关键词：电子档案；纸质档案；优劣；综合
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）05-00-01
在网络技术和信息技术飞速发展的大环境下，电子档案无可替代地成为档案管理的重要形式，但电子档案受电脑的控制，存在一定的缺陷，这时就需要纸质档案来补充，将两者有机结合，使之优势互补，对档案管理具有重要的现实意义。
一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势
1、管理效率的提升。电子档案使档案信息资源迅速聚集，让档案信息资源得到高效利用。档案真实地记录了人类的社会活动，档案完整程度越高，连续性越强，其质量和价值就越大。反之则其价值就会降低。传统纸质档案信息的保存、交流和传递实际是通过其载体的保存、交流和传递实现的。这样不管从体制、方式，还是手段，都给档案信息的积聚和统一管理带来很大障碍，档案连续性、完整性和积聚性的效应就无法实现，使得纸质档案易分散，不便集中统一管理。[1]电子档案信息的承载介质发生了根本性变化，能集成多元化信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些信息可以通过磁带、磁盘、光盘得以保存，甚至脱离载体贮存在计算机系统内，而且信息可以迁移，使生产和管理效率得到极大的提高。电子档案的这种优势大大改善了纸质档案不便于集中统一管理的弊端，提高了档案信息资源的利用率。例如，在过去的高考中，全国各地的考生资料和填报志愿信息，都必须将纸质档案收集好，并在全国各地的范围内进行运输和传递，费时费力，进行查阅时也必须逐项翻阅，效率低下，而随着科技的发展，电子档案的投递极大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的资料上传后，北京院校立即可以在网上查阅到，完全省去了档案运输、分发的繁琐环节，极大地提高了管理效率。
2、存储空间的压缩。纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4 000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。
3、资源共享的实现。传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。
二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势
电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。
1、载体寿命有待验证。纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。
2、环境的要求严格电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。[2]相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。
3、安全保护困难。纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。
4、原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。
三、电子档案与纸质档案的综合管理
从电子档案与纸质档案的优劣比较中，不难得出结论：电子档案与纸质档案必然会长期并存协同发展。面对这种形势作为档案工作者就要把电子档案管理和纸质档案管理相结合，进行集中统一管理。对于管理人员，电子档案和纸质档案管理和控制要有专业人员；管理流程上，电子文件、纸质文件必须在统一的管理流程当中；信息资源的开发利用上，电子文件和传统文件信息资源必需综合开发利用。
由于电子档案与纸质档案管理上存在着显著的差异，要设计一套能同时管理这两种类型档案的管理系统并非易事，需要我们档案工作者以及相关技术人员的共同努力。
参考文献：
[1]陈招娣、电子文件管理的几点思考[J]、兰台世界，20011（9）：15、
随着现代科学技术的不断发展，以及电子档案的不断增多，其带给档案管理工作更极大的挑战。在新的时代背景下，档案管理工作者已经逐步认识到纸质与电子档案管理之间的互补性，意识到只有实现两者的共同进步才能应对时展带来的挑战，并有效提高档案管理工作的有效性。
基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。
二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题
（一）电子存档的滞后
虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。
但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。
电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。
（二）两种档案的内容不相符
在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。
在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。
三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补
（一）及时做好归档整理工作
众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。
首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。
明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。
（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质
与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。
此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。
