1、高职院校专业教学档案的特点
专业教学档案作为一种特殊的档案，不同于一般的人事档案、城建档案、组织发展档案、民生档案等等，具有自身诸多的特点。高职院校专业教学档案专业性非常强，主要体现在高职院校涉及到很多学科的专业知识；高职院校专业教学档案教育性很强，因为其直接涉及到诸多具体的教学内容与教学效果；高职院校专业教学档案实用性很强，因为专业教学档案直接关于实用学科的一些档案资料。这些都是高职院校在推专业教学档案信息化建设要好好把握的方面。
2、高职院校专业教学档案的功能
高职院校专业教学档案主要服务教学而存在，彰显了其较强的教学功能与教育功能；同时，专业教学档案也是一个反映和储备教学相关资料的知识信息宝库，能够很好为教师进行专业教育的研究反思与相关专业发展的研究服务，具有很强的研究价值。作为学校的重要档案之一，高职院校专业教学档案能够很好促进学校档案事业的发展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和国际化发展的大趋势。
二、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题及其成因
尽管专业教学档案具有诸多的作用和功能，但是由于各个层面的原因，我国高职院校专业教学档案信息化建设在价值取向与理念、模式与方式的选择、内容与范围的覆盖、功能的拓展和发挥、管理人员的素质等方面均存在很多不适应信息化发展的方面，非常需要高职院校及时有效应对和切实处理。
1、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题。关于这方面主要体现体现以下几个方面：从理念与价值取向问题上看，高职院校对专业教学档案信息化发展的重要性没有形成共识，国际化和信息化理念明显不强。从内容和范畴视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，对专业相关的基础档案数据准备不够，涉及到的专业范围有待拓展。从模式与方式视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，没有充分利用好网络平台，没有整合好专业教学档案的信息化模式与传统模式的整合融合和创新发展。从功能的拓展视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，涉及到专业教学档案开发利用不多，在某种程度上很缺位，彰显了专业教学档案信息化的功能开发不够。从管理人员的素质与组织机构上看，高职院校在开展专业教学档案信息化工作时，管理专业教学档案人员的素质不高，而且档案意识不强，一般都是教学秘书附带在做；没有成立专门的档案管理机构，更不要说相应的专业教学档案信息化的机制和体制建设。
2、引发高职院校专业教学档案信息化建设问题的成因造成我国高职院校专业教学档案信息建设存在各种问题的因素，来自学校层面、师生层面和管理人员等层面。一是学校层面的重视力度不够，这主要体现在高职院校投放到专业教学档案信息化建设工作的人力、物力和财力明显不足，导致了专业教学档案管理人员缺乏、管理设施设备陈旧落后。二是受到学校本身信息化建设的影响，主要体现在高职院校开展学校层面的信息化建设工作的力度不大，一种放眼全球和面向世界的态势还没有真正形成，这就严重影响了专业教学档案借鉴国际高校专业教学档案及其信息化建设的成功做法。三是教师和学生对专业教学档案信息化的利用和开发不够，主要体现在高职院校师生专业教学档案意识不强，没有认识到教学档案与教学工作、学生专业学习成长的互动关系，导致专业教学档案的信息化建设的精神支撑和内在驱动力不足。
三、提升高职院校专业教学档案信息化建设水平的对策
针对高职院校专业教学档案信息化建设过程存在的问题，我们应该积极借鉴和吸收国外大学专业教学档案信息化建设的经验教训，构建国际化和科学化为主的价值取向和理念，紧跟高校教育发展的需要，不断拓展和更新专业档案信息化建设的内容，整合好专业档案传统模式与现代信息化模式的关系，充分调动专业教学档案信息化的功能和作用，大力提升专业教学档案管理员档案学和专业学科的知识与视野，注重提升其档案信息化管理的水平和能力。
1、努力构建信息化与国际化为主的价值取向与理念，推动高职院校专业教学档案信息化工作科学发展。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时要从人才培养模式视角下，不断拓展丰富自己的建设理念，不断规范自己的价值取向。一是坚持质量理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要重视专业教学档案信息化过程各个环节做到质量第一。二是坚持科学化和人性话的理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要遵循高职院校的教学规律、学生学习规律和档案信息化发展的规律，将专业教学档案信息化发展纳入科学化和轨道；同时注重根据教师和学生的需求，不断调整专业教学档案的发展内容和范围，力求服务于学校师生的成长发展。三是坚持国际化与标准化的理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要积极借鉴国外发达国家高校的专业教学档案信息化建设的经验和成功做法，努力与国际接轨，力求标准化发展。
2、与时俱进拓展专业教学档案覆盖的范围与内容，不断提升高职院校专业教学档案信息化的覆盖面和惠及面。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要根据高职院校本身发展的需要，根据教师和学生的需要，不断延伸专业教学档案信息化建设的覆盖范围，从而健全高职院校专业档案信息化发展的内容体系，力争囊括整个教学系统的各个方面和各个环节。
