广西壮族自治区肿瘤防治研究所 530021
[摘要]信息技术飞速发展的社会中，各行各业都充分应用信息化的管理方式与工作方式，推进了信息化的进程。在事业单位档案管理中，也越来越需要借助信息化的方式方法来进行相关工作。为此，事业单位档案管理人员应积极运用信息化方式，借助现代化科技手段辅助档案管理，不断推进档案管理的信息化进程。本文从档案管理信息化趋势入手，对事业单位档案管理信息化建设进程中存在的问题以及推进事业单位档案管理信息化建设的举措进行了具体分析，以期为事业单位的档案管理工作提供有益借鉴。
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关键词 ]事业单位；档案管理；信息化建设；信息化进程
引言
事业单位的档案信息不仅记录着我国社会、经济的发展,也关系着事业单位人才的考核和培养，因此，事业单位内的档案有着极为重要的作用。对事业单位而言，档案管理工作不仅是一个重点，还是一个难点。当前，事业单位的档案管理模式不断转型，越来越离不开信息化的建设，而传统的档案管理模式越来越难以适应新时代的需要。因此，事业单位应积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，简化管理流程，使管理更为高效。
一、档案管理信息化趋势
21世纪以来，以计算机为主的信息技术取得了跨越式发展，其以省时、高效的特点很快便在各个领域得到了普及。档案管理工作是一项比较复杂的工作，所涉及到的企业与人员的档案较多，无论是存储还是查找都是一项巨大的工程。而随着信息化趋势的不断发展，档案管理可以依靠数字信息方式来进行存储与查找，且档案可以得以长久保存和快速传递。同时，利用信息化的档案管理方式还可以不断完善新的信息理方式，能降低管理成本，实现资源在线共享，建立单位与用客户之间的联系和交流，优化管理体制。由此可见，事业单位实现档案信息化管理具有一定的必然性。然而，在当前的事业单位档案管理信息化建设进程中依然存在一些问题，使得档案管理信息化进程受到了阻碍，下面我们将就其进行分析。
二、事业单位档案管理信息化建设进程中存在的问题
每一个新事物的产生与发展过程中，都会遇到诸多的问题，有些问题阻碍了新事物的发展，也有些问题则一定程度上促进了新事物的发展。事业单位在档案管理信息化建设进程中存在的一些问题，对信息化进程提出了挑战，也对事业单位档案管理工作人员提出了要求。
1、信息化管理体系不完善
事业单位的档案管理工作人员很多都不是科班出身，他们没有经过专业的档案知识培训，更没有经历档案的信息化进程。另外，很多工作人员身兼数职，没有足够的精力去管理档案，使得档案混乱无序。同时，一些档案的资料不真实、不准确，档案管理体系不完善，管理思路混乱，管理方式落后，使得事业单位的档案管理工作十分不正规。
2、信息安全问题被忽视
事业单位档案管理纳入信息化进程是一种进步，然而却也具有一些风险，尤其是信息安全风险，更是比较突出。档案管理与信息技术挂钩，一旦信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么档案将面临着泄密或者被篡改的威胁。但是,很多事业单位的档案管理人员并没有重视到这一点。
3、管理人员意识淡薄
档案管理的信息化是一个必然趋势，但是当前事业单位的档案管理工作人员却并没有充分认识到这一趋势，他们依然习惯于利用传统的手工操作，依然习惯于传统档案管理方式，对于信息化进程的认识不足，意识淡薄。而且，一些档案管理人员认为自己的工作并不重要，只是一些保管的事务性工作，并非单位的主要工作，只要做好档案的保管工作就可以，所以他们的工作热情比较低下，对档案工作缺乏准确的认知。
三、推进事业单位档案管理信息化建设的举措
在推进事业单位档案管理信息化进程中，事业单位与档案管理人员都应强化认识，作出改变。
1、完善信息化管理体系
完善信息化管理体系应从以下两个方面着手：
（1）制定信息化管理体系的总体规划
事业单位在进行档案信息化管理时，应制定信息化管理体系的总体规划，从服务于事业单位发展的全局战略出发，制定符合本单位发展的长远规划，从而使档案管理形成一个完善的体系，以推动事业单位的档案信息化进程。
（2）制定内部管理标准体系
事业单位进行档案信息化管理时，不仅要制定总体规划，还要实行档案信息化管理体系的内部优化，结合自身发展，按照国家标准制定内部管理标准体系，从而更为和谐地发展与完善。
2、强化信息安全
前文提到，档案管理与信息技术挂钩，只要信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么就会导致档案面临着泄密或者被篡改的威胁。为此，事业单位应注意到这一层面的潜在威胁，强化档案管理的信息安全。
（1）强化档案信息安全管理制度建设
事业单位应强化档案信息安全管理制度的建设，使电子档案受到严密制度的保护，禁止非规定计算机接入与访问电子档案网服务器，禁止移动设备对电子档案的输入与输出，禁止非档案管理人员直接接触电子档案，以一系列的制度来完善档案管理，强化信息安全。
（2）强化档案信息管理系统的定期维护
档案信息管理系统的安全与否直接决定着档案的信息安全。因此，事业单位应加大力度，强化定期维护，每周都要进行例行检查，定期进行病毒检测与病毒查杀、不断进行数字化扫描，通过多种系统维护方式来确保档案信息安全。
3、提高管理人员意识
档案管理是一项重要的工作，即便其不是事业单位最主要的工作，却也是最重要的工作。因此，档案管理人员应提高工作热情，认清档案管理信息化管理的趋势，加强学习，切实强化档案管理的责任意识、服务意识，提高自身信息管理意识，提高自身专业素质，以便在档案管理岗位上做到最好。
四、结语
在新的历史阶段，随着信息技术的发展，事业单位档案管理工作面临着诸多的机遇与挑战。对此，我们应以新的思路与新的方法破除旧有观念，完善信息化管理体系，强化档案管理中的信息安全，提高管理人员意识，明确档案管理的创新服务方向，积极探索档案现代管理模式，以加强信息化建设来解决事业单位档案管理工作中出现的诸多问题，通过优化档案管理工作来优化事业单位的其他工作。
