点。利用计算机可直接进行文件的修改、收发传递，极大地提高了办文的效率。
（二）电子档案具有对设备的依赖性。
离开了计算机网络，电子档案就不能传递，不能直接阅读，因此，电子档案必须依赖于特定的软件和相应的硬件条件才能识别和利用。如果没有特定的设备和软件，那么电子档案很可能会失去利用价值。
（三）电子档案具有不安全性。
电子档案的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，电子文件在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成信息被盗、被删除或被改写等严重后果，一旦出现此类问题，电子档案就会被破坏得面目全非，从而失去应有的作用。
（四）电子文件的法律效力尚不明确。
中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》颁布实施不久电子文件归档工作才处于起步阶段，多数高校还没有把电子文件与电子档案的归档工作纳入档案管理工作的轨道。电子文件由于其信息和载体的可分离性、易更改性等特点很难制定出相应的法律认定条文，而各单位在管理电子文件、设计处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成资源不能共享。这些问题的出现在很大程度上限制了电子文件作用的有效发挥。
二、电子文件的归档管理存在的问题
充分认识和了解了电子文件的上述特点，有利于我们在日常工作中加强对电子文件的管理。但是，日常工作中常常会遇到很多问题，比如大量的电子文件通过网络直接传输，接收单位形成了大量的电子文件，有的单位因计算机系统的存储容量不够，为接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件。由此可见，电子文件的管理并不像纸质文件的管理那样规范和有章可循。
（一）电子文件收集归档难。
电子文件从形成到归档往往要跨越多个部门，给电子文件的收集工作带来了难题。影响电子文件收集的主要原因有：（1）随着信息化的发展，有些部门如教务处、财务处、科研处等都有各自独立的办公系统，对口上级部门直接通过系统发送到相关的单位，改变了传统的由学院办公室接收文件的模式。各单位、各部门可直接从网上收、发文件，自行办理，形成的电子文件却散落在各个部门；（2）有些部门不重视归档工作，未明确专人负责，导致大量的具有保存价值的电子文件散落在各个部门；（3）由于学校各职能部门的工作环节有时是互相交错的，文件归档职责难以界定，为了方便使用不将电子文件按要求归档，而是存放在个人手中。对电子文件的归档要求不甚明了，难以达到归档前的规范整理；（4）有些部门设备落后，存储器的容量小，新产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，使很多有归档保存价值的电子文件被删改。
（二）电子文件的技术保护难。
电子文件的载体一般是以磁介质为主，对存放环境的要求比较高，但是目前存储选用的载体不耐久，性能不稳定，加之保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等，都是在管理过程中遇到难题。另外由于电子文件自身存在的问题，目前尚未制定出相应法律认定的条文，这在很大程度上限制了电子文件的归档管理。电子文件都依赖于特定的软硬件环境，如果离开特定的设备，电子文件不能生成、识别，电子文件就失去了利用价值。一些早期电子文件，由于设备陈旧、技术落后即使当时保存下来，现在也已经不能识别了。
三、电子文件的归档管理
虽然电子文件的归档管理还存在着不少问题，有些方面和目前档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是档案管理向更深层次发展的必然趋势。随着人们对办公自动化认识的逐步深刻和计算机网络技术的广泛应用，电子文件改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性和意义的认识。那么，在信息化发达的今天，高校的办公系统已日渐完善，产生的电子文件越来越多，如何进行电子文件的归档管理是一项新的课题。
（一）加强制度建设，形成一套完善的电子文件归档管理标准。
由于电子文件的记录格式、载体形式有别于纸质文件，电子档案与纸质档案也存在很大差别。目前，国家科委和国家档案局已制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理办法》和《电子文件归档及电子档案管理办法》标准，高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多，有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等，将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档，必须靠制度约束，各高校应根据标准，结合本单位的实际情况，制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，在工作中严格执行。合理选择电子文件的存储载体，确定电子文件的归档格式，同时要注意归档文件的鉴定，对归档的电子文件定期进行检查、维护等。同时，我国应加快相关的立法步伐，进一步提高电子档案管理的规范化。