3、努力整合创新专业教学档案的信息化模式与方式，提升高职院校专业教学档案信息化发展的实效性和时效性。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要积极利用网络平台，大力推进专业教学档案信息化建设模式；同时也要不断更新传统教学档案管理模式，力促两者形成整合互动的发展态势，形成高职院校专业教学档案信息化发展的合力。
4、不断拓展专业教学档案信息化的功能，努力增强高职院校专业教学档案信息化的发展空间和平台。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要通过各种方式，不断宣传专业教学档案信息化的功能，让之努力服务于高校。
5、全方位提高专业教学档案管理人员的素质，不断增强高职院校专业教学档案信息化建设的人力基础。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要通过各种形式和平台，从档案业务、教学业务、学科专业与网络技术等方面不断提升专业教学档案人员的能力和素质，力求为高职院校教学档案信息化建设发展提供坚实有力的人力资源准备。
关键词：独立学院 人事档案 托管
独立学院已有十多年的办学历程，属于民办性质，是高等教育的重要组成部分，其教职工采用聘用制的用人机制。按照国务院办公厅《关于加强民办高校规范管理引导民办高等教育健康发展的通知》（[2006]101号）：“各地政府人事部门所属人才交流服务机构负责管理民办高校教师的人事档案。”独立学院教职工人事档案绝大多数托管在学院所在地人才交流服务中心。独立学院人事档案工作虽然取得了很大的发展，但尚有许多不足的地方，这里面既有独立学院自身存在的问题，也有人才交流服务中心和社会环境方面的问题。
为使人事档案更好地为独立学院规划、预测和制定人才培养计划提供准确的信息，为考察、任用人才提供参考依据，同时也为维护和保障教职工的个人权利提供法律凭据，笔者根据多年在人事部门工作的经历，提出一些看法和措施。
一、独立学院人事档案中存在的问题
1、人事档案管理制度不够完善
由于独立学院普遍办学历史短，工作重点是学科建设、学风建设等教学工作，教职工人事档案建设目前还是处于边缘化的地位，没有引起学院足够的重视，没有把档案工作放在应有的位置，人员、经费、管理还不十分到位，档案管理制度没有做到规范化、制度化。独立学院人事部门没有完善的归档制度和章程，人才交流服务中心档案部门又缺乏有效的控制和制约机制，使得人事档案的收集、归档、保存等制度得不到落实，不能适应独立学院对人才队伍的考察选拔、规划预测、开发利用等工作的需要。
2、人事档案材料记载不连续、缺乏完整性
独立学院聘用的大多数是青年教职工，有些教职工毕业后到外企、私企等没有人事档案管理权的单位工作了几年，由于这些企业本身人事档案意识就非常的薄弱，存在“人档分离”的现象，没有对职工相关材料进行归档，造成了档案里没有对其毕业后工作的工龄、业绩、职务、职称等经历进行延续的记载，无法体现其工作业绩和技能水平，致使其到学院工作后工资福利待遇、职务聘任或职称评定等人事管理工作受到影响。
3、人事部门对人事档案收集、鉴定等日常管理不到位
独立学院人事部门一般不配备专职的人事档案管理人员。兼职的档案管理人员对档案工作精力投入不足，大多没有经过专业的档案知识培训，对人事档案的鉴别特别是档案价值的鉴别缺乏专业的档案知识，致使该归档的材料没有归档，不该归档的却归档，导致人事档案比较混乱，材料缺失或不够准确。
独立学院广大教职工对人事档案归档内容、管理范围更是缺乏了解，不会主动向人事部门提供个人材料，导致符合归档范围的人事档案材料收集不全，常造成教职工在校工作期间形成诸如年度考核、职务提拔材料、取得专业技术职称资格材料、工资调整材料、后续教育取得的学历学位材料、入党材料、科研成果、著作、论文、与用人单位签订的劳动合同等体现个人经历和水平的重要人事信息档案材料缺失。由于收集、归档工作不扎实，反映教职工教学工作、科研成就和个人专业特点的原始材料不全或遗失，将导致教职工部分历史经历产生空白的严重后果。
4、独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）之间的矛盾
独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）在空间上有一定的距离，空间上的距离使两者之间产生了矛盾。
其一，独立学院与人才交流服务中心档案管理部门缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门是人事档案的管理机构，应对独立学院的档案工作进行指导和检查，但由于在空间上有一定的距离，单位之间的联系非常少，缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门被动地等待独立学院上交档案，由于没有建立完善的档案材料移交制度。独立学院有许多应当及时归档的材料比如学历的变化等，往往不能及时归档，甚至不能保证一年归一次档，不利于人事档案的及时更新。
其二，档案管理与利用产生矛盾。由于空间的距离和档案管理技术的落后，人才交流服务中心档案管理部门无法为独立学院提供及时、方便的档案利用。人事档案的最终目的在于利用，而人才交流服务中心目前开展人事档案的服务只限于收集、整理、保管、转递、开具档案证明等，并且是原始的手工管理，对信息的查询依旧是人工查找档案实体，没有应用现代化的信息技术管理，工作量大，效率低。独立学院需要利用教职工档案时，凭单位联系函到人才交流服务中心档案部门办理，远距离的、频繁的来回查询，对学院来说既低效又花太多的精力。人才交流服务中心档案管理部门只是被动的存档管理，不能对委托的独立学院提供主动的、个性化的服务，在人才选拔、培养、开发及预测上无法为独立学院提供高质量的服务。
二、改进的意见和措施
1、独立学院人事档案科学化、制度化、规范化建设
