关键词:档案管理;知识管理;概念;关系;相互作用
在知识经济时代背景下，知识管理和档案管理发生了密切的联系，社会经济活动的决策者和引导者明确提出把知识管理的基本理念和方法全面系统的应用于档案管理工作当中，人们也开始逐渐意识到知识管理和档案管理从有所区别，到相互影响，最后有机融合，形成内在规律的逻辑关系。
一、档案管理与知识管理的概念
知识管理是以知识为核心的管理，围绕着知识和与知识有关的一系列生产社会活动。而知识是通过学习、实践或者探索所获得的认识、判断或技能，在人类社会当中，知识已成为一种重要资源，久而久之人们认识到知识的稀缺和可靠，开始追逐知识的获取，最终演化成一门知识学科，于是知识管理作为一种最新的管理意识和形式，经历了多年的积累和发展，它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，在企业管理中知识管理是一项重要内容。档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。广义意义的档案管理是指档案的保管，而狭义意义的档案管理是指对已经收集、整理后的材料存入库房形成的档案进行日常的管理工作。档案管理作为一项管理工作，主要环节在收集、整理、保管、鉴定、统计和为档案利用者提供服务。在现代社会经济活动当中，众多企事业单位实际经营活动就是采取和使用企业管理进行日常工作安排和产生经济效益，而档案管理作为一项企业管理的重要内容，逐渐得到决策者和领导者的重视，对于档案管理本身来讲，除了对档案实体的管理以外，还有对档案内在信息的管理，在某种程度上来说，实际上是对一种知识的使用价值的有效管理，因此档案管理和知识管理二者很难割裂开来。
二、档案管理与知识管理异同关系
(一)档案管理与知识管理的相同之处
1、二者的管理对象档案管理的对象主要是文字、图形、音频、视频等等文件材料，可以说档案管理具备信息属性，而信息作为一种知识的表现形式，同属于知识管理的范畴。知识管理的对象则主要是知识，而知识的组成部分为显性知识和隐形知识，显性知识主要是通过外部获取的方式得到的，如图书、报纸期刊等有形知识，而隐形知识是侧重于无法用文字描述和表达的知识，更多的是以思想、经验为代表的无实物形态的知识。我们可以看出档案管理属于显性知识范畴内，知识管理的管理对象包含了档案管理的管理对象。2、二者的管理目的档案管理的管理目的在于为档案利用者提高更精准、更快速的服务，侧重满足利用者的需求;而知识管理的管理目的是尽可能的实行知识的价值，为知识管理者提高知识理论体系，指导其作出正确的决策和判断。可以说二者在最终终端管理工作的达成都是为了满足使用者需求实现管理的价值，二者出发点相近。3、二者的管理流程不管是传统档案管理模式还是现代化档案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分类统计、利用的过程，而知识管理的流程主要是知识产生、收集、加工、整理、评价、利用，可以看出在某几个环节当中，档案管理和知识管理的管理流程基本类似。4、二者的管理技术随着信息技术的发展和普及，各行各业也都随之与其相结合，可以说在管理技术和手段上，新一代现代化档案管理和知识管理都纷纷以计算机技术和网络为技术支撑和传播媒介，二者技术手段相同。
(二)档案管理与知识管理的不同之处
1、范围大小档案管理管理范围主要是档案实体和信息管理，而知识管理的范围较档案管理广泛，包含显性知识与隐形知识，可以说档案管理的管理范围仅仅涵盖了显性知识，而不具备隐形知识，知识管理二者皆备。2、重视利用程度在社会经济活动中，档案管理一直受决策者和领导者的忽视，重视程度低，利用效率同样低下，甚至就因为档案管理人员知识管理认知较低导致档案管理水平不高，随着近些年档案管理工作的现代化发展进程加快，情况有所好转，但是知识管理从出现至今一直备受重视二者的重视利用程度差异明显。3、机制体系完善度正是由于二者的重视程度差异较大，知识管理早早就形成了属于自己的理论体系，以及系统有效的管理机制，而档案管理理论水平较低，由于思想认知问题导致人员参与程度低，长期处于体系不完整、机制不完备的状况。
三、档案管理与知识管理的相互作用
(一)知识管理提升档案管理
正是由于传统的档案管理工作缺乏高水平的知识管理介入，现代化发展的档案管理工作需要知识管理的作用。知识管理通过其自身先进的理念来推动档案管理工作，提高管理人员和执行人员的认知水平和思想深度，在主观上影响其促使档案管理知识深化，形成档案管理的知识及管理体系。同时随着知识管理的不断深入，数字信息技术的引进也使得档案管理手段丰富、工作效率提升。
(二)档案管理推动知识管理
档案管理工作的工作主客观条件得到改善，管理工作的大力开展，有助于知识的沉淀和积累，形成的知识理论体系将培养出新一代管理人才，对知识的传播与交流都起到了推动作用，并在此过程中，知识管理可以得到深挖，通过新一轮的理解和完善，知识管理体系会更为深化和系统。
参考文献:
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一、知识管理与企业档案管理的结合
第一，知识管理。
一般情况下，国内外相关学者对知识管理的内涵并没有统一的定义。笔者认为，知识管理就是在对企业或组织目前具有的知识（包括线性知识和隐性知识）进行充分理解的基础上，找到合适的途径和渠道使这些知识能够被更好的利用和挖掘，从而提高企业的创新能力和核心竞争力。其出发点是将知识作为企业现在和未来的重要战略资源之一，主要管理工作包括以下几个方面：建立企业知识库、建立企业知识共享平台、营造大家爱知识、用知识的内部氛围、建立知识研发机构等。
第二，企业档案管理。
要做好企业档案管理的工作，首先要明确企业档案归档的范围，其主要涵盖了一下内容：
