论文关键词 执法档案 功能设定 执法监督
近年来，随着人民群众法治意识、维权意识的日益增强，对检察干警的执法要求也越来越高。如何从源头上规范执法行为、促进队伍管理和执法监督机制的创新，构建执法监督长效机制，已成为各级检察机关积极探索的一项重要工作。各级检察机关应以高检院“规范执法行为、促进执法公正”专项活动为主线，大力加强检察队伍建设，努力提高执法能力和执法质量，以加强对办案全过程的监督和控制为目标，以健全执法规范为基础，积极探索推进干警执法档案建设，努力从源头上规范执法行为、构建执法监督长效机制，确保司法的公正性、严肃性与廉洁性。本文主要以我院干警执法档案建设几年来的实践为基础，就如何建立好检察干警执法档案的相关问题进行思考。
一、检察人员执法档案的概念
检察干警执法档案是检察干警执行国家法律、法规、规章、规范性文件、上级决定、命令等情况的客观记载，是对检察干警所办案件的质量、效率、社会反映等主要指标以及在司法活动过程中有无违反办案纪律等主要情况进行审查考评后的结果记载。它全面、客观、准确、真实地反映了检察干警的执法行为，并对执法的每个环节、整个流程以及执法行为的优劣进行考核评估、动态管理，形成了系统、科学规范、完善的执法监督体系。首先，主体方面，对象应是具备执法主体资格的干警，即具有执法职责岗位工作的干警的具体执法行为，主要涉及检察机关反贪、侦查监督、公诉、渎检、民行、监所、控申等业务部门检察干警的执法过程、执法质量、执法效率、执法效果等方面。其次，执法档案的构架是全程、全方位的写实记载，体现执法的每个环节、整个流程。再次，执法档案的建立有专门的案件质量控制机构进行跟踪管理和考核评估，以实现执法档案的功能和意义。
二、检察干警执法档案的功能设定
（一）规范功能
检察机关在建立执法档案工作中，进一步明确了执法部门和干警的个人职责，从受理案件、登记、分流、办理等环节入手，细化办案操作规程，制定反贪、侦查监督、公诉、渎检、民行、监所、控申工作流程管理制度，建立案件质量监督管理办法、案件质量评价标准，明确各诉讼环节在时限、质量等方面的标准要求，对办理的每一起案件及办案人员、办案过程都有详细记载，使每个执法环节和程序有章可循。
（二）引导和反馈功能
如果说规范功能是一种静态意义上的功能，那么引导和反馈功能是执法档案的一种动态功能。建立好检察执法档案，是对检察干警办案态度、办案效果、办案质量进行全面考核的真实记录，检察机关通过对执法档案中反映的问题及时加以纠正、区分责任，对执法办案中的好经验、好做法加以总结和推广，使执法档案成为引导推动干警规范执法的“动力源”，促使执法者在执法过程中，严格依法执法、公正执法。反馈功能事实上是引导功能的一个组成部分，正是通过反馈的手段达到执法队伍管理者和被管理者之间的信息沟通，从而实现引导与评价的目的。
（三）评价和激励功能
建立执法档案，就是要对执法主体的整个办案过程进行客观综合的评价，其在办案之初主要体现其静态的预设性规范功能，在执法过程中体现其引导和反馈功能，而在案件办理结束后则重点体现为评价和激励功能（激励功能其实是评价功能的正面反映）。执法档案的记载信息，集中体现执法部门和执法干警的办案数量、工作业绩，并作为执法部门的评先、执法干警晋职晋级、提拔使用的重要依据，进而充分调动执法干警的工作责任心、积极性和主动性，不断加大办案力度，提高执法水平。
三、建立检察干警执法档案的必要性和实践意义
全面推进干警执法档案建设，发挥档案的规范、引导、反馈、评价和激励作用，对于规范干警执法行为，加强案件流程管理，提高执法水平和案件质量，督促检察机关和检察干警在执法办案中更好地彰显公平正义的价值追求具有十分重要的意义。
1、建立执法档案是检察干警执法监督管理工作步入规范化、科学化的重要标志，对提高司法效率和司法公正，具有重要的意义。执法档案对每一名执法者所办案件的质量、效率等主要指标进行审查考评后的结果进行详细记载，使得执法者的执法过程在执法档案中一目了然，有助于对执法干警进行有效监督，完善了检察机关内部执法监督，预防和惩治自身腐败的制约机制。
2、建立执法档案，是提高案件质量的需要。执法档案的建立，改变了以往以案件的最终处理结果来确定办案质量高低的单一性标准，使得办案质量在实体和程序上有了双重保障，是一种规范、科学、合理的办案考核评价机制。
3、建立执法档案是加强检察队伍建设的一项重要举措。建立执法档案，全面地记录执法部门和执法干警严格执法、依法办案等方面的情况，有利于促进执法干警自觉接受监督，从思想上警醒自己严格、公正、文明、廉洁执法，从而推进检察机关强化法律监督，维护公平正义。
四、当前检察人员执法档案建立过程中存在的问题
我院自2010年作出关于建立执法档案的部署后，经过实践，检察执法档案“权责明确、监督有效”的特点得到了充分论证，同时也反映出了检察执法档案管理机制本身还存在的问题。
1、标准不统一，管理部门分散。如何建立检察干警执法档案，怎样建档、管理、有效利用等没有统一标准。同时收集和管理执法档案的机构也是五花八门，有的是纪检监察部门、研究室、政治部在收集各类档案，分别管理；有的是纪检监察部门、研究室收集，还有的是纪检监察部门在收集管理。
2、建档工作量大，评查也易流于形式。检察执法档案管理的要求是一人一档、一案一档、一档一评，但事实上，从现有的技术层面上对全部执法人员的建档已是一项牵扯大量人力的浩大工程。由于案多人少，评查制度很难得到全面落实，客观上会造成评查工作不细致、不严格。
3、反馈滞后，监督的实时性受到限制。建立执法档案的一个显著功能是实时监督。但是实际办案中，由于内外因素的制约，案情的监督反馈机制滞后，案件前、中期监督成效往往在事后才能得到反馈，不能即时反馈到相关职能部门，致使案件办理过程中出现的瑕疵问题不能得到及时有效纠正。
4、机制欠缺，执法档案管理与绩效考核等机制尚待磨合。执法档案的一个基本特点在于为执法绩效综合考评体系提供详实依据，但在具体考核中对执法档案的可参考程度没有明确的取舍范围，没有统一的考核达标标准，使得执法档案在干警执法绩效考核中的作用大打折扣，造成了执法档案与单位及干警个人的评先创优、提拔任用工作联系不紧密、可操作性不强。
