关键词:档案管理;涉密档案;电子信息技术;保密
一、传统涉密类档案保密工作特点
1、档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。
2、注重对于档案管理人员的职业教育。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。
3、较为合理地依据档案保密程度对涉密类档案进行分级管理。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。
随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好涉密类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。
二、利用电子信息技术进行涉密档案管理的优势和不足
1、利用电子信息技术管理涉密类档案的优势。首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。
2、利用电子信息技术管理涉密类档案的不足。诚然，利用电子信息技术管理涉密类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，涉密类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。
三、如何做好电子信息涉密档案保密工作
笔者认为，做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。
1、牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料性服务。利用电子信息技术进行涉密性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。
2、建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。
(1)要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。
3、进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
当然，利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。
参考文献：
[1]《中国大百科全书》，陈兆吴主编、
[2]《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月、
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。
针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。
当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2、1对电子档案管理的认识不足
虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2、2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2、3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3、1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3、2档案室电子档案管理的技术措施
3、2、1电子档案硬件管理及保管
电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。
3、2、2做好数据备份恢复工作
数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。
3、2、3加强档案室网络安全管理
首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。
3、3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质
电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。
【关键词】会计档案；电子化；管理；风险；防范
在互联网的推动下，我国的会计行业产生了大量的会计电子档案，其中包括会计报表、会计账簿、会计凭证等等重要信息，对于信息的管理和保存需要预知风险和掌控防范措施。会计档案电子化管理需要提高电子凭证的安全性，完善电子凭证的适应性，在尽可能的情况下，保持数据的完整、真实和安全。
一、会计档案电子化管理的特点
（一）会计档案电子化管理的准确性。利用档案记录信息目的在于保证信息的原始性和客观性，目前电子档案正在取代纸质档案，以更大的容量和更精确的数据保证会计档案的完美运行。随着技术的日新月异，档案管理也总是会跟随互联网技术进行更新，每一次的系统升级都意味着电子数据的依次更新补充，这是一个有双重效果的结局：一方面，以前的电子档案进行了升级处理；另一方面，多版本的电子数据出现，使得数据不再具有唯一性。故而，电子数据的保管与保存相比纸质档案的保存更具完整性与持续性。其次，会计档案的电子管理具有检索功能，相比纸质档案的抽查，电子档案的检索可以使档案检查工作更加高效精准。