企业宣传资料，重要活动的报告、照片以及视频、重大会议的发言、决议以及总结资料等；企业每年度的战略目标、战略规划、工作安排、年终总结资料等；企业各部门的相关制度性的文件；企业签订所有合同、协议书的备案等；企业各项知识产权、专利等文件；企业人事档案资料、客户及竞争对手相关资料。
通常认为，传统的企业档案管理就是对以上这些文件资料进行保存、分类和储存。然而随着知识经济的到来，企业所有的知识在一定程度上都可以成为企业重要的战略资源，而其中一些知识就来源于企业档案，因此企业档案管理也就成为知识管理的重要组成部分。在这种情况下，企业在进行档案管理时应当学习知识管理模式，对档案信息进行深度分析和挖掘，包括人力、财务、客户、竞争对手等信息，将显性知识和隐性知识互相转化，并提高其转化率和利用率，使之成为企业重要的智慧源泉和创造力源泉，最终为企业创造效益和价值。
二、目前企业档案管理存在的问题分析
第一，思维层面分析。
首先，在宏观战略上，一般企业对档案管理不够重视，其认为档案管理部门只是企业发展过程中的一个辅助部门，并不能为企业带来直接的效益，因此它们只会关注能够直接为企业创造利润和价值的部门以及活动，包括市场部门、销售部门、研发部门等，从而忽视了能够为这些部门提供重要资源、知识和信息的档案管理部门，在这种情况下，档案管理部门被边缘化，也成为企业安置闲杂人员和裁员的首选单位，这就严重阻碍了档案管理工作的展开，大大减少了其可能为企业创造价值的机会。
其次，档案部门管理人员和工作人员也因为企业的不重视，以及本身固有的安逸思维，只是被动的接受企业的相关归档资料，其认为自己的工作就是进行基本的保存和整理资料，没有对档案相关信息进行分析，挖掘其存在的隐形知识，使得企业档案资料的利用价值变得极低。
第二，管理层面分析。
传统的企业档案管理模式是相对比较机械的步骤管理模式，其会对档案管理工作的内容分为几个环节，比如：包括收集资料环节、筛选信息环节、保存档案环节、借阅档案环节等，这种管理模式完全把档案资料当作永恒不变的文档进行保管，比较重视对其实体的保管，而轻视了对档案资料中的信息进行分析和挖掘，这也就不能实现档案资料中显性知识和隐性知识的相互转化。
此外，除了在宏观管理模式上存在问题之外，目前一些新兴档案群种在企业档案管理工作中也出现了一些问题，本文主要对竞争对手和客户档案管理工作进行具体分析：
竞争对手档案管理工作。在这次论文研究中，笔者对20家大小企业进行了档案管理调查研究，结果表明，有不到一半的企业对竞争对手的档案信息不重视、不了解，甚至有些企业都不知道如何利用竞争对手的信息去制定自身企业的经营策略。俗话说：知己知彼，百战不殆，只有充分的了解竞争对手的相关信息，才能在激烈的市场竞争中保持持久的竞争力。
客户档案管理工作。根据调查结果显示，目前企业对客户群体的资料只是进行简单的储存和分类，而并没有对客户信息进行分析，包括企业的不同产品主要针对的是哪些客户群体，以及如何开拓更广泛的客户群体，能否根据某些客户群体开发出相应的产品，从而满足消费者的需求。总之，目前的客户档案管理工作只是出于初级阶段，有待完善。
第三，制度层面分析。
企业档案管理所涵盖的内容一般相对较广，包括人事、技术、财务、文化等各种资料，这些资料的存放也常常因此类别的不同进行分开管理，放在不同的部门，甚至某些档案由个别员工单独保管，这种管理制度上的不完善导致企业信息资源的分散，无法进行有效的整合、分析和挖掘，无法为企业提供系统的、综合性较强的信息服务。还因为档案存放的不同的部门，导致档案借阅时会产生很多不必要的手续和麻烦，使得企业内部资源不能实现共享，不能够形成流通的智慧来源。因此目前大部分企业的档案管理制度相对都不完善，存在各种各样的问题，亟需解决。
第四，技术层面分析。
对企业档案管理技术层面分析主要包括两个方面，即硬件系统方面和专业人员方面。一方面，要实现企业档案管理工作的现代化，应用企业内部的知识管理模式，就必须首先要实现档案管理信息化，通过搭建信息化平台，包括知识数据库、知识地图、网络系统等硬件基础，从而能够将各种知识资源有效融入，并使各知识资源部门的硬件设施建设服务于整个知识管理体系的建设。另一方面，一般企业的档案管理人员都不是档案管理专业，其是企业安排闲杂人员的地方，因此相关人员根本不具备档案管理的意识和能力，也就无法要求他们对档案资料进行分析、总结、挖掘和利用，然而在新时期，人才资源已经成为企业最宝贵的财富，因此企业必须运用专业的档案管理人员进行档案管理工作，做到人岗匹配。
三、构建知识管理背景下的企业档案管理策略
第一，从战略上重视档案管理。
由于企业之间的竞争日益激烈，因此越来越多的企业开始重视内部知识管理，而企业档案管理也是内部知识管理的重要组成部分之一，因此企业领导者必须从战略上对其进行重视，适时转变管理职能，从实体管理转向知识管理，从档案保管转向信息挖掘。档案管理必须从传统思维中走出来，丢开因循守旧的思维模式和管理方式，充分发挥其作用，促进档案知识产品化，将显性知识转化为隐形知识，再将隐形知识转化为具有经济效益价值的显性知识，不断为企业的经营活动提供竞争力和创造力。
第二，建立企业知识管理型制度。
企业档案管理制度要向知识管理靠拢，具体包括一些几方面：
组织建设。在企业知识管理体制中，组织建设内容主要就是要建立学习型小组，进行组织创新，实现组织结构的扁平化、开放化，消除组织的等级制度，因此企业档案管理部门也可以进行模仿，通过建立档案学习型小组，创造学习氛围，培养档案管理意识，充分调动工作人员的积极性。
文化建设。企业文化是一个企业存在和发展的灵魂，所有经营活动都要在这个大方向的指导下进行。同理，对一个部门或者学习型小组来讲，其文化建设也具有重要的意义，包括员工的企业荣誉感、职业道德、团队合作观念等，通过文化建设充分发挥员工的工作积极性，实现员工的自我激励，加强知识交流与创新，为提高组织效率创造机会。
