摘要：人事档案保管工作是人事档案管理工作的重要环节,人事档案库房管理工作是人事档案保管工作的主要内容，如何做好人事档案库房管理工作，维护档案的完整和安全，更好地服务于人事档案利用工作，是值得深入探究的课题。笔者以国家图书馆人事档案库房为例，通过建立健全人事档案库房管理规章制度、明确库房管理人员的职责、加强人事档案库房的日常管理等方面进行论述。
关键词：人事档案；库房管理
人事档案库房管理工作的主要任务是维护档案的完整和安全, 防止档案的丢失与损坏，为档案的利用工作提供服务，因此，它在人事工作中占有重要的位置。
中组部《干部档案工作条例》明确规定：“干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。”“干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。”
国家图书馆人事档案库房存有在职人员、离退休人员、死亡人员的人事档案几千卷，还存有人事处自1949年至今的各类文书卷千余卷，由于各类文书卷是人事档案内容的重要延伸，所以，同人事档案一样，具有机密性，属于人事档案库房的管理范围。人事档案和各类文书卷的数量呈逐年递增的趋势，旧的国家图书馆人事档案库房，因条件有限，面积只有10平方米，无阅档室，条件简陋，设施不全，离《干部档案工作条例》的有关规定相差甚远。
随着我馆事业的发展和干部人事制度、分配制度改革的不断深入，每年入库的人事档案和各类文书卷数量不断增多，其使用率亦逐年递增，归档材料入卷频繁，库房管理难度日渐增大，旧库房已不适应新形式下人事工作的需要。国家图书馆领导非常重视人事档案库房的建设，根据中组部的有关规定，经过三年的旧房改造，新的人事档案库房于2011年竣工，库房的建筑设计及各项硬件条件基本符合国家规定的标准，档案库房和阅档室分开，库房建筑坚固耐用,有安全防护措施，并且为未来几年人事档案和各类文书卷的逐年递增预留了一定的空间，库房条件有了很大的改善，人事档案库房管理工作逐步走向正轨，但也存在一些问题，如库房内有杂物堆积等安全隐患，笔者认为还应从以下几方面加强库房的管理工作：
一、建立健全人事档案库房管理规章制度
人事档案属于党和国家的重要机密，人事档案库房是存放人事档案的机要重地，因此，库房管理工作至关重要。人事档案库房管理规章制度是库房管理工作的根本保障。国家图书馆人事档案库房虽然有管理规定，但还不够全，不够细。应根据中组部有关人事档案库房的管理规定，结合我馆实际情况，细化我馆人事档案库房管理工作的规定，使人事档案库房管理工作有章可循，有据可依，其内容应包括库房管理工作的原则、目的、范围、程序、要求、监督检查等。另外，为使人事档案库房管理的各项工作规范化、制度化、科学化，应根据实际情况制定以下人事档案库房管理制度：
（一）建立库房管理责任制：配备库房管理专职人员，负责库房管理工作，明确库房管理职责，明确规定非库房管理人员不得入库。
（二）建立入库档案、材料、文书卷登记制度：详细记录入库时间、名称、数量等内容。
（三）建立借阅档案、文书卷登记制度：详细记录档案姓名、文书卷名称、借阅日期、借阅者姓名等内容。
（四）建立各类人事档案、文书卷的统计台账和年度库房盘点制度：建立各类人事档案、文书卷的接收和出库等库房管理统计台帐，结合年度库房盘点工作，做到发现问题及时解决，使库房所藏实际档案和各类文书卷的数量与年度库房盘点数量相等，做到统计台账准确清楚，库房盘点数字准确。
二、重视对人事档案库房管理人员的选拔和培训 提高库房管理人员的综合素质
人事档案库房工作的好与坏，库房管理人员是关键。选用高素质人事档案库房管理人员是做好库房管理工作的必要条件，应选择那些政治可靠、作风正派、事业心强、责任心强、保密意识强、工作作风严谨的共产党员从事人事档案库房管理工作，并注重对他们进行专业知识的教育和保密意识的培养。档案库房管理人员也应注重对档案库房管理工作专业知识的学习和积累，严格按照库房管理规定和制度办事，牢固树立保密观念，不断探索和改进库房管理方法。
三、明确库房管理人员的职责
维护档案的完整与安全，是人事档案库房管理工作的任务，也是库房管理人员的职责，具体如下：
（一）做好库房安全保卫工作，维护档案和各类文书卷完好无损，避免因人为或自然因素而造成其损坏、丢失或被窃。
（二）严格遵守保密制度，不准以任何理由私自向任何人提供人事档案材料或泄漏档案内容，不准携带人事档案进入公共场所。
（三）以集中的原则保管档案，避免因档案材料的分散保管造成档案材料的损坏、丢失等情况。
（四）库房管理工作应条理清晰，干净整洁、排架整齐规范、松紧适度，各项记录准确。
档案库房管理人员应以严谨的工作作风和认真负责的工作态度对待库房管理工作，时刻保持高度的警惕性，不可有丝毫懈怠。
四、加强人事档案库房的日常管理
（一）库房内档案、文书卷的排列。
将人事档案柜和各类文书卷柜分成两个区域，并预留相应的发展空间。各类文书卷从上到下、从左到右按年代顺序入柜上架，卷柜的左上角用标签注明该柜所存文书卷的起止年代。在人事档案区域，将在职人员、离休人员、退休人员、死亡人员的档案分别排放，从上到下、从左到右按档案号顺序入柜上架，档案柜的左上角用标签注明该柜所存档案的类别和起止档案号。做到柜架排列有序，标签整齐，便于查找，并经常顺架，避免错架。
（二）加强库房的日常巡视工作。
【关键词】流动人员；人事档案；现状；对策
我国的流动人口十分多，，尤其是在比较发达发的城市，这些城市中人口的流动性极大，针对流动人员的人事档案管理目前还面临着很多的问题，尤其是流动人员自身对档案的重要性并不理解，这样就导致了退休的过程中遇到重重的阻碍，而且档案的管理也会出现严重的问题，在人社部门会经常出现档案丢失的现象，影响着人员的正常退休。因此一定要重视流动人员人事档案的管理。
一、流动人员人事档案管理的现状
（一）重视程度不够