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参考文献
[1]路晋超,贾彦敏,林建民、事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J]、黑龙江史志,2013(11)
【关键词】档案信息化；档案管理；开发利用
档案信息化，就是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，全面应用现代信息技术来推进档案管理工作的顺利开展，对档案信息资源进行科学化的处置和管理，提高档案服务效率，推进档案事业的现代化发展。在社会经济飞速发展的大环境下，应当积极加强档案信息化，实现档案信息资源的安全保管和有效开发利用，从整体上提高档案服务质量。
一、推动档案信息化工作与经济社会发展相融合
社会进步离不开经济的发展，档案信息化建设作为现代社会发展过程中的一项重要内容，应当积极与社会经济发展相互协调，推进档案信息标准规范化建设，强化档案管理人员的业务水平，提高自动化档案管理的工作效率，推进档案信息化建设的顺利开展。一是加快档案信息标准规范化建设的步伐，档案信息标准规范的制定具有一定复杂性，为推进档案信息化建设与经济社会发展的高度融合，应当从档案信息建设、档案信息调用等多个方面对档案信息标准进行完善，提高档案信息资源的实际利用率，推进社会经济的稳定持续发展。二是强化认知，充分认识到档案信息化建设与档案保护和开发利用的重要性，建立健全档案管理制度，提高规范化管理水平，实现电子档案一体化管理，逐步完善档案信息化管理机制，提高档案信息的服务质量，推进档案事业的发展。
二、提升档案信息化的公共服务能力
一是加强全省档案信息化建设指导工作。切实做好对全省各级档案馆（室）数字档案馆（室）建设中的服务工作，推动全省各级各部门数字档案馆（室）建设。二是确保档案信息数据安全。按国家档案局档案信息系统安全等级保护定级工作的要求，从技术上和制度上确保档案目录管理系统、数字档案管理系统、档案数字化加工系统、档案利用服务系统、档案网站系统、档案办公系统的安全。三是切实做好档案资源网站建设。一是按照政府门户网站建设的要求，努力实现“信息公开、网上办事、政民互动”的功能，二是要完善档案利用服务体系建设，实现档案信息检索。四是继续争取发改、财政和经信委等部门对档案信息化建设的重视和支持，努力为全省档案信息化建设提供更多条件。
三、防范和应对档案信息化工作的网络安全风险
在档案信息化建设过程中，为进一步强化档案服务质量，应当积极建立相应的档案服务制度，完善档案管理方式，建立健全档案信息安全保障体系，充分做好档案安全的防御工作，以争取有效防范和应对档案信息化工作中的网络安全风险，提高档案信息的真实性和准确性，推进档案事业的稳定发展。针对此种情况，应当从以下几方面入手：一是积极创建档案信息化发展的技术环境，采用多种电子档案信息安全管理技术手段，做好档案信息资源的收集、整理、存储和利用，强化档案信息管理，通过签署技术、加密技术以及身份验证、防火墙等技术，对档案信息进行管理和保护，提高电子档案信息的原始性和真实性，防止病毒和黑客的供给，将现代化科学技术充分运用到档案信息保护和管理的各个环节中，完善档案信息化进程，真正实现档案信息的资源共享，提高档案信息管理过程中的便捷性和可靠性。二是营造档案信息化发展的政策环境，政府相关部门应当为档案信息化创设一个优良的发展环境，促使档案信息的自身优势能够得到充分发挥，为社会提供更加优势的档案服务。与此同时，档案信息的真实性和准确性也直接关系着档案信息管理的高效性。在现代社会不断发展和进步的大环境下，社会群体逐渐加大了对档案信息检索的重视程度，为真正实现档案信息化，进一步档案保护效果，促进档案信息资源的开发和利用，应当积极加强档案信息化管理，对物理安全问题、软件安全问题以及网络安全问题进行有效的防范和控制，有效应对档案信息化工作中的网络安全风险，保障档案信息资源安全，以免造成信息泄露而影响档案信息化建设的总体效率。三是加强档案信息安全意识，营造良好的电子档案存放环境。在档案信息化建设过程中，应当积极建立电子档案的共享联盟，真正实现电子档案信息的资源共享，为社会群体提供更加安全、优质的档案信息服务。增强档案管理人员的安全意识和保密意识，保障待腻子档案载体的物理安全，创造适合磁、光介质保存的温湿度环境，并提高电子档案内容的逻辑性，尽可能保持电子档案内容、格式及编排上的一致性，最大程度上保证电子档案的原始性。
四、加强档案行政管理体系的建设
在档案信息化建设过程中，家禽阿甘档案行政管理体系建设，有助于明确岗位职责，目标清晰，促使档案管理各部门人员各司其职，确保档案行政管理部门的员工行为规范与档案行政管理价值观念保持高度一致。在档案信息化建设过程中，积极构建高效的档案行政管理体系，有助于实现硬性纪律与制度文化的柔性作用之间的相互协调融合，推进档案行政管理的总体效率提升，实现人性化与规范化的统一，推进档案信息化建设顺利开展。
五、曾三与新中国档案事业体制发展
曾三同时是无产阶级革命家，是无线电通信事业的先驱者，是新中国档案事业体制发展的开拓者，是著名的档案学专家。曾三同志致力于党和国家档案事业的开创和发展，提出我国档案工作管理体制、基本原则的意见，主持制定了与新中国国情相符合的档案工作规章制度，创办了新中国第一个档案干部专修班和档案科研机构，并积极倡导建立各类型档案馆。曾三同志领导中共档案三次大转移，保障了档案材料的安全。在新中国成立初期，曾三同志致力于国家档案局、中央档案馆的筹备，以及制定档案和档案工作同一管理的制度，并指导全国各地开展档案工作，为新中国档案事业的发展做出了突出贡献。