（二）会计档案电子化管理的完整性。传统的纸质会计档案可以永久保存，具有稳定性的优点，然而会计电子档案的保存在这一方面却显得略逊一筹。计算机让电子档案变得普及化，可是电子数据存储容易更改，或者丢失，这为电子化管理带来难题。作为会计行业的基本要求，会计电子档案的完整性问题是可以解决的，完善会计电子档案电子数据收集、归档制度是关键，同时多项对比，验证完整性。最后，注意对文件进行安全备份，确保万无一失。会计电子档案的完整性同样可以得到认可。
二、会计档案电子化管理的风险
（一）妥善保存的风险。会计档案电子化保存具有风险。电子化存储依赖磁性介质载体，一旦磁性介质受到潮湿、消磁、灰尘等环境方面的威胁，就可能导致数据的受损。换句话说，会计档案电子化管理的环境要求不比纸质档案环境要求低，维护电子化档案就需要维持适宜的环境。
（二）规章制度风险。会计档案电子化作为新兴的档案管理方式方法，其管理执行制度还在摸索阶段，缺乏科学完善的电子化档案管理技巧。关于涉及的规章制度管理风险主要体现在工作人员对于电子化档案管理认知的缺失。许多工作人员以往接触的都是纸质档案的管理和分类，如今，面对会计档案电子化，这种新的流程与新的执行标准需要时间去熟知，需要经验去摸索，需要过程去适应。所以，目前会计档案电子化管理仍然需要冒着一定的风险去维持档案管理的原始性与完整性。
（三）会计档案电子化管理的网络安全风险。会计档案电子化管理立足于计算机信息技术，网络信息的安全问题毫无疑问会影响到会计档案电子化管理。当会计档案信息电子化之后所面临的第一个危险就在于电子化的信息容易被修改，且不易为人所发现，这个对于信息的原始性与安全性来说，是一个重大的威胁。如果在网络的情况下，安全防护措施不到位，会计档案信息很可能为不法分子所盗窃，重要信息很可能因此而泄露。
三、会计档案电子化管理风险的防范措施
（一）建立科学的会计档案管理制度。一个有条有理的制度可以提高人员的工作效率和工作的准确度。建设科学的会计档案电子化管理制度，是时展的需要。而一个科学的会计档案电子化管理制度应该是针对风险而制定的，抓住要点，集中力量解决问题。深入研究电子档案存储环境、期限、工作人员职责、档案管理范围、归档流程等多个方面内容，努力做到档案管理的有章可循。
（二）妥善维护电子档案馆的环境。会计档案电子化管理环境需要注意诸多方面，针对电子档案的特点，保持电子档案馆温度适宜、湿度适宜，考虑磁场影响问题，做好防火、防震、防盗、防尘、防磁等工作。会计电子档案随着时代的发展而得以产生，故而面对电子档案的保存问题，需要做到与时俱进，从电子产品的特性着手，从新事物的特点着手，解决会计电子档案的保存安全问题。
（三）解决好会计档案电子化管理的网络安全防范问题。会计电子档案的保管要做到数据材料完整无缺，目录内容正确无误等存储上的安全完好。当会计档案电子化管理本身没有问题时，需要确保入库数据没有病毒，以及电子档案设备的更新处理稳定，控制访问中心保障安全访问，确保在联网时有强大可靠的安全访问控制技术。确保会计档案电子化管理双备份制度，以防文件的损毁，同时确保文件有严格的对外利用方式，通过功能设置，根据需要将有些文件设为只读文件，有些文件设为禁止拷贝的文件，从而保证重要的信息不被泄露和更改。
（四）提高工作人员的素质。会计档案电子化管理作为新兴的管理方向，这一职业缺乏有经验的管理人才和操作人才。要保证会计电子档案的安全完整，规避风险，需要提高管理人员和操作人员的职业技能。会计电子档案的管理流程包括档案收集、整理、归档、保管等，对档案管理人员计算机技能要求较高，不仅需要有操作的能力，还有分析的能力，计算机系统维护的能力，升级的能力等。提高管理人员的素质，加强培训，有利于减少会计档案电子化的风险。
四、结语
会计档案电子化管理是行业发展的大趋势，将风险控制到最小，将数据的安全性、完整性、真实性和原始性保持到最好，是会计档案电子化管理人员一直努力的方向。
【参考文献】
电子档案特点分析
1、电子档案信息含量高，存储体积小
由于电子档案的载体主要是各种存储盘，因而具有较高的信息容量，因此，电子档案相比于纸质档案，可以较大程度节省纸张以及库房的存储空间，有利于资源节约型社会的建设。
2、电子档案的检索速度快，档案利用效率高
由于电子档案的管理通常是伴随着档案信息化体系建设一体形成，因而电子档案可以方便的利用网络技术实现共享、检索以及使用，消除了传统档案资料在时间、距离以及使用人数上的限制。
3、电子档案具有形式多样化的特点
电子档案的形式不仅仅可以是电子文本档案，而且也可以是图像、视频、声像以及动画等各种数据资料格式，这极大地丰富了电子档案资料形式，并且在一定程度上提高了档案的传播使用效果。
4、电子档案的数字化形态有利于提高档案管理效率
由于电子档案的信息形态是数字化的，因而在传输、运算、存储以及检索使用上，可以借助于各种先进的信息技术，而且对于有保密需求的档案资料还可以设置加密，因而有助于提高档案管理水平与档案管理质量。
5、对设备的依赖性较高
电子文档的资料收集、整理、档案制作保存均需要借助于计算机系统以及存储设备，因而电子文档的管理对于软硬件设施的依赖性较高。
6、电子档案的信息安全隐患高
由于电子文档的管理网络化以及信息化程度较高，因而对于电子档案的编辑以及修改相对容易，而且对电子档案资料进行修改后也难以露出痕迹，这就导致电子档案资料的管理安全隐患较高，对于安全管理工作也提出了更高的要求。
