关键词：高校毕业生弃档管理
档案是记载一个人学习、工作经历、政治面貌、品德作风等的重要凭证，如果没有档案，报考公务员、转正定级、工作调动、继续深造、职称评定、计算工龄、办理各种社会保险、退休等都将成为难题。曾经和人们“如影随形”的人事档案，为何遭受高校毕业生遗弃？
经调查，“弃档”的原因主要有：一是高校毕业生对档案的重要性认识不足，认为档案可有可无。二是一些部门档案管理不规范，不少用人单位不再把人事档案作为招聘的重要参考，使得很大一部分毕业生认为档案的利用价值不大，没有保管的必要。三是档案管理费过高。四是多头管理，调档程序太繁琐，于是放弃个人档案或将档案随身携带。五是档案的转递相对滞后，导致人员多次流动后，档案却不知行踪。凡此种种，催生了一大批遗弃档案的高校毕业生“弃档族”。
日渐庞大的“弃档族”，表面看来，似乎是学生的个人行为，其实反映出的是我国档案管理制度方面存在的弊端。因此，解决高校毕业生日趋严重的“弃档”问题，完善管理制度刻不容缓。
1.完善教育机制，强化毕业生档案意识
笔者曾对即将毕业的大学生做过调查，调查显示：相当多的学生不知档案的重要性，更不知何为“弃档”、“死档”。由此可知，高校毕业生“弃档”现象的发生，不可回避的一个原因是学生对档案基本知识了解甚少，档案意识薄弱。
因此，对高校毕业生加强档案宣传与教育，提高毕业生的档案意识非常重要。建议把档案知识教育纳入毕业生就业指导课程中，并形成制度。
2007年12月28日，教育部办公厅印发了《大学生职业发展与就业指导课程教学要求》，明确指出：“从2008年起提倡所有普通高校开设职业发展与就业指导课程，并作为公共课纳入教学计划，贯穿学生从入学到毕业的整个培养过程。”学生档案转移及保管是高校毕业生离校前的一项工作，毕业生档案处理得好与坏，不仅影响学生的就业，还会影响学生今后的职业发展。因此，在大学生职业发展与就业指导课程中应开设“人事档案”这一章节，作为大学生必须学习的内容。通过理论学习和实践指导，让学生了解国家关于毕业生档案管理的有关政策以及措施，掌握大学毕业生档案的基本内容，懂得档案的托管和存放方式以及档案与自身的利益关系等等。而有条件的高校，可在高年级开设有关档案管理选修课，让更多的大学生了解和掌握档案学科知识和作用。总之，完善教育机制，让毕业生对自己的个体档案有比较全面的了解，认识人事档案是自己生命中不可分割的一部分，从而解决高校毕业生日趋严重的“弃档”问题。
2.完善档案内容，提高档案的利用价值
高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的历史记录，在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。但由于诸多原因，在校期间，学生档案得不到重视，档案管理中，材料收集不全，辅导员、班主任评语大同小异，学生的优劣无法区分，学生的个性得不到展示，用人单位无法从学生档案中判断个体学生的真实才能和品行，从而成为用人单位广纳群贤的依据。因此，用人单位很少通过档案去了解毕业生，聘用人员。学生的人事档案就自然地成为众多毕业生眼中的“鸡肋”。随着市场经济发展的不断深入，学生毕业后，灵活就业已经成为大学生的就业主流，越来越多的大学毕业生成了流动人员，而各省市人才市场建立的人事档案管理机构，对流动人员的档案仅限于“保管”这一低层次服务，很少给当事人以新的工作经历及所获奖惩等内容的“归档”，很多档案的内容仍然停留在大学时期，其利用价值也就不言而喻。
要解决高校毕业生日趋严重的“弃档”现象，完善档案内容，提高档案的利用价值刻不容缓。一是加强大学期间的学生档案管理，加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。在给予学生评价、鉴定时，要写出每一个学生的特点，从各方面将学生的个性和才能表现出来，做到“见档如见人”。二是各级档案管理单位、人才市场档案管理中心，要不断地充实流动人员的档案内容，将反映当事人的素质、综合能力和权威部门认定的业绩考核资料及时地补充到档案中，特别是增加体现个人技术专长的内容。同时，还要把人事档案与个人信用体系联系起来，使人事档案真正成为个人信用、能力、技能的权威“标签”，成为解读求职者素质、能力等的最权威、最可靠的参考资料，发挥人事档案的参考价值和利用价值，从而更好地为用人单位服务，为当事人服务，为社会服务，减少“弃档”现象的发生。
3.取消人才档案管理费，服务民生
社会原因。当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自己的档案持漠视态度。[2]目前，非公企业发展迅速，这些企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在校期间形成的档案；有的企业收了学生档案也只是放在人事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录并不重要，也没有利用的必要。
