关键词:信息化手段 石油企业 地质档案管理
当前我国已经进入企业化与工业化快速发展期,企业化与工业化的一个直接后果对于石油的需求大增,那么石油企业扩展也会加速,档案也会越来越多。石油地质档案是石油企业在勘探开发过程中产生的一系列记录、数据、分析结果以及科研成果等,是石油企业在地震、钻井、测井、录井、试油、油井开发等油气田勘探开发过程中所产生的科技文件成果[1]。同时在企业发展与合并中,很容易造成石油地质档案的散乱与遗失,再加上企业普遍较为重视人事档案、财务档案等档案的保护,石油企业档案的流失现象更为普遍。为此我们逐渐意识到规范企业石油企业档案管理的重要性和紧迫性[2]。本文为此具体探讨了信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用。
1、石油企业地质档案管理的作用
石油地质档案是石油企业最重要的资源,其真实客观地记载着油气资源的地质情况,既是油田地质科研人员正确认识地下地质客观世界和油气分布规律的智慧结晶,也是他人继续深入研究的重要依据[3]。因此,如何对这些宝贵资料进行储存和管理就非常重要,随着计算机技术和网络技术的应用和发展,石油地质档案的管理手段和利用方式也发生了根本性的转变,应充分利用当前的信息化技术,实现石油地质档案的永久保存和使用。
2、当前石油企业地质档案管理存在的问题
2、1 档案意识有待提高
目前,很多企业并不具备档案意识,当前我国石油地质档案在档案管理中是较不受重视的类别,花的时间和精力相对较少。而且石油勘探工程部门往往重视不够,不想配合,认为材料放在手边用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流动性较大的秘书作为石油勘探资料管理员,而他们有的甚至连石油勘探工程基建项目材料的构成也不清楚,更不用说是符合归档的要求了;各部门研究人员在用图纸等材料时往往随意涂写,用了资料后不会及时交回到档案室,往往造成档案资料的遗失。
2、2 档案质量有待提高
在己归档的材料中发现,石油企业档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件,而是复印件;甚至有的是不利于长期保存的热敏纸;有些图纸上有任意涂写等情况。同时档案的信息化程度也普遍偏低,在已归档的石油企业档案中,一般企业只能做到目录级的管理,即只能在档案信息管理系统上检索到目录,而没有相应电子稿。还有的企业因为未能进行部门立卷制度,只是上交材料,需要档案部门进一步的整理。同时归档时间跨度大,具有成套性[4]。石油企业油田的开发从立项到油田投产到最后油田关停要经过几年甚至几十年的时间,每年都有新的文件材料形成,这些文件材料与该油田相联系,是反映该油田实际建设过程的真实记录。这些材料都应及时收集整理归档,而不应不受时间长短的限制,放在项目结束后归档,以影响研究人员的使用。只有及时收集整理才能保证案卷的成套性不受影响,有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。
2、3 档案载体有待丰富
按规定,勘察过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明,特殊载体的材料匾乏,要么没有相应的材料,即使有一些有特殊载体材料,其数量也不超过5%,给企业留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高,而且属于“账外”档案,不易控制。许多建设声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,其中一些珍贵资料内容丢失。有些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整[5]。还出现过个别人在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,声称这属于个人知识产权。加之保管条件等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。随着时间的推移,我国很多纸质石油地质档案由于保存时间的地点过于潮湿和保存的时间过长,纸质档案资料开始老化磨损,颜色泛黄变脆,加上使用的频率又很高,资料不仅磨损而且损坏很严重,尤其是部分带有图片和数字的资料,由于磨损而不能体现图件所表达的全部,造成不能正常使用。如果不在资料信息还比较完整的时候采取数字化储存和管理,宝贵的石油地质档案将会随着时间不断流失[6]。
3、信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用措施
石油地质档案通过信息化管理后,资料通过数字化储存和管理,由于地质档案资料存储在体积小而容量大的计算机或光盘等储存介质内,不仅大大节省了地质档案资料储存的空间,通过信息化管理后,最大程度上节省了财力、物力和人力等资源,并通过局域网甚至互相网在更大范围内通过授权后实现资源共享,比如采取石油地质档案信息化管理,则信息利用者可以轻而易举的通过计算机检索到这个资料,甚至下载该地质档案,大大缩小查找时间,并能得到完整的档案信息,为全面、准确地进行储量研究,提供重要的信息资源,产生可观的社会效益和经济效益。其具体的应用措施为:
一、基层地质档案管理存在的问题
（一）地质档案项目实施人员档案汇交意识淡薄。地质工作中，有些项目实施人员缺乏完整汇交原始资料的意识，这就造成相关档案资料的不完整性。在地质档案汇交过程中，口述归纳原始地质资料的情况屡见不鲜。而这类行为说明项目人员在汇交档案方面缺乏严谨的意识，完全属于不负责任的行为，从而造成地质档案原始资料不全或缺乏一定的权威性。