独立学院领导要重视人事档案工作，人事档案是人才开发的重要资源，是个人经历、思想品德、工作能力、职务、职称等方面的真实再现，是发现人才、选拔人才的重要依据，在独立学院发展中处于基础性的地位。
独立学院要做好教职工人事档案工作，可根据独立学院自身的情况，以《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》及《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》等法律法规为依据，制定出适应独立学院特征的、具有可操作性的、科学合理的、规范的人事档案管理制度，使档案管理部门和管理人员的工作职责明确，这样人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有规可依，既维护了档案工作的真实性和严肃性，又让独立学院的人事档案工作走上科学化、制度化、规范化和现代化的轨道。
2、加强人事档案宣传力度，提高教职工的档案意识
独立学院人事部门应在每年的工作计划中把加强档案建设放在重要的位置，充分利用宣传橱窗、学院刊物、网站等多种媒体对教职工进行档案知识的宣传，提高教职工的档案意识，了解人事档案制度及条例，了解哪些材料应归档，使教职工自觉地配合人事部门及时做好档案材料的收集、归档工作。
经过不断的宣传教育，使档案意识深入教职工心中，化为自觉的行为，为人事档案工作打下坚实的群众基础，使档案工作走上良性发展轨道。
3、加强独立学院与人才交流服务中心档案管理部门的联系与沟通
人事档案工作需要依靠独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同协作才能做好。笔者从事多年的独立学院人事档案工作，人才交流服务中心档案管理部门从来没有联系过独立学院，没有就档案工作进行过交流、讨论，只是坐等独立学院上交档案。独立学院与人才交流服务中心档案管理部门每年应定期联系，召开工作会议，就人事档案工作中出现的问题进行研究与探讨，互相交流经验，共同把档案工作做好。
4、加强人事档案管理队伍的建设
档案管理人员的素质，专业水平的高低，直接关系到独立学院档案事业的发展前景，因此，建立一支高水平的管理队伍就显得十分重要。
由于独立学院的人事档案托管在人才交流服务中心，所以档案管理队伍的建设必须包括人才交流服务中心和独立学院二支队伍。
人才交流服务中心档案管理专业队伍建设，必须高起点、高要求。这支队伍应具有较高的综合素质，精通档案学知识，熟悉档案管理的政策和法规，树立全心全意为独立学院档案托管人员服务的思想。随着档案信息化建设的发展，档案管理人员必须加强信息技术的培训，使他们成为既掌握档案管理专业知识又懂得信息技术的复合型档案管理专业人员。
另一支队伍建设是独立学院人事部门档案管理人员。首先，独立学院应充分重视这支队伍的建设，在人员配备上，最好配有专职的档案人员。即使是兼职的档案管理人员，也应保证他们有充足的精力放在档案管理工作上。其次，应加强档案法律法规和档案业务知识的培训，提高他们的业务水平，才能保证档案收集、整理的质量。
这两支队伍的建设是相辅相成的，人才交流服务中心档案管理人员应主动地深入到各独立学院档案管理工作中去，做好业务指导工作，一方面使独立学院档案归档工作做到正确、完整、规范；另一方面，人才交流服务中心档案管理人员在业务指导的过程中会发现新情况、新问题，在解决问题的过程中促使他们不断地提高自己的业务水平；第三方面，这给双方提供了一个思想沟通、工作协商、信息反馈的平台，通过双方的互动协作把档案工作做得更好。
5、加强人事档案信息化建设
独立学院在人事管理工作中随时需要查阅、利用教职工档案信息，以便对教职工作出及时、正确的评价。若人才交流服务中心档案管理部门仍然使用传统的服务方式，需要独立学院派人前来查阅档案，则费力费时，很难满足独立学院人事管理的需要，这也使人事档案的利用价值受到限制。档案管理部门应当与时俱进，采用现代化的管理手段和技术，利用信息技术，把传统纸质的人事档案，制作成数字化的人事档案信息库，使人才交流服务中心、独立学院可以通过网络对人事档案信息库进行及时更新、查阅，实现远距离地对人事档案信息库进行动态管理和维护，省时省力，这样可极大提高人事档案利用价值。因此，加强人事档案信息化建设，开发人事档案管理软件，建立人事档案信息库，将是独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同努力的方向和目标。
参考文献
[1]杜玉兰、论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J]、北京档案，2012（6）：36-37
[2]马世仙、独立学院干部人事档案管理的现状及完善[J]、商品与质量，2012（s3）：65
[关键词]高职院校 教学 档案管理
一、 我国高职院校教学档案管理存在的问题如下：
1、我国高职院校档案意识不到位，学院领导、教师大多数重视教学工作和其它行政工作，然而忽视对教学档案管理工作，有部分教师对教学档案的意识不到位，觉得备好课、整理好教学课才、教好书才是职责，至于教学成果是否有效，似乎与己无关，况且有些教师还不愿意把教学成果上交归档。由于高职院校教学老师不是专业的教学档案管理人员，时常会在材料科学分类、备案、归档、等重要方面存在欠缺，这样长久以来会给以后工作留下不必要的麻烦，更会造成组卷不合理、借取不规范、没有明确的登记、档案材料再用时不易找到，并且导致教学过程中形成大量重要的教学材料流失，更无法保证教学档案管理完整性。
2、档案管理人员素质普遍缺乏。我国高职院校教学档案管理工作人员尤其是各院系、部门的档案管理员敬业素质普遍缺乏，如：大多数档案管理人员不是学专业出身，缺乏专业的档案管理知识，并且对归档文件及档案保存价值意识缺乏应有的鉴别能力和保存价值。严重使档案材料的收集、整理存在很大的随意性。