学校原因
1领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%,98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。
2档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。在所调查的14所本科院校中，只有6所拥有独立档案馆的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有网站的6所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能得以查证。
学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体调查数据如表4所示。解，剩下80%的学生了解不多甚至不了解，对自己档案的不知情进而导致63%的学生基本没想过利用自己在校期间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆（室）查询的学生仅占所调查人数的19%。学生对档案利用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占4%，96%的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一个原因。
加强高校学生档案利用工作的对策
重视学生档案工作，完善基础设施，注重档案队伍建设。
1档案馆（室）的基础性建设是做好学生档案管理及利用的最基本的条件。学校要加大资金投入，加快档案馆（室）的基建步伐，如现代化设备的添置与更新、学生档案信息数据库的建立与维护、档案网站的开通与运行等。
2档案工作人员是档案工作的主体，是做好学生档案利用工作的关键所在。领导的重视很大程度上能提高档案工作人员的积极性、主动性和创造性，学校主管领导可不定期召开档案工作会议，加强档案工作人员对学生档案管理及利用重要性的认识，努力培养其爱岗敬业的精神，增强其责任感。同时，创造条件，增加档案工作人员在职培训、进修和与其他高校交流的机会，一则提高其竞争意识和档案利用服务意识，二则提高其业务素质、工作能力，尤其是现代化管理知识和技能。总之，档案工作人员要在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，切实提高学生档案利用的数量和质量，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。
扩大学生档案宣传面，加强学生档案宣传力度。档案机构可结合本校实际情况，开展形式多样、内容丰富的档案利用宣传活动，注意传统方式与现代方式的有效结合，并注重实际效果。传统宣传方式一般是通过条幅、宣传窗等校内媒体进行档案相关法律法规、学校档案利用的相关规定的宣传。网络信息时代，在做好传统宣传的基础上，还要注重现代方式，在调查中，有64%的同学希望通过网络及其他电子信息来了解档案馆（室）及相关信息，可见利用网络手段进行宣传备受欢迎。
1充分利用学生访问较多的网站。将有关学生档案的新闻和通知挂到学生处、校团委网页上，而不仅仅公布在档案馆（室）主页上。也可在这些网站上添加有效链接，以满足用户对档案馆（室）网站的访问需求，尤其是校外用户。另外，尚未建立独立档案馆（室）网的高校可以在当前热门的网站，如人人网、腾讯网等开通档案相关页面。用户与之成为好友后便可随时了解并获取学生档案利用的最新动态。
2尝试高校通和QQ等新的交流工具。学校档案部门工作人员可将院系档案工作人员导入高校通和QQ好友中，院系档案工作人员可将所在院系的学生导入好友中，形成学校-院系-学生三级沟通链，便可将最新档案消息直接发送给学生，也能在用户利用档案遇到疑问之际进行实时在线咨询。如此，既有利于在校生档案意识的培养，也有利于历届毕业生对学生档案信息的及时获取。
加强学生档案教育工作，培养和提高学生档案意识。做好学生档案教育工作是培养和提高学生档案意识的重要途径，但并不是通常意义上的档案专业教育，而是指做好非档案专业学生的通识教育，使学生能够系统、全面地学习档案知识，接受档案教育，并基本掌握运用档案信息的方法，[3]以此增强档案利用意识。调查显示，高达79%的学生有接受档案教育的意愿，这表明多数学生认为档案教育具有一定意义。如何开展学生档案教育工作，可从多方面采取措施。