电子档案资料管理创新模式研究
1、完善电子档案管理工作流程，制定电子档案管理工作标准
为了进一步提高电子档案管理工作的标准化与规范化程度，应该针对电子档案管理制定完善的操作流程。具体针对电子档案资料的收集整理、数据格式转换、文件类型分类整理以及利用存储介质归档保存等方面，可以采取在档案管理部门设置单独的管理岗位，采取各种技术措施对电子档案资料的原始性、完整程度以及安全程度进行检查，通过标准的操作流程，提高电子档案的管理水平与工作质量。
2、统一电子档案数据格式，形成标准化的电子档案管理体系
完善电子档案的收集整理以及归档保存管理工作，首要工作便是由档案管理部门制定统一的档案模板，并对电子档案的具体格式、文件类型分类进行明确的规定，实现电子档案管理体系的标准化与规范化。此外，应该注重对于各种档案管理软件的使用，借助于软件系统来提高电子档案的资料收集、数据整理以及归档保存工作效率与工作准确度。
3、做好电子档案的保存管理
电子档案的保存载体主要是各种存储盘等存储介质，而这些存储介质最突出的问题便是稳定性较差，受存储环境的磁场、温度湿度等因素影响较大，因此，必须针对电子档案管理选择质量可靠的存储介质，并设立单独的档案存储库房或者是电子档案柜对电子档案进行安全保存。
4、形成电子档案的定期检测制度
由于电子档案载体具有较高的敏感性，容易出现损伤。因此，为了保证电子单的安全性，对于保存的电子档案应该形成电子档案的定期检测制度，对电子档案的保存状况进行评估。检测可以采取季度抽样检查以及年度全面检查的方式，对于存在着问题的电子档案应该及时进行拷贝，同时对于所有的电子档案应该按照载体的使用周期，对电子档案的格式以及载体形式进行转化，实现电子档案保存管理的延续性。
5、强化电子档案的安全管理，做好数据备份工作
对于有着保密要求的电子档案，可以采取设置访问使用口令验证、设置阅读权限或者是限制访问的方式，确保电子档案的安全。同时应该在制作保存电子档案的计算机内安装技术先进的杀毒软件并设置好防火墙，确保电子档案的整体安全性。此外，还应该重点做好电子档案的数据备份恢复工作，通过数据备份以及恢复系统，对于由于计算机故障或者是意外事故造成的电子档案进行及时技术恢复，确保电子档案保存管理的安全性。
结语
【关键词】事业单位；电子档案；管理；策略
在我国目前的事业单位档案管理中，电子档案数量越来越庞大，其以高效性和便捷性有效的促进了档案管理工作的进步。电子档案不仅将纸质档案存储记录的优点都涵盖在内，而且其存储功能更具全面性，具有省时省力、便于查找的特点，而且信息具有较强综合性，不仅有利于档案信息利用率的全面提升，而且档案管理人员工作强度有了大幅度的降低，相较于传统的纸质档案，电子档案具有非常大的优势。
一、事业单位使用电子档案管理的优势
（一）方便、高效、快捷
档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。
（二）提高了档案信息的利用率
档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、强化事业单位电子档案管理的策略
（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度
为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。
（二）加大资金投入，改善档案管理环境
事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。
（三）培养专业的档案管理人员
档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。
（四）加强对基础设施的管理
电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。
（五）确保电子档案管理工作的安全性
电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，要进一步对电子档案管理法律法规进行完善，确保网络环境的安全性，从而为电子档案信息的安全奠定良好的基础。
三、结束语
相较于传统档案，电子档案具有诸多优势，与现代社会发展需求具有较好的适应性。但当前事业单位电子档案管理工作中还存在一些不完善的地方，这就需要电子档案管理人员要不断提高自身的综合素质，同时事业单位还需要进一步完善相关的管理制度，确保电子档案管理的规范化和标准化。
参考文献
关键词：医疗 事业单位 电子档案
信息技术的发展，使我国档案管理技术已经进入了信息化的时代。电子档案以其特有的优势逐渐取代了传统纸张档案，成为了各大单位、企业档案管理工作的首选。医疗事业单位服务的主要目标是病人，在工作中涉及到大量病患资料、档案以及相关信息，使用电子档案可以有效防止这些档案信息在储存、使用过程中发生遗失或损坏，是医疗事业单位档案管理未来发展的主要趋势。
一、医疗事业单位电子档案发展现状
（一）缺乏对医疗事业单位电子档案管理工作的认识
