关键词：合同档案 收集 整理 组卷
档案工作包括档案的收集、整理、组卷、利用等工作，合同档案是档案工作的一部分，做好合同档案的收集工作，是合同档案的起点和基础。
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。
笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。
1、合同档案的收集
合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。
企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。
2、合同档案的整理
收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。
2、1合同档案按照年度分类法
废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。
2、2编制合同档案目录
笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。
2、3填写备考表
备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。
3、合同档案的利用
档案利用工作是档案工作最终的评判，是对档案管理工作的提升。笔者认为对利用者所需给予一个全新的认识，便于快速省时地提供服务，当利用者提供模糊信息的时候，就使用档案管理信息化的软件，快速准确地提供，最短的时间里，满足利用者的要求，真正提高合同档案利用效率，使利用者模糊查询而来，清晰查找到而满意归，真正发挥其作用。
综上所述，笔者认为合同档案工作也是档案管理工作的一个部分，随着企业发展的脚步加快，合同档案管理也迈上了新的台阶，企业“OA”系统各类数据，能使文件快速查询和电子档案的物理归档，但始终无法替代原始档案，所以原始的纸质档案资料的整理、归档仍需放在首位。以上几点是笔者对合同档案管理中的一些体会，只有在不断的探索中汲取经验教训，积累知识，为企业做出一份微薄之力。
参考文献：
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231、3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2、1、合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2、2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2、3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2、4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2、5合同电子文件目前尚未归档。
2、6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3、1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3、2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3、3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4、4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3、5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
关键词：电子档案；纸质档案；整合管理
随着信息化的日益发展，各个行业都步入信息化的时代，实施数字化管理策略。那么档案管理事业也一样，将信息技术引进到档案管理之中，产生了电子档案，实现电子档案的管理，同时，纸质档案和电子档案一起存在。为促进档案管理的统一性，就要将纸质档案和电子档案有机整合，保障档案管理事业更好的向前发展。
1 电子档案与纸质档案整合管理的观点
不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。
要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。
无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。
2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。
2、1 同步归档工作
在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。
2、2 同步整理工作
要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。
2、3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
2、4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
3 加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。
