2009年的株洲市场,是不景气的一年,对于我来说也是非常有压力的一年,由于房地产销售不景气,让我们做厨卫电器的,在零售市场上所占有的百分比走了下坡路;2009年度,株洲市场品牌之间的竞争(特别是价格竞争、促销竞争)也更加激烈,这就要求我们的售后服务的质量自然要上档提升。为提升欧意在株洲市场的竞争力,为长期发展考虑,我决定要加大力度,规范我们的服务部门的建设。在整个服务运作过程中,我们主要使用以下四张表格:《客户档案基本资料表》、《送货清单签收表》、《跟踪服务电话登记表》、《安装反馈签收表》。
第一步、整理客户资料,建立客户档案。客户购机之日起售后服务部于当日内将客户有关情况整理制《客户档案基本资料表》并建立档案。
第二步、根据客户档案资料,研究客户的需求。工作人员根据客户档案资料,研究客户对欧意电器维修保养及其相关方面的服务的需求。
第三步、开通短信平台与客户进行短信联系,开展跟踪服务。
(1)提醒客户正确和安全使用欧意电器;
(2)询问客户近期有无新的服务需求需我公司效劳;
(3)告之客户相关的厨卫电器知识和注意事项;
(4)介绍本公司近期为客户提供的各种服务、特别是新的服务内容;
(5)介绍本公司近期为客户安排的各类优惠活动。
第四步、规范送货服务。客户通知送货时,货物准备要认真,整个清点、交货过程中动作、用语要简练,不让客户觉得拖拉繁琐。清点、交货后顾客接收《送货清单签收表》签名不可遗漏。送货时间如遇特殊原因不能按时送到,也要按上述时间或更早些时间通知客户,说明延误原因,争取客户谅解,并表示道歉。
第五步、规范安装服务。要求安装工作人员要熟悉产品的性能和特点,安装时要做到热情,耐心,细致;严格按照安装规范装好如气管、水管、烟管、接头等,要做到装好后调试水管不漏水,气管不漏气,烟管稳固、牢靠,告知客户正确、安全的使用产品。安装完成后要告诉顾客如何维护、保养产品,并现场让他们操作;告知顾客要仔细阅读《使用说明书》。请客户在《安装反馈签收表》上签字确认后,安装工作人员才能与客户礼貌告别后离开。
第六步、规范维修服务。
(1)维修工作人员严格按维修程序及操作规程维修,确保维修质量;
(2)维修工作人员应严把配件质量关,杜绝假冒伪劣配件的使用;
(3)维修工作人员节假日和周末不休息,保证用户随报随修;
(4)维修工作人员过保收费严格按照我公司《维修收费标准》收取,不夸大故障,杜绝乱收费;
(5)在维修过程中有顾客使用不当造成的故障,维修工作人员也应去为顾客调试指导并告知怎么使用,使顾客放心的使用我们欧意产品。
第七步、规范售后服务工作。
1.售后服务工作由售后服务部主管指定专职人员――跟踪负责完成。
2.专职人员在客户购机完成后,当日内建立相应的完整的顾客档案。
3.专职人员在建立客户档案的同时,研究客户的潜在需求,设计拟定“下一次”服务的针对性通话内容、通信时间。
4.专职人员在客户购机三天至一周内,应主动电话联系客户,做售后第一次跟踪服务,并就客户感兴趣的话题与之交流。
5.在“安装调试”之后10天左右,专职人员应对客户进行第二次跟踪服务的电话联系。电话内容仍要以顾客感兴趣的话题为准,内容避免重复,要有针对性,仍要体现本公司对客户的真诚关心。电话交谈时,工作人员要主动询问客户机器使用情况,并征求客户对本公司服务的意见,以示本公司对客户的真诚关心;
6.在我公司决定开展客户优惠服务活动、免费服务活动后,专职人员应提前两周把通知先以短信方式告之。
7.每一次跟踪服务电话,包括客户打入本公司的咨询电话或投诉电话、专职人员都要做好电话记录,登记入《跟踪服务电话登记表》。
8.咨询服务。为客户在使用过程遇到的问题进行咨询服务,如遇客户不知道使用和不当使用在电话中又不能解决问题时,即派技术人员上门服务。
9.工作人员上门服务时要自备鞋套。
通过近期对本公司各项目客服部的走访巡查，发现各项目客服部能够较好的完成客服部所承担的客户服务工作。同时也存在的一些问题如：
1、员工业务水平偏低和服务素质偏低，主要表现在处理问题的方法和技巧不太成熟。
2、部门管理制度、流程不够健全，使部门工作效率、员工责任心和工作积极性受到一定影响。
目前按照总公司的要求完成物业公司整合，设立物业公司总客服部及下属各项目客服中心。我部门经过开会和讨论提出以下计划。