事业单位的首要任务是为人民服务，而医疗事业单位工作中的重点就是为病人服务。医生的天职在于治病救人，而电子档案工作则是一项后续性的完善工作，与治病救人几乎没有任何关系。因此，许多医疗单位管理者、工作者以及病人患者、家属等，对于医疗事业单位的电子档案工作并不重视。由于对于医疗事业单位电子档案管理工作的认知程度不足，使从事该项工作的工作人员，在一定程度上并不受单位领导部门的重视，导致工作热情与积极性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于电子档案的管理制度不完善，许多医疗事业单位在管理病人档案时，都是根据自身的实践经验以及自身对档案管理工作的理解来进行管理的，不仅缺少科学、系统的管理方法；其次，由于单位高层领导对档案部门不够重视，在制定档案管理制度时并没有考虑事业单位自身情况，而是直接将其他现成的制度条例搬过来，导致部门无法完全按照制度条例来工作。
（三）对电子档案管理工作的重视程度不足
在我国医疗事业单位中，由于电子档案管理工作的性质与其他部门存在一定不同。因此，单位的管理者对于电子档案管理工作的工作人员的要求并没有其他部门单位那么严格，尤其是在工作人员的选拔方面，不仅缺乏有效的选拔机制，也缺乏对在岗人员的考核机制，致使从事电子档案管理的工作人员的专业素质水平较低。
对电子档按管理工作重视程度的不足，还表现在设备的更新方面。许多医疗事业单位的电子档案管理设备，已经使用多年，技术功能方面远远落后于高科技设备，在一定程度上影响了电子档案管理工作效率与质量。
（四）其他不利于医疗事业单位电子档案发展的因素
电子档案管理是通过使用计算机技术、信息化技术等高科技手段，代替传统手工档案管理的一种科技手段，能够提高档案管理工作的质量和效率，确保档案信息资料的安全。除了上述介绍的几点问题以外，在医疗事业单位电子档案管理的发展过程中，还存在一些明显的误区：有些人认为，电子档案管理就是使用一台电脑设备对电子档案信息进行全方位的管理；也有的单位为了节省档案管理工作消耗的资金，减少成本投入，使用拼凑的形式，将许多不同型号的设备进行组合，形成所谓的电子档案管理系统，不同规格、型号的设备在使用的过程中难免会相互影响，发生故障，使档案信息的安全难以得到保障，制约了医疗事业单位档案管理工作的发展。
二、改变医疗事业单位电子档案管理工作的策略及建议
（一）明确电子档案管理工作的重要性
在医疗事业单位传统的理念中，电子档案管理工作并不是一项重要性的工作。因此，要使用科学合理的方法，对医疗事业单位传统的管理观念进行适当的更新，明确电子档案管理在医疗事业单位工作中的重要地位，树立现代化、电子化的档案管理意识，对医疗事业单位实施科学化的管理方式。
（二）完善电子档案管理制度与选拔制度
医疗事业单位的电子档案管理工作与其他档案管理类的工作职责一样，在一定的意义上来讲，医疗事业单位的电子档案管理工作需要对病人从入院到出院全过程中所有资料进行存储，为有可能产生的医疗纠纷案件提供依据。因此，加强电子档案管理工作十分重要。在建立电子档案管理制度时，其内容应该包括电子档案的收集与归档以及电子档案的利用与保管，并规定相应档案的保管期限以及归档范围等。对于从事电子档案管理工作的工作人员选拔时，要严格规定录用的标准、条件，对于满足条件的才能给予录用的机会，以免因为专业水平不足导致档案管理工作中出现失误，为单位带来不必要的麻烦。
（三）提高电子档案工作人员的专业素质
首先，不仅要建立严格的员工录用选拔制度，还要加强在岗人员的专业素质培训；其次，从事医疗事业单位档案管理工作的工作人员，不仅要熟练的掌握计算机的相关知识与档案管理方面的相关知识，还要熟悉医院科学研究的相关内容。只有熟练的掌握这些相关知识，才能结合实际情况，充分发挥电子档案管理的优势，促进医疗事业单位的快速发展，使其能够为病人提供更优质的服务。
（四）加大资金投入的力度
技术设备的相对落后，将会导致工作效率不断下降。因此，医疗事业单位应该加大资金投入的力度，强化自身的基础设施建设，使用先进的技术设备，提高医疗事业单位电子档案管理工作的效率及质量。由于技术设备不断更新，对电子档案管理工作从业人员的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技术设备的同时也要对工作人员进行及时的培训，使其可以将新设备的优势最大程度的发挥出来，促进医疗事业单位电子档案工作的不断发展与进步。
三、结语
综上所述，信息技术水平的不断提升，使得电子档案管理工作的作用不断显现且发挥出来，而医疗事业单位开始逐渐意识到了电子档案管理的优势，加大了对电子档案管理的重视程度与资金投入力度，使得电子档案管理工作在技术和设备方面不断得到重视与提高。在未来的发展过程中，电子档案管理工作要本着以自身为本，力求突破创新作为发展方向，以更好的为病人服务为核心，不断促进医疗事业单位向着全面、和谐的方向发展。
参考文献：
[1]⑾丽、加强事业单位档案信息电子化的对策[J]、黑龙江科技信息，2014，（27）、
1、规范电子档案从形成乃至形成之前到归档保存的合法程序；
2、根据电子档案的构成要素，确定完整的电子档案应包含的信息并且形成规范的元数据集合；
3、确保电子档案真实性的方法是从档案管理角度对电子文件管理进行提前介入和全过程监控；
4、确立电子档案完整性和真实性的认定方法；
5、确立电子档案长久保存过程中的有效性和可识别性。
解决这些问题必须在现有标准和规范基础上进一步明确电子档案真实的完整的保证要求和真实的认定方法及提供一种可行的管理模式。根据软件及计算机行业标准规范结合档案管理具体情况实现电子档案能在各种结构系统下的无链数据交换。
一、对电子档案的真实性的保证方法