（二）明确电子文件的归档范围和归档时间，采取安全有效的保存方式。
凡是反映高校及其各部门的主要工作，具有参考利用价值的电子文件都应纳入归档范围。确定电子文件的归档时间要视归档的具体情况而定，电子文件的归档管理分逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档应随办随归，经归档后的信息可供使用者通过网络检索利用，逻辑归档的随时办理可及时甚至实时地实现档案资源共享；物理归档原则上要参照纸质文件的归档时间，在一个工作年度完成后进行，这种归档方式便于实现电子文件的集中管理，有利于保证档案数据的安全。保存方式可采用以下几种方法：一是将应归档的电子文件最终版本确定保管期限，录入在磁、光记录介质上，脱机后可存放在别处。二是压缩归档。采用数据压缩工具，对计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。三是备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上，避免电子文件丢失。[1]
（三）电子文件与纸质文件同步归档。
由于电子公文本身存在着现有技术手段难以克服的缺陷，所以电子文件应与纸质文件同步归档。用可脱机保存的载体将电子文件备份下来，以纸质与磁盘形式制成双重备份，分别归档管理，但要保持一定的联系。对电子文件和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。这样，利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决了电子文件易于被修改的问题，确保其法律效用，还可对电子文件分类组盘，进行著录标引，保留电子文件在检索、存储方面的优点，从而既能高效、方便利用电子文件，又对电子文件起到较好的保护作用。
（四）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
要做好安全保密工作就要处理好共享与保密关系。电子文件可以同时满足多用户共享的要求，但文件的共享只能给经过核准的人员使用。在电子文件处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制，并对登录的所有人员进行全过程的跟踪和登记。此外，系统必须确保文件数据的安全，防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全，做好数据备份工作也是至关重要的。
（五）对档案管理人员进行电子文件和电子档案管理知识的培训。
从电子文件和电子档案发展的方向看，档案管理人员要提高自身素质，加强业务技术学习，掌握现代信息技术，逐步熟练运用计算机进行电子信息的使用和维护，介入文件的形成和保管，保证电子档案的完整与安全，促使电子档案管理走上规范、有序、健康的发展之路。
参考文献：
[1]王波、高校电子文件归档管理刍议[J]、黑龙江档案，2010（3）：48、
[2]杨萍、浅谈加快高校档案信息化建设[J]、潍坊学院学报，2010（3）：145-146、
关键词：新经济；包容创新；审慎监管；放管服；有效监管
电子文件归档是指将具有保存价值且办理完毕的电子文件及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。归档完成后，成为具有凭证、查考和保存价值的电子档案，具有真实性、可靠性、完整性和可用性。电子文件归档一直受到档案行政管理部门的高度重视。2016年，《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）作为国家标准出台；2020年，出台了《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）；2021年，中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》对电子文件归档工作提出进一步要求，要求强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，保障电子文件归档工作广泛开展，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档；大力推进党政机关电子文件单套制归档，逐步开展其他业务系统电子文件单套制归档；推进企业事业单位电子文件单套制归档从会计系统向管理系统、工程技术系统、科研系统等更广泛领域推广。随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化越来越成为大势所趋。为适应现代管理制度和信息社会的发展，电子文件归档和管理工作已是势在必行，且需求愈盛、脚步愈紧。但是，电子文件的归档和管理，较之传统的文件归档和管理，从理念方式到具体操作都有巨大差异。对于这种新的管理模式，档案部门亟须主动作为、快速适应、积极探索，并借此契机推动档案工作迈上一个新台阶。
一、正确认识电子文件归档优势