在进行流动档案管理的过程中，存在着个人个或者是机构对人事档案管理的重视程度不够的现象，这样就导致了流动人员的人事档案管理存在着诸多的漏洞，相关的法规规定，一定要严禁个人来保管他人的人事档案。但是在实际的管理中，经常存在着下岗职工自己拿着档案到人社部门来咨询相关的政策，这些档案没有进行盖章和包封，究其原因，有些下岗职工的档案是在当年下岗的时候，自己从单位取出，无处可放就放在了家里。有些档案是从结构借出来的，使用完毕还要将自身的档案归还，但是档案机构的这些档案也存在着没有盖章和包封的现象。现在流动人员的人事档案管理存在着诸多不规范的现象，主要包括档案丢失、档案袋子破损、档案收集整理和转移不规范、内容也不真实，以上的这些情况是经常发生的，也是管理的重点。
（二）管理体制比较混乱
现在有很多的劳务机构、人才服务机构和职介机构都要进行人事档案的管理，有些机构自身就属于人社部门，有些机构是企业，这样档案在一定的程度上就变为了商品，还有些档案机构将档案当做了是牟利的工具。有些企业和机构并不具备档案管理的资格，存在着越权或者是违规管理的现象，在这样的情况下，就极容易导致人事档案管理的秩序发生混乱，对档案的安全性和真实性也有着一定的威胁。现在的人事档案在管理的过程中，会经常遇到以下的状况：某下岗灵活就业人员按照相关的规定将退休手续的流程办理好之后，但是人社部门却接到了举报。经过调查知道此人员在下岗期间有着服刑的经历，但是法院的判决书并没有送到相关的人事档案管理部门。这样的状况会经常遇到，显示了流动人员人事档案管理存在的一系列漏洞。
（三）管理不规范
在进行流动人员人事档案管理的过程中，一定要重视人事档案管理的规范性，但是现在有很多的档案机构并没有专业的档案管理人员进行档案管理，也没有相应的配套措施，也就导致了档案管理处于一种只收钱、零收集的工作状态，使人事档案在管理的过程中存在着内容不完整的现象，没有将档案进行正确的收集，弄虚作假的现象是比较普遍的。档案管理机构也没有进行装订管理，有些档案袋已经破损，档案资料随时都能够从档案袋中漏出，这样档案资料就会缺失。
现在国家已经出台了干部档案工作条例，这一条例已经对管理人员的培养和选拔做出了相关的规定：每一千个档案就要配置一名专职的干部。但是据调查，目前我市一些档案机构，多数都是一个人负责管理几千份档案，有的机构甚至是一个人负责管理上万份档案。并且，这些档案机构，任用的档案管理人员未经过专门培训，党员干部极少，多数人员对档案管理的相关政策和具体要求并不了解，对档案管理业务不太熟悉。繁琐的工作，巨大的工作量，再加上档案管理人员配置不足，导致档案管理工作未能严格按照要求规范操作。
二、具体对策
（一）加强宣传力度
加强《中华人民共和国档案法》的宣传，提高人民对人事档案重要性的认识，采取多种形式在电视、广播、报纸等新闻媒体上做一些正规的播报，或者是在大街小巷发放一些法律知识传单。如果能结合生活中的实例，把案例以故事的形式展现出来，效果则大大不同。目前各电视台许多法治栏目很受老百姓欢迎，但是与档案相关的却寥寥无几。如果能借助这些栏目，把具体案例呈现出来，或者把发放法律条文形式的传单，改为以实际案例改编的漫画故事，这样新颖的宣传形式，肯定会给人们留下深刻的印象。
（二）完善管理制度
各级政府组织、人事部门应针对现状及时出台相关政策，指导流动人员人事档案管理工作。对各类档案机构的业务指导部门是谁，法定责任是什么，谁来监督管理，怎么处罚等问题作出明确规定，并将流动人员档案管理工作的具体操作、奖惩制度细化。应赋予人社部门下属的人才中介机构对人事档案的唯一管理权。并且这些部门应与工商等部门联合起来，对没有权限私自保管档案的单位或超范围管理档案的人才服务中心机构进行严肃查处。还应通过与公安联网实现信息共享，以此规避判决书等资料无法送往档案管理机构的漏洞。
（三）规范档案管理机构
档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，集服务性与保密性于一体。加强档案管理工作，一是要整顿档案管理机构，明确管理职责，划清管理权限，界定法律责任，实行监管制度。二是要加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员素质。从档案管理人员的选择上入手，严格按照相关要求选拔任用档案管理人员；定期组织学习培训，不断提高他们的能力；培养他们勤奋学习、爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神；鼓励他们提出合理化的建议；把他们培养成具有“创造型、复合型、协作型”人才，使他们能为流动人员人事档案管理事业建功立业。
（四）建立档案管理的新型模式
随着社会主义市场经济体制的改革，加快产生了人事制度，流动人员的人事档案管理、工资核算等工作任务由人才交流中心管理，而不是由用人单位管理，这是一种新的用人机制，这就决定了人事档案管理实行了新型管理模式，它改变了以往人事档案管理的封闭化、分散各部门管理的现状，而是向社会化、公开化的方向发展，这种管理模式的好处是可以保证档案的完整齐全，这种集中统一管理的方式规范了管理工作，管理标准也很统一，方便社会对于人事档案的广泛利用，既省时又省力。
三、结论
人事档案管理工作在现今社会发展进程中占有具足轻重的地位，我们需要高度重视此工作，并根据档案管理工作中存在的不足落实好上述提出的几点措施和建议，从而不断完善我国的流动人口档案管理工作。
参考文献
[关键词]事业单位 档案管理 优化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）01-0191-01
前言
事业单位档案管理是一项技术性、经济性及实践性强的工作，涉及到多个学科成果及保密性的资料。因此，事业档案管理工作人员在具备本专业的知识外，还需要具有法律法规等方面的知识以及融于经济及技术一体，当然，这种人员需要高素质的管理队伍培养。当前，针对档案管理中存在的诸多问题，提出合理的优化措施。
1、事业单位档案管理工作问题
1、1 档案管理制度不规范