电子档案的真实性是针对其信息的原始性而言的，真实性是指其内容和显现形态等全部信息都保持着反映历史原貌的原始状态。历经传输、拷贝等操作过程，电子档案的内容形态不变。档案的真实性是对原始性认定后的结论，因此电子档案的原始性是电子档案真实性的基础。
电子档案首先是可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。别外电子档案与载体相分离，使其信息原始性和内容性的衡量标准带有相对性。
保证电子档案真实性的措施主要有以下一些：第一保证电子档案的原始性。信息的原始性是确定其真实性的基础。第二建立环环相扣的责任者链接，分别对编制、审核、发放等过程进行把关。第三保证原始性的基础上，建立真实性的认定方法和手续，明确判定电子档案真实性的检验要素。这些要素，总体上就构成了档案真实性的充分条件。明确鉴定的执行部门和责任者，且应有合法的权限。
二、对电子档案的完整性的保证方法
电子档案本身信息结构复杂，容易造成信息的缺损。伴随着处理过程而不断累加，很容易丢失，造成档案来龙去脉不清。影响其读取还原能否保持原貌。
电子档案完整性的保证方法是建立档案收集和积累制度。并且在电子档案管理系统中设立一个空间足够大的共用的存储空间。另外在档案的处理过程中对必要的背景信息的项目做出规范化的要求，组成一体化管理的信息库。并在电子档案归档或移交时按要求对元数据进行登记和说明。
三、对电子档案的安全性的保证方法
电子档案有隐藏性易更改性，为非法操作提供了便利。造成对其可靠性鉴定的困难，有了问题也难以查证。在赖以生存的网络环境中安全问题成堆，网络中对操作者身份认定的技术方法尚未彻底解决。是一种与网络共存亡的危险状态。
电子档案安全措施是要完善电子档案流转跟踪登录管理，对随时变化的内容、背景、结构及相关元数据等进行严密管理的记录。在管理系统中建立有效的操作权限，设置自动启动的电子文件操作日志，选用加密技术，采用防火墙技术将内部网与外部网进行可靠隔离保证电子档案传输的安全性。
四、对电子档案法律效力的保证方法
电子档案的法律效力是指归档档案在一定时间和范围内所体现出的法定凭证作用。现行电子档案的合法性认证方式主要有：签章、口令、责任者代码等。不过正因为对合法认定过程依赖交接的手续，所以往往只注意最后的手续，从而造成其办理过程的背景信息不完整。对以后向外部证明其合法性和确定其价值时，由于来龙去脉不清带来认定上的困难。还要对归档电子档案的法律效力的确认问题。确定归档电子档案的法律效力需要两方面的条件：一是电子档案本身具有法律效力所要求的全部必要属性，二是有相应的立法条文来认可电子档案的法律效力。也就是说，立法必须规定电子档案应具备的必要条件，由于电子档案的性质决定，不能仅在归档时才考虑自身条件是否具备，而必须从电子档案产生起就开始积累或保证这些条件。这就是归档电子档案的保管部门应介入到电子档案管理的前端，从电子档案产生起就提出要求。
电子档案的管理从制度和技术方法上综合采取措施要从管理制度的保证
措施。管理制度的保证措施是指以相应的规章约束参与制作处理电子档案的全部人员和环节。尽管各个单位具体做法上有所不同，但主要着眼点都有这样两个：一是管理过程的统一和严密，使电子档案的整个生命周期连续得到有效控制；还要通过对人员的管理最终保证电子报告的真实的完整的可靠的。
管理制度的保证措施有以下几种：
1、从制度上对电子档案及其相关信息的捕获方式、范围和内容等提出要求。
2、档案一体化管理，对活动电子档案和非活动电子档案实行连续性控制；
3、对归档电子档案的保管部门要提前介入电子档案的管理，提前接收电子档案，并建立起各交接环节的连锁责任制度；
4、技术上的保证措施。管理制度的保证虽然有效，但也有其局限性。所以
采取一些特定的技术措施很是必要也很是有效。常的一些技术措施有以下一些：
1》、建立对电子档案处理过程的跟踪记录，从而把对电子档案的任何操作都记录在案，以备确认其法律效力时查考，此方法对保证电子档案的真实性很有效；
2》、电子签章技术，即以类似于纸质文件处理中的批注和印章来处理电子档案，可在一定条件下为确认电子档案的合法性提供依据；
3》、相关电子档案的联结技术，把为解决同一问题的电子档案在存储器中建立逻辑指针，做到处理其中一个时其他的也不被遗漏；
4》、电子档案的捕获技术，即在电子档案的运作过程中的必经途径上设置捕获关口，把管理责任不确定的电子档案及时收集起来，避免丢失，从而保证电子档案体系上的完整；
5》、对背景信息的采集技术，即在电子档案各上处理环节中设置采集接口，把电子档案生成的原因、处理意见、处置方法、产生的结果等信息收集起来，并与电子档案建立起逻辑关系，从而保证电子档案自身的完整；
关键词：电子教学档案；档案管理；优势分析；问题分析；优化措施
中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）33-0317-02
大学档案按类别可简单地分为：党档案，行政工作档案、教学档案、学生档案、研究档案、基建档案、财务记录、学校的历史档案，人事档案等。电子记录是指应用现代信息技术和计算机网络技术，档案管理人员在使用电脑的基础上，组织和存储在磁盘、硬盘、磁性载体材料等上的文件。2008年9月1日颁布的“档案工作管理办法”（简称27号令）规定，重要文件损坏、褪色，应及时修复文件并数字化，加工成电子记录保存[1]。随着高校招生规模不断扩大，无论是学生还是工作人员数量都在急剧增长，这毫无疑问地给高校电子教学档案管理形成了一个巨大的挑战。
