关键字：科技档案；国企；管理创新
进入信息化社会之后，人们已经认识到科学技术作为第一生产力的地位。国企在提高生产力方面起到了重要的作用，而对国企的科技档案进行创新管理也成了一项基本的战略，这样对企业形成强大的核心竞争力是非常有优势的。当下党和政府对科技创新非常重视，并提出具体的要求，构建创新型的国家，增强我国的综合国力，努力提高我国的国际竞争力。在此背景之下，国企作为重要的经济发展的力量，就需要审时度势，不断的深化创新理念，要求档案管理与技术都要适应企业经济的发展，从而全面的提高国企的经济效益以及竞争力。
1 科技档案管理现代化的意义
对科技档案进行现代化的管理是有非常深远的意义的，首先要在思想上有对档案进行现代化管理的概念，对档案的管理与手段要有创新性的思维，在社会科技飞速发展的今天对新的技术要进行大胆的使用，这样对企业档案的有效管理是非常有作用的。归根到底，对科技档案进行现代化的创新首先还是思想的改变，从人的思想中能够真正的认识到对档案管理带来的巨大的成效，这也是一个企业能够保持与时俱进，实现档案管理现代化的目标的关键所在。对于现代化，它的内涵是随着时代的不断发展而发生变化的，现代化是最新的科学技术与创新理念的一种体现。对档案进行现代化的管理指的是对档案的归类与开发中使用智能检索与光学扫描以及网络的远程传送、数码技术等，根据这些现代化的技术对档案的不同种类进行科学化的管理与规范。
2 我国当前国企档案管理的现状
当前我国在企业档案管理方面还存在一些问题。首先是对待国企电子档案的管理运用方面还不是很普遍。在我国某些国企单位中还存在一些比较传统的观念，比如白纸黑字立此为证，在信息化的今天，在档案管理中竟然还存在以纸张作为主要的办公材料。当今社会是信息化的社会，信息化的电子档案管理体系已经日趋成熟，也变得非常重要。而在我国还存在纸质与电子信息化并存的现象，一些单位对电子档案的体系建设方面做的并不是很好，应该大力进行改进。
其次是一些单位虽然建立了电子档案的体系，但是在管理上还存在不小的问题。在一些国企单位中，电子信息对于每个单位的人员的信息、成果与技术信息等当面的记录并不是非常的完整，在一些流转的程序方面也存在不足，对档案管理的创新产生了非常不利的影响，如果不加以改善，很有可能会对企业的生产与竞争力产生不利的影响。
3 对国企档案创新管理的几点建议
（一）要对传统的思想观念进行创新。企业的领导层需要将档案的信息化作为企业的发展规划，将此纳入到各个部门的职责范围之中，以及员工的工作表现中。而档案部门的主要人员需要对企业中的档案有组织有计划的进行信息化的改进。对于改善需要的经费也要划入年度的财务预算，依据档案管理的数量进行科学技术与设备以及网络安全等设备的配置。企业需要加大对档案管理经费的投入，为档案管理的的现代化创新提供必要的资金上的支持。
（二）对相关的组织机构进行创新。对档案管理，需要健全档案管理部门的机构，需要设立专门的档案管理办公室以及专门针对档案管理的监督部门。对相关的部门或者单位都要配置专业的人才，制定相应的规章制度，保证各部门的正常运行。设立相关机构在一定的程度上可以避免三个和尚没水喝的弊端，从管理上进行分析，设置相关的机构也是一个企业的组织能力是否能够发展壮大的一个重大的表现，是一个企业能够适应容易激烈的市场竞争的重要的前提。而建立科学有效的监督机制则是保证企业组织与执行力的重要保障。因此说，对于企业档案管理，必须强化监督，保证执行力，对于监督部门，需要有明确的工作责任与工作人员，强化分工，严禁推卸责任的事情发生。
（三）加强档案管理人才队伍的建设。对与档案管理的人才的选择需要从其职业的特殊性等方面来考虑，档案管理人才需要有高超的技能与综合素质，还需要具备不断进取与开拓创新的思想。对档案管理人才队伍的建设要建造一支不但具备能够通晓各类档案知识，还必须能够熟练的掌握自动化信息化的管理技术的专业技能。要求人才队伍能够使用现代化的技术与自身的能力对档案进行科学的处理土管理，高效的完成对档案的收集、整理与鉴定，以及对档案信息资源的开发与利用，为人们以及企业提高最好的服务。
对档案管理人才队伍的建设要加大宣传教育的力度，将档案管理人员的社会地位进行提高，以改变社会对于档案管理人员的认识。在对档案管理人员的队伍的建设中，一定要坚持以人为本的原则，使用开拓创新的科学的管理方式对人才队伍进行管理。对待人才队伍资源的配置，必须坚持科学化的配置方案，要考虑企业的整体与企业的发展状况，充分的将服务向企业的生产第一下靠拢，将企业的档案管理与企业的发展方向与命运有效的结合起来，打造我国国企档案事业的创新发展的基石。