这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。
这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。
（三）加强监督与核查工作
最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。
一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。
另一方面，管理者需要加强对电子档案管理的核查工作。这就需要技术能力较强的员工担当此工作，要根据软件和系统的痕迹对电子档案进行定时的核查，确保电子档案与纸质档案相一致，提高档案管理工作的质量和效率。
【关键词】人事档案；电子信息化；档案管理
档案资源的管理是每一个机关事业单位不可缺少的，重视人事档案电子信息化管理，可以为单位提供有效的信息资源。随着数字化的产生，档案管理打破传统的人工管理，开始向电子信息化的管理模式上转变，但是目前阶段，人事档案电子信息化管理呈现不同的问题，这就需要我们有效解决，使人事档案电子信息化管理进行不断的完善，这有利于人事单位的工作管理，进而提升了人事档案资源的利用率。
一、人事档案电子信息化管理呈现的现状
（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关人事单位档案室存在堆积物的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与人事档案电子信息化管理状况严重的脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的信息化手段的使用，从而影响了人事档案电子信息化管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺没有让人事档案电子信息资源进行有效的利用，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源进行有效的利用。
（二）档案检索效率低。现在的人事档案电子信息化管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有完全实现计算机的检索，这在一定程度上影响了人事档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅的工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关人事单位的档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。
（三）档案管理人员综合素质问题。人事档案电子信息化管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的信息化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，从而对信息化档案管理无法顺利进行。因此，机关人事单位的档案管理员，要迅速建立属于电子信息化的管理信息知识体系，提升自己的工作效率，达到电子信息化的档案管理水准。
二、人事档案电子信息化管理的对策
（一）创建电子信息化的数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给电子信息化的档案管理提供了便利，方便了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于人事档案电子信息化的管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，就需要人事单位建立一个高校的电子信息化管理系统。我们可以根据人事单位的实际情况，结合自身的优势，创建电子信息化的数字档案管理，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为人事档案电子信息化管理创建一个有利的环境，这有利于人事单位工作的顺利进展。
（二）提高电子信息化的管理效率。1、档案管理能力提升。对于网络控制的电子信息化的档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高人事单位电子信息化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对信息信息化的档案管理进行系统性上的提升，还可以通过增加系统内部的储存量，从而为人事资源的信息补充创造空间。2、强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这对电子信息化的人事档案管理的系统的功能奠定了更新的基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于人事档案电子信息化管理，而系统功能得到了保障，使人事档案电子信息化管理系统的数据有了一定的安全性。3、档案管理使用性能提升。人事档案电子信息化管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对人事档案电子信息化管理系统的重视，实现其在线升级的功能，可以使系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样人事档案电子信息化的管理系统有了更强大的发挥空间，这有利于人事资源的高效利用。
（三）提升人事档案管理人员的素质。档案管理人员是人事档案电子信息化管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要人事档案管理单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对电子信息化的档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员对自身素质进行提升，以保证工作的开展需求，从而实现人事档案电子信息化管理从管理型向服务型迈进。
三、结束语