结束语
综合来看，上面所讲述的对电子档案和纸质档案之间的观点和具体要求，我们清楚了解电子档案和纸质档案两者有一定的关系，两者各取所长，补己之短，要实现档案管理的共同发展，就要对电子档案和纸质档案进行科学的整合，在管理时，不光要同步两种档案的归档工作，还要对两种档案同步坚定、利用和整理中作，使电子档案和纸质档案从根本上达到共同发展的局面。这样的管理，不光能弥补各自的不足，还能将电子档案和纸质档案的优势都发挥的更好，更能促进档案管理事业的长足发展。
参考文献
[1]田永丽、论电子方案与纸质档案的整合管理[J]、才智，2015、
关键词：纸质档案；电子档案；整合利用；并存发展
1 引言
档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。
根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。
2 电子档案与纸质档案的整合利用
目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：
2、1 同步归档
无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。
2、2 同步整理
电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。
2、3 同步利用
针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。
3 电子档案与纸质档案的并存发展
电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：
3、1 完善电子档案管理体系
为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。
3、2 建设档案保管设施
无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。
3、3 深入学习档案管理理论
电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。
3、4 健全档案管理制度
在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。
4 结语
21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。
参考文献
[1]刘晓菲、电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J]、办公室业务，2015，（13）：88-88、
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[3]田永丽、论电子档案与纸质档案的整合管理[J]、才智，2015，（19）：343-343、
[4]张冬梅、纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J]、卷宗，2014，（11）：49-49、
[5]郭洋洋、纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J]、黑龙江科技信息，2016，（14）：181-181、 、
【关键词】“局馆合一”； 档案体制建设； 完善和创新
随着我国经济的快速发展，中国的经济总量己经位居世界第二，社会生活不断发生变化，每天都有许多历史事实、经济事件值得记录，每天都有民众需要查阅个人身份、房产、股权等档案，给档案管理工作带来了极大的挑战。然而，在“局馆合一”的体制下，档案管理机构肩负着行政管理与开展业务的两种职能，且两种职能均为法律职能，既要处理好两种职能的关系，又要发挥好两种职能的作用，在实际运行中有时会发生矛盾。为此，从事档案研究的有关专家学者一直把档案体制研究列为一个研究的重点，各地档案局馆始终坚持对档案管理体制进行完善创新。本人在学习有关专家学者档案管理体系研究成果的基础上，结合个人工作实际，以新形势下档案管理体制面临的问题和创新实践为课题，进一步展开理论研究。
一、我国现行档案管理体制的演变过程
1954年，国家成立档案局，隶属于国务院直接领导，行使国家档案事务的最高行政管理权。与此同时，中央办公厅、中央军委分别成立了档案处，分别掌管党和军事机关的档案。1959年中央办公厅档案处划归国家档案局，统一管理党和政府机构的档案；于是，各地档案局隶属于各地党政共同管理。1978年后，随着我国改革开放的基本国策确立，我国的党和国家机构经历了四次机构改革，分别发生在1982年、1988年、1993年、1998年，在这4次党和国家机构重大改革中档案管理机构的行政职能没有发生多少变化，主要是隶属关系发生了一些变化。如，1985年出现过国家档案局与中央档案馆分离的状况，中央档案馆属中央办公厅直接领导，但在业务上属于国家档案馆领导。直到1993年的党和国家机构改革中才明确我国“局馆合一”的管理体制，各地的档案管理局与各地档案馆合并成一个机构，但挂“两个牌子”，既是行政管理机构，又负责业务开展，隶属于各地党委直接领导，直至今日得到稳定 。
二、我国现行档案管理体制存在的问题