（四）促进国企科技档案信息化的建设。企业档案最主要的业务是对档案的执行与转存进行记载，对企业中工作的运行起到很大的促进作用，此外还会对企业的合法权益起到很重要的保护作用。对企业的档案进行信息化管理可以将大量的档案资源充实到信息平台上，这样就可以最大化的发挥信息资源的优势。构建制度化与科学化的档案管理体系能够节约企业的资源，保证企业的竞争力，更能够在科技发展与创新方面体现企业的长远目标，以更优质的面貌的对社会与国家提供服务。
结语
我国的经济已经与世界开始接轨，这就要求我国要以一种最新的面貌面对世界，要求我国的各项管理体制与水平都要进行一个大的改变，就是要与世界接轨的一种面貌。而国企档案的管理是国企经济发展的重要组成，因此需要在管理范围、管理方式与管理手段等诸多方面进行大胆的更新。这是适应整个经济工作变化，为提高国企的生产力与竞争力的关键所在。
参考文献
[1]和梦吉、企业档案信息化建设对策研究[D]、山东大学、2012、
从总体上看，民办高校的档案管理工作处于一个较低水平徘徊的状态，难以适应新形势下档案管理工作现代化的要求。同时，科技档案本身的特点对档案管理又提出了一些特别的要求:第一、专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在档案形成领域和档案的内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使之区别于一般档案，而且不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别，比如产品研发档案和城市规划档案虽然同属于科技档案，但是两者之间有着根本的区别。因此，科技档案管理具有强烈的专业性要求，体现在管理机构上，就是出现了许多不同种类的专门档案馆(例如:城建档案馆、通讯科技档案馆、电影档案馆等)。第二、种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生性的科技档案在种类上的多元化①。以类型而言，科技档案是所有一切档案种类中，类型最为丰富多样的一种。可以说，科技档案包含了各种载体、各种形式的档案内容。这就要求我们管理科技档案必须要具备相应的技术和设备，以便全面管理好科技档案中的各种内容材质。第三、科技档案具有成套性的特点。科技档案都是人们在围绕一个独立的科研项目或生产活动的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点②。对科技档案的成套性认识不足，常会造成档案收集不全、档案分散保管等不利于科技档案管理和利用的错误。第四、科技档案具有时效性的特点。科技档案的时效性特点是指它具有较强的现实使用性，相比于其他档案，如政务、人事档案，科技档案的时效性在归档时就已经显现出来了。
有些民办高校的档案管理员本身不是档案管理专业出身，档案利用意识不强，对档案管理的看法仅仅就是保管好档案，对于档案利用及其价值漠不关心，长此以往，空守档案“金山”而自不知③，使档案的价值及档案工作的社会认可度都会下降。针对民办高校档案管理的特点及科技档案自身的这些特点，作为民办高校的档案管理者，如何在充分利用自身条件的基础上提高对科技档案的管理水平并实现科技档案的充分、有效利用呢?首先，档案管理者自己要转变观念。坚决抛弃陈旧的档案观念，树立现代化档案管理理念。把档案管理从单纯的“保管”转变到主动调查、主动参与、主动服务的现代管理方式。作为民办高校档案管理者，要主动与学校科研单位及个人联系，了解科研工作的情况，提供力所能及的档案资料，并主动帮助他们收集保存科研过程中形成的第一手资料。在实践中，应该努力使整个科研开发进程与立卷建档进程结合起来④，包括:下达项目计划应与明确科研材料归档任务同步提出，对项目进程的检查与科研相关材料归档规范性检查同步进行，项目成果的鉴定、验收与科研材料归档鉴定、验收同步实施，确保科研材料规范有序以及在归档后的完整性。通过积极参与社会科研与生产活动，主动提供档案支持，同时也可以进行档案利用宣传，提升档案馆(室)的知名度，提高公众利用科技档案的兴趣和热情。其次，档案管理部门要合理利用有限的经费。在调查研究的基础上，有计划、分步骤地购进必备的档案管理设备。作为民办高校档案管理机构，经费可能不如公办院校那样充足，尤其要求档案管理人员学会“精打细算”，把有限的经费用到必须的地方，保证科技档案管理工作顺利进行。加快科技档案的数字化建设，实现最广泛、更便利的服务是民办高校科技档案提升水平的必然趋势。科技档案的数字化建设不仅可以使有限的资源能在最大的范围内得到利用，更能够有效避免重复建设重复投资，既有效地解决好当前民办高校科技档案管理资金欠缺的问题，也最大限度地提供了科技档案的服务，促进了科研的发展以及科技档案的开发利用，切忌一味地追求“大而全”的传统管理模式。再次，民办高校的档案管理者要充分认识到科技档案价值的时效性，极力促进科技成果的转化利用。人类进行科学活动，获取科技成果，其最终目的是为社会服务。如果科技档案长期搁置，就会“藏”而不“用”，造成科技档案价值的自然流失。科技档案一个重要特征就是价值的时效性:即其对社会的有用性，是有很强的时限性的。在科技迅速发展的今天，科技活动前所未有的频繁，科技档案的积累速度快速增长，这个时限是越来越短暂了，因此，科技档案管理的一个重要任务就是要加大对科技档案的开发利用力度，催化科技成果向现实生产力快速转化，实现最大限度地利用其价值为经济建设服务。在国家教育十二五规划的大背景下，全国高校必然会掀起一股科研热潮。