电子文件之所以被大力提倡、广泛使用，源于它相较纸质文件所显示出的突出优势。主要表现在三个方面：（一）操作方便，节省人力，便于管理。传统的文件管理，因为需要手工检索，所以档案整理工作十分重要也非常繁重，大量的档案整理、分类、组卷往往耗费归档人员和档案人员大量的时间和精力。而实现电子文件在线归档后，依靠技术手段，使归档和整理分类变得简单而方便。（二）容量无限，节省空间，降低成本。随着时间的推移，传统纸质档案会越积越多，需要占据的空间将越来越大，结果导致库房面积需要不断扩大，设备需要不断更新和添置，这成为很多档案部门面临的难题。而电子文件载体容量极大，随着信息科技的发展，载体的承载量只会越来越大，而相对的空间需求量极为有限，几乎可以不计，这就较好地解决了储存空间的难题，大大降低了档案保管的空间成本。（三）路径高效，检索快捷，提高利用率。传统的纸质档案，一般需要到档案管理部门办理借阅手续，进行复印或借走利用。一旦实现了电子文件归档和管理，则多数可以实现网上查阅和借阅，利用路径更加高效和便捷，既减少档案人员工作量、节省设备资源，也将会大大调动档案利用人员的积极性，提高档案的利用率。
二、积极探索电子文件归档工作新模式
（一）全程管理+单套归档。1、要确保全程管理。要对电子文件的形成、归档，电子档案保存、利用、移交等所有环节实行全过程管理，最大程度确保电子文件运行和电子档案管理连续、安全、可控。2、要以事项为归档基本单位。以事项为归档基本单位，开展电子文件归档与电子档案管理，改变了过去以部门为基本单位归档的方式，有效解决了同一事项涉及多个部门时材料归类不清、文件缺失、过程记录不完整等问题，确保电子档案的完整性和可用性。3、要实行单套制归档。以电子形式归档和移交、符合法律法规要求且来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件，其纸质材料则需线下录入或扫描上传后在线上进行处理，以打通全流程电子化的“最后一公里”。（二）分工协作+联动共治。电子文件归档和电子档案管理工作涉及业务部门、信息技术部门、档案管理等多部门。部门间职责界定和衔接机制不清晰易导致职能交叉、重复和缺失现象，从而增加了工作难度。因此，必须清晰各自分工范围，并做好组织协调和共建共治。1、要明确电子文件归档和电子档案管理的责任主体职责，并各自负责完善自建系统中电子文件归档功能和档案管理系统功能。2、要建立考核机制。主要是由档案主管部门与信息技术部门通过日常检查、随机抽查等方式对电子文件的形成、办理、归档及移交、存储、利用等情况进行监督，发现问题及时督促有关部门落实整改。（三）安全有效+真实可信。电子文件信任与存证问题将直接影响电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，是推动电子文件单套制归档亟须解决的关键问题。主要是要确保实现电子印章、电子证照、电子签名、统一时间戳、0FD版式文件转换等五种功能，确保电子文件的不可篡改性和原始性，强化证据效力，为电子文件单套制归档提供有力的技术支撑，推动电子档案的高效共享利用。1、要确保同平台走完全流程。确保电子文件形成、归档、保存、利用、移交全流程均在平台办理，从技术上保障归档电子文件的原始性、真实性、安全性。2、要确保电子文件不可篡改性。要由权威部门签发统一的可信时间戳，确定电子文件产生的准确时间，采取第三方存证方式，使用无人值守的第三方设备，对电子文件在版式转换时附加签名保护，通过电子签名加时间限制方式尽可能消除伪造、篡改归档电子文件的可能性。3、要增强电子档案的安全保障。电子文件的形成、办理、归档应采用符合国家信息技术安全要求的电子签名、电子印章、身份认证、时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施，确保电子文件信息真实、完整、可用、安全。提高电子证照发证用证能力，提取电子证照副本并附加用途限制信息和时间戳，不直接拷贝电子证照原件。归档电子文件在后续档案利用中，只允许使用实时生成的限制用途的档案副本。在日常安全管理方面，明确各方在电子档案管理中的安全管理职责，定期开展电子档案备份工作，做好电子档案登记、检查、迁移、鉴定、销毁等工作，进一步强化安全保障。（四）数据共享+功能建设。1、要明确电子文件及其元数据的归档存储格式、元数据信息及数据质量，促进电子档案信息资源的共享利用。2、要明确业务系统应具有电子文件归档功能，要求能批量导出归档信息并生成目录清单，为电子文件归档工作提供基本支撑。3、要明确电子档案管理系统的建设要求，实现电子档案接收、整理、保存、查档、鉴定、开放等全流程管理。4、要明确业务系统与档案管理系统对接方式、接口数据标准和安全要求，实现电子文件归档和档案移交全程线上办理。
三、清晰界定各部门电子文件归档工作职责
（一）档案部门职责。一是负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训。二是负责指导监督电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档的电子文件。三是负责电子文件归档和电子档案编目、管理、处置和利用等各项工作。四是定期进行电子档案备份，定期开展检查、鉴定、销毁等工作。（二）电子文件形成或办理部门。作为电子文件归档和电子档案管理的责任主体，需做好如下几点：一是负责本部门电子文件的形成、收集、整理、著录和移交归档等工作。二是负责按照有关标准规范，完善自身业务系统中有关电子文件归档的功能建设。三是积极推动自身业务系统与档案系统的对接，如未能对接，则要保证能批量导出归档信息包并生成目录清单。（三）信息技术部门。负责按照电子文件归档要求，依据标准建设、加强和完善业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供技术支持。（四）保密部门。负责监督电子文件归档和电子档案的保密管理。（五）涉及多个部门联合办理的事项。由各部门按各自职责分工做好归档工作。有牵头部门的，由牵头部门完成最终归档工作。