有些事业单位的档案管理系统不健全，没有建立规范的管理制度，导致工作人员无法依据相关规范工作。例如，如何确定相关档案资料的范围不能确定；如何将收集到的资料归档不能确定；甚至如何分类保存都不能确定。这些都将使档案的日常管理工作陷入凌乱无序的状态。一部分事业单位尽管制定了相关的档案管理制度，但在日常工作中并没有遵照规定执行，工作人员主观性比较大。因此可以看出，工作人员对事业单位的档案管理规章制度的执行力很弱，那么规章制度的作用就很难发挥出来。再者，事业单位档案管理工作人员的任务分工不明确，相互推脱工作和责任，很多工作都被耽搁，工作效率较低。
1、2 信息技术运用较少
随着现代信息技术的普遍应用，互联网时代已经到来，人们的日常生活和互联网息息相关。那么，如何实施信息化档案管理是事业单位档案管理工作亟需解决的问题，现在很多的事业单位依然采用原先的档案管理模式，不能使档案管理工作和现代信息技术恰当融合，造成档案管理工作效率普遍较低。
1、3 缺乏专业的档案管理工作者
事I单位的档案管理工作者应该具有专业的技术知识，工作人员的技术是否扎实，和管理工作的效率是密不可分的。但是现在很多事业单位的档案管理工作人员基本不具备应具有的专业知识，有些工作者甚至不清楚档案管理工作的基本程序，一部分工作人员是从其他部门借调来的，这种比较大的人事变动，都将对档案管理工作产生不良影响。有些档案管理工作人员身兼数职，没有时间完成所有的工作，甚至有的只是做做表面工作，应付检查即可。专业的档案管理工作人员应接受严格的专业性技能培训，才能从事相关档案管理工作，并在以后的工作中不断积累工作经验，提高工作技能，不断学习掌握新的技术知识。
2、事业单位档案管理工作的优化原则
2、1 统一化与差异化兼顾
事业单位的档案管理工作在执行时，应把国家规定的一些档案管理制度作为根本依据，在进行档案管理工作过程中，切实做到不违反法律法规。但事业单位不应生搬硬套，在遵守国家规章制度的前提下，建立健全本单位的规范制度。所以，每个事业单位的规章制度并不是完全相同的。档案管理的实际工作中，要遵循国家规章制度的统一性，也应考虑到每个单位的差异性。如何把握统一性和差异性是档案管理工作者今后的工作中应注意的问题。
2、2 提高制度的执行力
事业单位具备合理完善的管理制度，这是对档案管理工作进行优化的一个前提条件，但是如果制定的管理制度没有得到有效的执行，制度就形同虚设。事业单位应提高对管理制度执行力的重视程度，对档案管理工作执行情况进行监督，在工作工程中持续改善管理制度，使它能更加规范化。
2、3 档案管理工作人员职责明确
档案管理的工作者的主要工作就是对档案进行管理，那么，工作者的工作态度将影响档案管理工作效果。工作人员的权益模糊不清和工作人员的职责划分不明确都将影响工作人员的态度，进而影响档案管理工作的效率。所以，在日常的档案管理工作中，明确划分每个工作人员的权益和职责，保障每个完成自己工作的工作人员能得到应有的权益，加强每个工作人员的工作责任感。事业单位为有效的收集各方的意见，可以建立合理的反馈机制，这样能够使他们更好的工作。
3、事业单位档案管理工作优化
3、1 创新管理理念
许多事业单位管理理念陈旧，特别是一些基层的事业单位，档案管理工作效率低的主要原因是跟不上时代的发展步伐，观念陈旧，不善于主动接触运用新科技、新理念等。想要改变这种落后的思想，必须与时俱进，对档案管理工作进行彻底改革，加强创新运用，运用现代技术进行档案管理工作，进而提高事业单位档案管理工作的效率。
3、2 加强制度管理建设
如今，大部分事业单位还在用多年前的管理制度，社会发展迅速，信息技术得到广泛运用，信息量非常庞大，目前许多文件都是以电子档的形式归档保存。那么，这些电子档文件大都存在安全问题，这种安全隐患就是新时期面临的重要问题。因此，事业单位应顺应时代潮流，加强档案的数字化管理，同时，努力完善档案管理工作的规章制度，落实贯彻管理制度，使档案管理工作能有序进行。
3、3 加强档案管理宣传工作
为了加快档案管理制度的改革，必须使事业单位对档案管理工作有一个整体的认识。第一，加强对档案管理的宣传工作，使人们意识到认识档案管理的重要性以及在人力资源开发方面发挥的至关重要的作用。第二，通过相关媒介传播档案管理的重要性，使人们能意识到，人才的竞争才是如今市场竞争的根本。
4、提高档案管理工作人员的专业技能
事业单位的档案管理工作人员要求具有专业基础知识、扎实的技能。那么，在具体的档案管理工作中，工作人员的整体素质很重要。首先，在招聘的时候，要多招收高素质的专业型人才。其次，定期对档案管理工作者进行专业培训，让他们了解行业最新动态。一方面是未来加强档案管理工作者的职业素养，对以前工作时出现的懒散、随意的工作态度加以改正，使他们具有强烈的工作责任感，不再应付工作，而是能从工作中得到快乐与成就感。另一方面，使工作人员对档案管理工作有一个系统的知识体系，不单单是局限于个人的工作之内，这样可以加强工作人员之间的相互配合，使档案管理工作能够更加融洽的进行。当然，这都需要事业单位对档案管理工作有一定的资金支持，所以，事业单位的领导层也应重视档案管理工作，并对此工作进行支持。
4、结束语
对事业单位档案管理的工作进行合理优化，就必须抛弃那些陈旧的思想理念，在现代化的管理技术下，实现现代化信息化管理，制定完善的规章制度，并遵照规章制度执行具体工作，满足社会需求，保证档案能得到合理的保存。？
规范化管理的含义是通过思考构建出一套完善、可行性高的管理体系,并将其运用于管理实践的过程,其重点在于这一套完善的体系的构建。事业单位的档案管理一般是指对于事业单位内部的人员及事务的档案进行收集、封存与整合,以期提升对于单位内部人员及事务的管理水平。目前我国事业单位档案管理情况仍然存在一定的不足,尤其体现在档案管理的规范性方面。