如何在这股浪潮中激流勇进而不是被浪潮吞没?这就需要科技档案管理者具备高超的技能、专业的知识以及超前的意识，不断学习科技档案管理专业知识，更多地涉猎相关学科的一般常识，这样才能管理好科技档案打下良好的基础。此外，民办高校的档案管理者在科技档案利用过程中，还要注意知识产权保护。健全科技档案分类管理制度是有效保护的依据⑤。只有依据相关法律法规，结合本单位的工作特点与知识产权的分类，制定出具体可行的保护制度，知识产权保护才能最终落到实处。这些制度必须规定本单位具体的每项知识产权权属如何确定，知识产权的保护范围、保护时限，采取何种保护方法，确定转让利用的条件等;同时，为了加强保护工作的系统性，这些制度还必须与科研、人事、及利用部门的管理制度相联结，使知识产权保护得到全方位的支持。保护知识产权还必须做好对科技档案的密级确定工作。档案管理者要多多听取档案形成者的意见，并结合档案管理专业知识科学定级，严防科技秘密在档案管理和利用的过程中泄密。事实证明，在过去很长的时间内，我国的档案管理部门或档案管理者不注重对档案价值的鉴定，对档案密级确定不准确，造成了很多核心技术或生产工艺泄密的事件，给单位和国家造成了无法挽回的损失。所以，作为主要科研基地的高校，档案管理者一定要高度重视对秘密档案的保护。如果民办高校档案机构本身不具备鉴定能力或保密条件的，可以与档案形成者合作进行鉴定和档案保密工作。总之，随着国家教育改革与发展十二五规划的逐步推进，高校科研工作必将再上一个新台阶。高校科研工作的发展对于档案管理部门提出了新的要求，作为民办高校档案管理人员，应深感责任重大，提前做好各项准备工作，以最专业的管理、最周到的服务为社会公众利用科技档案，使科技档案发挥出自身最大价值。
本文作者：熊建文户丽萍工作单位：宿迁学院
[关键词]油田企业；科技档案；超前管理；制度建设
doi：10、3969/j、issn、1673 - 0194、2017、06、114
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-01
0 引 言
对于多数技术密集型企业来说，谁掌握了行业前沿技术，谁就能够在市场竞争中占据绝对优势，进而提高企业市场竞争力。因此，越来越多的企业都加强了对行业前端技术的研发，并通过建立企业科技档案超前管理制度，促进科技档案的规范化管理，为先进技术的研发提供必要的经验参考和数据支持。本文首先概述了企业科技档案超前管理制度的重要性，随后提出了企业科技档案超前管理制度的建设措施。
1 企业科技档案超前管理制度的重要性
科技文件是科技档案的主要组成部分，档案管理人员在经过资料收集、系统整理和归档保存等一系列工作后，将企业日常工作中所产生的科技文件整理成科技档案，并进行规范化的保存。因此，为了保证企业科技档案的完整性，档案管理人员必须要熟知科技文件的具体运作流程和运动规律，进而将档案管理工作适当向前延伸，在科技文件转化成科技档案之前，就对其进行监督和保护。通过开展这种超前管理，能够最大程度地保证科技文件的完整性和丰富度。
需要注意的是，科技文件在转化为科技档案后，并不意味着管理工作的结束。事实上，即便是完成了科技档案的超前管理工作，企业档案人员仍然要做好后续的检查、监督、查阅、指导等工作，确保科技档案能够发挥其真正的利用价值。从本质上说，企业科技档案应当为企业技术研发和科技进步提供一定的支持作用，而档案人员的管理手段、管理意识、企业的管理制度，都在某种程度上决定了科技档案的价值。从这一点来说，引入科技档案超前管理制度，具有重要的应用价值。
2 企业科技档案超前管理制度的建设方法
企业科技档案的超前管理，需要从企业日常工作出发，重视科技文件的保护和监督。因此，在超前管理制度的建设过程中，相关人员不仅要将工作重点放在档案科技文件本身，还要重视超前管理与企业档案管理制度之间的衔接问题，具体的建设方法如下。
2、1 明确档案管理责任