【参考文献】
[1]孔祥卉、信息化背景下文书档案在线归档的初步探索[J]、现代企业文化,2019(3)、
[2]见雪冬、电子文件归档中存在的问题及建议[J]、北京档案,2015(9)、
[3]李学广、在线归档与利用的难题探索[J]、中国档案,2014(1)、
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用、促进了办公自动化的迅速发展、随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流、成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应、并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例、在办公自动化方面起步虽然较晚、但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公、对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。
电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3、1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3、2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3、3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3、4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3、5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
[关键词]无纸化办公；归档管理；技术应用
当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理规范工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案的规范管理，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，下面就“无纸化办公”给电子文件归档管理的现状及对策进行了探析。
一、OA的概念及OA产生的背景。
办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），是一种技术，是一个软件，是一个高科技平台，是一种现代办公环境，是一个涉及诸多方面的系统工程，利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。在计算机技术的推动下，我国事业单位的档案管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。
随着科技的进步，信息科学和计算机的广泛应用，办公自动化系统（OA系统）在党政机关、企事业单位工作中推广普及。在办公自动化环境下进行大量的文件处理等，由此产生了大量的电子文件，如何收集、整理、保管和利用这些电子文件，是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。
二、OA电子文件归档管理的现状
自新型的文件形式推广运用后，事业单位对OA电子文件的运用更为普及，也给事业单位内部日常管理工作创造了有利的条件。而为了让OA电子文件发挥更好的作用，档案管理人员必须要深入分析这种电子文件使用存在的问题，及时改进调整后让电子文档发挥出更大的功能作用。虽然各事业单位的办公自动化水平不断提高，但在电子文件的归档管理方面还普遍存在着一些不足。目前我国OA电子文件归档管理工作存在的问题主要有以下几点：
（一）对归档工作认识不足
很多单位缺乏对归档管理工作的认识。电子文件的制作直到归档的各个环节管理都比较混乱，有的是职责没有明确，个别档案人员认为归档工作应该是信息部门负责，因而不愿接受文秘人员递交的电子文件；有的是工作人员缺乏重视，觉得没必要归档，或是没必要重视归档管理，使得电子文件归档工作不规范，导致文件丢失、损坏等现象时有发生。
（二）档案管理和OA系统不兼容
OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成，其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理和OA系统的不兼容表现在两个方面，首先，硬件设备上，事业单位采用的计算机及其设备难以满足OA系统运行的要求，如：信息处理速度、主机运行速率等，这些都阻碍了OA系统的正常运行；其次，软件设备上，还有很多单位的档案管理系统不能够与OA系统兼容，而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化，而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。