从我国近些年电力企业电力安全监管系统实施的情况来看，电力安全监督管理还不能满足当今的电力生产需求。而造成此种情况存在的主要原因是：电力安全监督管理不均衡。电力人员在对主网、配网、农网进行安全监督管理的过程中，将工作重点放在了运行和检修两方面上，严重忽视了前期准备工作和后期用户调查工作的监督管理，促使电力安全监督管理不能全面的、详细的、均衡的落实，业务交叉存在遗漏。电力安全监督管理的部分业务和生产调度等其他专项管理之间有着交叉管理的关系。对于一些交叉业务，负责业务的管理人员认为这些业务应有负责转项业务的管理人员执行，相反专项业务的管理人员则认为负责业务的管理人员执行，如此就造成了部分交叉业务无安全监督管理人员处理，这必然会造成电力安全监督管理不佳。安全防范工作不到位。电力安全监督管理工作的落实，目的之一就是预防安全事故的发生。所以，管理人员应当做好电力生产相关的安全防范工作，但实际情况则不然。综合以上电力企业安全监督管理情况的分析，可以确定安全监督管理系统实施不佳。对此，电力企业应当紧跟国家电网推出“十二五”规划，结合本企业电力生产实际情况，探究电力安全监督标准化管理实施策略，促电力生产标准化、安全化、规划化进行，如此可以提升企业供电的可靠性，并为企业创造更多经济效益，推动电力企业良好发展。
二、电力安全监督标准化管理的内容
1、监督电力生产现场的安全。
电力生产是否安全对电力企业影响较大，因此加强电力生产现场的安全监督是电力安全监督标准化管理的重要内容之一。为了能够最大限度的发挥电力安全监督标准化管理的作用，对电力生产现象进行安全监督管理的内容是，严格监督生产现场和生产人员，明确电力生产监督管理的重点和难点，进而制定出有针对性的、计划性的监督管理方案，并有序、有效执行此方案，全面排查生产现场，及时找出安全隐患，并采取有效处理方案对其进行处理和控制，提高电力生产现场的安全性。
2、规划长期安全监督管理的方案。
规划长期安全监督管理方案也是标准化实施电力安全监督管理工作的重要内容之一。通过规划制定长期安全监督管理方案，可以有计划、有目标的开展各项管理工作，为实现真正意义上的电力安全创造条件。当然，为保证长期安全监督管理方案具有较高的使用价值，在制定此方案时应结合电力生产的实际情况、安全监督现状，进而制定适用的方案，明确电力人员管理方向、电力生产优化方向、电力相关技术发展方向、安全意识及安全措施落实目的等，以便长期安全监督管理方案的制定，可以为电力安全生产打下坚实的基础。
3、对电力安全监督管理工作进行标准化的评定。
标准化的评定电力安全监督管理工作落实情况，有利于及时弥补管理工作的漏洞，优化管理效果。电力安全监督管理工作进行标准化评定的内容，主要包括两方面。其一，建立标准化的评价制度。即结合电力安全监督管理实际情况，合理设置评价标准及评价制度，并以此为据采用外部审核结合内部自主评定的方式对各项管理工作进行公平公正的评价。其二，采用动态循环模式规划和检查管理工作。在具体落实各项管理工作的过程中，根据电力循环的特点，对各项管理工作予以规划，并对各项工作落实情况进行检查，进而适当的调整各项工作，以逐步实现标准化管理目标。
4、监督人员的标准化管理。
对于监督人员的标准化管理，则是利用分级管理的方式加以监督和控制。具体的做法是由上级管理部门对安全监督人员及下属单位的信息进行实施管理和掌控，一旦发现管理错误或不良行为，应当及时加以处理和纠正。另外，为提升监督人员的责任感，还要根据监督人员工作性质和工作职责，建立相应的岗位，明确岗位职责，促使监督人员在落实自己本职工作的过程中，明确自身责任，标准的、合理的执行工作。
三、强化落实电力安全监督标准化管理的有效策略
1、加强培训并完善检查工作。
电力安全监督标准化的实现与管理人员、工作人员的综合素质具有较大的联系。为了能够在电力企业中切实有效的执行电力安全监督标准化管理，逐步实现电力安全生产，加强对相关人员的培训并检查其工作执行情况是非常必要的。对于培训工作的落实，则是有针对性的开展电力安全方面的技能培训、管理技能指导、相关专业知识的教授等，逐步提升工作人员的知识、素质、技能，促使其对安全监督管理有正确的认识。对于检查工作的落实，则是定期或不定期的对管理人员的专业技能、业务知识、技术标准等方面进行检查，为标准化管理工作可以有效落实奠定基础；对安全监督工作情况进行检查，及时发现安全监督存在的不足，以便工监督人员能够注意问题，纠正错误，优化落实各项安全监督工作。
2、建立健全评价体系。
完善的评价体系可对电力安全监督标准化管理工作的执行情况进行系统的、真实的反应，且从某种角度而言还能够发挥相关的指导性作用。那么，如何建立完善的、健全的评价体系呢？其一，结合电力企业自身的具体情况，分析可能影响评价结果的因素，进而合理规划安全监督标准化管理评价体系，提高评价体系的系统性、适用性。其二，结合电力企业奖惩措施，明确工作质量与员工收入之间的关系，进而适当的调整奖惩措施，使其与评价体系产生联系，由此可以促进员工更加努力的落实各项安全监督管理工作。
3、加强电力安全监督标准化管理的重点工作的检查。
强化落实电力安全监督标准化管理，还需要制定适合的、有效的检查方法及规范合理的检查程序，如此可以针对不同情况的管理工作，有序、有效的展开检查工作，为提高电力安全监督管理工作质量和工作效率创造条件。当然，电力安全监督标准化管理工作涉及面较广，使其落实有一定难度，对其检查更有难度。对此，检查人员应当综合分析电力安全监督标准化管理工作，明确工作重点，将其视为重要检查对象，对其进行详细的、深入的检查，如此可以相对准确的了解到安全监督标准化管理落实情况，为优化调整和有效落实此项管理工作创造条件。
四、结语
一、档案馆危机及其管理
档案馆危机是由于档案馆系统内部以及系统与外部环境之间的一种由不平衡而引发的矛盾状态，往往表现为对档案馆生存与发展带来威胁的事件。这些看起来“突发”的事件都要经历一个档案馆内部与外部的构成要素、运作规则、发展秩序由常态到异化、裂变的过程。因此档案馆应以系统的视角全程管理的观点协调系统结构和系统中各要素的关系，从而达到防止危机、优化系统的目标。[1]如解决档案馆的服务危机，需要将新媒体技术的发展、Web2、0技术、智能手机等移动终端的使用，档案从内容到形式的变化以及用户需求等都纳入到考虑之中。虽然近年来档案馆的危机事件大多表现为库房及档案实体面临危险，但任何档案馆外部环境与内部子系统的不协调都可能导致档案馆危机。档案馆危机既存在于与外界环境或相关组织的不平衡或冲突中，也存在于档案自生成到流转至档案馆的整个过程中。据此，本文将档案馆危机归纳为四类，即管理危机、资源危机、档案实体及档案管理信息系统运行安全危机、服务危机，各类危机及其简单描述如表1所示：