（二）地质档案管理人员专业背景不足。地质档案涉及的内容十分复杂，档案种类繁多。在管理方面，各种资料的归档十分重要。在归档地质资料时，需要根据地质资料的内在联系、形式特征等进行归类整理，形成齐全成套的地质资料。在实际工作中，常常由于管理人员的专业背景不足，缺乏相关的专业知识，导致无法按照相关标准或要求进行资料分类、归档等，造成一些地质资料不齐全、地质档案存放混乱等现象。
（三）地质档案利用不当。地质工程、环境评价、道路桥梁工程等很多工程项目会涉及到地质档案的借阅。大多数工程项目的周期较长，一些地质资料可能长期处于借阅状态，借阅地质档案的人员需要反复翻阅、查看，加快地质档案的耗损。而且长时间的借阅，借阅人员的保密意识及档案保护意识的淡化，常造成档案损坏或丢失等现象。很多工程项目施工环境恶劣，导致地质资料得不到应有的保护，加快了地质资料的损耗速度。
（四）地质档案管理保密措施不当。很多地质档案中都含有保密要求高的数据内容。管理人员在工作中，主要采用以项目作为归档单位进行分类归档。因此，在同一个项目中，管理人员将未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同归档保管，进而使该项目列为保密的档案。虽然采用这一方法可以增加保密性，但实际上由于涉密文件与非涉密文件混合保存，在使用这些地质档案时，很容易出现泄密的问题，反而没有达到保密的目的。
二、基层地质档案管理策略分析
（一）做好地质档案汇交工作。以往地?|档案管理部门在地质档案汇交过程中，主要以“交什么就收什么的”的态度接收资料，导致地质档案的汇交工作没有很好地完成，尤其是基层档案管理中，人们在地质档案汇交方面的重视度不够。因此，档案管理部门应制定完善资料汇交的相关制度，运用有效的管理体系确保地质资料的完整性和齐全性。在地质资料汇交的过程中，档案管理人员要认真复核地质工作中各项目的实施方案、技术手段及工作精度等，严格杜绝随意口头汇交资料的行为。
（二）加强涉密地质档案的管理。由于地质资料中涉密的数据多，保密级别也有一定的差异，管理人员在分类归档地质档案时，要严格鉴别文件是否需要保密，并采取相应的归档和保管措施。涉密的地质资料要单独装订和保存，避免与非涉密资料混合保存，造成管理混乱等现象。对于涉密的资料，档案管理部门应制定相应的借阅、归还等制度，制定地质资料丢失、损坏的追责制度。地质资料归档后，档案管理人员要及时做好资料的备份工作。在借阅时，档案管理人员有义务告知借阅者资料的保密性，并签订相应的档案借阅保密协议。资料归还时，档案管理人员要仔细检查其完整性及耗损情况，一旦出现破损，应及时进行修复和复制，以免影响日后使用。
（三）规范化地质档案工作管理。地质档案的归档整理要遵循“从一而终”的原则，也就是由立项者来归档地质资料。项目的负责人要负责立项、勘察到资料汇总整理的过程。项目负责人在勘察过程中获取一系列地质数据，对其进行整理后，编写报告及验收等资料，最后形成一份完整的地质档案，并移交至相应的档案管理部门。档案管理部门的工作人员在接收到地质档案资料后，要严格检查地质资料的完整性、涉密情况等等，做好地质档案的审查工作。地质档案通过审查和入库以后，档案管理人员要对档案进行整理。在整理时，应该按照相关规定标准认真执行，将地质资料做好分类、装订、编目、装盒等工作。在资料的管理过程中，应该加强检查，保证地质档案的完整性。在地质档案变更中，应该做好登记工作，确保库存档案和目录信息相符合。
（四）加强基层档案管理信息化建设。由于纸质、实物等地质档案借阅不便，而且很容易耗损、丢失。现阶段很多基层档案管理部门十分重视档案管理的信息化建设。相比纸质资料，电子资料具有可重复利用、耗损低等优势。基层档案管理应该加强档案管理信息化，建立全文数据库，完整保存原始资料的扫描件和电子元件。地质档案管理人员可以通过计算机将档案进行归类整理，形成一个完整的电子档案。在档案的借阅中，管理人员无需再手工一个个翻阅资料，直接从数据库中提取相应的档案，使地质档案的保存更加安全。而且将地质档案信息化后，能够有效防止档案被篡改，更好地保证了档案的真实性和完整性。目前，虽然在地质档案管理中采用实物和虚拟共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隐患。档案管理部门可以运用大容量存储设备进行资料保存，异地存放，避免所有地质档案存放一处，有效降低地质档案损坏甚至丢失的风险
（五）加强地质档案相关人员的综合素质。在档案管理过程中，档案管理人员应严格按照相关标准和规范来要求自己，认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作。在地质档案管理信息化的背景下，不断提高自身的计算机能力，并学习地质方面的相关知识，从而提高个人的业务能力。在技术人员借阅地质档案时，管理人员要告知其关于地质档案的涉密情况，做好登记、签订协议等工作，以严格举措来增强借阅人员的保密意识。
（六）构建完善的防抵赖机制。防抵赖机制主要是对借阅地质档案的技术人员起到威慑的作用，防止出现泄密事件。尽管借阅人员与档案管理部门须签订保密协议，但泄密事件依然发生，因此，必须要有完善的防抵赖机制，不仅能够防止出现泄密事件，也有利于在出现泄密事件后进行追查。目前最常用的防抵赖机制是采用数字水印技术，也就是在档案中嵌入水印信息，其内容包括借阅人的姓名、登记信息、用途等等。数字水印具有识别性高、鲁棒性、隐蔽性的特点。嵌入数字水印的地质资料在经过调色、扭曲、剪切等操作处理后，依然留有完整的水印信息，有效防止借阅人员去除水印信息，进而做出泄密的行为。因此，在地质档案中利用数字水印技术，能够有效防止泄密事件，一旦出现泄密事件，可以直接追查到泄密的人员，追究其法律责任。