同一企业的不同部门，所负责的工作任务各不相同，在科技档案超前管理制度建设中所承担的责任也有所差异。以油田企业为例，企业管理人员应当结合油田企业的实际情况，建立分工明确、责任清晰的档案管理工作网络，确保工作责任落实到个人。在这种管理制度下，档案管理人员要明确自身的工作责任，从而确保档案管理工作高质量完成。企业管理人员还可以将档案管理工作的完成情况与个人薪资水平挂钩，以此来调动档案管理人员的工作积极性。
2、2 加强部门之间的合作
油田企业各项工作的开展以及科技的研发，离不开各个部门之间的协调配合。在以往的企业管理中，由于各部门之间存在“信息壁尽保信息技术交流存在诸多障碍，制约了企业科技的发展和科技档案的管理。在引入超前管理制度时，要打破部门之间的“信息壁垒”，确保文件资料能够高效流转，从而加快企业科技的研发速率，为科技档案管理质量的提升奠定基础。在信息时代，谁掌握了更多的信息资源，谁就能掌握市场主动权，因此，要加强部门之间的合作，为提升档案管理效率提供基本的保障。
2、3 建立相互呼应的制度内容
这是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施效果。对于油田企业来说，档案超前管理制度中的文件归档制度与通常所说的档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环，也是决定科技档案超前管理制度实用效果的主要影响因素。因此，相关人员做好对接口的制度建设，建立相互呼应的制度内容，为企业的发展奠定基础。
2、4 资源共享
实现企业部门之间的资源共享，可以充分发挥各部门的自身优势，优化资源配置，促进文件档案管理工作顺利进行，加快企业信息化建设进程。以油田企业为例，生产部门应当将生产记录、生产效率等信息与科技研发部门共享，以便于科研部门以此为依据，进行有针对性的技术改进。各个部门只有强化信息和资源共享，才能提升有限资源的利用效率，一方面帮助油田企业节省部分成本费用，另一方面也有利于提高科技研发速度，加快油田企业的技术进步和经济发展。
3 结 语
档案超前管理制度作为一种新型的档案管理手段，在提高档案管理质量、保证档案管理安全等方面发挥了独特优势。实际工作中发现，部分企业存在档案管理程序不健全、缺乏监督审查机制等问题，影响了档案超前管理的工作质量。因此，企业一方面要建立健全档案超前管理制度，另一方面要重视档案管理人员的专业培训，从而为企业科技档案管理质量的提升提供人才支持。
主要参考文献
一、电子档案与纸质档案的区别
（一）电子档案与纸质档案的共同点。不论是一直存在的纸质档案还是随着社会经济发展应运而生的电子档案，他们共同的目标都是为了保存档案，记录历史为后人服务，以一个服务者和奉献者的形式存在。当然，他们都具有比较高的保存条件：电子档案由于是科技的产物，所以在保存的时候就需要注意不要和具有磁性的、有很高温度的、具有物理和化学方面的具有损害性质的物质接触；纸质档案因为是纸张做成的，所以在保存的时候就需要注意避免水将其打湿、虫子将其咬破、化学物质对其腐蚀等。
（二）电子档案与纸质档案的不同点。一是保留时间长短不同。电子档案保存的时间大概在5到15年，而纸质档案如果不被损毁可以长期存在。二是保密程度不同。电子档案的保密性低，而纸质档案的保密性高。三是保存形式不同。电子档案在保存档案的时候用到的是光盘或者磁盘这样的载体，而纸质档案用到的是档案袋这样的纸质形式作为保存。四是占用空间大小。电子光盘因为用到的是光盘的存储，所以其占用的空间就要小很多，而纸质档案用到的是较大的档案袋作为存储，所以占用的面积空间都相对较大。五是传输性高低不同。电子档案在传输的时候，和计算机设备进行对接传播，方便快捷，因此传输性能较高；纸质档案在查阅的时候需要仔细地寻找，因此花费时间，传输性相对较低。
二、煤矿企业的特色化档案管理
（一）具有较高的使用率。在煤矿企业之中，对于其公司档案使用的频率还是相对偏高的，因此对于档案的管理工作所做出的要求就会高一些。煤矿企业安全方面的措施有哪些、应用于煤矿技术的设备有哪些等都需要档案的管理，且几乎每天都会使用，因此说在煤矿企业之中，对于档案的使用率是比较高的。
（二）具有丰富的档案信息。煤矿企业在档案的管理方面，有非常丰富的档案信息需要管理。煤矿企业财务方面的档案自然是少不了的，还有关于科技方面的档案以及关于各种各样文件的档案。
三、电子档案的建立成为煤矿科技档案管理的必然选择
（一）高技术人才成为电子档案建立的需求。煤矿企业电子档案的建立，就需要管理电子档案的人员具有较高的技术能力。但是现在的档案部门对于技术人才呈现高需求的趋势，所以应该加大对于高技术人才的培养，填补电子档案管理中所存在的高科技人才空缺现象，让电子档案的建立在煤矿企业真正地发挥作用。