5、收集和评估不及时。档案建设中的动态性、同步性的执法情况，除了干警个人或者当事人之外，获取的渠道不多，同时对执法活动情况没有进行及时评估，只是停留在执法活动有关情况的收集记录阶段，很难达到一人一评、一事一评，使执法档案的各项功能作用没有得到有效发挥，制约了执法档案的可利用率。
五、对检察人员执法档案建立的几点建议
（一）规范制度建设，明确执法档案的机制架构
检察执法控制体系，应当是任何人进入执法进程之中，就不再以个人的意志来决定自己的行为，而是在规范的框架下行使检察权，这也是执法档案规范功能的体现。在建档之前，首先要明确执法依据，即制定案件质量标准，其内容涵盖执行实体法的质量标准、执行程序法的质量标准、办案效率标准、法律文书制作标准、办案效果标准。其次要明确执法流程，即制定办案工作规则，每个执法环节的操作规则。再次要明确执法职责，即制定各执法岗位职责规范、履职纪律。最后要明确执法效果，即制定案件质量评估标准，在对照上述标准的基础上，对执法人员所办案件进行质量评估，对办案活动进行考核引导，以进一步激励执法人员的工作积极性，从而促进检察人员公正、严明、廉洁、高效地履行职责。
（二）统一建档标准，规范执法档案的准入标准
从建档须知、档案目录、基本资料、处理结果、适用法律、当事人意见反馈等基本环节入手，统一建立干警执法档案的基本标准、原则、方法及要求，促使执法档案逐步转向规范化、有序化轨道。具体可分为两个部分：一是建立以人——执法主体为中心的档案，主要记录干警基本情况、执法资格认定情况、执法业务培训情况、述职述廉情况、执法情况总结及考核情况、奖惩情况等。二是建立以案件——执法客体为中心的档案，主要纪录执法主体对案件事实、犯罪性质的认定情况，执法行为的合法性、及时性、规范性情况，执法过程中处理影响社会稳定的重大问题，涉法涉诉信访工作，督导、督办案件的办理，专项治理工作，预防犯罪情况，案件质量考评情况等。
（三）加强组织管理，完善执法档案的绩效考核体系
从管理学的角度来说，一切管理活动都是以提高效益为目的的，执法档案的组织管理也不例外。管理好干警执法档案，最大限度发挥其规范、引导、反馈、激励效能，是建立好执法档案的保障。
一是实现与绩效考核的对接。要将执法档案作为考核干警执法能力、执法水平和业务素质的重要组成部分，以执法档案反映所办案件的质量等列为重点考核内容，进一步完善检察干警执法绩效考核体系。我们主张现阶段宜由案件督查和质量控制部门——研究室作为主要职能部门，政治部、监察室配合共同管理好干警执法档案，实现执法档案与人事档案、廉政档案的对接，完善执法干警绩效考核体系。
二是实现与执法过错责任追究或评先创优的对接。要将执法档案作为检察干警责任查究或评先创优的主要依据，对错案责任的追究应当根据《检察人员执法过错责任追究条例》追究办案人的责任；对执法人员在执法中违规违纪的，应当依据纪检监察有关规定处理；对案件质量不高的，应当采取通报、撤销主诉、主办资格等措施予以处理。执法档案的评查结果还要作为执法人员评优、立功、晋职、晋级、晋衔的重要依据，坚持用执法档案说话、以档案记载服人，充分调动干警的工作积极性和主动性，切实增强干警的执法责任意识。
三是实现与提拔任用的对接。要把执法档案作为提拔任用领导干部的重要参考，通过对执法档案的深入分析，对提拔对象的思想素质、业务能力、执法水平等各个方面做出全面客观公正的评价，选拔出组织信任、干警信赖、群众支持的领导班子和领导干部，不断加强检察队伍建设。
人事档案管理办法
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1、1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1、2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1、3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1、4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1、5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1、6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1、7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1、8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1、9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2、1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2、2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2、3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2、4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2、5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意事项
3、1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3、2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3、3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4、1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4、2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4、3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