首先,事业单位内部档案管理人员没有认识到档案管理的重要性,档案管理的存在是为了提升单位内部的运行效率,由于其工作性质特殊,短期内不会为事业单位带来显着收益,且耗资较大,投放人力、物力较多,因此很多单位为了节省成本,会忽视档案管理工作的存在。其次,事业单位内部配备的档案管理人员大部分没有经过必备培训,职业素质有待提升,由于没有意识到档案管理工作的重要性,并且缺乏管理知识与经验,导致管理工作效率低下。最后,由于单位内部对于档案管理工作的不重视,难以形成规范化的管理体系,由于缺乏科学先进的管理方式,导致档案管理工作停滞不前。
2 提升事业单位档案规范化的具体办法
为了提升事业单位档案管理的规范性与完备性,单位必须结合自身具体情况从多个方面着手,对于档案管理进行规划,提升单位内部档案管理工作质量,形成规范化的管理程序。具体工作可从以下几个方面展开。
2、1 提升对于档案规范化工作的重视
首先,要向事业单位全员明确档案规范化管理工作的重要性,为了使单位内部的全体员工重视此项工作,首先,单位领导需要做好表率作用,每个单位领导的重视需要上级单位的指导,对档案规范化工作的重视是一个自上而下的过程,端正的态度是提升档案规范化水平的基石。
其次,由于档案规范化工作具有特殊性,该工作不会在短期内为事业单位带来明显的利润,因此易被忽视,但是作为管理者,要做到着眼长远,及提升单位的综合实力,所以管理层要加大经费投入,对档案管理人员进行定期培训以提升员工素质,完善档案管理办公室的基础设施建设,随着现代化管理手段的推进,档案管理的硬件设施必须满足要求。
2、2 完善档案管理人员的职业道德建设
档案管理工作者是直接接触档案规范化管理工作的人员,因此管理工作是否规范顺利,主要取决于工作人员的态度与素质。首先,档案管理人员的选拔应严格,被选拔上的人员应德才兼备,无私奉献,具有责任感,并且对于档案管理这种需具备较强条理性的工作具有耐心。其次,被选拔的人员应擅长于归档及整理,并且熟悉整套档案管理流程,主动积极参与单位所进行的培训课程中。最后,单位领导也需要对于档案管理的工作人员给予一定的支持,例如保持经常的沟通交流,实行一定的奖惩制度,让档案管理工作人员感受到来自上级对于工作的关注,在单位内部形成良好的管理氛围。
2、3 完善档案管理规范化制度
单位需形成一套完整的档案管理制度供档案管理人员参考与遵守,其中必须列明规范化与标准化的前提,强调其重要性,尤其是在细节方面也要做出相关规定,如档案用纸、电子设备、归档方法等。并且管理制度本身应保证格式规范,在制定过程中做长久考虑,树立管理制度的权威性,避免漏洞。
在档案规范化管理的制度中,应强调档案管理的安全性是管理的出发点。由于档案具有可复制等特殊性,要做好保密工作,保证档案安全。另外,还需保证档案存放的时间,注意存放室内的安全隐患与温度湿度等的控制及档案借阅与归还的流程。规范化的管理制度需要对每一个细节做出明确规定,才能为档案管理提供一套行之有效的制度标准。
2、4 明确工作目的,推进规范化管理长足发展
档案管理的目的是在实践中进行开发与利用,在现代社会,我们要依托电子科技,加大对档案的开发力度,针对不同群体的不同需求,开发多种服务方式和渠道,加快民生档案的建立,努力提升档案管理部门的创新力度,根据群众需求进行档案管理建设,在保证规范性的前提条件下开展群体差异,既保证服务质量也保证工作的规范性,从而形成合理有效的档案管理机制。
第一条为了加强流动人员人事档案管理工作，维护流动人员人事档案的真实性、严肃性，健全完善人才交流服务体系，促进人才合理流动，根据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》、《陕西省委托人事工作暂行办法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《深化干部人事制度改革纲要》及有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称流动人员档案是指：
（一）辞职或被辞退的机关、企事业单位工作人员人事档案；
（二）与用人单位解除劳动合同或聘用合同人员的人事档案；
（三）暂未就业的大中专毕业生的人事档案；
（四）自费出国留学及因私出国人员的人事档案；
（五）政府人事行政部门委托管理的企事业单位在册人员和聘用人员的人事档案；
（六）其它流动人员的人事档案。
第三条流动人员档案管理机构不得接收下列人员的人事档案：
（一）已死亡人员或已办理退休手续，无需提供人事服务人员的档案；
（二）正在受刑事处罚、劳动教养人员的档案；
（三）逃亡、失踪、出国不归人员的档案；
（四）未按规定参加社会保险的在职人员档案；
（五）正在与所在单位发生人事纠纷或经济纠纷人员的档案；
（六）不按规定缴纳档案管理费人员的档案；
（七）档案材料严重失实或不齐全人员的档案；
（八）女年满40周岁、男年满45周岁以上，在示范区未参加社会保险,或不能从外地将其已参加社会保险关系转入的人员档案。
第二章流动人员人事档案管理机构
第四条流动人员档案管理机构为县级以上政府人事行政部门所属的人才交流服务机构。示范区和杨陵区人才交流服务中心是本辖区内流动人员人事档案管理的合法机构。其他任何单位未经批准不得擅自管理流动人员的人事档案、严禁个人保管他人档案或本人档案。
第五条流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级政府人事行政部门的监督和指导。外地转入的流动人员人事档案，本人户口或工作单位在杨陵区的，由杨陵区人才交流中心管理，其他流动人员的人事档案由示范区人才交流中心管理。
第六条人才交流服务机构要认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好流动人员出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、社会保险代办等社会化服务工作，努力提高服务水平。
第三章流动人员人事档案的转递