有些高职院系或部门的档案工作是由院系的老师兼任（或有学生监管），没有专业的档案管理人员来看管、统计、保存。才使得更多的教学材料流失。这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力来学习档案专业知识；另外一方面也没有机会接受专业的档案管理业务培训与实践，更无法实现档案的优化管理。
3、有些档案信息不足，档案管理效率不是高。目前，有许多高职院校中存在着信息开发不足中出现的各种问题。各系与各部门之间的教学档案管理互相封闭，并且无法相互借鉴和交流。尽管有些高校加大了管理教学改革力度，但是从整体上来看这些问题仍比较突出，不少高职院校往往只注重设施、设备、技术的投入、人力物力、使而不注重其效益的产出。现实是21世纪是一个网络、信息化、科技化的时代。
二、 要高度认识教学档案管理工作的重要性。
高职院校教学档案具有一定的教学信息、参考价值和作用教学档案管理工作，便利于教学单位及各人，所更好的掌握教学过程中实施的措施、效果，更利于了解和掌握教师的教学与学生的学的基木情况，对于了解教学全貌和教学的质量水平等都很重要。此外，高校教师需要了解历年的任课情况和教学效果、从事教学法研究等，都需查阅教学档案。
高职院校教学档案管理方式,很难适应于不断改革深化的管理工作。如今档案管理引入多媒体文件、实现图，能够更加真实有效地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。
三、要加强高职院校教学档案管理的措施。
目前我国高职院校开始了新的一轮人才培养模式评估水平，评估70、8%的相关内容都集中在教学管理中，作为高职院校档案管理应该抓住这个时机，顺势加强高职院校教学档案管理工作。
（1） 各院系领导要重视、完善管理体制。
高职院校领导要做好管理工作、要重视、要看到教学档案存在的有效价值，做好教学档案管理工作要放在第一位来抓，要明确注重教学管理记录。形成以高职院校领导为主体的教学档案管理团队，要明确分工到各部门、各系部与个人分别设立领导小组来管理，负责指导、收集和整理个部门教学档案管理工作，并接受教育处办公室、档案室的监督和指导工作，要明确建立考核制度，对于那些没有完成教学档案收集或者是收集材料不够完善、整理不够规范的哪些部门要纳入年度的考核制度中去，对于未完成教学档案管理人员要给与处罚，对于优秀部门和个人要给与奖励。
（2）要做好平时立卷和整理工作。高职院校档案工作的最终目的是提供利用。由于高职院校教学档案管理复杂化，并且有分散，要做好平时的立卷和归档工作尤为关键。如：在校学生注册资料、新生入学资料、缴费状况、学生学籍异动、基本信息更改、毕业生名单、就业信息、导师分配等重要资料，要是平日里做不好收集和归档工作，要是等到明年的六或九月份在收集中处理，这样会导致更多零散的重要资料文件丢失，我们要在实际的操作中有一些最基本的分类，如：新生入学资料、新生缴费状况、基本信息更改或者毕业生名单、就业信息、导师分配等把工作中形成的文件要及时分类放在相应的文档中，方便使用，并且要注明资料名称。平日的立卷和整理工作其实就是一个档案意识的形成过程，做好日常工作才能保证教学档案管理的利用质量
结束语：总之，高职院校教学档案管理水平要提高，需要我们不断的从思想上、行动上去追求、去创新、去实践，这是一项重而远的工作，只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个更好的突破。
参考文献：
[1]《试论规范高职院校教学档案管理的途径》中国科技教育第3期、作者：江莹。
[2]《浅议高职院校图书馆档案管理》职业教育研究2009年第05期 作者：段艺萍;
关键词：档案；教师业务；建立
中图分类号：G275、9文献标识码：A
文章编号：1003-4374（ 2015 ）02-0058-03
综合档案、人事档案、教师业务档案的区别和联系
综合档案室，设立在中等职业学校办公室，综合管理学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。人事档案室，设立在人事科，管理记录个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。教师业务档案室，设立在教务科，管理教师个人在教师业务水平和工作科研能力以及履行岗位职责情况的记录材料。综合档案室管理学校的综合档案，综合档案分党群类、行政类、教学类、科研类、仪器设备类、基建类、财会类、外事类、声像类和实物类十大类。人事档案室保管人事档案，人事档案包括个人的履历材料，自传材料，考察、考核、鉴定、审计材料，学历学位、职业、技术职务（称）评聘、科研学术、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、聘（录）用、任免、调动、军（警）衔、转业复员、出国、会议代表，其他材料等十大类材料。教师业务档案室保管教师业务档案，教师业务档案包括：个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，历年来的授课任务、班务管理工作，历年来的教学效果、师生评教、年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，工作以来进修培训、学习听课情况，兼职、任职情况等。教师业务档案可以做为教师职称晋级、评优考核的主要依据，做为教师工作的量化考核、进修培训、岗位调动、职务聘任、工资晋升、奖励惩罚等的参考资料。然而，目前中等职业学校很少设立有教师业务档案室的。教师业务档案的管理几乎是空白，分散在各职能业务部门或教师个人手上，没有建立统一的分类归档范围、规范管理办法和归属管理部门进行集中统一管理。教师评职称时，都是自己到各职能业务部门收集个人的相关材料进行整理。学校各种教育、教学水平检查，学校评估申报时，各职能业务部门都需要从个人手上或者在各部门收集准备大量的材料，费时费力。有时会出现重复收集一个人的材料，有时会因时间久远造成材料收集不全，出现重复工作或材料缺失。因此，笔者建议在教务科增设教师业务档案室，制定统一的分类归档范围和管理办法对教师业务档案进行管理。按归档范围将在岗教师的业务档案收集建档管理，教师调离时，业务档案随人事档案一起转出，为接收单位快速、全面的了解人才信息提供保障依据。同时，为了保持学校教师业务档案的完整性，可采取赠送的方式，复制一份留存学校，以备学校提供查找利用。建立教师业务档案室使中职学校的档案管理进一步完善，查阅档案时，学校的文件资料可以到学校综合档案室，教职员工的人事材料可以到人事档案室，教师的个人业务、工作业绩材料可以到教师业务档案室，从而形成全方位的档案信息网络服务，为学校的教育教学健康、快速发展提供更有效的档案信息服务保障。