综上所述，信息技术的发展，对人事单位电子信息化的档案管理提供了技术支持，这使人事档案的管理打破了传统的手工管理，让档案管理向信息化的趋势发展，这种管理方式顺应了时代的趋势，有利于提高人事单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新电子信息化的人事档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，从而促使信息化的档案管理更好地服务于我们。
【参考文献】
[1]赵玉荣、浅谈人事档案信息化管理的几个问题[J]、城市建设理论研究(电子版),2013(15)、
1 纸质档案与电子档案
1、1 纸质档案
以纸张为载体的档案被我们称为纸质档案，这类档案具备着不易被篡改、档案原始记录性得以实现较好保存的特性。在纸质档案的具体应用中，其本身拥有着载体稳定、使用寿命较长、能够为企业提供充分的查考依据等优点，而同时纸质档案也存在着占用库房面积大、易于磨损、造成纸张浪费、难以实现信息资源共享等劣势，这些优势与劣势的存在使得我们能够较为深入的认识纸质档案[1]。
1、2 电子档案
与纸质档案对应的，通过?算机磁盘等设备进行存储的档案被称为电子档案，其本身与纸质档案在载体上便存在着本质性的不同。对于电子档案来说，其本身具备着处理便捷、易于共享的优点，这些优点的存在使得电子档案在现代化社会中能够发挥远胜于纸质档案的功用。不过值得注意的是，电子档案本身也存在着技术依赖性较高、面临多重安全风险等劣势，这些也必须引起我们的高度重视[2]。
2 电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状
在简单了解电子档案与纸质档案后，为了能够更为深入完成本文研究，我们还需要明晰电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状。在笔者的实际调查中发现，纸质档案与电子档案在电力设计企业的日常运行中都发挥着较为重要的作用，其中电子档案主要满足企业中同类型的工程设计图纸参考与套用的需求，而这一需求的满足就使得电力设计企业的工作效率实现了较好提升，以往使用人工调晒底图4min/1张到电子档案支持下实现的打印机出图2、5s/1张就是电子档案优越性的最好体现；而在电力设计企业纸质档案的应用中，纸质档案主要用于工程验收、决算等工作中，这一应用主要是由于纸质档案具备着原始记录性这一真实可信的法律凭证所致。结合电子档案与纸质档案在电力设计企业中的应用我们不难发现，两种档案都存在着较高的存在必要性，但由于电力企业的纸质档案管理往往需手工操作，并存在着耗时长、效率低的问题，这就使得电力设计企业的档案管理本身需要改变当下的管理现状[3]。
3 电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的思考
结合上文论述我们能够较为深入的了解电力设计企业纸质档案与电子档案管理，而想要保证两种档案能够较好满足电力设计企业运行需求，我们就必须实现纸质档案与电子档案的优势互补，即电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，而结合相关文献资料与自身实际工作经验，笔者提出了重要电子档案文件纸质化、电子档案与纸质档案并存、正视电子档案管理难点三方面建议。
3、1 重要电子档案文件纸质化
为了保证电子档案与纸质档案更好服务于电力设计企业，电力设计企业首先就需要实现重要电子档案文件纸质化，这样才能够保证自身档案管理工作更好服务于企业长期可持续发展实现。上文中笔者曾提到，纸质档案本身具备着较强的原始记录性，而这一特性恰恰是电子档案所不具备的，而由于我国当下的电子档案的凭证价值较低，这就使得电力设计企业必须将可能用于生产经营、经济纠纷、事故责任认定的电子档案文件纸质化，这样才能保证档案管理更好服务于电力设计企业[4]。
3、2 电子档案与纸质档案并存
除了重要电子档案文件纸质化外，想要实现高质量的电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，电力设计企业还必须实现电子档案与纸质档案的并存，这里的并存指的是电力设计企业档案管理工作需要既保存电子档案又保存纸质档案。具体来说，电力设计企业需要将需要永久保存的电子档案纸质化，将具备企业信息资源共享需求的纸质档案电子化，这样才能够保证电子档案与纸质档案的并存实现，二者也才能够更好服务于电力设计企业，为其长期可持续发展的实现提供有力支持[5]。
3、3 正视电子档案管理难点
除了上述两方面外，电力设计企业想要较好实现自身的纸质档案和电子档案并行管理，还必须正视电子档案管理难点。对于电力设计企业的电子档案管理来说，这一电子档案管理本身对于电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全等都存在着较高的要求，这些要求的存在本身就对电力设计企业的纸质档案和电子档案并行管理提出了较高挑战，为此电力设计企业必须高度重视自身档案管理工作，大力看展计算机管理系统的开发、优质档案管理平台的构建、做好机密档案的加密等都属于电力设计企业可以开展的具体措施。值得注意的是，电力设计企业的电子档案管理需要实现主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的信息资源共享，这样才能保证电子档案管理更好服务于电力设计企业。
【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策
由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。
一、纸质档案的特点及缺陷
纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1、档案载体较为单一；2、记载信息的固定性和稳定性；3、信息的隐蔽性和原始性；4、缺乏一定的复用性；5、传输较为繁琐。
二、 纸质档案对档案安全的影响及优势
（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。
（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。
（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。
（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。
三、纸质档案管理的对策研究