（一）认识不到位，重视程度不够高校分管财务领导和会计档案管理人员对《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规的学习理解不够，对会计档案资料的重要性和会计档案管理工作的重要性认识不足。站在决策、监督的角度重会计资料的形成过程，忽视预测、事后检查对完整会计资料的依赖作用。特别是忘记了决策失误或监督管理不严出现经济问题时，会计档案资料对解决问题提供的法律证据的重要性。
（二）内部管理制度不健全或执行不严格一是没有严格执行《会计档案管理办法》，仅从减少会计人员数量或工作量、随时查阅的角度看，确定会计档案归不归档或归档地点，必然导致会计档案归档资料不完整，归档时间不及时，存放管理不统一。二是查阅和借出管理制度不健全，没有考虑会计档案的保密性和完整性，审批权限不集中，查阅、借出、复印等没有制度上明确区分，涂抹、损坏、替换、丢失等没有严格的责任追究制度。
（三）财务部门与档案管理部门职责不清会计档案什么时间移交、移交的范围、移交的手续办理、什么时间鉴定与销毁等等，在这些工作中财务部门与档案管理部门没有明确的职责分工，各自从减轻自己工作强度出发，都在被动的工作。同时会计档案的建立和日常管理尚未纳入财务部门和档案管理部门的年度工作绩效考核，自然两个部门也就不太在意划分各自的职责范围了，由此带来会计档案管理的不规范。
（四）专业人员缺乏，业务素质不高会计档案是一种专业档案,档案管理人员需要掌握会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案由于管理环节的分散造成档案管理工作非常不规范。相当一部分高校由综合档案室非会计人员兼管，没有经过会计业务知识的专门培训，对会计档案的归档范围和管理标准不清楚，使得整理出来的会计档案案卷质量不高，难以保证会计档案的完整性和安全性，档案利用效率也较低。另外，财务主管受业务水平制约，对鉴定保存到期的会计档案是否还存在继续保存的价值，不敢轻易下结论，宁可无限期保存，也不肯按时鉴定与销毁。
（五）会计档案信息化管理推进力度不够会计档案信息化管理程度不高的主要原因有以下三个方面：一是有些高校档案信息化管理所需要的硬件设施和软件配备的不足或不达标，无法实现或完全实现信息化管理。二是档案管理人员计算机应用水平和档案信息化管理技术不足，即使有足够的硬件和软件条件，也不能实现档案管理的信息化。三是许多高校尚未制定档案管理信息化的标准与要求，档案管理人员习惯于传统的档案管理手段，不管效率如何，没人考核，大家都习以为常。
二、提高高校会计档案管理水平的措施和办法
（一）加大宣传力度，从思想上提高重视程度提高会计档案管理水平，首先要通过学校的相关宣传媒体加强会计档案管理规范性、政策性、重要性的宣传，把会计档案管理法律法规作为学校领导和教职工普法教育的重要学习内容。同时要编辑和整理重视和不重视会计档案管理所产生的正反两方面相应的案例加以宣传，特别是对本校在不重视会计档案管理中出现的问题及其后果更应该加以总结和宣传，提高学校领导和相关人员的认识水平和重视程度。
（二）建立健全并严格执行高校会计档案内部管理制度制度建设是做好各项工作的前提和基础，也是提高工作质量的保证。一是要建立严格执行国家会计档案管理办法的考核制度，把考核结果同相关部门与人员的工作业绩和绩效分配结合起来，从制度上约束和激励他们执行国家会计档案管理办法的积极性和主动性。二是要建立财务部门和档案管理部门职责分工制度。财务部门既是会计档案形成部门，也是会计档案经常使用部门。通过制度确保责任明确，有利于确定会计档案管理中存在问题的责任承担部门和人员，确保会计档案的完整性、移交的及时性、保管的集中性。三是要建立会计档案查阅、借出、复印的集中审批制度，明确不同情况的审批权限，无论是校内还是校外查阅或借出会计档案，都必须严格遵循保密和安全原则。四是建立健全会计档案缺失、涂抹、损坏、丢失等责任追究制度，无论是在会计档案形成、归档、保管、查阅、借出、复印等过程中，都要对造成会计档案不完整的责任部门和责任人进行处罚，确保会计档案的完好无损。
（三）配备会计档案管理专职和专业人员，加强业务培训配备既董会计业务掌握会计档案管理知识专职、专业人员，是提高会计档案管理水平的关键。会计人员担任专职的会计档案管理人员，应该加强档案管理知识的培训；档案管理人员担任专职的会计档案管理人员，应加强会计知识的培训。同时会计档案管理人员也要不断提高自己的业务自学能力。只有建立了复合型的会计档案管理人员队伍，才能真正发现问题、提出解决问题的办法和建议，也才能从技术上和业务上解决问题。
（四）改革会计档案鉴定与销毁审批办法延迟进行会计档案鉴定与销毁工作是一种普遍的现象，形成问题的原因也是共同的，仅从高校自身解决这个问题是难以实现的，为此，应该重新审视《会计档案管理办法》有关会计档案鉴定与销毁的规定，改革现在的审批办法。建议实行第三方审核、鉴定、提出销毁意见的办法，如由财政检查机关、或会计事务所、或审计事务所、或有公证作用的其他专业部门办理鉴定与销毁工作，由高校支付相应的费用，这样做既可以发挥第三方的专业优势，也可以发挥他们对高校会计事项的历史审计，高校领导销毁过期档案的后顾之忧问题得到有效解决。
一、专题转制升本教学类档案材料的情况汇总
根据2004年教育部印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》通知中提出了对高校本科教学工作水平进行评估的指标体系，共有一级指标7个，二级指标18个，观察点38个。7个一级指标中均涉及到教学档案，18个二级指标中有15个涉及到教学档案，38个观察点中有25个与教学工作密不可分，从我院改制办移交专题转制升本的88盒档案来看，我院评估材料分别从专业设置、师生比、师资结构、教师荣誉、学生实习实训场所、市级教学成果、部级市级精品课程、教学团队、质量控制、培养方案、教学效果、教学管理制度、学风建设、学生素质拓展等方面着手。从表1可见，教学类档案占评估材料的86、4%，说明教学类档案在学院转制升本中的重要性，做好教学档案既是学院档案工作的重点也是难点。教务处作为教学工作的牵头部门，如何利用部门职能功能，做好教学档案服务教学，是阐述的重点。