我国现行的档案管理体制经过连续多年的运行完善，对于强化我国档案管理的行政管理，提高服务质量和效率，发挥了实实在在的作用，但也暴露出许多不容忽视的问题。其问题和不足主要表现如下：
（一）领导体制不稳定，经费落实困难。近十多年来，我国的党政机构一直处于改革之中，每隔3-5年都会发生一些重大的变化，即从中央到县市的变化，这自然会影响到各地的档案管理机构的人事变化，使各地档案局馆的各项建设的连续性受到一定的影响。随着网络数字技术的飞速发展，建一个数字档案馆一般都要好几百万，后期维护费每年至少好几万，一旦领导发生变动，这些经费需要一定的时间才能落实。另外，争取经费上也存在许多困难，过去档案馆争取经费是下级向上级争取，现在是“局馆合一”，档案馆争取经费是自家的内部事务。
（二）党政合一，政事不分。由于各地档案局馆隶属各地党委领导，属于党务机构，同时《档案法》里赋予的各级档案机构具有行政执法权，具有行政管理的职能。于是，档案管理体制呈现出“党政合一、政事不分”的特点。然而，在档案的行政管理中，有许多管理对象却不在档案管理机构之内。以县级档案局馆为例，除了管理本区域内党政系统的档案，还要对本区域内机关、团体、学校和企事业单位的档案管理进行监督和指导，而这些机构又不在档案管理体制之内，尤其是有些企业是股份制、中外合资、私营等不同性质的企业，在行使档案管理行政监督指导中会遇到许多困难。
（三）重上轻下，基础不牢。在“局馆合一”的模式下，对于省级档案管理机构来说实际上是局馆异地办公，只是形式上的合一，实际上的管理职能和业务开展是分开的，局馆双方的经费都有保证，体制运行比较顺畅。但是对于县级局馆就不一样，一般都出于节约经费的考虑，实行局馆办公地点合一，且受地方财政的影响，经费总额不够，顾得了行政经费，又顾不了业务开展经费，容易导致内部管理中的矛盾产生，使得档案管理的基础不牢。
（四）重行政轻业务，主体地位弱化。由于我国体制改制的持续进行，各地局馆的“一把手”不一定都是从本系统内提拔，有些时候是组织部门外派，工作几年后又调走，他们对档案管理的业务不熟悉，又想突出政绩，自然会倾向于行政管理。在本系统内，工作人员一般都喜欢行政管理，一些档案管理业务人员想方设法往行政岗位上调，导致档案管理业务人员缺乏。这样一来档案管理机构的工作重心自然会向行政转移，包括经费的使用上也是如此，使得档案管理的主体地位被逐渐弱化。
（五）管理职能弱化，监督形同虚设。在“局馆合一”之前，档案局对档案馆的监督指导是一种来自外部的监督，具有较强的行政约束性。但“局馆合一”之后，档案局对档案馆的监督指导则变成一种内部监督指导，加上内部管理机构中存在一些岗位任职交叉重叠，使得这种监督指导的严格性和约束性被弱化。
三、新形势下档案体制完善创新的设想
在当前我国经济结构调整的新形势下，档案体制建设完善创新是一种必然趋势，也是一个不容回避的问题。根据上述问题，我们可以对档案体制完善创新作出如下设想。
（一）双重领导，双重监督。在目前的情况下，为了保证档案管理的行政管理效能更高、各项业务开展更顺畅，在各地档案局馆可以尝试双重领导制，即在隶属上仍属于各地党委直接领导，但可以将具体管理列入政府部门的管理序列，让各地党政共同担责，党委侧重于管理档案局馆依法依规开展各项业务工作，政府侧重于管理档案局馆的基础设施、日常经费、人力资源等方面的管理，实行双重管理、双重监督。
（二）政事分开，局馆分立。实行政事分开、局馆分立，既是当前国家机构改革的方向，也是当前我国经济快速发展、社会各界和民众对档案的需求不断上升的需要。实行局馆分立，可以更好地将政事分开，理顺内部管理关系，明确各自的职责，强化内部管理监督，有利于档案事业的持续有序健康发展，更好地服务于社会经济发展需要。
（三）效能第一，上下有别。在我国的行政管理中有上行下效的习惯，上级机关如何设置，往往下级机关就一哄而上，效仿上级机关的管理机构去设置。其实，从省市到地市，再从地市到县市，档案管理的目标虽然一致，但具体的物质条件、档案管理监督的对象却有较大的差别，如果都采取一样的管理模式，必然会有不相适应的地方。因此，在明确机构设置原则的前提下，要给各级档案局馆的机构设置有一定的回旋余地，让其更好地结合本地实际情况设置，做到从上到下有一定的区别，使各地的档案管理工作更加合理科学。
四、档案体制改革的具体创新和实践
尽管“局馆合一”是我国现有的档案管理体制，但是在国家机构改革的方针政策的引领下，我国档案管理体制完善创新的步伐一直没有停歇，有力地推动了我国档案管理向前发展。
（一）调整机构设置，推进档案管理良性发展。由于各地经济发展对档案管理的需求、档案业务开展遇到的具体问题有所不同，各地档案管理机构在坚持“局馆合一”的原则下，对内部管理机构设置进行了一些调整。如，近几年湖北省档案局馆整合了省府机关的档案管理资源，建立了集中管理的跨行业的档案管理中心，提高了省府机关各部门档案管理的效能和管理水平。同时，依法规范各团体、企事业单位的档案管理，让其档案管理更加科学合理。另外，依法帮助非公有制企业、各种中介服务机构建立并规范档案，开展档案寄存、整理、数字化转化等业务服务。通过完善机构设置，使档案管理的行政职能得到充分发挥，业务服务范围进一步拓展 。
（二）精减行政机构，充实业务一线力量。各地档案局馆的行政机构人员庞大、而一线业务力量薄弱是一个共性问题，必须采取有力的措施解决。为此，近几年上市档案局馆在这方面作出了许多有益的尝试。他们将局馆行政机构人员编制压缩5%，加大干部交流轮岗力度，让局馆干部轮流到一线岗位工作。规范干部职务晋升制度，正科级以下的干部晋升必须优先考虑一线岗位的工作经历和业务熟练程度，使一线工作在全局馆上下得到应有的重视。对副处级以上干部的日常工作提出新规定，在抓好日常管理工作的同时，积极参与档案目录著录质量抽查，同时抓好外包人员著录、校对技能的培训工作。上海市档案局馆通过精减行政机构，有力地促进了档案业务工作开展。