1要选择理论基础扎实、实践经验丰富的老师作为档案通识教育的引导者。因为学生档案工作相对比较枯燥，涉及内容比较单一，日常学习生活所牵涉的又比较少，所以要培养学生对该课程的兴趣，必须选择一位合适的老师。
2要注重讲授的内容和方法。档案教育不仅要传授一定的理论知识，包括相关的法律法规、学校的有关规定、学生档案包括的内容与重要作用，而且要注重实际操作能力的培养，尤其是学生档案检索的方法和技能的传授。老师可在课堂上模拟档案检索的过程，并让学生参与其中。形式多样的教育方式既可提高学生上课的积极性，又能增强学生实际操作的能力，为今后的档案利用打下良好基础。
【关键词】高校；学生档案；科学化
学生档案管理是高校重要的基础性工作。2008年9月1日施行的《高等学校档案管理办法》指出：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平”。学生档案对学生今后的升学、工作、生活等方面都有着重要的作用，特别是对于希望进入公务员系统的学生，学生的档案的重要性更加明显。所以学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划，更好的做好学生档案管理工作。
一、高校学生档案管理中存在的问题
（一）档案管理比较松散。学生档案汇集了学生在校期间学业成绩水平、思德状况、社会实践能力以及身体心理发展状态等多方面的信息，是对学生综合素质的把握，如果缺少了这些信息，就会在临时对学生进行评估时出现问题，无论对学校、学生还是用人单位都是一种损失。但是在目前的很多高校中，学生档案管理处于一种松散的状态。基于学校规模性质的不同，学校管理学生档案的部门也有不同，有的是档案馆，有的是人事处，有的是学生处，有的是把档案分散到各院系管理，由于缺乏人力物力财力，难以对其进行有效的协调，大家常常是各自为战，或者是临时抱佛脚，难以使工作深入开展。
（二）档案管理人员素质不高。档案管理的良好成效离不开优秀的档案管理人员。目前高校中普遍缺乏专业化、高素质的档案管理人才。在许多院校中，学生档案存储于院系中，并没有专职的档案管理人员，大都由团委书记、专职辅导员或党委秘书兼任。这些人大都缺乏专业的档案管理知识，在档案管理中容易出现各种各样的问题，再加上他们的时间精力有限，流动性较强，档案管理的成效将大打折扣。还有专职的档案人员意识不到档案管理的重要性，工作中容易出现疏忽，导致学生档案出现错误，对学生毕业求职造成了严重的影响。
（三）档案内容较为陈旧。在社会飞速发展的今天，创新能力成为了与时俱进的人才评价机制中的重要标准。一个单位认识学生综合素质的第一个重要的途径就是档案，但因为高校目前档案内容比较陈旧，使用人单位很难从中认识到学生的创新能力。在学生档案中，学生的履历与成绩主要以表格为主，缺乏新意，在对学生的评价中，主观性的套话较多，无法充分展现一个学生的特点、特长和优势，非但不能给学生的求职提供便利，反而会给学生的求职带来一些不便。
二、解决高校学生档案管理问题的对策
（一）完善档案管理机制。完善档案管理机制，就是要实现档案管理的科学化、程序化和规范化。针对高校学生档案管理松散的情况，可以从两方面进行改善。第一，加强制度建设，规范管理行为。要以国家的政策法规为指导，根据当前的社会形势以及学校的自身情况，出台相应的管理细则，完善档案管理部门行为，提高档案管理的成效。第二，完善档案管理手段，提高工作效率。管理的松散与工作效率有着直接的关系，所以在信息化、数字化的大背景下，档案部门利用它们来帮助自己，并且实现学生档案的动态化。
（二）加强档案管理队伍建设。高校要充分认识到档案管理人员对学生档案的重要性，把培养一直优秀的档案管理队伍列入到学校今后的发展之中，为学生今后的学习和工作提供档案便利。一方面学校可以对外招聘一些素质较高，专业能力较强的档案人才，他们的加入不仅能提高学生档案管理成效，也能带动或帮助其他员工。另一方面要对档案管理人员进行培训，鼓励档案管理人员进行继续教育。定期或不定期聘请专业人才来授课讲学，为参加继续教育的员工提供工作和生活的便利，切实提供学生档案管理能力。
（三）丰富档案的形式及内容。一方面是上级部门要给予高校一定的自，鼓励高校在学生档案的形式及内容方面进行创新。另一方面是高校学生档案管理部门要解放思想，开拓脑筋，多去了解目前的就业形式，了解企业的招聘要求，根据用人单位的需求和学生的自身情况，制定出一套真实的、新颖的、可靠的档案形式及内容。如学生诚信档案和心理档案的建设，使用人单位更加全面地了解学生情况，方便学生的就业。
三、总结
高校学生档案管理不仅关系到高校档案建设，更关系到学生今后的发展，所以学生档案管理部门一定要加强档案管理意识，提高档案管理能力，真正做到档案管理的科学化、程序化和规范化。
【参考文献】
[1]于立华.对高校毕业生电子档案管理的思考[J].云南档案，2010（5）：64-65.