关键词：地质档案；管理；信息化
社会发展步伐在加快，地质档案管理工作也向着信息化和电子化方向发展，这在档案管理工作中是最新型的一个课题，实现信息化档案管理能有效减少人力劳动的程度，能让档案管理的工作有所提高，地质档案管理系统也逐渐被开发，发挥出其特有的作用。和传统纸质档案管理相比，这种信息化管理更有力管理工作的进行，为档案需求者带来诸多便利，也方便了管理人员的管理工作，这能将资料档案的作用发挥出来。档案信息化管理也是时代的要求，更是诸多管理者和档案利用者的需求，所以这也是地质档案管理工作中最重要的问题。
1地质档案信息化管理概述
1、1档案信息化的内涵。所谓档案信息化就是对利用信息技术和计算机技术，对当前不使用的档案信息和相关资料进行管理。并利用信息技术等先进计算形成一个现代化的管理理念，主要的目的就在于服务于所有的档案需求者，这其中涉及的科学知识和领域是比较多也比较杂的，信息化管理介质平台也是档案管理的现代化管理业务。在日常的工作中，档案管理人员对档案进行编号，然后归档管理，如果有需求者想利用档案，管理人员可以通过计算机介质对档案进行查询，根据编号去寻找档案，再借阅给利用者；当利用者归还档案的时候，再依据档案的编号，将其归档到相应的位置，再将档案编号录入到电脑中，标注档案在档，这样能方便下一次的档案借用，还不会出现差错。这就是信息化管理为档案管理工作带来的便利。档案信息化建设的基本动力是资讯科技档案管理中的广泛使用以及档案信息化建设，以提高对档案工作的现代化水平和建立基本网络环境的框架，档案管理和档案信息服务在档案信息化建设过程中一定要注意反思以及记录管理的原则、理论和方法，档案信息化建设的最终目标是最大限度地提高文件的广泛信息化水平，以满足建设社会的需要，更好的社会服务。1、2地质档案信息化管理必要性。对地质档案进行信息化管理将是档案管理工作必然的发展趋势，利用信息化技术对档案资源进行收集，再对档案资源进行整理，然后开发档案资源所具有的利用价值，最后实现档案的利用。在整个过程中，都是要利用数字信息对档案资源进行整理的，并实现信息资源的存储和检索，管理人员再依据档案管理的载体对档案进行整理利用，现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新，向着信息化这一领域迈进。通俗地说，档案管理就是对有用的信息资源和有价值的信息进行开发，再到利用的过程，其利用结果是要依据社会信息化发展状况来定。当然，这种现代信息化的档案管理，更有利于各种信息的存储，也更能发挥其自身利用价值，这是信息时展的产物。
2地质档案信息化的管理现状
2、1缺乏通用性的系统平台。信息化管理平台都是有其各自特色的，最基本的要说就是要有记录管理功能，如今的文件信息已经向着更远的方向发展，档案管理平台和电子政务系统，在集成平台中也都是优先考虑文件管理这一功能，而这并不是单一形式的，档案部门不同，那么计算机的模型不同，文件系统平台也就不同，也就导致了规格的不同，各个软件开发系统也是有一定差异的。所以在各个档案部门之间，是不能有效利用计算机进行档案管理工作的，也不能对档案资料进行快速地归档，在信息上也是有一定弊端的，这也使档案信息化管理受到了发展的制约。2、2缺乏规范化管理。要想实现档案信息的规范化管理以及标准化管理，首先要做的工作就是对网络信息系统进行完善，光搞形式是没有用的，对表面不实用的东西并没有什么要求。现在的档案管理则是没有明确的等级分类，管理服务做的不到位，和档案需求者和提供者也没有过多地交流，这和新型的信息资源管理是相悖的，尤其是文件夹没有得到有效的共享，管理系统不能对所有的文件类型进行兼容，在档案资料进行移植时，也没有与之相对应的书目，文件自动化管理还是没有完善的标准。多数情况下，档案资料也都是限制于一种类型，只能提供给一小部分的人使用，这样是不利于档案信息化管理向更好方向发展的。
3档案信息化建设的实施措施和途径
3、1档案标准规范化建设。档案管理标准化、规范化是档案信息资源的共享过程，通过制定和实施的各项标准使其基本文件到达标准化，这也是规范的重要前提。劳动力的技术部门一直是—个统一的科学标准的部门，是为了确保档案工作与档案管理的有机结合，以达到最佳效果。3、2档案资源信息化。作为一种有价值的信息资源的地质档案，它的征收管理以及开发利用档案信息化建设的目标之一是实现资源的文件共享。使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。在不久的将来，档案资源信息化建设作为档案管理现代化的核心内容继续推进现代管理记录不断向前发展。3、3档案信息的数字化。传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本，保管十分麻烦。如纸张容易发黄，变脆。但数字文件能够克服传统档案馆的缺点，节省了大量人力、物力和财力。使用者可以在世界各地范围内的所有地方享受其的方便。任何人通过网络的任何一点、任何终端可以访问他们需要的信息的文件。这是真正意义上的资源共享。3、4档案干部队伍通才化。档案干部队伍是档案管理的主体。档案工作人员的质量对档案工作的实际成果以及更好地促进档案信息化建设过程起着直接影响。提高档案工作者的技术水平是整体性能提高的关键之一。培养一大批掌握现代科学和技术复杂的文件管理的工作人员是为了适应档案事业发展的需要，更好地推动现代化的档案工作和信息化水平的提高。