二、教务处做好教学档案工作，服务于教学
高校教学档案是在教学过程中形成的具有保存价值的文字材料，包括教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等诸项活动的原始教学记录，是教学活动从计划到组织，从规划到落实，从预测结果到信息反馈，它是普通高校办学水平和办学实力的真实写照。
(一)做好教师的课堂教学质量评价档案从我院转制升本的评估材料88盒档案中，教学质量控制有8盒，占9%，可见教学质量控制的比重。众所周知，教学质量始终是学院生存和发展的生命线。我院制定了《重庆第二师范学院课堂教学质量评估实施办法》《重庆第二师范学院关于开展学年度系部级教学工作考核的通知》以及期初、期中、期末检查等文件和办法，建立和坚持实施“三全”教学质量监控体系，即全体教师的课堂教学质量评价，全过程的教学工作检查，全方位的系部教学工作考核。我院实施系部级教学工作考核，突出了规范管理，保证了教学正常运行，加强了教学基本建设，促进了教学水平的提升。具体来说就是通过学生评教、督导评教、同行互评以及系领导评价等，客观、公正、准确的评价教师的课堂教学工作，全民参与，这样就全面客观地反映了教师的教学水平。教务处制定了学年度系(部)级教学工作考核的办法，通过对教学单位的全面考核，进一步规范院系的教学工作;制定了《重庆第二师范学院教学检查规定》，明确了开学、期中、期末检查以及随机抽查的办法和具体内容。学院狠抓教学质量，每两年举办一次“优秀教案”、“优秀多媒体课件”评选活动，通过评选活动，鼓励教师注重教学基本环节，研究教学内容和教学方法，促进教师将网络技术、多媒体技术等现代化技术应用于教学中;学院每两年举行一次中青年教师课堂教学技能竞赛，促进教师不断提高教学水平;我院开展了“五说”(即书记院长说办学、教务处长说教学、系主任说专业、教师说课程、学生说学习)系列活动，组织了教师说课竞赛，在全院范围内营造了教师研究教学内容、研究教材、研究学生、研究教学方法的良好氛围。这些教学工作包括了教学的各个环节和各个时间段，教学工作落实后都以档案保存，系统的教学质量控制档案真实反映了教学质量监控的全过程。复杂的教师课堂教学评价档案，需要教学质量科花点功夫整理档案，把学生评价、督导听课的意见和建议汇总成册，反馈给教学单位及任课教师，既是我们考核教师的佐证材料，同时又有利于教师教学水平的提高。教学质量科要根据这些重要的教学档案来探究教学改革的有效方案。教学质量科对教师的教学质量进行有效评估，而评估的主要依据就来自于教师的教学执行计划、教案、学生考试结果的分析等，把这些资料装订成册，建立档案，有利于教学质量科做好监督和提高教师教学质量的工作。
(二)做好学科专业建设档案我院始终以人才培养为根本任务，以专业建设为通览，坚持把教学作为提高学院办学质量和办学效益的重点和关键。在学院改制评估材料中，专业设置和专业建设共7盒档案，占整个评估材料的8%。学院与时俱进，根据毕业生就业情况统计，先后撤销了“声像技术”等人才需求趋于饱和的专业，新增了“学前教育”、“动漫设计与制作”、“小学教育”、“商务英语”、“食品质量与安全”和“房地产开发与管理”等人才需求紧缺专业。目前，我院已基本形成了服务地方基础教育的师范类和服务地方第三产业的应用类两大专业群。旅游管理专业建设成为教育部教改试点专业、重庆市高职教育示范专业。计算机应用技术、经济信息管理、物业管理、市场营销、工商企业管理5个专业被批准为市级高职教改试点专业。这些学科专业的建设，有利于优化学科，提高毕业生就业率。通过查阅招生就业处移交的档案，我院近几年毕业生初次就业率为80%左右，略高于重庆市同期平均水平。通过做好学科专业建设档案，既是教学本科评估的需要，同时又是下一步我院申请学士学位授予权的需要。学士学位授权单位和授权专业评审是在硬件保证的情况下评审学校本科办学的基本质量，是对学校本科办学资质的认定，对学校的生存发展具有重要的意义。可见，学科专业建设档案在申请学士学位授予权中占有相当分量。
(三)做好日常的学籍管理及等级考试档案工作教务处教学档案除了教学计划、人才培养方案、质量工程、精品课程等宏观的档案，还有常规的档案管理就是学籍管理及等级考试档案。因为对于学生而言，成绩是每一位在校大学生最直接关心和关注的，最能直观感受的，所以对于等级考试科来说，教学档案的建立和管理也非常重要。我院作为师范类学校且在向应用型本科转型过程中，每学期学校都有很多不同的考试，如:期末考试、全国大学英语四六级考试、英语专业四八级、计算机等级考试、书法等级考试、职业资格鉴定考试等等。这些考试对学生来说都是非常重要的，而这些考试的档案资料也是学生们经常要查阅利用的。从查阅档案的类别统计表4可以看出，学籍类档案的查阅占整个查阅的55%，学籍类查阅主要是学生毕业证遗失补办、核实学历证明、出国留学、过级证明(英语四六级、计算机、普通话、书法等过级证明)、部队深造、考研等都需要查阅学籍档案，因此教务处运行科做好日常的学籍管理及等级考试档案工作是非常重要的和必要的。不管是教学质量科、考试考务科，还是教务处的其他科室，都有利用档案资料的需求和存档的必要，因此，建立科学合理的档案，能够方便各科室利用所需资料，为教学服务，为师生服务。从我院改制办移交的教学评估档案来看，它不仅仅只是来源于教务处，还来源于学校其他部门，尤其是教学单位。因此，教学档案需要在教务处的宏观指导下，携手系部教学部门做好档案工作。
三、教务处联手教学单位做好教学档案工作