（三）缺乏健全的归档管理制度
良好的管理制度是事业单位日常经营有序进行的保证，也是事业单位扩大经营规模的基本条件。对于OA系统及其相关文件的运用，事业单位要采取综合性的归档管理制度，引导内部职员开展归档管理工作。虽然国家已经颁布了相关的制度规范，但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度，也没有先进的管理方法，使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低，这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障，而且影响了电子文件的使用。
（四）存储载体的不安全性
许多电子文件进行逻辑归档后存储于服务器中，或被存储于光盘等介质中归档，而这些存储载体一旦损坏，许多为不可修复的，因此电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。
三、OA电子文件归档管理的措施
（一）健全电子文件管理制度
电子文件作为新生事物，不仅有着便捷等种种优势，也由于其易修改、易丢失等特点需要工作人员特别的加以重视。在管理上首先应明确电子文件处理流程、各部门职责、归档范围等，只有妥善的做好电子文件归档管理工作才能保证电子文件的完整、准确、安全，才能及时、便捷的为单位的日常工作提供信息的支持；其次，档案工作人员要认识到自身工作的重要性，做好档案工作不仅是档案人员的责任，更是为单位做贡献的基本方式，是体现自身价值的根本途径。有效防范电子文件被非法访问和随意修改，确保电子文件在存储、传输过程中的安全性和保密性。同时系统管理员采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
（二）档案管理人员全程参与电子文件管理
档案人员要更为熟悉档案工作，所以要建立以档案人员为主的归档工作队伍，并吸收一些责任心强、素质好并热心档案工作的计算机、信息管理等方面人才，以保证归档工作的顺利进行。软件公司在机构编制OA系统时，从前期的功能需求调研到试运行和验收，到档案管理人员全程参与，根据电子文件归档管理要求对系统设计提出具体要求，并根据实际操作情况由软件公司进行不断完善。同时各部门设兼职档案员对本部门的电子文件处理进行跟踪工作人员从文件拟写、核稿、制发、归档各环节进行严格把关，并对处理流程进行实时跟踪监督。办公室综合档案员按规定时限接收各职能部门移交的电子文件，并进行鉴别后正式归档，实现对电子文件进行全过程管理。因此要提高档案人员的素质，档案人员要在重视自身工作的基础上，积极学习电子文件归档管理的相关知识和技能，主动的去学习新的经验和工作方法，档案部门要根据实际情况积极开展培训工作，鼓励档案人员不断提高专业能力，帮助其尽快的熟悉、掌握OA系统，以切实做好归档工作。
（三）保证电子档案的安全
由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。
首先，要做好日常归档管理工作，遵循按时归档、归档文件核对鉴定等原则，积极采取有效的归档管理措施，防止出现电子文件错乱或人为删改等现象；其次，要设专人负责档案系统的实体安全，每天对库房温湿度等环境因素进行调控，保证系统设备的运行安全；再次，要保证系统软件的安全，通过登录权限等对人员操作进行限制，在计算机上安装防火墙和杀毒软件，并及时更新，不使用外来的光盘等存储介质，以保证系统的安全运行；最后，要做好档案的备份工作，通过数据库备份，并重视电子文件载体的质量以提高文件存储的寿命等方式来保证文件的存储安全。
三、结束语
只有充分认识OA系统中电子文件的特征，针对各单位的办公自动化环境电子文件归档管理中存在的具体问题，完善OA系统电子文件归档管理制度，重视电子文件管理人员的培养，加强对操作者权限的控制，实现对电子文件的全过程管理，并保持与纸质文件的同步归档，才能切实做好OA系统中电子文件的归档管理工作。面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战，档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，精通档案管理和“无纸化办公”业务，为机关办公自动化积极工作，不懈努力。我们相信随着电子信息技术的飞速发展，“无纸化办公”将为档案管理工作带来重大变革，同时也为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。
参考资料：
1、杨公之主编、《档案信息化建设导论》[M]、北京：中国档案出版社，2001年9月第1版。
2、杨公之主编、《档案信息化建设实务》[M]、北京：中国档案出版社，2003年8月第1版、
3、GB/T18894―2002《电子文件归档与管理规范》、
4、冯惠玲主编、《电子文件管理教程》[M]、北京：中国人民大学出版社，2001年8月第1版、
5、《电子文件管理理论与实践》（科学出版社，主编：刘家真）