教师业务档案的内容
教师业务档案具体包括以下内容：
个人基本信息
个人履历、教龄、身份证、各种学历学位、职称、教师或职业资格、双师、教师岗前培训、继续教育等证书、教学、科研岗位聘任书、合同或协议书复印件、学术团体或社会团体任职证明复印件。
教学工作材料
包括教学计划、教学大纲、教学任务安排表、课程设计、教案、课件、试卷（含标准答案、评分标准）、听课记录、教学经验总结、教学质量考核、学生评教、教师评学、督导、专家的评价、担任班主任情况、社会实践调研材料、年度考核。
教师进修培训材料
业务进修、岗位培训、出国深造等材料。
教学改革材料
教学改革立项申请书、结题复印件、精品课程、说课稿、特色专业、教学成果奖、结题材料、教学论文等文件复印件。
科研材料
科研项目立项、结题材料、科研论文、出版教材及其他有保存价值的自编参考资料、艺术作品、创造发明、专利技术、调研报告、议案、提案、学术活动或会议材料。
奖惩材料
教学和科研成果获奖证书或文件复印件、其他单项或综合奖励（如书法、演讲、体育）、评优、评先等证书或文件复印件、教学事故登记表。
资历证书复印件
英语、计算机应用能力、岗位资格、职称、学历等证书复印件。
其他
业余爱好、特长、参加协会、学术会议、访问学者、学术交流等有价值的档案材料。
凡是教师的个人基本状况、工作量化、工作态度、工作业绩、培训进修、继续教育、专业技术水平、学术水平、学术研究方向、学术地位、社会地位和在学术界的影响等能反映教师个人工作业绩、业务水平的材料都可以收集建档。教师业务档案不仅反映教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩，成为学校考核、培养、奖惩教师的重要依据，而且还能体现学校的师资队伍建设和办学力量水平。
教师业务档案的收集整理
教务科应配备专职档案管理员管理教师业务档案，并在各部门设立兼职档案管理员协助专职档案管理员工作。要在各教学业务部门和教师队伍中大力宣传《档案法》，增强档案意识，使各教学业务部门和教师能自觉按教师业务档案归档范围上交散存于各部门和个人手中的档案材料。教师业务档案建档的对象包括：专任教师、兼职教师、外聘教师、返聘教师、教辅人员。根据教师业务档案的形成规律，可采取每年集中收集两次，分别在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“随办随归”的原则在活动项目结束后及时归档。
可参照人事档案的整理方法进行教师业务档案的分类整理。遵循整体密不可分的原则，把教师业务档案的有关材料按人物一类别一年度的分类方法一人一档、一个号进行整理、上架，确保档案的完整性和连续性。由于人事档案和教师业务档案会随个人的调动而转走，而综合档案室的档案则一直保存在学校，或按有关规定移交档案馆保存，存在一定的稳定性和持续性。当综合档案、人事档案和教师业务档案中有交叉的内容时，如：综合档案中教学类的归档范围有教师获奖情况，教师论文、著作，教师授课统计表；科研类中有论文专著、科研成果获奖材料、专利证书与人事档案中的科研学术、奖励材料以及教师业务档案中的历年来的授课任务、发表的论文、著作、获奖情况有交叉。人事档案中的履历材料，自传材料，考核、鉴定材料，科研学术材料，培训材料，奖励材料，处分材料，聘（录）用、任免材料与教师业务档案中的个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，兼职、任职情况有交叉。在处理档案内容交叉问题时，综合档案要按照档案部门的有关规定进行整理归档，人事档案要严格按人事、组织部门的有关规定进行整理归档，并坚持以综合档案、人事档案优先的原则，原件（个人学历、职称证书、获奖证书除外）优先存入综合档案，其次到人事档案，最后再到教师业务档案，没有原件的情况下可存复印件。教师业务档案中可制作相应的表格填写进行保存。如：《教师个人情况一览表》、《教师授课教学任务一览表》、《教师担任班主任情况一览表》、《教师听课记录表》、《教师参加教研活动记录表》、《教师参加科研情况一览表》、《教师、著作一览表》等由个人填写，相关业务部门审核。为了确保教师业务档案内容的真实性，收集到的材料要做好审核鉴定工作，杜绝把假材料归档。在收集材料的过程中，必须向有关形成材料的部门收集。个人报送材料要验原件及相关的原始材料，鉴别好的复印件要加盖“此件与原件一致”的印章，确保归档材料的真实性。有条件的学校可以扫描原件保存电子档，或制作成电子档案，用档案管理软件进行管理。材料审核后，为便于装订、保管、利用和延长档案的寿命，对不规则、皱折、卷角、破损的材料，进行剪裁、折叠、托裱，裱糊时应选用化学浆糊，或在浆糊中掺入杀虫粉，以防虫蛀。档案材料上的大头针、回形针、钉书针等金属物要去除，以防止氧化生锈损毁档案。