(一)教务处健全规章制度，有效指导教学档案工作教务处教学档案的宏观管理，需要制度保障，学院要完善规章制度来保障教务处教学档案的管理工作。规章制度的拟定，需要根据高校教学档案的特点制定出可操作、便于执行的管理制度。有效的规章制度是教务处教学档案管理工作规范化的重要依据。教学管理制度建设是高等学校教学基本建设之一。学院以加强规范管理为目标，以增强管理的针对性和有效性为基本原则，以相关法律和法规、教育政策为依据，以依法实施教育教学管理的宗旨修订完善规章制度，使学院的教育教学管理更有利于学生成长成才、符合教育教学规律。我院相继制定和完善了《重庆第二师范学院教改项目管理办法》《重庆第二师范学院课程学习及考核管理办法》《重庆第二师范学院教学团队建设实施办法》《重庆第二师范学院特色专业建设》《重庆第二师范学院自编教材管理规定》等教学管理制度，有了规章制度的保障，教学档案管理人员的管理意识和管理能力才得到迅速提高，因此，健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要作用。在规章制度的保障下，教学处对教学档案的建立和管理工作提纲挈领，纲举目张，各二级院系在教务处的统筹安排下，对档案工作有了大体的了解，便于教学档案的归档工作。
(二)院系教学部门实行全员化的档案管理模式实行教学档案的全员管理，有利于教学档案的收集整理。我院岗位职责对各部门都有明确的要求，对教务处各科室、二级教学部门教师各自承担的角色都进行了明确的定位，其中教学处是“领导的助手和联系各系主任和教师的桥梁”、各系主任“是联系各系教师的纽带”，分管教学的校领导是“教学管理的总指挥”。具体操作就是每位教师将本学期所上课程教学日志、教案等交给教学秘书，教学秘书负责检查验收各类教学材料并进行归档管理;各系分管教学主任负责期中教学检查材料、毕业论文、听课记录、实习实训安排等材料的检查验收，在期末或者学年度末按照教学档案管理的相关文件，部分交学院教务处，部分系上留存查阅，通过这样管理模式，教学单位任课教师、教学秘书、分管教学的系主任的通力配合，确保了教学档案的归档。
2008年卫生部要求全国医疗机构建立医务人员医德档案，2008年12月黑龙江省卫生厅在全省实施医务人员医德考核办法，要求各单位相应建立医务人员医德档案。我院按照卫生厅的要求在较短的时间内建立了医德档案，利用档案数据库对医务人员进行考评，为医德档案库的建立奠定了基础。
1健全组织管理体系、职工参与是做好医德档案的前提
1、1领导重视，明确责任
2008年12月《黑龙江省医务人员医德考评实施办法（施行）》正式出台后，医院领导班子十分重视，专题研究此项工作。由院长、书记亲自抓，成立了医德考评小组，明确人事科负责牵头制定医院实施方案，行风办等主要职能科室参与组织实施，明确了各相关部门的任务与责任。
1、2学习宣传，发动职工积极参与
为做好医德考评，建立医德档案，组织全院职工认真学习和讨论文件精神，在充分讨论和征求意见后制定了《黑龙江省哈尔滨市宾县人民医院工作人员年度考核及医务人员医德考评工作实施方案》，并得到职工认可。
1、3紧密联系医院实际，建立操作性强的考评体系
医德考评作为一种监督评价医务人员行为规范的手段，具体操作需要充分体现关爱与人性化，制定细则标准应符合医院实际。根据上级文件部署，我院在以往行风办、质控办建立数据库的基础上，进一步充实和完善医德档案数据库建设，并根据工作职责，将医务人员医德考评内容进行细分，落实具体负责部门和责任科室，要求每季度由各责任科室将考核情况向人事科汇总一次，人事科通过网络在医德档案数据库中确认。
2日常信息积累是建立医德档案的基础
2、1坚持日常医德医风量化考核数据收集
医德档案是将医务人员日常医疗服务行为如实记录的数据库，需要管理部门日常及时积累，如果采用回顾性记录就不能真实反映医务人员的言行，必然缺乏客观性。多年来，医院重视医务人员的职业道德建设，建立了一整套医德规范。
2、2信息数据管理与使用公开透明
行风办与质控办对医务人员服务行为与医疗行为采用了“有案必录”和“年终考核扣分”的管理办法，为医德档案的建立打下良好基础。近年来，我院的高级职称聘任与员工年终考核测评，充分利用了行风办与质控办建立的医德医风与工作质量档案数据。同时，对医务人员的德能勤绩量化评分，整个评价过程公开、透明，个人得分情况在院内信息网上公布，接受全院职工的监督，保证公开公平竞争。
2、3抓好医德医风档案管理工作需要团队精神
日常信息资料的积累十分重要，这决不是某个部门所能单独完成的，需要多部门多科室的合作。我院有一支良好的管理干部队伍，各管理部门在平时工作中能够团结协作，主动沟通，资源共享，落实责任，共同做好各项工作，为做好医德档案管理提供了组织基础。
3网络技术支持是医德档案管理的保障
医院运行管理离不开网络技术，我院的医德医风档案管理同样依靠计算机技术的大力支持。我院开发了一整套医德档案专用软件，以院内网络为平台，根据医院考评方案的责任分工，相关管理科室在自己权限内即时记录职工的医德医风6大项内容，包括加减分的具体情况写实，相关科室每季度书面向人事科汇总一次，人事科依据各科书面的报表上网确认。确认后不得修改，如需修改由提出修改的科室负责人与人事科共同到网络后台操作。网络技术的支持使我院医德医风档案的管理便捷高效。
4提升医院服务是医德档案管理的目标
4、1医德考核客观性能够正确引导医务人员行为
医德考评作为一种监管医务人员行为规范的手段，其目的是为医务人员规范行医提供指南，尤其对少数有医德医风问题的职工起到警示作用。要实现这一目的，考评结果必须是客观的，要坚持日常数据收集实事求是。我院医务人员的不良行为记录很多来自病人的投诉和病人满意度的调查。行风办在处理每件投诉中，做到件件有落实有反馈，并与当事人见面。同时，我院坚持对出院、住院和门诊病人进行满意度问卷调查，获取病人真实感受和对医务人员评价的客观数据，并对每次调查结果进行分析总结，从而有效地改进医疗服务，提高满意度，提升医院的综合实力。
一、主要任务完成情况
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
7、精心筹备，于**月**日召开学校档案工作会
召开学校档案工作会，宣传档案法规，强化档案意识，规范档案工作，这是档案工作者多年的愿望。经过全馆人员共同努力，精心准备，学校档案工作会终于在**月**日顺利召开。这是自两校合并以来第一次召开档案工作会。江树人常务副校长出席会议并做了重要讲话。会议总结交流了学校档案工作，讨论通过了对各立卷单位考核办法，决定以后每两年评选一次档案工作先进单位和个人。会议还布置了****年归档工作和征集名人档案工作。财务处、研究生院等各部处各学院档案工作负责人和兼职档案员**余人参加会议。