（二）让纸质档案和电子档案共同服务于煤矿企业。对于现在社会的飞快发展，电子档案的建立自然成为煤矿企业发展的必然选择。但是也不能因为对于电子档案的需求，就将原有的纸质档案给撤销，这是非常不明智的做法。尽管新建立的电子档案有比纸质档案更多的优势特点，但是也有纸质档案所不具有的优势特征，因此让纸质档案和电子档案共同服务于煤矿企业，才会为煤矿企业的发展提供最好的档案服务。
（三）建立电子档案要加强其保密性。众所周知，电子档案虽然在时代的发展之下应运而生，但是其不是完美无缺的，一些缺点仍然存在，那就是电子档案的保密性不是很好。要加强电子档案的保密性，要在档案的设计上多增加些程序：比如需要特定的人物的人脸或者指纹的验证、需要密码的输入等。从而让电子档案具有较高的保密性，更好地为煤矿企业服务。
（四）电子档案的建立有利于提高办公效率。电子档案，自然有专门的档案管理人员其进行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人员，将煤矿企业文件的起草以及签字发出都以电子化的形式进行，以及在整个的运行过程中都采用高科技的手段，使得整个进程都变得简单化，从而大大提高办公的效率。
科技档案是各项科研活动的真实记录，是科学技术资源储备的一种形式，随着社会的不断进步和发展，人们对档案公用性和开放性需求大大增强，科技档案的利用对象和服务领域不断拓宽，新形势下，做好科技档案的保密和开放管理工作，以发挥科技档案在经济建设中的重要作用，已成为新时期科技档案工作者亟待研究和探索的重要课题，下面就这一问题谈谈粗浅的看法。
1 科技档案管理中的保密与开放两者之间的关系
科技档案保密和开放利用，是档案工作的两项重要组成部分。档案保密是针对有一定技术性和机密性的内部信息在一定时间和区域范围内限定其阅读、利用的范围；档案开放是指依照有关法律、法规将原来处于保密和封闭状态的档案向社会公众开放。档案开放的主要目的是充分开发利用科技档案中的信息资源，有效发挥其在推动社会、经济和科学技术发展中的作用。在档案开放利用工作中，一方面，档案利用者希望自己的查档需求得到充分满足，另一方面档案管理人员必须在严格遵守保密规定的基础上开展服务工作。但从根本上说，科技档案管理中的保密与开放是一个有机统一体，两者之间是对立统一的辩证关系。因此，在科技档案管理中应正确把握保密与开放的“度”，片面注重其中的任何一点，都不利于科技档案管理工作的有效开展，应兼顾两者的有效统一。档案利用是档案工作的生命线，在科技档案管理过程中，档案工作者应坚持“在保密的前提下开展利用”，“在利用的基础上加以保密”的工作方针，做到保、用结合，以实现信息资源的共享，促进科技档案的合理利用和开发。
2 做好科技档案开放利用过程中的保密工作
科技档案管理包括收集、整理、保管、统计、利用、编研、鉴定、销毁等八大环节，档案的保密与开放管理应贯彻于以上各个环节中，重点做好科技档案开放利用过程中的保密工作，其应注意以下两个方面。
2、1 做好科技档案开放利用前的准备工作
科技档案开放利用前，应做好准备工作：第一，做好档案案卷的分类整理工作，利用原始档案文件进行整理，认真划分和鉴别涉密档案和非涉密档案，分别立卷绝密、机密、秘密和非秘密档案，确保分类科学、组卷合理、编目清楚。第二，建立健全档号，组织好必归应归的所有资料，以确保归档时不失密。第三，针对重要、珍贵的科技档案，采取抄录、复印、拍照等形式进行复制，形成档案副本，并进行数字化处理。第四，编制目录检索工具、检索全文数据库、专题性检索工具、各种检索工具、叙述性检索工具等，实现被利用档案检索途径的多元化。
2、2 对开放档案进行审查，确定开放与控制范围
根据《保密法》的规定，其严格划分档案的密级，以便档案管理人员针对不同的密级采取不同的管理措施。为科学确定档案利用层次、档案开放与控制使用范围，应做好档案开放前的审查工作，提高审查工作的规范性和科学性。并严格遵循《保密法》的相关规定，对超过保密期限的档案进行解密，明确密与非密、内部与外部的界限，保证开放利用的档案的合理性。为确保档案开放利用过程中不失密、不泄密，针对不同需求的利用者应选择合理的利用范围、审批手续等。
3 加强科技档案利用过程管理与监督
对于科技档案的利用，可以采取多种服务方式，如档案查阅、档案外借、档案报道服务、档案陈列、展览服务、编研服务、专题服务、咨询证明服务等，在利用过程中，应加强管理与监督，防范不利于档案保密的各种不良行为，其主要侧重于以下几个方面落实。
3、1 建立健全规章制度
目前，我国《档案法》对于科技档案保密信息的规范仍不完全严密，因此档案管理部门应根据国家档案工作、保密工作的有关方针政策，健全科技档案规章制度建设，如档案的收集、整理、保密、阅览、外借、复制、保密销毁等制度，促使工作人员积极执行。同时严格规范保密档案的管理行为，用完后及时归档，进行集中统一管理，重点加强绝密档案的管理，绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按照规定程序办理，使用完毕后应及时清对、检查，如果发生失密、泄密，及时采取合理的措施补救。