根据档案材料的不同类别，档案的排序可按档案形成时间的先后顺序、材料的内容主次、功能性质等进行排序。排列好的材料要编号。顺序号包括类号和份号，用铅笔标注在右上角。如：“1-1、1―2……”就是“第一大类第一份、第一大类第二份……”，“2 -1-1、2-1-2- - - - -”即“第二大类第一小类第一份、第二大类第一小类第二份……”。每份材料在右下角或左下角编写页码。材料排列好后要编写目录，目录中的类号用汉字一、二……表示，单独占一行，份号用阿拉伯数字排列并登记材料名称，重新拟写或修改的标题用“[]”标注，各类材料之间要留出一定的空格填写后续的材料。每份材料最后形成的时间做为材料的形成时间，并用8位阿拉伯数字填写表示。整理好的教师业务档案按顺序号排列上架永久保存。保管教师业务档案要配备有铁门、铁窗、铁柜的专用库房，做好防光、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防高温工作。
教师业务档案的提供利用
一、当前高职院校档案资料管理工作的现状
目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。
二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式
高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。
三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展
教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。
加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。
第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。
第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。
四、结束语
随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。
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摘 要：加快档案工作管理规范化、制度化建设的进程，是依法办好民办职业院校的重要基础工作之一，也是衡量民办职业院校教学质量和管理水平的一个重要标志。本文通过分析民办职业院校档案管理工作中存在的一些突出问题，提出了整改建议和对策措施，供参考研讨。
关键词：民办职业院校 档案管理 内涵建设
随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。
一、民办职业院校档案管理存在的主要问题
调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：
1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。
2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。
3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。
4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。
二、民办职业院校档案工作建设的对策措施
1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证；学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。 要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。
2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。
4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。
档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。
5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算；要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。
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【关键词】高职院校 系级教学档案 管理 质量 素质
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2017）06C-0122-02
教学档案管理是教学管理的重要组成部分，紧紧地服务于教学工作，因此教学档案工作的好坏，将直接影响整个教学工作，最终影响学生掌握知识和技能的熟练程度。关于教学档案工作已有不少学者进行了研究。笔者结合实际工作情况，探讨高职院校系级教学档案工作的任务、档案人员应具备的素质和能力，以及改进的措施。
一、高职院校系级教学档案工作的任务
以系部为教学管理的高职院校，其教学档案一般分为校级和系级管理，系级教学档案工作是比较琐碎的，工作任务归纳起来主要有以下几个方面：
（一）档案的编制。系级教学档案在编制方面主要是协助主管教学的系主任制（修）订教学计划，大纲（标准）、实施办法，以及有关教学检查、教学评估、课程建设等具体工作；新学期课程表的排定、考勤登记、课堂日志等的落实；教学计划的执行情况、调课事宜、课程考试试卷的规范、监考安排、编制考试情况记录表、学生成绩的登记、统计学生成绩，等等。