表1档案馆危机类型及其描述
二、关于档案馆危机管理的认识误区
档案馆危机管理，就是针对档案馆在运营管理及发展过程中可能发生或正在发生的危机，进行事先防范、事中反应、事后及时妥善处理的一种战略管理手段。[2]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的第四部分为“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”，涉及到加大安全保密执法检查、建立完善档案安全应急管理制度、改善档案保管保密条件、重要档案实行异地异质备份保管、保障档案信息安全共五个方面。[3]可见，档案馆危机管理已引起了普遍关注，但由于档案馆自身结构及外部环境的复杂性，对档案馆危机及其管理的认识还存在着误区。
（一）档案馆危机管理是全面管理而非局部的管理
档案馆与外界环境或相关组织的任何不平衡或冲突都可能导致档案馆危机。档案在收集、整理、鉴定、保管、利用、展览等整个过程中，每个环节的疏忽或处理不当也都可能引发危机，制定危机预案以及处理危机时，应系统分析和统筹安排，不能“头痛医头脚痛医脚”。另外，危机管理是档案馆的重要管理职能，是一项系统的、有计划、有组织、决策非程序化的管理过程，有效的危机管理应该包括培养危机意识和危机管理能力、设置危机管理机构、制定相关的法律法规、完善档案馆管理制度、妥善安排危机管理的人、财、物等各个方面，只有全面地为危机预警和处理做好各种安排，才能真正做到未雨绸缪，防患于未然。
（二）档案馆的危机管理是全程管理而非某一阶段的管理
危机生命周期理论指出，危机从出现到结束过程有不同阶段，且不同阶段有不同特征。危机管理需要按阶段确定工作重点。档案馆应根据各种征兆来辨别危机，并着手处理。许多档案馆投入大量精力于危机后的救治及恢复工作，殊不知，有些损失本可以避免的。档案馆危机管理应是事前、事中、事后全程监控处理的连续链条，是一个系统工程，绝不等于危机后的救治，也不仅是危机前的预防。
（三）档案馆危机管理是全员管理而非某部门的管理
危机管理作为档案工作的重要内容，各级档案行政管理部门应将其纳入到所制定的法规、制度、方针、政策中。档案馆领导者是危机管理中主要的管理主体，领导者的危机意识、创新管理能力、专业技能以及对技术发展和外界环境变化的敏感性决定了档案馆危机管理的有效性。档案馆工作人员是档案业务工作的主要承担者，要对档案信息资源进行加工整合、组织、提供利用，因此需要熟练掌握相关信息技术、正确操作各种信息系统，时刻注意保护档案实体安全及档案信息资源的安全营造有益于危机管理的组织文化。
除此以外，档案馆危机管理还涉及档案界研究人员、学术团体、学会、协会、社会公众以及相关部门工作人员（有关政府部门、电信管理部门、交通运输部门等），实现这些主体在分工基础上的通力合作是进行有效危机管理的基本策略。
三、改进我国档案馆危机管理的策略
（一）优化档案馆管理危机的管理
管理危机是由于档案馆管理水平落后，思想意识保守，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏可供借鉴的标准等原因而造成的危机，[4]实现档案馆的可持续发展，必须在管理理念和管理方法上与时俱进，不断创新。
首先，提升战略规划水平。战略规划是在全面了解档案馆所处环境及发展趋势的基础上，制定面向未来的使命、远景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。提升战略规划水平，档案馆应主要从以下三点入手：一是准确定位，即根据本馆的组织结构、人员素质、服务能力、馆藏状况、研究与开发能力、设备与财务状况、档案馆外部环境特征等，制定其长期与短期发展目标。二是在战略规划中要突出数字资源管理开发与创新档案馆服务，以更好地满足用户需求。三是强化评估体系，监督战略规划的实施过程，以确保其战略目标的实现。
其次，创新档案馆组织结构。传统的档案馆组织结构，是根据档案在档案馆的流动而进行的分工，因为部门与部门之间缺乏沟通而不免会存在重复劳动、责任推诿现象。在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”[5]创新组织结构是在档案业务流程重组的基础上，对档案馆组织结构进行的改革，使档案馆成为一个紧凑、富有弹性的组织。
最后，完善管理制度。“无规矩无以成方圆”，制度是档案馆管理不可缺少的工具，是档案馆工作顺利进行的重要保障。档案馆所面临的管理危机、档案实体及档案管理信息系统运行的安全危机、资源危机、服务危机等都需要通过制定、执行完善的制度而减免。
（二）优化档案馆资源危机的管理
首先，优化馆藏资源建设。一方面，综合档案馆、高校档案馆、专门档案馆、城建档案馆等由于社会分工不同，在资源建设方面侧重点也应有所不同。档案馆应根据本馆定位建设馆藏，如综合档案馆作为社会记忆保存的主要场所，其资源体系也应是多维的，要能反映社会活动的方方面面。另一方面，应将数字档案资源与传统档案资源进行整合。大量档案以电子邮件、音（视）频等电子形式生成、传输、利用，这些记录作为人类社会生活的产物，在构建社会记忆中起着不可替代的作用。可喜的是，数字档案资源的建设在上海、青岛等地的档案馆已经取得了较大的进展。
其次，完善档案组织存储效果。组织是使档案资源程序化的过程，是其可用的前提。档案组织是为了更好地揭示和利用档案及其价值，然而，大多数档案组织是专业性有余而可用性不足。笔者在访问国内大多数档案信息网站时发现，各档案馆能够从多个角度组织档案信息，进而提供多个检索途径，如分类号、档号、关键词、责任者、发文时间等，但这些组织方式无不是从档案工作的角度出发，很少用户能真正了解这些术语的含义，更别说利用这些途径检索档案了。因此完善档案信息组织效果，应以用户需求为中心，从完善馆藏分类体系、优化档案著录效果、优化电子文件元数据标准、采用XML等资源描述方法等方面入手。
（三）优化档案实体及档案管理信息系统运行安全危机的管理