部分医院的档案管理工作常会出现一个工作群体同时受到两个不同部门领导管理的情况，一方面是档案部门，另一方面为医院领导部门。这两个部门由于工作性质的不同，对档案管理工作的认识也不同，常常带给医院档案人员不同的管理规划，而没有一个关于医院档案管理的详细规章制度，这样会使医院档案工作受到一定的影响，使工作人员产生无所适从的心理。另外，不同的管理部门对档案管理工作的业绩考核也有不同的标准，对档案管理结构的安排也常会出现不同的意见，使档案工作人员在工作中产生矛盾。医院应该充分认识到档案管理规章制度的重要作用，从而进行对档案管理工作的进一步规划发展。医院可以通过一定的研究与调查，制定出相应的改革措施，在医院建立档案管理机构，大力宣传档案室的重要作用，使档案管理工作受到重视，从而建立科学的档案管理体系，明确档案管理的各级职能，这样能够使档案管理模式从分散转换为集中。而对于档案工作人员的考核情况，也应该从医院具体情况出发建立科学的考核制度，为档案管理工作划分责任人。例如可以将各个科室的管理责任书中加入档案管理工作的责任内容，将档案工作的质量与科室主任工作的考核相关联，让更多的责任主体加入医院的档案管理工作当中来，促进档案管理在收集、整理等方面进一步规范化。
2重视档案的开发与利用
在很多医院当中，档案并没有真正发挥其作用与价值，这与档案系统所处的环境相关，一般医院都更重视档案的收集与整理而不注重对其进行开发利用，档案也都被封闭在档案室中，其查询使用也不具备方便的使用流程。医院档案室更不具备良好的设备以及技术条件，进一步制约了档案对医院工作发挥价值。对档案进行收集与管理的目的就是为了使其为接下来的工作决策作出指导与辅助，这就要求医院管理人员制定相应的规划，尽量充分的发挥档案的作用，满足医务人员对档案信息的需求，让档案为更广泛的医院工作服务。另外还可以开展一系列的编研活动，重视信息开发，让更多的档案使用者得到更全面而有效的信息资源。
3重视对档案管理人员的培训
很多医院并不具备高素质的档案管理者以及档案工作实施人员，使档案的科学管理得不到具体实践。一些档案人员并不了解档案工作的重要性，更由于单位领导对部门的不重视而对档案工作的理解出现偏差，认为档案管理就是将收集的材料放在档案室，不使档案丢失与损坏就可以了，而不进行档案的整理，更不注重档案的利用。一些部门对档案的移交工作也不积极，为档案的保存与整理工作带来困难。无论在哪一个岗位中，人员都应该具备对工作的责任心，这是一个工作人员所要具备的基本素质，而对工作责任心的践行更是需要对工作性质与工作方法的学习，如果不具备对工作的了解，工作责任心也就无从谈起了。在医院的档案管理工作中，应加强对于档案工作人员整体素质的提高，加强对档案工作的认知，制定相应的岗位培训机制，在定期的培训中，加入档案管理工作所必须具备的技能。例如对《档案法》与《保密法》的基本了解学习，让档案工作有理有据。另外档案管理人员也要加强对于档案管理专业化的期刊与书籍的阅读，使档案管理工作紧紧跟住档案政策的步伐，了解并实施档案管理的新规定。另外，要加强对档案工作人员综合素质的培训，档案工作不同于医院的其他工作，工作人员身处档案室而不被多数人所认识，其工作业不被人理解，在这样的条件下，工作人员更应该具备勤恳的工作作风，实现自己的作为。
4在新时期对档案管理工作的创新
4.1开展以信息技术为依托的档案管理工作
传统以纸质文献的档案会占据当量的空间，工作人员在进行整理时所花费的时间也比较长。而随着信息化的发展，医院档案也逐渐呈现多种展现以及储存方式。对于数据化的档案储存与管理，医院应该加强对技术以及设备进行更新，让档案管理工作更适应新时期的发展，为档案工作人员提供信息化的工作环境。
4.2加强对管理技术的创新
一、高校学生档案管理中存在的问题
（一）档案管理比较松散。学生档案汇集了学生在校期间学业成绩水平、思德状况、社会实践能力以及身体心理发展状态等多方面的信息，是对学生综合素质的把握，如果缺少了这些信息，就会在临时对学生进行评估时出现问题，无论对学校、学生还是用人单位都是一种损失。但是在目前的很多高校中，学生档案管理处于一种松散的状态。基于学校规模性质的不同，学校管理学生档案的部门也有不同，有的是档案馆，有的是人事处，有的是学生处，有的是把档案分散到各院系管理，由于缺乏人力物力财力，难以对其进行有效的协调，大家常常是各自为战，或者是临时抱佛脚，难以使工作深入开展。