随着社会的不断进步与发展，地质单位也将有很大的发展空间，地质档案管理必须从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求地质档案工作者不断学习、不断进取，以完善的专业知识和丰富的信息处理、计算机操作技能，满足社会进步和地质发展对档案管理的要求，为建设有中国特色的社会主义地质档案事业、为更好地服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。
作者:辛 玲 单位:黑龙江省煤田地质物测队
参考文献
[1]潘丽莉,孙燕鸣、浅析地质资料档案管理信息化建设[J]、资源与人居环境，2011、
关键词：地质档案；勘查单位；档案管理
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）36-0084-02
国土资源部的信息载体是地质档案的有效管理，是我们了解、学习地球资源保护和合理利用的重要基础。地质数据被广泛应用于地球科学研究、矿产资源的勘探和开采、地质环境保护、防灾减灾和经济与社会的发展等方面的建设。随着中国经济的发展和社会的不断进步对地质数据的需求越来越大，地质数据的重要性也日益增加。因此充分发挥地质档案管理具有非常重要的意义。
1 建立完善的管理体系
随着中国经济的发展，要求地质记录管理是一个系统的工程，必须有完善的管理制度来约束。要做好地质管理记录，就必须建立健全一套和实际相适应的管理制度。将地质档案管理纳入日常的工作中，并根据单位实际情况制定一些相关的管理制度。在使用过程之中去完善管理体系，使地质档案能够得到高效的利用和管理，以确保其保密性。在数据的收集、归档、转让、使用等方面，都应该考虑到地质档案关于安全性和保密性的问题。
档案管理要求必须在规定的时限内提出申请归档和转移。这种做法的目的是单位在项目完成后，由项目团队指定专人收集数据，系统整理后由负责审查的人准备转会名单给该项目签约。签约后及时向记录部门转让，部门建档根据地质学的有关规定，统一卷宗归档，以提高综合档案在传输过程中的工作效率，其移交内容包括纸质文件和电子文件等。根据地质条件和文件归档项目组的相关质量评估，确保地质档案文件信息及时提出。
工作人员可根据不同借阅人需要利用不同的信息做一个系列的区分，例如地质调查部门人事权，借用没有涉及秘密性的文件，便可直接在档案室用相关证件登记借用；然而借用非地质调查部门的人事档案以及涉及到秘密性的文件时，必须通过分管领导签字确认方可借用。还有一些情况就是，一些下属的单位或者是其他单位需要借出此类性文件就必须由单位出具介绍信，并且负责审批的领导还需要签字确认。然后就贷款单位负责的一些秘密文件，必须由领导批准。
在日常管理中，确保文件有统一的出入方式。对外发送任何信息都应该由档案室统一进行，收集或是借用也必须由档案室来登记记录，这样做不仅有利于数据管理人员跟上技术工作单位的步伐，同时也加强了管理，有利于地质档案管理的保密性。
2 文件管理，提高服务质量
履行文件管理操作职责，质量管理记录的水平直接关系到服务质量的好坏。因此在加强档案工作者的业务培训中必须为档案管理人员补充必要的地质档案专业知识和技术。关注该文件的管理人员应不断学习充实自己。在学习过程中必须保持对知识理论和实践经验的责任感、使命感和紧迫感。要想不断提高自己的理论水平和业务素质就必须把理论研究和实际工作结合起来。
3 加强安全和保密
提高员工的安全意识，必须加强宣传和学习文件的安全性，强调档案管理工作的重要性，才能更好地自觉维护文件安全。对文件的管理和控制有“八防”要求：进行适当的记录保存、贷款安全的管理工作，工作中不断发现漏洞并及时补漏。强化员工的安全意识，确保无噪音、无事故、无其他安全隐患。
在文件安全管理过程中，要高度重视基础性工作保密法制的宣传教育，而这一基础必须常抓不懈。在数字化时代，我们应具有高度的警觉性和安全保密意识，单位应通过各种渠道定期地向员工宣传保密工作的重要性，让员工充分了解其应尽地义务和应承担的法律责任。做到事先检查，以达到预防的目的。档案保管员在外借秘密文件时，应告知借用人员数据的保密性或签署保密协议，以确保借用人将此事放在心上。
按照“秘密地质资料管理规则”在密室里隐藏文件的有关规定，文件应该是干净的，在确定分类信息的密级后及时调节标签，让经理和信贷员数据保密一目了然的分类信息的机密性，而不是来执行不同的管理。这样做所达到的目的不仅仅是为了信息的完全使用，同时也为了保密工作能更好开展。
4 加强硬件设施建设
为了保证档案管理的硬件设施向更高一个层次发展，我们必须增加硬件设施方面的投资。为了确保文件管理的质量和安全性，在文件空间以及相关设备设施方面必须大量投入。
文件空间的建设。在日常的使用中，文件空间除了库房还包括一系列其他附属建筑物，如办公室、阅览室、复印室等。许多单位因为办公用房紧张，所以档案空间只能为库房提供保障。其他附属建筑物，如检查室、复印室等都未设置，这在实际工作中给使用人员访问文件带来不便。还由于借出档案部门缺乏复印机等设备，不能及时复制所需文件，大多都采用绝版的方式导致文件丢失、出借、泄漏等。这些问题的存在导致档案管理难度加大，不利于管理。
在电脑广泛应用的今天，各类管理软件中电子文档的大量生成，计算机的硬件和软件也迫切需要增加投资。除了记录储存区域应配备湿度计、除湿机、空调和其他防护设备，还应确保文件的安全性。
5 专注于做档案的开发和利用
地质档案的开发和利用是档案工作的最后一个环节。记录管理是地勘单位档案工作的根本目的，这直接反映了“服务”指导思想的核心。“使用”是指使用提供的信息解决地质档案和本单位工作人员在实际工作中存在的困难、疑惑和问题。从而提高员工的工作效率或为所在单位创造一定的经济价值。以地勘单位保存档案的开发和利用为出发点和归宿。