第七条人才交流服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动有效文书，办理流动人员人事档案转递手续。转递档案必须严密包封。流动人员人事档案必须完整齐全，转递中不得扣留材料或分批转递档案材料。人才交流服务机构发现转入档案材料不齐全或不清楚的，应及时记录并通知原单位补齐。主要档案材料无法补齐或记载不符合规定的，及时办理退档手续，并报同级人事行政部门备案。
第八条流动人员人事档案的转递应通过机要传送或派专人送取。对于个人携带档案的，拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题，要追究当事人和有关管理人员的责任。
第九条人才交流服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续，人才交流服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案委托管理合同书，明确保管期限、人事事项及双方的权利、义务、责任等内容。
第十条人才交流服务机构必须凭有人事档案管理权限部门开具的档案转递有效文书接收流动人员人事档案。人才交流服务机构开具的转档手续，为有效合法的转档手续。
第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用
第十一条人才交流服务机构要严格执行干部档案管理有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要严防丢失档案材料，严禁泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员的人事档案材料。
第十二条：人才交流服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，及时充实流动人员人事档案的内容。收集的材料主要包括：
（一）履历表、劳动合同或聘用合同、任职审批表；
（二）大中专毕业生报到证及见习期满转正考核定级材料；
（三）工作期间的年度考核表；
（四）学历教育、接受培训及专业技术职称资格变更材料；
（五）婚姻状况变更材料；
（六）因公或因私出国（境）的记载材料；
（七）工资变更材料、社保关系、工资关系迁转材料；
（八）奖惩材料；
（九）党、团组织工作中形成的有关材料；
（十）其它按规定应收入人事档案的材料。
对于收集的流动人员人事档案材料，人才交流服务机构要认真审核鉴别，需要单位盖章和本人签字的，签字盖章后方能归入档案。接收的流动人员档案材料中有缺项或涂改的，应予以说明，否则不予归档。
第十三条人才交流服务机构应按照有关规定建立流动人员人事档案查、借阅制度。查阅流动人员人事档案必须办理审批手续。对于不符合查、借阅条件的，人才交流服务机构可代为查阅后向查阅单位介绍有关情况。任何个人不得查阅、借阅本人及其亲属的人事档案。查阅人事档案必须严格遵守保密和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，严禁泄露或擅自向外公布档案内容。
第五章流动人员人事档案的保管
第十四条人才交流服务机构要加强档案管理硬件设施建设，建立坚固的防火、防潮、专用档案库房，配备铁质档案柜；要经常检查库房防火、防蛀、防资、防光、防高温等安全设施。库房内严禁吸烟，严禁明火。档案库房、阅档室和办公室要做到三室分开。流动人员人事档案应由专人管理，无关人员不得进入档案库房。管档人员必须是党性强、作风正、忠于职守、有一定档案管理专业知识的中共党员。
第十五条人才交流服务机构每年对流动人员人事档案进行一次全面检查核对，发现问题及时解决，确保人事档案的安全。要不断改进档案保管方法和保护技术，逐步建立流动人员档案信息管理系统，利用信息化手段完成档案查阅和管理等工作，不断提高档案管理质量和服务水平。
第六章监督与处罚
第十六条对违反本办法规定有下列情形的，由同级政府人事行政部门按规定进行处理：
（一）擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；
（二）擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
（三）擅自向外公布、泄露档案内容的；
[关键词]事业单位；档案管理；规范化
档案管理是事业单位管理工作中的组成部分，就目前我国事业单位档案管理的情况来看其在规范化方面存在一定的不足，因此如何有效的促进事业单位档案规范化建设一直是有关事业单位需要不断努力攻克的问题。在对事业单位档案进行规范化建设的过程中，事业单位应积极的从多个方面入手，结合事业单位档案管理的实际情况进行合理的规划。这对于促进事业单位档案管理的规范化，提高事业单位内部管理质量都有着重要的意义。
一、完善管理制度，建立网络系统
档案管理工作在事业单位中普遍存在，一般而言档案管理工作主要是对事业单位内部人员的档案进行统一的收集与整合，以方便事业单位对企业内部人员的控制与管理。在进行事业单位档案规范化建设的过程中建立起有效的管理制度是关键，具体而言包括以下几个方面：（1）完善管理制度。档案管理工作在事业单位中一般缺乏有效的发展空间，很少有事业单位会关注单位内部档案管理制度的创新与完善，因此大部分事业单位的档案管理工作在制度上都存在缺失。鉴于此，有关工作人员应积极的对事业单位档案管理制度进行一定的完善，使得有关工作人员可以在制度的规范下进行具体的工作。这是事业单位档案规范化建设的基础。（2）建立网络系统。随着现代科技的发展，网络技术也融入到了社会生活的方方面面。因此在进行档案管理的过程中，有关人员也应将网络技术应用其中建立起有效的网络档案管理体系，将档案管理部门与单位其他管理部分有机的联系到一起，提高事业单位档案管理与应用的效率。
二、搞好管理分类，做好档案归档