（二）档案管理人员素质不高。档案管理的良好成效离不开优秀的档案管理人员。目前高校中普遍缺乏专业化、高素质的档案管理人才。在许多院校中，学生档案存储于院系中，并没有专职的档案管理人员，大都由团委书记、专职辅导员或党委秘书兼任。这些人大都缺乏专业的档案管理知识，在档案管理中容易出现各种各样的问题，再加上他们的时间精力有限，流动性较强，档案管理的成效将大打折扣。还有专职的档案人员意识不到档案管理的重要性，工作中容易出现疏忽，导致学生档案出现错误，对学生毕业求职造成了严重的影响。
（三）档案内容较为陈旧。在社会飞速发展的今天，创新能力成为了与时俱进的人才评价机制中的重要标准。一个单位认识学生综合素质的第一个重要的途径就是档案，但因为高校目前档案内容比较陈旧，使用人单位很难从中认识到学生的创新能力。在学生档案中，学生的履历与成绩主要以表格为主，缺乏新意，在对学生的评价中，主观性的套话较多，无法充分展现一个学生的特点、特长和优势，非但不能给学生的求职提供便利，反而会给学生的求职带来一些不便。
二、解决高校学生档案管理问题的对策
（一）完善档案管理机制。完善档案管理机制，就是要实现档案管理的科学化、程序化和规范化。针对高校学生档案管理松散的情况，可以从两方面进行改善。第一，加强制度建设，规范管理行为。要以国家的政策法规为指导，根据当前的社会形势以及学校的自身情况，出台相应的管理细则，完善档案管理部门行为，提高档案管理的成效。第二，完善档案管理手段，提高工作效率。管理的松散与工作效率有着直接的关系，所以在信息化、数字化的大背景下，档案部门利用它们来帮助自己，并且实现学生档案的动态化。
（二）加强档案管理队伍建设。高校要充分认识到档案管理人员对学生档案的重要性，把培养一直优秀的档案管理队伍列入到学校今后的发展之中，为学生今后的学习和工作提供档案便利。一方面学校可以对外招聘一些素质较高，专业能力较强的档案人才，他们的加入不仅能提高学生档案管理成效，也能带动或帮助其他员工。另一方面要对档案管理人员进行培训，鼓励档案管理人员进行继续教育。定期或不定期聘请专业人才来授课讲学，为参加继续教育的员工提供工作和生活的便利，切实提供学生档案管理能力。
（三）丰富档案的形式及内容。一方面是上级部门要给予高校一定的自主权，鼓励高校在学生档案的形式及内容方面进行创新。另一方面是高校学生档案管理部门要解放思想，开拓脑筋，多去了解目前的就业形式，了解企业的招聘要求，根据用人单位的需求和学生的自身情况，制定出一套真实的、新颖的、可靠的档案形式及内容。如学生诚信档案和心理档案的建设，使用人单位更加全面地了解学生情况，方便学生的就业。
【摘要】档案是反映历史面貌的真实记录，档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学校的重要基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标志。随着教育改革的不断深入和发展，贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》与《广东省档案管理办法》，建立和管理好学校档案，并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道，不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作用。
【关键词】学校档案管理依法治档
一、当前学校档案管理工作中存在的问题
1．某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。
2．教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。
3．上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
二、如何依法管理档案工作
1．加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。
2．积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在学校落到实处。
3．依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。
(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。
(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。
(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。
(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。