在当前市场经济的大潮中，很多经济活动丰富的内容集合，在激烈的市场竞争中，需要记录管理，可以快速、准确地提供全面的档案信息系统，为决策者作参考或基础工作。地质勘查单位组别、项目，不支持现有的地质资料库管。因此，文件管理人员在不断提高他们的业务质量的前提下，更重要的是有愿意做“老黄牛”的精神，愿意做“人梯”的精神，努力开展编目和索引、二次加工和地质资料信息治疗。应主动做好信息意见和建议工作，及时掌握使用人的潜在需求，做到主动服务、超前服务。要利用地质信息文件分析、预测。使用文件搜索快速获取有用的信息提供服务。熟悉的内容集合编好目录，作为一个“活字典”，积极引进，协助访问作为现代化的手段，快速、准确地找到所需的文件数据的地质数据检索，地质所携带的静态文件转换成动态信息。因此，用人单位充分发掘地质档案的潜在价值为生产经营活动服务。
总之，通过不断地建立和完善地质记录管理的系统，并不断提高其服务质量，在安全性和保密性良好的工作中，要注意地质档案的开发和利用。可以使这一宝贵的资产，以最大限度地提高地质经济效益和社会效益。
参考文献
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[3] 姚淑梅，赵志杰，孙莹、小议加强地勘单位地勘科技
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[4] 姚淑梅，孙莹，赵志杰、地勘单位科技档案管理工作
关键词：石油地质 档案管理 特殊性 管理措施
石油企业档案是国家的宝贵财富，是油井在钻井，录井，测井，压裂等工作时所产生的第一手宝贵资料。其特点是利用率高，专业性强，指导性强。
一、地质档案具有特殊性
1、从反映的对象看，主要反映原油和天然气在地下深处存在的环境条件及其勘探开发的方案构成动态变化等等。这些状况及变化动态来自几百米到几千米的深处。在地面看不见摸不到，只能依据从地下取得的大量测试数值及少量岩芯、岩屑进行分析、判断、了解、认识。
2、从形成的材料看，主要是间接性的。所谓间接性即不论是反映地下地层、油层静态特征的，还是反映开发过程中地下油气、水及其物性动态特征的文件材料，都是认识地下油层和合理开发油气田的依据。使用各种地面仪表，仪器或通过井眼把仪表仪器下到井下深处进行测试，测试结果由曲线、波形来表示，通过对曲线、波形的分析与解释才得出有关的数值和结论。说是间接性的，还因为其只反映测试面（区）或井眼附近的状况，对油田、全面整体情况的认识，则是通过推理判断取得的。它和固体矿藏（煤、金属等不同），固体矿藏开采前和开采中一般不会有大的变动，原油则是液体、伴随它的水也是液体，天然气是气体，开采前它们都处于相对静止状态，一经开发就转入多变状态，油层内渗流要变，流体性质要变，油气、水要重新进行重力分异等，所以开采过程中始终离不开这些间接性的资料。
3、从形成的过程看，单井档案的形成过程很长。单井档案是地质档案中的主体，它不仅数量多，而且是开采过程中认识油层动态的主要渠道。因为一口井从钻井开始到不能使用为止，一般均在几十年到上百年，随着油气田的开发，每日每时都在形成重要的材料，为保证档案齐全，完整和便于利用，需要随时积累，分阶段归档。
4、从横向联系上看，在使用过程中，档案与资料的关系极为密切。地下情况复杂，钻井又不可能太多，所以对新区域、新地层的认识要利用附近老区域、老地层的资料；对新钻井的认识要利用附近钻井的档案材料，这些要利用的材料既是资料（参考）又是档案，可见档案与资料的关系是十分密切的。
5、从利用上看，同原油生产联系紧密，利用也频繁。地下原油从钻井流到地面，钻井井眼数量及质量是影响原油生产的直接因素之一。尤其是生产井完成钻井工作后，紧接着就是在短时间内通过测井解释判断其储层情况及其位置，勘探开发部门要拿出射孔，试油然后交付生产。这一环扣一环的工作都离不开档案材料，它是决定油气井命运（有无利用价值）制定原油生产计划（试油产量）和决策的依据。
二、地质档案管理方法
1、根据石油工程的特点，拓宽档案收集渠道
从实际情况看石油工程建设是比较复杂的。它分有管道建设、石油炼化、勘探开发、工业民用建筑工程等等。其中管道、石油炼化工程建设周期长，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广，内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长、稍有疏忽就可能遗漏。而工业及民用住宅、维修等工程大多施工要求急，建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成，临时机构就解散，档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，公司档案管理人员首先熟悉石油工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上采取以下收集方法：
1）追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2）分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些管道工程、石油炼化工程及某些跨年度工程，档案管理人员要始终保持与兼职档案员、施工、监理、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性、
3）强制性收集。对某些人员分散，临时机构较多的施工单位，监理单位，应采用收取档案资料押金的做法。当一项工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，直到工程完工，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的单位具有—定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。