（二）档案的收集。收集教学档案是工作的重中之重，凡是与教学有直接或间接关系的都要收集，范围包括上级和系级的文件、指示、规定、办法、通知等；系级与教学工作有关的教案，课程标准，教学进度表，课程表，教材，教学日志，成绩册，教学任务书，学生考勤表，每门课程教学总结，期末考试卷、参考答案、评分标准，试卷分析报告，考场情况记录，教研室工作计划和活动记录，教学检查记录，教师互听课评课记录，学生代表座谈会记录，学生对任课教师的评价，学生参加各类竞赛获奖情况等。各类教学材料必须收集完整、准确，不能短缺、遗漏或重复，保证档案的真实性。
（三）编制和收集教师的教学档案。教师的教学档案直接记录着教师的信息，影响着教师的切身利益，对教师的职称晋升、补贴、工作回顾、师资队伍建设等都有一定的参考作用。档案内容包括教师的基本信息、教师每学年授课数量和教学质量、教师科研情况（包括科研项目立项，结题，论文，自编和参编的教材、讲义、教学参考资料，获奖等）、教研活动情况（包括教师校内培训、教师之间互听课、教师本人参加各类比赛、指导学生参加技能竞赛及获奖情况等）、教师外出进修情况、教师到企业锻炼情况、教学效果测评、教师工作量统计。建立健全教师档案，做好评选教学优秀奖的资料准备工作。
（四）学生工作档案的管理。负责申报学生学籍管理，并及时报告学籍管理中出现的问题；学生在校基本信息、学生毕业信息、学生参加技能比赛情况及获奖证书扫描复印件、学生课外活动、学生社会实践活动情况、学生就业单位情况、毕业生初次就业率统计、毕业生跟踪调查情况及就业分析等。
（五）档案的整理。由于收集的教学档案种类较多，份数也多，需要进一步条理化的整理，进行基本的分类（一般分为教学类、教师类、学生工作类）、组合、排列、编号、编制目录、组成有序的档案等；整理有关教学档案，归口管理各种教学文件，工作做到规范化、程序化，便于今后查阅。
二、高职院校系级教学档案工作人员应具备的素质和能力
教学档案工作是业务工作，也是服务教学的工作。教学档案工作有些是重复性的，有些是突发性的，要做好教学档案工作，要求教学档案工作人员具备较强的素质和能力。
（一）高度的责任心。高度的责任心是做好教学档案工作的基础。高职院校系级教学档案工作是基层的教学管理工作，特别是以系为管理中心的院校，系级教学档案更是无法代替的工作。教学档案工作不是轰轰烈烈，而是比较繁杂、枯燥的工作，也是比较重要的工作，责任也重大。因此要做好教学档案工作，必须具有敬业精神和职业道德，端正工作态度；必须保持良好的心态，热爱自己的岗位和工作，爱岗敬业，对本职工作要有高度的责任感，一心一意做好每一件事情。有时责任心比能力显得更加重要，有了高度的责任心，即使有困难也会想方设法完成工作。在工作中也要做到耐心和细心，安排课程、学生成绩的登记、试卷的发放和归档等需要细心地工作，不允许有差错，否则就会出现问题。
（二）工作的主动性。对工作有主动性是做好教学档案工作的前提。教学档案工作是事情比较多的工作，但又往往没有硬性规定的工作量，有些工作今天可以完成，明天也可以完成，但教学档案工作又不是小事，所以教学档案工作要主动，不能等领导安排了才做。今天的工作任务不能拖到明天，要按时或提前完成任务，要有奉献精神，对教学工作要主动联系有关人员是否落实。时刻提醒自己要主动工作，实际上工作的主动性也是职业道德的具体体现。
（三）吃苦耐劳的精神。吃苦耐劳的精神是教学档案工作必须具备的品质要求。教学档案工作是服务性工作，要紧紧围绕教学中心工作，很多工作任务小而多、繁杂、枯燥，同时也与各个相关职能部门有关联，有时需要跑来跑去，有时甚至需要加班加点。所以教学档案工作人员要有吃苦耐劳精神，要有自我牺牲精神，始终对工作充满热情，精神饱满，在工作中表现出乐观精神，要体会到工作的乐趣，对取得的工作成绩有成就感。
（四）一丝不苟的工作作风。一丝不苟的工作作风是教学档案工作必须具备的素质。教学档案工作无小事，有它的特殊性，也决定了教学档案工作人员必须努力勤奋。教W档案工作虽然多而杂，决不能马虎，工作要实事求是，不能弄虚作假，不能自欺欺人，工作要严谨务实、一丝不苟，特别是一些试卷打印、装订、分发，成绩的录入，教师工作量的统计等工作，更是要求精益求精、脚踏实地、不能出错。当然也不能因怕出差错而框住手脚，过于谨慎，过于放缓速度，要有一丝不苟的工作作风，也要提高工作效率。
（五）团结协作的态度。团结协作的态度可以保证教学档案工作环境具有轻松的氛围。教学档案工作人员在工作中不仅自己要努力完成工作，还要主动配合别人一起完成工作，多与人沟通。在工作中常与学校各职能部门、教职工、学生打交道，多与人相处。待人接物要有诚信，正直，尊重人，平易近人，对教职工和学生一律平等对待。讲团结，当然也要讲原则，遵守纪律，不偏心，热情大方，热情服务。在工作中难免与人出现矛盾，有矛盾要讲究处理方法，对事情有自己独立的思考，对建议意见可以向领导提出并且到位，但不要越位。只有这样才能每天都能在心情愉快的环境中工作，才能有和谐的氛围。
（六）熟悉业务的能力。熟悉业务的能力是做好教学档案工作的关键。档案是事实的真相、历史的见证，是教学工作的凭证，在教学中起到参考的作用，并在此基础上得到不断的发展和提高。要做好教学档案工作，工作人员必须熟悉业务，具备一定的业务能力，包括沟通能力、协调能力、语言表达能力、文字能力、档案管理能力、办公自动化应用能力等。随着互联网的发展，网络信息日新月异，新媒体不断涌现，给档案工作人员提出了更高的要求，要求具备不断学习的能力、分析问题和解决问题的能力，要更新观念，适应新的教学档案方式（如现在的教案多数是电子版式教案，PPT式占绝大多数）。
（七）一定的创新能力。创新能力是使教学档案工作不断进步的条件。高职教育经过多年的发展，高职生生源已不是原来单一的普通高考生，目前的高职院校包含有普通高考生、中职升高职生、初中毕业五年一贯制等多种生源，办学模式有“2、5+0、5”“2+1”“2+3”“3+2”等模式，人才培养方案也有多种形式。因此，教学档案必然数量多，收集、分类、整理等必须科学化，工作人员应具有一定的创新能力、科研能力进行归纳总结，具有新思想、新方法，才能做好档案工作，要与时俱进，不断进步，适应时代的发展，接受新生事物。
三、高职院校系级教学档案工作的改进措施