档案在进行管理的过程中要进行一系列的工作，而档案分类是其中最主要的工作之一。在实际的工作过程中有关工作人员应搞好档案的分类管理，做好档案的归档工作。档案的分类管理一般要按照档案的内容，档案的先后顺序，档案的实际情况等进行分类，这些分类有利于档案的查询，对于档案的提取与应用有着一定的帮助作用。因此在进行档案分类的过程中，有关人员应对档案的分类进行严格的规定，并采取科学的分类方法确定具体的档案类型。除了档案的分类外，档案的归档也是档案管理中的重要环节。因此为了保障档案归档的质量，防止档案在借阅的过程中丢失，有关事业单位应针对档案的归档建立起有效的规章制度，以明确档案调取与归档的程序，减少档案归档过程中问题的出现。
三、严格档案整理，坚持科学管理
档案在进行存放的过程中，要进行一定的整理针对不同的需要对档案的存放地点，存放方式等进行更改，同时还要对一些受损档案进行修复，对一些过期档案进行集中处理。因此为了有效的搞好档案的整理工作，有关工作人员应严格档案整理工作，对档案管理工作进行细化，针对档案管理工作中出现的问题进行有效的修正，采用更加科学的方式进行档案的管理。并针对档案的重要程度以及档案的时间顺序等进行合理的整理。
四、加强法律宣传，搞好保密工作
档案中涉及到了事业单位工作人员的各项隐私信息，因此事业单位在对档案进行管理的过程中，应对档案的管理工作给予足够的重视，避免因档案管理不善而造成事业单位员工隐私信息外泄的情况。首先，事业单位应加强法律的宣传，使得档案管理人员可以对档案管理的重要性产生认识，提高档案管理的规范程度。其次，档案管理人员应在档案保密工作上下工夫，制定出有效的档案保密条款，对于档案的取阅，档案信息的公布等进行严格的控制，以此减少档案信息外泄的情况。最后，有关档案管理人员在对档案进行销毁的过程中，应保障销毁的彻底性，要在多人监督的情况下进行粉碎销毁或者燃烧销毁，杜绝一切可能造成档案信息外流的机会。
五、完善档案室建设，注重服务质量
纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉，受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。
六、建立电子档案，实现信息管理
纸质的档案在存放以及查阅等方面都存在着一定的局限性，因此随着现代科技的发展，建立电子档案成为了事业单位档案管理的主要工作。在进行工在的过程中，有关管理人员通过信息录入的方式，将纸质档案转化为电子档案存放在计算机中，并利用网络技术与各部分进行连通，方便各部分的查阅，有效的提高了档案管理工作的速度，促进了事业单位档案规范化建设的进程。
七、总结
综上所述，事业单位档案规范化建设应从事业单位工作实际出发，结合现代思想理念，将档案管理向着科学化，合理化的方向推进，通过加强档案管理，完善保密制度，建立电子档案等方式，使事业单位档案管理工作可以更加的高效，便捷，符合现代社会发展的需要，促进事业单位档案管理质量的提高。
参考文献：
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[2]张兵、浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J]、才智、2011（18）
关键词：档案;执法主体;执法依据
档案行政执法是档案法律法规赋予档案行政管理部门的权利和义务，是档案行政管理机关落实档案法律法规、规范社会档案行为、实行宏观管理职能的重要手段；是促进档案部门加快“三个体系”建设，发挥档案工作服务经济社会发展的重要保障；是确保档案事业依法、持续、健康发展的一项行政强制行为。因此，各级档案行政管理部门必须严格依法进行，在执法主体、执法依据、执法程序等方面符合法律法规、规章的要求，否则，就会造成无效执法，甚至违法执法，给档案事业的发展造成负面影响。
1 明确档案行政执法主体，不断强化档案行政执法
档案行政执法主体是指依法享有的档案行政执法权，以自己的名义实施档案行政管理活动，并能够独立承担由此产生的法律责任的组织，它的产生必须有合法的依据。《档案法》第六条明确规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。” “县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”与此同时，《档案法实施办法》对各级档案部门的职责进行了细化，强调县级以上档案行政管理部门具有“依法查处档案违法行为”的职责。1992年3月30日，国家档案局颁布的《档案执法检查暂行规定》中规定：“国家档案局和县级以上档案行政管理部门是国家贯彻并监督执行档案法规的机关，依法行使档案执法监督和检查，并依法对违反档案法规的行为进行查处。”1998年11月28日，颁布实施的《湖南省档案管理条例》也明确规定，对违反档案法规的行为“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。”
由此可见，县级以上各级档案行政管理部门是档案行政执法的主体，它在法律法规的授权范围内独立行使档案行政职权，有权以自己的名义作出档案行政处罚决定，并承担由此引起的法律责任。