团队建设。知识管理的理念其实是以人为本，因此人力资源管理也就成为组织管理的核心，就是要建立一套完整的人才选择、评价和培训体系，关心和重视员工的自我发展，激发员工创新精神。在企业内部知识管理的环境下，企业档案管理部门在进行团队建设时，就要注重相关人员的专业化程度，主要方法是可以招聘档案管理专业或计算机信息技术的人才，或通过培训培养精通计算机和数据挖掘技术的技术型人才。
评估机制。评估机制是企业内部知识管理体系中重要的组成部分之一，通过评估机制可以知道企业内部知识管理中存在的缺陷和不足，因此在未来的工作中能有针对性的进行改进和完善，从而在最大程度发挥企业内部知识资源的作用。同理，企业档案管理部门也可以建立类似的评估机制，并采取定性与定量评估相结合的方式，把企业档案管理的相关因素进行分解，在此基础上构建相关指标体系和评价模型，最终在实践中进行运用。
第三，实现档案信息共享。
知识管理的重要特征就是企业知识资源的信息共享和智慧创造，这就首先要求企业档案信息也能在企业内部各个部门和成员之间实现信息共享。因此不仅企业领导者要具有档案管理的意识，还要对企业中层管理人员以及员工灌输知识管理的重要性，转变被动的档案管理服务思维，这样有利于企业不同部门之间对档案资料的共享、挖掘和整合。例如，企业建立内部网站，每个员工凭借自己的帐号登录进去，就可以查询到相关对工作有帮助的信息，这样最终可以形成档案共享机制，使档案管理工作逐渐渗透到企业经营活动中去，为企业创造价值、提升利润。信息共享模型如图1所示：
图1 企业内部知识共享模型
1、1知识管理的含义
知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。
1、2知识管理与档案管理的联系
1、2、1管理对象重叠
档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。
1、2、2管理目的相同
档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围。
1、2、3管理流程相似
当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。
1、2、4管理手段相近
档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理。
1、3知识管理背景下企业档案管理模式的含义
基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。
2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用
知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径。
2、1改善当前企业档案管理模式的弊端
我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础。
2、2改善当前知识管理工作当中的不足
我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。
2、3实现知识管理和企业档案管理的共同发展
传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。
3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
3、1更新现有企业档案管理的传统观念
知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施。
3、2使用信息化手段完善企业档案管理模式
知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。
3、3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系
以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值。
4结语
[关键词]新时期；档案管理；队伍建设
前言
随着改革开放，我国逐渐走向了信息化、智能化、先进化的时代。所以，在我国以知识、信息为主要特征的大背景之下，如何高效、优质的开展档案工作是必不可少的，而传统的纸质档案也因容易丢失、破损的原因而不再使用快速发展的社会了。所以，信息化的档案管理将会是以后档案管理的主要工作不分。随着我国新时期的到来，数字化、信息化是当今社会发展的主要动力，所以，相关工作人员要与时俱进，不断的汲取新的知识，才能使档案管理的队伍更好的满足社会发展的需求。
1、关于档案工作程序的变化
随着信息化技术的不断发展，网络通讯技术的广泛应用，在新时期，我国的档案管理也需要做出改变，来适应快速发展的社会。所以，纸质档案将逐渐被电子信息化档案所替代。而电子信息化档案与传统纸质档案相比较，电子信息档案具有易于查询，不易丢失，可多重加密，安全性高等优点。正是由于这些优点，使得电子信息化档案在现代社会的档案管理中被广泛认可并投入使用。而以电子信息的方式所保存的文件也有效的解决了传统纸质档案的寿命问题，众所周知，纸质档案会随着时间的推移而发生泛黄、消隐等情况，需要投入大量的人力财力才进行维护，而电子信息形式的文件则不存在这些问题。除此之外，使用电子信息形式保存的文件可以使需要调出该文件的详细资料时，可以轻易的找到信息的源头，从而保证了工作的高效性、提供了工作核实的安全性、真实性、可靠性和完整性。除了关于档案信息保存形式发生了很大的变化。从事档案管理的相关工作人员，也要与时俱进，改变自身的传统思想，接受新的思想吗，新的技术[1]，这样，才能在档案管理的控制环节，控制程序上都有很好的表现。
2、关于新时期下档案管理队伍的建设及工作人员所需要具备的能力