（三）强化执法监督，提高档案管理效能。根据“局馆合一”管理模式下存在的行政执行监督不力问题，各地档馆局馆持续进行工作创新。如，近几年，大原市档案局馆面对档案管理工作量日益繁重、资金紧缺、人员紧张等困难，在全市范围内聘选执法与行风监督员20多名，其中包括人大代表政协委员、司法人员、企事单位干部和普通民众，赋予他们明查暗防、定时和不定时检查的权力，坚持对全市范围内的档案管理工作实施有效监督，及时听取他们的意见和建议，不断改进档案管理工作。通过这一举措，有效克服了局馆内部检查督导力度不够的弊端，提高了档案管理的效能，太原市档案局馆多次被评为山西省“档案管理行政执法先进单位”。
（四）多措并举，推进城乡档案统筹。随着城乡经济的繁荣发展，乡镇档案管理滞后问题日益突出。为此。几年来，重庆市荣昌县大力推进城乡档案统筹管理体制的建立，采取局馆领导帮扶基层档案单位、局馆机关机构与基层档案单位联责考核等形式，让局馆工作重心下沉，局馆机关人员坚持下到基层档案单位讲课、手把手地带业务，促进了基层档案单位工作人员素质的提高。同时，局馆机关人员将基层档案单位的农业合作组织、集体林权、农村家庭等新档案的建立等工作列为重点帮扶对象，建立共享平台，实现档案资料异地调取。通过这些举措的有力实施，大力推进城乡档案统筹管理，真正体现了档案管理为促进农村经济发展服务的宗旨。
（五）创新模式，实现档案管理体制建设的新突破。在“局馆合一”管理模式下，档案管理经费紧张、档案管理人员不安心一线业务工作是一个比较普遍的现象。为此，近几年，苏州市档案局馆在苏州工业园区建立了档案馆，档案馆大楼达8万平方米，主要负责园区人才交流、房地产、市建规划等方面的档案管理，将档案馆建设成一种集档案管理、政府信息公开、承接文化展览、提供文化休闲服务等为一体的综合性档案管理新模式，有效解决了档案管理经费紧张、档案管理人员不安心一线业务工作的局面，促进了档案管理事业的创新发展。
我国现行的档案管理体制经过20多年的运行依然能够存在下来无疑是一种最佳选择。我们必须以档案管理的科学理论为指导，以科学严慎、认真负责的精神，对我国现行的档案管理体制多调查、多研究、多完善、多创新，充分发挥好档案管理体制的两种职能作用，为我国经济建设提供有力的档案管理支撑。
【参考文献】
一、电子政务系统中档案管理现存问题分析
1、对档案移交问题进行分析。通过调查发现当前档案移交过程存在如下问题：其一，目前在档案移交过程中主要是对单份电子数据进行移交，此种情况不能对档案的整体性进行体现，导致档案缺乏有机联系；其二，双轨制在档案管理工作中应用较为广泛，此种方法使管理人员对备份存在较大的依赖性，使档案移交工作出现不规范和不合理的情况较多，致使元数据存在不完整或者丢失情况；其三，档案主要包括纸质档案和电子档案，两者在移交时间上存在一定差异，导致档案移交工作量明显增多。
2、对档案文件归档问题进行分析。其一，技术方面问题。相关规定要求档案需要保存较长的年限，如果档案管理人员不能进行技术处理非常容易出现冗余的情况，为后期查询带来较大麻烦；电子政务系统的可扩展性有一定的限制，将档案管理功能置入其中会有较大的难度。其二，管理方面问题。档案数据信息管理权限缺乏完整性，遇到特殊情况时档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找；档案管理主要由档案管理人员和业务人员共同负责，如果档案出现更改或者遗失一类的问题时各方会出现推卸责任的情况，对实际管理过程带来不利影响。
3、对安全保障问题进行分析。电子政务系统中的档案管理存在一定的安全问题，主要包括如下几点：其一，一些黑客或者不法分子在系统中置入病毒软件，这种情况使相关档案信息外露，并且使档案会出现损坏和缺失的可能性明显增加；其二，在管理过程中因为人为操作不当出现火灾或者其他自然灾害时均对档案管理工作产生一定不利影响。
4、對前端控制和全程监管冲突问题进行分析。前端控制和全程监管对档案管理工作的效果有一定影响，对两者进行合理实施对提高管理效果有较大的积极作用，但是两者在某种程度上存在冲突，例如：在进行全程监管时档案管理部门是管理工作的主体，对前端和后端进行共同控制；当对前端控制较为重视时档案管理部门则主要负责后端管理过程，无法实现全程监管的目标。
二、提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策
1、对档案移交归档过程进行规范化管理。在档案移交归档过程中需要做好如下几项工作：其一，当前信息化对案管理工作提出更高的要求，在线归档方法在档案移交归档工作中应用较为广泛，同时离线归档方法也有所应用，主要将其使用在不同格式和机密档案归档工作中，管理人员需要对当前档案在线移交或者离线移交过程中存在的问题进行深入分析研究，尽快采取有效措施对现存问题进行处理，与此同时管理人员需要对档案原始形式进行保留，应对复制过程中出现双套归档问题的可能，实现单套归档的目标；其二，为了保证双轨制在档案管理工作中取得预期效果，管理人员需要对纸质档案和电子档案移交的方法进行明确划分；其三，对档案馆以及档案室负责的内容进行明确，让两者准确掌握各自的职责，使档案移交和归档过程顺利完成，并且具有较高的完整性和安全性，为后期管理过程和查询提供便利条件；其四，管理人员需根据实际情况制定档案移交和归档过程的要求和制度，对档案移交和归档过程的合理性和规范性进行提升。在对档案进行移交和归档时管理人员需要根据规定要求对所要移交和归档的档案进行严格检查，对其是否满足移交和归档标准进行判断，对于不符合移交和归档标准的档案予以退回，对于通过的档案需要对其进行分类处理，将存放在相同类型的档案中。