档案实体及档案管理信息系统运行的安全是档案馆赖以存在的前提。近年来，由于天灾人祸等突发事件致使库房及档案实体遭遇灭顶之灾的事件已不罕见。病毒、黑客、不正当操作等对档案管理信息系统造成的损失有时也是致命的。应对这些危机，档案馆需从以下几个方面入手：
首先，加强档案馆基础设施的安全建设。档案馆建筑设计及分区布局必须严格按照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》以及相关标准进行，在日常管理工作中要根据实际情况配备相适应的防火、防盗、除尘、加湿、空气净化等设备设施，做好日常的防护工作，确保各种形式的档案在保管、利用等过程中的安全。
其次，确保档案管理信息系统运行的安全。信息系统环境下，档案著录、档案检索、原件的批量扫描与批量挂接、鉴定销毁等业务活动中有一大部分是通过管理信息系统来实现的。在可以预见的将来，档案工作对信息系统的依赖性还会增强。因此，应注意以下三点：第一，保证机房的安全。在《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）中，根据机房所承载服务的重要性将其分为A、B、C、D四个等级，并对各级机房制定明确的设计规范。档案馆应为本馆机房选择合适级别并严格执行设计规范。除此之外，还应从机房选址、机房抗震防洪、防雷电、电磁屏蔽、通风、供电、防火、排水以及安全保卫系统等方面确保机房的安全。[6]第二，保证计算机服务器、网络交换设备、存储设备、通信设施等硬件的安全。除了要采用质量合格的产品外，还必须要做好日常的监测、维护工作，以及时将问题解决在萌芽状态。第三，保证软件系统的安全，可以从定时升级、杀毒、合理划分使用权限、制定并执行严格的管理制度、用户培训等方面入手，防止各种有意或无意行为对管理系统造成的损害。
（四）优化档案馆服务危机的管理
为了避免在网络时代惨遭淘汰，档案馆必须转变服务观念，提升服务能力、创新服务方式。首先，提高服务意识和服务能力。档案在支持决策及业务运营方面价值日益凸显，这就要求档案馆工作人员不仅要具备较高的思想道德修养、条理化、精细化的品格、较高的沟通能力和业务水平，还应该有较强的服务意识，多维的知识结构、较强的专业素养及沟通能力，主动将档案信息及信息产品推送出去，实现档案多元的价值。在天津、浙江等省市实施的《天津市档案工作人员持证上岗实施办法》、《浙江省档案管理岗位资格证书管理办法》等规定，就有利于提高档案实践工作者的专业素质及理论素养。
其次，利用信息技术创新服务方式。数字环境下，用户需求个性化越来越强，但档案馆的个性化信息服务还有待进一步完善。若能将日前较流行的微博、微信以及一些即时交流的方式整合到档案馆服务体系中，必将大大拉近档案馆与用户的距离。另外，档案馆应承担起社会教育的职能，目前档案馆大多是通过成立爱国主义教育基地、举办展览、讲座等方式实现的，这些方式的受益人群有限。而在美国、加拿大等国家，档案信息网站是履行其教育职能的重要阵地，如在NARA网站中，有“数字化教室”这一板块，并根据用户类型（如教师、学生、科研人员、军人等）提供不同的内容，这对我国档案馆服务领域的拓展是非常有借鉴意义的。
综上所述，当前档案馆的生存与发展是“危”与“机”并存的，全面、深入分析由于外界环境及内部诸要素的变化导致的档案馆的管理危机、资源危机、档案实体及档案管理信息系统运行安全危机、服务危机是档案界不可回避的问题。有效的危机管理不仅能减少或避免危机事件对档案及档案工作人员的损失，更有助于迎来档案馆在数字时代的华丽转身以及档案资源的大放异彩。
*本文为2014年度河北省档案科技项目（编号：2014-R-11）的研究成果。
参考文献：
[1][6]周金龙、数字时代图书馆危机管理[M]、北京：海洋出版社，2012：12，17，47、
[2]宗文萍、档案危机管理、办公自动化杂志[J]、2010（10）：16-18、
关键词：和谐社会；人事档案；安全管理
我国的人事档案具有鲜明的特征，是人事管理中不可或缺的重要信息资料。人事档案涵盖个人的学习、工作及教育经历，还可体现出其思想品质、业绩成果，且档案中还涵盖个人的党团历史参加信息，这些信息可为其转正晋升、职称评级、社会保障办理等提供重要依据。和谐社会的构建是以人为主体的，人事档案安全的保障关乎每一个社会个体，是和谐社会能否顺利构建的重要决定因素。
一、和谐社会环境下人事档案安全管理的实施背景
1、人事档案性质特殊、安全管理需求迫切。人事档案记载的是真实性的资料信息，具有信息集中性、专门性以及动态变化性的特点，同时档案资料属于机密性资料，需要给予严格的安全保护。人事档案可为人的考察、筛选提供依据，可作为人员调动或晋升的参考资料，还可为人物传记编写、历史研究等提供有价值的信息资源，在人力资源开发方面也具有重要应用价值。与此同时，人事档案还关乎个人的职称申报，是职务定级必不可少的资料内容，还与个人的政审以及户口密切相关，人事档案还涉及到社会保障政策的制定与实施。鉴于人事档案十分重要，因而需要加强对其的安全管理与保护。2、现实性问题存在逐步加剧安全管理的紧迫性。在国家政策制定与实施、单位管理、人员发展几个方面，人事档案均展现出了重要的应用价值，然而人事档案安全管理方面因存在档案丢失、故意删改、随意丢弃问题，或是存在一些死档或无头档案，这些问题若未及时解决，可能导致国家遭到一定损失，或影响到单位或个人的直接利益。基于这些现实性问题，必然要将人事档案的安全管理列为和谐社会环境下必须妥善解决的问题。3、人事档案管理方式不再契合社会发展需求。传统人事档案管理主要采用的是成套装订方法，打孔、装订等工作量大，人力及物力成本较高，与社会发展中的需求变化适应性不高，需要通过人事档案成套装订方式的取缔，转换为以归档材料件作为整理单元的方法，对其进行分类、编目并装盒存储，可省去裁边、打孔等需要损坏原档案的整理行为，可在人事档案管理成本降低的同时，保障档案资料的完整性、查找的便利性、保管的安全性，因而结合社会发展需求实施人事档案的安全管理势在必行。4、安全管理的技术条件逐渐完备。信息时代背景下，信息技术手段已与多个领域深度融合，而基于安全保密原则的人事档案管理仍以纸质作为载体，明显不契合信息时代的社会发展趋势。在信息技术逐步完善、保密技术逐渐优化的过程中，利用计算机参与人事档案管理辅助条件基本完备，能够实现更加高效与便利的档案管理，因而，信息技术的现代化发展推动了人事档案管理改革，同时也为安全管理的实现提供了充足的技术保障。