（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。
（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。
（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。
（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。
四、结语
虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。
【参考文献】
关键词：电力系统 档案数字化 管理水平
中图分类号：TM7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（b）-0245-01
当前，我国电力事业蓬勃发展，电力档案工作的作用也日益得到发挥，服务企业发展的成效也愈发明显。但是，目前电力部门档案工作普遍存在一些问题，比如：企业领导的档案意识淡薄，重视程度不够，部分企业没有指定专人负责从事档案管理工作，档案资料不规范、档案资料丢失情况都不断发生。这种以纸质档案为主的传统管理模式已越来越跟不上形势的发展，受到了新时期、新技术的巨大冲击，数字化档案管理的新模式已经愈发凸显。电力系统如何通过运用档案数字化提升档案管理水平，深入开发档案信息资源，强化档案信息服务意识，已成为当前电力系统普遍关注的课题。笔者在本文中阐述了电力系统运用档案数字化的作用和优势，探讨了电力系统运用档案数字化提升档案管理水平的对策措施，供业内同行借鉴参考。
1 电力系统运用档案数字化的作用
（1）电力系统运用档案数字化，可以为企业健康发展提供信息支持。运用档案数字化进行电力系统的档案管理，可以形成有效的电子文件，尤其是涉及重大项目投资、企业重大人事变动调整、机构重大变革等事宜，可以及时通过档案数字化平台进行公布，从而真正将企业民主管理落实到位，增加了企业各项工作的透明度和开放度，使广大职工对企业的各项工作熟知，提高工作的积极性和主动性。同时，数字化的档案可以方便员工从网络上学习下载资料，开拓了新的学习工作途径，强化了职工的学习观念和意识，有利于企业的健康稳定发展。
（2）电力系统运用档案数字化，可以把新时期电力档案管理工作推向新高度。长期以来应用的纸质档案保管起来比较复杂，极易受到保存条件的制约，发生受潮、墨迹字迹不清等问题，在很大程度上限制的档案资料的保存利用。而数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定，不受保存条件的制约，改变了纸质档案工作劳动量大、保管不方便的弊病，实现了档案资料的规范有序管理，在很大程度上提升了档案利用效率和档案的共享水平。
（3）电力系统运用档案数字化，可以为档案信息资源共享开辟崭新途径。数字化档案将企业的各种原始档案资料进行分类收集、集中管理，建立起方便查阅的数据资料库。这样一来，企业的广大职工不仅可以在网络上查询到本企业的档案资料，还可以查询学习相关兄弟单位的文件资料，真正实现了资源共享、共同提高的目标。
2 电力系统运用档案数字化的优势
可以说，档案数字化与档案管理紧紧相连，密不可分。档案管理是基础、是前提，档案数字化是更深层面的档案管理，是档案管理的进一步优化升级。档案管理工作过程中，需要一人或多人进行分卷、编目、归档等工作，任务繁重复杂。档案数字化脱离了原有体制的束缚，档案数字化工作人员不必再从事繁琐复杂劳累的档案分类、编目、归档等工作，可以把更加的精力运用到如何进一步开发档案和利用档案上去。所以，档案数字化实现了由档案由手工操作到网络管理的转变，为档案管理工作的进一步优化发展提供了更加广阔的发展前景，有利于档案工作更好的服务于公司未来的发展。
3 电力系统运用档案数字化提升档案管理水平的举措
（1）要进一步建立健全各项管理制度。首先，要明确专人负责档案数字化工作，对电气企业内部的各科室、单位要明确专人负责整理档案资料，由公司专门的档案管理人员负责收集归档，经过整合完善，将分散的档案资料归类整理，提交企业档案室保存。这在一定程度上可以做到专人专责，防止拖尾扯皮，全面提高数字化档案工作效率。其次，要指定一名技术水平高的人员作为企业的网络管理员。网络管理员负责做好在线文档归类整理工作，建立起专门的电子数据库，为企业领导和员工提供优质的档案服务。要特别注意的是，必须要对归档的电子文件进行拷贝，以免计算机操作失误造成文件丢失。再次，要建立严格的文件登记管理制度。企业档案室负责人作为文件管理的第一责任人，通过实行严格的文件登记制度，对公司所有的电子文件进行有效管理，同时负责监督指导各单位、科室负责人员及时归档电子文件，每年底对电子文件光盘进行检验，及时归档登记封存，为以后随时调阅做好充分的准备。
（2）要进一步做好数字化档案保密工作。当前，档案数字化工作者的保密意识还需进一步加强。由于电力档案数字化的方式主要是扫描和制作电子文档，这两种形式极易发生泄密。因为扫描时要逐页进行，还要进行转变格式、压缩文件等操作，可以说这个过程复杂繁琐。很多企业在进行档案数字化工作时，都把这些工作外包出去，这在很大程度上造成了泄密事件的发生概率。所以，在进行档案数字化工作的过程中，必须要有档案人员亲自操作，特别是一些重要人事档案，档案专门人员务必提高自身的保密意识。同时，档案人员要充分认识到确保数字化档案建设是一项保密性强的综合工程，必须根据新时期的网络特点，采取信息加密、备份、防火墙等高效的保密措施，防止数字化信息在网络上传播，通过数字化档案的保密建设，为电力企业发展提供坚实的档案信息服务。
（3）要进一步强化数字档案管理人员素质。诚然，电力系统档案数字化工作投入高，科技水平含量高，这项工作需要综合素质能力较强的人员来承担，档案数字化工作人员要学会管理，善于管理，同时要熟悉新时期、新形势下的信息知识。目前，档案数字化工作者还不能完全达到这一要求，人员知识结构不够合理、知识层面比较狭窄，这也成为在制约数字化档案工作的重要。
4 结语
未来时期是信息经济的时期，可以说，广大电力部门档案工作者机遇与挑战同在。电力系统数字档案工作逐步实现规范、科学，是目前电力部门在档案工作中亟待解决的问题。笔者相信，只要广大电力档案工作者意识到数字档案工作的艰巨性，科学制定有效整体规划，然后组织分期实施，同时进一步建立健全各项管理制度，进一步做好数字化档案保密工作，进一步强化数字档案管理人员素质，我们的电力系统数字档案建设将更加基础坚实、运作良好，这也将在很大程度上推进电力企业的持续，健康，快速发展。