3、2 加强队伍建设，提高科技档案工作人员工作素质
档案工作人员是科技档案的保密与开放管理的主要实施者，其负有直接责任，应具备较高的业务素质、职业素质和道德素质。在科技档案管理过程中，应不断提高科技档案管理人员的政治素质，认真学习和钻研《档案法》和《秘密法》，做到知法、守法，坚守职业道德，树立保证科技档案安全的强烈意识。同时档案管理人员应加强自身档案管理理论知识的学习，不断提高自身专业知识和技术实践能力，做好涉密档案的基础工作，全面掌握档案工作的规律，积极探索和创新，保持敏锐的洞察力，提高档案管理工作中的应变能力，保守档案秘密，防止保密档案泄密。
3、3 强化网络保密监督及库房管理
【关键词】 医院;科技档案;管理方法
【中国分类号】 R69、3【文献标识码】 B【文章编号】 1044-5511（2012）02-0317-01
医院医疗技术的高低、服务质量的好坏，直接关系到人民群众的生命安危，决定着一个医院的生存和发展。从循证医学的角度来看，医院医疗技术的提升与医院科技工作息息相关，档案工作显得尤为重要。医院科技档案是指医院在医药卫生科技活动及防病治病过程中直接形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中起来保管的科学技术文件材料［1］。随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。
1、 医院科技档案管理工作现状
由于医院职能特殊性的限制和不同种类档案载体作用特点的影响，许多重要珍贵文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏、散失，给医院科技档案工作带来诸多不利。
1、1 档案种类繁多，数据资料不完整:科研活动的多专业性，决定了科技档案在种类上的多元化和数量、信息量上的庞大。同时，档案载体材料和形式的多样性，如载体材料包括纸质载体、光盘记录载体等。文字材料和实物并存，既有文字材料，又有奖状、奖杯、证书等实物，导致科技档案管理工作量巨大，漫长的科研过程和周期，更加大了科技档案收集工作的难度。因此，就医院目前情况看，档案数据资料的收集困难重重，数据资料遗漏在所难免。
1、2 科研人员科研档案意识淡薄:科研人员科研档案意识淡薄，资料保存不全。部分科研人员只重视科研活动的过程控制和科技成果的鉴定与报奖，忽视科技文件材料的保存和积累，还有部分科研人员认为自己的科研成果放在档案部门不如放在自己身边使用起来方便，不愿上交或不主动上交应当归档的文件材料，从而直接影响到科研档案质量及有效管理。
1、3 科技档案立卷机制缺乏灵活性:有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。
1、4 兼职人员的服务意识不强: 由于科技档案分散管理，大多是兼职档案员，人员配备随意，流动性大，他们缺乏档案管理专业知识，对科技档案的收集程序含糊不清，其他日常事务又很繁忙，根本没时间好好地整理，所以很难使科技档案工作以出色的工作效果使科技人员信任和理解，管理意识、服务质量和服务水平尚不能满足医院科技工作的需要。
1、5 科技档案开发利用效率不高:长期以来，档案人员仅是一个收集保管的角色，没有主动走向临床一线为科技人员服务，不能更好地发挥科技档案在科技成果推广应用中的参与和桥梁作用。而科技人员也没有意识到科技档案是连接科技、生产活动的一个承前启后的环节，没有保留比较重要的、有价值的部分，更谈不上科学有效地利用。
2、 加强医院科技档案管理的途径
2、1完善制度建设，健全档案管理体系:加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要，每一项科技活动从提出任务到最终完成任务，尽管经历着不同的阶段，但各个阶段之间都是相互联系、缺一不可、并构成一个内在联系的统一体。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实地客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，要重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识，从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求。建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性，为医院科技活动服务。