（一）提高思想认识，高度重视工作过程。要提高思想认识，深刻认识到高职院校系级教学档案工作的严肃性和重要性，高度重视工作实施过程的每一个步骤，切实解决工作中遇到的实际问题，在科学管理上下功夫。高职院校系级教学档案工作是直接影响到学生学习、毕业乃至前途的重要工作和教师教学工作，必须一丝不苟、认真负责，来不得半点马虎。要根据教学档案的职能和特点，认真研究找出最突出的任务，有针对性地进行重点分析，找出合理的解决方法。只有在工作中高度重视，不断认真总结出好的工作方法，工作实施才会更加科学化、规范化。
（二）建立行之有效的管理制度。要制定明确的教学档案管理目标和管理标准，建立一套完整的适用于系级的教学档案管理制度，以指导和规范系级的教学档案工作；要建立系级教学档案工作网络，确定教学档案工作人员的岗位责任制；要制定目标管理标准、考核制度，奖惩分明，奖优罚劣；要实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制，确保教学工作正常有序进行，特别是对教研室的工作，每学期都要对现有的档案材料进行集中整理、分类归档，然后再进行专项检查，提出整改意见；要实行教学档案人员定期培训制度，不断提高其业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。教学档案有其自身的特点，教学档案管理人员要解放思想、更新观念，不断寻求教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教学档案管理的新方法和途径。
（三）实施信息化的管理手段。随着现代办公设备的自动化，教学档案工作也相应快速地发展，高职院校系级教学档案工作的信息化管理可以提升管理工作效率，提升高校的建设水平，更好地利用教学档案资源。信息化建设，能促使系级教学档案工作管理程序更加合理，从而有助于增强系级的快速反应能力；能进一步促进系级资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用的效果，求得最大的使用效益。配置好的信息化管理软硬件设备，通过专业软件进行系级教学档案工作的管理，减少人为疏忽的问题。第三方的验证和管理可以减轻管理工作人员负担，也便于将相关资源联网使用，构建大数据平台，服务于相关职能部门，特别是教学部门。
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[6]李艳艳、高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策[J]、W理论，2010（16）
一、中学教职工人事档案管理中存在的问题
（一）人事档案内容不全。尽管目前学校人事档案管理水平已经有所提高，但是还存在着很多的问题，其中人事档案内容不全、所包含的信息量较少是其中的一项主要的问题。中学阶段的人事档案包含很多内容，包括人物自传、基本信息、考核资料、职评材料、职务信息、个人奖惩等内容，内容包含的信息不全，不具有很强的实用性，无法满足实际需要。档案中涉及的教学情况较为简单，个人教学能力的描述，职务内容和个人的技能专业等情况描述的很少，这样就会导致学校对教职工的信息了解的很少，在利用教职工时缺乏参考依据，给学校的人事管理带来不便。
（二）学校对人事档案管理缺乏专业性，管理分散。一般情况下学校的人事档案不是单独管理的，而是由上级部门统一管理和收集，有些中学将人事档案依据管理职能的不同分配到不同的部门，比如教务部门的人事档案包括教职工的业务能力，获奖情况和教学的内容等，科研部门的人事档案主要负责科研项目的确定，论文的发表等内容，行政部门的人事档案则主要是负责人员的招聘和选拔，职称评定、年度考核等。这样的人事档案管理不但无法综合利用，而且会导致档案管理过于分散，很容易使学校的人事档案丢失。
（三）人事档案的管理还存在着硬件滞后的特点。目前中学的人事档案管理的方式比较落后，还是纸质的形式，管理的手段和技术都落后，缺乏创新。还有一些中学的人事档案在计算机里，没有进行分类整合，查询和利用起来比较困难和繁琐，一些人事档案的查找只能够人工查询，信息落后，导致了资源的浪费。还有些学校储存档案的环境较差，档案储存室的门不严实，经常有外人随意进出。或者是档案处于潮湿的环境，容易受到损坏。
二、中学人事档案管理模式优化措施
（一）加强档案归档制度，使学校的人事档案更加完善。人事档案工作政策性、专业性很强，从实际情况看，需要专门的部门、专业的人员、用专业的手段来管理。为此我校成立了专门的档案室，负责全校教职工的人事档案管理。其次是制定档案室的管理制度，明确人事档案的归档范围，杜绝范围外的材料进档或范围内材料漏档的情况发生。学校人事档案中制定教学登记表，登记表中记录教职工的详细情况，包括教师的教学情况，工作能力，教师的学术研究内容和情况，这个登记表可以准确反映出教师的个人能力和教师的学术水平等。与此同时，还应该增加学校教职工的奖惩情况以及培训情况，充分了解教职工的业务能力。此外，为了提高人事档案的实用性，增加人事档案管理的有效性，学校应该利用信息化技术和手段，促进人事档案地位的建立，为学校对教职工的评价工作作出铺垫，使教职工有竞争的压力，有利于提高教职工的竞争意识，促进学校教职工队伍整体素质的提高。
（二）及时更新人事档案。根据学年安排，及时更新完善教职工档案的信息，补充相应的数据资料，充分利用信息化的手段，利用先进的软件对人事的信息进行登记和采集，个人信息的登记要完整、及时、有效，能够真实反映教职工的个人情况，而且根据教职工本人确定需要定期更新的信息和数据，利用学校的网络资源和设备，在学校的网站上更新内容，学校应该指派相关的人员定期审核，必要时设置访问权限，防止数据的任意篡改和删除。将静态管理变成动态化管理，使学校人事档案的管理内容能够及时定期更新，使人事档案管理的数据库更加标准，保证在学校管理过程中人事档案“好用、管用”。