参考文献
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[4] 卞咸杰、电子政务下影响档案数字化建设的几种重要因素[J]、兰台世界，2006（24）、
关键词：电子档案；档案管理；研究
档案以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外。随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，有取代传统纸质档案的趋势，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要，而在信息社会中如何把握机遇迎接挑战，是档案管理工作者面对的重要课题。
1 电子档案的定义
电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义：
学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。
学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。
孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。
2 电子档案管理现状
档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。
2、1 电子档案管理优势
电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。
与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。
2、2 电子档案管理存在的问题
电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。
2、2、1对档案管理重视程度不够，意识淡薄
档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。
2、2、2综合型专业人才匮乏
档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。
2、2、3相关法律法规不完善
互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。
3 电子档案管理发展方向
当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。
3、1 管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展
随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。
3、2 电子档案管人才向着专业化趋势发展
电子档案管理人员愈加专业化。档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。
3、3 多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境
良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。
4 总结
综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子档案正是科学技术快速发展的产物，对管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全完善的电子档案管理体系和安全保护机制，做好档案管理工作从传统向电子化进程的转变，做好电子档案的维护工作，加强相关专业从业人员的技能培训，不断提高电子档案管理水平，保障电子档案信息的安全。
参考文献
[1]张雪香、大高校电子档案管理研究[J]、 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83、
[2]周茂玉、浅谈电子档案在档案管理中的作用[J]、办公室业务，2015，（247）：103，138、
[3]孙笑一、浅析电子档案的主要特征及管理保护策略、[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016、
[4]孙丽茹、试析如何做好电子档案管理、[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016、
关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势
现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。
1电子档案是档案发展的趋势
电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。
2电子档案存在的缺点
2、1电子文件的安全性和长期保存性问题
电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。
2、2纸质和电子档案并存的问题
对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。
3电子档案信息化管理方案
3、1更新电子档案的管理方法
电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。
3、2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理
电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。
4结论
在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。
参考文献
[1]王思南、民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J]、办公室业务，2015(24)、
[2]邵文红、浅谈电子档案管理[J]、内蒙古科技与经济，2015(24)、