2、1相关人员必须具备扎实的档案管理专业知识以及档案管理相近的专业知识
对于从事档案管理工作的工作人员来说，其必须具有扎实的档案管理知识基础并能够在工作中做好关于档案、文件的处理与控制，鉴定与整理，保护与维护。只有能够做到这三点的档案管理工作人员，才能算作是一个合格的档案管理工作者。除此之外，档案管理工作是一项比较杂的学科技术，因为从事这个工作的相关工作人员不仅需要掌握档案专业与文秘专业的知识，还需要对图书情报专业等相近专业有一定的了解。而相关工作人员在新时期中，需要对这几种专业技术进行统一融合，并要实现档案管理的规范化、标准化从而适应这个快速发展的社会的需求。另外，从事档案管理的相关工作人员除了专业知识要扎实，懂得灵活使用这些知识之外，还需要对业务活动有一定的专业认识，这样才能及时的把握文件、档案的活动状况，从而保证文件及档案的真实性，可靠性以及安全性，并为文件及档案在日后的使用，管理等做出完全的准备。
2、2相关工作人员必须具备较强的电子档案管理技能
在当今社会，为了相应无纸化办公并实现节约环保等政策，传统的纸质办公已经逐渐被替代，在不得不使用纸质文件时，也尽可能的减小浪费。由此可见，档案的信息化管理是大势所趋，也是未来逐渐走向信息化时代的前提。而大量的电子文件虽然较传统纸质文件比较易于管理，但是仍然需要工作人员熟悉其管理流程，记录形式以及生产环境等。所以，从事相关档案管理的工作人员不能再以传统的思想去工作，而要做到与时俱进，深刻的理解电子信息化档案管理对于工作所带来的改变及挑战。除此之外，相关工作人员还需要具备一定的电子信息技术，能够熟练的掌握自动化办公[2]，检索等业务软件的使用等。这样才能适应新时期下档案信息化的管理。
2、3新时期下的工作人员必须具备较强的学习能力
在新时期的不断发展之下，档案工作为了适应这一发展，也逐渐成为了一项知识更新快，实践性以及操作性强的工作。但是，对于档案管理工作来说，虽然具备一定的专业知识很重要，但是，毕竟我国的人力资源及从事档案管理专业的人才还是较少，很难满足这个快速发展的社会的需求，所以，这就要求从事相关档案管理工作的工作人员具备一定的学习能力。只有相关的工作人员具备一定的学习能力，才能在日常的工作中善于发现问题并注意总结与反思，才能将工作做的更好。而档案管理工作一般都是以实际操作等能力相挂钩，所以，要求相关的工作人员必须要在日常的工作中及时的分析自己的不足，并根据所学知识对问题提出解决方法或者虚心相他人求教从而进一步的完善自己有漏洞的知识体系，从而进一步的提高自己的业务水平及档案管理能力。而对于新时期来说，新时期是一个学习型社会和终身教育的时代，这也要求从事相关工作的工作人员具有一定的学习能力，理解能力和知识的消化能力。并且相关的工作人员通过不断的学习，也能使自己的视野更为开阔，接受到更多新的技术，从而使档案管理工作可以被更为高效的开展[3]。除此之外，从事档案管理的相关工作人员，还应该具有一定的创新精神，不断的将新的方法、新的技术结合到实际的工作当中去，为档案管理的发展开辟新的道路。
结语
综上所述，在新时期这个需要不断发展、不断学习的时期，档案管理工作也面临着新的挑战，同时，也对档案管理队伍的建设提供了新的要求。并且，随着社会的进步，相关的工作人员也需要改变传统的观念，而不断汲取新的知识来充实自己，并使档案管理工作可以被更为高效的开展起来。除了提高工作人员的自身素质之外，相关单位也要做好带头作用，为工作人员提供良好的学习环境，从而使新时期下的档案管理队伍被更好的建设，更适应于新时期要求的发展。
参考文献：
[1]张亚伦、信息化环境下高校档案工作者角色定位、中国档案，2013，（3）、
1、1二者具有相似的管理流程
我国一直将传统档案管理业务分为档案接收与征集、整理、鉴定、保管、统计及利用服务六个环节。对文件及档案实现集成管理，档案管理与知识管理具有比较相似的管理流程，都是针对文件、档案或知识等管理分散的对象进行存储并集中，之后对其加工整理实现有序化，再进行鉴定评价后实现其利用价值的优化，在利用中不断产生新的文件、档案或知识，并进行相应的收集存储。
1、2二者具有相似的管理技术
文件、档案在数字化环境下，在不同形式的信息系统中产生流转，而文件、档案在非数字化环境下为适应其要求，也要进行数字化处理。所以，现代档案管理的所有环节都离不开现代信息技术。在快速发展的信息技术中产生了知识管理，它也需要应用计算机、通讯及网络等技术予以实现。二者都需要采用数据库、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有关技术，由此可见，它们都需要现代信息技术进行支撑。
2、档案管理与知识管理的不同点
档案管理以管理层面来说，主要是一系列管理技术方法，也是专业管理活动；知识管理不只如此，还属于管理方式、价值及管理理念范畴，并涉及组织更系统的管理体系与方法论。以管理深度来说，档案管理在传统上主要管理文件、档案实体；知识管理侧重于管理文件、档案内容。以管理范围来说，档案主要管理文件、档案等对象；知识管理除此之外，还要对图书情报的外源显性知识及头脑的隐性进行知识管理。档案管理在管理上更重视对文件、档案的真实性、完整性及可靠性的保护，实现文件、档案的长远价值、凭证价值与保存价值；知识管理更重视文件、档案及相关知识的可用性，实现知识的现实价值、情报性价值与利用价值。在管理特点上，档案管理更重视管理文件、档案的制度化、规范化及程序化；知识管理在管理体系上侧重于宽松、易于创新。
3、档案管理与知识管理之间的关系
3、1档案管理利用知识管理得到提升