2、对安全保障工作产生足够的重视。在内外界因素的影响下会使档案出现不同程度的安全性问题，为了有效的避免上述问题管理人员需要制定有效的安全保障措施，主要从如下几方面着手：其一，对档案管理的技术性进行提升。管理人员需要根据相应情况现有管理系统进行分析，尽最大力量研制出自己独有的管理系统，与此同时需要在管理系统中设置加密，备份以及杀毒等功能，减少黑客和不法分子入侵管理系统的可能，对管理系统安全性进行提升；其二，安排相应的教育培训对管理人员的安全意识进行提升，对一些常见的安全问题进行掌握，在实际管理过程中可以及时发现和处理，通过培训可以使其技术水平和管理能力有所提高，为管理过程提供强有力的支持；其三，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，研究现有档案管理的法律法规，为档案管理过程提供可靠的依据。
3、做好信息整合共享工作。档案信息整合和共享对档案管理服务向集中化方向有一定的促进作用，并且使管理效率有所提升。在对档案信息进行整合共享时需要注意如下几点内容：其一，对信息整合共享的意义进行明确[只用这一句话代表一个措施，述说不明，请用适当文字加以阐释。]，在具体实践过程中对数据信息和实体的整合共享进行有机结合，从而更好的实现信息和实体一体化共享方式的目标；其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式两种，管理人员需要将档案管理实际情况、相关要求作为依据对以上两种方法进行合理选择，更好的实现预期效果。除上述措施之外需要对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。
结束语
上文对电子政务系统中档案管理工作存在的问题进行分析，对提高档案管理工作水平给出了对档案移交归档过程进行规范化管理、对安全保障工作产生足够的重视以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望档案管理人员可以根据当前现存问题借鉴文中措施进行不断的调整，从而保证档案管理工作顺利展开，达到规定要求。
参考文献
[1]张朝晖、电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]、收藏与投资，2016（6）：101-101、
[2]胡震、电子政务系统中的档案管理问题分析[J]、卷宗，2016（7）：62-62、
（一）信息技术的引进可以改革档案管理模式档案管理模式，即档案管理方式，也就是档案管理工作中所形成的，具有一定特性，能够解决一类档案管理工作中的问题的管理模式。我国档案管理工作具有非常长的历史，对于档案管理工作的重视始终是国家发展过程中的一个要求，但是长期以来，档案管理模式都是比较单一的，在过去，这些单一的管理模式还可以解决一些基本的工作中的问题，但是在社会发展的推动下，企业的发展日渐复杂，档案管理的内容也在随之增多，复杂化，面对这种形式，传统的档案管理模式就开始捉襟见肘。而信息技术是新的科技技术，它以现代科技为基础，通过互联网、计算机等基础设备，实现对程序以及材料和数据的分析，这样一来，将它引入到档案管理工作中，通过人与机器和网络的合作，就很容易突破传统，找到新的管理模式，解决新的问题。因此，信息技术的引进可以改革档案管理模式。
（二）信息技术的引进可以节约档案管理成本不管是企业，还是政府机关，档案管理的工作量都是不可小歔的。从档案内容上，人员档案，会议档案等不同类别的档案需要不同的管理方式，从档案工作上，档案整理，档案收集，档案汇总，档案统计等不同环节需要不同理论指导，由此可见，档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力才能实现。信息技术的优势在于，信息系统本身可以实现对数据的分析、整理和记录以及分类等工作，同时，系统工作的精细以及准确程度要比人力完成更有保证，将信息技术引入档案管理工作中，使用计算机代替部分人力，这就可以精简单位人员，减少劳动力和其它资源的输出，进而实现对档案管理成本的节约。这也是将信息技术引入档案管理工作中的一个必要性所在。
（三）信息技术的引进可以规范档案管理体系将信息技术引进档案管理工作中另一个必要性就是规范档案管理体系。同其它管理工作一样，档案管理工作的进行也需要多人的配合，需要多项工作的衔接，在这个过程中，档案管理工作就形成了一个完整的体系，而这个体系的规范与否，直接影响一个企业对档案的保存和利用。在利用信息技术之前，每一项工作的完成都需要工作人员的亲力亲为，这就出现了人员之间的接触和合作，在此过程中，可能某一个工作人员的情绪就会直接影响到整个团队的合作以及工作效果，或者某一个工作人员的差错就可能直接导致整个档案管理的进度，此外，人员的能力高低不同，这些都成为档案管理体系规范化的障碍。但是将信息技术引入到档案管理工作中，尽量减少工作衔接过程中人员的接触，减少人的情绪对工作质量的影响，就会很容易的引导起整个档案管理工作朝着体系规范化的方向前进。