一、电子教学档案管理的优势分析
（一）信息处理能力大大提升
随着高校招生规模的不断扩大，教学档案管理工作无论是量度还是难度都大大提升，然而传统的教学档案管理方法不仅费时费力，而且容易出现纰漏，显然无法满足现今的管理需求。借助现代信息技术和网络技术，电子教学档案不仅有强大的信息储存功能，而且具有快速的信息转换功能，大大提高了工作效率。除此之外，电子教学档案还可将文字、声音、影像等内容集成保存，这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案的内容。
（二）信息共享能力大大提升
传统的教学档案主要以纸质文档为主要形式得以保存，这种保存形式不利于远距离的传阅，并且容易在传阅途中遗失或破损，这就大大降低了教学档案的利用效率。而电子教学档案可以十分便利地交流与共享，单单传阅这一项就可以节省很多运输成本，大大提高了经济效率。此外，电子教学档案还大大节省了工作人员对档案进行归类、排序、搜索等工作量度，在现在信息技术的辅助下，简单的文字搜索就可以找到自己想要的相关资料。
（三）存储更加便利
传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求，只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性，防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外，纸质教学档案需要消耗大量的纸张，这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题，电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。
二、高校电子教学档案管理问题分析
（一）缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度
大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院，由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国《档案法》，《档案管理条例》和其他有关法律法规，无论是在工作过程中，还是在自己工作的思维意识中，都没有严格按照有关法律法规，开展档案管理工作[2]。由于规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态，多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。
（二）电子教学档案管理意识不强，重视程度不够
由于相关规章制度的缺失，导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案管理工作的不重视，造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质（学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁），每年都有成千上万的档案需要变动，维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。
（三）电子教学档案管理过程缺乏系统规范性
根据《档案法》和《大学档案管理办法》，高校电子教学档案管理的任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面，通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平，这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围，导致一些高价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档，惨痛地损失一些高价值档案；一些价值不高的教学，又被不经选择地留存了下来，减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当，造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限，导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善，造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。
三、高校电子档案管理优化措施
（一）开发档案管理系统，提高档案管理信息化水平
利用计算机网络进行档案管理的系统，我们称之为电子档案管理系统，各高校应根据自身电子档案管理情况，设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统（输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机）和软件系统（管理端软件和查询端软件）两部分，高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统[3]。在开发了电子档案管理系统之后，高校还应加快电子档案管理信息化建设，制定档案管理信息化总体规划和标准，以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。