8、加大宣传力度，开展档案现代化管理有关工作
第一，招聘了大学本科毕业生X名，充实档案队伍
经过多方面努力，终于从南京大学选拔一名档案专业信息管理方向毕业的本科生，为加强档案现代化建设做人才上的准备。
第二，档案馆主页于X月开始公布，运用农大网络宣传档案工作。经过一段时间运行，于**月又进行了全新改版。改版后的档案馆网页，对档案工作信息宣传加大了，对各立卷单位服务方便快捷了。
第三，多方调研，确定购买南大之星软件系统，开展档案现代化管理工作。
9、以对农大高度负责的态度，做好归档和利用服务工作
经过对兼职档案员的培训以及加强宣传工作，使得****年归档情况明显好转。今年综合档案共归档****卷、件；人事档案归档****余份；综合档案利用****卷、件；接待学生参观**X多人次；人事档案利用查阅****人次，借阅**X人次，转递**X件。教学档案积压未归的**年以前成教档案今年也已归档。目前，除统战部、宣传部照片档案等个别单位未归档以外，其他单位均已完成****年归档工作。
10、认真做好****年度考核和期满考核聘任工作。
学校结合深化人事等五项改革，布置了****年度考核和期满考核聘任工作。档案馆按学校要求，认真做好考核聘任工作。通过个人总结、述职民主测评完成了考核工作。聘任工作通过设岗、公布岗位职责、任职条件进行公开招聘。档案馆把新一轮聘任工作作为进一步加强档案工作的契机，要求每位档案工作者对自己的工作进行全面总结，特别是对存在问题及解决问题的办法、今后打算进行交流。在聘任过程中注重改进工作，对分工做适当调整，同时，做好思想工作，使考核、聘任工作平稳进行。目前已将资格审查意见上报学科评议组。
二、工作经验体会、不足和今后打算
1、工作经验体会
第一，领导重视是做好档案工作的关键
档案馆在去年X月成立后，于**月结合举办农业院校档案工作协作组第十四次会议，举行了档案馆成立揭牌仪式。李晶宜常务副书记到会并做了重要讲话，她对各单位档案工作负责人提出了按照教育部关于三纳入、四同步做好档案工作的要求；今年元月九日，主管档案工作的江树人常务副校长到馆里听取工作汇报并进行了考察，对档案馆工作进行指导；九月十日，瞿振元书记为《中国农业大学档案管理法规章制度汇编》题了词：“充分发挥学校档案馆的信息功能、文化功能和教育功能，为学校改革和发展服务”。领导的重视，为我们积极开展档案工作创造了好的氛围，同时也为档案工作指明了发展的方向。更是对我们莫大的支持。如：江校长来考察后，与有关方面协商决定，给档案馆建馆启动费拾万元，解决了我们办公的硬件条件问题。
第二、精诚团结，勇于奉献是做好档案工作的基础
档案工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略；但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。档案工作者本着对学校高度负责的态度，不计名利得失，默默工作着。如：在学校机关人员编制少，档案管理人员只能走专业技术系列而不能走职员制造成待遇低的情况下，工作人员仍努力勤奋工作，相互支持配合。成功召开学校档案工作会，就是全体档案工作者共同努力的结果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣传力度需要进一步加大，全员档案意识不够强
由于宣传工作力度不够大，工作还欠积极主动，特别是对档案法规宣传力度不够。因此，造成全员意识缺乏。有的单位不能自觉主动归档，有的单位归档质量不好，甚至根本不做整理就统统交到档案馆。目前，档案馆库房内档案整理有的不够规范，需要投入大量人力物力。今后需着力加强宣传，强化档案意识。
第二，理论提高不够，在与兄弟院校交流中缺少重量级论文
档案工作人员每天忙于工作，又加上经费少，不能多人外出考察学习，造成工作人员理论提高不够。在今年三次档案工作会上，没有中国农业大学档案馆的论文参加交流，只是口头介绍学校档案工作情况，这是与我们学校的地位不相称的，今后需加强学习，善于总结，提高理论水平，做好编研工作，力争写出高水平论文。
第三，档案现代化管理工作需加强
doi：10、3969/j、issn、1004-7484（s）、2013、11、723 文章编号：1004-7484（2013）-11-6722-01
廉政档案是对党员干部职务履行过程中廉洁与否的情况记录。从反腐倡廉预防职务犯罪上来看，它应是监督党员干部思想行为出轨的随身“紧箍咒”；从干部管理上来看，它应成为考察干部的首道试题，应作为一个干部进出、启用的第一材料、第一标准。
作为反腐倡廉一道重要的监督程序，廉政档案在我国已实行几年，不少单位建立了电子版干部廉政档案。电子廉政档案库能够快速、方便查阅领导干部的党风廉政情况，避免了以往纸质档案不易保管、不便查阅以及容易丢失等问题，使党员干部廉洁自律工作进一步趋于规范化。
1 医院党员领导干部廉政档案廉政档案建档对象和内容
医院党员领导干部廉政档案的收集范围：党员领导干部。收集内容：包括干部本人及家庭成员基本情况、收入、住房、个人重大事项报告、出国（境）、婚丧喜庆操办、述职述廉、收受礼品礼金上交、履行党风廉政建设责任制等共22项情况内容。同时对于一些重要举报情况及核查结果等有关内容也纳入廉政档案。
2 党员领导干部廉政电子档案在运用中存在的问题
随着反腐倡廉机制的进一步完善深入，廉政档案在医院对干部管理教育和预防职务犯罪上起到了一定的支撑作用、约束作用，但廉政档案要真正成为监督和约束党员干部廉洁从政的一种强大的制度力还任重道远。大部分单位的廉政档案成了干部监督的一种形式，一种摆设，档案中只有干部的社会关系登记和简历式任职记录，没有干部履职中廉洁从政正反方面的实质内容。廉政档案在干部监督管理教育和预防职务犯罪中的积极作用，总是遇到执行中种种因素的局限制约，因而廉政档案在干部思想蜕变的预警监督控制上的作用没有真正发挥出来。
3 党员领导干部廉政档案建设的举措
3、1 严格廉政档案定期的真实的录入制度，将廉政档案作为医院干部考察任免的“第一道窗口”，作为干部是否有德的“一票否决制”。使其成为党员干部的随身“紧箍咒”，成为约束干部思想行为的“尚方宝剑”。