二、基于和谐社会环境下的人事档案安全管理策略分析
1、转变档案管理观念，提升人事档案管理透明度。干部人事档案制度自建立之初便带有政治属性，在人事档案制度逐步发展后，其与户籍制、身份制以及单位制等政策成为了配套体系，属于人才流动的一种陈旧的限制方法。需要通过传统人事档案管理观念的转变，对陈旧规章及观念的限制进行破除，逐步实现传统人事档案管理制度优化，构建公共人事档案管理制度，建立起公共人事档案管理的观念。公共人事档案是指将人事档案视作公共资源实施管理，要增强人事档案的开放性，提高其流动的自由度，档案资料主体可结合市场需求自行选择人事档案资料的保管单位，可挑选适合的保管方式，以便档案资料可快捷高效地调取与利用。此种新型人事档案观念的引入，必将使人事档案的政治功能逐步削弱，使之控制功能得以下降，可使人事档案具备更强的公共属性，拥有更高的公共服务价值，可实现对人事档案资料主体权利的有效保护，实现更加透明化的人事档案资料安全管理。2、优化管理方式，实现人事档案现代化管理。相较于其他档案资料而言，人事档案中涵盖部门特殊时期的政治资料，或涉及个人隐私信息，然而其中也有大量人力资源信息资料，包含个人的学历、职称级别、工资等级等多个方面信息，因而档案管理中不能局限于传统的保密保管思路，而是应将人事档案资料的价值开发与有效利用作为重点，通过人员名册或人事卡片等检索工具的利用，构建专业人才数据库、高职称人才数据库等多个主题的人事档案资料库，利用计算机统计各类档案的具体内容，依托现代化信息技术的引入，确保人事档案现代化管理的实现，从而实现更加快捷化的人员筛选、任用以及晋升。3、提高政府行政支持力度，基于法律实施严格的监督与指导。各级政府部门要为人事档案安全管理体系的建立提供支持与扶助，需要从政策角度确定人事档案管理的公共服务属性，将之作为公共服务工作而开展，除三公单位或人才交流中心可以承担人事档案管理与保存的职责以外，还可将私营企业以及社会组织纳入到档案管理实施单位的范畴当中。同时，要立足法律层面突出人事档案管理地位，通过健全人事档案管理制度，为人事档案的安全管理提供实施依据，严厉惩处管理不尽职、工作疏忽的档案管理部门或人员，在正向激励及负面激励两种方式的联合应用下，推进人事档案安全管理体系的构建与完善。4、调整实体档案动态运行管理模式，保障人事档案便捷整理与安全利用。档案管理部门应全面梳理与分析人事档案的安全管理流程，确保在认真学习、深入理解的基础上做到全面的贯彻与落实。人事档案的动态化运行管理过程中，要完善档案资料存储仓库、硬件设施及设备，同时还要制定全面、完善、可行的档案材料实体安全保障措施，确保个人档案资料能够完整、及时收集与整理，淘汰传统繁琐的档案整理方式，以件为单位进行档案整理，在提升人事档案资料查询与调取便利性的同时，尽可能提高档案资料管理的安全性。传输利用档案资料之时，要确保各项手续的完全履行，严谨负责地管理档案流通，消除档案资料泄露或丢失隐患。5、强化档案管理者素质能力、提升人事档案管理成效。人事档案安全管理需要由具备良好政治素养、遵纪守法、了解人事管理规定的专业性人才负责，既要遵循人事档案安全管理的保密性、真实性、完整性原则，还要具备高度的责任意识与严谨工作意识。人事档案管理人员要具备良好的业务素质，了解档案分类方法，可在深厚的业务能力、丰富的档案管理经验基础上快速完成内容混乱或可分辨率不强的档案资料。同时，负责人事档案管理的人员还要具备高超的信息技术应用能力，以便能够利用信息化手段实现网络化的人事档案管理。可在完善的信息化设备设施、高水平的信息化人才基础上逐步实现人事档案的信息化，利用缩微扫描技术实现人事档案资料的网络化，从而增强对实体档案资料的保护性、提升资料利用的便利性。因此，应加强人事档案管理者的政治素养、业务技能、信息化技术、责任意识等多个方面的培训，在服务优化的同时实现其素质能力的逐步提升。6、基于网络实现信息共享，强化人事档案安全保护效果。人事档案管理应契合信息时展特征，逐步实现信息化建设。应从人事档案信息化基础完善入手，引入现代化档案管理技术，购买最新的档案管理软件，学习新型档案管理方式，实现人事档案的数字化、构建人事档案资料数据库，并加强档案管理系统的开发与研究，加快信息网络化建设进程。同时，还应将人事档案信息化安全保障作为重点，在有效利用具有开放性特征的互联网的同时，也要做好安全防护，独立性开发人事档案信息安全保障技术、研发新型安全保障设备，并自主研发密码设置、访问控制、审核监控以及系统安全保障等相关技术，构建覆盖面广、防护安全的人事档案安全管理防护体系，从而保障人事档案的管理利用安全。
三、结语
人事档案管理现已逐步引入计算机管理模式，相关部门相继颁布了多项关于档案收集、归档、整理等方面的规章制度，为人事档案管理提供了制度依据，管理过程规范化程度也逐步提升。人事档案管理关乎每一个公民的利益，若是人事档案安全出现问题，可能会为档案资料主体带来严重的损失。为此，和谐社会背景下，必然要注重于人事档案的安全问题，应转变档案管理观念、优化管理方式、提高政府行政支持力度、基于法律实施严格的监督与指导、调整实体档案动态运行管理模式、保障人事档案便捷整理与安全利用、强化人事档案管理者素质能力、基于网络实现信息共享，从而保障人事档案资料的安全管理。
参考文献：
[1]张立群、事业单位人事档案管理的安全保障策略研究[J]、企业文化(中旬刊),2019(11):195、
[2]董杰、人事档案数字化及安全保密控制[J]、黑龙江档案,2017,1(220):76、
一、档案信息安全管理的重要性
与一般意义上的资源利用形式不同的是，档案作为一种特殊的现代资源，其利用状况直接关系到社会经济的整体稳定运行，相应的档案信息管理也要在社会经济的快速发展中才能够发挥其内在的作用和价值。在当前社会科学技术快速发展的进程中，信息技术已经被应用到社会发展的各个行业中，在这种背景下，档案信息化建设已经成为必然趋势，借助高科技手段进行档案信息化建设能够形成高效合理的管理利用模式。