主要体现在两个方面，一是知识管理能够对档案管理领域进行不断拓展，传统的档案管理过于重视档案与文件、档案与图书情报的差异比较，更限于保管历史记录，而不愿为现实工作提供服务，与价值创造过程相脱离，进而对发挥自身作用的领域具有很大的局限性。知识管理要求在其管理范围中纳入文件、档案等多种载体形态的知识，并对其进行有效整合与集成，构建较为系统的知识资源体系。知识管理关注于在各项经营、生产、管理活动中对知识的共享、创造与应用，使其为价值创造活动提供直接服务。二是知识管理可以提升档案管理的价值，传统档案管理中重视保管而忽视利用，采取借阅、查卷、复印等比较传统的手段，只是为档案提供简单的被动服务，没有实现用户对知识与信息的需求，无法为经营、生产、管理活动提供有效服务。知识管理侧重于利用先进的信息技术，采取智能化、现代化、人性化手段，为用户深层的主动提供信息、知识服务，进而使知识价值得到实现，核心竞争力得到提升。
3、2档案管理对于知识管理具有促进作用
关键词：档案管理人员；自身素质；人才培养
中图分类号：G258、6 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2012）08-0192-01
一、档案工作者应具备的素质
（一）档案专业工作人员的政治素质
档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。 由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。
（二）档案专业工作人员的专业素质
档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
（三）档案专业工作人员的知识素质
档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识；档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。
对档案专业人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。目前，我国有着庞大的档案工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，如何提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题。
当前，我们有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，要懂得党和国家关于档案整理工作方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，同时也要具备一定的工作能力和文字表达能力。档案人员要根据相关学科知识提高自己业务处理综合能力，专（兼）职档案工作者除了掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘学、情报学、计算机等相关学科知识，以保证档案管理水平的提高。
二、提高档案工作者素质
（一）加深对提高政治素质的认识
良好的政治素质是档案管理人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向。同时，要有高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。
（二）领导需高度重视，加大支持力度
随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在人员方面，一是通过专业培训、继续教育等方式提高档案人员的素质；二是通过学生分配、社会招聘等多种渠道积极吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，为档案工作补充高素质人才。在政策方面，把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。
关键词：知识挖掘；档案鉴定；系统
Abstract： Despite the developed theories and specifications， the quality and objectiveness of the archival appraisal is weakened by the actual situation and the disparity of the operator’s ability、 Based on the formulation of the knowledge in archival appraisal practice by knowledge mining， maybe we can improve the quality and objectiveness of archival appraisal practice by structuring and applying an primary archival appraisal system、
Keywords： Knowledge Mining； Archival Appraisal；System
知识挖掘，是知识管理领域的重要内容，是信息处理方面的新技术。知识挖掘的目标非常明确，那就是对目标对象进行分析处理，进而获得有实际意义的知识。在信息时代，知识挖掘是非常有益的，因为它有助于从庞大的数据、信息中获取有用的知识。知识挖掘的知识抽取、分析与聚类整合过程对于目前的档案鉴定工作有着一定的启发意义。当前的档案鉴定工作存在着明显的主观性与手动性，其客观性与工作效率存在着一定的不足。将知识挖掘应用到档案鉴定工作中，构建有效的档案初级鉴定系统，对于提高档案鉴定工作的质量与客观性大有裨益。
1 知识挖掘概述