2、2加强宣传力度，提高档案留存意识:要提高科技人员档案意识，在很大程度上取决于档案管理人员的宣传、引导及其工作的成效。可以通过医院网站、院报、宣传窗等形式和渠道，全方位、多层次地大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》，使大家明确做好档案工作是法律法规的要求，是医院发展不可缺少的一部分。
2、3 强化人员培训，提升业务素质:档案管理人员应该热爱自己的本职工作，业务要精，责任心要强，在选配档案管理人员时要考虑德才兼备的原则，要懂得档案工作是在为后人，为国家积累财富，要有甘为人梯的精神。在业务上应具备相应的文化、技术和业务素质，不断总结探索医院科技档案管理工作业务发展，推动医院科技档案管理水平的提高。
2、4 加强开发利用，充分发挥档案优势: 科技档案的建档是为了保存医院丰富的科技信息资源，更好地用于医院和各项生活活动中去。如今科技档案已成为省级、市级临床重点专科评审、医院等级评定、评估医院管理水平高低的重要依据之一，如无锡市第四人民医院在迎接江苏省"三甲医院"评定和复评的系列检查活动中，科研教学占其中很重的分量，仅次于医疗、护理。通俗地讲检查的就是查"台帐"、"资料"，其实查的就是档案。此时，完善的科技档案就可以充分地发挥其利用价值。
加强和完善医院科技档案管理工作，对于促进医院科研事业的发展，推动医院整体工作的进步，具有十分重要的意义。提高科研档案的管理水平，做好服务工作，充分利用科技档案资源，更好地满足医院科研事业日益发展的需要，使档案管理逐步走向规范化、科学化、制度化。
[关键词]知识经济时代；档案管理；现代化
中图分类号：G275、3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0173-01
随着社会的飞速发展，计算机技术已广泛应用于各个领域，地质科技档案的管理也不例外。运用计算机进行地质科技档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
首先，知识经济时代，地质科技档案事业的内涵和外延将进一步扩大。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动地质科技档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快地质科技档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
第四，知识经济时代，对地质科技档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。知识经济时代的地质科技档案管理人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
二、加快地质科技档案管理工作现代化进程
1、分清轻重缓急，循序渐进。地质科技档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快地质科技档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、要加强档案信息素质教育，？加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使地质科技档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快地质科技档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
6、要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把地质科技档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。
7、培养一批高层次的地质科技档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，以适应企业和社会的需要。
总之，知识经济的兴起给地质科技档案管理提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，加快地质科技档案管理工作的现代化，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济时代的发展中大显身手。
参考文献
[1]王兆新，裘洁、浅议电子文件信息的安全与保密[J]、浙江档案、2004、1、