实践发展已经充分证明在多样化的现代市场体系条件下，档案信息化建设有其内在的作用和发展潜力，传统意义上的档案管理已经很难适应目前的经济社会发展需求，相应的优化创新是必然趋势，借助现代高新技术可以实现节省档案管理储存空间的同时，还能够有效提升档案信息管理质量，例如在档案信息安全管理中，通过网络传输与共享机制，更快更广泛地为公众所用，最大限度地实现自身价值，转变档案人员的角色扮演，档案人员不再是单纯的保管者，档案工作由边缘走向中心，这种建设已经成为必然的发展趋势，相应的市场供应模式也会发生相应的转变。档案信息化建设在我国取得了一些显著成果，全国范围内的档案信息建设已经全面开展，各级政府以及企业积极参与到档案信息安全建设工作中去，从而形成了高质量的现代档案管理方式，例如通过网站一些档案信息，有效地发展档案部门的工作档案信息安全管理已经成为推动社会经济发展的必要性手段之一，但是从社会整体运行的角度来看，也存在着一些风险性问题，需要在发展中进行针对性的改进和优化。
二、档案信息安全体系构建
档案信息安全体系构建是要重点解决的问题，在风险控制机制下对国内档案信息安全管理体系进行构建和完善是一种必然性要求，风险性问题的存在影响了档案信息化建设的质量与进程，其中安全问题不容忽视，极大地阻碍与影响了信息档案的保管与利用，对档案信息安全进行完善是时展的要求。
（一）确保档案信息完整。档案管理中存在的一个潜在性风险就是信息保存的不完整，这是很难在实际中有效完全避免的，但是从社会发展的角度来看，风险性控制是非常必要的，这就需要重视档案信息采集的完整性。从众多的档案管理中可以看出，由于缺少标准指导，原生电子文件元数据采集不完整的问题相当普遍，对于文件生命周期内的背景信息、流转过程等关键性元数据采集不足，不能切实保证电子文件的真实性、完整性及有效性。完整的档案信息管理可以在实际中发挥巨大的作用，是规范档案信息管理的必要手段这一，在不规范、不完整的档案信息利用中很难发挥其内在的作用和价值，对社会的发展带来的影响也是难以估量的，借助风险评估体系可以对现阶段的档案信息安全体系进行完善，在风险意识的控制下可以全面高效地进行现代化构建，形成高效合理的现代档案信息风险控制意识和控制能力。
（二）明确档案信息可控性。风险控制理念下，档案信息的建立和完善要在灵活多样化的环境中才能够发挥其内在的作用，在这个过程中要充分认识到档案信息管理的可控性，可控性主要是指在档案信息控制过程中相应的信息是处于受控制状态的，对各个构成环节进行适当的控制，以确保访问档案信息的主体、内容、方式和过程的合理性。现代互联网时代下，各种类型的信息控制都是在复杂的社会环境中实现的，各项档案信息管理也要从社会整体运行的角度才能发挥其内在的作用和外在价值，例如系统需要能够控制谁能够访问系统或网络上的数据，以及如何访问，即是否可以修改数据还是只能读取数据，系统性的信息控制对降低外来风险干扰是非常有利的。
（三）建立风险控制制度。档案信息的重要性决定了在社会发展中要采取适当的应对措施，以此来规范档案信息安全管理的作用和目的，档案信息系统的复杂性、开放性及其面临威胁的多面性等多方面因素决定了在现代社会发展的过程中，要充分认识到现代档案管理的系统性和整体性，在此基础上建立相应的安全管理制度，从计算机系统的每个元素出发，全面、认真、细致地考察安全问题，提出系统化的解决方法，同时建立相关的人员控制管理制度和运行模式，充分预估可能存在的潜在性风险问题，这也是提升国内档案信息安全管理质量的有效方式之一。
关键词：新媒体时代；档案管理；基本路径；优化
新媒体时代对于档案管理工作产生的影响是方方面面的，档案服务对象的需求和理念发生变化，档案管理工作的方式方法以及理念等也需要同步跟进和提升，才能在新媒体时代环境日新月异的情况下更好地满足服务需求，实现档案管理工作的不断优化。强化档案管理信息化建设，充分利用新媒体的优势，才是档案管理工作未来的出路。
一、新媒体对档案管理工作的影响
（一）提升档案管理工作效率
在新媒体媒介手段尚未融入到档案管理工作当中的相关单位里，由于工作方式仍是传统和陈旧的，服务理念死板僵化，工作手段落后，导致档案管理的效率低下，档案服务的品质迟迟得不到提升。在新媒体技术的帮助下，相应档案管理部门在工作理念和工作方式上均进行了大幅改革，新媒体技术使得档案管理拥有了得力助手，档案管理工作者的日常工作量降低，工作效率更高，出现的差错率也不断降低，相应的档案管理工作质量也就同步提升，档案服务对象的满意度更高。
（二）促进档案的开发与利用
新媒体进入到档案管理领域，档案的开发和利用均能够借助于新媒体技术，通过多种信息渠道实现档案的充分利用，档案的利用率更高，面向的受众更加广泛和多元。尤其对于档案的宣传推广工作而言，传统的仅依靠线下宣传的方式不仅成本消耗较大，获得的反馈效果也不高。通过新媒体技术的帮助，利用互联网、微博、微信公众号和手机媒体等媒介形式进行档案资讯的宣传和推广，传播领域巨大，传播效率更高，目标受众更加具体和全面，获得的实际效果也更加突出。
（三）强化档案资源的安全性
档案管理工作的重要内容之一便是档案的安全性。传统时代档案管理的安全性重要依赖于实体档案封存和储藏，在档案外借过程中则存在档案遗失和损坏的可能，安全性较低。新媒体平台的介入则极大的优化了档案安全管理的环境，安全管理的机制更加健全，管理手段和实际效果也更加优化。在档案存储方面可通过数字化和安全加密的手段使得档案安全性提升，档案存在的遗失、损坏和泄露等问题也能得到有效解决。此外，在档案用户身份信息安全和档案本身安全性上也拥有更大的保障。
二、新媒体时代档案管理服务的困境
（一）档案管理服务主体理念落后