1、1 概念。关于知识挖掘的定义较多，其中Usama M、Fayyyad给出的定义：“知识挖掘是从数据集中识别出有效的新颖的潜在有用的以及最终可理解的模式的非平凡过程”，被公认为较为中肯。知识挖掘可根据信息载体的不同分为图像知识挖掘、数据挖掘和文本挖掘。相比于已经形成较为成熟的程序化技术方法的数据挖掘，知识挖掘领域目前的着眼点主要在于隐性知识的挖掘，尚未形成模式化的技术方法，更注重依据研究对象的特点，有针对性地开展具有一定主观性的挖掘活动。
1、2 技术方法。虽然上文述及知识挖掘与数据挖掘相比，体现出一定的主观性，但是知识挖掘涉及数据库技术、人工智能、统计学等多种学科的技术基础，这决定了它能够以现代化的信息技术构建出比传统的经验总结更具客观性和科学性的方法体系。目前常用的知识挖掘的技术方法有聚类分析、神经网络方法、决策树方法、遗传算法、规则推理等方法。统计学方法与人工智能在知识挖掘中有着重要的作用，它们的应用有助于人们通过知识挖掘对抽取出的大量潜在知识进行高效的分析。
1、3 流程。目前对知识挖掘流程的研究尚未成熟，尚未产生公认的知识挖掘流程体系。一套完整的知识挖掘流程应当包含确定应用领域、建立目标数据集、数据预处理、数据转换、数据挖掘、数据评价这几个步骤。
2 当前档案鉴定的主要理论与方法
档案鉴定理论迄今发展已经较为成熟。早期法国在档案管理工作中确立的来源原则和普鲁士的迈斯奈尔提出的“高龄档案应当受到保护”的观点为档案鉴定提供了初步的框架，这两条准则至今仍然适用。其后的档案鉴定方法更为成熟，更为系统，对档案鉴定工作更具现实的指导意义。波兰档案学家卡林斯基提出了“职能鉴定论”，认为档案的价值取决于其产生机关的职能与地位。这一理论对档案鉴定实践具有重要的、突出的意义。英国档案学家谢拉里・詹金逊根据古典档案理论，提出档案工作者只是档案的保管者、保护者，不宜对档案进行鉴定，档案鉴定应当是行政人员的职责。美国的谢伦伯格在总结前人研究成果的基础上提出了双重价值鉴定理论，将档案的价值区分为对其产生机关的第一价值（初始价值）和对其他利用者的第二价值（从属价值），第二价值又分为证据价值和情报价值。谢伦伯格的理论对档案价值进行了全新解读，使得档案的价值系统地、有层次地展现在人们眼前，对现今的档案鉴定理论与实践有着显著的影响。
以上这些理论形成了档案鉴定方面的基础性理论，在此之后的档案鉴定理论在这些理论之上有了新的发展。社会分析和职能鉴定理论是对卡林斯基职能鉴定理论的继承与发展，其将档案鉴定的重心放在了对档案形成机关职能的系统化分析，区分不同的职能、活动与计划及其之间的联系，并依其不同的重要性来对档案进行鉴定。
总的说来，根据上述理论以及档案工作实践，档案人员在对档案进行鉴定时主要依据其形成机关的职能地位或档案本身的价值来进行鉴定。档案人员通过对鉴定理论的内化，以及在实践中的探索来对档案进行鉴定的活动，表明档案鉴定活动中存在着公认的隐性知识，只有获得了这种隐性知识的人员才能对档案进行有效的鉴定。对这种隐性知识进行挖掘有助于我们构建档案初级鉴定系统。
3 档案初级鉴定系统构想
笔者所定义的档案初级鉴定系统，是基于目前的档案鉴定理论与实践经验所构建的一个自动化系统。该系统将此前档案工作者鉴定档案时所依赖的知识素养与工作经验通过知识挖掘整合到其中，进而依据拟定的规则对档案进行初步的鉴定，输出鉴定结果，并将未能形成鉴定结论的档案交由档案工作者进行鉴定。所谓“初级”，一方面是指这套系统可能尚不成熟，还需不断完善，提高准确性；另一方面是指这套系统在档案鉴定工作实践中，可能只是辅助工具，无法彻底取代人工鉴定。
但是，这套系统也有其积极意义。现行档案鉴定体系下，档案形成部门以及档案管理部门都有可能涉及鉴定工作，而档案鉴定人员的理论素养与实践经验却是参差不齐的，即使是有着长期档案鉴定工作经验的人员，也可能在实际操作中遵循着不同的标准，这样可能有损档案鉴定的质量与客观性。而档案初级鉴定系统则可以弥补这一不足，同时也能显著地提高工作效率。
3、1 档案鉴定知识挖掘。构建档案初级鉴定系统，首先应当结合鉴定理论，将鉴定实践经验显性化、系统化。档案鉴定相关的知识非常丰富，包括档案鉴定理论，档案鉴定工作标准、规范或细则，档案保管期限表等显性知识和档案鉴定人员的实践经验等隐性知识。这些信息的聚集，为知识挖掘提供了条件。档案鉴定人员经验相比于其他的信息集，较为零散，但也能够有效地记录、组织。在档案鉴定活动中，无论是从档案形成机关的职能地位，还是从档案本身的价值来进行鉴定，档案鉴定的流程应当是固定的、系统的，从固定流程中的最初环节逐级向下推导，将各个环节所有的可能组合都记录下来，则能基本总结出档案鉴定相关的经验。
在建立包含档案鉴定相关显性知识与隐性知识数据库之后，应当对其中数据进行预处理。数据库中的数据可能存在冗余、错误，必须去粗取精、去伪存真。其间的数据也可能只是量的堆积，而缺乏明确的关系网络。比如档案鉴定工作细则中可能存在着一定的行政事务性规范，这些与知识发现的目标相关性较弱，应当降低其重要性，或者直接去除。而来自不同的档案鉴定人员的经验记录可能存在缺乏科学性，甚至相互冲突的内容，应将这些经验记录进行规范化的统一表述，然后对其应进行分析比对，谨慎筛选。
档案鉴定知识挖掘的核心在于将档案鉴定工作中的隐性知识系统地抽取出来，并以系统能够理解的方式进行处理与表述。在具体的档案管理工作实践中，档案形成部门与档案管理部门一般都有较为稳定的业务工作联系，档案真伪鉴定较为少见，档案价值鉴定是档案鉴定工作的主要内容。在日常的档案鉴定工作中，档案鉴定人员通常利用档案保管期限表来确定档案价值与保管期限。档案保管期限表对不同部门、不同具体类型文件的价值与保管期限作了较为明确的规定。不同的部门，其职能轻重有别。同一部门，在处理重要性不同的具体事务时产生的档案的价值也是有区别的。服务全局的部门产生的档案、核心部门产生的档案，其价值较高。辅部门、边缘性部门产生的档案的价值较低。同一部门内部不同文件，其价值也有不同，譬如机关办公室，年度工作总结、计划与一般性的宣传教育及培训文件的价值应当是有区别的，在具体的实践操作中，其保管期限也很有可能是不同的。对于会计、设备等专门性档案，其档案保管期限表也对不同来源与类型文件的保管期限做出了规定。通过区分档案的不同来源与类型能够对档案价值进行初步的鉴定。对于涉及多个部门或半独立部门等档案来源较为复杂的情况，以及在档案保管期限表下难以对文件类型进行归类的情况，则需要档案鉴定人员以其经验进行判定。对于某些具体的文件，譬如因应突发性事务而成立的临时性机构产生的文件，其鉴定则需要鉴定人员对具体文件的内容进行判别，包括为处理该项事务而涉及的领导层级、部门职能与地位、内容是否关乎全局工作或核心工作等几个方面，从而来对其价值进行鉴定。