[2]邹生、开放网络环境下的信息安全问题[J]、信息安全与通信保密、2004、4、
[3]周宏仁等、信息化助建和谐社会的14个着力点[J]、中国信息界，2008、3、
[4]王向明、档案管理学原理[M]、上海：上海大学出版社，2009、9、
[5]王向明、档案管理学原理[M]、上海：上海大学出版社，2009、9、
一、采用档案信息化系统的效果
企业档案信息化，是指企业在档案管理活动中全面采用现代信息技术，以网络作为基本平台，将档案管理模式从传统的以档案实体保管为重点，转向对档案实体资源进行数字化管理和开发，从而实现为企业生产、经营和管理活动提供优质高效的数字化服务的过程。本公司通过几年的努力和摸索，档案信息化取得了较好的成果：一是建立了档案管理平台，统一规范了档案信息资源管理系统。二是建立了集中存储的电子文件目录数据库、电子档案数据库，实现了数据提取、办公自动化管理、档案管理的无缝对接，提高了电子文件归档的及时性、完整性、正确性。三是实现了档案收集、整编、统计、检索、利用的业务流程自动化、数字化管理。既提高了查找速度，又减轻了档案人员的工作量。四是建立了档案目录数据库，实现了项目的检索、查询、利用，提高了图纸的查准率。
二、科技档案信息化在实施中遇到的问题
1、 查询功能需加强。一是在同一产品设备中，若图号不同，不同图号的图纸归档在同一产品设备中，造成系统不能自动识别，要靠档案人员自己识别。二是在同一产品设备中，若专业建立重复，不能自动识别。可能导致同一产品设备中创建了两个同样的专业。图纸的输入也会发生错误。当设计人员利用档案信息化平台查询图纸时，会发现不同的产品设备图纸归档在同一产品设备下，或同一产品设备中有两个相同的专业。降低了图纸查阅工作效率。
2、 识别功能需改进。一是同一套产品设备图纸中，零部件名称不统一，不能自动识别。可能造成把别的产品设备图纸归档在这一设备图纸中。二是带有二级目录的设备图纸的排序不能自动生成，必须由档案人员手动排序。但设备图纸一般都有上百张，仅靠档案人员手动排序既浪费时间，也不利于图纸张数和图号的核对。
三、加强科技档案信息化管理工作的主要措施
我公司是一个技术密集型企业，在形成的科技文件材料中涉及的技术标准和规范较多。科技文件材料采用的标准是否有效，需要设计利用者的科学判断，还要做好标准的管理工作。
1、 科技档案标准化管理。我公司在实施科技文件材料标准化过程中，经历了一个认识和再认识的阶段，主要解决了CAD制图标准化。统一使用制图软件、线型、汉字支持文件和图样等。认真贯彻执行ISO90001-2000质量管理体系文件中的有关规定，科技文件材料必须严格按程序进行签署，以便明确责任。每个阶段的设计文件需要设计人、校核人、复核人、专业负责人、项目负责人、总工程师审核签署，做到责任到人，规范了设计文件的审核程序。
2、 科技档案数字化管理。一是做好已归档纸质科技档案的数字化工作；二是做好数字科技档案的管理工作。结合实际，选用了扫描成像方式。扫描成像具有速度快、真实度高、人员需求量小、资金投入高的特点。数字科技档案的管理工作主要是对数字技术档案信息进行处理、存储、保管、提供利用和鉴定，以实现科技档案信息资源共享及科技档案信息的存储海量化、检索便捷化、网络传输化。
3、 科技档案系统化管理。科技档案具有系统性和成套性特点。我公司主要采取按照设备产品进行编号，来实现同一台设备在不同项目中的系统化管理。
4、 科技档案网络化管理。我公司实现科技档案在形成、接收、整理、保管、利用和鉴定全流程的一体化网络管理，科技档案信息管理贯穿于科技档案的形成、管理全过程。利用网络实现科技档案信息在线式归档、管理和提供利用。采用强大的数据库系统，进行多种备份措施，既实现了档案数据的管理、查询，又确保了档案数据的安全。科技档案管理通过局域网，只要有授权，公司员工就可以远程查询数据，科技档案管理人员也只需要通过网络将提交或记载的科技档案信息进行分类、整理、最大化地共享科技档案信息。
5、 加强档案法律法规宣传教育。公司档案室通过内部宣传平台，定期贯彻相关档案法规，增强全员法律意识。宣传新颁布的法律、法规，组织统一学习。
6、 责权分明。公司加强统筹规划，分类指导，对设计人员、出图人员和档案管理人员制定各自相应的规范，明确各类人员之间的责任和管理办法，做到职责明确，各尽其职。树立了清晰的权责观念，以免造成归档图纸出现问题时互相推诿的现象，保证了归档图纸的完整、及时和规范。
7、 保障档案信息的安全和可靠性。利用权限设置，严格控制档案管理员和用户的不同权限，对档案进行分类。对图纸、文件进行加密。严格控制档案管理员或用户访问所用档案类型。每个用户都有一个权限级别与密级对应。
参考文献：
[1]姚芳南、 论施工企业的档案信息化管理、 管理观察2010（6）、