（二）加强领导，完善制度，健全机制
由于电子教学档案主要保存于各二级学院，这就要求各学院领导必须重视电子教学档案的管理工作，采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础，是做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手，制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院，因此应当建立以校档案室、学院（职能部门）为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主，做好学院（职能部门）专、兼职档案员业务指导工作，提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感[4]。
（三）提高管理人员专业技能，重视管理人员队伍建设
随着科技的进步，信息时代的到来，以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求，这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度，电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程，它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作，我们必须专注于管理人员队伍建设，提高他们的业务技能和综合素质，组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作，要求他们掌握熟练的运用技术，灵活运用文件管理系统软件。
（四）增加经费投入，实现现代化管理
电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备，目前多数高校由于对电子教学档案管理的重视度不够，此方面的预算投入不足，造成许多教学档案资料不能及时电子化，甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外，不能及时形成网络档案，降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金，实现信息化管理和办公自动化，充分发挥电子教学档案的便捷优势，实现教学档案共享机制；充分利用快捷的计算机网络，保管好教学档案，防止教学档案的不必要流失；充分管理利用好教学档案，服务于高校教育科研事业。
（五）加强信息化管理，提高档案的利用率
电子教学档案较之传统教学档案而言，有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理，有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理，我们可以尝试从以下几个方面入手：第一，设计制作计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化；第二，建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化；第三，将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合，放到网络教学平台，以便教学档案的资源共享，以推动教师之间的相互学习，提高高校的教学水平，与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意识，保证文档真实性
电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点，同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识，建立一套安全防范机制，以确保电子教学档案的安全性和准确性。首先，防火墙的安装、门户访问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守，平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患；最后，档案管理人员应养成文档备份的习惯，同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作，防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失[1]。
四、结语
电子教学档案与传统教学档案相比存在明显的优势，教学档案管理人员应当在日常管理工作中，有意识地发挥电子教学档案的优势，注意培养“电子教学档案”管理意识，严格遵守电子教学档案管理的相关规定。但目前我国高校的电子教学档案管理制度还不是很完善，还存在着一些问题，因此我们政府应当依据目前所存在的这些问题，制定相关法律法规及其相关政策，使电子教学档案的管理更加制度化、规范化。
参考文献：
[1]赵俊、高校电子档案管理现状及问题刍议[J]、长春理工大学学报，2013，（1）：6-7、
[2]吕洁、浅谈高校教学档案电子信息化管理[J]、卷宗，2012，（4）：113、