不同机构有不同的工作实践情况，因而其档案鉴定标准可能是有区别的。但同一行业、同一业务系统，其鉴定标准应该是有共性的，是能够进行标准化规范的。同一机构内部，档案管理部门与不同的档案形成部门，其标准应当统一，并且在实践中得到切实遵守。对于档案管理部门来说，进行前端控制，将工作延伸到档案形成部门的文件管理工作中，必然能提高档案鉴定工作的质量与效率。但在实际工作中，这很难实现，鲜有先例。设计一套能够替代或辅助档案鉴定人员开展鉴定工作的系统能够提高档案鉴定工作的质量与效率，保证在某一机构内部或某行业系统内档案鉴定的规范性与客观性。
3、2 档案初级鉴定系统构想。对于档案初级鉴定系统，本文只是提出一种构想，重点在于其工作模块与运作逻辑，并未试图建立完整的技术框架。本文的自动鉴定系统构想，只涉及档案的价值鉴定，而没有涉及真伪鉴定，主要适用于纸质档案。
3、2、1 档案初级鉴定系统功能分析。档案初级鉴定系统功能主要有来源与类型定位和内容分析。要实现这两项功能，需要首先建立两套数据库，能够区分价值层级的来源与类型库和关键词库。来源与类型定位，主要是扫描提取档案的来源与类型信息，并与数据库中的信息进行比对，确定其来源，以及在某一来源下的具体档案类型，从而对档案进行准确的定位，确定其价值。档案内容分析，包括关键词与文摘的分析。当不能对档案进行准确定位，无法鉴定其价值时，系统开始进行档案内容分析。对档案的关键词与文摘等信息进行扫描提取，与系统关键词库进行比对，从而确定其保管期限。
3、2、2 档案初级鉴定系统模块分析。档案初级鉴定系统主要包含著录模块、鉴定对象描述转换模块、档案来源与类型定位模块、档案内容分析模块、鉴定结果输出模块。著录模块主要是根据相应著录规则，将纸质档案的标题、时间、责任者、文种、档号、主题词、关键词，甚至文摘等信息输入系统中形成可供系统鉴定的基本单元。鉴定对象描述转换模块将用户著录的档案信息的语法规范进行审核，并在审核通过后将其转换成系统能够识别的形式。档案来源与类型定位模块提取档案的来源与定位等基本信息，根据系统确立的档案保管期限规则进行定位，从而确定其价值与保管期限。对于不能进行定位的被鉴定对象，将其关键词组合与系统关键词库进行比对，根据系统关键词库中不同关键词组合所对应的价值层级，从而对被鉴定对象开展价值鉴定。若系统无法依据来源与类型库和关键词库对被鉴定对象进行鉴定，直接将未能鉴定的结果发送到结果输出模块。
结果输出模块，主要是对输出档案鉴定的结果，区分不同档案的保管期限，将无法鉴定的档案反馈给用户，同时输出鉴定结果统计。档案初级鉴定系统鉴定流程如图所示。
档案初级鉴定系统鉴定流程图
4 结束语
关健词：城建档案；知识管理；创新
中图分类号：G270 文献标识码：A
0、前言
在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案馆如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。
一、知识管理理念对城建档案管理的创新
知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法,应用的领域十分广泛,知识管理的理论、实践与城建档案工作更有密不可分的关系。虽然知识管理首先是在企业管理中得到推崇和实行,但作为融合多种学科成果、富有前瞻性的学科理论,其影响已快渗透到社会的各个层面。城建档案工作承担着保存城市珍贵记忆、促进城市信息资源的合理利用、促进城市可持续发展的重要使命。因此,城建档案工作要对知识管理理论有清晰的认识,将这种全新的理念融入其工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为城市发展发挥更大的作用。
二、知识管理对城建档案管理的理论创新
随着经济全球化和信息超载的涌现,知识管理必将渗透到社会的各个层面。档案管理作为知识管理的重要组成部分,只有正面迎接知识变革所带来的机遇和挑战,才能摆脱固步自封的局面,真正实现档案事业的可持续发展。
2、1城建档案管理原则的创新
无论是国家、社会,还是个人都要遵循一定的原则,遵守特定的规矩。城建档案的管理伴随着城建档案的形成而产生,其管理过程中的原则也是已被固化了的,但是,被大众认可的或者固化的原则只有跟上时代的步伐、及时创新、查缺补漏才会不被社会所淘汰。①幵放性原则。要建立一个开放的城市建设档案的知识管理平台,让参加城建档案管理的人员能把他们获取的新知识添加到城建档案知识管理系统的平台中去,与此同时城建档案管理系统也可以吸收、利用外部的知识资源来丰富城市建设档案管理系统的知识库。②发掘性原则。城市建设档案信息管理者应该意识到知识管理在城建档案信息管理系统的产品以及其服务的价值创造中所发挥的关键作用,所以城建档案管理者需要明确已有的城建档案相关知识的价值,并挖掘出来更多有用的价值。