随着新媒体时代的到来，传统的档案管理服务理念和想法就需要不断升级，摒弃传统落后的思想，实现档案管理工作的不断优化。而实际情况是，许多档案管理服务的主体在想法和理念上仍十分落后，对于新媒体与档案管理之间的关联性认识不足，对于两者的密切关系缺乏有效理解，造成实际工作中对于新媒体技术的认知和应用上的巨大缺失。新媒体时代档案管理工作在概念和特点上均有着巨大升级，今后的档案管理工作要明确新媒体技术带来的巨大帮助，但同时也需要认识到传统媒体在新媒体时代存在的巨大现实意义和长远价值。应当珍贵纸质史料的保管以及整理出版纸质文献书籍是档案文化传承的重要一环而不应忽视和抛弃。大量的档案管理人员缺乏长远眼光，只关注眼前的利益得失，对于档案管理的长远发展缺乏认识，造成新媒体技术融入上的巨大障碍。
（二）档案管理服务对象信息不安全
档案管理工作的重要目标之一便是安全性，既要保证档案资料的安全性，还应确保档案管理服务对象信息的安全性。新媒体时代的一大特点便是高度开放和自由的环境，这给档案服务用户提供了巨大便利，如可借助于开放式、共享式的信息环境快速获取目标信息，更好地实现档案的查阅和利用，但同时也潜藏着用户信息泄露和盗取的问题，用户安全性有着巨大的威胁。用户在档案使用中必然会向档案服务主体出示个人隐私信息，一旦被暴露在新媒体开放环境，安全隐患必然存在，“隐私悖论”同时形成。此外，档案解密也成为社会热门话题，解密档案带来的信息安全问题同样巨大，直接关系着个体乃至整体的安全。
（三）社会公众参与其中的意识淡薄
新媒体时代档案管理工作不仅仅关系到档案服务主体单方面，还与社会公众息息相关。而实际情况是，新媒体时代让人们能够更加公平和便捷地获取档案信息资源，自身的诉求得到巨大满足，但在自我付出方面的认识和实际付出则相对较少。传统思维限制了人们的想法，对于档案管理服务的认识仍较落后，档案管理服务意识淡薄，自我只在档案服务中获取，知识单方面静态地接收信息，而不会去和表达信息。尤其对于公共图书馆的档案管理而言，人们往往只会从图书馆中获取所需信息，对于自我参与和服务的认识则相对不足，实际产生的兴趣和行为也相对缺乏。
三、新媒体时代档案管理工作创新优化的基本路径
（一）提升档案管理服务主体的观念
要在新媒体时代更好地落实档案管理工作，实现其在时代变化中的更好创新和优化，就应首先实现档案管理服务主体的观念升级，将新媒体意识融入到日常工作当中。一方面，应当认识到传统媒体在新媒体时代的重要价值，明确传统纸质媒体在信息传播中的现实意义，借助于新媒体实现纸质媒体价值的更好呈现。如借助于新媒体技术对纸质媒体信息进行整合，方便用户查找和借阅，提高纸质媒体的使用效率；另一方面，还应认识到新媒体在档案管理工作中的巨大便利，在硬件方面实现匹配升级，在软件方面不断提升档案管理工作效率的提升。借助于办公系统、微博、微信公众号等新媒体媒介更加高效地完成日常的档案管理服务工作。
（二）强化用户信息安全与个性服务平衡性
新媒体时代信息安全问题是重大问题，关系到档案管理主体以及档案用户双方面。要更好地实现档案管理工作优化，满足用户的多元化和个性化需求，同时也满足用户信息安全和档案资源安全需求，就需要不断强化用户信息安全与个性服务平衡性，落实好安全管理问题。一方面，档案管理部门应当进一步强化档案管理制度，基于相应法律法规实现信息安全制度保障。另一方面，通过信息技术手段实现档案信息的更好保护，强化数字信息的隐私性；此外，还应充分利用现代手段，切实提高档案管理服务主客体的媒介素养。对于“隐私悖论”问题，应在严格遵循相应法律法规的基础上，通过增强主体的媒介素养和客体的媒介素养外，不断提升用户的自我保护意识，保障用户的信息安全。
（三）提高社会公众的参与意识和实践意愿
社会公众的参与是档案管理工作优化的重要保障，为此，档案管理部门应当意识到社会公众服务参与的重要价值，并通过有效手段实现公众参与意识和实践意愿的提高。一方面，应当让有兴趣、有机会参与到档案管理服务中公众获得实践，通过其全程参与和体会，将相应的感想和理念传播出去，通过个体的传播实现档案管理服务公众化的更好宣传。另一方面，应当通过举办相关活动扩大影响力，让社会公众接触并认识到相关理念和实践机会的存在。可通过举办阅读推广和征文比赛、视频文化活动等，让公众参与到档案建设和服务当中，逐步形成档案管理服务参与意识，学习到相关的知识和技巧，助力档案管理工作的更好开展和不断优化。
（四）充分利用新媒体优化档案保存服务
在新媒体时代，为落实档案管理工作，关键还在于对新媒体技术的基本应用，实现档案保存和服务的不断优化。为此，档案管理部门应当积极寻求新媒体时代的管理方法，顺应新媒体的要求，学习并掌握相关及时使得档案管理工作的效率和质量均不断提升，落实好档案管理的基本。首先，可通过互联网平台完善大数据和数字化管理平台，打造良性的档案管理生态圈；其次，可通过新媒体平台打造档案服务媒介，让用户更加便利地使用档案资源。如通过手机APP的开发，借助于微信、微博、QQ、微视频等手段进行档案信息存储、研究，迅速、传播，分享档案相关资讯和信息，形成新的传播空间。
四、结语
论文关键词 法院 诉讼档案 电子化管理
加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。
一、法院诉讼档案电子化管理现状
在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。
二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策
（一）电子诉讼档案管理标准问题
诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。
（二）电子诉讼档案的长期保存问题
计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式，它是Office 2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft Office Document Image”所产生的数据格式，它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。
（三）网络安全问题
随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。