3、2 建立健全干部廉政档案管理办法是干部廉政档案规范化的先决条件，认真贯彻执行是关键，双管齐下，养成规范化工作的良好风气。应结合实际出台一系列干部廉政档案制度，如《医院党员领导干部廉政档案管理办法》，其管理办法不仅要明确干部廉政档案的概念、管理体制、建档范围、主要内容，而且对干部廉政档案的收集、整理、录入、利用、转递、统计、销毁都应作详细规定。确定专人负责干部廉政档案的收集、整理工作，实行微机管理。
3、3 明确各部门提供党风廉政文件材料的职责和承办部门，建立一套比较完备的收集、录入机制。
3、4 党员领导干部廉政档案归档要求严格，不能草率了事。根据党员领导干部廉政档案的特殊性和归档范围，确保廉政档案组卷时完整无误，应注意如下两个方面：①由于党员领导干部廉政档案的内容在类别上不太一样，在组卷时应慎重考虑。如个人收入申报、房屋财产登记、重大事项报告、婚丧喜庆操办、述职述廉、收受礼品礼金上交、群众举报、接受组织函询、接受廉政谈话等，哪些应归入廉政档案，哪些还有待继续探索，这些都应反复思索，方能定夺。②廉政档案的录入要注重证据事实，纪检监察部门对涉嫌贪污贿赂、滥权渎职等违纪违法事实调查清楚后，由本人认可并签字，方可录入干部廉政档案。首次录入可考虑立即录入和缓期录入，对于性质上属于主观故意的贪污腐化等不洁经济行为，不论其数目多少，在事实清楚、证据充足的前提下，应当立即录入；让其一辈子背着沉重的忏悔，一辈子在艰难中苟且生存，这就是廉政信用制度带来的长期效应、苛刻效应，换言之，这也就是廉政档案的生命力所在。
4 利用党员领导干部廉政档案，服务于医院党风廉政建设
廉政档案健全了党员领导干部的监督机制，其记录对领导干部起到心理警戒约束作用，在干部考察、考核中，成为干部奖惩、任用、业绩评定的重要依据。为医院组织部门提拔任用干部、为纪检监察机关执法办案服务等方面，发挥了不可替代的作用。
4、1 为把好用人关发挥积极作用 医院组织部门提拔干部，都要对被提拔人进行任前考核，通过廉政档案了解他们的廉政建设情况和廉洁自律状况。通过查阅廉政档案，对不合要求的干部一律不予提拔。廉政档案是作为干部考核、提拔任用的重要依据之一。
4、2 为纪检监察机关执法办案、履行职责提供参考 在核查和案件查处中，廉政档案起到了积极的作用。
【关键词】档案工作；制度；贯彻落实
全程管理已成为现代文件、档案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程，这就要构建档案管理制度体系和质量管理体系，通过合同管理、培训指导、检查监督和绩效考核等积极有效的措施，强化档案人员事前介入、事中控制、事后核查、验收把关等多环节控制；特别是充分利用信息化技术平台，对各类档案实施动态管理，保障文件、档案的全过程控制和规范化管理。经考察与研讨，“344”制度可以建构起这样的体系。
一、什么是“344”制度
“344”制度是笔者对档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”等制度的一种简单、概括的说法，是改善单位文档控制系统的突破口，是加强单位档案工作制度化建设的根本要求，更是文件、档案工作全程管理机制化建设的总抓手。下面，笔者对“344”制度进行更为详细的解读。
（一）对档案工作“三纳入”制度具体内容的解读。一是纳入单位各项工作计划；二是纳入单位领导工作议程；三是纳入单位规章制度、工作流程及有关人员岗位责任制。
单位（这里指各级各类单位，以下简称单位）档案工作要纳入全年总的工作计划和中长期规划之中，开展重大活动时档案工作要纳入工作方案之中，建设项目文件材料形成、积累与归档必须纳入制度或合同之中，目的是加强对文件、档案工作的超前控制、全程管理。纳入计划的档案工作事项通过考核来评介优劣并对档案部门和档案人员的工作进行严格的奖惩。这是第一个纳入。
第二个纳入是指纳入单位分管档案工作领导的议事日程。根据档案工作法律法规的有关要求，每个单位都有分管档案工作的领导，但分管领导不能是个摆设，要通过认真贯彻《档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》《机关档案工作业务建设规范》和《科学技术档案管理条例》以及上级对档案工作的有关规定，熟悉档案工作，切实加强对本单位档案工作的领导。分管领导还要热心解决实际问题，更要关心档案人员的工作和生活。毋庸讳言，还有不少单位的领导有“分而不管”的现象，他既不去了解档案管理具体事务，也不想方设法为档案工作和档案人员解决实际问题。我们认为，在档案事业的发展上，既要靠法治又离不开人治，所以，档案工作做得好不好，领导重视是关键。档案部门或档案人员要学会（并善于）争取领导的重视，与领导有良好的工作沟通和互动，主动地订阅档案报刊、及时呈送本地档案简报，经常向分管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导；档案部门的重要会议、工作和活动，要争取分管领导参与，让分管领导能更加全面地了解档案工作的重要性，深刻认识自身的历史责任，更多地解决档案部门自身无法解决的问题，切实改善档案工作各方面环境与条件。
第三个纳入即纳入分管领导的岗位责任制、纳入办公室负责人的岗位责任制、纳入专兼职档案人员的岗位责任制之中，并最好与经济责任制挂钩。在年终考核时，办公部门负责人和档案人员组成考核组对单位各职能部门或下属单位档案工作进行考核或开展年检。当然，这种考核若能与经济责任制挂钩、认真实行奖优罚劣，那就会促进单位档案工作平稳、健康、可持续发展。此外，各级各类单位都制订了各项工作制度或工作流程，档案工作的有关细节有必要作为一项重要条款纳入工作制度或工作流程之中。
（二）对档案部门或人员“四参加”制度具体内容的解读。一是档案部门或人员参加单位会议或重要活动；二是参加科研课题审定会；三是参加基建项目验收会；四是参加设备开箱验收活动。