③激励性原则。城市建设档案管通过建立包括知识运行机制、绩效机制及奖惩机制等知识管理激励系统,对不同类型、不同层次的档案管理人员实行不同的激励方式和激励策略。从而进一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原则。城建档案管理工作者在交流、共享城市建设相关知识的过程中也能更进一步深化自己的知识,获得很多有用的、最新的城建档案管理知识。
2、2城建档案管理内容的创新
知识管理对城建档案管理内容的创新即是对城建档案知识的管理理念的创新、对城建档案知识的获取途径的创新、对城建档案知识的共享途径的创新等。深入到知识管理领域的城建档案管理内容会更加丰富。
①知识创新管理
知识创新管理是对人及信息资源进行动态管理的一个过程?。其目的是要寻找人的知识创新能力与信息处理能力的最好组合,以实现在管理过程中最大程度地传播和共享知识及信息;提高组织创新及应变的能力,实现组织的发展策略。
知识创新管理主要在以下几个方面:①城建档案知识的规划组织以及与城市建设有关的知识管理政策的制定;②有关城市建设的知识资源的识别、审核、信息资源体系的构建和城建档案信息系统的维护;③城建档案知识资源的幵发及创新,包括城建档案知识管理系统的建设和城建档案知识资源的潜在价值的开发;④城建档案知识管理成果评价,即城建档案知识信息管理系统的评价和知识信息服务体系的评价。
②知识服务管理创新
城建档案管理在知识服务管理方面的创新主要是通过信息技术幵发使资源数字化和服务方式的网络化;各种资源的构建使内容创新化;专业知识学科的拓展及对信息资源的广泛了解使服务手段智能化;对不同对象的深层次了解使服务对象个性化。知识服务管理的创新有助于城建档案管理人员深入理解城建档案知识服务的内涵及本质,从而实现城建档案管理由一般传统的服务转向知识型、先进性。
③人力资本管理创新
人力资本管理建立在人力资源管理的基础之上,将部门中的人作为资本来进行投资与管理,并根据不断变化的人力资本市场情况和投资收益率等信息,及时调整管理措施,从而获得长期的价值回报。现代社会对人力资本管理体系的要求能提供最新发展的趋势和解决问题的最新方法方面的信息。
知识管理的核心是人力资源管理,而人力资源管理的核心又是人力资本管理。人力资本管理建立于员工与企业价值最大化的基础上的。人力资本管理更关注人员的可持续发展。其可以通过培训及激励等多种方法来提高他们的价值。
城建档案在人力资本管理方面可以釆取运用招聘的内涵,如发掘人员的增值潜力和附加值;进行适合的教育培训,提高必要专业的知识技能,使其有更好的创造能力;通过绩效指标和考核的管理方式进行定期的分析来不断调整人力资本的投资策略。
④知识产权管理创新
随着无纸化办公设计以及计算机技术、网络技术在档案领域的普遍应用,城建档案的记录、存储和利用方式有了很大的改变。当前的城建档案管理日益趋向数字化管理。城建档案馆在应用数字化档案时,需要建立数据库进行科学管理。我们提倡城建档案管理信息和资源的共享,加强各地城市建档案馆之间的资源交流。与此同时,们城建档案工作者在建设数字档案馆的同时,积极应用知识管理参城建档案知识的产权的管理,建立新型的城建档案信息体系。
2、3城建档案管理职能的创新
城建档案的管理职能不仅包括对城建档案实体进行的一系列管理活动,而且还包括行政管理职能。对于城建档案的管理职能的创新也必须兼顾这两方面,缺一不可。
①城建档案管理的内、外化
所谓城建档案管理的内化是指城市建设的领导高层利用一切可能的资源及机会推广知识管理的机制所在,使城建档案建设内化?。通过向城建档案管理人员阐明知识管理对城市建设档案管理组织及个人的价值,使得参与城市建设管理的人员认识到知识管理对组织及他们个人的发展的帮助,从而产生运用知识管理与传统的城建档案管理相结合的理念。这样才能提升城市建设档案管理工作,知识管理内化为城建档案管理知识。城建档案管理知识的内化包括对城市建设相关学习的输入、整合、分析及存储。
城建档案管理知识的外化是指内化的知识信息的应用,并与外部知识整合的过程气包括城市建设相关知识的传播、应用到实际的城市建设中。实质就是一个知识创新、知识资本产出的过程。城市建设档案管理系统的知识外化包括内部的知识外化和外部的知识外化,即内部知识整合与外部知识整合。
②城建档案管理媒介
媒介就是把与某一研究领域相关的人和知识联系起来,通过群件、内部网、工作流和文件管理系统进行明确、固定的知识匹配和传送气现阶段,城建档案信息管理的资源的信息化管理出现了如电子文件归档和电子档案管理、档案工作如何适应城建档案管理系统的体制改革等一系列问题。这就要求采用电子化及网络媒介等手段实现对城市建设档案资源的管理,为社会提供实用的城市建设档案资源信息査阅及咨询服务,同时也可以通过媒介收集社会公众提供的最新的城市建设资源和信息,从而达到城建档案管理职能的创新,有传统的比较单一的职能发展成互动互利的管理系统。
③城建档案知识共享
城建档案信息管理系统有城市建设档案及信息的累积延续性较强、相应的前置性强、内容和数据庞大、专业技术性高及可利用性强,利用率高等特点?。而现阶段的城建档案信息资源比较分散,不利于查询和利用及管理维护,违背了城市建设档案集中保存管理的原则;此外,各个城市的城建档案管理资料的不均收藏的状况导致很多城建档案的信息资源被垄断、闲置或无法查询、利用效率低下。
所以,要发展城建档案管理工作,其有效途径就是建立城建档案馆之间及与社会之间的信息资源的共享。在城市建设系统档案信息分类的基础上,建立起涵盖城建系统全部信息流和档案类别的数字化框架,通过整合资源、幵放信息及查询等途径,把城市建设档案和信息资源结合从而达到充分收集、归档、保存、高效利用及资源共享的目的。
三、知识管理对城建档案管理的实践创新
知识管理由于其含义的针对性和适用的广泛性,可以促进城建档案管理工作各个方面的完善。本文着眼于知识管理对城建档案工作的技术层面的应用,即构建“城建档案知识管理”系统、建立“城市建设博物馆”、挖掘城建档案“隐性知识”及其档案化、建设城建档案工作效益“知识管理评价体系”等。