2、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作提速增效
做好档案资料的收集归档工作，积累贮存档案是为了今后利用档案资料，更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。石油工程档案的形成是各类建设中劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给工程建设者、使用者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给相关部门和人员，使他们亲身体验到档案信息的价值、就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近年来中石油档案管理部门实施档案信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供相关档案信息，从档案管理的完整性、及时性、准确性等方面取得了比较显著的成效。
总而言之，只有了解地质情况和档案管理的相关情况，才能将其不断完善。
参考文献：
[1]中国石油天然气管道局，2006：石油建设工程总承包指导手册[M]、中国建筑工业出版社、
[2]国家档案局，2011：中国档案8期，中国档案杂志社、
一、民族地区档案管理人员素质现状
1、服务意识不强,手段单一。档案部门是各单位的服务性机构,也是作为存储信息、加工处理信息和传播利用信息的重要部门。充分发挥档案部门的作用,可以更好地为业务发展、工作创新服务。民族地区档案管理事业由于历史、地域、社会经济发展等因素的影响,长期以来处在封闭状况,向外界宣传较少,档案工作者处于被动服务方式,在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识,依然处在看家守摊、你查我找的水平,忽视了档案信息资源的开发利用,导致许多具有较高利用价值的档案材料不能发挥其作用。
2、档案人员业务技能水平较低。当前民族地区档案管理人员的学历结构、职称结构不尽如人意,专职档案人员大多是半路出家,具有高级职称的档案管理人员更是匮乏。一些档案管理人员缺乏专业知识,更缺乏从事学术研究、史料研究的基本能力,由于自身知识、技术和管理水平有限,无法胜任知识经济时代的档案管理,以致于在档案管理过程中存在一些诸如:收集材料时玉石不分、材料残缺不全;收集和归档不及时,对有些该归档的材料未能及时归档,或归档材料有头无尾,存在破损、字迹不清等现象;有的档案甚至出现同一份材料重复收集的现象;查(借)阅利用过程把关不严,手续不全,不按章办事,造成混乱、档案材料丢失等等。
3、缺乏档案保护意识,未能真正发挥档案管理的作用。档案保护是一项非常细致的工作,要定期检查,随时反省,防患于未然,一个疏忽将会给社会带来无法换回的损失。在民族地区一些档案人员专业素质普遍偏低,缺乏从事档案工作必须的职业素养。很多档案管理人员只是把档案工作作为“职业”而不是“事业”去做,档案管理工作人员的工作比较被动,缺乏档案保护意识,出问题了相互推诿,责任不清。
4、档案管理人员业务素质普遍有待提高。一些档案管理人员业务水平较低,尽管对这类人员不定期采取了不同形式的培训,但多数档案管理人员文化素质较差,专业水准较低,加之兼职过多,对档案工作考核不到位,即便有成绩也得不到肯定,从而形成了混日子的不良局面;部分档案管理人员是在过去特定条件下安排的一般工作人员,文化程度不高,专业水平较低,缺少作为一个合格的档案管理人员应具备的理论水平和政治素养;一部分非档案学专业毕业的大学生,虽然通过自学和实践对档案学专业知识有所了解,但由于缺乏系统和完整的知识和技能,从事管理工作往往力不从心。
二、新时期民族地区档案管理人员应具备的素质
1、档案管理人员的政治素质。一是具有较高的政治觉悟和理论素养,坚持四项基本原则,在思想上和行动上与党中央保持高度一致,能以辩证唯物主义的立场、观点和方法来观察、分析问题,对政治上的不同倾向和观点有敏锐的观察和识别能力。二是意志坚定性。要有对党的事业的坚定信念和理想,严守党和国家机密
,具有爱岗敬业、无私奉献、埋头苦干、扎根民族地区档案事业默默无闻的奉献精神和高尚情操。作为档案管理人员应当从一开始就有意识地培养和磨练自己的心理素质和意志力,这样才能在平凡岗位的工作中创造出有价值的工作业绩来。要做到想利用者之所想,急利用者之所急,要有“为人找档”与“为档找人”的服务精神,满腔热情地为利用者和社会服务。
2、档案管理人员的职业素质。档案专业人员应该安心本职工作,热爱档案事业,有较强的事业心,懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识,熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策,熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定,熟悉自己所从事的业务工作;能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际,熟练完成自己的业务工作。
3、档案管理人员的综合素质。档案工作人员必须具有中等以上文化水平,除了掌握档案学基本知识以外,还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识,例如,档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识;档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。只有掌握具备了相关的专业知识,才能更好地从事档案工作。