关于第一个参加，有人会说，档案员哪有这么大的权力？是的，某个局的局务会议、班子会议或某某公司的董事会、班子会议等好多会议，档案人员是不能参加的，但我们说档案工作归口办公部门管理，办公室主任（或行政部经理）参加了会议，同样能起到对文件、档案和档案工作的监督和指导作用。一般说来，单位办公部门负责人会参与单位重大活动、重要会议等，于是，办公部门负责人会将掌握的情况与档案人员沟通，档案人员在其领导下跟踪事情发展的全过程，这同样可以做到了解情况、全程关注、超前控制，履行好档案工作之职权。
其它三个参加，档案人员必须到场并行使职权，对文件材料完整、准确、系统进行把关、验收；科研档案工作者不仅限于参加课题审定会，他应当把科研工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研档案也应当实行四同步制度；生产性企业的档案部门和人员要参加新产品鉴定会。
单位引进或购置设备，开箱时，有关部门应当通知单位档案室及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收，并准确填写开箱验收单，将收集到的开箱材料进行登记造册，及时向档案部门办理移交手续。开箱材料完成移交归档后，设备部门需要利用时，需向综合档案室办理借用手续。
（三）对档案工作“四同步”制度具体内容的解读。一是下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；二是检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；三是验收与鉴定项目文件材料同步；四是上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况同步。
“四同步”制度总的目的也是为了确保文件材料在每一个环节得到有效控制，防止文件、档案材料失控、断档或散失。因此，各单位在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，做到保证档案工作的及时性、真实性、完整性、准确性、保密性，确保档案工作的有序开展。
二、如何贯彻执行“344”制度
当前，社会、经济、科技、文化的迅猛发展为档案工作提供了更为广阔的拓展空间，也出现了更为复杂的生存环境。于是，档案管理法制化成为做好档案工作的重要保障。
要确保“344”制度的执行，第一件事是要把这些要求纳入单位关于档案工作的总章程，如在《某某单位档案管理规定（或办法）》的总则中列入“344”各项条款。第二件事是把文件、档案管理要求纳入合同管理。
（一）纳入有关项目档案要求的条款。在各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任；同时，为便于单位档案数字化建设，避免重复投入，合同乙方应向甲方在提交纸质文本的同时提交数字信息。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，明确了档案和档案管理的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的文件材料的归档问题发生扯皮现象。
（二）纳入有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10%左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和移交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化各部门的档案管理意识，通过合同签订环节控制文件和档案管理，避免合同文件材料归档时的扯皮现象，促进工程档案归档工作。说到这里，笔者认为，为了简化程序、强化合同管理，制定“项目”合同范本，单位签订的每一份合同，都有关于文件材料形成、积累和归档要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化文件、档案管理的目的。
（三）严把合同付款关。财务部门在修订合同付款程序时，把档案部门加入合同付款审核流程，明确在每一份合同执行完毕支付每一笔款项时，必须经过档案部门审核。档案部门经清点、验收合同文件资料完整归档后，签字确认，再进入下一个付款审批环节。这样，所有合同每次付款都经过档案部门，使得档案部门能够及时催交应归档文件资料，督促文件资料归档工作顺利进行。
第三件事是要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程。如，会计档案工作要纳入单位财务管理制度中，纳入财务工作计划，纳入财会人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财务工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财务档案工作。又如声像、电子档案工作必须纳入相关部门的管理制度中，与各项管理制度紧密结合，实行文件制作工作和建档工作同步管理，即文档制作人员接受任务与认可声像、电子材料的归档要求同步进行。总之，单位工作制度有很多、单位各项工作流程不一样，但要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程的做法是一样的，目的就是要确保文件、档案收集得齐全完整、准确系统、安全可靠。
第四件事是要建好台账，加强考核。档案人员要专门准备一个本子，专门记“344”制度是如何执行的。最好是在工作的每一个步骤之后或在每做完一件事情之后，就立即将已产生或形成的材料收集起来，做到及时取证，形成档案工作考核台账，保证有据可查，免得日久忘记遗漏。档案工作不到位，档案员有权行使否决权，可借助年终考核、项目验收、经济责任制兑现等手段确保档案工作担当起崇高而光荣的使命。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来。随着社会的不断进步、经济的不断发展，大多数单位档案的拥有量和利用率高速增长，因此，机关、企事业单位档案管理必须坚持高起点、高标准、高要求，突出规范化、科学化、标准化、信息化、现代化，不断提高单位各类档案质量和不断深化各类档案信息的有效开发和合理利用，切实提高工作效率，更好地服务经济和社会发展。
【参考文献】