由于档案工作涉及面广，国家各有关部门制定了不少切合本系统档案工作实际的档案行政规章，国务院制定的其他领域的行政法规也有一些涉及档案工作的条款。总体上说，这些法规、规章与《档案法》基本协调一致，明确了档案行政管理部门作为档案行政执法的主体地位，但与档案法律法规相矛盾的现象也并不少见。一种情况是明确业务主管部门为档案行政执法主体，如，2000年1月30日，国务院颁布的《建设工程质量管理条例》规定，建设工程档案管理中的违法行为由建设行政主管部门实施行政处罚；2001年6月29日，建设部修订的《城市建设档案管理规定》也明确各级建设行政主管部门为城建档案执法单位；1998年11月22日，国家土地资源管理局、国家档案局联合施行的《土地管理档案工作暂行规定》规定，对“没有及时进行土地管理档案资料的形成积累、整理和归档工作的单位，由土地管理行政主管部门提出警告或者通报批评，造成严重后果的单位领导人由其上级机关给予行政处分”；2003年3月14日，国家水利部、国家档案局的《水利档案工作规定》明确“对于违反档案法律法规的单位或个人，上级主管部门可采取通报批评等方式限期整改”；另一种情况，是确定业务主管部门与档案行政管理部门联合作为档案行政执法主体，如国家技术监督局、国家档案局联合的《技术监督档案管理办法》规定“如对档案有损毁、丢失、涂抹、改写、倒卖、泄(失)密、违法携带出境、侵权等行为，视情节轻重，由技术监督行政主管部门会同当地档案行政主管部门对当事人依法查处”。如果按第一种情况由专业主管机关行使档案行政执法权，则造成了档案行政管理部门在档案行政执法过程中的缺位；如果按照第二种情况，由专业主管部门和档案行政管理部门共同执法，则又容易引起扯皮，影响执法效率。事实上，《档案法》第七条明确了机关团体、企事业单位和其他组织对所属机构的档案工作具有监督和指导职能，但并未授予这些部门档案行政执法权。在实践中，此事也引起了有关方面的高度重视。全国人大档案行政执法检查组在上海检查时，曾向上海市政府领导明确指出：“档案行政管理部门与城市建设等其他专业部门在档案工作上需要理顺关系，在一个行政区域内，一种行政行为只能有一个行政机构和执法主体。《档案法》并没有委托任何其他部门和机构行使执法权，档案工作不应多头管理，政出多门，档案部门和其他部门的关系，政府应出面协调，依法定位。”
当然，如果档案违法行为的当事人在违反档案法律法规的同时，违反了其他法律法规，则可能引起执法主体的变化。例如，档案违法行为如果已触犯刑法，那么，这一类违法行为不管是档案部门先发现还是司法部门先发现，最终，必须由司法部门来处理；又如，在利用档案过程中如果泄露了国家机密，则应由保密部门来查处；再如，《档案法》第二十五条规定：“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款。”之所以这样规定，是因为这一类行为本身就违反了《中华人民共和国海关法》的有关规定，由海关作为执法主体合情合理，这种类型的案件中，执法主体的变化是因为档案违法行为的性质发生了变化——形式上是档案违法，实质上触犯了其他法律法规，这并不能改变档案行政管理部门作为处理档案违法案件的执法主体地位。
关键词：高职院校；人事档案；收集工作
高职院校人事档案真实地记录了教职工个人经历和社会实践，反映了教职工的个人履历、品德作风、受教育情况、工作表现和业务能力水平。人事档案收集工作，是人事档案工作的第一个环节，是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线。当前，高职院校人事档案收集工作存在收集不齐全、归档不及时、材料内容不准确、形式不规范等问题，影响了高职院校对人事档案的利用，如何做好收集工作是高职院校人事档案管理工作需要解决的问题。
一、高职院校人事档案收集工作的重要性
人事档案内容涵盖了个人履历、学历学位、思想品德、工资待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高职院校人事档案一方面可以维护教职工的切身利益，例如，教职工在退休时需要人事部门出具工作年限、学籍档案证明、专业技术职务等信息，如果这些材料不全将直接影响教职工办理退休的相关事宜；再如，每年职称评审时，都需要人事部门出具参评人员的个人学籍档案证明材料，如果学籍档案材料不全会直接影响教职工个人的职称申报工作。另一方面，人事档案是高职院校选拔和任用干部的重要依据，通过人事档案提供的信息，组织可以全面地了解个人的德能勤绩，从中选出优秀的人才和干部。高职院校人事档案收集工作是人事档案工作的第一个环节，为高职院校人事档案管理提供客观物质对象，收集工作是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线，同时直接关系到后续的其他业务环节。高职院校人事档案收集的内容既包括教职工在历史上形成的又包括新近产生的人事档案材料，可以说收集工作既是人事档案工作的起点，同时又是一项经常性的工作，贯穿于人事档案工作的整个过程，因此高职院校人事档案管理始终都要加强收集工作，保障人事档案材料的完整性、真实性和有效性，为人事档案管理的其他环节打下良好的基础。
二、高职院校人事档案收集工作存在的问题
1、收集不齐全材料不齐全的现象在高职院校人事档案管理中普遍存在。干部履历表、个人自传类材料、政审材料、奖励材料、年度考核登记表、工资变动审批表等几乎在每个人员的个人档案中都有不同程度的缺失。2015年辽宁金融职业学院以人事档案专项审核工作为契机，对全校人事档案进行了统一审查和清理，发现几乎每个人的个人档案中或多或少都存在材料不全的现象。主要原因是长期以来学校对人事档案工作重视不够，教职工的档案意识不强，没有及时将发生变动的档案材料送交到人事部门，有的甚至将档案材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。另外人事部门没有配备专职的人事档案管理人员，没能将属于归档范围的档案材料归入到个人的人事档案中去，散存在人事部门相关工作人员手中，造成了人事档案材料收集不齐全的现象发生。
2、归档不及时高职院校人事档案材料收集工作被动滞后，往往做不到第一时间归档。对于人事档案材料的归档时间，在2009年12月中组部颁布了《干部人事档案材料收集归档规定》，对人事档案材料收集和归档给予了明确要求和规定，要求在人事档案材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。高职院校档案管理部门对档案收集工作也有实施细则，细则对人事档案归档时间有明确的规定。而在实际工作中，部分材料形成部门对制度、规定执行不严格，或是对人事档案业务知识缺乏了解，加上档案管理部门主动催要不够，同时缺乏相应的督察制度，导致高职院校人事档案归档不够及时，被动滞后，不符合规定要求。在辽宁金融职业学院人事档案管理的实践中，人事档案归档工作一直难以做到及时，人事部门和教职工个人都存在归档拖沓情况。学校于2017年制定了《辽宁金融职业学院人事档案管理办法》和《辽宁金融职业学院人事档案材料归档范围及要求》两项学校内部人事档案管理制度，其中对归档时间做出了明确的规定，即各部门在材料形成一个月内送交档案部门归档。在制度执行的过程中，人事档案材料归档情况虽然较从前有所改善，但仍然存在拖沓现象，不能按规定时间及时将人事档案材料送交至档案部门归档。