1、客服部做好每月客户缴费统计及各项目收支明细绘制成表，上交总公司，让总公司能清晰的看到物业公司资金运作情况。
2、客户部建立完善公司收支档案，以及完善各项目业主档案。
3、狠抓客服部团队内部建设，工作纪律，完善客服制度和流程，部门基本实现制度化管理。
4、定期召开部门服务质量评定会，规范客服人员服务。进行思想交流，丰富、充实专业知识，为业户提供更优质的服务。
在过去的三年里，我的进步是直线向上的，缓而不慢，细而扎实。因为作为一个客服人员，我深知基本功要做好做实，微笑要留住，礼貌要恰当，耐心要保持，这些非一日之促成。这个工夫是细水长流，着急不得，不近功也不能急利。于自己的成长有更好的磨练。在平凡的客服里我努力展示了自己优秀的一面。在kpi的考核中每月被评为优秀客户代表.在XX年作为优秀代表派往**进行亲和力培训,在XX年被安排去**10000号交流学习，期间我的多次建议被领导采纳.由于成绩突出,被评为XX年度优秀员工.在文娱方面，兴趣广。爱好文笔。在去年5月份举办的“电信产品广告征集”中被采纳一条有价值的广告语。今年5月份在五四青年节组织成员创作和表演节目，获得大家的好评。
做客服，人说“这是在做吃力不讨好的事”。确实，客服需要处理的事有时是那么琐碎，每天忙忙碌碌，每天都会碰到各种各样的客户，礼貌的，粗鲁的，感谢的，生气的，讲理的，不讲理的，打错电话的……刚开始的时候，每天的情绪也会随着碰到的事情，碰到的客户而改变。被客户骂了两句，心情变得沉重，笑不出来;被客户表扬了，马上轻快起来，热情而周到。想想这是很不成熟的表现。所幸我得到周围很多同事们的帮助，使我慢慢成熟起来。用户真诚的道谢和满意的笑声使我体会到了自己的价值。在初接电话，对客户所提出的问题，我不敢轻易做出回应。但很快，我便意识到除了有热情的态度之外更应该有丰富而扎实的业务知识，才不致以使自己没有足够信心来正确回答客户的问题。于是，我养成了利用工作之余的时间来熟悉业务知识与做疑难问题记录的习惯。记得当初接线时，我遭遇很多困难，不止一次没有完全回答好客户提出的问题，甚至遭遇到客户的投诉，我的心情在很长一段时间内都处于最低谷。但是，我没有因此而放弃自己，而是一直在寻找弊端，不耻下问，加强业务积累和学习，还主动利用业余时间多听了一些优秀的录音。经过一年的努力，我终于没令自己失望，荣获“优秀话务员”的称号，得到大家的认可和赞许。
记得有一天晚上接到一个客户电话，说他家的小灵通被抢，要马上报停，但是报不出机主是他爱人的身份证号而被话务员委婉拒绝，并告知只能明天到营业厅去处理。我接到他的电话时他的心情显得颇为激动，显然他是多次打入过。没有值班长在场，怎么办?严格遵守规章制度是我们的准则，但用户的利益这时可能也会受到损失。用客户的话说“我以人格担保”这样的沉重的话时，我马上说：“先生，我相信您...”并详细记下他个人的身份证号，并告知其明天到营业办理后续事项。用户真诚道谢。这件事给我很深的感触。当处理一件棘手又敏感的问题，当客户利益和公司规章制度发生矛盾时，又不损害公司利益情况下，我们是多为用户考虑还是害怕担当一些责任?是用看似不会出错的正当理由推辞还是灵活处理，敢于承担一些责任?做一名客服人员绝不是单纯做完一件事。要把一件做好，考虑周全，拿捏准了，这是要费工夫去努力的。所谓为客户着想，替客户分忧，达成客户心愿，绝非口上那句“先生，您的心情我能理解”就可以完成，而是需要我们具有敢于承担责任的责任心和善于分析和处理的判断力和执行力才能真正为客户完成心愿，提升我们公司的服务质量和服务形象。这对于每个从事客服行业的人来说不论在体力和智力方面都是一个挑战，然而这样的挑战使得我的人生变得精彩而充实。
做一名合格的客服人员，我想仅做好业务工作是远远不够的。平时我会学习与工作有关的书籍，如《销售心理学》，《市场服务营销》《电话营销》等，与同事讨论电话服务技巧有关的案例，更加充实自己。了解客户心理,使我从经验中明白“对不起”“实在不好意思”比“先生，很抱歉”来的不易引起客户的反感，一句“我们会转业务部门，或说我们会转**部门(直接说出部门名字)为您处理”比“我们会转相关部门帮您处理”更易接受，用户会感觉不是在敷衍。