二、信息技术引入档案管理工作的途径
既然信息技术引入档案管理是有必要的，那么接下来要考虑的问题就是如何更好地将信息技术引入到档案管理工作中来，对此，笔者有以下几点建议：首先，信息技术的引入要充分考虑本单位档案管理工作的特点。不同的行业，不同的单位，档案在内容是不同的，这种档案内容的差异就要求在做具体档案管理工作时的方式有所区别。信息技术引入管理领域，最早出现在人力资源管理领域，在档案管理领域的引入，还不是非常的成熟，因此，很多单位的档案管理工作人员就盲目的学习和跟风，不加选择的借鉴和引入。这样做的后果就导致信息技术的引入不但没有优化企业的档案管理，反而给档案管理工作造成了新的困扰，显然，这与信息技术的引入的初衷是相背离的。所以说，在信息技术的引入过程中，一定要注意本单位档案管理工作的特点，切忌盲目。其次，信息技术的引入要打破传统档案管理模式的“条条管理”的状态。对于一些档案管理工作人员而言，档案是对历史的记载，因此必须认真谨慎，这是对历史和事实的尊重，我们必须承认这种思想的正确性，但是，很多人偏离了这种思想的本意，他们认为尊重档案就要求档案管理工作也要绝对的固定，不可随意更改模式，这是错误的，信息技术的引入就是要打破这种传统，要勇于利用信息技术对传统档案管理模式的创新，要随时把握时机，适时改革，让传统与新技术结合，共同为档案管理服务。所以，信息技术的引入，就是要在传统中改变，让档案管理也能体现出时代特色。
三、结束语
关键词:医疗设备;合同档案;管理
近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。
一、医疗设备采购合同档案管理现状
由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。
（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性
医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。
（二）医疗设备采购合同档案收集难度大
医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。
（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷
医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。
（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一
医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。
二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析
（一）档案意识不高
一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。
（二）归档范围不规范
在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。
（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程
医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。
（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题
医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。
三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路
要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。
（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识
目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。
（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围
1、医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。
2、医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。
（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式
只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。
四、结语
随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。
作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院
参考文献：
[1]史维新、医院设备档案的管理、苏州丝绸工学院学报、2000（6）、
[2]鲍薇、浅析医院医疗设备档案管理工作、黑龙江档案、2014（2）、