3、材料内容不准确，形式不规范在高职院校的教职工个人档案中，档案材料内容不准确、手续不齐全、形式不规范的现象屡有发生。有些档案中所填写的出生日期、参加工作日期、学历、工作经历等重要信息前后不一致，甚至出入较大，很难判定真实情况，真实性是档案的生命，失去真实性就等于失去了档案赖以生存的生命线。部分档案材料形式不符合规定。如一些干部履历表缺少照片、本人签名、人事部门公章、填表日期等其中一项或多项信息；有些考核材料缺少本人签名，有的没有组织部门公章，有些奖励材料复印件没有加盖组织人事部门公章。这些情况造成人事档案缺少应有的真实性和严肃性，严重影响了人事档案工作质量，给组织人事部门提拔干部、评聘职称、晋升工资、计算工龄、核准退休时间等都制造了不小麻烦。辽宁金融职业学院在2015年人事档案资格审查时，集中清理了学校在岗在编人员的人事档案，发现有大量的人事档案材料存在内容不准确、形式不规范的现象。主要原因是辽宁金融职业学院在2002年由行业办学转制成为由辽宁省教育厅主管的大专院校，转制之后一直没有配备专职的人事档案管理人员，直到2011年通过公开招聘聘任一名档案专业的硕士研究生专门从事人事档案管理工作，这才改变了人事档案管理混乱的局面。另外一方面，辽宁金融职业学院人事档案来源广泛。教职工主要来源为大学生毕业分配、机关分流、企事业单位调入、退伍安置、公开招聘等渠道，不同来源渠道的人事档案质量参差不齐，在原单位就存在内容不准确、形式不规范的情况，需要进行重新审核和整改。
三、高职院校人事档案收集工作问题的对策
1、加大档案宣传力度，提高教工档案意识高职院校教职工对档案普遍不够了解和重视，针对这种情况，档案部门应该加强宣传，让教职工了解档案工作、认可档案工作、支持档案工作。应该摒弃以往形式单一的、互动性差的宣传方式，采取一些喜闻乐见的宣传，如举办档案知识讲座或培训，在校园网上开辟档案宣传专栏，宣传《中华人民共和国档案法》《干部人事档案材料收集归档规定》等人事档案管理相关的法律法规精神，列举档案利用效果典型事例，让教职工了解党和国家关于人事档案管理的法律法规和政策规定，认识到它是一个与每个人切身利益密切相关的大事，从而提高教职工的档案意识。
2、建立人事档案收集体系，畅通收集渠道高职院校人事档案形成的部门众多，涉及的范围较广，有学校各行政部门、各院系等，要建立以人事档案管理部门为主、其他相关部门和院系为辅的档案收集体系，各司其职，各负其责，通力配合，共同做好人事档案的收集工作。形成人事档案的部门要建立上交制度，将本部门属于人事材料归档范围的材料，积极主动上交至人事档案管理部门；建立一支人事档案信息员队伍，加强队伍的培训，并充分发挥信息员的作用，畅通人事档案收集渠道，并根据人事档案材料形成的规律和特点，采取平时收集与集中收集、定期收集与不定期收集、跟踪收集与补充收集相结合的办法，将反映干部个人德、能、勤、绩的材料全面、准确、及时地归入干部人事档案。同时人事档案管理部门要与各人事档案材料形成部门建立日常联系机制，按要求定期收集档案资料，并检查核对，如发现缺失，要及时追补，以确保高职院校人事档案材料及时收集归档。
3、从源头抓起，把好人事档案材料“入口关”对收集归档的材料，要从源头抓起，以实事求是为根本原则做好甄别和鉴定工作。干部人事档案真实地记录了每名干部的成长历程，是组织人事部门选人用人的依据，所以档案管理人员要有高度的责任心和事业心，依据国家档案管理文件的相关规定和要求，仔细甄别，严格鉴定，把好入口关，将那些经过审查的、手续齐全的、内容真实的、填写符合规定的、符合政策的人事档案材料及时归档。特别是要对档案材料中的年龄、学历、职务、履历等重要信息进行仔细甄别，一旦出现前后不一的现象要认真审核，核实后要如实重新填写，对于那些不真实的材料必须退回或清除，防止伪造、假冒的归档材料混入到人事档案中，从源头上杜绝人事档案失真问题的发生，保障人事档案的真实性。要严格规范档案材料填写的格式，材料要手续齐全、头尾清楚、信息齐全、单份材料不掉页，系列材料不少份，确保人事档案材料内容准确、形式规范。
4、充实人事档案材料内容，建立人才信息资源储备库要不断地充实人事档案材料内容，建立学校人才信息资源的储备库，为组织选人用人提供依据，为学校的发展服务。收集的重点将不再像从前那样侧重于收集反映教职工个人社会履历、学历学位、思想表现等方面的内容，而是要注重收集记录和反映教职工工作能力和兴趣爱好的各类材料。注重收集能够反映教职工教育教学水平和科研能力的科研成果和业绩方面的内容，如将各类创造发明、鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录，有突出贡献的优秀专家、国家科技奖等形成的表彰材料等充实到人事档案中，使高职院校人事档案成为学校人才信息资源完整的储备库，为高职院校选人、用人提供全面参考和重要依据。高职院校人事档案材料的收集是一项常规工作，也是一项复杂、细致的工作。要通过提高教职工的档案意识，建立人事档案收集体系，把好材料“入口关”，充实人事档案的材料内容等一系列有效措施，做好人事档案收集工作，确保人事档案材料的真实性、完整性和有效性，为人事档案管理工作的其他业务环节打下良好基础，从而更好地服务于学校和教职工个人。
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