4、档案管理人员的创新素质。档案工作人员必须有开拓进取、大胆创新的精神。随着科技的发展,尤其是网络技术的发展,各种门类、载体的档案将逐渐呈现多样化的趋势,档案馆(室)若想在为经济建设服务中取得更大的生存空间,得到更大的发展,需要档案工作者勇于探索、敢于创新,善于在工作中发现问题,分析问题,能推陈出新、解决问题。档案工作者要主动寻找新的信息点,通过提高分析、判断能力,主动挖掘档案的价值,敢想、敢做,主动将现代科技手段和档案工作结合,以与时俱进的创新观念、创新方法,展现档案事业新的面貌、新的生命。
三、提高民族地区档案管理人员素质的对策
1、抓住机遇,促进档案管理人员素质的提高。促进民族地区档案事业发展,要紧紧抓住国家扶持藏区发展的有力时机,制定有利于促进民族地区档案人才培养和引进的政策机制,大力开展中东部地区与民族地区档案馆的帮扶合作工作,充分利用自身优势,盘活现有档案人才资源,把他们的活力充分释放出来。要稳定和用好现有人才,要坚持“事业留人、感情留人、适当的待遇留人”的方针,把打造民族地区档案管理人才事业平台作为稳定、用好人才的关键,大力加强档案专业人员培训机制,用制度促进民族地区档案管理人员素质的提高。
2、完善用人机制、激励机制和考核制度。民族地区档案部门的信息服务能力较弱,使档案工作进入了边缘化的恶性循环。为了优化档案队伍,要建立健全民族地区档案人员激励考核机制,建立完善的档案业务人员工作能力评估体系,执行资格准入制度,吸引优秀人才到民族地区从事档案事业,鼓励优秀人才脱颖而出。档案管理工作是一项相对沉闷和乏味的工作,做好做坏都无成就感可言,工作缺乏激情。因此,相关部门要建立相应的激励机制,注重从满足档案管理人员的情感需求入手,充分了解他们的愿望,将工作业绩与年终奖励、职务职称晋升相结合,通过心理引导和政策激励,采取丰富多样的措施激励激发他们的工作热情和工作积极性。同时还要加强对档案管理人员的业务考核。为激发民族地区档案人员学习业务知识的热情,使档案人员的业务素质得到进一步的提高,适应民族地区档案事业发展的需要,档案主管部门要从实际出发不定期组织灵活多样、不同层次的档案人员实际操作技能考核,推动民族地区档案人员业务水平的提高。
3、加强民族地区档案管理人员的业务培训,优化人员知识结构。由于现代科学技术在档案管理工作中的应用,档案载体和形式不断发生变化
,要想实现档案事业的可持续发展,必须加强档案工作者的业务培训。要牢牢把握国家支持藏区经济社会发展的有利时机,建立民族地区档案业务培训体系,全方位多层次地提高档案工作者的政治素质和业务能力。培训方式可以根据民族地区不同层次和不同需求的实际灵活多样,既可以脱产定向学习,也可以在职学习或参加学术科研活动,同时也可以采用“走出去、请进来”的办法,组织民族地区档案管理人员到中东部发达省份参观学习、交流考察,开阔眼界,取长补短;或者邀请档案管理方面的专家到民族地区来开专题讲座、办专题培训班,传授全新的档案管理理论和先进的工作理念,使档案管理人员通过培训,能够掌握现代化管理技术,提高现代化管理水平,尽快适应现代化管理的要求。
4、建立档案工作者终身学习制度。档案工作者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训,不断扩展自己的知识,提高学历层次,才能适应社会发展的客观需要。因此,以新的知识信息学习为主要内容,以系统进修、培训、讲座或自学为主要形式的素质教育,将成为档案工作者任职的继续教育与“终身”教育的任务。作为一名现代档案工作者,在当今人类知识急剧增长的时代,应注意拓宽自己的视野,善于捕捉新的知识信息,并善于鉴别与取舍。档案人员只有具备了良好的知识和能力,才能将潜在的优势提升为工作优势,并在专业工作领域中得到充分发挥。
关键词：地质勘探单位 地质工作 管理工作 档案目录 档案工作 档案资料
随着煤田地质单位的不断发展，地质档案工作所涉及的范围也越来越广，在一定程度上增加了管理地质档案的难度。在地质工作中，对于不同历史时期的地质勘探单位的地质工作状况，能够通过地质资料进行客观、真实的反映，从某种意义上说，档案资料是最真实、最珍贵的历史资料。通常情况下，地质资料包括综合档案、测绘、地质档案、地球物理勘探，以及测井、钻井工程、油气田开发等方面的内容。对档案资料通过进行规范化管理，对于加快地质工作进程，为社会提供优质的地质信息服务具有重要的现实意义。
1 档案工作规范化管理
结合我队档案信息管理实际情况，按照《档案法》、《全国档案信息化建设实施纲要》等的相关规定，对档案进行规范化管理。在一定程度上，加强了陕西省煤田地质局档案信息管理工作，提高管理水平，对于实现档案管理工作的规范化、信息化具有重要意义。
2 对档案工作规范化管理的重要性
2、1 档案工作的社会地位和价值
陕西省煤田地质局在新中国成立以来50余年来，其下属的各地质勘探单位积累并保存了许多档案资料。对于地质勘探单位来说，这些档案资料真实地记录了地质历史工作。同时，在政治、经济、文化等方面的状况也能够对不同历史时期的地质勘探单位进行客观地反映，真实地记录地质工作的进程和变化情况，可以说，地质资料对社会来说是一笔宝贵的财富。在加快地质工作进程，为社会主义现代化建设提供信息服务方面，地质勘探单位做好档案管理工作具有重要意义。
2、2 档案管理规范化的意义
在经济社会发展中，在各个行业、各个领域都涉及到地质工作，可以说，地质工作是一项基础性工作。地质勘探单位通过档案材料为社会主义现代化建设提供地质信息服务，无论是共享地质档案信息，还是健全社会服务体系，对档案资料进行规范化管理，进而充分发挥地质档案资料的作用，同时在一定程度上避免地质工作的重复性具有重要意义。
3 强化档案工作管理的规范化
3、1 地勘单位档案工作规范化管理的组织管理
为了对档案资料进行规范化管理，地质勘探单位需要对档案机构进一步完善，同时在领导岗位责任制中纳入相应的档案管理工作，并提高其重视程度；为了明确档案管理人员的职责，需要建立和完善岗位责任制，并且对档案管理人员加大教育培训力度，统一管理档案工作。
3、2 制定档案管理制度
在对档案进行管理的过程中，为确保管理有章可循、有法可依，进而实现档案管理工作的规范化。根据档案的类别，结合地质勘探单位的实际情况，对文件材料、地质材料、会计凭证、账薄、报表等，按照《档案法》、《陕西省档案实施办法》的有关规定，制定相应的管理制度对其进行统一的管理。同时，对档案资料通过建立和完善地勘单位的文书档案、地质科技档案资料、会计档案等管理制度进行规范化管理。另外，加大地质勘探单位档案基础业务的建设力度，在一定程度上确保档案资料的完整性和齐全性。
4 地勘单位档案资料的开发利用
对于地质勘探单位来说，充分利用档案资料是其保存档案资料的目的。多年来，在地质工作中，地质勘探、地学研究等地质科技资料得到了集存，对地质历史工作进行了真实地记录，在一定程度上为开展地质工作提供参考依据。所以，需要规范化、科学化地对地质档案进行管理，管理流程：
4、1 建立档案目录数据库
我们将地质档案数据库分为：①科技文件；②规程规范；③档案管理；④科研类（地质物探）；⑤钻探科研成果；⑥储量；⑦煤田预测；⑧煤田普查；⑨详精查；⑩水源；■建井等。
4、2 项目管理与档案资料管理一体化
为了确保档案资料在数据类型和格式方面的统一性，按照档案归档标准，对形成的地质科研项目，文件材料、地质资料等进行管理和保存，同时对从立项论证到申报奖项的所有文件材料、地质档案资料等进行规范化管理。另外，对档案资料通过电子文件和纸质文件的方式进行双轨制管理，在一定程度上为信息化管理档案提供保证。
4、3 推进地勘单位档案资料工作数字化工程建设
所谓档案数字化，就是指对档案（馆）室藏的各种纸质、照片、声像、胶片等传统的档案信息等，通过计算机技术将档案信息转换成计算机系统能够识别和处理的信息，并将档案信息按照一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等上，在一定程度上实现地质档案资料信息无损利用。对地质信息资源借助电子信息等现代化技术进行管理和保存，实现档案资源的共享。所以，为了加快地质工作的现代化进程，为社会提供地质信息服务，需要对档案工作进行规范化管理。
参考文献：
[1]都蕾，姜丽丽、论档案管理在地质调查研究中的应用[J]、中小企业管理与科技（下旬刊），2010（12）、
［摘要］目前地勘单位的档案数据管理，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和严重损失，因此，加强地勘单位档案管理工作，提高地勘人员质量意识和建立地质档案数据管理体系。推动档案管理工作的规范化、信息化，标准化。
［关键词］地质资料档案管理信息化标准化
地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基础的地质数据文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的审批和验收，因此收集整理符合标准的数据文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立组织，收集数据
抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质数据文件。
2建立制度，编制方案，完善规则
长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。
数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强培训依法制档
目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员素质差的现状，一是要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。《中华人民共和国档案法》明文规定，一个国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。但目前地勘单位的数据文件管理缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在档案未形成时，就有档案资料散落在工程技术人员及合同管理人员或是一些领导者个人手中的现象，根据现存在情况，应档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。认真学习档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训。从目前看，许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案人员现代技术水准偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就难以实现档案信息化了。因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新科学先进的管理方法，因此必须通过各种不同形式的培训，提高档案人员业务能力和管理水平，自觉增强责任意识，把档案提升一个新台阶。